Laporan Sim [PDF]

Citation preview

LAPORAN KEGAITAN SOSIALISASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) BAGI RELAWAN PMI KABUPATEN CIANJUR



I.



Pendahuluan Palang Merah Indonesia Kabupaten Cianjur saat ini memiliki 32 PMI Kecamatan juga memiliki lebih dari 2.000. orang Relawan yang terdiri dari Anggota PMR yang tersebar di kelompok Sekolah, anggota Korps Sukarela (KSR) dan Tenaga Sukarela (TSR) Namun sampai saatini juga Sistem Informasi Manajemen (SIM) baik untuk PMR dan Relawan belum tersosialisasi dengan baik sehingga data yang ada saat ini masih harus dibenahi. Relawan harus dapat diorganisir dengan baik. Semakin banyaknya masyarakat yang mau bergabung dengan PMI, baik itu melalui wadah Palang Merah Remaja (PMR), Korps Sukarela (KSR), Tenaga Sukarela (TSR) dan Donor Darah Sukarela (DDS), organisasi akan lebih mampu berkinerja. Namun disisi lain tantangan pengelolaanpun semakin kompleks. Untuk meningkatkan kepercayaan diri relawan dalam setiap tugas yang dilaksanakan, relawan perlu dibekali dengan kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Untuk hal ini tentunya staff dan para penanggung jawab pengelolaan relawan perlu dibekali dengan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang memampukan mereka untuk beraktualisasi diri, berdaya menjalankan tugasnya secara efektif dan efesien serta berkontribusi dalam mobilisasi sumberdaya untuk pengembangan organisasi dan pengembangan layanannya dimasyarakat. Keterbatasan Staf dalam melakukan pendataan anggota sangat berpengaruh kepada sistim Imformasi Data yang ada. Untuk itu perlu ditunjang dengan Sumberdaya yang ada baik di sekolah maupun di kalangan anggota Relawan melalui sosialisasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Kegiatan Sosialisasi ini dibuka oleh Ketua Harian PMI Kabupaten Cianjur dr. Hj. Ratu Tri Yulia Herawati, MKM dan dihadiri pula oleh Pengurus PMI Kabupaten Cianjur. Dalam sambutannya beliau mengajak agar para peserta dapat mengikuti kegiatan Lokakarya ini sehingga data yang ada di PMI Kabupaten Cianjur baik dari PMR maupun data Relawan dapat setiap saat diperharui, selain itu Ibu Ketua Harian juga mengajak kepada segenap anggota PMR untuk selalu aktif memberikan informasi kepada temn sebaya tentang informasi kepalangmerahan yang didapat selama mengikuti kegiatan PMR. Secara keseluruhan Laporan Kegiatan Loka Karya kami sampaikan pada Laporan kegiatan “Loka Karya Sistem Informasi Manajemen Relawan Relawan PMI” berikut ini.



II.



DASAR 1. Program kerja Pengurus PMI Kabupaten Cianjur tahun 2013 2. Tindak lanjut lokakarya manajemen Relawan tanggal 20 - 22 Februari 2013di Bandung



III.



NAMA KEGIATAN “Lokakarya Manajemen Relawan dan Sosialisasi Sistem Informasi Manajemen Relawan PMI Kabupaten Cianjur”



IV.



TUJUAN



Meningkatkan kapasitas PMI Kabupaten Cianjur dalam Manajemen Relawan yang terintegrasi dan terencana, untuk memampukan relawan berkontribusi dan mendukung PMI dalam sinergi pengembangan dan mobilisasi sumberdaya untuk layanan kepada masyarakat yang lebih baik pada tahun 2013. V.



HASIL YANG DIHARAPKAN a. Lesson learn dan Evaluasi kinerja Bidang Relawan tahun 2012. b. Terkumpulnya ide-ide dan Peningkatan pengetahuan, ketrampilan staff bidang relawan dalam menjalankan peran tugas pembinaan relawan yang lebih inovatif untuk memampukan relawan berkontribusi pada PMI. c. Tersusunnya rekomendasi dan rancangan Program Kerja Bidang Relawan Tahun 2013. d. Tersosialisasikannya Sistem Informasi Manajemen Relawan.



