![Kerangka Acuan Kerja Digitalisasi Dokumen Dan Warkah Pertanahan [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/kerangka-acuan-kerja-digitalisasi-dokumen-dan-warkah-pertanahan.jpg)
6 0 1 MB
KERANGKA ACUAN KERJA DIGITALISASI DOKUMEN DAN WARKAH PERTANAHAN
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN ACEH BESAR PROVINSI ACEH
1
DAFTAR ISI 1
LATAR BELAKANG ............................................................................................................................ 4 1.1
Dasar Hukum ........................................................................................................................... 4
1.2
Gambaran Umum .................................................................................................................... 6
1.3
Maksud, Tujuan dan Manfaat ............................................................................................... 11
2
RUANG LINGKUP PEKERJAAN ........................................................................................................ 12
3
PENERIMA MANFAAAT ................................................................................................................. 13
4
3.1
Internal .................................................................................................................................. 13
3.2
Eksternal ................................................................................................................................ 13
STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN .............................................................................................. 13 4.1
Metode Pelaksanaan Kegiatan .............................................................................................. 13
4.2
Kualifikasi Penyedia ............................................................................................................... 18
4.3
Pelaporan .............................................................................................................................. 18
4.4
Serah Terima Pekerjaan. ....................................................................................................... 18
4.5
TAHAPAN PELAKSANAAN ...................................................................................................... 19
4.5.1
DIGITALISASI DOKUMEN ............................................................................................... 19
5
KELUARAN ..................................................................................................................................... 27
6
WAKTU PENCAPAIAN KELUARAN.................................................................................................. 27
7
LOKASI PEKERJAAN DAN TARGET .................................................................................................. 27
8
BIAYA ............................................................................................................................................. 28
2
DAFTAR GAMBAR Gambar 1: Roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan .................................................................... 7 Gambar 2: Penyimpanan Warkah Pelayanan dan Naskah dinas di Kantor Pertanahan ....................... 12 Gambar 3: Alur Proses Digitalisasi Dokumen Pertanahan .................................................................... 19 Gambar 4: Contoh Stempel Scanning/Alih Media ................................................................................ 22 Gambar 5: Contoh Stempel Elektronik untuk file .pdf hasil digitalisasi. ............................................... 26 Gambar 6: Contoh Stempel pada Fisik Dokumen Pertanahan.............................................................. 26
3
KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE (TOR) DIGITALISASI DOKUMEN DAN WARKAH PERTANAHAN Kementerian Negara/Lembaga
:
Unit Eselon I/II
:
Program Hasil (Outcome)
: :
Kegiatan Indikator Kinerja Kegiatan Jenis Keluaran (Output) Volumen Keluaran (Output) Satuan Ukuran Jenis Keluaran
: : : : :
1
LATAR BELAKANG
1.1
Dasar Hukum
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Sekretariat Jenderal/ Pusat Data dan Informasi Pertanahan dan Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan Program Layanan Data dan Informasi Terwujudnya Data dan Infromasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Digitalisasi Dokumen Warkah Pertanahan Digitalisasi Dokumen Warkah Pertanahan Digitalisasi Dokumen Warkah Pertanahan 1 (satu) Paket Digitalisasi Dokumen Warkah Pertanahan
Pelaksanaan kegiatan digitalisasi dokumen pertanahan berdasar pada peraturan
perundang-undangan yang tersebut dibawah ini, yaitu: 1.
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960 Peraturan Dasar Pokok-Pokok Agraria (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 1960 Nomor 104, Tambahan Negara Republik Indonesia Nomor 2043);
2. Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 3. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18); 4.
Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071); 5. Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); 6.
Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5071); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
4
8. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3696); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Repubik Indonesia Nomor 3912); 10. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan Media Lainnya dan Legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3913); 11. Peraturan Pemerintah Nomor
28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 12. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan Tata Ruang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 83); 13. Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 84); 14. Keputusan Presiden Nomor 34 tahun 2003 tentang Kebijakan Nasional di Bidang Pertanahan; 15. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 16. Keputusan Presiden Nomor 113/P Tahun 2019 tentang Pembentukan Kementerian Negara dan Pengangkatan Menteri Negara Kabinet Indonesia Maju Periode Tahun 2019-2024; 17. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia; 18. Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaaan PP Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah; 19. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan; 20. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 8 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 694) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 23 Tahun 2019 tentang Perubahan Kedua aras Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 8 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 1158); 21. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional
5
dan Kantor Pertanahan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1874) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 4 Tahun 2018 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun 2016 tentang Oganisasi dan tata Kerja Kantor Pertanahan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 500); 22. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 686); 23. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 10 Tahun 2018 tetang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 687); 24. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Digital; 25. Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik; 26. Peraturan Kepala ANRI Nomor 18 tahun 2012 tantang Pedoman Pembuatan dan Pengumuman Daftar Pencarian Arsip (DPA) (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 237); 27. Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018
Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip
Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 818); 28. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif; 29. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip; 30. Surat Edaran Menteri ATR/BPN Nomor 5/SE-100/I/2015 tanggal 29 Januari 2015 Tentang Penggunaan Aplikasi Komputerisasi Kegiatan Pertanahan; 31. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana; 32. Rechtsreglement voor de Buitengewesten; 33. ISO 15489-2001 Records Management; 34. ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation Records Management Process; 35. Grand Design TIK PUSDATIN 2015 s/d 2079; 36. Kajian Teknis Digitalisasi Dokumen Pertanahan yang disusun tahun 2019.
1.2
Gambaran Umum
Terdapat 7 Visi Kementerian ATR/BPN 2025 yang salah satu diantaranya adalah
Terwujudnya Kantor Layanan Modern dengan Memberikan Produk serta Layanan Pertanahan dan Tata Ruang secara Elektronik. Melalui visi Kementerian ATR/BPN terebut terkandung misi untuk memberikan kemudahan kepada masyarakat dalam memberikan layanan pertanahan.
6
Tuntutan perbaikan terhadap pelayanan publik tersebut mendorong Kementerian ATR/BPN untuk terus berbenah kearah yang lebih baik dan bertransformasi, utamanya dalam menghadapi Revolusi Industri 4.0 dimana pemanfaatan teknologi menjadi peran utama dalam memberikan kemudahan. Masyarakat sudah menuju bergerak ke era digital/elektronik hal ini dibuktikan dengan service yang menunjang kegiatan sehari-hari sudah berbasis digital, servis untuk berbelanja kebutuhan pokok hingga sekunder/eCommerse, servis mendapatkan jasa transportasi, jasa pengantaran/delivery, layanan kesehatan hingga pembayaran transaksipun menggunakan uang digital/elektronik, dan lain sebagainya. Sehingga yang menjadi salah satu kunci Indeks Kepuasan Masyarakat diantranya adalah pada kata mudah. Sudahkah masyarakat mendapatkan Layanan Pertanahan yang mudah? Mudah diakses layanannya, mudah dicari informasinya, mudah dipahami SOP nya, mudah berintegrasi dengan K/L maupun stakeholder dalam one stop service, dan kemudahan lainnya. Berkaitan dengan hal memberikan kemudahan pada layanan pertanahan Kementerian ATR/BPN telah diukur oleh Bank Dunia/World Bank melalui Ease of Doing Business (EoDB) dalam indikator/hal Registering Property, tercatat pada tahun 2019 Indonesia mendapatkan peringkat 106 se-Asia Tenggara dengan score Registering Property 60.0. Selanjutnya Presiden mendorong jajarannya agar lebih giat mencari dan memperbaiki penghambat dari kemudahan berusaha di Indonesia agar bisa menembus level 40, dan itu juga menjadi target Kementerian ATR/BPN kedepan. Dalam rangka mencapai visi 2025 tersebut diatas maka Kementerian ATR/BPN bersiap dengan roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan.
