Analisis Swot Udin - Tami [PDF]

Citation preview

ANALISIS SWOT a. b. c. d.



Nama /Jabatan Jabatan Instansi Area PP



: : : :



SYAFRUDIN PRAWIRA BUANA, SE Seksi Ekonomi Pembangunan Kelurahan Palam Layanan Satu Hari Selesai (One Day Service) Terhadap Pembuatan 10 Jenis Rekomendasi Perizinan Pada Seksi Ekonomi Pembangunan Kelurahan Palam Kecamatan Cempaka Kota Banjarbaru



A. Kendala : Internal dan Eksternal Tabel dentifikasi Faktor Internal Dan Eksternal IDENTIFIKASI FAKTOR INTERNAL Strenghts (Kekuatan) Weaknesses (Kelemahan) S1 Adanya dukungan dari W1 Terbatasnya kemampuan pimpinan terhadap perubaan pegawai dalam melayani S2 Adanya kebijakan pemerintah W2 Kurangnya sarana prasarana yang mengatur tentang yang dimiliki rekomendasi perizinan S3 Kometmen untuk memberikan W3 Kurangnya ketersediaan layanan yang cepat dan mudah anggaran IDENTIFIKASI FAKTOR EKSTERNAL Opportunities (Peluang) Threats (Tantangan) O1 Merupakan kawasan T1 Jaringan komunikasi yang masih penyangga dari daerah terbatas sekitarnya yang lebih dulu berkembang O2 Semakin baiknya kesadaran T2 Terbatasnya informasi terkait masyarkat terhadap ketaatan dengan rekomendasi perizinan dalam perizinan O3 Banyaknya keperluan T3 Masihnya masyarakat yang masyarakat yang memerlukan menggunakan jasa dari pihak rekomendasi perizinan lain dalam pengurusan perizinan



Hal ini menunjukan bahwa seluruh faktor saling berinteraksi dan bersinergi dengan segala kekuatannya dan kelemahannya untuk dapat menangkap peluang dan mengatasi segala ancaman. 1. Matriks Urgensi Faktor Internal dan Eksternal Hasil identifikasi faktor dominan baik internal dan eksternal pada pelaksanaan Layanan Satu Hari Selesai (ONE DAY SERVICE) Pembuatan 10 Jenis Rekomendasi Perizinan Pada Seksi Ekonomi Pembangunan Kelirahan Palam Kecamatan Cempaka Kota Banjarbaru dapat dilihat pada Tabel 2. Yang menunjukan saling berinteraksi dan bersinergi segala kekuatannya



dan kelemahannya untuk mengatasi segala ancaman.



dapat



menangkap



peluang



dan



Tabel 2 Matriks Urgensi Faktor Internal Dan Eksternal MATRIKS URGENSI FAKTOR INTERNAL No



Faktor Internal



Faktor Lebih Urgen a



NU



BF



a



3



20,00



b



f



3



20,00



c



f



4



26,67



d



d



2



13,33



e



1



6,67



2



13,33



b



c



d



e



f



b



c



a



a



c



b c



Strenghts (Kekuatan) (S) a b c



d e f



Adanya dukungan dari pimpinan terhadap perubaan Adanya kebijakan pemerintah yang mengatur tentang rekomendasi perizinan Kometmen untuk memberikan layanan yang cepat dan mudah Weaknesses (Kelemahan) (W) Terbatasnya kemampuan pegawai dalam melayani Kurangnya sarana prasarana yang dimiliki Kurangnya ketersediaan anggaran



b c



c



a



b



c



a



b



c



d



a



f



f



d



e



TOTAL NILAI URGENSI (TNU)



15



MATRIKS URGENSI FAKTOR EKSTERNAL No



a b c



Faktor Eksternal Opportunities (Peluang) (O) Merupakan kawasan penyangga dari daerah sekitarnya yang lebih dulu berkembang Semakin baiknya kesadaran masyarkat terhadap ketaatan dalam perizinan Banyaknya keperluan masyarakat yang memerlukan rekomendasi perizinan



