![Buku Saku Arsiparis Mahir [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/buku-saku-arsiparis-mahir.jpg)
9 0 796 KB
BUKU SAKU UNTUK PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN BAGI JENJANG JABATAN ARSIPARIS MAHIR/PELAKSANA LANJUTAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT SDM KEARSIPAN DAN SERTIFIKASI 2019
KATA PENGANTAR
Buku Saku Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan ini disusun berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Arsiparis dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis serta Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia yang mengatur secara teknis bagaimana kegiatan kearsipan dapat dilakukan oleh arsiparis agar sesuai dengan kaidah kearsipan dan sesuai dengan kompetensinya. Buku saku ini dapat digunakan sebagai sarana bantu bagi Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan di dalam menjalankan tugas di bidang kearsipan sesuai dengan tuntutan kompetensinya dan
hasil dari setiap kegiatan kearsipan yang
dilakukan dapat dijadikan sebagai bukti kerja yang telah disesuaikan dengan standar kualitas hasil kerja jabatan fungsional arsiparis. Buku Saku berisi tentang bagaimana kegiatan kearsipan yang dilaksanakan oleh setiap jenjang arsiparis dapat terlaksana dengan baik, bukti-bukti kegiatan apa yang harus dikumpulkan ketika penilaian kinerja dilakukan dan bagaimana arsiparis dapat menghasilkan setiap kegiatan dengan kualitas yang terbaik sesuai dengan standar kualitas hasil kerja arsiparis, serta bagaimana agar hasil kerja arsiparis dapat digunakan atau dimanfaatkan oleh unit kerja dimana arsiparis itu ditempatkan. Semoga Buku Saku ini dapat memberikan manfaat bagi Arsiparis dengan Jenjang
Jabatan Arsiparis Mahir/Pelaksanana Lanjutan
di dalam melaksankan
tugasnya sesuai kompetensi yang disandangnya, dalam rangka mensukseskkan kegiatan kearsipan di unit kerja dimana arsiparis tersebut ditempatkan.
Jakarta, 23 April 2019
1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...........................................................................
1
DAFTAR ISI .........................................................................................
2
I. Pengertian ......................................................................................
3
a. Arsiparis ....................................................................................
3
b. Pengertian Jabatan Fungsional Arsiparis ................................
3
II. Fungsi dan Tugas Arsiparis ...........................................................
3
III. Kewenangan ..................................................................................
4
IV. Peraturan-Peraturan terkait dengan Jabatan Fungsional Arsiparis ........................................................
5
V. Uraian Kegiatan/Tugas Arsiparis a. Tugas Pokok .............................................................................
6
a)
Pengelolaan Arsip Dinamis ..............................................
6
b)
Pengelolaan Arsip Statis ..................................................
7
c)
Pembinaan Kearsipan ......................................................
8
d)
Mengolah Arsip menjadi Informasi ...................................
8
b. Tugas Tambahan .....................................................................
8
VI. Standar Kualitas Hasil Kerja (SKHK) .............................................
9
a. Pengelolaan Arsip Dinamis ...................................................... 10 b. Pengelolaaan Arsip Statis ........................................................ 21 c. Pembinaan Kearsipan .............................................................. 33
PENUTUP..............................................................................................37
2
APA YANG DIMAKSUD DENGAN ARSIPARIS?? Arsiparis adalah seseorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri.
APA YANG DIMAKSUD DENGAN JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS??? Berdasarkan pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2014, yang dimaksud dengan Jabatan Fungsional Arsiparis adalah Jabatan Fungsional Tertentu yang mempunyai ruang lingkup fungsi, tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Pemerintah Desa dan Perguruan Tinggi Negeri.
APAKAH FUNGSI DAN TUGAS ARSIPARIS??? Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Adapun Fungsi dan tugas arsiparis berdasarkan Pasal 151 Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, adalah sebagaimana berikut: a. Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan; 3
b. Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. Mejaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; e. Menjaga
keselamatan
dan
kelestarian
arsip
sebagai
bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; f.
Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
g. Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
APA KEWENANGAN DARI ARSIPARIS???
Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, Arsiparis mempunyai kewenangan dalam hal: a. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip; b. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip
yang
tidak
berhak
sesuai
dengan
ketentuan
peraturan
perundangundangan; dan c. Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
4
PERATURAN APA SAJA YANG TERKAIT DENGAN SDM KEARSIPAN??? Berikut ini adalah Peraturan-peraturan yang terkait dengan SDM Kearsipan yang dapat dijadikan acuan bagi Arsiparis dalam melaksanakan tugas sesuai dengan kompetensi sebagaimana berikut ini: 1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis; 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2016 tentang
Peraturan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis 3. Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 5. Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pedoman Sertifikasi JFA; 6. Perka BKN Nomor 24 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis; 7. Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2016 tentang Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis; 8. Perka ANRI Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis; 9. Perka ANRI Nomor 23 Tahun 2017 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis; 10. Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pengangkatan PNS dalam JFA melalui Penyesuaian/Inpassing.
5
BAGAIMANA URAIAN TUGAS JENJANG JABATAN ARSIPARIS MAHIR/ PELAKSANA LANJUTAN??? Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan terdiri dari: a. Tugas pokok, Adalah tugas yang dilakukan oleh Arsiparis dalam melaksanakan kegiatan kearsipan dalam mendukung TUPOKSI satuan unit kerjanya, meliputi: 1) Pengelolaan arsip dinamis (PAD); 2) Pengelolaan arsip statis (PAS); 3) Pembinaan kearsipan; dan 4) Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.
b. Tugas Tambahan. Adalah tugas lain atau tugas-tugas yang ada hubungannya dengan tugas jabatan arsiparis yang bersangkutan dan tidak ada dalam SKP yang telah ditetapkan.
Berikut ini adalah uraian dari masing-masing tugas Arsiparis Mahir/Pelaksanan Lanjutan: A. URAIAN TUGAS POKOK UNTUK ARSIPARIS MAHIR/PELAKSANA LANJUTAN
1.
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (PAD) 1)
Melakukan pemberkasan arsip terjaga
2)
Melakukan verifikasi salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga
3)
Menata salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga
4)
Menyeleksi arsip inaktif yang akan dipindahkan
5)
Membuat daftar arsip inaktif usul pindah.
6)
Melaksanakan pemindahan arsip inaktif
7).
Memberikan layanan arsip aktif;
6
2.