Gambar 1: Roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan Sumber: Dirjen Hubungan Hukum Pertanahan Berdasarkan roadmap transformasi pelayanan pertanahan diatas (Gambar 1) digitalisasi dokumen menjadi kegiatan dasar dalam mentransformasi layanan pertanahan, tidak hanya itu validitas data pertanahan juga menjadi kunci utama untuk memberikan kualitas layanan pertanahan
yang
mengalihmediakan
baik.
Digitalisasi
dokumen
dokumen
fisik/kertas
pertanahan
menjadi
bentuk
yang digital
dimaksud
adalah
melalui
proses
scanning/pemindaian, dan dokumen pertanahan yang dimaksud adalah arsip/dokumen
7
pertanahan yang masih aktif/berlaku seperti: Buku Tanah, Surat Ukur, Gambar Ukur/Gambar Denah, dan Warkah. Fungsi dan peranan dokumen/arsip sangat diperlukan oleh Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam menjalankan fungsi kegiatannya sebagai berikut: 1. Aset Negara Dari semua aset negara yang ada, arsip pertanahan adalah salah satu aset yang berharga. Data-data tanah yang dihasilkan dari kegiatan administrasi Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia merupakan kesatuan tanah air dari keseluruhan Bangsa Indonesia. Tanah merupakan perekat Negara Kesatuan Republik Indonesia. 2. Alat Bukti Hukum (The ability to produce evidence of action) Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip pertanahan yang dimiliki Kantor Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kantor Wiyah BPN Propinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota memiliki fungsi sebagai legalitas atau bukti-bukti kepemilikan tanah. Hal tersebut sangat penting untuk kenyamanan dalam setiap pelaksanaan kegiatan, untuk memberikan kepastian hukum baik bagi pemerintah maupun kepada masyarakat. 3. Sumber Pengambilan Keputusan (Current and future policy formation and manajemen decision making) Manajemen Kantor Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kantor Wiyah BPN Propinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota dalam kegiatan tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan untuk saat ini maupun masa yang akan datang. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media baik media elektronik maupun non elektronik. Arsip yang disimpan merupakan sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut. Dalam hal pemeliharaan arsip, terdapat beberapa faktor yang harus dipenuhi yaitu antara lain: a. Kewajiban Undang-Undang (Statutory obligation) Pentingnya Arsip Negara digariskan dalam Undang undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang intinya bahwa seluruh aparatur negara berkewajiban melaksanakan kegiatan penyimpanan dokumen/arsip sebagai bukti kegiatan administrasi yang dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. b. Kebutuhan Audit (Audit requirements) Penataan dokumen Dokumen/arsip yang dikelola dengan baik akan memudahkan pelaksanaan pemeriksaan/audit terhadap dokumen tersebut. Proses penelusuran dokumen, pencarian informasi dan perbandingan antar dokumen atau data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah. c. Peningkatan Pelayanan Kepada Masyarakat
8
Pengelolaan sistem manajemen kearsipan yang lebih baik menghasilkan informasi dan data yang lengkap, akurat, tepat waktu dari sumber yang dapat dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan. Sumber data tersebut berupa arsip atau dokumen yang tersusun dengan baik, rapi, terstruktur, mudah di akses dan terjamin keamanannya. Hal ini tentu akan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat baik dari waktu pelayanan, kualitas pelayanan dan efektivitas pelayanan itu sendiri. Dalam menjalankan kegiatan administrasi kearsipan yang dilakukan oleh Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota, Kantor Pertanahan Kabupaten Aceh Besar dan Kantor Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional menghasilkan dokumen/arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu yang meliputi: 1. Arsip Vital Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional bagi pencipta arsip. Contoh Buku Tanah, Surat Ukur, Warkah (yang terdiri dasi: Berkas Permohonan, Peta Bidang Tanah, Gambar Ukur, Surat Keputusan Pemberian Hak, dll). Menurut Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah, yang dimaksud dengan Warkah adalah dokumen yang merupakan alat pembuktian data fisik dan data yuridis bidang tanah yang telah dipergunakan sebagai dasar pendaftaran bidang tanah tersebut. Warkah yang disimpan oleh Kantor Pertanahan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Sertipikat Tanah yang diterbitkan oleh BPN, didalam warkah tersebut berisi berbagai surat/berkas yang dipersyaratkan, terutama sekali adalah riwayat beserta bukti penguasaan atau kepemilikan tanah. Jumlah lembar Warkah dapat bervariasi tergantung dari jenis pelayanannya. Warkah dapat berisi, antara lain sebagai berikut: Fotocopi identitas pemohon (KTP) Bukti perolehan tanah (Surat Penguasaan Tanah dari Pejabat yang berwenang, Keterangan Waris, Letter C, Girik, Akta Verbonding/Belanda, Akta PPAT, dan lainnya) Surat pendukung lainnya yang dipersyaratkan, seperti Surat Permohonan, Surat Pernyataan, Berita Acara, dan lainnya; Dokumen pertanahan mengenai bidang tanah yang dibuat dalam proses sertipikat (Peta Pendaftaran, Daftar Tanah, Surat Ukur, Buku Tanah, SK Pemberian Hak Atas Tanah) Lampiran lain yang diperlukan (Fotocopy SPPT-PBB, buktisetor pajak, IMB) 2. Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Contoh arsip aktif adalah dokumen yang dihasilkan dari kegiatan penunjang kegiatan
9
pokok pertanahan yang berupa dokumen perencanaan, keuangan, kepegawaian, surat menyurat, dan lainnya. 3. Arsip Inaktif Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 (dua) jenis, yaitu Klasifikasi Fasilitatif dan Klasifikasi Substantif. Klasifikasi Fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi, contohnya: arsip kepegawaian dan arsip keuangan. Klasifikasi Substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi (Asrudin, 2011). Sehingga arsip Kementerian ATR/BPN dapat dikalsifikasikan sebagai berikut: Arsip Subtantif Arsip subtantif merupakan arsip yang dihasilkan dari kegiatan pokok yang dilakukan berupa dokumen pertanahan seperti: Buku Tanah, Warkah, Surat Ukur, Gambar Ukur, Peta Bidang Tanah dan lainnya. Arsip Fasilitatif Arsip fasilitasi merupakan arsip/dokumen yang dihasilkan dari kegiatan penunjang kegiatan pokok, berupa arsip/dokumen perencanaan, umum, keuangan, kepegawaian dan kegiatan penunjang lainnya. Arsip yang ada merupakan aset negara yang tidak ternilai harganya karena arsip pertanahan yang saat ini dikelola merupakan arsip vital dan arsip terjaga. Tidak dapat dibayangkan berapa nilai aset dokumen kepemilikan atas tanah yang ada diseluruh Indonesia apabila tidak dikelola dengan baik dan diamankan untuk kepentingan bangsa dan negara khususnya bagi seluruh rakyat Indonesia. Arsip berguna bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan, pelaporan, analisis dalam penentuan langkah kebijakan. Disamping itu arsip juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan sebagai alat bukti hukum. Arsip dapat dijadikan sebagai Alat Bukti Hukum (The ability to produce evidence of action) apabila sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Arsip Hasil Alih Media dapat dijadikan sebagai Alat Bukti Hukum apabila memenuhi standar dalam: a. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan; b. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tenatang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya Legalisasi; dan c. ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation Records Management Process. Selain itu, arsip hasil alih media dapat dijadikan sebagai alat bukti hukum yang memiliki kekuatan pembuktian apabila tetap menghadirkan arsip aslinya. Pasal 301 RBg menegaskan bahwa: 1. Kekuatan pembuktian suatu bukti turunan terletak di akta yang asli; 2. Jika yang asli ada, maka turunan dan kutipannya hanya dapat dipercaya sepanjang itu sesuai dengan aslinya yang selalu dapat dituntut untuk diperlihatkannya; 3. Berdasarkan uraian diatas, maka arsip fisik setalah dilakukan alih media atau digitalisasi tidak dapat dimusnahkan.
