KONSER MUSIK JAZZ 2015 - Jazz With You PDF [PDF]

Citation preview

KONSER MUSIK JAZZ 2015: Jazz With You



KONSER MUSIK JAZZ 2015: Jazz With You



Term-Of-Reference Digunakan sebagai panduan dalam pelaksanaan KONSER MUSIK JAZZ 2015: Jazz With You



Digunakan oleh : Abdul Aziz, S,E



KEBIJAKAN PELAKSANAAN



KONSER MUSIK JAZZ 2015 A. Ketentuan Umum Pelaksanaan Kegiatan 1. Kegiatan yang di jalankan oleh panitia KONSER MUSIK JAZZ 2015: harus sesuai dan mengacu pada action plan TOR panitia KONSER MUSIK JAZZ 2015, 2. Di setiap pelaksanaannya panitia KONSER MUSIK JAZZ 2015 diharapkan menjaga keamanan saat acara berlangsung. B. Manajemen Pelaksanaan Kegiatan 1. Kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 Tujuan kegiatan ini dibuat agar para pecinta musik Jazz di Indonesia dapat lebih mengerti perkembangan musik Jazz di negara kita. 2. Penanggung jawab seluruh kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015: Ketua umum pelaksana KONSER MUSIK JAZZ 2015. 3. Semua kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015dibawah koordinasi ketua umum, KONSER MUSIK JAZZ 2015, yang di bantu oleh wakil ketua dan bendahara. 4. Seluruh kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 dilaksanakan dan di jalankan, sekaligus menjadi tanggung jawab Panitia KONSER MUSIK JAZZ 2015, yang melibatkan semua seksi yang ada. 5. Dalam upaya membantu kelancaran, efektivitas, dan efisiensi pelaksanaan kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 dibentuk dari beberapa pertimbangan yang di bentuk langsung oleh ketua umum 6. Kegiatan publikasi dan dokumentasi KONSER MUSIK JAZZ 2015 di jalankan bersama oleh tim KONSER MUSIK JAZZ 2015 bagian humas, dengan pembagian untuk tugas yang bersifat operasional dengan biaya relatif lebih kecil ditangani panitia, sedang yang bersifat investasi dengan biaya relatif lebih besar yang di tangani oleh bagian Humas. 7. Untuk penyamaan presepsi dan sekaligus memperlancar kegiatan yang akan dijalankan perlu penyusunan dan sosialisasi TOR, baik di masyarakat dalam kota maupun luar kota. C. Lingkup, Waktu, Tempat dan Fasilitas Kegiatan 1. Lingkup kegiatan yang dijalankan pada KONSER MUSIK JAZZ 2015: UMM DOME, Malang. 2. yang disajikan meliputi : kegiatan hiburan konser musik jazz 3. Waktu pelaksanaan kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 20152014 selama 1 Hari yaitu pada tanggal 14 Februari 2015, kegiatan di lakukan mulai pukul 21.00-24.00 WIB 4. Tempat kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 di lakukan di ruang lingkup UMM DOME, Malang.



5. Tim panitia, dapat menggunakan fasilitas yang tersedia di UMM DOME, dengan mengajukan permohonan penggunanya kepada pihak-pihak terkait. (Misalnya: bagian perlengkapan) 6. Tempat dan waktu penggunaan fasilitas di UMM DOME yang akan dilakukan untuk persiapan maupun pelaksanaan kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 akan di atur oleh seksi acara dan seksi perlengkapan. D. Penyusunan dan Pengajuan Anggaran dan Rencana Kegiatan 1. Dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015, setiap seksi kepanitiaan, dapat mengajukan anggaran yang disertai dengan rencana kerja, sesuai dengan standar yang berlaku. 2. Dalam menyusun anggaran panitia harus menggunakan prinsip transparasi (ada perincian) dan akuntabilitas (dapat dipertanggungjawabkan) 3. Permohonan pencarian dana anggaran KONSER MUSIK JAZZ 2015 dilakukan oleh Bendahara, atau Wakil Ketua, yang di dampigi oleh Ketua Panitia, dan di lakukan secara bertahap. 4. Penggunaan pencarian anggaran Tahap 2 dan seterusnya harus di lampiri dengan rekapitulasi dan bukti penggunaan dana pada Tahap sebelumnya. E. Penyusunan dan Pelaporan Pertanggungjawaban 1. Apabila pelaksanaan kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 sudah selesai, maka panitia KONSER MUSIK JAZZ 2015 berkewajiban menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas yang diembannya. 2. Laporan LPJ Panitia KONSER MUSIK JAZZ 2015



