III. Software Finger Print JM 250 U Hard Ware [PDF]

Citation preview

DAFTAR ISI CHAPTER 1.



1 ....................................................................................................1



Install and uninstall program .......................................................................1 1.1 Install Program ..........................................................................................1 1.2 Uninstall software .....................................................................................5 1.3 Work flow of the software ..........................................................................6



CHAPTER



2 ......................................................................................................7



2. Management Program ......................................................................................7 2.1 Exchange Data between Device and Program ............................................7



2.1.1 Device Management .................................................................7 2.1.2 Upload and download data ....................................................10 2.1.3 Real Time Monitor ......................................................................20 2.1.4 U flash disk management ............................................................21 2.1.5 Short management ......................................................................28 2.2 Maintained/Setting ..................................................................................32 2.2.1Department Management .............................................................33



2.2.2.............................................................................................E mployee Maintain ................................................................................34



2.2.3.............................................................................................Ad ministrator Setting ................................................................................49



2.2.4Time Period Maintenance .......................................................56 2.2.5Shift Management ...................................................................63 2.2.6Assign Staff Shift ......................................................................65 2.2.7Holidays maintenances ...........................................................74 2.2.8Leave setting ...........................................................................77 2.2.9Attendance Rule ......................................................................81 2.2.10 Database Option ...................................................................86 2.2.11 System Option ........................................................................ 91 I



2.3 Handle Attendance ................................................................................95



2.3.1 Employee Leaving on Business / Asking for Leave ..................95 2.3.2 Handle Staff’s Forgetting to Clock In/Out .................................103 2.3.3 Coming late /leaving early collectively .....................................106 2.4 Search/ Print ..........................................................................................107



2.4.1Attendance Record ...................................................................107 2.4.2Attendance exception searching and record list ........................114 2.4.3System operation logs ..............................................................132 2.5 Data Management .................................................................................133 2.5.1 Initial System ...........................................................................133 2.5.2



Clear obsolete data .................................................................133



2.5.3 Back up database .....................................................................135 2.5.4 Import Attendance Data ...........................................................136 2.5.5 Export attendance data .............................................................137 CHAPTER



3 .................................................................................................139



Appendices ..........................................................................................................139 3.1 Determine beginning date to export data ...............................................139 3.1Determin date .........................................................................................139 3.2 Select Employee ....................................................................................141 3.4 Select Department ................................................................................142 3.5 Data table tool bar ................................................................................142 3.6Export data .............................................................................................144 3.7 Advance Export .....................................................................................145



II



CHAPTER 1 1. Install and uninstall Program 1.1 Install Program



Jika akan menginstal software ini sebaiknya tutup semua aplikasi yang sedang berjalan, karena dapat menimbulkan masalah. Masukkan CD installer kedalam CD ROM, kemudian klik dua kali pada icon setup untuk menginstal programnya, kemudian ikuti petunjuk selanjutnya seperti dibawah ini :



1



Pilih bahasa yang akan digunakan, lalu klik “Next, kemudian ikuti petunjuk selanjutnya.



Klik tombol (Next) ，dan didisplay diwindows akan menunjukkan tampilan sebagai berikut :



2



Klik tombol (I Agree). Lalu Enter untuk melanjutkan proses instalasi



Pilih lokasi yang akan disave kemudian klik Next.



3



Setelah dipilih tekan tombol (Next) dan ikuti petunjuk yang ada dibawah ini：



.Klik (Next),



4



Klik tombol (Install) dan program file akan terkopi kedalam Hard disk, setelah selesai proses instalasi tekan tombol finish.



Tombol/shortcut akan muncul di desktop layar monitor, dua kali untuk membukanya.



klik



1.2 Uninstall software Jika anda tidak menginginkan lagi software yang telah diinstal tersebut dapat dihapus kembali dari computer anda, dengan cara sebagai berikut ini :



Start – Control Panel – Add/Cancel, lalu pilih Time and attendance management system standart version dan klik on (cancel). Kemudian delate file folder Att 2008.



5



1.3 Work flow of the software 1.



Downloads user's fingerprint atau card dimana sebelumnya telah didaftarkan pada unit mesin fingerprint.



2.



Upload nama-nama staffer dan yang lainnya dari software yang telah diisi atau modifikasi keunit mesin. (Connection Device – Upload personnel information to Device)



3.



Masukkan nama-nama karyawan dedalam kelompok yang telah dibagi/ditentukan (enter Department management)



4.



Atur jadwal shift dan jangka waktu yang diinginkan (enter Shift Schedule and Time Period maintenance)



5.



Atur jadwal shift yang ada (enter Shift schedule management)



6.



Tentukan jadwal staff (enter Employee Schedule)



7.



Download data kehadiran dari mesin ke software (connection Device – download record data from Device)



8.



Periksa form laporan kehadiran karyawan (enter Time Attendance report form)



6



CHAPTER



2



2. Management Program 2.1 Exchange Data between Device and Program. 2.1.1 Device Management Jika ingin mendownload data dari unit mesin kecomputer yakinkan bahwa antara mesin dan computer telah terkoneksi dengan baik . Device Maintainance klik(Device Maintenance) pada menu utama, atau klik kanan pada mause di (Device Maintained) disini kita dapat merubah, menambah atau mengedit serta membatalkan program yang telah dibuat.



7



Disini tersedia dua system koneksi yang dapat dipergunakan, yaitu dengan menggunakan RS 232 atauRS 485 Add：untuk pengguna baru kita dapat membuat nama koneksi yang baru, isi lalu save. Nama yang telah disi akan muncul pada sisi kiri atas kolom yang telah ada. Device name: nama yang telah ada akan muncul apabila mesin telah terkoneksi dengan computer. Communication way: dimana communication way dipakai antara mesin dan computer. Baud rate: didifinisikan sama dengan mesin yang digunakan disini. IP address: perlengkapan IP address Communication password: jika ada kata sandi yang dipergunakan atau untuk memasukkan kata sandi.