PENGELOLAAN ARSIP STATIS (PAS) 1)
Menata dan menyimpan arsip pada tempat penyimpanan berdasarkan indeks lokasi;
2)
Melakukan pelayanan arsip yang disimpan dan ditata;
3)
Menyusun daftar arsip statis, terdiri atas a. Merekontruksi arsip b. Mendeskripsi arsip c. Manuver kartu deskripsi
4)
Melakukan identifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis yang meliputi : a. Memberi nomor definitif pada kartu b. Manuver fisik arsip c. Memberi label pada arsip d. Menata arsip dalam boks e. Memberi label pada boks;
5)
Menyusun inventaris arsip a. Merekontruksi arsip b. Mendeskripsi arsip c. Manuver deskrip arsip;
6)
Melakukan verifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan inventaris arsip yang meliputi: a.
Memberi nomor definitif pada kartu
b.
Manuver fisik arsip
c.
Memberi label pada arsip
d.
Menata arsip dalam boks
e.
Memberi label pada boks;
7)
Melakukan rewashing arsip film;
8)
Melakukan recleaning arsip rekaman suara;
9)
Melakukan rewashing arsip video;
10) Melakukan restorasi arsip foto; 11) Melaksanakan reproduksi/alih media arsip statis; 12) Melakukan penelusuran referensi dan arsip sesuai tema naskah sumber arsip dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;
7
13) Melakukan pemindaian dan mengolah hasil pindaian pada kegiatan penyusunan naskah sumber arsip.
3. PEMBINAAN KEARSIPAN 1. Memberikan bimbingan teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip 2. Melakukan penilaian kinerja Arsiparis Terampil/Pelaksana dan Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan. 4. PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI Untuk Arsiparis Mahir/Pelaksana tidak melaksanakan kegiatan ini.
B. URAIAN TUGAS TAMBAHAN UNTUK ARSIPARIS MAHIR/ PELAKSANA LANJUTAN
Tugas Tambahan Arsiparis adalah tugas jabatan: a. Berdasarkan penugasan oleh pimpinan unit kerja; b. Kegiatan unit kerja tetapi tidak ada dalam SKP Arsiparis yang telah ditetapkan; c. Kegiatan yang bersumber dari kreativitas, ide, gagasan, inovasi Arsiparis yang bersifat pengembangan profesi kearsipan yang bermanfaat bagi unit kerja, organisasi, atau negara.
Dengan demikian yang dimaksud dengan tugas tambahan adalah tugas lain atau tugas-tugas yang ada hubungannya dengan tugas jabatan arsiparis yang bersangkutan dan tidak ada di dalam SKP yang telah ditetapkan. Berikut ini adalah tugas tambahan yang dapat dilaksanakan oleh Arsiparis Jenjang Mahir/Pelaksana Lanjutan sebagaimana berikut: 1. Peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang kearsipan; 2. Menemukan dan melakukan pengembangan teknologi tepat guna di bidang kearsipan; 3. Menjadi anggota dalam organisasi profesi Arsiparis baik nasional maupun internasional; 4. Menjadi anggota tim penilai kinerja jabatan Arsiparis; 8
5. Memperoleh penghargaan/tanda jada kehormatan atau penghargaan lainnya. 6. Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat. 7. Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan. 8. Melakukan penyusunan dan penyiapan bahan materi penyuluhan, bintek, modul diklat kearsipan dan sosialisasi. 9. Melaksanakan
tugas
lain
yang
berkaitan
dengan
tugas
pokok
jabatannya.
SEPERTI APAKAH STANDAR KUALITAS HASIL KERJA JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS MAHIR /PELAKSANA LANJUTAN ???
Standar
Kualitas
Hasil
Kerja
(SKHK)
Jabatan
Fungsional
Arsiparis
dimaksudkan untuk menjamin mutu suatu pekerjaan kearsipan yang dilakukan oleh Arsiparis serta untuk menjamin objektivitas dan keselarasan kualitas hasil kerja Arsiparis dalam proses penilaian kinerja Arsiparis.
Adapun tujuan disusun SKHK ini adalah sebagai panduan: a. Bagi Pejabat Fungsional Arsiparis untuk menyiapkan bahan penilaian kinerja sesuai dengan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) pada unit satuan kerja; b. Bagi Pejabat Penilai Kinerja untuk mengontrol pencapaian tugas pokok Arsiparis dengan SKP dalam mendukung tugas pokok dan fungsi unit kerja, serta tujuan organisasi; c. Bagi Tim Penilai Kinerja, untuk melakukan verifikasi hasil penilaian kinerja yang dilakukan Pejabat Penilai Kinerja.
9
A. STANDAR KUALITAS HASIL KERJA JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS MAHIR/PELAKSANA LANJUTAN UNTUK ARSIP DINAMIS (PAD)
KEGIATAN PENGELOLAAN
Salah satu tugas Jenjang Jabatan Arsiparis Mahir/Pelaksanan Lanjutan di dalam melaksanakan kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) adalah melakukan pemberkasan arsip terjaga, membuat daftar berkas arsip terjaga, membuat daftar isi berkas arsip terjaga dan membuat daftar salinan autentik arsip terjaga. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya yang
meliputi arsip kependudukan,
kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis. Pada Pasal 51 ayat (1) disebutkan bahwa pimpinan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD berkewajiban untuk memberkaskan dan melaporkan arsip yang termasuk dalam kategori arsip terjaga kepada Kepala ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan, sedangkan pada ayat (2) disebutkan bahwa pimpinan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri wajib menyerahkan salinan autentik dari naskaah asli arsip terjaga kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan. Arsip yang harus diberkaskan adalah arsip strategis dan penting bagi keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa meliputi arsip kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah pemerintahan yang strategis dilaksanakan sesuai dengan tugas Contoh arsip terjaga yang harus diberkaskan antara lain: 1.
Arsip Kependudukan Meliputi: database kependudukan dan arsip tentang kewarganegaraan.
2.
Arsip Kewilayahan Contohnya :
10
Deklarasi Djuanda yang dicetuskan pada tanggal 13 Desember 1957 oleh Perdana Menteri Djuanda Kartawidjaja.
Arsip-arsip kewilayahan yang harus diberkaskan dan dikategorikan sebagai
arsip terjaga karena menyangkut kedaulatan NKRI dan
bukti penentuan wilayah NKRI, antara lain meliputi: a. Arsip tentang dasar penetapan wilayah NKRI b. Arsip tentang pengakuan dunia internasional tentang batas wilayah NKRI c. 3.