KONSER MUSIK JAZZ 2015 : JAZZ WITH YOU A. Latar Belakang Musik merupakan bahasa yang global dimana musik sebagai wujud menyampaikan perasaan, situasi dan keadaan yang digambarkan secara imajinatif dengan satu keselarasan dan perekat satu kesatuan dan kebersamaan. Musik merupakan hal yang paling diminati oleh seluruh kalangan, karena musik tidak memandang perbedaan. Perkembangan musik dewasa ini sangat beragam. Musik di Indonesia terdiri banyak jenis, seperti : Pop, Rock, Jazz, Balad, Dangdut, Keroncong, dan lain-lain. Di jagad hiburan Indonesia telah banyak hadir penyanyi-penyanyi yang memiliki jenis aliran sendiri-sendiri. Contoh yang bisa kita ambil adalah aliran Jazz. Jazz merupakan musik yang rileks dan menyentuh jiwa. Musik Jazz juga dapat dikombinasikan dengan mudah oleh musik-musik yang lain. Variasi-variasi yang unik dapat dibentuk oleh musik Jazz. Hal ini menarik minat bagi penikmat musik di Indonesia untuk menikmati bahkan mempelajari musik Jazz. Di Indonesia sendiri penyanyi yang beraliran Jazz sudah semakin menjamur. Seperti : Glenn Fredly, Afgan, Raisa, Tompi, dan Tulus. Mereka mempunyai musik yang rileks dan menyentuh jiwa. Lirik lagu yang mereka miliki menggambarkan perasaan di jiwa. Penggemar mereka didominasi oleh kalangan muda, dikarenakan musik-musik Jazz yang mereka bawakan sesuai dengan perasaan yang sering diidentikan oleh kalangan muda. Event-event nasional seperti : Java Jazz Festival, JakJazz, dan Bali Jazz sering digelar untuk semakin memperkenalkan musik Jazz di seluruh kalangan. Untuk merealisasikan hal semacam ini, kami selaku mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Malang merancang suatu kegiatan konser musik Jazz skala nasional, yang akan dapat dinikmati oleh semua kalangan. Konser Jazz ini bermanfaat untuk meningkatkan gairah penikmat musik Jazz di Indonesia. maka untuk menunjang kelancaran pelaksanaan Konser musik jazz, perlu dibuat term-of-reference (TOR), sehingga pihak –pihak yang terlibat memiliki persepsi yang sama atas kegiatan yang akan dijalankan. Dengan TOR ini diharapkan dapat digunakan sebagai acuan bagi pihak – pihak yang terlibat. B. Tujuan Kegiatan Kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 Tujuan kegiatan ini dibuat agar para pecinta musik Jazz di Indonesia dapat lebih mengerti perkembangan musik Jazz di negara kita, dan tidak lupa untuk meningkatkan gairah bermusik para pecinta musik di Indonesia agar dapat lebih mengerti dan dapat dengan cepat mempelajari musik Jazz itu sendiri.



C. Tema Kegiatan Tema yang diangkat dalam acara KONSER MUSIK JAZZ 2015 adalah : “JAZ WITH YOU.”



D. Peserta Peserta KONSER MUSIK JAZZ 2015 adalah seluruh masyarakat Umum dan sasaran penonton konser ini adalah dari umur 18 tahun sampai dengan 50 tahun. Dengan presentase sebagai berikut : Umur



: 18-25



=



60%



26-35



=



30%



36-50



=



10%



E. Penyelenggara Kegiatan Penyelenggara kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 ini adalah Event Organizir yang sudah terkenal dan terpercaya di Indonesia, maupun Luar negeri. Yang melibatkan seluruh anggota EO tersebut. Bagan Alur Kegiatan Konser dapat dilihat pada Lampiran 1. Susunan Tim Panitia Konser Musik Jazz 2015 dapat dilihat pada Lampiran 3 Deskripsi Pekerjaan tim panitia KONSER MUSIK JAZZ 2015 dapat dilihat pada Lampiran 4. Dalam upaya menunjang kelancaran semua, semua kegiatan yang aka di jalankan di KONSER MUSIK JAZZ 2015, perlunya adanya rapat-rapat gabungan terstruktur, sebagaimana dapat dilihat pada Lampiran 5. F. Waktu dan Tempat Kegiatan Rangkaian kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 direncanakan Berlangsung 1 Hari, yang dilakukan mulai tanggal 14 fEBRUARI 2015. Tempat penyelenggaraannya direncanakan berada di UMM DOME, yang gambar petanya dapat dilihat di Lampiran 6. G. Susunan Acara Kegiatan Seluruh rangkaian kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 dapat dilihat di Action Plan pada Lampiran 2, sedang rundown acara setiap rangkaian kegiatannya, secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 8.