10
Pada pelaksanaan kegiatan PTSL dengan target yang setiap tahun semakin meningkat yaitu 9 juta bidang tanah pda tahun 2019 dan 10 juta bidang tanah di tahun 2020 maka akan menghasilkan dokumen warkah yang banyak pula. Jika diatas diasumsikan jumlah lembar tiap Warkah nya adalah rata-rata 40 lembar maka akan ada 40 juta lembar lagi arsip bidang tanahnya. Penambahan jumlah volume fisik dokumen pertanahan yang sangat signifikan per tahunnya menuntut pengelolaan yang cermat untuk menghindari beberapa kendala yang sering timbul, seperti: Tingkat kesulitan pencarian dokumen sangat tinggi; Kecepatan pencarian dokumen sangat rendah; Dokumen hilang ketika dibutuhkan; Tidak ada batasan kewenangan akses terhadap dokumen; Pertumbuhan jumlah dokumen yang berbanding lurus dengan kebutuhan ruangan; Jumlah SDM/tenaga yang mengurusi kearsipan sangat sedikit; Akses pencarian dan biaya perawatannya; Pada sisi lain, faktor alam seperti pelapukan, banjir, gempa dan tsunami juga patut diperhitungkan dalam pengelolaan arsip agar bencana alam tersebut tidak menghancurkan dokumen/arsip yang ada.
1.3
Maksud, Tujuan dan Manfaat
Maksud dan tujuan dari kegiatan Digitalisasi dan Verifikasi Data Pertanahan ini adalah, untuk: a. Terciptanya pengelolaan arsip/dokumen elektronik pada lingkup sistem dokumen manajemen pertanahan di lingkungan Kementerian ATR/BPN; b. Menjamin terpenuhinya kebuktian, akuntabilitas dan ketentuan hukum pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik; c. Menciptakan budaya pengelolaan arsip elektronik yang baik sesuai dengan undangundang kearsipan dan peraturan serta petunjuk teknisnya di lingkungan Kementerian ATR/BPN (pencipta arsip); d. Menurunkan tingkat resiko yang berhubungan dengan pengelolaan arsip fisik; e. Meningkatkan efisiensi proses bisnis dan pemberian pelayanan pertanahan; f. Meningkatkan kelengkapan data arsip dokumen pertanahan digital/elektronik; g. Meningkatkan tingkat keamanan arsip digital/elektronik dari resiko-resiko penyalahgunaannya; h. Menjadikan inisiatif selanjutnya pada pengembangan sistem manajemen dokumen yang akuntabel, cepat dan mudah diakses; i. Melalui sistem arsip elektronik, maka menciptakan budaya tata kelola TIK yang baik. Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Pemindaian dan Pengelolaan Dokumen Elektronik Pertanahan ini diantaranya sebagai berikut: a. Mendukung pelaksanaan Ease Of Doing Bussines (EoDB), dimana format digital akan memudahkan dan mempersingkat waktu akses informasi kepada pihak lain. Sebagai contoh, proses pengecekan informasi sertipikat elektronik dilengkapi dengan hasil pemindaian dokumen ini sehingga dapat diketahui apakah sebuah sertipikat yang dicek sesuai dengan Buku Tanahnya atau tidak.
11
b. Pengamanan Dokumen. Letak geografis Indonesia pada ring of fire mengakibatkan beberapa wilayah rentan sekali terhadap bencana alam seperti letusan gunung berapi atau tsunami. Selain bencana alam, beberapa kantor pertanahan juga mengalami kebakaran yang mengakibatkan musnahnya dokumen pertanahan. Satu-satunya cara untuk mengamankan musnahnya dokumen adalah dengan cara mendigitalkan dokumen tersebut sehingga dapat dilakukan backup ke lokasi lain. c. Percepatan pelaksanaan pendaftaran tanah. Dalam suatu proses pendaftaran tanah, sering kali kita harus memverifikasi data bidang yang bersebelahan. Proses verifikasi bidang bersebelahan ini cukup memakan waktu karena harus mencari dokumen fisiknya. Dengan alih media, dokumen tersebut dapat dengan mudah ditemukan melalui query; d. Arsip/dokumen elektronik dapat dimanfaatkan untuk proses validasi database pertanahan sehingga data elektronik pertanahan menjadi lengkap dan akurat.
Gambar 2: Penyimpanan Warkah Pelayanan dan Naskah dinas di Kantor Pertanahan
2
RUANG LINGKUP PEKERJAAN
Ruang lingkup pekerjaan Digitalisasi Dokumen dan Warkah Pertanahan ini adalah sebagai berikut: a. Kegiatan ini dilakukan di lingkungan Kantor Wilayah BPN Provinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota;
12
b. Mengalih formatkan data analog ke digital/elektronik dengan mekanisme pemindaian/scanning terhadap Buku Tanah, Surat Ukur dan Warkah Pendaftaran Pertama Kali (DI208); c. Digitalisasi dokumen dan warkah diutamakan untuk data tekstual Buku Tanah dan Surat Ukur yang sudah valid dan/atau akan divalidasi; d. Pengelolaan hasil digitalisasi dokumen pertanahan kedalam sebuah sistem manajemen dokumen elektronik yang meliputi: - Proses alih format dari dokumen yang analog/manual ke digital/elektronik; - Proses penyimpanan dan pemberian nama hasil pemindaian/scanning dokumen pertanahan ke dalam sistem/harddisk/perangkat keras; - Proses indexing dan organisasi penyimpanan file pada media penyimpanan hasil pemindaian/scan (dokumen pertanahan elektronik), untuk mendapatkan hasil pencarian dokumen yang cepat, tepat dan akuntabel.
3 3.1
PENERIMA MANFAAAT Internal
Penerima manfaat dari kegiatan ini secara langsung adalah jajaran internal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Pusat Data dan Informasi Pertanahan dan LPPB, Sekretariat Jenderal, Kanwil Badan Pertanahan Nasional Provinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota,
3.2
Eksternal
Penerima manfaat eksternal langsung adalah instansi lain/terkait dengan masyarakat umum, khususnya masyarakat pemilik tanah dan yang memperoleh kepentingan atas tanah
4 4.1
STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN Metode Pelaksanaan Kegiatan
4.1.1 Protokol Pencegahan Covid19 Dalam masa pandemic Covid-19, pelaksanaan kegiatan agar berpedoman pada Keputusan Menteri Kesehatan No. HK.01.07/MENKES/328/2020 tentang Paduan Pencegahan dan Pengendalian Corona Virus Deseas 2019 (Covid -19) di Tempat Kerja Perkantoran dan Industri Dalam Mendukung Keberlangsungan Usaha Pada Situasi Pandemi, agar proses pekerjaan dilakukan dengan mempedomani Physical Distancecing dengan menjaga jarak aman antar petugas dan diharapkan setiap petugas menggunakan peralatan kerja secara mandiri. Kegiatan Digitalisasi Dokemen Pertanahan dapat dilakukan diaula Kantor agar memiliki space yang lebih luas untuk mendukung Physical Distancing. Petugas saat melakukan kegiatan dilengkapi dengan alat pelindung diri yang memungkinkan untuk meminimalisir bahaya Covid-19.
13
Protokol pelaksanaan kegiatan digitalisasi selama masa pandemi Covid-19 terdiri dari beberapa tahapan sebagai berikut: A. Persiapan Sebelum Pelaksanaan Pekerjaan
1. Seluruh petugas pelaksanaan Digitalisasi dokumen pertanahan melakukan pemeriksanaan
kesehatan
rapid
test/
swab
test
pada
rumah
sakit/klinik/laboratorium kesehatan dengan hasil pemeriksaan Non Reaktif atau Negatif Covid-19;
2. Menentukan pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan dan mengawasi digitalisasi serta memberikan arahan untuk meminimalisir dampak Covid-19 dengan cara: a.
