Analisis Kondisi Lingkungan Perumusan Gagasan Awal [PDF]

Citation preview

MATERI I : ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN DAN PERUMUSAN GAGASAN AWAL A.



Latar Belakang Lingkungan bersifat dinamis dan selalu berubah. Lingkungan dapat menghasilkan  perubahan pada suatu sistem yang ada didalamnya. Dengan sifatnya yang selalu berubah  terhadap waktu, perlu dilakukan suatu analisis yang cermat dalam menemukan potensi  ataupun hambatan yang ada dalam lingkungan tersebut untuk mengonsep suatu kegiatan.  Semakin besar suatu kegiatan yang ingin dibentuk, maka semakin banyak aspek yang perlu  ditinjau. Untuk membuat suatu pengonsepan gagasan/ide, diperlukan tahapan-tahapan yang  tepat sehingga konsep acara dapat dibuat dengan matang



B.



Sasaran Belajar Berikut adalah sasaran belajar dari materi AKL & PGA:  a. Peserta mampu mengetahui tujuan dan manfaat dari penggunaan AKL b. Peserta mampu memahami metode dan tahapan perumusan AKL  c. Peserta mampu memahami alur pembentukan PGA  d. Peserta mampu mengetahui dan memahami metode-metode dalam pembentukan PGA e. Peserta mampu memahami metode penyikapan strategis terhadap ide yang sudah  dihasilkan menggunakan matrix SWOT



C.



Definisi Analisis Kondisi Lingkungan Analisis memiliki arti penyelidikan, penguraian atas penemuan. Kondisi ialah keadaan, syarat. Sedangkan lingkungan adalah sekitar kelompok sendiri, sekeliling, daerah. Sehingga  AKL dapat didefnisikan sebagai kegiatan mengamati/menyelidiki keadaan disekitar kita  secara terperinci,terarah,dan sistematis guna merancang kegiatan yang diinginkan. Terarah  berarti fokus ke tujuan AKL, sistematis artinya menggunakan metode, terperinci berarti detail dalam pengerjaannya.



D.



Manfaat Analisis Kondisi Lingkungan Adapun manfaat melakukan AKL adalah sebagai berikut:  •Memahami kebutuhan lingkungan  Dengan melakukan AKL, kita akan mengetahui kondisi di lingkungan sekitar kita. Dengan  menganalisis kondisi tersebut kita akan mampu memahami hal yang sekiranya  dibutuhkan atau diperlukan dari lingkungan tersebut.  •Menemukan kegiatan yang cocok 



MATERI I : ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN DAN PERUMUSAN GAGASAN AWAL Jika kita sudah memahami kebutuhan lingkungan melalui AKL, maka akan lebih mudah  bagi panitia untuk menentukan kegiatan yang sekiranya dapat dilaksanakan atau cocok  dengan kondisi lingkungan tersebut.  •Mengantisipasi hambatan-hambatan  Hambatan-hambatan ialah bahaya dari faktor eksternal (berasal dari luar) yang tidak bisa  kita atur atau control. Dengan AKL kita mampu memprediksi hambatan-hambatan pada  lingkungan kita yang kemungkinan akan kita hadapi kedepannya. Ketika kita sudah  mengetahui hambatan-hambatan tersebut, maka kita bisa mengantisipasi sedari awal  agar kegiatan yang dilaksanakan nanti akan berjalan lancar.  •Mengidentifikasi peluang-peluang  Sama seperti hambatan, peluang juga berasal dari luar sistem kita sebagai panitia. Namun  untuk peluang, ia memberi keuntungan bagi kita. Dari hasil AKL yang menunjukkan kondisi  atau keadaan di sekitar kita, akan membantu kita untuk mengetahui hal-hal yang dapat  menguntungkan sistem kita dari segi eksternal.



E.