H. Desain Anggaran dan Sumber Dana Kegiatan Anggaran kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 merupakan jumlah keseluruhan dari anggaran manajemen (ketua, sekretaris, bendahara) dan anggaran seluruh seksiseksi yang ada. Anggaran konsolidasi KONSER MUSIK JAZZ 2015 ini akan dikumpulkan dari anggaran manajemen dan seksi-seksi yang ada yang telah disusun oleh masingmasing koordinatornya. Desain anggaran konsolidasi Tim Panitia KONSER MUSIK JAZZ 2015 dapat dilihat pada Lampiran 7, sedang desain anggaran manajemen dan seksi dapat dilihat pada Lampiran 8. Sumber dana untuk kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 ini berasal dari Sponsor dan penjualan tiket. I. Desain Laporan Pertanggungjawaban. Setelah pelaksanaan kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 selesi, maka Tim Pnitia berkewajiban menyusun laporan pertanggungjawaban (LPJ), yang secara garis besar terdiri dari dua laporan, yaitu Lporan Aktivitas dan Laporan Sumber dan Penggunaan Dana. Sistematika LPJ dapat dilihat pada Lampiran 9, dengan Desain Laporan Aktivitas (sama untuk konsolidasi dan manajemen dan seksi) dapat dilihat pada Lampiran 10, desain Laporan sumber dan Penggunaan Dana konsolidasi dapat dilihat pada Lampiran 11, desain Laporan sumber dan Penggunaan Dana Manajemen dan Seksi dapat dilihat pada Lampiran 12.



LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Alur kegiatan Konser Musik Jazz 2015 2. Action Plan Konser Musik Jazz 2015 3. Susunan Tim Panitia Konser Musik Jazz 2015 4. Deskripsi pekerjaan Konser Musik Jazz 2015 5. Jadwal rapat gabungan koordinasi, sosialisasi, evaluasi Konser Musik Jazz 2015 6. Peta DOME UMM 7. UMM DOME : tempat acara Konser Musik Jazz 2015 8. Rundown Acara Rangkaian Kegiatan Konser Musik Jazz 2015 9. Desain Anggaran konsolidasi Konser Musik Jazz 2015 10. Desain anggaran Manajemen dan seksi panitia Konser Musik Jazz 2015 11. Sistematika LPJ panitia Konser Musik Jazz 2015 12. Desain laporan aktivitas (konsolidasi dan seksi) 13. Desain laporan sumber dan penggunaan dana konsolidasi 14. Desain laporan sumber dan penggunaan dna manajemen dan seksi 15. Tiket Konser



Lampiran 1 : Alur kegiatan



Penyiapan TOR Induk



Hiburan Konser Jazz



Konser Musik Jazz 2015



PERENCANAAN KERJA KEPANITIAAN Rapat Koordinasi Penyiapan Tingkat Penyusunan Manajemen Kegiatan & Anggaran



Pengajuan Dana



Susunan Acara



PENUGASAN



Koordinasi Bersama



PERSIAPAN PELAKSANAAN Penyiapan Tim dan Kesiapan kehadiran TOR KONSER para peserta



ACARA PEMBUKAAN Sambutan oleh Ketua Pelaksana



KEGIATAN INTI KONSER 2015 Pengenalan musik Memberi Kesenangan jezz penonton



PENUTUPAN DAN PERTANGGUNG JAWABAN Evaluasi dan Laporan Pertanggung Jawaban



Pemotongan Pita



Hiburan Jazz



Lampiran 2. Action Plan Konser Musik Jazz Nasional 2015 No Kegiatan



Waktu



Tempat



Penanggung Jawab



1.



Penyebaran Tiket



15 Januari-10 Februari 2015



Ketua Panitia Jazz With You dan Koordinator Kesekretariatan



2.



Open Gate



14 Februari 2015 pukul 14.00 WIB



Tempat yang dipilih panitia untuk penyebaran tiket Dome UMM



Ketua Panitia Jazz With You dan Koordinator Seksi Acara



3.



Pembukaan Konser oleh Band Indie dari UMM dan Pembagian DoorPrize dari Sponsorship.



