Makalah Analisis Pekerjaan Clear [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Sesudah kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia dipikirkan dan direncanakan, maka langkah berikutnya adalah melakukan analisis dan klasifikasi pekerjaan. Analisis pekerjaan



adalah



usaha



yang



sistematik



dalam



mengumpulkan,



menilai



dan



mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi. Berarti dalam suatu organisasi diperlukan keberadaan sekelompok analis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap semua pekerjaan yang ada. Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. Kegiatan analisis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dikatakan demikian, karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan. Maka dalam makalah ini akan membahas tentang “analisis pekerjaan” sebagai kajian untuk mengetahui apa yang dituntut oleh pekerjaan dan tipe orang seperti apa yang harus mengerjakanya. RUMUSAN MASALAH Dari Latar Belakang diatas rumusan masalah yang dapat dibuat sebagai berikut : 1. Bagaimana pemahaman konsep dasar (pengertian, tujuan, manfaat) analisis pekerjaan ? 2. Bagaimana pemahaman akan tehnik analisis pekerjaan yang digunakan ? 3. Bagaimana penerapan analisis pekerjaan beserta solusinya ?



TUJUAN Tujuan dari perumusan masalah di atas yaitu supaya dapat memahami informasi analisis pekerjaan yang baik, memahami langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan, memahami jenis-jenis dari analisis pekerjaan serta memahami pula dalam menuliskan deskripsi pekerjaan.



1



BAB II PEMBAHASAN 1. Pengertian Analisis Pekerjaan 1.1 Menurut para ahli Analisis pekerjaan menurut adalah sebuah teknik manajemen yang amat penting karena analisis pekerjaan akan menghasilkan informasi yang amat diperlukan untuk mendesain atau mengembangkan organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta penggajian. (Amstrong) Analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan kepada orang lain untuk tujuan manajemen. (Umar) Analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik. (Sastrohadiwiryo) Analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). (Dessler) Analisis pekerjaan adalah proses sistematis untuk menentukan keterampilanketerampilan, tugas-tugas dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan dalam suatu organisasi. (Mondy) 1.2 Secara umum Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat didefinisikan bahwa analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Analisis pekerjaan merupakan suatu penelaahan secara mendalam dan sistematis terhadap suatu pekerjaan, untuk memperoleh manfaat dari hasil penelaahan. Analisis pekerjaan, paling sedikit harus dapat memberikan keterangan tentang tugas, tanggung jawab, sifat pekerjaan, serta syarat jabatannya untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. 2. Tujuan Analisis Pekerjaan Menurut Sastrohadiwiryo tujuan analisis pekerjaan sebagai berikut :



2



  



Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat Memberikan keputusan pada diri tenaga kerja Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif



Sedangkan menurut Flippo, hasil-hasil dari analisis pekerjaan, seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.



Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan Pelatihan Evaluasi pekerjaan Penilaian prestasi Pengembangan karir Organisasi Perkenalan Penyuluhan Hubungan perburuhan Penataan kembali pekerjaan



Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan menunjukkan bahwa hasil proses analisis pekerjaan dipergunakan untuk, membuat rincian kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji (90%), menilai personalia (60%), pemindahan dan promosi (70%), pengorganisasian (50%), orientasi karyawan baru (36%), penyuluhan (25%), dan seterusnya. 3. Manfaat Analisis Pekerjaan Manfaat analisis pekerjaan yaitu memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personal requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan. Selain itu, manfaat analisis pekerjaan mencakup dapat menggolongkan pekerjaan, untuk menentukan latihan apa yang diperlukan, untuk menetapkan upah/gaji, menetapkan hubungan kerja sehingga mempermudah dalam menggariskan kebijaksanaan kenaikan pangkat, pemindahan dan pemberian tugas, mendapatkan fakta-fakta pekerjaan yang berisiko, penilaian pekerjaan, penetapan alat-alat yang diperlukan, merencanakan penerimaan pegawai. 4. Teknik Analisis Pekerjaan Secara sederhana, analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Karena jenis data dan informasi begitu beragam, maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda. Misalnya, data yang digunakan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di divisi produksi atau berbeda dengan di divisi pemasaran dan sebagainya. Untuk melakukan analisis pekerjaan ini dibutuhkan 3



