BAB 4. Sitem Informasi Ritel [PDF]

Citation preview

B AB



4



Sistem Informasi Retail



Kompetensi Dasar 3.4 Menerapkan sistem informasi ritel 4.4. Melakukan sistem informasi ritel



Sistem Informasi Retail



51



Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari bab ini peserta didik mampu: 1. Menjelaskan pengertian sistem informasi dalam bisnis ritel. 2. Memahami elemen-elemen sistem informasi dalam bisnis ritel. 3. Menganalisis peran sistem informasi dalam bisnis ritel. 4. Melakukan sistem informasi ritel.



Peta Konsep Pengertian Sistem Informasi Retail



Elemen-Elemen Sistem Informasi Ritel



Sistem Informasi Retail



Keputusan dalam Penerapan Sistem Informasi dalam Ritel



Peranan SIM pada Sebuah Perusahaan Ritel



Menganalisis Manajemen Persediaan dalam Bisnis Ritel



Contoh Sistem Informasi Manajemen



52



Pengelolaan Bisnis Ritel Kelas XI untuk SMK/MAK



Materi Pembelajaran A. Pengertian Sistem Informasi Retail Dalam bisnis ritel atau disebut juga eceran dilakukan pencatatan dalam arus barang untuk memberikan informasi secara terperinci mengenai keluar masuknya barang dalam inventory. Dengan dilakukan pencatatan maka dapat mengendalikan dan mengawasi barang yang masuk maupun barang yang keluar secara akurat dan tepat.



Penggunaan sistem informasi yang tepat dapat membantu mempersiapkan informasi yang akurat. Dengan perkembangan bisnis yang semakin ketat, untuk dapat bersaing secara kompetitif maka perusahaan retail perlu mempertimbangkan penggunaan sistem informasi. Sistem informasi ritel adalah sistem yang berbasis pada pemanfaatan teknologi dalam menunjang kegiatan perusahaan. Sistem Informasi Ritel (SIM Ritel) adalah suatu sistem informasi yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan yang berbasis pada pemanfaatan teknologi terpadu peralatan sistem mekanisasi pengolah data sebagai penyedia informasi untuk menunjang semua aspek kegiatan yang berhubungan dengan operasional, manajemen, analisis maupun dalam hal pembuatan keputusan. Secara umum struktur SIM Ritel tidak berbeda dengan sistem informasi manajemen lainnya, meliputi: 1. Tingkatan informasi untuk proses transaksi, dalam hal ini fungsinya adalah sebagai inquiry response. Tingkatan ini biasanya menjadi tanggung jawab dari staf atau clerk. 2. Tingkatan informasi untuk perencanaan operasional, pengendalian dan pengambilan keputusan. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional setiap harinya dibutuhkan oleh Lower Management yang berada pada tingkatan ini untuk pengambilan keputusan. 3. Tingkatan informasi untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan. Pada tingkatan ini Middle Management membutuhkan informasi yang datangnya dari tingkat perencanaan operasional maupun informasi dari luar lingkungan perusahaan seperti informasi tentang pesaing. Informasi tersebut nantinya akan menjadi dasar pembuatan rencana taktis perusahaan contohnya pembuatan anggaran maupun pengambilan keputusan seperti penentuan jenis dan harga barang. 4. Tingkatan informasi untuk perencanaan strategi, kebijakan, dan pengambilan keputusan. Tujuan dan arah perusahaan ditentukan oleh Top Management. Karena itu informasi yang berkaitan dengan kinerja perusahaan dan keadaan lingkungan luar perusahaan perlu dimiliki oleh tingkat ini demi kemajuan perusahaan.



Sistem Informasi Retail



53



Untuk membangun suatu Sistem Informasi Ritel dibutuhkan beberapa elemen, meliputi: 1. Perangkat keras 2. Perangkat lunak 3. Database 4. Manual procedur 5. Petugas pengoperasian sistem Jadi bisnis retail tidak bisa terdiri dari satu kegiatan saja. Setelah mengetahui definisi Manajemen dan Retail maka bisa dirumuskan manajemen retail adalah pengaturan keseluruhan faktor-faktor yang berpengaruh dalam perdagangan retail, yaitu perdagangan langsung barang dan jasa kepada konsumen. Faktor-faktor yang berpengaruh dalam bisnis retail adalah place, price, product, dan promotion yang dikenal sebagai 4P.



