Aplikasi Sistem Informasi Terintegrasi [PDF]

Citation preview

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN APLIKASI SISTEM INFORMASI BISNIS TERINTEGRASI ( ERP, SCM, dan CRM)



ANGGOTA KELOMPOK : Raka Rahman



125020300111012



Muhlis Isnanto



125020301111026



Alifwan Arvinar Qiansyah



125020301111050



JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014



BAB 1 PENDAHULUAN Sistem terintegrasi merupakan sistem informasi yang melibatkan berbagai unit fungsional di dalam perusahaan maupun hubungan perusahaan dengan pihak luar seperti pelanggan dan pemasok. Dalam konteks sistem informasi, sistem terintegrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan software aplikasi baik secara fisik maupun secara fungsional. Sistem terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi dari sub sistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem. Sistem terintegrasi biasanya digunakan oleh perusahaan menengah keatas, makasudnya adalah sistem ini kebanyakan digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sudah besar. Hal ini disebabkan karena banyak faktor , antara lain karena sistem ini pada dasarnya memerlukan biaya yang lebih besar dari pada sistem informasi yang terpisah. Namun manfaat yang dihasilkan dari sistem informasi terintegrasi sangatlah banyak, antara lain :  Menghasilkan informasi yang real-time  peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk  servis yang lebih cepat



BAB 2 PEMBAHASAN ERP (Enterprise Resource Planning) Enterprise Resources Planning (ERP) adalah aplikasi terpadu yang memberikan dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal pengelolaan sumberdaya perusahaan yaitu : Keuangan, Sumberdaya Manusia, Logistik Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.



Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002) Seperti yang kita lihat pada gambar di atas, gambar tersebut merupakan struktur / bagan dasar dari system ERP. Sistem ERP sendiri di bagi menjadi 3 bagian, yaitu : 1. Front Office (di luar kantor).



Meliputi Customer, Sales & Distribution, dan Service Application. • Customer (pelanggan) Yang di maksud di sini adalah konsumen. Dalam mencari laba sudah pasti perusahaan tersebut harus memproduksi barang dan jasa untuk mencari konsumen dan bersaing di pasar. Fungsi customer di sini adalah untuk mengoptimalkan tujuan produksi. • Sales & Distribution (pemasaran & pendistribusian) Sales dan distribution termasuk dalam system ERP bagian Front Office karena fungsinya yaitu memasarkan dan mendistribusikan barang dan jasa hasil produksi. Bagian ini adalah bagian yang terjun langsung ke lapangan dan yang merencanakan penambahan cabang pemasaran. • Service Application (layanan konsumen) adalah semacam customer service yang melayani konsumen. Jadi selain perusahaan menawarkan produknya ke konsumen, biasanya perusahaan juga mengadakan fungsi layanan konsumen yang bertujuan untuk menjaga kepercayaan konsumen terhadap suatu produk. 2. Central Office & Database Disinilah tempat seluruh data di kumpulkan. Bagian ini di olah oleh Human resource management. Human resource management sendiri berfungsi mengatur dan merencanakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Selain itu Human resource management juga berfungsi untuk menginput data kemudian mengolahnya menjadi sebuah informasi (coorporate report). 3. Back Office Meliputi fungsi financial, manufacture, dan inventory. • Fungsi Financial (keuangan) adalah yang mengatur keuangan perusahaan. Bagian ini meliputi perencanaan pembelian bahan baku produksi, upah SDM, hingga perawatan manufacture.



Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk: 



Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis







Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise







Menghasilkan informasi yang real-time







Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan



Beberapa keuntungan penggunaan ERP :  Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik  Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk  Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda  Suksesor Penerapan Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa



menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.



SCM (Supply Chain Management) Supply Chain Management (SCM) adalah merupakan aplikasi terpadu yang memberikan dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal pengadaan barang dan jasa bagi perusahaan sekaligus mengelola hubungan diantara mitra untuk menjaga tingkat kesediaan produk dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan secara optimal. SCM memiliki keterkaitan secara langsung dengan ERP terutama dari sisi Logistik Perusahaan, pembelian dan hutang serta manajemen mitra. Jadi secara singkat Suplly Chain Management (SCM) adalah Sebuah rangkaian atau jaringan perusahaan-perusahaan yang bekerja secara bersama-sama untuk membuat dan menyalurkan produk atau jasa kepada konsumen akhir. Rangkaian atau jaringan ini terbentangdari penambang bahan mentah (di bagian hulu) sampai retailer / toko (pada bagian hilir).