VI.



WAKTU DAN TEMPAT Lokakarya ini akan dilaksanakan selama tiga hari, yaitu : Hari : Sabtu dan Minggu Tanggal : 4 s.d 5 Mei 2013 Tempat : Markas PMI Kabupaten Cianjur



VII.



PESERTA DAN NARASUMBER a. Peserta Peserta adalah : 1. Ketua dan Sekretaris PMR tingkat madya 15 sekolah 2. Ketua dan Sekretaris PMR tingkat wira 14 sekolah 3. Pengurus dan Anggota KSR PMI Kab. Cianjur 4. Pengurus dan anggota TSR RSUD Cianjur 5. Pengurus dan anggota TSR Ciranjang 6. Pengurus dan anggota Forum Pembina PMR 7. Donor darah Sukarela



: 30 orang : 28 orang : 12 orang : 5 orang : 2 orang : 3 orang : 1 orang



b. Narasumber 1. Pengurus PMI Kabupaten Cianjur Wakil Ketua Bidang Bencana dan Relawan Bapak H. Rudi Syachdiar H, SH 2. Kepala Markas PMI Kabupaten Cianjur Bapak Hery Hidayat 3. Staff Bidang SDM dan DIKLAT, Tatang Suamarna, SH VIII.



ANGGARAN Sumber dana Kas PMI Kabupaten Cianjur (bukti-bukti penggunaan anggaran terlampir)



IX.



PELAKSANAAN KEGIATAN 1. Sebelum Kegiatan



1.1. Peserta mengisi form-form terlampir, dan mengirimkan kembali ke PMI Kabupaten Cianjur paling lambat tanggal 10 April 2013 melalui email yang ditujukan kepada Markas PMI Kabupaten Cianjur Email : [email protected] 1.2. Peserta yang telah ditunjuk mempersiapkan : 1. Presentasi tentang kegiatan Pengembangan PMR di Unit Sekolah Masing-masing dan pengembangan relawan dikesatuan masing-masing. 2. Database PMR terkini sesuai dengan form terlampir. Daftar sekolah yang diberikan tugas presentasi N NAMA SEKOLAH PRESTASI KET O PERINGKAT TERBAIK 1 TINGKAT MADYA JUMBARA 1 MTS NEGERI CIRANJANG KAB. CIANJUR 2013 PMR PAVORIT TK, MADYA JUMBARA KAB. CIANJUR 2 SMP N 1 CIANJUR 2013 PERINGKAT TERBAIK 1 TINGKAT WIRA JUMBARA 3 SMK FARMASI THB KAB. CIANJUR 2013 PMR PAVORIT TK, MADYA JUMBARA KAB. CIANJUR 4 MAN CIANJUR 2013 UNIT PMR YANG SERING MENYELENGGARAKAN 5 SMA N 1 CIANJUR KEGIATAN 1.3. Diskusi kelompok yang beranggota para relawan PMI Kabupaten Cianjur yang terdiri dari KSR, TSR dan DDS) 2. Selama kegiatan Alur kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah disusun (terlampir). Review kegiatan



Sosialisasi SIM Database Relawan



Diskusi Kelompok



Pleno Rekomendasi



Keterangan : a. Peserta memaparkan review keberhasilan, hambatan/tantangan kerja terkait pengelolaan pembinaan PMR (rekrutmen, orientasi & pelatihan, penugasan, pengembangan kapasitas) di Unit PMR masing-masing . b. Sosialisasi Sistem Informasi Manajemen Database Relawan. Data yang digunakan adalah Database PMR terkini Kabupaten/kota masing-masing dalam bentuk soft copy (format ms. excel). c. Peserta PMR dan Relawan akan dibagi beberapa kelompok dalam kegiatan diskusi. d. Peserta mempresentasikan hasil diskusi kelompok dan menghasilkan rekomendasi serta program kerja untuk PMR dan Relawan. 3. Setelah kegiatan Peserta melakukan pelaporan kegiatan kepada Pembina PMR di sekolah masing – masing dan Pengurus Kesatuan Masing-masing relawan.