Retailtech Japan



B. Elemen-Elemen Sistem Informasi Ritel Menurut O’Brien dan Marakas (2010) menyebutkan terdapat elemen sistem informasi manajemen ritel, meliputi: 1) Perangkat keras yaitu merupakan bagian fisik dari suatu teknologi, misalnya komputer, bagian dari perangkat keras merupakan bagian fisik dari komputer yang bisa dilihat, disentuh. 2) Perangkat lunak yaitu merupakan bagian data yang disimpan secara digital, tidak bisa dilihat bukti fisiknya. 3) Database yaitu merupakan sekumpulan software atau berbentuk data yang disimpan secara digital. 4) Manual procedure yaitu merupakan langkah dalam melakukan sesuatu, sehingga mempunyai kejelasan dalam melakukan sesuatu. 5) Petugas pengoperasian sistem yaitu petugas yang bekerja dalam pengoperasian sistem. mereka bekerja sesuai job description dan SOP tertentu. Elemen-elemen di atas berinteraksi dalam suatu sistem yang saling terkoneksi untuk membentuk jaringan informasi. Dalam memetakan kebutuhan informasi yang diperlukan perusahaan maka terdapat beberapa jaringan interkoneksi antara beberapa bagian berikut ini.



54



Pengelolaan Bisnis Ritel Kelas XI untuk SMK/MAK



Gambar 4.1 Arus Informasi dan Arus Barang dalam Industri Ritel Sumber: Levy & Weitz, 2004 (dalam Utami 2010, p.167)



Dalam proses ini sistem informasi memberikan bantuan untuk pelaksanaan kegiatan retail dalam memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan usaha retail. Proses penyediaan barang merupakan sistem yang terintegrasi antara konsumen, usaha retail dan supplier-nya. Proses yang dijelaskan dalam gambar alur informasi dan barang dagangan (gambar di atas) memberikan penjelasan atas rangkaian dari keinginan konsumen hingga akhirnya perusahaan ritel menyediakannya. Menurut Utami (2010, p. 167) rangkaian pesan informasi sepanjang sistem dan dapat dijelaskan sebagai berikut: a) Informasi atas pembelian barang dari konsumen dicatat dalam terminal POS (Point of Sales). Data ini akan dikirimkan ke bagian pembelian atau perencanaan. Informasi yang masuk diterima dan dimasukkan sebagai bagian perencaaan untuk melakukan pembelian tambahan ataupun membuat keputusan mark down (pemberian diskon). b) Informasi pembelian barang juga secara khusus akan diterima oleh komputer pedagang ritel, yang memberikan informasi untuk melakukan pemesanan dan dikirim pada toko dengan suatu sistem server yang disebut pertukaran data elektronik (Electronic Data Interchange = EDI). Data yang dipertukarkan antara bagian ini dapat berupa dokumen bisnis, yang berasal dari pedagang ritel ke penjual, dan sebaliknya. Dengan demikian, untuk suatu barang yang sudah diorder secara rutin, akan dapat dilakukan pemesanan secara otomatis. c) Kemudian bagian pembelian atau perencanaan melakukan komunikasi dengan vendor atau penjual untuk konfirmasi pemesanan barang. Dalam taraf ini biasanya ditentukan tanggal pengiriman, syarat maupun termin pembayaran. d) Pembeli atau perencanaan kemudian memberikan informasi itu kebagian distribusi untuk melakukan koordinasi aktivitas pengantaran. e) Para manajer toko juga dapat melakukan komunikasi dengan pusat distribusi meminta pengantaran dan memeriksa status persediaan. Lebih lanjut pembahasan mengenai terminologi dan penggunaan EDI dan POS akan dijelaskan pada bagian lain dari modul ini. Sistem informasi yang baik akan mampu mengoordinasi mulai dari bagian pembelian dan penyediaan, yang memungkinkan adanya keuntungan dari peluang pembelian khusus dengan jumlah tertentu. Di sisi lain, dengan data pelanggan yang tepat maka akan dapat menurunkan biaya operasional yang memotong biaya penyimpanan, biaya transportasi, dan biaya overhead lainnya.