Dalam proses di atas terdapat tiga aliran yang terjadi,yaitu : 1. Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan pembuangan. 2. Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah. 3. Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran dalam penetapan kepemilikandan pengiriman.



SCM berusaha mencapai optimasi global. Merupakan proses untuk menemukan strategi terbaik bagi keseluruhan supply chain (systemwide). Adalah sangat menantang untuk mendesain dan mengoperasikan supply chain yang secara keseluruhan biayanya minimal, serta service levelnya terjaga. Ada 3 macam hal yang harus dikelola dalam supply chain yaitu pertama, aliran barang dari hulu ke hilir contohnya bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik, setelah produksi selesai dikirim ke distributor, pengecer, kemudian ke pemakai akhir. Yang kedua, aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu dan ketiga adalah aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir atau sebaliknya. Integrasi supply chain dilakukan untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas sepanjang supply chain sehingga dapat meningkatkan performasi anggota supply chain.



Tujuan utama dari SCM adalah: 1. penyerahan / pengiriman produk secara tepat waktu demi memuaskan konsumen 2. mengurangi biaya 3. meningkatkan segala hasil dari seluruh supply chain (bukan hanya satu perusahaan) 4. mengurangi waktu 5. memusatkan kegiatan perencanaan dan distribusi



Manfaat Supply Chain Management 1.Kepuasaan pelanggan Konsumen atau pengguna produk merupakan target utama dari aktivitas proses produksi setiap produk yang dihasilkan perusahaan. Untuk menjadikankonsumen setia, maka terlebih dahulu konsumen harus puas dengan pelayananyang disampaikan oleh perusahaan. 2.Meningkatkan profit Semakin banyak konsumen yang setia dan menjadi mitra perusahaan berartiakan turut pula meningkatkan pendapatan perusahaan, sehingga produk- produk yang dihasilkan perusahaan tidak akan ‘terbuang’ percuma karenadiminati konsumen.



3.Menurunkan cost Pengintegrasian aliran produk dari perusahaan kepada konsumen akhir berarti pula mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi. CRM (Customer Relationship Management) Customer Relationship Management (CRM) merupakan aplikasi terpadu memberikan dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal hubungan kepada pelanggan dengan memiliki keterkaitan yang erat secara langsung dengan ERP terutama dari sisi penjualan, serta piutang. CRM lebih berfokus kepada upaya untuk memahami kebutuhan pelanggan agar dapat diberikan layanan secara cepat dan tepat. Proses Bisnis CRM



Operasional CRM Karena kekuatan utama dari CRM adalah database dari kostumer, maka yang paling bertanggung jawab dalam penyediaan data ini tak lain adalah front office, yaitu tak lain adalah sales, marketing, dan juga tak ketinggalan service.



Setiap interkasi dengan kostumer akan dicatat dan masuk dalam sistem kontak history kostumer. Jika memang dibutuhkan data ini akan bisa diolah kembali untuk kepentingan perusahaan. Salah satu kelebihan yang diperoleh dari kontak history kostumer adalah kostumer dapat berinteraksi dengan berbagai macam contact channel di dalam perusahaan dari waktu ke waktu tanpa harus menjelaskan pada para officer komplain apa saja yang telah mereka hadapi terdahulu. Teknologi pendukung CRM -



Costumer Database Sebuah sistem tak akan pernah berjalan dengan baik tanpa adanya database. Begitu pula dengan CRM ini. Yang menjadi tulang punggung dari sistem ini tak lain dan tak bukan adalah database dari kostumer. Informasi yang diperoleh dari konsumen baik berupa interaksi dengan perusahaan dan prospek kedepannya akan sangat berharga, termasuk juga informasi yang diperoleh dari order kostumer, informasi tentang support yang diberikan, request kostumer, complain, interview dan survey yang telah diberikan. Bagi sistem CRM kesemua hal itu adalah input yang sangat berharga bagi