Arsip tentang batas perairan Indonesia
Arsip Kepulauan Arsip yang diberkaskan adalah arsip yang menyangkut: potensi sumber daya alam yang terkandung dalam suatu pulau, arsip mengenai luas dan besarnya kepulauan, arsip tentang jumlah pulau-pulau terluar Indonesia termasuk administrasi kependudukannya;
4.
Arsip Perbatasan Contoh: a.
Ruang lingkup wilayah/kawasan perbatasan merupakan kawasan strategis nasional dari sudut pandang pertahanan dan keamanan yang meliputi 10 kawasan (3 kawasan perbatasan darat serta 7 kawasan perbatasan laut dan pulau-pulau kecil terluar).
b.
Cakupan wilayah pada Rencana Induk Pengelolaan Wilayah Batas Negara dan Kawasan Perbatasan mengacu kepada 10 kawasan perbatasan yang ditetapkan dalam RTRWN, terdiri dari 3 kawasan perbatasan darat dan 7 kawasan perbatasan laut.
5. Batas wilayah Contoh : a.
Batas wilayah darat dengan 3 negara (Malaysia, Timor Leste, dan Papua Nugini) di Provinsi Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Papua, dan Nusa Tenggara Timur;
b.
Batas Laut Teritorial dengan 4 (empat) negara, yaitu: Malaysia, Papua Nugini, Singapura, dan Timor Leste;
11
c.
Batas Laut Yurisdiksi (ZEE dan Landas Kontinen) dengan 9 (sembilan) negara, yaitu India, Malaysia, Thailand, Vietnam, Filipina, Republik Palau, Australia, Timor Leste, dan Papua Nugini;
d.
Kawasan Perbatasan Darat (KPD) anatara RI-Malaysia di Provinsi Kalimantan Barat dan Kalimantan Timur danlain sebagainya.
6. Arsip Perjanjian Internasional Secara kronologis, pembuatan perjanjian internasional melibatkan banyak pihak yang harus bekerjasama dalam pengumpulan arsip sehingga dapat memberkas menjadi satu kesatuan berkas perjanjian internasional. 7. Arsip kontrak karya: Contoh: a. Kontrak karya bidang kelistrikan; b. Kontrak karya bidang minyak dan gas; c.
Kontrak karya bidang batubara;
d. Kontrak karya bidang panas bumi. 8. Arsip Masalah Pemerintahan yang Strategis Contoh arsip tentang: Pemilu Presiden, yang meliputi: a. Arsip tentang pendaftaran pemilih; b. Arsip tentang pendaftaran peserta Pemilu; c.
Arsip tentang penetapan peserta Pemilu;
d. Arsip tentang pencalonan; e. Arsip tentang kampanye; f.
Arsip tentang pemungutan dan penghitungan suara;
g. Arsip tentang penetapan hasil Pemilu; h. Arsip tentang penetapan calon terpilih i.
Arsip tentang pelantikan
Berikut ini adalah uraian kegiatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis yang bisa dilakukan oleh arsiparis Jenjang Jabatan Mahir/ Pelaksana Lanjutan: 1. Melakukan pemberkasan arsip terjaga. a.
Acuannya adalah: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2011 tentang Tatacara Pembuatan Daftar, Pemmberkasan dan Pelaporan serta Penyerahan Arsip Terjaga.
12
b.
Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:
K KOMPONEN Hasil Kerja Batasan
Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat Format Volume Bukti Kerja
Nilai Kualitas 100 90 75
60 50
URAIAN Daftar Arsip Terjaga Kegiatan memberkaskan arsip terjaga yang terdapat di lingkungan pencipta arsip, ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan menggunakan sistem pemberkasan tertentu sesuai dengan konteks kegiatannya dan menjadi satu berkas karena kesamaan informasi sehingga tersedianya daftar arsip terjaga untuk dilaporkan kepada ANRI. (1) Arsip terjaga sudah diberkaskan dan wajib dilaporkan 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan; (2) Daftar Arsip Terjaga wajib dilaporkan ke ANRI, baik dalam bentuk softcopy atau hardcopy; dan Daftar Arsip Terjaga meliputi: Daftar Berkas Arsip Terjaga dan/atau Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga. 10 menit/nomor , maksimal 20 nomor/hari Daftar digunakan untuk melaporkan arsip terjaga ke ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah adanya pemberkasan. (1) Sekurang-kurangnya sesuai contoh (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP; (2) Penyusunan daftar dilakukan setiap tahun. (1) Fotokopi Daftar Arsip Terjaga, baik daftar berkas arsip dan daftar isi berkas arsip terjaga yang telah diketahui/ ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah yang menugaskan; dan (2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok (maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama. Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun namun format daftar belum terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap, dan/atau bukti kerja tidak lengkap. Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu pemberkasan dilakukan tidak berdasarkan klasifikasi arsip. Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas.
13
Contoh Format: Daftar Berkas Arsip Terjaga Nama Pencipta Arsip : ………………………………….. No
(1)
Kode Klasifikasi dan Jenis Arsip Terjaga (2)
Nomor Berkas
Unit pengolah/unit kerja
Uraian Informasi Arsip
Kurun Waktu
Jumlah
Ket. Hasil Verifikasi
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Uraian Informasi Arsip
Kurun Waktu
Jumlah
Ket. Hasil Verifikasi
(6)
(7)
(8)
(9)
Contoh Format: Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga Nama Pencipta Arsip : ………………………………….. No
(1)
2.