Sistem Informasi Retail



55



C. Keputusan dalam Penerapan Sistem informasi dalam Ritel Setelah vendor melakukan pengiriman barang dagang ke pusat distribusi ataupun melakukan pengiriman langsung kepada peritel. Peritel dapat mengumpulkan informasi pembelian bagi pelanggan, informasi ini juga bisa digunakan oleh pemasok untuk merancanakan transaksi dalam bisnis ritel.



Setelah mengetahui kebutuhannya, kemudian manajemen perlu mempertimbangkan peningkatan informasi yang akan memberikan dampak pada perusahaan. Beberapa keuntungan yang akan didapat perusahaan dengan menerapkan sistem informasi dalam perusahaan retail. Keuntungan dalam sistem informasi dan jaringan manajemen menurut Utami (2010) adalah: a. Menambah ketersediaan produk Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan ritel dengan cepat memenuhi kepentingan dalam pemenuhan persediaan barang dagangan yang habis (berkurang) dan mendapatkan informasi selera pelanggan terhadap pilihan barang dagangan dengan jelas mengenai “apa”, “berapa” dan “di mana”. Untuk memenuhi kebutuhan spesifik, terutama untuk perusahaan retail yang besar maka perusahaan ritel dapat lebih baik mempersiapkan barang dengan menyimpan lebih banyak untuk barang-barang kategori cepat habis. b. Meningkatkan return on invesment Kinerja perusahaan ritel dapat dilihat dengan kemampuannya untuk meningkatkan target pengembalian atas investasi (return on investment/ROI). Dengan menerapkan sistem informasi yang menunjang rantai pasokan yang lebih efisien maka laba perusahaan dapat meningkatkan laba dan mengurangi biaya-biaya pembelian, penyimpanan dan kerusakan. Dengan adanya sistem informasi maka penjualan bersih dapat meningkat dengan menyediakan produk-produk yang lebih tepat dan memberikan insentif sesuai dengan informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut. Demikianlah keuntungan yang dapat diperoleh dalam menerapkan sistem informasi untuk rital dalam menunjang tujuan perusahaan. Keputusan dalam melakukan investasi untuk menerapkan sistem informasi atau tidak, sangat bergantung dari kalkulasi return on investment yang akan diberikan dari sistem tersebut.



D. Peranan SIM pada Sebuah Perusahaan Ritel Dengan terminologi yang sudah dijelaskan di atas, sangat jelas bahwa adanya pusat data (database) dalam SIM sangat menunjang kegiatan dalam bisnis ritel, karena melalui sistem informasi ini banyak informasi yang didapatkan sehingga memudahkan transaksi dalam bisnis ritel. SIM ritel yang banyak digunakan adalah sebagai berikut (O’Brien dan Marakas, 2010): 56



Pengelolaan Bisnis Ritel Kelas XI untuk SMK/MAK



Transaction Processing Systems (TPS) TPS digunakan untuk kegiatan internal maupun eksternal perusahaan yang masih menyangkut dengan masalah barang dalam perusahaan seperti gaji karyawan, order pembelian konsumen. b. Process Control Systems (PCS) PCS berguna untuk proses dalam pelaksaanaan bisnis ritel misalnya barang masuk, barang keluar, pencatatan dalam gudang. c. Office Automation Systems (OAS) OAS berfungsi untuk menyimpan data atau dokumen yang terkait dengan perusahaan. Peranan sistem informasi dalam bisnis dapat semakin meningkatkan laba perusahaan dengan cara (Rangkuti, 2004): a. Meningkatkan efisiensi operasional Ketika banyak hal yang harus dilakukan, melalui sistem manajemen informasi ini kita hanya cukup untuk mengunduh atau membuka web berkaitan mengenai hal yang ingin diketahui, tanpa harus datang ke perusahaan untuk informasi umum. Di sana terjadi efisiensi. Untuk efisiensi operasional maka perusahaan menjalankan strategi low-cost leadership. b. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis Inovasi baru membuat semua pekerjaan lebih efisien seperti ATM dalam dunia perbankan. Untuk usaha ritel misalnya penggunaan mesin kasir dan sistem pembelian. c. Membangun sumber-sumber informasi strategis Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat pengambilan keputusan. Tetapi, dapat berfungsi sebagai penolong end user untuk meghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. a.