pengetahuan, keahlian, dan kemampuan serta pengalaman yang cukup agar tugas ini tidak menimbulkan distorsi informasi yang menyebabkan perencanaan sumber daya manusia tidak tepat dalam pelaksanaannya. Syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi (1) harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal, (2) prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien-efektif, (3) pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang memadai, serta (4) melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif. 4.1 Jenis Informasi Analisis Pekerjaan Untuk memperoleh manfaat analisis pekerjaan secara optimal, maka jenis data dan informasi yang dikumpulkan sebagai berikut : 1. Kegiatan Pekerjaan a. b. c. d. e.



Deskripsi jenis pekerjaan Proses kegiatan kerja Prosedur yang digunakan Catatan kegiatan Akuntabilitas atau tanggung jawab personil



2. Kegiatan Berorientasi Pekerja a. Perilaku manusia dalam bekerja, seperti merasakan, pengambilan keputusan, kegiatan fisik, atau berkomunikasi b. Gerakan dasar, seperti yang dimanfaatkan dalam studi gerak dan waktu c. Permintaan pekerjaan secara personal (pengeluaran untuk manusia yang terlibat dalam pekerjaan, seperti penggunaan energi) 3. Mesin, Alat, Perlengkapan, dan Alat Bantu Kerja a. b. c. d.



Komputer Perlengkapan keamanan Alat-alat kantor, seperti telepon dan faksimili Alat-alat mekanisasi pertanian



4. Pekerjaan Bersifat Terlihat (Tangible) dan Tidak Terlihat (Intangible) a. Bahan-bahan yang diproses b. Produksi (barang dan jasa), seperti produk pertanian karet, teh, dan kelapa sawit; sedangkan jasa dalam bentuk promosi dan pemasaran c. Pengetahuan yang terpakai, seperti bidang hukum, sosial, teknologi hasil, dan kimia (misalnya tugas divisi riset dan pengembangan) d. Pelayanan, seperti reparasi dan operasi penjualan/pemasaran 5. Kinerja Pekerjaan a. Ukuran pekerjaan, misalnya dihitung persatuan waktu b. Standar kerja, baik standar perusahaan maupun universal 4



c. Analisis kesalahan / penyimpangan kerja karena kekeliruan prosedur dan metod d. Kemampuan dan kompetensi karyawan berdasarkan tingkat pengetahuan dan disiplin ilmu 6. Konteks Pekerjaan a. b. c. d. e.



Kondisi fisik pekerjaan Schedule kerja Konteks terorganisasi : garis hirarkis Konteks sosial : bentuk interaksi dan interelasi sosial Insentif financial dan nonfinancial