8



Serial number: Nomor seri mesin. Port ： Digunakan pada computer. The RS232/RS485 adalah com port, standar yang digunakan pada system ini. Deletion: jika tidak dipergunakan lagi , klik sekali pada Device yang dipilih lalu klik cancel untuk menghapusnya dari system . Save: jika selesai memilih, merubah device yang dipilih klik save untuk menyimpan data yang telah dimodifikasi agar tidak hilang.



@



Note: Beberapa mesin tidak mendukung system ini.



And that serial number: jika menggunakan RS232 masukkan secara acak nomor antara 1 – 100, 133 – 255 pada kotak kosong yang disediakan. Connection Device: Device ini sudah ada disistem dan akan muncul pada " My Device list”, klik sekali untuk memilih lalu klik tombol (connect Device).



9



Pada saat system terhubung dengan Device, the prompt＂connecting, please wait ＂ akan muncul pada sisi kanan dikolom status, dan menandakan sukses atau tidaknya koneksi. Disconnect Ketika system dan Device terus mengupload dan download data, Device pada status "work" maka itu dimungkinkan untuk membuka aplikasi lainnya. setelah uploading and downloading data, disconnect Device, dan click (Disconnect) untuk disconnect the Device communication.



2.1.2 Upload and download data Pertukaran data antara windows dan management software and Device. Dengan menu ini, download record data dan user's informasi ke software dari Device, juga dapat upload informasi pengguna dimana telah disave pada software didevice . Download recorded data from Device ： Download semua records yang sudah mempunyai verifikasi dari mesin; Download staff information from Device：Download staff informasi, staff’s fingerprint dapat didownload pada saat bersamaan. Upload staff’s information to Device; upload staff’s informasi dan fingerprint bersamaan pada waktu yang sama. Device management ： Eksaminasi informasi dan modifikasi dari Device option software.



10



Download data record from Device: Memungkinkan untuk download data dari Device kecuali system dan Device pada kondisi terhubung. Langsung klik pada "related Device operation" pada main interface disisi kanan untuk download data record dari Device atau masuk ke management menu, pilih downloading data recording dari Device. system ini akan menadakan "is working ", silakan tunggu untuk



sesaat, setelah data download lengkap pesan akan muncul pada sisi kanan table, bahwa download telah selesai dan sukses dan data download telah tersimpan disistem, jika data telalu besar ukuranyan, maka diperlukan waktu yang agak lama menunggu. Setelah download selesai system belum dapat secara otomatis menghapus data karena masih tersimpan dalam mesin. Pada opsi ini Option  Maintenance/setting Download record, pilih data yang didownload dan hapus recordnya bersamaan dengan record pada mesin dan data record akan otomatis dihapus.



11



Download the personnel information from the Device: Hanya pada saat system dan mesin terkoneksi, download data dimungkinkan klik pada "related Device operation" pada menu utama disisi kanan, kolom untuk download informasi pribadi dari device, access Device management menu, pilih download the personnel information dari Device View user on the Device: klik (view User) pada tombol Device . Untuk pengguna baru akan tampil kolom "new user". Downloading: Jika ingin download langsung, click button download Jika ada pengguna baru pada kolom "the new user". Pada saat waktu bersamaan, disaran untuk memasukkan pengguna baru kedalam system database, jika sebelumnya sudah ada pengguna lainnya akan tampil pada kolom di sisi kanan atas.



12



Delete ： Pilih dari daftar nama-nama yang akan dihapus, satu persatu atau seluruhnya sekaligus. Menghapus sidik jari atau hanya password saja tinggal klik item yang akan dihapus, lalu klik Delete. Untuk memilih item lebih dari satu sekaligus tekan dan tahan tombol “ Ctrl dan tekan tombol kiri pada mouse bersamaan. Upload the personnel information to Device Pada saat lupa untuk membatalkan informasi personil atau banyaknya perlengkapan yang dipakai pada saat bersamaan, kerena semua telah tersedia, maka sangat menyenangkan/mudah untuk meng upload data informasi ke mesin. Upload data tidak dapat dilakukan jika tidak ada keneksi antara computer dengan mesin. Klik upload personnel information dikolom “related Device operation” atau enter Device management menu, pilih upload personnel information ke mesin.



13



Select staff by department ：Contoh, jika dalam perusahaan banyak departemen/divisi dan akan memasukkan salah satu atau beberapa staff di dalamnya, klik departemennya lalu klik staff yang akan di masukkan kedalamnya seperi gambar di bawah ini;



Upload： 1）Pilih staff yang akan dimasukkan kekolom “user” 2）Pilh staff yang akan dimasukkan sidik jarinya ke mesin pada kolom “fingerprint machine”. User information/ Fingerprint: Beri tanda yang mana yang akan diupload.



14



Device Management Klik kolom Device Management pada “related Device operation" di main menu disisi kanan atas pilih Device Management, kemudian pilih access Device management dan download informasi mesin. 1）Jika mesinnya adalah M100 dapat kita konek, lalu “Advance Option” akan muncul sperti gambar berikut ini



Set Password for logining : Jika ingin masuk ke managemnet inteface, diharuskan untuk memasukkan password terlebih dahulu, dimana password dasarnya adalah “888888” untuk menjaga kerahasian password tesebut dapat diganti. Clear all data in the equipemnt: Sistem akan menghapus semua data yang ada termasuk record dan usernya



15



Synch Device time: Untuk menyamakan waktu/jam computer dengan mesin (harus dalam keadaan terkoneksi). AC Manage: Saat pertama device informasi ini dibuka dapat dilihat semua detail mesin yang telah dipasang, seperti seri nomor, fingerprint dan lain-lainnya. Untuk merubah data tersebut klik “Read setting” seperti gambar dibawah ini.



@ Note：Komposisi setting ini dapat dirubah, tetapi dianjurkan untuk tidak melalukan hal ini apabila dianggap tidak perlu karena dapat mempengaruhi kinerja mesin.



16



Klik menu lainnya untuk melihat atau merubahnya.



Klik Read in setting, display akan muncul sebagai berikut.