Tujuan Analisis Kondisi Lingkungan Adapun tujuan AKL adalah sebagai berikut:  •Menentukan tindakan sesuai situasi dan kondisi yang ada (dalam bentuk perancangan  kegiatan)  Dalam merancang suatu kegiatan, sangatlah penting untuk menyesuaikannya dengan  situasi dan kondisi yang ada. Situasi dan kondisi akan sangat berpengaruh kepada  keberhasilan kegiatan nantinya sehingga tindakan yang kita ambil dalam merancang  kegiatan harus sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada. Misal, pada suatu waktu kita  ingin melaksanakan seminar untuk mahasiswa, namun ternyata pada waktu tersebut  mahasiswa yang ditargetkan sedang melaksanakan praktikum. Walaupun kegiatannya  berguna bagi mahasiswa, namun situasi dan kondisi dari mereka tidak memungkinkan  untuk mengikutinya. Oleh karena itu, kita tidak bisa memaksakan melaksanakan kegiatan pada waktu yang kita tentukan di awal tersebut, dan harus menentukan jadwal baru agar  mahasiswa baru dapat mengikutinya. •Meminimalisir terjadinya kegagalan  Kegagalan suatu kegiatan dapat terjadi akibat ketidaksesuaian kegiatan dengan situasi  dan kondisi yang ada. Jika kita merancang kegiatan sesuai dengan keadaan di sekitar kita,  maka kegiatan tersebut akan berpeluang sukses lebih besar.  •Mengetahui seberapa penting sebuah kegiatan untuk diadakan  Untuk melaksanakan suatu kegiatan, banyak resource yang dibutuhkan. Mulai dari  tenaga, uang, dan orang-orang. Agar hal ini tidak sia-sia, kegiatan yang dilakukan harus  tepat pada sasaran atau sesuai dengan keadaan yang ada.



F.



G.



MATERI I : ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN DAN PERUMUSAN GAGASAN AWAL Tahapan Analisis Kondisi Lingkungan Berikut adalah 4 tahapan dalam melakukan AKL:  a. Identifikasi tujuan kegiatan  Sebelum melaksanakan AKL, kita haru mengetahui tujuan dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Kegiatannya mengenai apa, ditujukan ke siapa, inti dari kegiatan yang akan  dilakukan seperti apa. Dengan mengidentifikasi tujuan kegiatan, AKL yang kita lakukan  nanti akan tidak meluas atau lebih terfokus dengan aspek yang sesuai dengan kegiatan  kita. Misal : inti kegiatan ialah pelatihan untuk mahasiswa Teknik Fisika 2019, maka AKL  nanti akan berfokus pada mahasiswa Teknik Fisika 2019 saja, tidak keseluruhan  mahasiswa Teknik Fisika.  b. Identifikasi kondisi lingkungan ideal  Kondisi lingkungan ideal adalah kondisi lingkungan yang kita inginkan atau harapkan.  Contoh : Seluruh mahasiswa Teknik Fisika 2019 mengikuti pelatihan X.  c. Identifikasi kondisi eksisting dari lingkungan  Kondisi Eksisting dari lingkungan ialah kondisi yang benar-benar terjadi atau kondisi yang  nyata. Contoh: Ternyata mahasiswa Teknik Fisika 2019 saat ini sedang melaksanakan  praktikum di tiap sore sampai malam pada hari Senin – Jumat.  d. Menentukan skala prioritas masalah dan menganalisis  Setelah mengetahui kondisi lingkungan ideal dan kondisi eksistingnya, kita bisa melihat  masalah masalah yang ada. Dari kondisi-kondisi yang bertentangan (masalah-masalah)  tersebut kita tentukan kembali sekiranya masalah-masalah yang perlu kita dahulukan  atau masalah yang sangat genting agar dapat menjawab permasalahan tersebut. Setelah  ditentukan prioritasnya, dari masalah tersebut kita analisis untuk menentukan strategi  yang akan dilakukan kedepannya. 



Metode Analisis Kondisi Lingkungan Metode yang dapat dapat dilakukan untuk menganalisis kondisi lingkungan adalah sebagai berikut : a. Pencarian informasi Pencarian informasi ini dapat dilakukan dengan banyak cara sesuai dengan kondisi yang ingin dianalisis. Berikut ini beberapa cara yang dapat dilakukan untuk pencarian informasi yakni :  Observasi  Observasi adalah mengumpulkan data atau keterangan yang harus dijelaskan dengan  melakukan usaha-usaha pengamatan secara langsung (Arikunto,2006). Data tidak hanya berdasar dari responden, tetapi bisa berdasarkan situasi dan kondisi karena dilakukan  secara langsung. Ada dua tipe partisipan observasi :  



o Participant Observation: pengamat terlibat dalam DAN kegiatan/objek yang MATERI I : ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN PERUMUSAN diamati.  Contoh : untukGAGASAN kegiatan yangAWAL melibatkan maba, maka participant observation nya dari  maba.  o Non Participant Observation: pengamat tidak terlibat dalam kegiatan/objek yang  diamati. 