E. Menganalisis Manajemen Persediaan dalam Bisnis Ritel 1. Pengertian Inventory Management (Manajemen Persediaan) Manajemen persediaan merupakan hal yang harus diperhatikan dalam dunia usaha bisnis retail. Untuk melihat seberapa profesionalnya suatu bisnis ritel dapat dilihat dari sistem pengelolaannya, salah satunya pengelolaan stok dan persediaan barang. Kurangnya pengelolaan dalam persediaan juga dapat menurunkan keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan itulah mengapa perusahaan sangat harus mementingkan manajemen persediaan. Persediaan barang dagangan mencakup semua persediaan barang pada gudang maupun yang sudah di display (stock in hand). Persediaan barang dagangan berarti barang dagangan yang ada pada gudang maupun barang yang di display pada rak, gondola, dan lain-lain. Satu hal yang harus diperhatikan lagi bahwa barang yang ada di gudang ataupun di display tidak boleh terlalu banyak karena menyebabkan barang menumpuk ketika barang tersebut tidak fast moving, lalu ditakutkan adanya kerusakan barang dalam gudang. 2. Fungsi Persediaan Menurut Yamit (2003) ada empat faktor penting perlunya melakukan manajemen persediaan untuk operasional perusahaan retail, yaitu: a) Faktor waktu Berkaitan dengan proses produksi dan distribusi. Sistem Informasi Retail



57



b) Faktor ketidakpastian waktu datang dari supplier Karena waktu yang tidak pasti dalam kedatangan bahan maka perusahaan harus menyediakan persediaan lebih untuk mengantisipasi adanya keterlambatan atas pesanan. c) Faktor ketidakpastian penggunaan dari dalam perusahaan Hal ini disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat, dan berbagai aspek lainnya juga dapat mengganggu jalannya perusahaan. d) Faktor ekonomis Merupakan kegiatan perusahaan di mana perusahaan meminimalkan biaya atau memilih jalan yang lebih efisien untuk melaksanakan transaksi dalam perusahaan. Menurut Rangkuti (2004, p.15) menyebutkan bahwa fungsi persediaan adalah sebagai berikut: a) Fungsi Decoupling adalah persediaan dari perusahaan yang tidak tergantung oleh supplier, dikarenakan persediaan bahan mentah sudah ada dalam perusahaan sehingga hanya bergantung pada proses pengiriman dan waktu pengiriman. b) Fungsi Economic Lot Sizing adalah persediaan yang lebih mempertimbangkan kepada penghematan harga atau potongan dalam pembelian. Biasanya hal ini dapat dilakukan karena perusahaan melakukan pembelian bahan baku secara banyak sehingga mengurangi nilai pada pengiriman. Lalu dalam persediaan diusahakan untuk meminimalkan stok agar mengurangi ruangan untuk gudang sehingga biaya sewa lebih murah. c) Fungsi Antisipasi. Ketika permintaan tidak bisa diperkirakan atau diramal, contohnya dalam permintaan musiman maka perusahaan menyiapkan persediaan yang lebih banyak dari persediaan biasanya. 3. Maksud Persediaan Maksud dari perencanaan persediaan adalah untuk memudahkan proses dalam transaksi bisnis ritel. Maksud adanya persediaan menurut Rangkuti (2004, p.2): a) Dibutuhkannya waktu untuk penyelesaian operasi, distribusi disebut persediaan dalam proses dan pemindahan. b) Setiap bagian membuat jadwal yang tidak terikat dengan bagian lainnya. 4. Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan suatu usaha untuk menyediakan bahan yang diperlukan dalam proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan keputusan-keputusan agar dapat meminimalkan risiko. Tujuan perusahaan melakukan pengendalian ini yaitu untuk mengontrol alur proses maupun transaksi yang terjadi di dalamnya dapat berjalan dengan baik dan benar. Apabila terjadi suatu penyimpangan dalam proses produksi maka akan mengakibatkan adanya selisih antara jumlah dan nilai persediaan. Persediaan teoritis merupakan suatu perhitungan persediaan masukan dan keluaran yang didasarkan pada konsep keseimbangan dinamis. Sedangkan persediaan aktual merupakan jumlah persediaan yang tersedia setelah dilakukannya proses arus barang. Merchandising harus melakukan pencatatan (recording) terhadap setiap proses yang sedang terjadi karena adanya perbedaan di antara nilai harapan dengan keadaan yang sebenarnya. Kegiatan pencatatan ini dilakukan agar dapat mencapai kondisi di mana persediaan sesuai dengan yang diharapkan. Merchandise telah menangani banyak usaha dan item dalam proses produksi. Dengan demikian, perlu dilakukan pengadministrasian 58