Menyediakan sarana cuci tangan menggunakan air dan sabun atau pencuci tangan berbasis alkohol di berbagai lokasi strategis sesuai jumlah
dibutuhkan; b. Menginstruksikan agar ruangan pelaksanaan kegiatan dibersihkan secara rutin (minimal 1 kali sehari) dengan desinfektan, khususnya handel pintu, saklar lampu, komputer, meja, keyboard dan fasilitas lain yang sering terpegang oleh tangan; c. Menginstruksikan petugas pelaksana untuk mencuci tangan menggunakan air dan sabun atau pencuci tangan berbasis alkohol, dan Perilaku Hidup Bersih Sehat (PHBS) lainnya seperti: makan makanan sehat, olah raga teratur, tidak merokok diruangan kerja, membuang sampah pada tempatnya dan lain-lain; d. Menghimbau petugas pelaksana untuk tidak menggunakan peralatan makan, minum dan ATK secara bergantian karena akan meningkatkan risiko terjadinya penularan penyakit;
3. Menginstruksikan kepada petugas pelaksana untuk menghindari kontak fisik langsung (bersalaman, cium tangan, dan sebagainya);
4. Menginstruksikan untuk melakukan skrining awal berupa pengukuran suhu tubuh terhadap semua petugas pelaksana yang datang ke ruang kerja;
5. Memonitor absensi (Ketidak hadiran) petugas pelaksana. Jika diketahui tidak hadir karena sakit dengan gejala demam/batuk/pilek/sakit tenggorokan/ sesak napas disarankan untuk segera memeriksakan diri ke fasilitas kesehatan tersekat;
6. Memberikan himbauan kepada petugas pelaksana yang sakit dengan gejala demam/batuk/pilek/sakit tenggorokan/sesak napas untuk mengisolasi diri dirumah dengan tidak banyak kontak dengan orang lain;
7. Jika terdapat ketidakhadiran dalam jumlah besar karena sakit yang berkaitan dengan
pernapasan,
pejabat
berwenang
berkoordinasi
dengan
Dinas
Kesehatan setempat untuk dilakukan pemeriksaan lebih lanjut;
8. Melakukan pengaturan shift kerja dengan memperhatikan durasi jam kerja dan usia petugas pelaksana, sebagaimana ketentuan dalam Keputusan Menteri
14
Kesehatan No. HK.01.07/MENKES/328/2020 tentang Panduan Pencegahan dan Pengendalian Corona Virus Deseas 2019 (Covid-19) di Tempat Kerja Perkantoran dan Industri Dalam Mendukung Keberlangsungan Usaha Pad Situasi Pandemi;
9. Memberikan fasilitas transportasi untuk menghindarkan petugas pelaksana menggunakan transportasi publik menuju/ pulang dari tempat kerja; Memerintahkan seluruh petugas pelaksana agar melaksanakan Physical Distancing, Social Distancing dan PHBS selama berada di tempat kerja maupun di luar tempat kerja. B. Pelaksanaan Kegiatan/Pekerjaan 1.
Melakukan penyusunan mekanisme kerja digitalisasi dokumen pertanahan dengan memperhatikan perilaku hidup bersih dan sehat serta program Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) untuk meminimalisir dampak Covid-19 seperti : a. Seluruh petugas pelaksana wajib mengikuti skrining awal berupa pengukuran suhu tubuh sebelum memasuki ruang kerja; b. Seluruh petugas pelaksana wajib mencuci tangan menggunakan air dan sabun atau pencuci tangan berbasis alkohol sebelum memasuki ke ruang kerja; c. Seluruh petugas pelaksana tidak diperkenankan memakai aksesoris (seperti ham tangan, gelang) dakam pelaksanaan kegiatan; d. Seluruh petugas pelaksana selalu menggunakan masker dalam pelaksanaan kegiatan; e. Seluruh petugas pelaksana selalu menggunakan masker dalam pelaksanaan kegiatan; f. Seluruh petugas pelaksana tidak diperkenankan menyentuh permukaan apapun menggunakan tangan langsung, disarankan menggunakan sarung tangan atau tisu serta langsung membuangnya ke tempat sampah ketika selesai digunakan; g. Seluruh petugas pelaksana wajib mencuci tangan atau menggunakan hand sanitizer setelah menyentuh benda dan permukaan apa pun; h. Seluruh petugas pelaksana tidak menyentuh wajah sampai tangan benarbenar bersih; i. Seluruh petugas pelaksana wajib membersihkan peralatan yang digunakan atau benda yang dibawa dari luar termasuk dokumen pertanahan yang akan dan telah dilakukan digitalisasi dengan alkohol atau disenfektan sebelum j.
digunakan. Seluruh petugas pelaksana dilarang : Membawa tas dan alat penyimpan data ke dalam ruang kerja; Menyembunyikan/ membawa ke luar ruang kerja dokumen pertanahan yang discan; Mengcopy file hasil scan dokumen pertanahan;
15
2. Menentukan tempat/ruangan yang memadai untuk pelaksanaan digitalisasi dengan memperhatikan aspek kesehatan dan jarak aman untuk meminimalisir dampak Covid-19 seperti: a.
Membersihkan ruangan pelaksanaan kegiatan secara rutin (minimal 1 kali sehari) dengan desinfektan, khususnya handel pintu, saklar lampu, komputer, meja, keyboard dan fasilitas lain yang sering terpegang oleh tangan;
b. Meja kerja antar petugas pelaksana diberikan jarak untuk memenuhi kaidah Physical Distancinng; c. Ruangan hanya memiliki satu akses pintu keluar untuk menjaga keamanan dokumen pertanahan saat keluar masuk ruang kerja;
4.1.2 Perangkat Keras dan Personil
Kegiatan Digitalisasi dan Verifikasi Data Pertanahan ini merupakan kegiatan kontraktual yang melibatkan pihak ke-3 dalam pengerjaannya. Untuk mendukung kegiatan implementasi diperlukan persiapan pelaksanaan meliputi: A. Perangkat Keras, dengan kondisi; Memenuhi standar teknis untuk pelaksanaan kegiatan ini Memenuhi aspek interkonektivitas dan kompatibilitas dengan sistem yang digunakan. Perangkat Keras untuk melaksanakan pekerjaan ini, yaitu: 1. Scanner, Scanner yang dibutuhkan terdiri dari 2(dua) tipe, yaitu: a. Document High Speed Scanner ADF A3 dengan spesifikasi pembacaan minimum 90 ppm/180 ipm, ukuran kertas A3, mendeteksi kertas yang masuk lebih dari satu lembar (Multi-feed Detection), sensor untuk kertas paperjam dan kapasitas scanning minimum 40.000 halaman/hari minimal sebanyak (2 unit); scanner Flatbed dengan spesifikasi pembacaan minimum 15 ppm, ukuran kertas A3 dan kapasitas scanning minimum 5.000 halaman/hari minimal sebanyak (2 unit), masing-masing scanner dibuktikan dengan bukti kepemilikan (milik sendiri/sewa/kerjasama); b. Document High Speed Scanner ADF A4 dengan spesifikasi pembacaan minimum
35
ppm/70
ipm,
ukuran
kertas
minimal
A4/F4,
mendeteksi kertas yang masuk lebih dari satu lembar (Multi-feed Detection), sensor untuk kertas paperjam dan kapasitas scanning minimum dapat mencapai 3000 halaman/hari minimal sebanyak (15 unit), masing-masing scanner dibuktikan dengan bukti kepemilikan (milik sendiri/sewa/kerjasama);
2. Kebutuhan PC/Laptop disesuaikan dengan kebutuhan personil. 16
3. Segala peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan pada saat pelaksanaan pekerjaan pada prinsipnya disediakan oleh penyedia barang/jasa kecuali dinyatakan sebaliknya dalam dokumen pengadaan. 4. Perangkat
Lunak
yang
dapat
digunakan
untuk
mempermudah
dan
mempercepat pelaksanaan pekerjaaan serta terjamin keamanan dan keandalan operasi sebagaimana mestinya. B. Sumber Daya Manusia Berikut daftar minimal kebutuhan SDM pelaksana kegiatan; 1. Tenaga Inti Tenaga Inti yang diperlukan diperlukan dalam pekerjaan Digitalisasi dan Verifikasi Data Pertanahan adalah: a. Tim Leader S1/S2 bidang Teknologi Informasi/Komputer/Informatika/Manajemen atau sejenisnya, berpengalaman terhadap pekerjaan sejenis minimal 2 pekerjaan sebanyak 1 orang. b. Koordinator D3/S1 bidang Kearsipan/Manajemen/Komputer/Informatika/Perpustakaan atau sejenisnya, dan berpengalaman minimal 2 pekerjaan sejenis sebanyak 1 orang. c. Teknisi Scanner D3/S1 bidang Teknologi Informasi/Komputer/Informatika/Manajemen atau sejenisnya, berpengalaman minimal 2 pekerjaan sejenis sebanyak 1 orang. 2. Tenaga Pendukung a. Tenaga Penataan dan Pilah Arsip SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu melakukan pemilahan, penataan, pengelompokan arsip manual, minimal 15 orang. b. Tenaga Operator Scanner SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu mengoperasikan dokumen highspeed scanner, minimal 15 orang. c. Tenaga Indexing/Data Entry SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu melakukan data entry deskripsi arsip manual, minimal 15 orang. d. Tenaga Quality Control/Legalisasi SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu melakukan kontrol kualitas hasil konversi arsip ke digital, minimal 15 orang. e. Tenaga Unggah/Upload File SMA/SMK/STM/Setara atau D3, Mampu melakukan kontrol kualitas hasil konversi arsip ke digital, minimal 5 orang. Kebutuhan tenaga/SDM disesuaikan dengan variabel volume, pagu dan durasi pekerjaan untuk masing-masing Kantor Pertanahan Kab/Kota.