17



Setelah selesai merubah setting tersebut klik “Apply Setting” untuk menyimpan data yang telah dirubah. Klik menu lainnya apabila ingin melihat atau merubahnya.



Clear all data in the Device: Sistem akan menghapus data yang ada baik itu record maunpun sidik jari. Elimiate administrtor privilege : Apabila operator lupa dengan nama dan passwordnya di mesin gunakan eliminate administrator privilege ini untuk kembali kepassword lama.



18



Upgrade firmware： Jika diperlukan dan resedia. Klik tombol “ Upgrade firmware”



Klik “Yes” untuk upgrade firmware, Klik “No” untuk membatalkannya. Capture Fingerprint Image ： Mengambil sidik jari dengan cara meletakkan sidik jari kesensor mesin. Download Management Record: download management record dari mesin sidik jari ke system.



19



Klik communiaction setting pagination , Untuk melihat setting komonikasi ke mesin klik “Read in”



Klik “SAVE “ untuk menyimpan data yang telah di setting. 2.1.3 Real Time Monitor Fungsi Real time Monitor, berfungsi untuk mengetahui status staff attendance atau door lock controlling pada saaat waktu itu juga. Jalankan fungsi ini, kemudian konekkan dengan mesin sidik jari yang akan dimonitor.



20



Setelah selesai melakukan pemeriksaan verifikasi record nya akan tampil didisplay seperti dibawah ini.



2.1.4 U flash disk management Pada umumnya untuk melakukan download data menggunakan koneksi RS 232/485, atau cable USB. Jika sulit untuk melakukan itu dapat menggunakan USB Flash untuk upload atau download staff’s informasi dan sidik jari.



21



Jika type mesin berbeda- beda, juga kontruksi atau karakter dari USB yang berbeda-beda juga, maka sebelum melakukan atau menggunakan USB pilih terlebih dahulu opsi yang seperti di gambar ini. Setelah dipilih tekan tombol “Ok”.



Import user data to PC Masukkan USB Flash ke Slot unit mesin yang sudah tersedia pilih menu Pen Drive Mng  Ok pilih trankaski yang akan dilalukan, kemudian masukkan USB Flash dan tekan tombol "Ok”. Setelah selesai transaksi display pada mesin akan menampilkan pesan Download/Upload sukses.



22



File data user yang ada akan ditampilkan didisplay “examine record information” kolom sebelah kiri, setelah file dipilih, klik “Import user data to U flash disk”, system akan import data, data ini akan display dalam kotak listuntuk memberikan informasi bahwa download data sukses. Clear Data from U flash Disk: menghapus semua data pada USB. Clear List: Menghapus list informasi staff. Refresh: Refresh. Import from local disk: Import user data dari PC disk lain.



23



Export User Data to U flash disk Export user data dari software ke USB flash disk untuk menyimpan atau memindahkan data, disini user dapat dipilih untuk diupload seperi contoh gambar berikut:



Semua informasi staff dapat ditampilkan dikolom kiri atas warna abuabu. Klik tombolnya untuk memindahkan kesebelah kanan untuk import data “Export User data to U flash disk” area.



>>



: Pindahkan semua record disisi kiri “Export User Data ke area USB flash disk”. > :Pindahkan salah satu staff yang telah dipilih ke area USB Flash disk”. >” < : Kebalikkannya dari “>”



24



Import the record data to PC Masukkan USB Flash ke mesin, pilih “Menu”—“U flash Disk



Management”, Press OK, dan display akan memberitahu data yang didownload selesai. Lepas USB flashnya dari mesin, masukkan USB flash ke PC lalu klik “Data” pilih USB flash management kemudian pilih “Import record to PC” seperti contoh dibawah ini.



Data informasi user yang telah disimpan di USB akan muncul di sisi kiri display, tunggu sesaat dan klik “import data dari USB flash” Sistem akan menarik data dan akan muncul di sisi kiri display yang menunjukkan download data sukses. Clear Data from U Flash Disk:. Menghapus semua data dari USB flash. Clear List：Menghapus pesan yang ada di list. Refresh：Refresh. Import from local disk: Import data user dari disk PC.



25



Import Short Message Masukkan USB flash ke mesin pilih “Menu”—“USB flash Disk Management”—“Download SMS”, tekan OK, display akan memberi tahu klau download telah selesai. Cabut USB flash nya, masukkan ke PC pilih “DATA” pada menu utama  “U flash disk Management” dan pilih “Import SMS ke PC” seperti contoh gambar ini.



Klik Import Short Message from U flash disk, system akan import data, setelah selesai total data yang ada akan tampil di display. Export short message



26



Export SMS dari software ke USB flash atau upload SMS ke mesin seperti gambar berikukt:



Kita dapat melihat SMS diform software dikolom kiri, SMS ini tetap ada di dalam “short message box” . Move the record to right side list: Pilih SMS yang akan di uploaded, klik (Move) record ke list sisi kanan, SMS akan akan dipindahkan dan display akan menunjukkan “ wait for moving to U flash disk list” . Move all record to right left list: Pilih dan pindahkan SMS di dalam system “wait for moving to U flash disk list” . Clear all record in the list; Hapus semua record “ wait for moving to USB flash disk”, memungkinkan untuk upload SMS atau memilih ulang SMS yang akan di upload.



27



Clear all record of your choice: Pilih record nya dimana tidak perlu untuk di upload, Klik (clear) untuk menghapus record dari list dan SMS akan terhapus “ wait for moving to U flash disk”.



2.1.5 Short management Sebagian produk fingerprint ini terdapat fungsi dimana kita dapat mengirimkan SMS kepada salah satu atau keseluruh karyawan, sebelum menggunakan fungsi ini perlu peyetelan SMS. Ada dua cara untuk meng upload SMS, yaitu dengan koneksi langsung antara mesin dengan PC atau dengan USB flash. Masuk ke attendance software “System Option”  maintained/setting menu “tandai” USB flash management di box function configuration. Short management (SMS)



28



1、 communication setting Terdapat tiga pilihan koneksi yang dapat dipakai pada mesin ini yaitu serial port, eternet, USB. Untuk melengkapi penyetelan ini, pilih jenis koneksinya, nomor mesin, dan password jika ada.Klik “Test Connection”, jika koneksi sukses akan muncul pesan is successful, “Disconnection”, jika koneksinya gagal akan tampil pesan connection is “Fail to connect”



2、 Inquire short massage Terdapat pesan pilihan yaitu; isi pesan, umum/perseorangan, dapat dipilih dengan mengggunakan “Condition” Tarik kebawah, klik tombol “inquire” akan muncul di list menu yang akan dipakai.