Pengelolaan Bisnis Ritel Kelas XI untuk SMK/MAK



yang baik dan rapi. Pada saat ini, untuk menangani dan mengendalikan persediaan haruslah memakai komputer. Pencatatan dengan komputer ini akan memberikan kemudahan bagi penggunanya, karena stok dapat dilihat melalui sistem dan dengan mudah dapat dicocokkan dengan buku maupun stok riil di lapangan. Apabila dalam hasil laporan dari sistem dan buku memiliki kesamaan maka gross margin teoritis dan aktual akan memilki kesamaan. Bagi grocery retailer, keadaan ini sangat jarang terjadi karena pada item barang terjadi selisih persediaan yang disebabkan oleh kesalahan administrasi, pencurian, dan lain sebagainya. 5. Pentingnya Pengendalian Persediaan dalam Usaha Ritel Menurut Truboly (2006) bisnis ritel pada saat ini adalah bisnis yang menyenangkan. Pada zaman dahulu binis ritel masih menjalankan sistem tradisional. Pada masa sekarang ini sudah terdapat dukungan teknologi yang baik. Oleh karena itu, perlu adanya sistem manajemen persediaan untuk mengelola persediaan. Arti penting manajemen persediaan: a) Aliran barang lebih terkontrol dan terkendali dengan baik tanpa mengganggu operasional yang lainnya. b) Menjamin barang tetap ada jika dibutuhkan konsumen. Konsumen akan merasa puas apabila mereka mendapatkan barang yang mereka inginkan. Kepuasan tersebut akan menimbulkan loyalitas terhadap perusahaan. c) Menekan barang-barang yang memiliki pergerakan barang yang lambat. Dengan penekanan tersebut perusahaan akan terhindar dari kebangkrutan karena barang tidak laku. d) Meminimalkan risiko kosong stok. Adanya barang-barang yang ada di gudang membuat perusahaan akan aman dari kekurangan stok. Hal ini juga merupakan antisipasi apabila pemasok telat dalam memasok barang ke perusahaan. Menganalisis Teknologi dalam Bisnis Ritel Kini bantuan teknologi untuk berbagai aktivitas keamanan operasi ritel sudah sangat banyak. Peritel bisa mendapatkan berbagai peralatan yang paling sederhana hingga yang sangat mutakhir untuk mengamankan toko dan operasinya. Beberapa di antaranya adalah menggunakan sistem keamanan elektronik, kaca pengaman (security mirror), atau bahkan kamera cctv dan sistem tag (tag system). Semua bisa digunakan sebagai alat bantu pengawasan toko yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan format ritelnya. Sebuah sistem cctv (close ciscuit tv) akan memberikan informasi siapa, kapan, serta tindakan apa yang dilakukan orang yang masuk ke dalam toko. Kaca pengaman (security mirror) akan membantu mengurangi blind spot serta mengurangi nilai jelek pengutil. Tag system bisa digunakan sebagai pengawas “tidur” dan secara otomatis akan memberikan tanda bila ada orang yang tidak bertanggung jawab. Penggunaan aplikasi teknologi informasi ini sangat penting dalam dunia bisnis, khususnya dalam industri ritel karena bisa membantu meningkatkan efisiensi operasional dalam menjalankan sebuah bisnis, meskipun penggunaan teknologi informasi ini hanya sebagai perantara saja. 1. Pengertian Teknologi Informasi Yolanda (2011) menyatakan bahwa Teknologi Informasi adalah kemampuan proses elektronikal dalam memasukkan proses input, penyimpanan, keluaran, penyampaian, dan penerimaan data dan informasi. Usaha Ritel adalah semua aktivitas yang melibatkan penjualan barang atau pelayanan pada konsumen akhir. Contoh dari aktivitas ini yaitu seperti peramalan permintaan dan penjualan, Sistem Informasi Retail



59







2.