14 Februari 2015 pukul 17.00 WIB



DOME UMM



4



Inti Konser Musik Jazz With You



14 Februari 2015 pukul 19.00 WIB



DOME UMM



Pihak yang Terlibat



Unsur Penunjang Tiket



Ukuran Keberhasilan



Penonton Konser Jazz With You



Peralatan dan Perlengkapan Konser



Ketua Panitia Jazz With You, Koordinator Seksi Acara dan , Koordinator Seksi Sponsorship.



Penonton Konser Jazz With You



Peralatan dan Perlengkapan Konser serta DoorPrize dari pihak Sponsorship



Ketua Panitia Jazz With You, Koordinator Seksi Acara



Penonton Konser Jazz With You



Peralatan dan Perlengkapan Konser.



1. Tingkat kehadiran Penonton. 2. Tingkat Kelancaran dan Ketertiban Pelaksanaan. 1. Tingkat kehadiran Penonton. 2. Tingkat Kelancaran dan Ketertiban Pelaksanaan. 3. Tingkat antusias penonton Konser Jazz With You. 1. Tingkat kehadiran Penonton. 2. Tingkat Kelancaran dan Ketertiban Pelaksanaan. 3. Tingkat antusias penonton Konser Jazz With You.



Tingkat Kesesuaian dan ketelitian antara data yang dikumpulkan dengan kenyataan



No Kegiatan . 5. Hiburan dari Band Indie UMM dan Pembagian DoorPrize dari Sponsorship.



Waktu



Tempat



Penanggung Jawab



Pihak yang Terlibat Penonton Konser Jazz With You



Unsur Penunjang Peralatan dan Perlengkapan Konser serta DoorPrize dari pihak Sponsorship



14 Februari 2015 pukul 22.00 WIB



DOME UMM



Ketua Panitia Jazz With You, Koordinator Seksi Acara dan , Koordinator Seksi Sponsorship.



6.



Pengisian Acara oleh Artis Ibukota



14 Februari 2015 pukul 23.00 WIB – 24.00 WIB



DOME UMM



7.



Penutupan



14 Februari 2015 pukul 24.00 WIB



DOME UMM



Ukuran Keberhasilan



Ketua Panitia Jazz With You dan Koordinator Seksi Acara



Penonton Konser Jazz With You



Peralatan dan Perlengkapan Konser



1. Tingkat kehadiran Penonton. 2. Tingkat Kelancaran dan Ketertiban Pelaksanaan. 3. Tingkat antusias penonton Konser Jazz With You.



Ketua Panitia Jazz With You dan Koordinator Seksi Acara



Penonton Konser Jazz With You



Peralatan dan Perlengkapan Konser



1. Tingkat kehadiran Penonton. 2. Tingkat Kelancaran dan Ketertiban Pelaksanaan. 3. Tingkat antusias penonton Konser Jazz With You.



1. Tingkat kehadiran Penonton. 2. Tingkat Kelancaran dan Ketertiban Pelaksanaan. 3. Tingkat antusisas penonton Konser Jazz With You.



Lampiran 3, Susunan Tim Panitia Konser Musik Jazz 2015 Posisi Dalam Kepanitiaan KETUA SEKRETARIS BENDAHARA Seksi Kesekretariatan Seksi Acara Seksi Perlengkapan & Dekor Seksi Publikasi dan Dokumentasi Seksi Konsumsi Seksi Sponsorship Seksi Keamanan



Nama Personalia



Contact Person



Abdul aziz Khoirun Nisa Icha Dewi Fransiska Khoirun Nisa Khoirun Nisa Aji Darma Bakti