Kode Klasifikasi dan Jenis Arsip Terjaga (2)
Nomor Item Arsip
Nomor Unit Berkas pengolah/ unit kerja
(3)
(4)
(5)
Melakukan verifikasi salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga; a. Acuannya adalah: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
18
Tahun
2011
tentang
Tatacara
Pembuatan
Daftar,
Pemberkasan dan Pelaporan serta Penyerahan Arsip Terjaga. b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya adalah sebagaimana berikut: KOMPONEN
Hasil Kerja Batasan
Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat
URAIAN
Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga Kegiatan melakukan verifikasi salinan autentik yang telah diberkaskan dan menata salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga yang akan diserahkan ke ANRI (1) Daftar Arsip Terjaga sudah dilaporkan ke ANRI, baik dalam bentuk softcopy atau hardcopy; (2) Daftar Arsip Terjaga telah diautentikasi; (3) Daftar Arsip Terjaga meliputi: daftar berkas arsip terjaga dan/atau daftar isi berkas arsip terjaga; 15 menit/nomor, maksimal 20 nomor/hari Daftar dapat dijadikan acuan untuk menyiapkan dan menyerahkan salinan 14
Format Volume
Bukti Kerja
Nilai Kualitas 100 90 75 60
50
autentikasi arsip terjaga ke ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaporan. Sekurang-kurangnya sesuai contoh (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP; (2) Penyusunan daftar dilakukan setiap tahun, paling lama 1 (satu) tahun setelah pemberkasan. (1) Fotokopi Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga dan telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan pencipta arsip ; (2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok (maksimal 4 orang) pada jenjang jabatan yang sama. Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar belum terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu masih terdapat arsip yang belum di autentikasi arsip (kolom 7 dan kolom 8) Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas
Contoh Format: Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga Nama Pencipta Arsip: ………………………. No
(1)
Kode dan Jenis Klasifikasi Arsip Terjaga (2)
Nomor Berkas
Nomor Item Arsip
Uraian Informasi Arsip
Jumlah
Jenis Autentikasi Arsip
Tanggal Pelaksanaan autentikasi
Ket .
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
15
3.
Menyeleksi dan membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip; b. Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis adalah sebagaimana berikut:
KOMPONEN Hasil Kerja Batasan
Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat Format Volume
Bukti kerja
Nilai Kualitas 100 90 75 60
50
URAIAN Daftar Arsip inaktif yang dipindahkan Kegiatan menyeleksi arsip inaktif, memeriksa fisik berkas arsip inaktif dan membuat daftar arsip inaktif yang akan disusutkan berbadasarkan JRA dan/atau nilai guna arsip untuk dipindahkan dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I 1. Arsip inaktif yang akan dipindahkan sudah memberkas sesuai klasifikasi arsip dan tertata/tersimpan dalam boks arsip 2. Arsip inaktif yag akan dipindahkan ke unit kearsipan sudah memenuhi retensi arsip untuk dipindahkan 15 menit/nomor, maksimal 20 nomor/hari Daftar digunakan sebagai bukti pendukung pemindahan arsip inaktif Sekurang-kurangnya sesuai contoh 1. Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP 2. Penyeleksian dilakukan minimal setiap semester oleh unit pengolah/unit kerja dan/atau unit kearsipan II 1. Fotokopi Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja dan kepala unit kearsipan II 2. Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit pengolah/unit kerja, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 4 orang) pada jenjang jabatan yang sama Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar belum terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap. Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, dalam daftar masih terdapat nomor arsip/berkas tanpa disertai keterangan nomor boks Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas
16
Contoh format : Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan Nama Unit Pengolah/Unit Kerja: Uraian Kode Nomor Kurun Tingkat Informasi Jumlah Klasifikasi Arsip/Berkas Waktu Perkembangan Arsip (2) (3) (4) (5) (6) (7)
No (1)
3.
Ket. Nomor Boks (8)
Melaksanakan pemindahan arsip inaktif a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip; b. Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis adalah sebagaimana berikut:
KOMPONEN
URAIAN
Hasil Kerja Batasan
Laporan dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif Kegiatan melaksanakan dan melaporkan pemindahan arsip inaktif disertai bukti kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan, atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I. 1. Pemindahan arsip inaktif sudah dilakukan dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I 2. Arsip inaktif yang dipindahkan ke unit kearsipan sudah didukung oleh daftar arsip inaktif yang dipindahkan . 3. Ada bukti pelimpahan tanggungjawab dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman termasuk daftar Laporan dan Berita Acara digunakan sebagai bukti melakukan penyusutan arsip Sekurang-kurangnya sesuai contoh. 1. Laporan dalam setahun sesuai SKP; 2. Pemindahan dilakukan minimal setiap semester oleh unit pengolah/unit kerja dan/atau unit kearsipan II 1. Laporan pemindahan arsip inaktif telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja/ kepala unit kearsipan II; 2. Fotokopi berita acara pemindahan arsip inaktif 3. Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit pengolah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 4 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat Format Volume
Bukti kerja
Nilai Kualitas 100 90 75
Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tanpa ada 17
60 50
persetujuan dari pimpinan unit pengolah/unit kerja atau unit kearsipan II Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar yaitu tanpa disertai adanya Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif. Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas
Contoh format : Laporan Pemindahan Arsip Inaktif LAPORAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF A.
B.
C.
D. E.
PENDAHULUAN 1. Latar Belakang 2. Dasar Pelaksanaan 3. Maksud dan Tujuan 4. Ruang Lingkup PELAKSANAAN 1. Waktu dan Tempat 2. Pelaksana 3. Metode HASIL PELAKSANAAN 1. Jenis Arsip Yang Dipindahkan 2. Jumlah Arsip Yang dipindahkan HAMBATAN DAN PEMECAHAN MASALAH PENUTUP Lampiran : Foto kopi Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Contoh format : Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Pada hari ... tanggal ... bertempat di ..., kami yang bertanda tangan di bawah Ini, Nama : .............................................. Jabatan : .............................................. Selaku Pihak Pertama/Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja/Unit Kearsipan II. Nama : .............................................. Jabatan : .............................................. Selaku Pihak Pertama/Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja/Unit Kearsipan I. Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan ... sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut daftar arsip inaktif yang dipindahkan terlampir. Pihak Pertama,
Pihak Kedua,
(nama jelas)
(nama jelas) 18
4.
Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2019 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis; b. Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis adalah sebagaimana berikut:
KOMPONEN
URAIAN
Hasil Kerja Batasan
Laporan Pelayanan Arsip Dinamis Kegiatan memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis dan arsip vital dalam segala bentuk media , dengan cara menyediakan fisik arsip/bahan kearsipan kepada pengguna secara cepat dan tepat, baik itu yang dilakukan di unit pengolah/unit kerja, unit kearsipan, ataupun PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen) 1. Pelayanan arsip dinamis sesuai klasifikasi keamanan dan akses arsip; 2. Optimalisasi pelayanan penggunaan arsip dinamis sampai dengan proses pengembalian dan penyimpanan arsip dinamis; dan 3. Pelayanan arsip dinamis dilakukan di unit pengolah/unit kerja untuk layanan arsip aktif, unit kearsipan untuk layanan arsip inaktif, dan di PPID untuk informasi publik. 10 menit/nomor di unit pengolah/unit kerja, 15 menit/nomor di unit kearsipan, 30 menit/nomor di PPID. Laporan dapat digunakan untuk mengetahui frekuensi penggunaan arsip dinamis dan referensi untuk penentuan masa simpan arsip dinamis Sekurang-kurangnya sesuai contoh: 1. Di Unit pengolah/unit kerja; 2. Di Unit Kearsipan; atau 3. Di Unit PPID Jumlah daftar/nomr dalam setahun sesuai SKP dan tiap layanan dicatat dalam formulir/buku pelayanan arsip dinamis, laporan minimal setiap bulan 1. Fotokopi formulir/buku layanan penggunaan arsip dinamis terhadap pengguna ; 2. Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit kerja yang menugaskan, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan (di unit pengolah), atau kelompok maksimal 2 orang (di unit kearsipan dan PPID) pada jenjang jabatan yang sama
Ketentuan Teknis
Norma Waktu
Manfaat Format
Volume
Bukti kerja
Nilai Kualitas 100 90 75
60
Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format formulir/buku belum terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap, dan/atau bukti kerja tidak lengkap Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu (1) di unit pengolah/unit kerja, formulir tidak mencantumkan tanggal peminjamam maupun tanggal pengembalian arsip yang dipinjam; 19
(2) di unit kearsipan, formulir tidak mencantumkan nama dan unit kerja peminjam arsip; dan (3) di PPID, jenis arsip yang diberikan termasuk kategori arsip yang dikecualikan Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas.
50
Contoh format : Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di Unit Pengolah/Unit Kerja Nama Unit Pengolah/Unit Kerja : ... No
Jenis Arsip Yang Dipinjam
(1)
(2)
Nomor Berkas/Nomor Isi Berkas (3)
Nama Pengguna
Tanggal Tanggal Peminjaman Pengembalian
(4)
(5)
Ket.
(6)
(7)
Contoh format : Formulir/Buku Layanan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan
No (1)
Jenis Arsip Yang Dipinjam (2)
Nomor Nama dan Unit Berkas/ Kerja Peminjam/ Nomor Isi Pengguna Berkas (3) (4)
Maksud dan Keperluan
Tanggal Tanggal Pengem Peminjaman balian
(5)
(6)
Ket. (7)
Contoh format : Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
No
Jenis Arsip Yang Dipinjam
Nomor Berkas/Nomor Isi Berkas
Nama dan Alamat Pengguna
Maksud dan Keperluan
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Klasifikasi Informasi Tanggal Tanggal (terbuka, Peminjaman Pengembalian tertutup, dikecualikan (6) (7) (8)
20
B. STANDAR KUALITAS HASIL KERJA JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS MAHIR/ PELAKSANA LANJUTAN UNTUK KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS (PAS)
1.
Melakukan Penataan dan penyimpanan arsip statis a. Acuannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis. b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:
KOMPONEN
URAIAN
Hasil Kerja Batasan
Laporan menata & menyimpan fisik arsip berdasarkan indeks lokasi Kegiatan menata dan menyimpan arsip statis dengan cara mengatur fisik arsip melalui identifikasi fisik arsip dengan mencocokan fisik arsip dengan daftar arsip statis, baik itu di ruang transit atau depo arsip. 1) Hasil dari kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip yang telah diverifikasi, baik secara langsung ataupun tidak langsung; 2) Arsip statis diserahkan kepada lembaga kearsipan; dan 3) Daftar menjadi lampiran dalam proses penyerahan arsip statis. 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman termasuk daftar ).
Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat Format Volume Bukti kerja
Laporan dan daftar digunakan untuk merancang denah lokasi simpan arsip statis; Sekurang-kurangnya sesuai contoh. 1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP; 2) Laporan minimal setiap semester. 1) Laporan menata dan menyimpan daftar telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja yang bertanggungjawab dalam menyimpan dan memelihara arsip statis di lembaga kearsipan; 2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas 100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi 90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. 75 Hasil kerja laporan memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum lengkap,hasil kerja laporan menata dan menyimpan fisik arsip tidak disertai daftar arsip statis 60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu materi laporan tidak sesuai dengan kegiatan penataan dan penyimpanan arsip statis. 50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas.
21
Contoh Format : Laporan menata dan menyimpan fisik arsip statis LAPORAN MENATA DAN MENYIMPAN FISIK ARSIP STATIS A.
Pendahuluan 1. Latar Belakang 2. Dasar Pelaksanaan 3. Maksud dan Tujuan 4. Ruang Lingkup Pelaksanaan 1. Waktu dan Tempat 2. Pelaksana 3. Metode/Teknik Identifikasi Hasil Pelaksanaan Hambatan Dan Pemecahan Masalah Penutup Lampiran : Daftar Arsip Statis
B.
C. D. E.
Contoh Format : Daftar Arsip Statis Nama Pencipta Arsip : … No
Jenis / Seri Arsip
Tingkat Perkembangan
(1)
(2)
(3)
Kurun Waktu
Jumlah
(4)
(5)
Keterangan Indeks Lokasi (6)
2. Menyusun daftar arsip statis atau inventaris arsip a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis; b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut: KOMPONEN
URAIAN
Hasil Kerja Batasan
Deskripsi arsip statis (1) Kegiatan awal untuk mengolah data informasi arsip statis sebagai akses arsip statis melalui penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (inventaris, guide, dan daftar arsip statis) dalam bentuk deskripsi arsip; (2) Kegiatan pengontrolan terhadap penataan dan penyimpanan arsip statis 22
mulai sejak identifikasi, merekonstruksi dan menyusun skema arsip, deskripsi, manuver, dan menyusun daftar arsip statis sehingga arsip statis di ruang depot tetap terkelola dengan baik dan mudah ditemukan secara cepat dan tepat. Ketentuan (1) Pengolahan arsip statis yang terdapat di lembaga kearsipan; Teknis (2) Pengolahan arsip statis diawali dengan identifikasi, deskripsi, manuver sesuai skema arsip hingga tersusunnya daftar arsip statis. Norma Waktu 10 menit/deskripsi arsip kertas dan/atau arsip foto beridentitas, 20 menit/deskripsi arsip foto tanpa identitas dan/atau arsip peta, 60 menit/deskripsi arsip film dan/atau arsipvideo, 30 menit/deskripsi arsip kaset, Manfaat Deskripsi digunakan untuk materi penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis dalam bentuk Daftar Arsip, Inventaris Arsip dan Guide Arsip Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP ; (2) Satu daftar untuk satu pencipta arsip; Bukti kerja (1) Fotokopi daftar arsip statis; (2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan Nilai Kualitas 100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi 90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi 75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format deskripsi kurang lengkap 60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu deskripsi tanpa ada uraian informasi 50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas
Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Tekstual Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...