3、 Maintenance short massage Dasar informasi pesan ini selain untuk mengisi pesan juga dapat meng edit, menghapus serta merubah isi pesan yang ada. Add: Klik tombol add, ikuti seperti langkah digambar berikut ini.



29



Public short massage: Untuk pesan umum akan muncul di LCD display mesin. Pesan ini tetap ada hingga dihapus baru akan hilang. Personal short massage: Untuk pesan pribadi, akan muncul saat yang bersangkutan melakukan absen. Cancel: Klik tombol cancel, muncul pesan “Are you sure you want to cancel the selected short massage ?” setelah dipilih akan muncul pesan “whether delete the short massage in the attendance machine together or not” Kilk OK maka pesan akan terhapus. Modify: Setelah memilih pesan dalam list, click modify, maka pesan dapat dirubah/edit. Refresh: Setelah menjalankan “inquire SMS” , maka tinggal satu pesan yang ada di list. 4, Send short massage List form pesan singkat ada disisi kiri box, pilih pesan yang akan dikirim, Click “Send SMS”.



30



5, Customize staffs short massage Click “Employee SMS customize ” , kemudian akan muncul seperti gambar dibawah ini.



Staff’s information: List informasi staff penerima pesan. Short massage: List pesan singkat yang akan disampaikan ke staff. Operation selection : Jika Software in terhubung dengan mesin dapat difungsikan. Click “send immediately”, Jika software ini tidak terhubung dengan mesin , “Not send temporarily”, dan kembali ke menu utama interface of the short massage management, pilih pesan singkat yang tidak terkirim , click “send SMS” untuk mengaktifkan ke exporting user’s informasi atau gunakan USB flash disk untuk mengirim pesan singkat tersebut, tetapi sebelumnya pesan ini harus di save terlebih dahulu ke USB.



31



6, Cancel Pilih all short massage in the attendance machine, click “execute”, memungkinkan untuk menghapus semua pesan dimesin, pilih pesan yang kan dihapus lalu click “execute” untuk menghapus semua pesan yang ada dimesin.



2.2 Maintained/Setting



Untuk dapat mengkoreksi dan hasil laporan dari Time Attendance, harus diatur Maintained/Setting secara keseluruhan dari menu utama, di sini anda dapat menyiapkan database perangkat lunak dan seting sistim. pertama-tama masuk ke seting manajemen departemen dan tempatkan staf ke departemen, masukkan database password? kemudian holiday? set leave style and maintenance time table? department? staff maintenance and administrator setting? dan yang terakhir, maintenance timetable, maintenance shift schedule, staff shift assignment..



32



2.2.1Department Management



Module ini untuk melengkapi dan mengatur masing-masing department provide with convenient to manage each department, umumnya untuk menambahkan, membatalkan dan detail lainnya seperti contoh gambar ini. Click “Department list” sub-item pada menu “Maintenance /Setup”seperti gambar ini：



Untuk memasukkan/menambah departemen baru，lihat di sisi kiri click menu departemen，click di tombol “adding department”，masukkan departemen baru di box yang disediakan，click (confirm) untuk di simpan/save. Untuk menghapus klik “cansel department” pilih “conform” tekan “ok”.



33



Click tombol “Enroll staff’ seperti contoh gambar berikut:



Dalam box di staffs pilih karyawan didepartemen yang di inginkan, lalu click tombol (Add), and kemudian pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam departemen yang ditentukan. Dalam box Our Department’s Employees select pilih karyawan yang akan lepas, dan click tombol (Remove) click (Close) untuk kembali ke Department Management main Window.



2.2.2 Employee Maintain Pilih “Maintenance/Setup”, click employee maintenance, buka “staff department list”, kemudian kita akan melihat list staff yang ada di tiaptiap depaertemen, klik dan lihat/rubah informasi staff seperti gambar ini



34



1、 Isi kolom kosong yang ada dibawah departemen dan list staff sperti nama, nomor urut, dan informasi lainnya yang dianggap penting. Addition New Staff Umumnya saat pertama kali menggunakan program ini, setelah registrasi pemakai pada mesin dan download langsung ke software lalu di save. Setealah selesai memasukkan semua informasi yang diperlukan upload kembali ke mesin. Untuk menjamin informasi, sidik jari/kartu cek satu persatu, hubungkan ke mesin, setelah terkoneksi setiap saat dapat menambah sidikjari/kartu staff secara simultan. A, Registration fingerprint Sidik jari mempunyai berhubungan dengan pendaftaran, setelah sambung dengan sukses, mulai untuk menambahkan staf. Pilih departemen yang mana akan di masukkan staff, setelah klik tombol +, lalu masuk nomor daftar staf-staf, nama dan informasi lain yang berhubungan. Klik sekali pada kotak yang ada untuk memulai pendaftaran sidikjari.



35



Fingerprint machine registration: Mesin fingerprint ini berdiri sendiri/tidak perlu terkoneksi dengan software untuk mendaftarkan sidikjari. Untuk memulai pendaftaran sidikjari, klik salah satu sidik jari seperti gambar berikut.