60



manajemen persediaan, manajemen toko, transportasi, dan lain-lain. Teknologi Informasi dalam Usaha Ritel Teknologi Informasi mempunyai peran yang sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis, karena dengan menggunakan teknologi informasi ini bisa membantu meningkatkan efisiensi dalam mengoperasikan sebuah perusahaan untuk mencapai hasil yang lebih akurat. Meskipun teknologi informasi ini hanya sebagai perantara saja dalam menjalankan sebuah bisnis. Dalam bisnis ritel sudah banyak teknologi yang berkembang untuk memudahkan transaksi dengan konsumen ataupun administrasi dalam perusahaan ritel itu sendiri. Beberapa teknologi yang sudah lazim digunakan dalam bisnis ritel adalah sebagai berikut (Levy dan Weitz, 2004): a. Electronic Data Interchange (EDI) Electronic Data Interchange (EDI) adalah suatu alur informasi bisnis yang digunakan dalam pertukaran data antaraplikasi dan antarorganisasi yang terintegrasi antara satu komputer dan komputer lainnya. Electronic Data Interchange (EDI) ini banyak digunakan dalam hubungan antara perusahaan dan supplier-nya untuk melakukan pertukaran informasi persediaan yang berada di perusahaan baik di dalam gudang maupun dalam display (inventory on hand). Teknologi informasi ini juga digunakan untuk melakukan pemesanan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan ritel, untuk pemberitahuan pengiriman barang yang dipesan perusahaan, untuk penerimaan barang dagangan dan sebagainya. Dengan menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) ini maka sebuah perusahaan ritel akan lebih mudah melakukan pengaturan persediaan barangnya. Hanya dengan memasukkan data barang yang dibutuhkan ke dalam sistem EDI ini maka data tersebut akan langsung terhubung ke komputer perusahaan vendor, ke komputer gudang dan juga ke manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. Manfaat menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) (Levy dan Weitz, 2004): 1) Adanya penghematan biaya dalam proses transaksi, misalnya dalam pembayaran peralatan dalam bisnis ritel. 2) Adanya penghematan waktu dalam proses transaksi, dalam proses transaksi untuk pemesan dan sebagainya biasanya menggunakan kertas dan dilakukan secara tertulis manual tapi dengan menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) maka transaksi dalam kertas dapat digantikan secara elektronik. 3) Meminimalkan kesalahan, dalam melakukan pemesanan barang sering kali terjadi kesalahan dikarenakan kurang jelasnya pemesanan dalam kertas karena tulisan setiap orang yang berbeda sehingga dapat memunculkan persepsi yang berbeda, dalam menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) apa yang dikirimkan oleh perusahaan kepada supplier akan sama sehingga kesalahan dapat diminimalkan, jika terjadi kesalahan mungkin hanya dikarenakan kesalahan pengiriman barang bukan dari kesalahan pemesanan barang. 4) Respons yang lebih cepat dibandingkan pemesanan dengan kertas karena pemesanan dengan ketas membutuhkan waktu lebih lama untuk pesanan sampai ke tangan supplier dibandingkan dengan Electronic Data Pengelolaan Bisnis Ritel Kelas XI untuk SMK/MAK