7. Persyaratan Personil a. Pengetahuan dan keterampilan, seperti syarat tingkat pendidikan, pelatihan atau pengalaman kerja b. Atribut personil, seperti sikap, kepribadian dan minat 4.2 Langkah-Langkah Analisis Pekerjaan a. Menentukan maksud pelaksanaan analisis pekerjaan Keputusan pertama yang dibuat manajer SDM secara tipikal adalah merumuskan maksud melaksanakan analisis pekerjaan. Apakah perusahaan telah berpengalaman mempercepat pertumbuhan kinerja atau menurunkannya?Oleh karena itu, apakah perlu menambah, menghapus, atau mengurangi pekerjaan yang ada?Apakah diperlukan penggabungan dengan perusahaan lain?Apakah upah karyawan dapat disetarakan?Dengan demikian secara eksplisit dan terikat dengan keseluruhan strategi perusahaan dalam kaitannya dengan kemungkinan atau peluang keberhasilan analisis pekerjaan. b. Mengidentifikasi pekerjaan yang dianalisis Tugas kedua yang dilakukan manajer SDM adalah memutuskan pekerjaan yang perlu dianalisis. Jika analisis pekerjaan secara formal belum pernah dilaksanakan kemudian untuk mudahnya, dapat dilakukan untuk menganalisis semua jenis pekerjaan. Namun, jika perusahaan telah menjalani perubahanperubahan yang telah berpengaruh hanya pada pekerjaan tertentu dan atau pekerjaan baru harus ditambahkan, maka manajer harus menunjukkan dengan tepat jenis pekerjaan yang akan dianalisis. Juga pekerjaan yang sekarang memiliki derajat keluar masuknya karyawan, sangat bermanfaat untuk dianalisis. Karena derajat tersebut dapat mengindikasikan adanya masalah pekerjaan yang telah berkembang amat kompleks dan mungkin perlu dimodifikasi. c. Menjelaskan proses kepada karyawan dan menentukan tingkat keterlibatannya Maksud dari pelaksanaan analisis pekerjaan seharusnya tidak dipisahkan dari kepentingan karyawan dan manajer. Mereka seharusnya diberitahu sejak awal 5



siapa yang akan melaksanakan analisis pekerjaan, mengapa analisis pekerjaan dibutuhkan, kepada siapa mereka mengontak jika ada pertanyaan, kapan jadwal waktunya, dan apa peran mereka dalam analisis pekerjaan. Dalam kenyataan, terlalu sering karyawan tidak merasa pasti tentang berbagai persoalan dan mulai merasakan pekerjaan mereka terancam. Untuk mengurangi kecemasan karyawan yang sering dihadapainya, komunikasi merupakan hal terbaik yang perlu dilakukan oleh manajer. Jika kecemasan dan ketidaktahuan karyawan tetap terjadi, maka keberhasilan analisis pekerjaan sangat sulit dicapai. Cara lain untuk mengurangi kecemasan dan menambah keabsahan proses adalah membentuk komite yang anggotanya mewakili berbagai jenis pekerjaan dan memverifikasi bahwa informasi yang dikumpulkan adalah akurat. d. Menentukan metode dan pelaksanaan pengumpulan data informasi analisis pekerjaan Langkah keempat meliputi pengumpulan informasi analisis pekerjaan secara cermat. Manajer harus memutuskan metode atau kombinasi mana yang akan digunakan dan bagaimana mengumpulan informasi. Sekali hal ini telah ditemukan, para manajer harus meyakinkan bahwa data yang dikumpulkan adalah lengkap. Jika informasi tambahan dibutuhkan untuk maksud klarifikasi, yang terbaik ialah kembali dengan segera dan mengumpulkan isu-isu analisis pekerjaan yang masih menonjol pada karyawan. e. Memproses informasi analisis pekerjaan Sekali informasi analisis pekerjaan telah dikumpulkan, adalah penting untuk menempatkannya ke dalam format yang akan bermanfaat untuk manajer dan departemen SDM. Salah satu caranya adalah membuat format khusus di mana dari bentuk itu hasil analisis pekerjaan yang dibuat. Menggunakan format untuk melaporkan hasilnya berguna untuk beberapa hal. Salah satunya dapat digunakan sebagai langkah untuk memverifikasi apakah semua informasi yang diperlukan telah terkumpul. Jika selama proses transfer formulir kosong tidak dapat diisi lengkap, hal itu menjadi jelas bahwa data tambahan perlu dikumpulkan lagi. Juga format



pelaporan



yang



standar



membuat



mudah



para



manajer



untuk



membandingkan beberapa pekerjaan yang berbeda dengan kriteria kepentingan yang spesifik. Semua, siapa pun mereka, harus bekerja yang terfokus pada bidang format tertentu dan membandingkannya di antara pekerjaan berbeda yang telah dianalisis. f. Me-review dan memperbarui data 6