087835584588 085755255021 085230559983 081331451453 -



Ghaus Lutfian



081944950200



Icha Dewi Fransiska Aji Darma Bakti



Abdul Aziz



081337599876



Lampirran 4, Deskripsi Pekerjaan Tim Panitia Konser Musik Jazz 2015 A. KETUA PANITIA 1. Mengoordinasikan seluruh kegiatan kepanitiaan di Konser Musik Jazz 2015 2. Menerjemahkan kebijakan dan memberikan laporan atas kegiatan-kegiatan yang akan dan sedang di jalankan panitia 3. Menyusun rencana kerja menyeluruh (TOR) 4. Mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan pengendalian terhadap implementasi kegiatan yang sudah direncanakan dalam TOR 5. Bertanggung jawab atas semua kelancaran dalam semua kegiatan bersama dengan coordinator masing-masing 6. Mengoordinasikan penyusunan dan melaporkan LPJ bersama dengan bendahara dan sekretaris. 7. Melaksanakan aktivitas-aktivitas lain yang berkepentingan dengan kepentingan kepanitiaan B. SEKRETARIS 1. Memfilter informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya 2. Mengatur aktivitas kegiatan 3. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan ketua 4. Menjadi mediator ketua dengan bawahan 5. Memberikan ide-ide sebagai alternative pemikiran ketua 6. Pemegang rahasia penting ketua yang berkaitan dengan kegiatan C. BENDAHARA 1. Mengoordinasikan penyusunan anggaran panitia dan sekaligus menyusun anggaran konsolidasi 2. Bersama ketua dan sekretaris, mengajukan anggaran kepada sponsor 3. Mencairkan dana di Biro Keuangan setelah mendapat persetujuan dari sponsor dan sekaligus mendistribusikan kepada seluruh coordinator seksi 4. Menyusun, mengelola, dan mendistribusikan anggaran manajemen 5. Memberikan laporan secara rutin tentang posisi keuangan panitia kepada Ketua Umum 6. Menyusun laporan sumber dan penggunaan dana manajemen dan konsolidasi pada LPJ 7. Bersama Ketua Umum dan Sekretaris membuat LPJ 8. Melaksanakan aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan



D. KOORDIANTOR SEKSI KESEKRETARIATAN 1. Mengoordinasikan kegiatan administrasi kepanitiaan 2. Melakukan komunikasi dalam surat menyurat dan telepon kepada pihak-pihak terkait, baik internal maupun eksternal 3. Mengadakan pencetakan presensi dan materi yang digunakan untuk panitia maupun peserta 4. Membantu sekretaris dalam menyiapkan penyelenggaraan rapat 5. Menyiapkan badrop, spanduk, dan sejenisnya, baik yang dipasang didalam maupun diluar GBK 6. Membantu sekretaris dalam menyusun laporan aktivitas untuk LPJ 7. Menyusun dan mengajukan anggaran seksi kepada bendahara, dan sekaligus menyusun dan melaporkan LPJ kepada ketua 8. Melaksanakan aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan denan kepentingan kepanitiaan E. KOORDINATOR ACARA DAN MATERI 1. Mengoordinasikan penentuan tempat pelaksanaan kegiatan Konser Musik Jazz 2015 2. Mendesain rambu-rambu materi kegiatan Indonesia Konser Musik Jazz 2015 3. Mendesain scenario pelaksanaan dan penutupan kegiatan 4. Mengoordinasi penampilan grup band yang akan tampil pada saat kegiatan berlangsung 5. Mengatur penempatan peserta didalam UMM DOME 6. Menyusun dan mengajukan anggaran seksi kepada bendahara, dan sekaligus menyusun dan melaporkan LPJ kepada ketua 7. Melaksankan aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan F. KOORDINATOR KEAMANAN 1. Mengajukan perjanjian untuk mengadakan kegiatan keramaian kepada pihak terkait kepada pihak terkait (Polres dan Polsek) 2. Mengajukan permohonan bantuan pengamanan kepada Polres, Polsek, dan Koramil 3. Melakukan pengamanan selama pelaksanaan kegiatan Konser Musik Jazz 2015 4. Melakukan pengawasan atas keamanan Bintang tamu VIP, maupun tamu biasa 5. Menyusun dan mengajukan anggaran seksi kepada bendahara, dan sekaligus menyusun dan melaporkan LPJ kepada Ketua Umum 6. Melaksanakan aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan 7.



G. KOORDINATOR SEKSI KONSUMSI 1. Merencanakan dan mencari penyedia layanan konsumsi 2. Menyediakan konsumsi untuk panitia dan personel yang membantu pelaksanaan kegiatan Konser Musik Jazz 2015 saat melakukan rapat dan persiapan sebelum suatu kegiatan di mulai 3. Menyediakan konsumsi ringan (roti/snack) bagi para panetia kegiatan Konser Musik Jazz 2015 4. Menyediakan konsumsi khusus dan buah-buahan bagi Bintang tamu 5. Menyusun dan mengajukan anggaran seksi kepada bendahara, dan sekaligus menyusun dan melaporkan LPJ kepada ketua Umum 6. Melaksanakan aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan



H. Koordinator Seksi Publikasi, Dekorasi dan dokumentasi 1. Mendesain dan mengoperasikan tampilan multimedia yang disajikan saat kegiatan Konser Musik Jazz 2015 2. Menyiapakan materi, informasi , dan hal – hal lain yang berkaitan dengan aspek multimedia, yang akan ditayangkan pada saat acara berlangsung. 3. Menyiapkan personalia yang akan menjalankan peralatan multimedia pada acara berlangsung. 4. Melakukan publikasi di internet melalui melalui website 5. Melakukan pendokumentasian melalui kegiatan fotografi dan video shoting 6. Menyusun dan mengajukan anggaran seksi Kepada Bendahara, dan sekaligus menyusun dan melaporkan LPJ kepada Ketua Umum 7. Melaksanakan aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan I. Koordinator Perlengkapan 1. Menyiapkan lokasi UMM DOME untuk pelaksanaan kegiatan 2. Menyiapkan lokasi UMM DOME dan fasilitasnya dan dekorasi yang di butuhkan oleh seksi acara dan materiuntuk acara pembukaan sampai dengan penutupan kegiatan Konser Musik Jazz 2015 3. Menyediakan sound sydtem untuk semua kegiatan kegiatan Konser Musik Jazz 2015 4. Menyusun dan mengajukan anggaran seksi kepada bendahara, dan sekaligus menyusun dan melaporkan LPJ Kepada Ketua Umum 5. Melakukan aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan



Lampiran 5, Jadwal Rapat Gabungan Koordinasi, Sosialisasi, dan Evauasi Tim Konser Musik Jazz 2015 No. Jenis Rapat 1. Koordinasi



Materi Bahasan Pembahasan TOR dan Pembagian Tugas



2.



Sosialisasi



Sosialisasi TOR



3.



Koordinasi



Laporan Aktifitas Berjalan dan Pengajuan Anggaran (Presentasi koordinator seksi Panitia Konser Musik Jazz 2015)



4.



Koordinasi



Laporan Aktivitas Berjalan (Presentasi Koordinator Seksi Panitia Konser Musik Jazz 2015)



No. Jenis Rapat 5. Pengarahan



Materi Bahasan Laporan Kesiapan Seluruh



Waktu



Tempat



Peserta Koordinator seksi panitia Konser Musik Jazz 2015



Seluruh anggota Panitia Konser Musik Jazz 2015 Koordinator Seksi Panitia Konser Musik Jazz 2015



Waktu



Tempat



Keterangan Presentasi Ketua Umum Konser Musik Jazz 2015 Dan Pembahasan TOR oleh peserta rapat Setiap peserta mendapat fotocopi TOR Setiap koordinator seksi membawa rencana aktivitas dan anggaran



Koordinator seksi panitia Konser Musik Jazz 2015)



Presentasi Ketua panitia INMS dan menyerahkan TOR kepada peserta yang lain



Peserta Seluruh anggota



Keterangan Hasil koordinasi



dan Koordinasi



Panitia Konser Musik Jazz 2015



Panitia Konser Musik Jazz 2015



6.



Evaluasi



Evaluasi Kegiatan Berjalan



Seluruh Koordinator Seksi Panitia Konser Musik Jazz 2015



7.



Evaluasi



Evaluasi Akhir dan Pembubaran Panitia



Seluruh Koordinator seksi panitia Konser Musik Jazz 2015)



Malang, … Februari 2015



Ketua Tim Pendamping



ini ditindaklanjuti oleh peserta rapat sesuai dengan bidang kerjaannya. Peserta Membawa Bahan Evaluasi



Peserta Membawa Bahan Evaluasi



Lampiran 6, Peta UMM DOME: Pusat Kegiatan Konser Musik Jazz 2015



Lampiran 7, UMM DOME : tempat pembukaan dan penutupan acara Konser Musik Jazz 2015



Lampiran 8, Rundown Acara Rangkaian Kegiatan Konser Musik Jazz 2015 Hari,Tanggal Sabtu, 14 Februari 2015



Tempat Kegiatan Gate A, B, C Dome UMM



Waktu Kegiatan 14.00-18.00 WIB



Materi Open Gate



Pengisi Acara MC



Stage



17.00 – 17.30 WIB



Pembukaan oleh Band Indie UMM



Band Indie dari UMM



Stage



17.45 -18.15 WIB



Pembagian Doorprize



MC



Stage



18.15-19.00 WIB



Hiburan dari Band Indie UMM



Band Indie dari UMM



Stage



19.00-22.00 WIB



Acara Inti



Stage



22.00-22.30 WIB



Hiburan dari Band Indie UMM



Raisa, Tulus, Afgan dan Glen Fredly Band Indie dari UMM



Stage



22.30–23.00 WIB



Pembagian DoorPrize



MC



Stage



23.00-selesai



Acara Inti dan Penutup



Raisa, Tulus, Afgan dan Glen Fredly dan MC



Lampiran 9, Desain Anggaran konsolidasi Konser Musik Jazz 2015 1. Anggaran Pengeluaran Konser Musik Jazz 2015 No.