36



Letakkan sidikjari pada permukaan sensor pada mesin, setelah tiga kali konfirmasiuntuk satu sidik jari mesin akan memberikan tanda bahwa sidik jari sudah terecam secara sukses ke dalam mesin. Jika ingin memsukkan sidik jari cadangan lakukan seperti hal diatas. 2) Add Batch Staffs: Ketika beberapa departemen mendaftarkan/mengerahkan banyak staf, dapat digunakan fungsi ini untuk menambahkan staf-staf, menerangi satu pekerjaan operator. Contoh, banyak staf-staf yang ingin ditambahkan ke departemen, pertama pilih departemen nya; klik ditombol "Add batch staffs" departemen baru akan muncul di layar. Jika tidak ditemukan staff di departemen, ikuti langkah –langkah berikut ini;



37



Jika terdapat staff di dalam departemen,



38



Untuk menyimpan/backup data dari staffs tandai kotak dipojok kiri atas, jika memasukkan data baru staff, tandai staff tersebut untuk memasukkan jadwal shift., click (Copy selected employee attendance option and schedule).



Untuk mem backup data dari staffs pilih/contreng box yang ada di kiri atas display. Jika ada staff yang baru &staff yang telah dipilih sama shiftnya, maka kilk kiri (Copy selected employee attendance option and schedule).



39



The number format: adalah seri nomor krhadiran, contoh staff No department ini misal 1 at the first, jadi seri nomornya adalah 1***, masukkan 1 (*) The asterisk wildcard length ： ini berarti ada berapa banyak symbol yang ada.



3) Modify Staff Jangan merubah nomor Staff’s enrolling atau name modified secara acak. Jika informasi tidak cocok akan mengakibatkan kesalahan informasi. Click tombol ^, untuk memasukkan data baru di input box, lalu tekan tombol (Save).



40



4. Transfer Employee Click tombol "(Transfer Employee) untuk memindahkan dari satu departemen ke departemen lainnya. Seperti contoh berikut ini :



Dalam susunan departemen yang ada pilih departemen yang akan dimasukkan karyawannya, lalu klik “Ok” untuk memindahkan ke departemen yang dituju.



Press Yes (Y) untuk memindahkan karyawan baru. press No (N) untuk membatalkannya.



41



2、Right shortcut key operation Klick kanan di tempat list staff untuk meng export ke basic information, production report di mungkinkan juga dapat menyembunyikan atau menampilkan urutan data yang ada, seperti gambar ini.



Export data: export semua staffs' information ke department yg ada. Production report: Semua staffs' information didalam department akan ditampilkan oleh form report. Save rank of data setting: Setelah merubah setting data rank, save data rank setting, dan dapat digunakan setelah itu. Show entire rank of data: setelah clicks this option, semua informasi staff’s akan muncul. Hides entire rank of data: Setelah menggunakan option ini, semua informasi akan di sembunyikan.



42



Rank of Data: Menampilkan komposisi urutan nama pada staff informasi. 3. Click tombol department setting ^ , dimungkinkan untuk merubah seting pada departemen.Menu ini sama fungsinya dengan operation in department management. 4. Click pada label nomor pada informasi yang lain serti gambar berikut ini :



Setelah memungkinkan untuk mengisi staff yang berhubungan erat dengan informasi yang ada tentang hubungannya dengan, select department, select staff, tekan B button, masukkan item record, ketikan informasi masih dalam garis/kolom tulisan, masukkan materi hubungan antara material ke contents, lalu save, pilih departemen dan staff, masukkan informasi di kotak field, kemudian save informasi ini.



43



5、 Attendance rule option Click nomor label pada AC option. Seperti contoh berikut ini



Count OT: Tanda item ini，untuk menghitung lembur. Reset Holiday ：Tanda item ini, untuk menghapus jadwal libur. On duty check-in/off duty check-out：seting ini dapat mengontrol jika staff akan check-in atau check-out.



44



Staff Time Attendance setting Click Time Attendance schedule; enter staff’s Time Attendance setting widows, seperti gambar ini



Metode dari statistik kehadiran adalah serupa dengan metode dari susunan kehadiran, hanya meningkatkan opsional yang mana dari waktu ke waktu harus dicatatkan dan diuji, Di dalam opsi, semua dari waktu ke waktu harus dicatatkan dan diuji, dimana disini lembur tidak dibayar.



45



Shift list indicator yang telah ada pada box yang ditampilkan adalah daftar shift yang baru mulai. Tanggal dimulainya dan shift nama jika perlu dirubah, pilih shift item pada list seleah kiri dan akan berubah menjadi biru click on (- ), cancel t shift, click on (+), untuk memasukkan shift baru, lihat gambar berikut ini :



Pilih shift baru dari list yang telah diset rubah tanggal pada time range nya, klik “ok”. Contoh shift normal. ： Starting date



stopping date



shift



03-3-1



03-5-30



springs



03-6-1



03-9-1



summers



46



staff yang telah dipilih akan tampak seperti gambar dibawah in.



Fungsi auto-assignment staff’s shift, dimana siapa tidak termasuk didalam shift pada Time Period, tetapi mereka mempunyai attendance record, system secara otomatis akan memberikan difinisi periode waktu. Fungsi ini memungkinkan menggunakan banyak shift. Jangka waktu shift akan habis sesuai yang kiat seting sebelumnya. Dan jika waktunya habis maka shift tersebut tidak berlaku lagi.



47



Klik kiri pada Shift name lalu pilih dari display list shift name. jika ingin membatalkan shift yang ada, klik tombol (-). Setelah selesai klik “ok” untuk menyimpan, klik “cancel” untuk membatalkannya.



48



2.2.3 Administrator Setting Set administrator Untuk system dari hal – hal yang tidak diinginkan, system dapat diprotek dengan menggunakan password, Click the “maintenance/setting” sub-item pada menu di administrator setting, seperti gambar berikut ini :



Click tombol ( administrator) seperti dibawah ini.



49



Pilih model administrator yang di inginkan untuk dimasukkan.



Pilih siapa yang akan dimasukkan sebagai adminnya, semua admin harus diambil dari staff yang ada di list. Catatan : Password standard dari admin yang dibuat adalah nomor ID nya sendiri.



50



Kilk sekali pada item/box yang tersedia untuk memilih item apa saja yang diperboleh buka oleh yang bersangkutan.