No
Nomor Arsip
Uraian Informasi Arsip
(1)
(2)
(3)
Tingkat Perkemban gan (4)
Kurun Waktu
Jumlah
(5)
(6)
Keterangan Nomor Boks (7)
23
Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Foto Beridentitas Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ... Nomor Koleksi (2)
No (1)
Tempat
Tanggal
(3)
(4)
Nomor Positif (5)
Nomor Negatif (6)
Uraian Informasi (7)
Keterangan (8)
Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Foto Tanpa Identitas Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ... No
Nomor Koleksi
(1)
(2)
Nama Peristiwa (3)
Pelaku Foto (4)
Uraian Informasi (5)
Tempat
Waktu
Keterangan
(6)
(7)
(8)
Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Film/Video Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...
No
Judul Film/ Video
Nomor Film/ Video
(1)
(2)
(3)
Nomor Reel / Type Copy / Ukuran (4)
Masa Putar / Warna
Produksi dan Tahun
(5)
(6)
Copy Sutradara Bahasa Sinopsis Right dan Pemain (7)
(8)
(9)
(10)
Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Kaset Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...
No
Nama Pengkisah
Pewawancara
(1)
(2)
(3)
Tempat & Tanggal Wawancara (4)
Jumlah Kaset
Ringkasan Transkrip
Indeks
Keterangan
(5)
(6)
(7)
(8)
24
Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Peta Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...
No
Judul
Lokasi Wilayah
Jenis
Skala / Ukuran
Warna Bahan
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
Penerbit / Edisi Tahun (7)
Keterangan (8)
3. Melakukan identifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis atau inventaris arsip a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis; b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut: KOMPONEN
URAIAN
Hasil Kerja Batasan
Laporan identifikasi fisik arsip Kegiatan awal untuk menata dan menyimpan arsip statis dengan cara mengatur fisik arsip melalui identifikasi fisik arsip dengan mencocokan fisik arsip dengan daftar arsip statis, baik itu diruang transit dan depo arsip 1) Hasil dari kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip yang telah diverifikasi , baik secara langsung ataupun tidak langsung; 2) Arsip statis yang diterima dari pencipta arsip atau yang diserahkan ke lembaga Kearsipan 5 hari kerja/laporan identifikasi (minimal 8 halaman termasuk daftar) Laporan identifikasi digunakan untuk mengontrol kegiatan penataan dan penyimpanan hasil akuisisi arsip statis. Sekurang-kurangnya sesuai contoh Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP. 1) Laporan telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja yang bertanggungjawab dalam menyimpan dan memelihara arsip statis di lembaga kearsipan; 2) Fotokopi Daftar Arsip Statis; 3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 3 orang) pada jenjang jabatan yang sama
Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat Format Volume Bukti kerja
Nilai Kualitas 100 90 75
Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkannoleh unit kerja ataupun organisasi Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan olehnunit kerja ataupun organisasi Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum 25
disertai dengan daftar arsip statis. Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu materi laporan tidak menjelaskan hasil pelaksanaan identifikasi Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas.
60 50
Contoh Format : Laporan identifikasi fisik arsip statis LAPORAN IDENTIFIKASI FISIK ARSIP STATIS A.
B.
C.
Pendahuluan 1. Latar Belakang 2. Dasar Pelaksanaan 3. Maksud dan Tujuan 4. Ruang Lingkup Pelaksanaan 1. Waktu dan Tempat 2. Pelaksana 3. Metode Hasil Pelaksanaan 1. Tahapan Kegiatan 2. Hasil Kegiatan Penutup Lampiran : Daftar Arsip Statis
Contoh Format : Daftar Arsip Statis Nama Pencipta Arsip : … No
Jenis / Seri Arsip
(1)
(2)
Tingkat Perkembangan (3)
Kurun Waktu (4)
Jumlah (5)
Keterangan Indeks Lokasi (6)
26
4.
Melakukan preservasi arsip (restorasi arsip non kertas seperti:
arsip foto,
rewashing arsip film, recleaning arsip rekaman suara) untuk restorasi arsip non kertas a.
Acuannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.
b.
Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:
KOMPONEN
URAIAN
Daftar Arsip Statis yang di Preservasi Kegiatan mengidentifikasi dan memeriksa fisik arsip dalam segala bentuk jenis media yang terindikasi dan mengalami kerusakan baik dalam keadaan normal ataupun karena darurat bencana untuk dilakukan perbaikan/perawatan (restorasi) melalui penyusunan daftar verifikasi arsipstatis yang akan dan telah di preservasi. Ketentuan Teknis (1) Preservasi dilakukan sebagai upaya tindakan preventif dan kuratif terhadap semua bentuk media arsip statis; (2) Restorasi dilakukan sesuai dengan jenis media simpannya, yaitu arsip tekstual/konvensional dengan cara deasidifikasi (laminasi/ enkapsulasi/ leafcasting, arsip film dengan cara rewashing, arsip video dengan cara recleaning, arsip kaset dengan cara rewinding; (3) Pascapreservasi dilakukan penilaian (quality control) dan semua arsip dikembalikan ketempat penyimpanan semula; (4) Quality control dibuktikan dengan adanya berita acara preservasi arsip statis; dan (5) Daftar dikelompokkan sesuai media simpan Norma Waktu 15 menit/nomor , maksimal 20 nomor/hari Daftar digunakan untuk tindakan quality control terhadap khazanah arsip Manfaat yang akan dan telah di preservasi. Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh. Volume (1) Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP; (2) Penyusunan daftar dilakukan minimal dalam setahun dalam keadaan normal atau setiap saat dalam keadaan darurat. Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip yang telah direstorasi dan telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan; (2) Fotokopi Berita Acara Preservasi Arsip; dan (3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok, (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama. Nilai Kualitas 100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. 90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. 75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar belum terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap tidak menjelaskan tindakan preservasi (kolom 8) atau bukti kerja tidak Hasil Kerja Batasan
27
60 50
lengkap. Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu kegiatan preservasi tanpa disertai berita acara. Hasil kerja semuanya tidak memenuhi persyaratan.