Faktor Lebih Urgen a



NU



BF



a



3



20,00



e



f



1



6,67



e



c



4



26,67



c



f



2



13,33



f



2



13,33



3



20,00



b



c



d



e



f



b



c



a



a



c



d c



b c



c



a



d



c



a



e



e



c



a



f



c



f



Threats (Tantangan) (T) d e f



Jaringan komunikasi yang masih terbatas Terbatasnya informasi terkait dengan rekomendasi perizinan Masihnya masyarakat yang menggunakan jasa dari pihak lain dalam pengurusan perizinan TOTAL NILAI URGENSI (TNU)



f



15



Pada Tabel 2 tersebut di atas dapat dilihat dan tergambar faktor-faktor yang mempengaruhi dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi untuk memanfaatkan kekuatan dan meraih peluang dengan mengatasi kelemahan dan ancaman (faktor internal dan faktor eksternal). Faktor internal dan eksternal ini dinilai



lagi kemampuan urgensinya (kepentingannya) berdasarkan personal adjusment dengan jalan membandingkan antar faktor satu persatu secara berurutan dan berhierarkhi dalam bentuk masingmasing matrik urgensi internal dan eksternal sehingga didapat nilai urgensinya (NU) beserta nilai bobot faktornya (BF dalam %). Perbandingan pada faktor yang sama tidak diberi nilai sedangkan perbandingan dengan faktor lainnya diberi nilai sesuai besaran urgensinya yang dalam hal ini nilainya berupa huruf dari faktor yang bersangkutan, yang dapat dilihat pada Tabel 2 di atas. Dapat dijelaskan bahwa jumlah huruf dari masing-masing faktor dijumlahkan pada baris maupun kolom nilainya harus sama. Ketentuan lainnya adalah nilai total faktor internal dan eksternal maksimal adalah 15 dengan nilai bobot diperoleh dari perkalian jumlah nilai urgensi per 15 dan dikalikan 100%. 2. Memilih dan Menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) Berdasarkan hasil matrik urgensi faktor internal dan eksternal diperoleh total nilai urgensi (NU) dan bobot faktor (BF %) pada masing-masing faktor baik internal (kekuatan dan kelemahan) maupun eksternal (peluang dan ancaman) yang dimasukan ke dalam evaluasi faktor internal dan eksternal Tabel 2 di atas. Dalam tabel tersebut terdapat juga nilai keterkaitan (NK) yang cara menilainya sama dengan matrik urgensi tetapi nilai keterkaitan langsung menggunakan angka dari personal adjustment menggunakan skala Likert. Pada kisaran nilai keterkaitan ini adalah 1 sampai dengan 5, yang berarti 1 = kurang terkait, 2 = cukup terkait, 3 = terkait, 4 = sangat terkait, dan 5 = amat sangat terkait, sedangkan perbandingan faktor yang sama tidak dinilai. Selain itu terdapat nilai dukung (ND) yang merupakan nilai dukungan suatu faktor berdasarkan personal adjusment terhadap misi, tugas dan fungsinya. Kisaran nilai dukung ini juga antara 1 sampai dengan 5, yang berarti 1 = tidak mendukung, 2 = kurang mendukung, 3 = cukup mendukung, 4 = mendukung, dan 5 = sangat mendukung suatu faktor terhadap misi, tugas dan fungsi dari Seksi Ekonomi Pembangunan, nilai dukung (ND) setidaknya sama dengan atau lebih besar dari nilai urgensi (NU). Evaluasi faktor internal dan eksternal pada tabel 3 meliputi antara lain : a. Nilai Bobot Dukungan (NBD) adalah perkalian antara nilai dukung (ND) dengan Bobot Faktor (BF%); b. Nilai Rata-rata Keterkaitan (NRK) adalah Total Nilai Keterkaitan (TNK) dibagi dengan jumlah faktor internal dan eksternal dikurang 1. c. Nilai Bobot Keterkaitan (NBK) merupakan perkalian antara Nilai Rata-Rata Keterkaitan (NRK) dengan Bobot Faktor (BF%); d. Total Nilai Bobot (TNB) adalah penjumlahan antara Nilai Bobot Dukung (NBD) dengan Nilai Bobot Keterkaitan (NBK);



e. Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) didapat dengan mengambil dua nilai terbesar dari masing-masing unsur kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman; Berdasarkan ketentuan tersebut di atas, maka hasil perhitungan penilaian kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang berupa evaluasi faktor internal dan eksternal dapat dilihat pada Tabel 3. berikut ini.