Setelah selesai diset, saat membuka system display akan meminta user name dan password untuk verifikasi



51



Administrator's privilege and classification 1. Administrators' classifications Dalam system ini terdapat tingkatan password yaitu, Super administrator, second levels of departments’ administrators, first level of departments’ administrator, department administrators 2. Administrator’s privilege: super administrator memungkinkan mengontrol semua tingkatan admin yang ada. @ Super administrator privilege: Super administrator tingkat yang paling tingi, dimana super admin dapat merubah, menghilangkan, menambah, bahkan menghapus semua data yang adapada system. @Second levels of departments administrators privilege: Dimungkinkan untuk dapat meng edit beberapa menu serta menambahnya, namun semuanya tergantung dari super admin yang menganturnya. @First level of department’s administrator: Level tertinggi didepartments administrator dimana diperbolehkan untuk mengontrol sebuah departemen atau beberapa departemen tergantung dari super admin juga tentunya. @Department administrators: Sama seperi admin lainnya, tergantung dari super admin.



52



Authorized project Menghapus data yang sudah tidak database/memindahkan Time Attendance data:



berlaku/backup



Ada 3 kegiatan dalam menu ini, admin dapat menyimpan dan memeriksa data yang ada. @ Import the Time Attendance data: Dapat meng import data record ke dalam file dari dalam file mesin pada menu .Import AC data . @ Leave on business/asking for leave:, click "Employee leave on business/ asking for leave" pada item sub menu Attendance, lalu seting kondisi staff leave on business / asking for leave, dan masukkan data tersebut pada lembaran data yang ada.. @ Forgetting to clock-in /out:, Jika karyawan lupa untuk clock-in/out, add clocking –in/out record. Klik pada menu Attendance. @ Coming late/leaves early collectively: Jika beberapa karyawan lupa untuk clock-in/out, dan tidak terdata pada record, fungsi ini dapat melakukannya clock-in/out secara bersamaan sekaligus. @ Going out on duty record:, Memungkinkan untuk melihat staff yang keluar tugas pada saat jam kerja. Menu pada sub-item Search/printing.



53



@ Current staff at-post situation: Dapat dicari dan dilihat staff current time disub menu At-post/not At-post. @ Attendance exception inquires and report: Pada menu search/printing, atau click pada icon untuk masuk ke "Attendance Calculation report, memungkinkan untuk melihat berbagai jenis pengecualian, statistik Time Attendance, hasil report , dan mencetak report . @ Department management/Employee maintenanceMerubah departemen dalam department management; memperbaiki informasi dan staff's Time Attendance pada Employee maintenance dalam subitem Department list/ Employee maintenance dibawah menu Maintenance/Option . @ Administrator setting: pada menu maintenance/setting , set up administrator and assign, seting ini hanya dapat dilakukan oleh admin tertentu. @ Time Period maintenance/Shift Schedule management: Pada subitem dalam menu Maintenance/Option, dapat dibuat periode waktu pada Time Period maintenance, mengatur shift schedule, memilih periode jangka waktu atau kombinasi periode waktu pada shift schedule yang berbeda. @ Assignment staff shift schedule: Dalam menu Maintenance/Option, assign Shift Schedule yang mana sudah diset ke staff. @ Holiday Maintenance: seting hari libur pada menu Maintenance/Option.



54



@ Leave setting: dalam menu Maintenance/setting, alas an meninggalkan kantor dan hipotesis meninggalkan /mangkir tersebut dapat terlihat pada form record statistic. @ Time Attendance rule: set up aturan Time Attendance, dan yang berhubungan dengan statistic pada Time Attendance project in report. @ Database setting: Set up database connection ini dalam menu sub-item Maintenance/Option. @ System setting: Memungkinkan untuk menyetel beberap opsi pada software dalam menu Maintenance/Option ini. @ Connection Device: Kemungkinan dapat terkoneksi dengan mesin pada sub-item dalam Device Management. @ Download data record from Device: Untuk download data record dapat memakai menu dalam Device Management. @ Upload the personnel information to the Device: dapat untuk men upload personnel information pada menu Device Management. @ Downloads Employee and his/her fingerprint: Dalam menu Device management dapat men download staff fingerprint information. @ Clear the data record in the Device: Menghapus data Time Attendance pada mesin pada sub-item Delete AC log di Device management menu.



55



@ Device Management: Dapat memeriksa data pada beberapa kegiatan pada mesin. @ Device Edit: dapat menambah, menghapus, merubah informasi dalam menu the Device Management . @ Synchronized Device time: untuk menyamakan jam antara system dengan Computer pada menu Device Management .



2.2.4 Time Period Maintenance Sebelum shift schedule dipergunakan ， periode waktu harus diseting terlebih dahulu ， pilih menu (Maintenance/ Option ， click dimenu utama ( Time Period Maintenance ) ， periode waktu dapat diseting untuk menentukan sift karyawan, seperti contoh ini.



56



Jika tidak merubah shift schedule dimana periode waktu dirubah, Sistem akan otomatis menggunakan seting shift scheduled management, contoh seperti gambar berikut ini.



Click tombol (Cancel)，untuk kembali ke menu utama atau tombol (OK), untuk memulai mengatur periode waktu seperti contah berikut:



57



Pilih Add untuk memasukkan data/waktu on/off duty , untuk panduannya dapat dilihat serti gambar ini



Ada 2 opsi yang dapat dipakai oleh perusahaan dalam mengatur jam kerjanya. Opsi pertama on-duty and off-duty, (morning & evening ), atau opsi kedua (morning, Noon, Noon ,evening), Click tombol (Cancel), untuk kembali kemenu sebelumnya atau click tombol (Next)untuk melanjutkannya.



58



Pada contoh diatas biasanya perusahaan menerapkan system keluar maupun masuk masih dalam jamkerja diwajibkan absen, jika ingin memilih item ini contreng kedua box yang ada disebelah kanan.,click (Next), kemudian seting toleransi yang diperbolehkan seperti contoh :



59



Kemudian click tombol “finish”, untuk meyelesaikan seting.