Contoh Format: Berita Acara Preservasi Arsip Statis
BERITA ACARA PRESERVASI ARSIP STATIS Pada hari …….. tanggal…… bertempat di ………………………….., kami yang bertandatangan dibawah ini, Nama : ………………………… Jabatan : ………………………... Selaku Pihak Pertama/ Pelaksana kegiatan preservasi Nama : ………………………… Jabatan : ……………………….. Selaku Pihak Kedua/ Pimpinan Unit Kerja yang menyimpan arsip statis Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melalukan preservasi arsip statis dengan tindakan …………..di lingkungan …………… sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut daftar arsip statis yang dipreservasi terlampir. Pihak Pertama,
Pihak Kedua,
(Nama)
(Nama)
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang di Preservasi No
Nomor Berkas
(1)
(2)
Nomor Item Arsip (3)
Uraian Tanggal Jumlah Jenis Informasi Arsip Arsip (4) (5) (6) (7)
Tindakan Preservasi
Ket. Lokasi Simpan
(8)
(9)
28
5.
Melakukan reproduksi/alih media arsip statis a. Acuannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis. b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:
KOMPONEN
URAIAN
Hasil Kerja Batasan
Daftar Arsip Statis yang di reproduksi/alihmedia Kegiatan mengidentifikasi arsip yang akan dan telah dilakukan alihmedia (reproduksi) dari media yang satu ke bentuk media yang lainkedalam suatu daftar arsip. (1) Alihmedia yang dilakukan semata-mata untuk membantu kecepatan dan kemudahan akses; (2) Alihmedia menggunakan sarana resmi milik lembaga kearsipan; (3) Alihmedia dilakukan terhadap arsip kertas ke microfilm/microfische/CD, alihmedia dari arsip film/video/foto ke CD/DVD, konversi media kertas ke format elektronik, serta pemindaian (scanning); dan (4) Arsip yang telah dialihmedia wajib diautentikasi sebagai bukti telah dilakukanquality control terhadap pekerjaan dalam bentuk berita acara. 20 menit/nomor , maksimal 10 nomor/hari Daftar digunakan dalam pengelolaan arsip sesuai bentuk medianya. Sekurang-kurangnya sesuai contoh Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP dan penyusunan daftar dilakukan minimal dalam setahun (1) Fotokopi Daftar Arsip Statis yang dialihmedia dan telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan; (2) Fotokopi berita acara arsip statis yang telah dialihmediakan; dan (3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat Format Volume Bukti kerja
Nilai Kualitas 100 90 75 60 50
Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar masih ada yang tidak menjelaskan metode tindakan (kolom 8) Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu daftar tanpa disertai berita acara alih media arsip statis. Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas
29
Contoh Format : Berita Acara Alih Media Arsip Statis BERITA ACARA ALIH MEDIA ARSIP STATIS Pada hari … tanggal … bertempat di …, kami yang bertandatangan dibawah ini, Nama : … Jabatan : … Selaku Pihak Pertama/Ketua Tim Alih Media Arsip Statis Nama : … Jabatan : … Selaku Pihak Kedua/Pimpinan Unit Depo Arsip Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melakukan alih media arsip statis di depo lembaga kearsipan … sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut daftar arsip statis yang dialihmediakan terlampir.
Pihak Pertama,
Pihak Kedua,
(Nama)
(Nama)
Contoh Format : Daftar Arsip Statis yang di Reproduksi/Alih media
No
Nomor Arsip
Kode Klasifikasi Arsip
Uraian Informasi Arsip
Tanggal Jumlah
Jenis Media
Metode Tindakan
Ket. Lokasi Simpan
30
6. Melakukan penelusuran referensi dan arsip sesuai tema naskah sumber arsip dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip, Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut: KOMPONEN
URAIAN
Hasil Kerja
1. Laporan Penelusuran Referensi dan Arsip; atau 2. Mencetak/memindai Materi Naskah Sumber Arsip; Kegiatan melakukan penelusuran referensi dan arsip dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip dengan cara melakukan monitoring, identifikasi dan melakukan pemindaian arsip untuk penyusunan naskah sumber arsip (1) Naskah sumber berasal dari khazanah arsip lembaga kearsipan; (2) Penelusuran arsip sesuai dengan topik yang telah ditentukan; (3) Pemindaian dilakukan sesuai kebutuhan penyusunan naskah sumber arsip 10 hari kerja/laporan (minimal 13 halaman berikut daftar referensi/arsip) 10 menit/nomor untuk pemindaian (maksimal 30 nomor/hari). Hasil penelusuran referensi dan arsip atau pemindaian arsip digunakan untuk menyusun naskah sumber arsip Sekurang-kurangnya sesuai contoh (1) Jumlah laporan dan hasil pemindaian dalam setahun sesuai SKP; (2) Penyusunan laporan dan pemindaian dilakukan setelah ada kegiatan Penelusuran. (1) Laporan dan daftar arsip hasil penelusuran referensi dan arsip yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan; atau Daftar arsip yang dicetak untuk materi naskah sumber arsip, yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan; (2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 3 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Batasan
Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat Format Volume
Bukti kerja
Nilai Kualitas 100 90 75
60
50
Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan tanpa disertai daftar hasil penelusuran arsip atau mencetak/memindai arsip tanpa disertai daftar arsip yang dicetak/dipindai Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu laporan tidak menjelaskan analisis materi arsip yang dijadikan naskah sumber arsip atau daftar arsip yang akan dicetak/pindai belum dilengkapi sumber arsip. Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas
31
Contoh Format : Daftar Hasil Penelusuran Naskah Sumber Arsip No
Nomor Arsip
(1)
(2)
Konteks Informasi (3)
Uraian Informasi Arsip (4)
Tanggal
Jumlah
(5)
(6)
Asal Sumber Arsip (7)
Contoh Format : Daftar Arsip yang di cetak untuk materi Naskah Sumber Arsip No
Nomor Arsip
(1)
(2)
Kode Klasifikasi Arsip (3)
Uraian Informasi Arsip (4)
Tanggal
Jumlah
(5)
(5)
Asal Sumber Arsip (6)
Contoh Format : Laporan Penelusuran Referensi dan Arsip Dalam Rangka Penyusunan Naskah Sumber Arsip LAPORAN PENELUSURAN REFERENSI DAN ARSIP DALAM RANGKA PENYUSUNAN NASKAH SUMBER ARSIP A. Pendahuluan 1. Latar Belakang 2. Dasar Pelaksanaan 3. Maksud dan Tujuan 4. Ruang Lingkup B. Pelaksanaan 1. Waktu dan Tempat 2. Pelaksana 3. Metode C. Hasil Pelaksanaan 1. Analisis materi arsip 2. Hasil Penelusuran D. Hambatan dan Pemecahan Masalah E. Penutup Lampiran : Daftar Hasil Penelusuran Naskah Sumber
32
C. STANDAR KUALITAS HASIL KERJA JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS MAHIR/ PELAKSANA LANJUTAN UNTUK KEGIATAN PEMBINAAN KEARSIPAN
1.