17
4.2
Kualifikasi Penyedia
1. Memiliki izin usaha jasa telematika/komputer/teknologi informasi/alih media/ digitalisasi; 2. Memiliki pengalaman pekerjaan sejenis selama 3 tahun terakhir; 3.
Penyedia dan pelaksana pekerjaan wajib menandatangani perjanjian kerahasiaan data pada saat pelaksanaan pekerjaan;
4. Penyedia dan pelaksana pekerjaan wajib bersedia untuk tidak menyimpan file salinan dari hasil digitalisasi warkah dalam media apapun setalah masa pekerjaan berakhir.
4.3
Pelaporan
Sejak pekerjaan mulai dilaksanakan yang ditandai dengan SPMK bersamaan dengan penanda-tanganan surat pernyataan Pakta Integritas, maka selanjutnya pelaksana membuat laporan yang terdiri dari: 1. Laporan Awal. 2. Laporan Antara. 3. Laporan Akhir,
4.4
Serah Terima Pekerjaan.
Setelah semua rangkaian kegiatan dilalui, maka seluruh hasil pekerjaan diserahterimakan antara pelaksana pekerjaan dengan pihak/unit penanggung-jawab dokumen di lingkungan Kementerian ATR/BPN yang ditandai dengan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.
18
4.5
TAHAPAN PELAKSANAAN
4.5.1 DIGITALISASI DOKUMEN Tahapan dan Alur Proses Kegiatan Digitalisasi seperti gambar dibawah ini, dan pada tiap tahapan akan diuraikan pada penjelasan berikutnya
Gambar 3: Alur Proses Digitalisasi Dokumen Pertanahan 1. Persiapan. Sebelum melakukan digitalisasi dokumen pertanahan perlu dilakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas arsip yang akan dilakukan digitalisasi, khususnya pada kegiatan ini yang meliputi: a. Menentukan dan mempersiapkan dokumen Buku Tanah, Surat Ukur dan Warkah Pendaftaran Pertama Kali (DI208) yang akan discan; b. Menentukan form, media dan peralatan yang akan digunakan untuk pekerjaan digitalisasi. Form yang diperlukan pada kegiatan ini adalah: Form1. Hasil Inventarisasi (untuk masing-masing jenis dokumen); Form2. Kartu Kendali Arsip; Form3. Rekap Progres Pekerjaan; Form3a. Rekap Detail Progres Pekerjaan; Form4. Daftar Pencarian Arsip; Form5. Berita Acara Serah Terima Dokumen Pertanahan dengan lampiran berupa Form6. Daftar Arsip Yang Dipindahkan; Untuk pemberi kerja pada tahapan persiapan terdapat beberpa hal yang harus dilakukan antara lain: a. Menentukan pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan dan mengawasi kegiatan digitalisasi; b. Melakukan penyusunan mekanisme kerja digitalisasi dokumen pertanahan; c. Menentukan tempat/ruangan yang memadai untuk pelaksanaan digitalisasi; d. Memastikan ketersediaan internet dan listrik selama kegiatan berlangsung.
19
2. Pendataan dan Penataan (Inventarisasi Dokumen). Bundel dokumen yang sudah diambil dan dipindahkan ke tempat pemilahan kemudian dicatat atau diinventarisasi. Hasil inventarisasi kemudian dituangkan dalam sebuah daftar yang pada tahapan akhir, daftar tersebut sekaligus menjadi Daftar Pencarian Arsip (DPA). Untuk memudahkan jalannya kegiatan digitalisasi maka dalam setiap berkas dapat dicantumkan Kartu Kendali kegiatan untuk memantau jalannya proses secara administrasi. Selanjutnya Kartu Kendali ini berjalan mengikuti setiap langkah ekskalasi pemrosesan masing-masing dokumen, dan berakhir hingga dokumen bersangkutan kembali ke rak semula. Adapun pencatatan pada kartu kendali ini meliputi: nomor urut, jenis dokumen, nomor bundel dokumen, tahun, asal lokasi rak, jumlah dokumen, tanggal pinjam, tanggal kembali, keterangan serta nama dan paraf para petugas yang dilalui oleh dokumen tersebut. 3. Pemilahan, Pengelompokan dan Penataan Pekerjaan pemilahan, pengelompokan dan penataan adalah memilah dokumen yang akan dipindai/discan (sebelum discan) dengan beberapa kondisi yaitu: a. Warkah Pendaftaran Pertama Kali (DI208), dilakukan pemilahan warkah pendaftaran pertama kali dengan kriteria: Warkah pendaftaran pertama yang buku tanahnya belum ada catatan; Untuk warkah tertentu yang penyimpanannya dengan dijilid maka harus dilakukan pelepasan jilid, dibersihkan, dirapikan dan diurutkan; b. Buku Tanah, dilakukan pemilahan dan pengelompokan serta dilakukan penataan dengan kriteria: Buku Tanah masih aktif dan terkait dengan dokumen warkah pada huruf a di atas; c. Surat Ukur, dilkukan pemilahan dengan kriteria; Surat Ukur yang masih aktif dan terkait dengan dokumen warkah pada huruf a di atas; 4. Serah Terima Berkas. Dokumen yang terhimpun dalam berkas yang akan didigitalisasi, terlebih dulu diinventarisasi
sesuai
dengan
kondisi
dan
kebutuhan
pemrosesan
yang
pelaksanaannya dilakukan secara bertahap disesuaikan dengan anggaran. Berkas yang telah diinventarisasi kemudian diserah-terimakan yang ditandai dengan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Dokumen Pertanahan dengan lampiran berupa Daftar Arsip Yang Dipindahkan (Form5 dan Form6) antara pihak Kantor Pertanahan dengan pihak pelaksana digitalisasi. Berita Acara sekurang-kurangnya memuat: a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya digitalisasi; b. Keterangan mengenai jenis dokumen pertanahan yang dilakukan digitalisasi;
20
c. Keterangan bahwa digitalisasi dokumen pertanahan yang dibuat diatas kertas atau sarana lainnya kedalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan naskah aslinya; d. Tanda tangan dan nama jelas/lengkap pejabat yang bersangkutan. Berita Acara dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan dilampiri dengan Daftar Arsip yang dialihmediakan kedalam mikrofilm atau media lainnya dengan ketentuan: 1. Rangkap pertama untuk Kepala Kantor Pertanahan selaku pembina kearsipan; 2. Rangkap kedua untuk unit pengolah; 3. Rangkap ketiga untuk unit kearsipan. 5. Pemindahan Dokumen. Dokumen dipindahkan dari rak penyimpanan ke ruang atau lokasi pemilahan. Alat angkut yang digunakan bisa berupa lori (trolley) atau baki dengan kondisi yang memungkinkan dokumen tidak tercecer dalam perjalanan. Penyediaan alat angkut ini diperlukan guna tercapainya efisiensi kerja dan pengamanan terhadap fisik dokumen. Tetapi jika lokasinya berdekatan misalnya masih dalam satu ruangan gedung, maka pemindahan arsip cukup dilakukan tanpa alat. 6. Pemindaian (Scanning). Pemindaian adalah proses perekaman, digitalisasi, atau alih media dari dokumen fisik menjadi data atau file digital yang berbentuk .pdf. Kegiatan pemindaian untuk dokumen pada umumnya menggunakan perangkat keras berupa pemindai berkecepatan tinggi (High Speed Scanner) dengan jenis ADF (Automatic Document Feeder). Tetapi dalam keadaan tertentu tidak menutup kemungkinan menggunakan scanner jenis Flatbed atau jenis lain apabila kondisi dokumen yang akan dipindai tersebut dinilai tidak memungkinkan menggunakan jenis ADF. Tingkat kerapatan (resolusi) yang dihasilkan minimum 150dpi (dot per inch) sampai maksimum 300dpi, dengan pertimbangan sebagai berikut: Informasi pada dokumen digital dapat dibaca dan dikenali dengan jelas dan lengkap; Ciri, ukuran, dan hasil cetakan dari dokumen digital masih serupa dengan sumber dokumen fisik aslinya; Jumlah ukuran (size) total file hasil digitalisasi masih sesuai dan sebanding dengan daya tampung data storage; Beban terhadap sistem pemrosesan digitalisasi dan penyajian informasi atau pencarian kembali dokumen digital masih ringan dan dapat dilakukan dengan cepat; Pada umumnya media kertas pada dokumen yang sudah berusia lebih dari 25 tahun akan mengalami penurunan tingkat
kelenturannya
sehingga
bila dipindai
menggunakan scanner jenis ADF, akan merusak fisik dokumen tersebut. Untuk menghindari resiko ini, maka langkah pemindaian harus ditempuh dengan
21
menggunakan scanner jenis Flatbed/ jenis lain, meski butuh waktu pemrosesan yang agak lambat. Ketentuan pada proses scanning ini adalah: a.