Langkah akhir merupakan fenomena yang terus terjadi. Perusahaan bersifat dinamis, sementara pekerjaan jarang berjalan mantap untuk jangka panjang. Para manajer dan spesialis professional membutuhkan waktu yang intens untuk mereview uraian dan spesifikasi pekerjaan. Jadi, ini merupakan keunggulan perusahaan untuk memperbarui informasi pada semua pekerjaan, daripada pengulangan proses sepenuhnya di dalam beberapa tahun. Jika tidak ada perubahan pokok yang telah terjadi di dalam perusahaan, review lengkap dari seluruh pekerjaan seharusnya dilaksanakan tiap tiga bulan. Dengan kata lain, semakin sering review dilakukan pada waktu-waktu tertentu, semakin penting manakala terjadi perubahan perusahaan terjadi. 4.3 Metode Pengumpulan Data Data dan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan analisis tentang beragam pekerjaan memerlukan metode bagaimana mengumpulkannya. Pemilihan atas metode tertentu harus didasarkan pada tujuan-tujuan penggunaan informasi (evaluasi pekerjaan, kenaikan bayaran, pengembangan, dan sebagainya) dan pendekatan yang paling cocok untuk organisasi tertentu. Metode analisis pekerjaan yang paling umum digunakan sebagai berikut : 1. Kuesioner Kuesioner hanyalah sebagai alat atau pedoman bagi pengamat/pewawancara untuk menggali data dan informasi yang diperlukan dari responden. Teknik penggunaan kuesioner dapat bersifat pasif dan atau aktif. Pasif jika kuesioner hanya dikirim kepada responden untuk mengisinya. Kemudian dikirim ke komite dan selanjutnya diperiksa kelengkapan dan keabsahannya. Jika masih belum lengkap, kuesioner tersebut dikembalikan lagi ke responden bersangkutan. Sementara yang bersifat aktif, kuesioner dibawa langsung pewawancara untuk digunakan dalam wawancara dengan responden. Seperti halnya wawancara, jenis kuesioner



pun



ada



dua,



yakni



yang



terstruktur,



pewawancara



boleh



mengembangkan pertanyaan di luar pedoman untuk memperoleh klarifikasi informasi yang lebih mendalam. Kuesioner biasanya bisa digunakan dengan cepat dan ekonomis. Dalam beberapa kasus, ada kemungkinan para karyawan kurang menguasai keterampilan verbal, sebuah kondisi yang membuat metode ini kurang berguna. Di samping itu, beberapa karyawan cenderung membesar-besarkan signifikansi dari tugas-tugas