X.



REKOMENDASI KEGIATAN Peserta Lokakarya Manajemen Relawan dan Sosialisasi Sistem Informasi Manajemen Relawan PMI Kabupaten Cianjur tahun 2013 merekomendasikan hal-hal sebagai berikut :



1.



Rekomendasi Peserta Relawan Muda PMI (Palang Merah Remaja) a. Penegasan Pakaian Seragam PMI yang sesuai dengan aturan PMI kepada setiap Unit PMR b. PMR dijadikan Ekstrakulikuler wajib disekolah c. Lomba PMR tingkat KAbupaten diselenggarakan setiap tahun oleh PMI Kab. Cianjur d. Menyelenggarakan Jalan Santai atau lintas alam Anggota PMR se Kabupaten Cianjur e. Penyelenggaraan PERSAMI Persahabatan untuk PMR f. Memfasilitasi pertemuan rutin PMR g. Lomba Debat Kepalangmerahan



2.



Rekomendasi Relawan PMI Kab. Cianjur (KSR, TSR dan DDS) a. Pendirian Koperasi PMI Kab. Cianjur untuk Relawan dan Karyawan dengan bidang usaha senagai berikut : - Usaha DISTRO PMI (menyediakan alat-alat outdoor activities) - Usaha Apotek 24 jam - Café Relawan PMI - Mendukung Pendirian Minimarket PMI - Pendirian Outbound & Camp Area b. Asuransi untuk relawan - Pengurus PMI Kabupaten Cianjur didorong untuk membuat MOU dengan RSUD Cianjur untuk pembebasan atau keringanan biaya pengobatan Relawan PMI yang membutuhkan pengobatan/ perawatan di RSUD Cianjur. c. Keseragaman Relawan d. Peningkatan Mutu Pelayanan PMI dengan Inisiasi Perubahan status Balai Pengobatan PMI menjadi RS PMI Cianjur e. Menyiagakan RS Lapangan untuk Penanggulangan Bencana f. Menghidupkan kembalai KSR untuk Perguruan Tinggi g. Meningkatkan kesejahteraan Relawan h. PMI Kab. Cianjur sudah Saatnya mempunyai Gedung Serbaguna yang dapat digunakan untuk kegiatan – kegiatan kepalangmerahan i. Melengkapi Peralatan Komunikasi dan pertolongan untuk menunjang pelaksanaan tugas dilapangan j. Pengembangan kapasitas dan pengetahuan relawan.



XI.



JADWAL KEGIATAN Terlampir.



XII. PENUTUP Demikian Proposal ini disusun sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan Sosialisasi Sistem Imformasi Manajemen ( SIM) PMI Kabupaten Cianjur. Cianjur, 6 Mei 2013



Mengetahui; Pengurus PMI kabupaten Cianjur Sekretaris,



Markas PMI kabupaten Cianjur Kepala,



SUYUD HUDAYA



HERY HIDAYAT



Run Down Sosialisasi Sistim Informasi Manajeman (SIM) tahun 2013 PMI Kabupaten Cianjur Hari Day 1 08.30 – 09.15



AGENDA



Keterangan



Pembukaan



09.15 – 09.30



Ice Breaker



Pengurus Bidang Relawan menyampaikan arahan terkait Pengurus PMI PMI (1) arah pengembangan dan pembinaan PMR, (2) harapan Kabupaten Cianjur peran, fungsi dan tugas relawan, (3) harapan peran fungsi staff untuk memampukan dan membedayakan Relawan sebagai resources mobilizator berkontribusi terhadap peningkatan kualitas organisasi dan layanan organisasi. Game Pembuka untuk memberikan bagaimana peran dan Fasilitator hubungan kerjasama antara Pengurus, staf relawan yg dapat memampukan relawan memainkan perannya dalam mendukung kerja integrasi organisasi, peningkatan kinerja organisasi dan layanannya PMI Pusat dan atau Provinsi memberikan gambaran Arah  Pengurus Bidang SDM Kebijakan PMI dalam Manajemen Relawan – Pengembangan dan Pembinaan