Buku Tanah dan Surat Ukur discan dalam format A3 atau dilembarkan, sehingga
b.
masing-masing file terdapat 2(dua) halaman. Warkah Pendaftaran Pertama Kali (DI208) dalam format A4.
Pemberian Stempel Scanning /Alih Media pada Fisik Dokumen Setelah dokumen fisik dilakukan scanning/pemindaian maka dokumen tersebut diberikan stempel sekurangnya memuat informasi dengan ketentuan: 1) Stempel dilekatkan pada dokumen pertanahan: Warkah, di tempat kosong pada halaman depan/cover; Buku Tanah, pada halaman Catatan Pendaftaran/Catatan Peralihan terakhir; Surat Ukur, di tempat kosong pada halaman depan/cover; 2) Tercantum kalimat: “Telah Dialihmediakan”/”Telah Discan”; 3) Tercantum Tanggal pelaksanaan kegiatan, yang menyatakan waktu/kapan dokumen tersebut discan dan Nomor Kontrak Kegiatan (jika dilakukan pihak ke3); 4) Tercantum
Nama
Pelaksana
kegiatan,
yang
menyatakan
siapa
nama
petugas/nama Badan Hukum atau pihak ke3 yang melaksanakan kegiatan scanning;
01/09/2021 PT. 12/KNT-WARKAH.XI/PPK-PDIP/VII/2021 Gambar 4 : Contoh Stempel Scanning/Alih Media
22
7. File Naming/Indexing. Setelah pemindaian, langkah selanjutnya adalah indexing, yakni melakukan pengkodean file, penamaan subjek arsip, penomoran, dan berbagai bentuk entry lain yang dibutuhkan untuk menjelaskan isi file image hasil pemindaian. Selanjutnya file dimasukkan ke dalam folder dengan kode atau penamaan yang sesuai dengan kelompok file bersangkutan. Penamaan file hasil Scan diurutkan berdasarkan tipe dokumen, contoh seperti pada tabel sebagai berikut: No
Tipe Warkah
Penamaan
1
Buku Tanah
JenisHak_LimaDigitNomorHak Contoh : M_001435 (Buku Tanah Hak Milik) Penyimpanan file disimpan ke dalam folder per wilayah Contoh : Dokumen Buku Tanah Kecamatan Pasar Minggu
23
Kelurahan Ragunan 2
Surat Ukur
Tipe SU_5digitnomorSU_tahun Contoh : SU_00320_2010 Penyimpanan file disimpan ke dalam folder per wilayah Contoh : Dokumen Surat Ukur Kecamatan Pasar Minggu Kelurahan Ragunan 2010
3
Warkah
pendaftaran W_5 digit nomor DI 208_ tahun
(DI208)
Contoh : W_00258_2005 Penyimpanan file disimpan dalam folder per tahun Contoh : 2005
a. Penyimpanan file dalam folder per tipe warkah pertanahan, dan per tahun; b. Apabila terdapat nomor warkah ganda maka menggunakan ketentuan penamaan sebagai berikut
8. Kontrol Kualitas (Quality Control) dan Validasi Hasil Pemindaian Melakukan kontrol kulitas/Quality Control (QC) untuk memperbaiki image jika ada image yang tidak layak untuk ditampilkan seperti image miring, image tidak terbaca karena hasil scan yang tidak bagus dan melakukan pengecekan metadata/index, file name dan metadata hasil bookmark yang sudah dibuat sampai hasil tersebut disetujui oleh Kementerian ATR/BPN. Pekerjaan quality control atau kontrol kualitas untuk pengendalian mutu hasil baik dari pemindaian ataupun indexing, merupakan pekerjaan validasi dan verifikasi atas kelayakan data dan hasil pemindaian, dan merupakan tahap pekerjaan yang akan menentukan apakah file yang dihasilkan itu dapat dipakai atau tidak. Kontrol kualitas terhadap hasil scan dan indexing ditentukan dari:
1. Pengkodean file, penamaan subjek, pengisian tahun, dan sebagainya sudah lengkap dan sesuai dengan tata laksana dan tuntutan sistem. Ini dapat dilakukan
24
misalnya dengan menghitung jumlah digit pada kode file, koreksi terhadap redaksional pengetikan subjek, dan lain-lain;
2. Tampilan image yang dihasilkan dari proses pemindaian sudah sesuai, baik dari segi jumlah lembar fisik ataupun kualitasnya. Langkah ini dilakukan dengan cara menghitung kembali jumlah halamannya dan membandingkan fisik asli setiap lembar dokumen dengan tampilan image dari file dokumen bersangkutan. Jika jumlah atau isi file sudah benar dan hasilnya indeks sudah sesuai dengan standar yang diharapkan, maka proses alih media/digitalisasi dokumen dapat dilanjutkan ke fase berikutnya. Tetapi jika hasilnya dinilai masih belum memadai, maka langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Menyerahkan lembar dokumen yang mungkin belum terpindai (terlewat) untuk dilakukan pemindaian ulang, dan selanjutnya disisipkan (inserting) sebagai bagian yang utuh dari halaman dalam file bersangkutan; 2. Melakukan revisi redaksional dari hasil indeks (entri data) sebelumnya jika ternyata belum lengkap atau tidak sesuai; 3. Melakukan penyesuaian (adjustment)
atau koreksi output
image hasil
pemindaian. Tetapi jika ternyata langkah penyesuaian dan koreksi ini dinilai masih belum juga memenuhi standar pemindaian, maka langkah yang ditempuh adalah menyerahkan kembali lembar fisik dokumen arsip tersebut ke bagian scanning untuk dilakukan pemindaian ulang dengan setting khusus agar image yang dihasilkan benar-benar memenuhi standar dokumentasi digital. Selain tugas seperti di atas, langkah validasi dan verifikasi dari quality control juga melakukan pemeriksaan terhadap autentikasi pada setiap hasil pemindaian sebagai tanda keaslian atau autentitas dari dokumen bersangkutan. Jika sudah dianggap sesuai, maka pekerjaan proses digitalisasi dapat dilanjutkan ke langkah berikutnya. 9. Autentikasi Kegiatan autentikasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk memberikan autentikasi pada hasil digitalisasi (file .pdf), yang dilakukan oleh petugas QC setelah melakukan kontrol kualitas tehadap file hasil scan dimana autentikasi ini dapat berupa: a. Berita Acara autentikasi maupun b. Tanda/Stempel Elektronik yang dilekatkan/dibubuhkan pada hasil digitalisasi, tanda tersebut dapat berupa kode yang secure yang terasosiasi dan terintegrasi serta tersertifikasi sehingga file hasil scan ini dapat digunakan sebagai alat bukti sah pada proses peradilan. Adapun stempel elektronik yang dimaksudkan harus memenuhi beberapa persyaratan, seperti: 1. Stempel Elektronik yang dimaksud adalah stempel elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang tersertifikasi oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO). Proses autentifikasi ini untuk menjamin bahwa dokumen elektronik (hasil scan) adalah asli dan sesuai/persis sama dengan aslinya/hardcopynya (digital twin);