Tabel 3. Evaluasi Faktor Internal Dan Eksternal NO



FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL



NU



BF



ND



NBD



3



0,200



1



0,20



3



0,200



2



0,40



4



4



0,267



3



0,80



4



1



NILAI KETERKAITAN 5 6 7 8



2



3



4



9



10



11



12



4



4



3



3



4



4



3



4



4



4



4



3



5



5



3



4



3



4



4



3



5



4



4



4



5



5



4



4



TNK



NRK



NBK



TNB



FKK



41



2,42



0,48



0,68



42



2,50



0,50



0,90



2



46



2,83



0,76



1,56



1



FAKTOR INTERNAL Strenghts (S) 1 2 3



Adanya dukungan dari pimpinan terhadap perubaan Adanya kebijakan pemerintah yang mengatur tentang rekomendasi perizinan Kometmen untuk memberikan layanan yang cepat dan mudah



3



4 4



3,14 Weaknesses (W) 4 5 6



Terbatasnya kemampuan pegawai dalam melayani Kurangnya sarana prasarana yang dimiliki Kurangnya ketersediaan anggaran



2 1 2 15,00



0,133 0,067 0,133 1,000



2 1 2



0,27 0,07 0,27



3 3 4



5 5 3



5 4 4



4 4



4



4 3



4 5 3



3



3



0,200



3



0,60



4



4



4



4



5



3



1



0,067



1



0,07



3



3



5



5



4



4



3



4



0,267



4



1,07



4



4



5



5



5



5



4



5 4 4



5 5 5



3 4 5



4 5 4



4 3 5



46 45 44



2,83 2,75 2,67



0,38 0,18 0,36



0,64 0,25 0,62 1,52



1



3



4



5



4



3



43



2,58



0,52



1,12



2



5



3



4



3



42



2,50



0,17



0,23



5



4



4



50



3,17



0,84



1,91



2



FAKTOR EKSTERNAL Oppurtunities (O) 7 8 9



Merupakan kawasan penyangga dari daerah sekitarnya yang lebih dulu berkembang Semakin baiknya kesadaran masyarkat terhadap ketaatan dalam perizinan Banyaknya keperluan masyarakat yang memerlukan rekomendasi perizinan



5



1



3,26 Threats (T) 10 11 12



Jaringan komunikasi yang masih terbatas Terbatasnya informasi terkait dengan rekomendasi perizinan Masihnya masyarakat yang menggunakan jasa dari pihak lain dalam pengurusan perizinan



2



0,133



2



0,27



4



3



4



3



4



5



5



3



5



4



2



0,133



2



0,27



4



3



4



4



4



4



4



4



4



4



3



0,200



2



0,40



4



4



4



4



3



5



3



3



4



5



15



1,000



4



5



45



2,75



0,37



0,63



4



43



2,58



0,34



0,61



43



2,58



0,52



0,92 2,16



2



1



Berdasarkan Tabel 3. tersebut di atas dihasilkan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) dengan mengambil dua nilai terbesar dari masing-masing unsur kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Berdasarkan ketentuan tersebut di atas, maka hasil perhitungan penilaian kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang berupa evaluasi faktor internal dan eksternal dapat dilihat pada Tabel 4. berikut ini.



1 2



1



2



Tabel 4. Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan IDENTIFIKASI FAKTOR INTERNAL Strenghts (Kekuatan) Weaknesses (Kelemahan) Kometmen untuk memberikan 1 Terbatasnya kemampuan layanan yang cepat dan pegawai dalam melayani; mudah; Adanya kebijakan pemerintah 2 Kurangnya ketersediaan yang mengatur tentang anggaran. rekomendasi perizinan. IDENTIFIKASI FAKTOR EKSTERNAL Opportunities (Peluang) Threats (Tantangan) 1 Masihnya masyarakat yang Banyaknya keperluan menggunakan jasa dari pihak masyarakat yang memerlukan lain dalam pengurusan rekomendasi perizinan; perizinan; Merupakan kawasan 2 Jaringan komunikasi yang penyangga dari daerah masih terbatas. sekitarnya yang lebih dulu berkembang.