Interchange (EDI). Dengan menggunakan EDI maka data yang dikirim langsung diterima dalam waktu bersamaan. 5) Pelaksanaan penyediaan persediaan akan lebih mudah karena barang yang dibutuhkan untuk persediaan dengan mudah dipesan oleh perusahaan. 6) Memiliki kemampuan untuk menyimpan data dengan baik sehingga segala sesuatu yang sudah pernah dilakukan masih dapat dilihat sebagai bukti dari pemesanan dan penerimaan. 7) Ada beberapa kegagalan dalam keamanan dalam menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) yaitu misalnya kehilangan data, dalam menghindari hal tersebut perusahaan dapat melakukan beberapa hal untuk mencegah yaitu orang yang melaksanakan transaksi dalam Electronic Data Interchange (EDI) sudah memiliki izin untuk melakukan permintaan. b. Radio Frequency Identification (RFID) Radio Frequency Identification (RFID) atau identifikasi frekuensi radio, biasanya alat ini dipasang dalam produk, ada beberapa bentuk dari Radio Frequency Identification (RFID). Dari yang besar sampai bentuk terkecil, berbeda dengan barcode yang hanya bisa digunakan atau diidentifikasi dengan kode tapi Radio Frequency Identification (RFID) dilakukan dengan menggunakan gelombang radio. Dalam perusahan bisnis ritel misalnya saja beberapa toko sudah banyak yang memasang alat ini, alat ini digunakan untuk menghindari adanya barang yang diambil tanpa membayar misalnya, ketika melewati pintu yang sudah dipasang alat maka alat tersebut akan berbunyi dalam hal tersebut Radio Frequency Identification (RFID) dilakukan untuk pelacakan barang. Manfaat dalam menggunakan Radio Frequency Identification (RFID) yaitu (Singh, 2014, p. 1052): 1) Dapat mengurangi biaya-biaya yang akan timbul, misalnya untuk biaya gudang dan tenaga kerja, karena dalam pelacakan tidak diperlukan banyak tenaga dari tenaga kerja karena sudah digantikan dengan mesin. 2) Dapat melacak keberadaan produk dengan lebih cepat. Tetapi dalam menggunakan Radio Frequency Identification (RFID) ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan yaitu (Levy dan Weitz, 2004): 1) Harga Radio Frequency Identification (RFID) yang relatif mahal. 2) Biasanya lebih diutamakan untuk digunakan pada barang dengan harga yang tinggi. 3) Harus menggunakan data yang sangat banyak dalam pemrosesannya, padahal terkadang alat yang digunakan dapat memproses data yang terbatas saja. c. Universal Price Code (UPC) Universal Price Code (UPC) atau biasa disebut kode batang pada barang (barcode). Universal Price Code (UPC) yaitu kode pada satu barang yang digunakan secara universal atau menyeluruh pada satu produk misalnya produk A mempunyai barcode yang sama untuk seluruh Indonesia. Untuk membaca barcode dibutuhkan mesin khusus pada mesin kasir. Manfaat dalam menggunakan kode barcode ini yaitu:



Sistem Informasi Retail



61



1) Proses input barang ke sistem akan lebih cepat karena cukup dengan men-scan kode maka barang otomatis langsung masuk ke dalam sistem. 2) Proses dalam input data suatu produk akan lebih tepat karena sudah menggunakan sistem yang dibuat dengan ketepatan tinggi tanpa melibatkan kegiatan yang dilakukan manusia di dalamnya sehingga mengurangi risiko human error. 3) Adanya peningkatan kinerja manajemen dalam perusahaan bisnis ritel karena proses yang lebih cepat dan tepat sehingga hampir tidak terjadi kesalahan dalam input barang. 3. Teknologi dalam Distribusi Secara mendasar, menurut Singh (2014) perkembangan yang cukup signifikan atas penggunaan teknologi untuk perusahaan dalam industri retail ini. Perkembangan penggunaan teknologi ini utama dipengaruhi oleh: a) Menurunnya biaya pembelian komputer. b) Meningkatnya variasi mesin yang tersedia. c) Meningkatnya kepedulian manajemen akan teknologi. d) Meningkatnya pilihan paket perangkat lunak yang tersedia. e) Meningkatnya kemampuan dan kecanggihan alat pemrogaman dan perancangan dalam industri ini. f ) Meningkatnya tuntutan akan kecanggihan alat perencanaan taktis dan strategis. g) Meningkatnya kemampuan komunikasi yang menghasilkan keseimbangan antara pengolahan terbesar dan basis data terpusat. h) Cukup meningkatnya teknologi pengumpulan data dengan adanya terminal jinjing, radio, unit EPOS, dan scanner laser. 6. Contoh Sistem Informasi Manajemen Beberapa contoh konkret penerapan sistem informasi manajemen yaitu sebagai berikut: 1) Enterprise Resource Planning (ERP) Sistem ERP ini biasanya digunakan oleh sejumlah perusahaan besar dalam mengelola manajemen dan melakukan suatu pengawasan yang saling terintegrasi terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia, Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan. 2) Supply Chain Management (SCM) Sistem SCM ini sangat bermanfaat bagi pihak manajemen di mana data data yang disajikan terintegrasi mengenai manajemen suplai bahan baku, mulai dari pemasok, produsen, pengecer, hingga konsumen akhir. 3) Transaction Processing System (TPS) TPS ini berguna untuk suatu proses data dalam jumlah yang besar dengan transaksi bisnis yang rutin. Program ini biasa diaplikasikan untuk manajemen gaji dan inventaris. Contohnya yaitu pada aplikasi yang digunakan untuk Bantuan Keuangan Desa Pemprov Jawa Timur. 4) Office Automation System (OAS) Sistem aplikasi ini berguna untuk melancarkan sebuah komunikasi antardepartemen dalam suatu perusahaan dengan cara mengintegrasikan server-server komputer pada setiap user di perusahaan. Contohnya yaitu email. 5) Knowledge Work System (KWS) Sistem informasi KWS ini mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam 62



Pengelolaan Bisnis Ritel Kelas XI untuk SMK/MAK



organisasi. Dengan ini, diharapkan para tenaga ahli mampu menerapkannya dalam pekerjaan mereka.