7



mereka,



mengemukakan



lebih



banyak



tanggung



jawab



daripada



yang



sesungguhnya ada. 2. Observasi Observasi merupakan cara untuk mengamati perilaku karyawan dan pekerjaan yang dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung ke khalayak atau individu bersangkutan. Secara langsung para pengamat melihat pemegang pekerjaan dengan cermat apakah yang dikerjakannya sudah sesuai dengan tugas atau uraian pekerjaannya, sedangkan secara tidak langsung pengamat mempelajari track record pemegang pekerjaan sebagai upaya cek silang. Selain itu, observasi dapat dilakukan secara terstruktur dan tidak terstruktur pada ketentuan-ketentuan yang sudah standar dan pola tertentu. Sementara yang tidak terstruktur, para pengamat dapat berinisiatif untuk mengembangkan unsur-unsur pengamatan yang sudah standar untuk menggali informasi yang lebih dalam lagi. 3. Wawancara Wawancara merupakan proses interaksi antara dua atau lebih orang dalam sebuah proses komunikasi. Melalui wawancara dengan pemegang pekerjaan dan jabatan, baik secara individual maupun kelompok, akan diperoleh data dan informasi tentang hubungan antara persyaratan kerja dan kinerja atau perilaku yang bersangkutan. Walaupun banyak memerlukan waktu sekaligus biaya yang relatif mahal, hasilnya cukup akurat. Pewawancara dapat menggali informasi yang lebih dalam dengan pedoman khusus yang disediakan untuk itu (wawancara terstruktur). Seperti halnya pada observasi, pewawancara dapat menambahkan pertanyaan-pertanyaan lain (wawancara tidak terstruktur). Untuk mengurangi waktu dan biaya, wawancara dapat dilakukan tidak ke semua populasi, melainkan hanya dengan sejumlah sampel tertentu saja. Hal ini tidak mengurangi kualitas data dan informasi yang dikumpulkan. 4. Catatan Karyawan Dalam beberapa kasus, informasi analisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau log. Dengan metode ini, masalah di mana para karyawan membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat diatasi. Pada saat yang sama, pemahaman yang berharga mengenai pekerjaan-pekerjaan berspesialisasi tinggi, seperti terapis rekreasional, bisa diperoleh dengan cara ini. 5. Kombinasi Metode Biasanya analisis tidak menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara eksklusif. Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam 8



menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan obseravasi terbatas. Dalam mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif bisa memberikan data yang diperlukan. Pada dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsi / spesifikasi pekerjaan yang akurat. Adapun metode lain yang tersedia untuk menjalankan Analisis Pekerjaan diantaranya sebagai berikut : a. Department of Labor Job Analysis Schedule U.S. Department of Labor menciptakan sebuah metode untuk meneliti pekerjaan-pekerjaan dan pekerjaan –pekerjaan secara sistematis yang disebut job analysis schedule (JAS). Ketika metode JAS digunakan, analisis terlatih mengumpulkan informasi. Komponen utama JAS adalah bagian Work Performed Ratings. Di sini, apa yang para karyawan kerjakan dalam menjalankan pekerjaan berkenaan dengan data (D), orang (P), dan benda (T) dievaluasi. b. Functional Job Analysis Functional Job Analysis (FJA) adalah pendekatan analisis pekerjaan yang komprehensif yang berkonsentrasi pada interaksi antara pekerjaan, karyawan dan organisasi. Pendekatan ini merupakan modifikasi dari job analysis schedule. Pendekatan ini menilai output-output pekerjaan spesifik dan mengidentifikasi tugas-tugas pekerjaan dalam bentuk pernyataan-pernyataan tugas. c. Position Analysis Questionnaire Position Analysis Questionnaire (PAQ) adalah kuesioner analisis pekerjaan terstruktur yang menggunakan pendekatan daftar periksa (checklist) untuk mengidentifikasi elemen-elemen pekerjaan. Pada intinya, PAQ mengidentifikasi perilaku-perilaku pekerjaan yang signifikan dan mengklasifikasikan pekerjaanpekerjaan. Menggunakan PAQ, deskripsi-deskripsi pekerjaan bisa didasarkan pada tingkat kepentingan relatif dan penekanan pada berbagai elemen pekerjaan. PAQ telah disebut sebagai salah satu metode analisis pekerjaan paling efektif. d. Management Position Description Questionnaire Management position description questionnaire (MDPQ) adalah metode analisis pekerjaan yang dirancang untuk posisi-posisi manajemen; metode ini menggunakan daftar periksa (checklist) untuk menganalisis pekerjaan. MDPQ telah digunakan untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan pelatihan dari orang9