Berdasarkan Tabel 4. tersebut dapat dihasilkan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) dengan mengambil dua nilai terbesar dari masing-masing unsur kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. 3. Menetapkan Peta Organisasi Berdasarkan perhitungan pada Tabel 3, maka dapat dibuat peta organisasi berupa penentuan wilayah kuadran berdasarkan sumbu vertikal S-W dan horizontal O-T. Jelasnya seperti Gambar 1. berikut ini :



S = 3,14 X = 1,10 Y = 1,62



KW



KW



I



II T = 2,16



O = 3,26



KW



KW



IV



III W = 1,52



Gambar 1. Kuadran Peta Organisasi Proyek Perubahan Pada Gambar 1. dapat dilihat bahwa Total Nilai Bobot (TNB) kekuatan 3,14, peluang 3,26, kelemahan 1,52 dan tantangan 2,16. Nilai kekuatan yang sebenarnya adalah hasil pengurangan nilai kekuatan dengan kelemahan yaitu 3,14 – 1,52 = 1,62 sedangkan nilai peluang sebenarnya adalah hasil pengurangan nilai peluang dengan tantangan, yaitu 3,26 – 2,16 = 1,10. Hasil perpotongan kedua nilai tersebut berada pada kuadran I yang mencirikan arah kekuatan organisasi yang ekspansif atau selalu berkembang.



Gambar 1 memperlihatkan bahwa dengan menggunakan kekuatan 3,14 akan memanfaatkan peluang sebesar 3,26, dapat pula disimpulkan bahwa kekuatan organisasi berada di kuadran I yang artinya dengan menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk meraih peluang yang ada akan dapat di capai. Strategi untuk mengatasi kendala diformulasikan dengan menggunakan analisis SWOT disajikan pada tabel berikut ini : Diagram 1. Formulasi Strategi Swot INTERNAL EKSTERNAL O1 Banyaknya keperluan masyarakat yang memerlukan rekomendasi perizinan; O2 Merupakan kawasan penyangga dari daerah sekitarnya yang lebih dulu berkembang.



S1



S2



Kometmen untuk memberikan layanan yang cepat dan mudah. Strategi S1O1 Dayagunakan komitmenyang dimiliki untuk memberikan layanan satu hari selesai terhadap masyarakat yang memerlukan rekomendasi perizinan; Strategi S1O2 Manfaatkan kemotmen dalam memberikan pelayanan rekomendasi perizinan guna meningkatkan pembangunan di daerah.



Adanya kebijakan pemerintah yang mengatur tentang rekomendasi perizinan. Strategi S2O1 Optimalkan pelaksanaan kebijakan pemerintah dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat yang memerlukan rekomendasi perizinan; Strategi S2O2 Optimalkan pelaksanaan kebijakan pemerintah dalam mendukung pembukaan kawasan untuk pembangunan.



Selanjutnya terhadap 4 strategi yang telah dirumuskan tersebut di atas, akan dilakukan pemilihan strategi prioritas untuk dapat menetapkan strategi yang akan dilaksanakan dalam jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dengan menggunakan teknik analisis tapisan sebagaimana yang dikemukakan oleh Mc Namara tabel di bawah ini.



Tabel 5. Teori Tapisan



No. 1.



Strategi Efektifitas Dayagunakan 5 komitmenyang dimiliki untuk memberikan layanan satu hari selesai terhadap masyarakat yang memerlukan rekomendasi perizinan; 2. Optimalkan pelaksanaan 5 kebijakan pemerintah dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat yang memerlukan rekomendasi perizinan; 3. Manfaatkan kemotmen 5 dalam memberikan pelayanan rekomendasi perizinan guna meningkatkan pembangunan di daerah; 4. Optimalkan pelaksanaan 4 kebijakan pemerintah dalam mendukung pembukaan kawasan untuk pembangunan. * Alatenatif yang dipilih adalah nomor 1



Kemudahan 5



Biaya 5



Total 15



Rangking I



4



4



13



II



4



3



12



III



4



3



11



IV



Untuk mengatasi permasalahan yang ada dengan menggunakan teori tapisan Mc Namara terhadap permasalahan ”Belum optimalnya penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat di bidang ekonomi dan pembangunan”, maka strategi prioritas yang digunakan adalah melalui : ”Layanan Satu Hari Selesai (One Day Service) Terhadap Pembuatan 10 Jenis Rekomendasi Perizinan Pada Seksi Ekonomi Pembangunan Kelurahan Palam Kecamatan Cempaka Kota Banjarbaru”, hal ini sesuai dengan tugas dan fungsi dari Seksi Ekonomi Pembangunan Kelurahan Palam Kecamatan Cempaka Kota Banjarbaru.