Shift Time Period maintenance yang telah dibuat terbagi dua bagian, sisi kiri list periode waktu dan sisi kanan Shift Time Period management. Table ini dapat dirubah/diedit.



60



■ Add: Kilk tombol (+ Add) untuk menambah periode waktu yang baru, lalu masukkan nama periode waktunya, jam masuk dan jam pulang (Clocking in/out), merecord waktu keterlambatan. Merekam pulang lebih awal, berapa lama jam kerja perhari, Time Attendance record adalah record yang efektif untuk Clocking in/out, mengambil catatan record. Secara bersamaan pada periode waktu ini karyawan harus Clock in/out atau tidak. Format waktunya dalah HH:MM. ■



Deletion: Pilih periode waktu yang akan dihapus klik tombol (XDelete) untuk menghapus periode waktu yang tidak retpakai.



■



Save: Klik tombol (-'Save) setelah merubah atau menambah



data baru. ■



Record the hour (minute) as coming lately: seting standarnya dalah 5 menit, contoh on-duty time at7: 50, A. at 7: 53 check-in time, B. at 8: 00check in time, jadi A tidak ada keterlambatan, karena masuk tidak lebih dari 5 menit, B masuk terlambat 10 menit, karena masuk sudah leawat dari 5 menit.



■



Records hour as leaves early (minute): Sama seperti dating terlambat, perbedaan antara waktu pulang dan jam sibuk.



61



@ Begining /Ending in: Harus di isi, jam masuk/pulang paling awal itu jam berapa, Karena akan berpengaruh pada keabsahan report. @ Beginng/Ending out : Harus di isi, jam masuk/pulang paling lambat itu jam berapa, Karena akan berpengaruh pada keabsahan report dan dapat mempengaruhi waktu pencatatan lembur. @ How many working days to records : Mengacuh pada berapa lama waktu kerja sehari, jika telah diset program akan mengikuti. @ How long time (minute) to records: Ini tergantung dari seting pengguna. @ Must checking in/out: Di haruskan untuk karyawan untuk Clock in/out pada saat masuk maupun pulang kerja. @ Changes the demonstration color of Time Period : Merubah warna periode waktu jam kerja untuk membedakan shift, clicks kiri tombol mouse pada warna yang akan dirubah.



62



2.2.5 Shift Management Setelah selesai seting periode waktu, kemudian set Shift Schedule,pilih menu “maintenance/ option”，click sub item “shift management” lalu masukkan shift yang telah ada seperti contoh gambar berikut :



Setelah shift di masukkan Shift name dan Shift Time Period, akan tampak pada layar, nama shiftnya dan triode waktu yang berlalu. Format dari form untuk tanggal adalahApplication yyyy-mm-dd, contoh, November the 15th, 2003 is recorded as 2003-11-15，and March the 6th, 2003 is recorded as 2003-03-06.



63



Periodik perputaran shift = Shift cycling periodicity = perhitungan waktu tertentu * periodicity unit. Perhitungan unit waktu ditentukan perhari, minggu, atau bulan. Shift Management Tool Bar Untuk menambah, cancel, merubah shift. Dalam status menambah atau shifts (ketika tombol { V} benar) baru dapat mennambah, merubah, Shift Time Periods. Klik tombol (+) untuk menambah shift baru, shift kosong akan muncul disisi kanan, kemudian baru kita dapat menambah shift baru, seperti contoh berikut ini :



Pilih periode waktu yang akan digunakan, tarik kebawah menu, tambahkan langsung periode waktu yang ada. Tandai (√) hari yang dipergunakan untuk memilihnya lalu klik “OK”.



64



Cancel Shift: pilih Shift yang akan dihapus, click tombol (X). Modify: pilih Shift yang akan dirubah, Click ( Q) setelah direvisi. Cancel Time Period Click tombol (X), pilih periode waktu yang akan dicansel Save: Setelah selesai dimodifikasi atau menambah, Click(^) untuk menyimpan data yang sudah dirubah.



2.2.6 Assign Staff Shift Jika karyawan tidak termasuk kedalam scheduled, lalu pada akhirnya semua Time Attendance records tidak tercatat, jika karyawan tidak termasuk kedalam shift yang ada system tidak dapat mendata Time Attendance record yang bersangkutan. Setelah seting Time Period dan the Shift Management, pilih menu Maintenance/Option, klik employee Schedule, buka tampilan schedule employee's A C disini.



65



Sisi sebelah kiri dari halaman menunjukkan bahwa jadwal shift di departemen .Klik nama departemen dengan mouse, dapat menunjukkan semua staf dan Shift Schedule nya di dalam sebelah kanan modul staf. Assign Staff Shift by department : Berdasarkan perbedaan karakter departemen yang ada, untuk membuat staff shift, klik tombol “fif Department Schedule" disudut kiri , seperti contoh ini :



Default Shift schedule : pilih shift dengan menarik menu k ebawah, buat shift tersebut sebagai default Shift yang digunakan untuk mendaftarkan staf baru, setelah staf baru terdaftar yang akan memberi staf baru suatu shift.



66



Normal Assign staff Shift Bagian dari halaman ini di sisi kanan pada assignment staff shift the module. tentukan staff shift tidak pada perorangan namun departemen atau sekelompok. Click tombol (^ all choice ) untuk menentukan semua shift karyawan yang ada di list. Tekan dan tahan tombol ctrl key dan klik sekali dengan mouse pada staff untuk menyelesaikan beberapa pilihan, pilih staf yang perlu untuk ditentukan shiftnya lalu klik tombol (SF Arrange Employee’s shifts), seperti gambar ini ;



Clock in/out:Staf dapat diseting Clock in/out, berdasarkan catatan waktu periode waktu dapat ditentukan seting Clock in/out.