Kuisioner  Kuisioner cederung lebih spesifik karena terdapat klasifikasi dari jawabannya. Kuisioner  juga dapat bersifat kualitatif dan/ atau kuantitatif.  b. Analisis SWOT SWOT merupakah singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity, dan Threat. Strength  dan Weakness berasal dari internal sistem, yaitu ide dari kegiatan yang akan dilakukan.  Sedangkan, Opportunity dan Threat berasal dari luar sistem.  • Strength  Keuntungan yang berasal dari internal, tergantung boundary (lingkup). Misal: Kekuatan  dari adanya LKMM TD adalah gratis, menjadi prasyarat ke LKMM TM ataupun daftar  pemandu, memiliki kredibilitas yang cukup tinggi di skala perguruan tinggi.  • Weakness  Bahaya yang berasal dari internal. Misal: Kelemahan yang ada di LKMM TD adalah  peraturannya cukup ketat, dll.  • Opportunity  Keuntungan yang berasal dari eksternal, berupa kesempatan yang dapat dioptimalkan  dalam menyusun kegiatan. Contoh: Peluang dari adanya LKMM TD adalah menjawab  keinginan mahasiswa yang haus akan ilmu manajemen acara.  • Threat  Bahaya yang berasal dari eksternal, berupa ancaman yang bisa mengnggu jalannya  kegiatan. Contoh: ancaman yang dapat terjadi saat LKMM TD yaitu cuaca saat ini tidak  stabil sehingga dapat mengganggu jalannya acara.  



PGA (Perencanaan Gagasan Awal) a. Definisi PGA merupakan sebuah proses membuat ide atau pemikiran dari diri seseorang atau kelompok dimana merupakan suatu permulaan atau langkah awal sebelum melangkah lebih jauh. Dari kondisi lingkungan yang sudah kita dapat, ditemukan sebuah masalah atau peluang. Dari masalah atau peluang yang sudah didapat, kita dapat membentuk ide untuk sebuah kegiatan untuk mengatasi masalah tersebt atau memanfaatkan peluang itu. Agar ide tersebut lebih matang, maka perlu dilakukan proses perumusan sebuah gagasan. b. Batasan-batasan dalam PGA Dalam perumusan PGA, terdapat beberapa batasan yang mesti diperhatikan dalam menyusun PGA, yaitu:



1. JelasI : ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN DAN PERUMUSAN MATERI Dalam membuat PGA, sebaiknya dibuat secara jelas dan mendetail agar tidak terjadi GAGASAN AWAL



kesalahpahaman dalam mengartikan atau menginterpretasi perencanaan yang telah dibuat. Namun sebaiknya ditulis dalam bentuk yang ringkas agar lebih mudah dimengerti. 2. Dapat dimengerti Berkaitan dengan poin sebelumnya. Dalam penyusunan PGA sebaiknya menggunakan bahasa yang lebih mudah dimengerti dan singkat. Selain itu untuk meminimalkan terjadinya kesalahan dalam merencanakan, dapat dimengerti juga berguna untuk mengkoordinasikan pemikiran satu sama lain. 3. Ambisius Dalam menyusun PGA, sebaiknya juga dibuat seambisius mungkin. Hal ini bertujuan agar dalam mengerjakan planning selanjutnya bisa mengerahkan usaha semaksimal mungkin untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Selain itu dengan memiliki ambisius dalam membuat PGA, akan mudah untuk melakukan meng-assign pekerjaan karena perlu mencapai pencapaian yang tinggi. 4. Tetap realistis Walaupun membuat PGA yang ambisius, sebaiknya juga tetap bersifat realistis dengan tantangan ataupun kendala yang nantinya akan dihadapi. Dengan tetap realistis, perencanaan menjadi lebih masuk akal dan mudah untuk dicapai targetnya nanti. 5. Bertahap Dalam penyusunan PGA sebaiknya dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan antara langkah satu dengan lainnya. Hal ini bertujuan agar pekerjaan yang direncanakan dapat mudah untuk dikontrol dan juga berjalan sesuai dengan rencana. Dengan penentuan langkah yang sesuai, kemungkinan terjadinya kesalahan dalam mengambil keputusan semakin kecil. 6. Berskala prioritas Dalam penentuan PGA, perlu ditentukan juga prioritas untuk terutama langkah serta apa saja yang harus diutamakan. Umumnya untuk beberapa hal yang diprioritaskan akan berkaitan dengan eksternal ataupun yang berdampak sangat besar terhadap perubahan yang dibuat. c. Aspek Penunjang PGA Untuk menunjang penyusunan PGA, beberapa aspek penunjang juga perlu diperhatikan untuk mendapatkan planning yang maksimal: 1. Why, Mengapa kita melakukan kegiatan 2. What, Apa yang kita lakukan setelah mengetahui alasan melakukan kegiatan tersebut. 3. When, kapan sesuatu tersebut dilakukan 4. Who, Oleh & untuk siapa kegiatan dilakukan 5. Where, Dimana kegiatan tersebut dilakukan