25
2. Stempel Elektronik memiliki kemampuan menyimpan informasi private di dalamnya; 3. Pembacaan kode harus menggunakan perangkat/tools khusus yang dimiliki oleh BPN; 4. Pembacaan kode harus menggunakan aplikasi khusus yang dikeluarkan oleh BPN dan tidak terbaca oleh aplikasi lain; 5. Menggunakan stempel elektonik berbentuk QR dimana terdapat gambar atau logo Lembaga/Perusahaan ditengah-tengah stempel dengan rasio minimum mencapai 70% dari keseluruhan kode; 6. Stempel Elektronik berbentuk persegi dengan ukuran 1,5 x 1,5 cm; 7. Stempel Elektronik dapat memberikan informasi validitas dari suatu dokumen; 8. Stempel Elektronik dapat memenuhi prinsip integrity dan non repudiation; 9. Menggunakan token yang secure untuk proses pembubuhan seperti: Biometric Authentication dan Disposable Uniquely Random Code; 10. Stempel Elektronik dapat memuat informasi waktu pembubuhan pada dokumen (timestamp); Sebagai referensi, berikut proses pembubuhan stempel elektronik pada proses autentifikasi dokumen digital atau file hasil digitalisasi.
Dokumen pertanahan fisik yang telah dipindai/scan, sebelum dikembalikan pada tempat semula harus diberikan penandaan/stempel pada setiap kesatuan berkas. Lokasi stempel pada area yang diperbolehkan dan tidak mengganggu informasi dokumen, disarankan dilekatkan pada Catatan Buku Tanah yang terakhir, Ini merupakan bukti autentikasi terhadap fisik dokumen pertanahan. Selanjutnya autentikasi pada file hasil scan/softcopy dapat berupa pemberian kode pengaman atau dalam bentuk stempel elektronik dan bentuk lainnya yang terasosiasi dan terintegrasi.
26
Gambar 5: Contoh Stempel Elektronik untuk file .pdf hasil digitalisasi. 10. Stempel pada Fisik Dokumen Pertanahan Setelah dilakukan legalisasi pada file hasil alih media (softcopy) maka langkah selanjutnya adalah memberikan stempel “Dokumen Fisik ini Tidak Berlaku Lagi sejak Dialihmediakan” pada fisik dokumen pertanahan khususnya Buku Tanah dan Surat Ukur. Stempel tersebut menyatakan bahwa: Dokumen fisik tidak berlaku lagi sejak dialihmediakan dan dilakukan validasi data tekstual; Dokumen hasil alih media sudah dinyatakan sesuai aslinya/fisiknya/digital twin (lihat Langkah 9. Autentikasi diatas).
dengan
27
01/09/2021
PT. ANUGRAH SEJAHTERA
12/KNT-WARKAH.XI/PPK-PDIP/XI/2021
Gambar 6: Contoh Stempel pada Fisik Dokumen Pertanahan. 11. Penyimpanan dan Penggandaan File. Langkah pemrosesan selanjutnya adalah penyimpanan file hasil alih media ke dalam memori komputer atau dimasukkan langsung ke dalam server (data storage) sebagai database. Penyedia harus menyerahkan kepada pemilik pekerjaan harddisk internal
28
pada PC yang digunakan untuk menyimpan file hasil scan. Pekerjaan ini juga masih tetap dalam pengawasan pengendalian mutu (quality control). 12. Penyimpanan ke dalam DMS atau Server Dokumen pertanahan yang sudah dilakukan digitalisasi kemudian dilakukan penyimpanan ke dalam sistem yang sudah tersedia sehingga terintegrasi dengan dokumen digital yang terdapat pada Aplikasi KKP. Penyimpanan hasil digitalisasi ke dalam sistem pengelolaan dokumen dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan melalui Aplikasi Slokaetnik dengan berkoordinasi dengan Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan LPPB (Pusdatin), Kementerian ATR/BPN.
5
KELUARAN Untuk mengukur keseluruhan hasil pekerjaan, indikatornya adalah berdasarkan output dari setiap fase perkerjaan yang dilalui, meliputi: A. Alihmedia: 1.
Ketersediaan dokumen digital yang autentik berupa dokumen pdf;
2. Ketersediaan database dokumen yang tersimpan dalam server atau data storage yang berisikan field tentang image, kode, nama subjek arsip, tahun pembuatan, 3.
dan keterangan-keterangan lain yang dibutuhkan; Ketersediaan backup data;
4. Ketersediaan Daftar Inventaris Dokumen Pertanahan yang juga dapat berfungsi sebagai Daftar Pencarian Arsip (DPA); 5. Ketersediaan Laporan dan Berita Acara Pelaksanaan Kegiatan Digitalisasi/Alih Media yang mendapat persetujuan dari Pejabat Pembuat Komitmen sebagai fungsi kontrol bahwa seluruh dokumen yang telah didigitalisasi sudah tersimpan 6.
dalam database server; Dokumen fisik yang telah dialihmediakan tersusun dalam berkas seperti semula dan ditempatkan kembali sesuai dengan sistem penataan dan penempatan dokumen fisik pertanahan yang dibuktikan dengan dokumentasi foto kondisi sebelum dan sesudah alihmedia.
6
WAKTU PENCAPAIAN KELUARAN Rencana pelaksanaan kegiatan ini adalah selama 60 hari kalender.
7
LOKASI PEKERJAAN DAN TARGET Rencana pada tahun 2021 Kegiatan digitalisasi dokumen warkah akan dilaksanakan Kantor
Pertanahan di 1 Kab/Kota yaitu : Aceh Besar.
29
8
BIAYA
Untuk menghasilkan keluaran sebagaimana ditargetkan dalam tahun 2021 keseluruhan biaya yang direncanakan dipergunakan sebesar Rp. 597.300.000,00,- (Lima Ratus Sembilan Puluh Tujuh Juta Tiga Ratus Ribu Rupiah).