orang yang dipersiapkan untuk berpindah ke posisi manajerial. Metode ini juga digunakan untuk mengevaluasi dan menetapkan tingkat kompensasi untuk pekerjaan-pekerjaan manajerial dan untuk menempatkan pekerjaan-pekerjaan pada keluarga pekerjaan. e. Guidelines-Oriented Job Analysis Guidelines-oriented job analysis (GOJA) merespons legislasi yang mempengaruhi penyediaan staf dan mewajibkan prosedur langkah demi langkah untuk pekerjaan pada klasifikasi pekerjaan tertentu. Metode ini juga digunakan untuk mengembangkan alat-alat seleksi, seperti formulir lamaran, dan untuk mendokumentasikan kepatuhan terhadap berbagai kewajiban hukum. GOJA memberikan jenis-jenis informasi sebagai berikut : (1)mesin, perkakas, dan peralatan; (2)supervisi; (3)kontak; (4)kewajiban; (5)pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan; (6)persyaratan fisik dan lainnya; dan (7)persyaratanpersyaratan pembeda. 4.4 Kriteria Keberhasilan Teknik Analisis Pekerjaan Kriteria keberhasilan penggunaan teknik analisis pekerjaan meliputi berbagai hal sebagai berikut : 1. Kehandalan Terjadinya ketaat-atasan antara hasil yang diperoleh dan teknik yang digunakan, termasuk derajat kelengkapan data dan informasi yang terkumpul. 2. Keabsahan (Validitas) Data dan informasi yang terkumpul komprehensif, akurat, dan tidak bias. Baik pengamat / pewawancara maupun responden tidak memiliki bias berarti. Divisi atau distorsi informasi mendekati nol. 3. Kemamputerimaan Seberapa jauh data dan informasi yang digunakan untuk memperoleh hasil analisis pekerjaan dapat diterapkan oleh perusahaan dan memuaskan pemegang pekerjaan dan jabatan. 4. Efektivitas Alat pengumpulan data dan informasi telah memberi efek positif dalam menganalisis pekerjaan dan kinerja pemegang pekerjaan dan jabatan. Jenis efektivitas lainnya berupa perbaikan sistem rekrutmen, seleksi calon karyawan, penentuan sistem upah dan gaji, dan sebagainya. Intinya, semua data dan informasi dapat digunakan untuk menyusun fungsi-fungsi operasional. 10



4.5 Output Data Analisis Pekerjaan Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan dapat digunakan untuk beragam maksud. Salah satu hal yang terpenting adalah di dalam menulis uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. a. Uraian Pekerjaan Uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat kerincian isi. Sebagai contoh, judul pekerjaan selalu ada. Judul pekerjaan penting untuk diuraikan agar orang yang membaca dapat dengan segera mengerti apa yang diperlukan oleh pekerjaan tersebut. Contoh Uraian Pekerjaan (Job Description) Judul posisi pekerjaan : Kepala Pengendali Mutu Pabrik Pengolahan Karet “Maju” Nomor kode pekerjaan : 156.132 Penyelia : Manajer Pengendali Mutu Departemen : Pengendali Mutu Bangunan : 7 Pabrik : Cibanteng; status: bebas; tanggal 30/12/1999 Disahkan oleh : Ir. Dulmajid Ditulis oleh : Ir. Siti Centil Ringkasan Menyelia enam orang pengendali kontrol dalam pekerjaan perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengelolaan kegiatan pabrik. Tugas-Tugas Pekerjaan (1) Mengembangkan dan memelihara kontak dengan pemasok untuk membantu pensolusian masalah kualitas dengan mengevaluasi kapabilitas mutu, fasilitas, dan sistem kualitas. (2) Mengembangkan dan me-review rencana sasaran, anggaran dan kerja dalam kualitas, pencapaian skedul biaya, dan pemanfaatan operator / peralatan. (3) Me-review rancangan proses dan produk, mengidentifikasi masalah yang menyebabkan ketidakpuasan pelanggan atau kegagalan memenuhi sasaran pengembangan atau biaya yang telah dialokasi. (4) Menspesifikasi metode pengendalian mutu dan memproses data pendukung perencanaan kualitas. Menyediakan biaya estimasi dan memperoleh alat dan perlengkapan pokok untuk mendukung skedul proyek keseluruhan. (5) Menyediakan input para insinyur manufaktur dalam hal produktivitas dan hal kualitas lainnya. (6) Menyediakan umpan-balik pada tingkat kualitas dan biaya selama percobaan operasional dan selama berproduksi untuk menghitung efektivitas sistem.