09.30 11.00



“Relawan, mau dibawa kemana” Arah kebijakan, program kerja dan pembinaan 11.00 – Sharing mengupas:  Peserta perwakilan PMR sekolah yang bersedia dan terpilih mempresentasikan : 12.30 - Hambatan, o hambatan, tantangan dan permasalahan pembinaan tantangan dan o success story/ best practice, rahasia dibalik permasalahan keberhasilan dan kiat-kiat pembinaan dan - Prestasi pengembangan Relawan dan integrasinya dengan keberhasilan dan bidang terkait. Kiat  FGD untuk mendapatkan gambaran mendalam tentang hambatan, termasuk keterbatasan yang dihadapi Pengurus PMR, serta bagaimana mereplikasi keberhasilan 12.30 – ISHOMA 13.30 13.30 – Corporate Volunteer  Memahami potensi pengembangan dan rancang bangun “Corporate Volunteer” 15.30 15.30 – SWOT Meresume pertemuan hari I, sekaligus untuk mendukung 17.30 pencapaian arah kebijakan PMI…PMI provinsi bersama peserta merumuskan SWOT dan Strateginya 17.30 – ISHOMA 19.00 19.00 – Opsi kewirausahaan  Mengenal kewirausahaan sosial sebagai opsi pengembangan dan pemberdayaan relawan. 21.00 sosial  Mengenal Bussines Canvas Model sebagai alat perencanaan inovasi sederhana  Hari 2 08.00 –



Membedah



Narasumber



Kepala Markas Tatang Sumarna



Fasilitator



Siklus  Dengan FGD studi kasus dan pengalaman praktis yang Kepala markas



Hari 09.30



09.30 – 11.00



11.00 – 12.30 12.30 – 13.30 13.30 – 15.00



15.00 – 17.15



17.15 – 17.30



AGENDA Keterangan Narasumber Manajemen dihadapi, peserta membedah dan meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan menjalankan siklus “pembinaan dan manajemen relawan yang lebih efektif dan efisien pengembangan “ Relawan. Antara ideal dan prakteknya Inovasi Kreatif Siklus  Peserta melakukan FGD untuk eksplore inovasi Siklus (Staff dan kamakab) Manajemen “pembinaan dan Pengembangan” relawan, Manajemen yang efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan “pembinaan dan kemampuan organisasi Pengembangan”  Pengenalan konsep wirausaha social untuk upaya relawan, yang efektif pembinaan dan pengembangan relawan dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi Sistem Informasi  Memperkenalkan Sistem Informasi Manajemen Tatang Sumarna, Relawan Manajemen Relawan SH ISHOMA Kebutuhan Rancangan kegiatan bidang Relawan Provinsi dan Kab/Kota dan Rekomendasi pengembangan kapasitas staff dan pengurus bidang Relawan RKTL



Penutupan



Berdasarkan analisa dan strategi SWOT, FGD, dan arah kebijakan, peserta:  melakukan analisa sederhana kebutuhan penguatan pengembangan dan pembinaan relawan, beserta inovasi yang efektif dan efisien  FGD menyusun dan mengajukan rekomendasi pengembangan kapasitas staff dan pengurus bidang Relawan untuk mencapai tujuan dan arah pembinaan



(Staff kamakab)



Menutup pembelajaran hari satu dan dua, peserta:  memberi masukan Rancangan dan prioritas Rencana Kerja PMI Provinsi  menyusun draft RKTL Kab/Kota Penyerahan simbolis RKTL dan pengajuan rekomendasi secara lisan sebagai output lokakarya.



(Staff dan kamakab)



PMI Cianjur



dan



Kabupaten