30
FORM 1: Hasil Inventarisasi LAPORAN INVENTARISASI WARKAH PEKERJAAN DIGITALISASI DAN VERIFIKASI DATA PERTANAHAN ………
No
Tahun Warkah
Jumlah
1 2 3 4 5 6 7 8 0
LAPORAN REKAPITULASI BUKU TANAH YANG SUDAH DIINVENTARISASI (Hasil Inventarisasi Fisik Buku Tanah) PEKERJAAN DIGITALISASI DAN VERIFIKASI DATA PERTANAHAN ……… KANTOR PERTANAHAN …………... Volume Pekerjaan …………... JUMLAH BT YANG ADA PADA BUNDEL (INVENTARISASI FISIK) NO
Total
KECAMATAN
KELURAHAN
KODE DESA HM
HGU
HGB
HP
HPL
HW
HMRS
0
0
0
0
0
0
0
0
LAPORAN REKAPITULASI SURAT UKUR YANG SUDAH DIINVENTARISASI (Hasil Inventarisasi Fisik Surat Ukur) PEKERJAAN DIGITALISASI DAN VERIFIKASI DATA PERTANAHAN ……… KANTOR PERTANAHAN …………... Volume Pekerjaan : …………… JUMLAH SU/GS YANG ADA PADA BUNDEL NO
KECAMATAN
KELURAHAN
Total
(Inventarisasi Fisik)
KODE DESA SU
GS
SUS
PLL
GD
0
0
0
0
0
0
LAPORAN INVENTARISASI DOKUMEN GAMBAR UKUR PEKERJAAN DIGITALISASI DAN VERIFIKASI DATA PERTANAHAN ………
JUMLAH GU YANG ADA PADA BUNDEL NO
TAHUN
(Inventarisasi Fisik) [a] Gambar Ukur
Total
0
Form 2: Kartu Kenali Arsip
FORM 3: Rekap Progres Pekerjaan LAPORAN REKAP PROGRES PEKERJAAN DIGITALISASI DAN VERIFIKASI DATA PERTANAHAN Hasil Digitalisasi Surat Ukur Kantor Pertanahan ……….. Volume : ……….. NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
KODE WILAYAH
KECAMATAN
KEL/DESA
TIPE SU
NO SU
TAHUN
KETERANGAN
LAPORAN REKAPITULASI SURAT UKUR YANG SUDAH DIGITALISASI (Hasil Digitalisasi Surat Ukur) PEKERJAAN DIGITALISASI DAN VERIFIKASI DATA PERTANAHAN ……….. KANTOR PERTANAHAN ……….. Volume : ……….. BUNDEL NO KECAMATAN
KELURAHAN
KODE DESA
NO. BUNDEL
JENIS
NOMOR
SU/GS
SU/GS
JUMLAH SU/GS YANG ADA PADA BUNDEL
JUMLAH SU/GS YANG SUDAH ADA DLM DATABASE
JUMLAH SU/GS YANG SUDAH DIGITALISASI
JUMLAH SU/GS YANG BELUM DIGITALISI
(Inventarisasi Fisik)
(Inventarisasi Aplikasi KKP)
(progress)
(akhir)
[a]
[b]
[c]
TAHUN SU
GS
SUS
PLL
GD
SU
GS
SUS
PPL
GD
SU
GS
SUS
[c]-[d] PPL
GD
SU
GS
SUS
PPL
GD
FORM 4: Daftar Pencarian Arsip DAFTAR ARSIP Unit Pengolah: No
Nomor Berkas
Kode Klasifikasi
Jenis Arsip/ Uraian
Tahun
Jumlah Berkas
Tingkat Perkembangan
Rak
Nomor Boks
Keterangan
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(1) (2) (3)
Nomor Nomor Berkas Kode Klasifikasi
: : :
(4)
Jenis Arsip/Uraian
:
(5) (6)
Tahun Jumlah Berkas
: :
(7)
Tingkat Perkembangan
:
(8)
Rak
:
(9)
Nomor Boks
:
(10)
Keterangan
:
Menuliskan nomor urut jenis arsip Menuliskan nomor berkas arsip Menuliskan tanda pengenal arsip yang dapat membedakan antara klasifikasi yang satu dengan klasifikasi yang lain sesuai Permen ATR/BPN No.10/2018 Menuliskan jenis arsip dan seluruh berkas yang terkandung didalamnya Menuliskan tahun terciptanya arsip Menuliskan jumlah arsip dalam setiap jenis arsip (misalnya: eksemplar/folder/boks). Menguraikan tentang tingkat perkembangan arsip , seperti: asli/copy/tembusan, dan lain-lain. Bila terdiri dari beberapa tingkat perkembangan dicantumkan seluruhnya. Menuliskan rak yang menunjukkan lokasi arsip disimpan. Menuliskan nomor yang menunjukkan lokasi pada boks berapa jenis arsip disimpan. Menuliskan kelainan dan kekhususan yang ada, seperti: kertas rapuh, berkas tidak lengkap, lampiran tidak ada, dan sebagainya.
FORM 5: Berita Acara Serah Terima Dokumen Pertanahan
BERITA ACARA NOMOR : ........................... PEMINDAHAN ARSIP DALAM RANGKA KEGIATAN DIGITALISASI Pada hari ini .................... tanggal ............... bulan ............... tahun .........dilaksanakan pemindahan arsip untuk pelaksanaan digitalisasi dengan media ...................... dari (Unit Pengolah).............. ke................. yang melibatkan: 1.
Nama : ........................................................... NIP : .......................................................... Jabatan : ...........................................................
Dalam hal ini bertindak atas nama pimpinan Unit .............................yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 2.
Pengolah
Nama : ............................................................ NIK : ............................................................ Jabatan : ............................................................
Dalam hal ini bertindak atas nama....................yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Menyatakan telah melaksanakan serah terima sepertitercantum pada Daftar Arsip terlampir.
pemindahan
....................(tempat), ....................................... PIHAK KEDUA Nama Jabatan Ttd
PIHAK PERTAMA Nama Jabatan ttd
Nama Lengkap NIP
Nama Lengkap NIP
arsip
FORM 6: Daftar Arsip yang Dipindahkan
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN Unit Pengolah:
No
Nomor Berkas
Kode Klasifikasi
Jenis Arsip/ Uraian
(2)
(3)
(4)
(1)
Tahun
(5)
Jumlah Berkas
Tingkat Perkembangan
Rak/No . Boks
Media
(6)
(7)
(8)
(9)
Ket.
(10)
Peminjaman Berkas
Pengembalian Berkas
Tgl
Paraf
Tgl
Paraf
(11)
(12)
(13)
(14)
Yang Menerima (Pihak Kedua) Jabatan
Yang Menyerahkan (Pihak Pertama) Jabatan
Ttd
ttd
Nama Lengkap NIP
Nama Lengkap NIP
Petunjuk pengisian: (1) Nomor (2) Nomor Berkas (3) Kode Klasifikasi
: : :
Menuliskan nomor urut jenis arsip Menuliskan nomor berkas arsip Menuliskan tanda pengenal arsip yang dapat membedakan antara klasifikasi yang satu dengan klasifikasi yang lain sesuai Permen ATR/BPN No.10/2018 Menuliskan jenis arsip dan seluruh berkas yang terkandung didalamnya Menuliskan tahun terciptanya arsip Menuliskan jumlah arsip dalam setiap jenis arsip (misalnya: eksemplar/folder/boks). Menguraikan tentang tingkat perkembangan arsip , seperti: asli/copy/tembusan, dan lainlain. Bila terdiri dari beberapa tingkat perkembangan dicantumkan seluruhnya.
(4) (5) (6) (7)
Jenis Arsip/Uraian Tahun Jumlah Berkas Tingkat Perkembangan
: : : :
(8) (9) (10)
Rak/No. Boks Media Keterangan
: : :
(11)
Tanggal Peminjaman Berkas
:
Menuliskan rak/lokasi pada boks berapa jenis arsip disimpan Menuliskan media yang digunakan, misalnya mikrofilm atau media lainnya. Menuliskan kelainan dan kekhususan yang ada, seperti: kertas rapuh, berkas tidak lengkap, lampiran tidak ada, dan sebagainya. Menuliskan tanggal berkas dipinjam untuk kegiatan digitalisasi
(12) (13) (14)
Paraf Peminjaman Berkas Tanggal Pengembalian Berkas Paraf Pengembalian Berkas
: : :
Paraf yang meminjam berkas untuk kegiatan digitalisasi Menuliskan tanggal berkas dikembalikan setelah kegiatan digitalisasi Paraf yang mengembalikan berkas setelah kegiatan digitalisasi