11



(7) Menyelia enam sampai delapan karyawan yang digaji dan ditugasi dalam hal pengendalian mutu. Melatih personal baru dalam kebijakan dan prosedur yang tepat. Melengkapi penilaian kinerja untuk para bawahan. b. Spesifikasi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi



karyawan,



seperti



pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan. Secara tipikal, spesifikasi pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan, termasuk pendidikan, pengalaman, pelatihan khusus, sifat personal, dan keterampilan manual. Selain itu, sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan mengangkat yang dipersyaratkan pengusaha.



Contoh Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) Departemen



: Kantor Direktur Utama Pabrik Pengolahan Karet “Maju”



Laporan ke



: Direktur Utama



Judul Pekerjaan : Sekretaris Sekretariat Eksekutif Pengetahuan, Keahlian, dan Kemampuan yang disyaratkan: (1) (2) (3) (4)



Pengetahuan rutin dan prosedur perkatoran Pengetahuan bidang kesekretariatan eksekutif Keahlian dalam mengoperasionalisasikan peralatan kantor terkomputerisasi Keahlian dalam mengetik, mengarsip, menjawab telepon, dan mengkompilasi surat-surat dan laporan-laporan secara rutin (5) Kemampuan untuk merencanakan dan memprioritaskan pekerjaan STUDI KASUS Kasus/Permasalahan John bekerja di sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang Tour and Travel. Perusahaan tersebut mempekerjakan 60 (enam puluh) karyawan yang terbagi dalam 5 (lima ) divisi. Dia sudah bekerja di perusahaan tersebut selama 6 (enam) bulan. Sebelumnya, dia bekerja di sebuah perusahaan penerbangan internasional yang sangat terkenal dengan jabatan sebagai “Reservation & Ticketing Supervisor”. Tergiur oleh gaji yang tinggi, John tanpa pikir panjang langsung menerima tawaran untuk bekerja di perusahaan tersebut dengan jabatan sebagai “Sales Supervisor”. Apa yang dialaminya kemudian membuat dia berada dalam 12



kegundahan yang mendalam karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai nama jabatan dan apa yang dibicarakan pada waktu wawancara kerja. Selain itu ia tidak merasa menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya. Sampai sekarang dia tidak mengetahui secara pasti apa ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakannya, sehingga evaluasi kinerjanya menujukkan hasil yang tidak menggembirakan. Setiap kali ia mempertanyakan uraian jabatan kepada atasannya, maka jawaban yang diterima adalah perusahaan tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena menganggap bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang dikerjakan. Kondisi ini terasa sangat kontras dengan apa yang pernah dialami John di perusahaan sebelumnya, dimana segala sesuatu telah dijabarkan secara tertulis dan sangat luas ringkup pekerjaannya. Karena merasa sangat sulit untuk menyesuaikan diri dengan kondisi tersebut maka John dengan berat hati akhirnya mengundurkan diri dari perusahaan setelah bekerja selama 7 (tujuh) bulan. Jika Anda ada di posisi John apa yang Anda lakukan?