1. 2. 3. 4.



Nama Seksi



Acara Keamanan Konsumsi Multimedia, Publikasi, dan Dekorasi 5. Perlengkapan Jumlah Total



Usulan Pengeluaran 2014 (…Peserta) Rp. 352.701.000 Rp. 1.750.000 Rp. 13.859.500 Rp. 50.000.000



Persentase



Rp. 37.271.000 Rp. 455.581.500



40% 100%



75% 5% 10% 5%



2. Sumber dana NO



Sumber Dana



1 2 3 4 5 6 7 8 9



Sponsorship Samsung Sponsorship Bank BCA Sponsorship Indosat Auto 2000 Monopoli Bebek goreng pak selamet Tiket class Silver Tiket class Gold Tiket class Platinum TOTAL PEROLEHAN



Jumlah Satuan 1 1 1 1 1 1 1600 x Rp. 200.000 800 x Rp. 300.000 500 x Rp. 450.000



Besar Anggaran Rp. 6.000.000 Rp. 6.500.000 Rp. 5.000.000 Rp. 5.000.000 Rp. 4.500.000 Rp. 2.500.000 Rp. 400.000.000 Rp. 280.000.000 Rp.250.000.000 Rp. 959.500.000



Malang, ….. Februari 2015



Mengetahui Ketua,



Bendahara



Abdul Aziz



Icha Dewi Fransiska



Lampiran 10, Desain anggaran Manajemen dan seksi panitia Konser Musik Jazz With You



Perincian Anggaran Seksi No 1



2



3



Justifikasi Pemakaian Seksi perlengkapan Sewa tempat Sewa dekor Sewa Sound system Sewa Kursi Platinum Sewa Kursi gold Pulsa Subtotal Anggaran



Kuantitas Dan Harga



Sub Total



1 x 10.000.000 1 x 8.500.000 1 x 5.000.000 500 x 15.500 800 x 7.500 1 x 21.000



Rp.10.000.000 Rp. 8.500.000 Rp. 5.000.000 Rp. 7.750.000 Rp. 6.000.000 Rp. 21.000 Rp 37.271.000



Seksi Konsumsi Makan siang (panitia) Makan sore (panitia) Konsumsi platinum Konsumsi gold Konsumsi Bintang tamu Snack & buah B tamu Konsumsi Keamanan Subtotal Anggaran



41 x 11.500 40 x 11.500 500 x 10.000 800 x 9.000 8 x 54.500 8 x 25.000 7 x 11.500



Rp. 471.500 Rp. 471.500 Rp. 5.000.000 Rp. 7.200.000 Rp. 436.000 Rp. 200.000 Rp. 80.500 Rp. 13.859.500



Seksi Acara Artis Raisa Artis tulus Artis Glen fredly Artis Afgan MC Acara Band Lokal Keamanan Pulsa Sewa Mobil Bensin Biaya penginapan Fotocopy proposal Subtotal Anggaran



1 x 90.000.000 1 x 75.000.000 1 x 85.000.000 1 x 75.000.000 2 x 6.000.000 3 x 3.000.000 7 x 250.000 1 x 26.000 2 x 350.000 2 x 50.000 8 x 1 x 500.000 50 x 2500



Rp.90.000.000 RP.75.000.000 Rp.85.000.000 Rp.75.000.000 Rp.12.000.000 Rp. 9.000.000 Rp. 1.750.000 Rp. 26.000 Rp. 700.000 Rp. 100.000 Rp. 4.000.000 Rp. 12.500 Rp. 352.701.000



4



Publikasi, dan dekorasi Poster Spanduk Tiket Name tag Pemasaran Radio Pemasaran TV



100 x 2500 30 x 80.000 3000 x 1500 50 x 5000 6 x 600.000 6 x 6.500.000



Rp. 250.000 Rp. 2.400.000 Rp. 4.500.000 Rp. 250.000 Rp. 3600.000 Rp. 39.000.000 Rp. 50.000.000



7 x 250.000



Rp. 1.750.000 Rp. 1.750.000 Rp.455.581.500



Subtotal Anggaran 5



Humas Biaya Keamanan acara Subtotal Anggaran



JUMLAH TOTAL BIAYA KESELURUHAN



No



Perolehan – Biaya Anggaran Sumber dana perolehan Biaya Anggaran Total Perolehan



Jumlah Rp. 959.500.000 Rp.455.581.500 Rp. 503.919.000



Malang, … Desember 2014



Koordinator



Lampiran 11, Sistematika LPJ panitia KONSER MUSIK JAZZ 2015 BAGIAN AWAL 1. Halaman Sampul Judul laporan, Penyusun, Nama Panitia 2. Halaman Judul Sama dengan halaman sampul dan ada tujjuan Penyusunan LPJ Secara Singkat 3. Halaman Pengesahan/Validasi ada Judul, Ketua Panitia, 4. Salah Surat penugasan Bukti Pengesahan 5. Kata Pengantar Puji Syukur pada Allah, Tujuan Penyampaian Terima Kasih, Permohonan Kritik, Saran dan Harapan.