-



perusahaan. Costumer Intelligence Costumer intelligence adalah sebuah upaya untuk mengkotak-kotakkan kostumer sesuai dengan needs dan kebutuhannya masing-masing. Tentu saja hal ini bisa dilakukan dengan bantuan software atau manual manusia. Setelah ia dikotak-kotakkan kita akan dengan mudah memasukkan kostumer itu kedalam permainan strategi bisnis perusahaan. Contohnya adalah pembagian kostumer potensial, kostumer biasa, dan kostumer tak potensial. Ini akan memudahkan kita untuk mengetahui apakah kostumer itu cukup



-



puas atau tidak. Costumer Capacity and Competency Development



Tujuan utama dari teknologi pendukung ini adalah continous improvement yang memungkinkan perusahaan berada sedikit lebih dekat dengan apa yang dimaui oleh kostumer. Sistem yang kompleks memang dibutuhkan untuk mencapai hal ini, tapi bukan hanya itu saja, praktek langsung jauh lebih powerful untuk mencapai level kepuasan pelanggan yang diinginkan, kombinasi sempurna dari manusia dan teknologi akan menghasilkansalah satu core competencies yang memungkinkan perusahaan terus berada di depan dalam kompetisi CRM. Kesuksesan dalam memilih tools, teknologi, dan praktek langsung akan kemudian ditiru oleh perusahaan yang lain ketika kombinasi itu terbukti sukses. Hal ini akan menyebabkan perusahaan kita menjadi market leader dalam CRM. Tentu saja market leader tak kan dapat dipertahankan lama bila tak ada perubahan dinamis didalam perusahaan yang disesuaikan dengan pergerakan keinginan kostumer. Yang perlu diperhatikan dalam CRM CRM adalah sebuah sistem yang berbasis akan database kostumer, informasi dari kostumer akan dengan segera diekstrak demi kepentingan perusahaan. Dalam proses pengumpulan data sebagai bagian dari solusi CRM, sebuah perusahaan harus mengingat bahwa privasi costumer dan kemanan data harus menjadi prioritas utama. Beberapa penerap CRM yang baik malah tidak memperbolehkan data kostumernya di-share atau diakses oleh pihak ketiga. Dalam hal ini mereka telah melakukan hal yang benar. Yaitu perlindungan terhadap data dan privasi kostumer. Manfaat Customer Relationship Management 1. Mendorong loyalitas pelanggan Aplikasi CRM memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan informasi dari semua titik kontak dengan pelanggan, baik melalui web, call center, atau melalui staf pemasaran dan pelayanan di lapangan. Dengan adanya konsistensi dan kemudahan dalam mengakses dan menerima informasi, maka bagian penualan dan pelayanan akan dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi kepada pelanggan dengan memanfaatkan berbagai informasi penting mengenai pelanggan tersebut. 2. Mengurangi biaya Dengan penerapan CRM, memungkinkan penjualan dan pelayanan terhadap pelanggan memiliki skema pemasaran yang spesifik dan terfokus, serta dengan menargetkan pelayanan pada pelanggan yang tepat pada saat yang tepat. Dengan



demikian, biaya yang dikeluarkan akan menjadi tergunakan secara maksimal dan tidak terbuang percuma yang berujung pada pengurangan biaya. 3. Meningkatkan efisiensi operasional Kemudahan proses penjualan dan layanan akan dapat mengurangi resiko turunnya kualitas pelayanan dan mengurangi beban cash flow. 4. Peningkatan time to market Penerapan CRM akan memungkinkan perusahaan mendapatkan informasi mengenai pelanggan seperti data tren pembelian oleh pelanggan yang dapat dimanfaatkan perusahaan dalam menentukan waktu yang tepat dalam memasarkan suatu produk. 5. Peningkatan pendapatan Seperti yang telah disebutkan diatas, penerapan CRM yang tepat akan meningkatkan loyalitas pelanggan, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi operasional, dan peningkatan time to market yang pada akhirnya akan berujung pada peningkatan pendapatan perusahaan