67



Count Time Attendance: Penting atau tidaknya waktu kehadiran yang dicatat serta paraturan dan shif pada waktu kehadiran, total waktu kehadiran dan siapa-siapa yang dianggap masuk normal, sebagai contoh beberapa pimpinan tidak perlu dicatat waktu kehadirannya untuk waktu jam kerja normal. Records regard as working overtime: Setelah memilih item ini, dapat mengkalkulasi karyawan yang kerja lembur. Holiday Valid: Setelah memilih item ini, saatnya staff mana yang akan mendapatkan libur, jika staff yang bersangkutan akan meneruskan masuk kerja, maka record akan mencatatnya sebagai kerja lembur, jika staff tersebut tidak masuk maka penggantinya harus masuk kerja dan dihutung sebagai jam kerja normal. Working overtime needs obtian approval or the verification: Untuk semua staff yang kerja lembur, ini saatnya untuk memberikan shift yang harus diregistrasi atau verifikasi baru kemudian bermanfaat., Semua shift dan periode waktu shift terlihat digambat ini.



68



Pilih shift yang baru dari shift yang ada ini yang telah di-set, menentukan permulaan dan berakhirnya waktu, clicksekali pada tombol "confirmed" clicks tombol "cancel" untuk membatalkannya. Setelah selesai meyusun nama shift yang sesuai display akan menampilkan nama shift yang akan muncul dikolom staff. dan daftar waktu dapat menunjukkan periode jam kerja.



Auto- assign timetable Jika memberikan shift ke staff atau merubah shifts schedule terlalu sering dilakukan tidak mengikuti prosedur yang, memungkinkan untuk emnggunakan auto- assigning staff shifts, auto- assign staff shift dianjurkan untuk karyawan yang tidak tetap shift schedule dalam waktu kerjanya, tetapi memerlukan Time Attendance record, system akan otomatis menyesuaikan periode waktu recordnya. Setelah memilih autoassigning staff shift , lihat gambar berikut ini :



69



Kemudian pilih jam kerja yang paling pendek dan tentukan shift karyawan, untuk yang paling singkat adalah 1 hari, system tidak dapat menentukan shift hingga ditentukannya staff mana yang akan dimasukkan ke dalam shift tesebut.



Klick Hkey pada Time Period jika ingin menghapusnya.



70



Employee temporary shifts Jika salah satu atau beberapa orang karyawan menginginkan perubahan pada jam kerjanya untuk sementara waktu shiftnya dapat di seting/ arranged temporarily, click tombol staff temporary arrangement seperti contoh gambar berikut ini：



Click tombol (OK)，masuk ke temporarily schedule ，click tombol (Cancel ), untuk kembali ke staff's schedule. Pertama-tama cari jadwal jam kerja, pilih staff, tekan dan tombol (Ctrl), lalu click staff atau gunakan tombol use all, click tombol (add period of time), pilih periode waktu yang tersedia dan tentukan hari dan jangka waktu nya. System operasi ini sama dengan shift management untuk menambah periode waktu. Click tombol (save temporarily schedule) menyimpan schedule untuk sementara atau click tombol cancel untuk membatalkannya.



71



Pilih periode waktu yang di inginkan untuk menambah, click tombol ( OK), sechedule yang semantara akan tampil didisplay pada shift schedule list. Sebelum menyimpan data ini izinkan untuk dapat memilih periode waktu, tekan tombol = untuk membatalkan, tekan (K All Delete) untuk menghapus semua data periode waktu yang ada. jika schedule sementara sudah disimpan, tekan tombol ^ untuk membatalkannya.



Shift schedule regularly change Perubahan shift schedule secara teratur yang ada pada perusahaan, bagaimana mengatur perubahan shift schedule regulary, untuk menangani perubahan Shift schedule ke software‘s. disini dicontohkan metode merubah shift dengan menggunakan 4 shift 3 kali perubahan dalam seminggu，Contoh ,ada A、B、C、D, 4 shifts, schedule jam kerja sudah terbagi didalamnya, shift pagi, shift siang, shift malam, 3 periode waktu, dimulai dari tanggal 1



72



Seperti sebelumnya, lihat gambar berikut ini :



schedule list jam kerja karyawan： Date shift 1 2 3 4 5 6 7



Morning shift A D C B A D C



Day shift B A D C B A D



73



Night shift C B A D C B A



Have rest D C B A D C B



dari schedule list ， jadwal tetap telah ditentukan ， perputaran jam kerja semua karyawan adalah 4 hari. Jadi, A、B、C、D empat hari kerja dibagi empat shift.



Beginning/Ending time: Untuk memperlihatkan semua waktu schedule yang di mulai, dan berakhirnya periode waktu jam kerja.



2.2.7 Holidays maintenances Pada hari libur yang ditentukan, dan mengacu pada peraturan yang ada karyawan yang akan mengambil cuti tidak dimungkinkan, pada situasi biasanya jika karyawan tidak mengecek terlebih dahulu, maka recordnya tidak tercatat atau dianggap absen. Begitu juga pada saat libur kayawan kerja juga tidak akan tercatat sebagai lembur.



74



Pilih Holiday List dalam maintenance/Option menu, buka Holiday List maintenance



Ini adalah form yang ada pada Holiday List dan pilihan column perlengkapan untuk Holiday List maintenance. Dapat menambahkan, menghapus, dan merubahnya. Add: Klik kiri + dikolom kosong yang akan digunakan untuk menambah informasi diholiday list module. Letakkan nama holiday, waktu holiday, dan jumlah holiday pada kolom yang kosong.



75



Note: Saat memasukkan holiday time , formatnya adalah 06-05-01, oleh system yang berarti 2006 - 05 – 01, harus menggunakan metode inggris untuk memasukkannya dan tanda “ “ kalau tidak system akan error.



Setelah memasukkannya secara benar, informasi yang diisi akan dimasukkan kedalam system, klik tombol * untuk menyimpannya. Delete: Click tombol - untuk menghapus informasi holiday yang tidak terpakai. Revision: Jika ingin merubah waktu holiday yang telah dimasukkan. Click ~, untuk meninjau kembali informasi holiday. lalu click I untuk menyimpan informasi tersebut. Setelah selesai semua, system tidak dapat mengatur periode waktu, karena assign staff shift record tidak ada, sebelumnya,set periode holiday, dalam Time Attendance report form, system tidak dapat menghitung periode waktu.



76