BAGIAN ISI 1. Surat pengantar Ditunjukkan kepada ketua pelaksana, berisi pelaksanaan dan besarnya dana yang dikeluarkan dan saldonya, dan kesimpulannya atas pelaksanaan tugas. 2. I. Laporan Aktivitas : (ringkas dalam bentuk tabulasi) A. Aktivitas – Aktivitas yang sudah dijalankan B. Kendala – kendala yang dihadapi C. Kesimpulan D. Rekomendasi Lampiran-Lampiran 3. II. Laporan dan sumber penggunaan dana : A. Ringkasan penggunaan dana dalam bentuk tabulasi B. Laporan Saldo dana dalam bentuk tabulasi Lampiran-lampiran BAGIAN AKHIR 1. Proposal Kegiatan / Term-of0Reference (TOR) 2. Informasi-Informasi lain yang perlu dilaporkan



Lampiran 12. Desain Laporan Aktivitas (Konsolidasi dan Seksi) Indicator Aktivitas Uraian Keterangan/Bukti Aktivitas A. Aktivitas-aktivitas 1. Lampiran 1.1 yang telah Dijalankan 2. Lampiran 1.2 3. Dst. 4. Dst. B. Kendala-kendala 1. yang Dihadapi 2. 3. Dst. C. Kesimpulan Secara umum pelaksanaan kegiatan kepanitiaan …sesuai/belum**) dengan rencana yang telah disusun. D. Rekomendasi 1. 2. 3. Dst. Catatan : *) sama untuk LaporanAktivitas Panitia dan Seksi **) pilih salah Satu



Mengetahui



Malang, ………2014



Ketua,



Sekretaris,



…………………………



………………………..



Lampiran 13. Desain Laporan Sumber dan Penggunaan Dana Konsolidasi A. Ringkasan Penggunaan Dana No. Manajemen/Seksi Pengeluaran Dana 2014 *) 1. Manajemen Rp 2. Kesekretariatan Rp 3. Acara dan Materi Rp 4. Sponsorship Rp 5. Keamanan Rp 6. Konsumsi Rp 7. Multimedia, Rp Publikasi, dan Dokumentasi 8. Perlengkapan Rp Jumlah Total Rp Catatan :



Persentase % % % % % % %



% 100%



Bukti Transaksi Lampiaran 2.1 Lampiran 2.2 Lampiran 2.3 Lampiran 2.4 Lampiran 2.5 Lampiran 2.6 Lampiran 2.7



Lampiran 2.8



*) Perincian alokasi penggunaan dana dan saldo setiap seksi dapat dilihat pada Laporan Sumber dan Penggunaan Dana setiap seksi. B. Laporan Saldo Dana No. 1. 2. Selisih dana (surplus/defisit)**) **) pilih salah satu



Nama Rekening Nilai anggaran yang disetujui Dana yang benar-benar sudah digunakan



Besarnya Dana Rp Rp Rp



Mengetahui



Malang, …… 2014



Ketua,



Bendahara,



………………………



………………………..



Lampiran 14. Desain Laporan Sumber dan Penggunaan Dana Manajemen dan Seksi



Nama Seksi



: ………………………………………………………….



Jumlah Personalia Seksi Koordinator Seksi



: …………………………………………………………. orang



: ……………………………………………………….. (No. Hp. ………………)



A. Perincian Penggunaan Dana No.



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Dst. Jumlah Total



Item Pengeluaran



Unit / Jumlah



Harga / Tarip perUnit Rp



Nilai Total



Bukti Transaksi



Rp



Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10 Dst.



Rp



B. Laporan Saldo Dana No. 1. 2. Selisih dana (surplus/defisit)*) Catatan :



Nama Rekening Nilai anggaran yang disetujui Dana yang benar-benar sudah digunakan



Besarnya Dana Rp Rp Rp



*) pilih salah satu



Malang, ……..2014 Koordinator Seksi



…………………………..



Lampiran 15, Design tiket konser Jazz with you