Analisa Jika saya berada di posisi John maka yang seharusnya saya lakukan adalah apabila saya sudah merasa nyaman dengan pekerjaan saya, apalagi spesifikasi jabatan dan uraian pekerjaan sudah sangat jelas serta pekerjaan tersebut sudah membuat saya sangat nyaman karena sesuai dengan kepribadian saya, maka walaupun saya mendapat tawaran pekerjaan dengan gaji yang lebih tinggi dari perusahaan tempat saya bekerja, saya tidak akan dengan mudah untuk memutuskan mengundurkan diri dari perusahaan ini dan kemudian menerima pekerjaan yang baru. Karena bagi saya hal yang paling penting adalah saya sudah merasa nyaman bekerja di perusahaan ini. Tingkat kenyamanan seseorang dalam bekerja tidak mudah didapatkan, saya lebih memilih bekerja di perusahaan yang memberikan saya tingkat kenyamanan yang tinggi walaupun gaji tidak terlalu tinggi dibandingkan harus bekerja dengan dengan gaji yang tinggi tetapi tingkat tekanan dalam bekerja juga tinggi. Jika memang sudah terlanjur mengambil keputusan untuk mengundurkan dari perusahaan pertama dan bergabung dengan perusahaan baru ini, tetapi ternyata keadaan di perusahaan baru tidak sebaik di perusahaan pertama, yaitu spesifikasi jabatannya tidak jelas, tidak ada uraian pekerjaan secara jelas, ditambah pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai dengan kepribadian diri saya, maka satu hal yang pasti adalah saya tidak akan merasa nyaman dengan situasi dan kondisi tersebut. Maka semaksimal mungkin saya akan bertahan dengan melakukan penyesuaian diri dengan lingkungan pekerjaan dan kondisi pekerjaan seperti itu, dan jika 13



tenyata dengan berjalannya waktu saya tetap tidak bisa dan tidak mampu bertahan dengan keadaan tersebut maka keputusan yang saya ambilpun akan seperti seperti Jhon, akan mengundurkan diri dari perusahaan tersebut dan mencari pekerjaan yang lebih baik. Dan satu hal yang pasti kejadian tersebut akan saya jadikan contoh dan pengalaman agar tidak terjadi kembali dalam kehidupan saya, yaitu tidak akan mengambil keputusan secara spontan yang membuat hati dan perasaan tidak nyaman bekerja dengan kondisi seperti diatas. Dan saya pun tidak mau bekerja di perusahaan yang tidak memiliki spesifikasi jabatan yang jelas, uraian pekerjaan yang juga tidak jelas, dan pekerjaan yang tidak sesuai dengan kepribadian diri saya. Sebab, jika suatu perusahaan tidak memiliki speesifikasi jabatan dan uraian pekerjaan yang tidak jelas maka hasil kinerja seorang karyawan pun tidak akan maksimal. BAB III PENUTUP KESIMPULAN Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Analisis pekerjaan, paling sedikit harus dapat memberikan keterangan tentang tugas, tanggung jawab, sifat pekerjaan, serta syarat jabatannya untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Menurut Sastrohadiwiryo analisis pekerjaan bertujuan untuk memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat, memberikan keputusan pada diri tenaga kerja, menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif. Sedangkan manfaat yang didapat yaitu memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personal requirement), perilaku manusia dan alat yang dipergunakan. Didalam analisis pekerjaan adapun syarat-syarat teknis yang diperlukan meliputi harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal, prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien-efektif, pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang memadai, serta melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif. Didalam analisis pekerjaan terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya, jenis informasi analisis pekerjaan, langkah-langkah analisis pekerjaan, metode pengumpulan data, kriteria keberhasilan dalam teknik analisis pekerjaan dan output data tentang analisis pekerjaan. SARAN 14



Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis jabatan hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi (perusahaan) di masa yang akan datang.



DAFTAR PUSTAKA 



http://windhyveronica.blogspot.co.id/2014/11/makalah-analisis-pekerjaan-



 



msdm_4.html http://faradisa2712.blogspot.co.id/2014/12/makalah-analisis-pekerjaan.html https://yusrizalfirzal.wordpress.com/2011/06/21/analisis-pekerjaan-dalam-



 



manajemen-sumber-daya-manusia/ http://makalainet.blogspot.co.id/2014/01/analisis-jabatan.html http://anastshely.blogspot.co.id/2013/04/analisa-jabatan.html



15