Memberikan bimbingan teknis Pengelolaan Arsip, Standar Kualitas Hasil Kerjanya adalah sebagaimana berikut:
KOMPONEN Hasil Kerja Batasan Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat Format Volume Bukti kerja
Nilai Kualitas 100 90 75 60
50
URAIAN Laporan Bimbingan Teknis Kearsipan Kegiatan memberikan bimbingan teknis kearsipan dalam setiap pekerjaan pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis (1) Bimtek terkait dengan pekerjaan teknis pengelolaan arsip dinamis atau pengelolaan arsip statis; (2) Bimtek ditujukan kepada arsiparis dan tenaga pengelola arsip; (3) Materi bimtek disampaikan dalam bentuk tutor 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman) Meningkatnya kemampuan teknis arsiparis/pengelola arsip dalam melakukan pekerjaan kearsipan. Sekurang-kurang sesuai contoh (1) Jumlah laporan dan bobot jam dalam setahun sesuai SKP; (2) Bimtek kearsipan dilakukan minimal setiap tahun untuk lokasi yang sama. (1) Laporan kegiatan bimtek; (2) Lampiran jadwal telah diverifikasi/ditandatangani oleh pimpinan/pengawas kegiatan; dan (3) Fotokopi surat perintah kegiatan dilaksanakan secara perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.untuk setiap kali bimtek.; Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. asil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum didukung jadwal yang telah diverifikasi penyelenggara dan/atau materi bimtek Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu dalam format laporan tidak ada penjelasan sebelum dan setelah hasil pelaksanaan Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas
33
Contoh Format : Laporan Bimbingan Teknis Kearsipan
LAPORAN BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN
A. Pendahuluan 1. Latar Belakang 2. Dasar Pelaksanaan 3. Maksud dan Tujuan 4. Ruang Lingkup B. Pelaksanaan 1. Waktu dan Tempat 2. Pelaksana dan Peserta 3. Materi dan Bobot Jam 4. Metode C. Hasil Pelaksanaan 1. Kondisi Sebelum 2. Kondisi Setelah D. Rekomendasi E. Penutup Lampiran : Jadwal Bimtek dan Materi Bimtek
2. Melakukan penilaian kinerja arsiparis Tearmpil/Pelaksanan dan Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan a. Acuannya:
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis;
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017 tentang Pedoman Penilaiian Prestasi Kerja JFA;
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja JFA.
34
b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut: KOMPONEN Hasil Kerja Batasan
Ketentuan Teknis
Norma Waktu Manfaat Format Volume Bukti kerja Nilai Kualitas 100 90
75
60
50
URAIAN Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi Kegiatan duduk dalam anggota Tim Penilai Kinerja dengan cara menilai prestasi kerja arsiparis terhadap arsiparis yang berada dibawah jenjang jabatannya, sesuai standar kompetensi dan standar kualitas hasil kerja arsiparis di lingkungan tingkat instansi. (1) Menguasai teknis dan lingkup kegiatan kearsipan; (2) Minimal mempunyai jenjang jabatan yang sederajat atau sama dengan arsiparis yang dinilai; (3) Memiliki kemampuan dan pengalaman dalam melakukan kegiatan kearsipan 60 menit/penilaian Arsiparis, maksimal 2 orang Arsiparis/hari Hasil verifikasi dapat dimanfaatkan untuk Penilaian Angka Kredik (PAK) prestasi kinerja Arsiparis Sekurang-kurangnya sesuai contoh Laporan dilaksanakan pada awal tahun sesuai SKP. (1) Fotokopi formulir verifikasi kualitas hasil kerja arsiparis; (2) Fotokopi SK. Tim, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum terpenuhi masih ada kekurang lengkapan pada identitas Arsiparis yang dinilai Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu format formulir verifikasi tidak mencantumkan alasan hasil nilai yang telah diverifikasi dan/atau belum ada total angka kredit komulatif (AKK) Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas
35
Contoh Format : Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi Nama Penilai NIP Nama Arsiparis yang di verifikasi NIP Unit Kerja / Instansi 1. Jumlah Rincian dalam SKP a. Tugas Pokok 1. … 2. … b. Tugas Tambahan 1. … 2. … Nilai Alasan 1. … … (sesuai kategori nilai) … 2. … … (sesuai kategori nilai) … 3. … … (sesuai kategori nilai) … 1. Sasaran Kerja Pegawai (SKP) 2. Nilai Perilaku Kerja 3. Nilai Prestasi Kerja REKOMENDASI
2. Hasil verifikasi dan Nilai a. Tugas Pokok 1. … 2. … b. Tugas Tambahan 1. … 2. … Catatan
… x 60% = … … x 40% = … + … (Predikat)
Penilai / Verifikator …...........................
36
PENUTUP
Buku Saku ini disusun dengan harapan dapat
membantu
Arsiparis Mahir/
Pelaksana Lanjutan di dalam melaksanakan tugas jabatannya sesuai dengan kompetensi yang disandangnya dan dapat dijadikan acuan dalam mempersiapkan bukti-bukti dari setiap kegiatan yang sesuai dengan Standar Kualitas Hasil Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis sehingga hasil kerja dapat dimanfaatkan oleh Arsiparis yang
bersangkutan sebagai bukti kerja untuk kegiatan penilaian prestasi kerja
Jabatan Fungsional Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan dan dapat digunakan oleh unit kerjanya bahkan organisasinya sebagai bukti pertanggungjawaban dari setiap kegiatan.
37