MATERI I : ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN DAN PERUMUSAN 6. How, Berapa biaya yang diperlukan/Bagaimana melakukan kegiatan tersebut GAGASAN AWAL d. Alur Pembentukan PGA



Berikut ini adalah alur yang dibutuhkan dalam pembentukan PGA:



Setelah melakukan brainstorming, nantinya akan mendapatkan beberapa ide yang sekiranya akan sesuai dengan apa yang ingin dilakukan. Perlu adanya filter untuk menentukan ide mana yang sekiranya sesuai dan layak dengan kondisi yang terjadi berdasarkan dari hasil AKL. Setelah dilakukan pertimbangan, nantinya akan didapatkan Ide Utama. e. Proses/Metode untuk Mendapatkan Ide 1. Brainstorming Brainstorming adalah suatu bentuk diskusi dalam rangka menghimpun gagasan, pendapat, informasi, pengetahuan, pengalaman, dari semua peserta. Berbeda dengan diskusi, dimana gagasan dari seseorang dapat ditanggapi (didukung, dilengkapi, dikurangi, atau tidak disepakati) oleh peserta lain, pada penggunaan metode brainstorming pendapat orang lain tidak untuk ditanggapi. (Sutikno, 2007) Proses yang terjadi dalam brainstorming:     



Berpikir liar tanpa batas Menunda penilaian ( jangan mengomentari ) Menggandeng pendapat orang lain (merevisi Pendapat orang lain Daftar semua pertanyaan ( Meskipun tidak masuk akal ) Membahas ide satu per satu



( by Alex E. Osborn ) 2. SCAMPER Method Scamper adalah teknik berpikir lateral yang menantang kondisi saat ini dan membantu untuk menjelajahi kemungkinan baru. SCAMPER terdiri dari Substitute, Combine, Adapt, Modify, Put to The Other Use, Eliminate, dan Reverse.



MATERI I : ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN DAN PERUMUSAN GAGASAN AWAL



3. SWOT Analisis SWOT adalah metode analisis perencanaan strategis yang digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi lingkungan perusahaan baik lingkungan eksternal dan internal untuk suatu tujuan bisnis tertentu. SWOT terdiri dari dua aspek, yaitu internal (Strongth dan Weakness) dan Eksternal (Opportunity dan Threat).



H.



MATERI I : ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN DAN PERUMUSAN Metode dan Alur Pelatihan GAGASAN AWAL 1. Metode ● Materi disampaikan di kelas kecil 2. Kebutuhan ● Laptop ● PPT Materi 3. Alur Pelatihan yang dianjurkan ● Pembuka ● Ceramah dan diskusi terbuka tentang penganalan diri ● Ceramah dan diskusi terbuka tentang pemahaman diri ● Simulasi pengenalan & pemahaman diri ● Penutup 4. Simulasi 5. Alokasi waktu Kegiatan



Estimasi waktu (menit)



Pembuka



5



Ceramah dan diskusi tentang 30 analisis kondisi lingkungan Ceramah dan diskusi tentang 30 perumusan gagasan awal



I.



Simulasi



20



Penutup



5



Total



90



Referensi  



Guidance Book LKMM TD “Maze Runner” Teknik Kimia Guidance Book LKMM TD Teknik Fisika