Rangkuman 1.



Sistem Informasi Ritel (SIM Ritel) adalah suatu sistem informasi yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan yang berbasis pada pemanfaatan teknologi terpadu peralatan sistem mekanisasi pengolah data sebagai penyedia informasi untuk menunjang semua aspek kegiatan yang berhubungan dengan operasional, manajemen, analisis maupun dalam hal pembuatan keputusan. 2. SIM sangat menunjang kegiatan dalam bisnis ritel, karena melalui sistem informasi ini banyak informasi yang didapatkan sehingga memudahkan transaksi dalam bisnis ritel. 3. Perencanaan persediaan adalah untuk memudahkan proses dalam transaksi bisnis ritel. 4. Pengendalian persediaan merupakan suatu usaha untuk menyediakan bahan yang diperlukan dalam proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan keputusan-keputusan agar dapat meminimalkan risiko.



Uji Kompetensi A. Pilihlah jawaban yang paling benar! 1.



Komponen sistem informasi berupa data yang masuk ke dalam sistem informasi disebut dengan… a. Input b. Model c. Output d. Basis data e. Proses 2. Sistem informasi yang mencatat transaksi ke dokumen-dokumen dasar kemudian mengolahnya ke dalam sistem informasi yang diolah untuk dijadikan informasi-informasi pencatatan nilai disebut… a. Transaction processing systems b. Speedsheet c. Buku besar d. Neraca 3. Sistem yang dapat menunjukkan pergeseran selera konsumen dari satu tempat ke tempat yang lain dengan menggunakan tampilan geografis disebut… a. ANN b. GIS c. DSS d. SIS



Sistem Informasi Retail



63



4. Era di mana perusahaan-perusahaan sudah dihubungkan dengan jaringan sistem teknologi informasi secara global dengan teknologi telekomunikasi melalui internet merupakan ciri dari… a. Operasi c. Era jejaring global b. Informasi d. Akuntansi 5. Tingkatan manajer yang melakukan keputusan yang sifatnya terstruktur adalah manajemen tingkat… a. Atas d. Atas dan bawah b. Menengah e. Sedang c. Bawah 6. Urutan yang benar siklus pengolahan data dari sistem informasi adalah… a. Input - model - output b. Input - output - model c. Model - input - output - informasi d. Input - model - output – informasi e. Semua benar 7. Penerapan sistem-sistem informasi di dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatantingkatan organisasi merupakan penerapan sistem informasi secara… a. Eksternal b. Internal c. Perencanaan strategi d. Pengendalian e. Terstruktur 8. Tujuan dari pengendalian kerusakan perangkat keras adalah… a. Pengontrol data b. Data processing feedback c. Mendeteksi kesalahan d. Analisis sistem e. Penghematan 9. Sistem komputer yang dihubungkan dengan internet juga dapat diberi protokol jasa nama domain. Contoh dari domain pendidikan adalah… a. Com d. Gov b. Edu e. go.id c. Net 10. Suatu sistem informasi dikatakan mendukung strategi jika dapat menyediakan produk atau jasa yang berbeda atau unik dengan nilai yang lebih besar kepada pelanggan dibandingkan pesaing-pesaingnya, yaitu dengan cara… a. Menggunakan sistem informasi antarorganisasi untuk menghubungkan sistemsistem informasi perusahaan lain b. Membantu perusahaan memfokuskan pada produk atau jasa khusus di suatu niche khusus di dalam organisasi c. Menurunkan secara drastis biaya proses bisnis dengan melakukan rekayasa proses bisnis d. Menggunakan teknologi informasi untuk membuat produk atau jasa yang berbeda e. semua benar



64



Pengelolaan Bisnis Ritel Kelas XI untuk SMK/MAK