Makalah Sistem Informasi Manajemen Divisi Penjualan [PDF]

Citation preview

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DIVISI MARKETING (SERVICE LEVEL) DI PT BINA SAN PRIMA



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Tingginya tingkat kompetisi di dunia bisnis saat ini, membuat setiap perusahaan harus selangkah lebih maju dibandingkan dengan perusahan lainnya, agar tidak tertinggal dan mampu berada di barisan terdepan. Keberadaan posisi sebuah perusahaan turut memberikan kontribusi dalam hal mempertahankan loyalitas pelanggan dan meningkatkan tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Dewasa ini konsumen lebih terdidik dan lebih berpengatuhan. Mereka mempunyai sarana (misalnya internet) untuk memverifikasi dan mencari alternatif yang lebih unggul (Kottler & Keller, 2009). Atas dasar hal tersebut, maka setiap perusahaan, khusunya perusahaan yang bersinggungan langsung dengan konsumen harus mengedepankan kepentingan konsumen agar tingkat loyalitas pelanggan tetap terjaga. Marketing merupakan suatu kegiatan yang menghasilkan nilai bagi perorangan maupun perusahaan. Kegiatan Marketing yang dilakukan harus mampu bermanfaat bagi kehidupan perorangan maupun perusahaan baik dari segi nilai ekonomis maupun dari manfaat yang diberikan. Setiap perusahaan menginginkan perkembangan bisnis secara pesat untuk mendapatkan laba yang sebesar-besarnya. Namun, untuk mencapai keberhasilan dalam bisnis, kegiatan - kegiatan pada perusahaan harus didukung dengan teknologi



1



informasi agar kegiatan-kegiatan yang ada dalam perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien selain itu dapat meningkatkan kinerja perusahaan. PT. Bina San Prima, yang merupakan anak perusahaan dari SANBE GROUP merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Marketing untuk produk farmasi dan consumer product. Dalam hal memudahkan proses aktiviitas bisnis nya, PT. Bina San Prima



dalam proses pengelolaan Marketing dan seluru aktivitas terkait



menggunakan system BIS MySQL. My SQL adalah sebuah program database yang mampu menerima dan mengirimkan datanya sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah dasar SQL (Structures Query Language) Dengan menggunakan BIS MySQL, mampu membuat pihak perusahaan untuk mengatasi kesulitan dalam mengelola data Marketing dan data lainnya, sehingga setiap personil yang berkepentingan akan dengan mudah mencari informasi yang dibutuhkan dengan waktu yang cepat. Dengan menggunakan system yang dapat dipahami bersama karena kemudahan penggunaannya, akan memberikan hal baik bagi penggunanya (user), setiap user akan dengan sangat mudah untuk mengerjakan setiap pekerjaannya, karena semua proses kerja telah tersentralisasi dengan menggunakan system BIS My SQL ini. Namun ternyata kemudahan penggunaan System BIS My SQL, tidak serta merta mampu menyelesaikan masalah di perusahaan. Berdasarkan beberapa temuan yang ada dicabang, tingkat keluhan pelanggan terhadap penerimaan produk yang konsumen pesan masih saja terjadi. Fasilitas penyampaian keluhan melalui SMS Gateway yang disediakan perusahaan tidak dimanfaatkan dengan baik oleh konsumen, sehingga keluhan pelanggan tidak masuk dengan cepat yang pada akhirnya akan memberikan pengaruh yang tidak baik bagi perusahaan dan konsumen dan perusahaan akan lambat dalam menanggapi dan menyelesaikan masalah yang terjadi pada konsumen. Ketakutan perusahaan bila hal ini dibiarkan begitu saja adalah tingkat kepuasan konsumen menjadi menurun yang akan berakibat menurunnya pula tingkat loyalitas konsumen terhadap perusahaan, karena perusahaan yang sukses adalah perusahaan yang mampu memuaskan konsumen mereka (Cravens,1996).



2



Masalah ini timbul bukan karena kesalahan system yang dipergunakan, namun karyawan sebagai user tidak menjadikan SOP (Standard Operating Procedure) sebagai acuan dalam aktivitas kerja mereka, sehingga penyampaian produk yang disebut sebagai Deliver On Time perusahaan tidak dilakukan dengan optimal yang ada akhirnya menyebabkan tingkat Service Level yang buruk. Service Level adalah tingkat pelayanan dari PT. Bina San Prima ke Outlet berdasarkan Kelengkapan Produk (Completeness) yang diukur dari tidak adanya Unserved Order dan Waktu Pemenuhan Pesanan yang telah disepakati (timeliness) yang diukur dengan Delivery On Time mulai dari order diterima oleh salesman sampai barang diterima oleh outlet. Tingkat service level yang dinilai buruk adalah service level < 95%. Berikut adalah tingkat service level disesuaikan dengan principal di PT.Bina San Prima: Pencapaian Bulan Lalu No.



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12



No.



Kode



NFI KFI KPG DBR FOD MPM SBF AWI API NDL API WGI



Kode



Value PO



Value HIT



(a)



(b)



%SL



Principal



PT NUTRIFOOD PT KRAFT INDONESIA PT KPG (SHELL LUB) PT DUBER (JHN NON F.) PT DUBER (JHN F.) PT. DELTOMED PT. SANBE PT ANEKA INDO MAKMUR PT. ABC PRESIDENT ( NU GREEN TEA) PT. ABC PRESIDENT ( MIE ) PT. ABC HEINS ( BPA ) PT. WGI Total



40,675,200.00 28,005,266.00 40,310,400.00 207,929,419.91 36,948,395.02 17,263,265.36 53,326,176.38 10,820,400.00 33,391,310.09 55,429,176.38 39,475,200.00 32,233,512.00



40,675,200.00 27,943,090.00 40,310,400.00 199,253,115.91 36,794,304.52 17,007,447.16 50,007,622.12 10,310,400.00 32,773,129.09 53,797,622.12 38,425,200.00 30,425,200.00



595,807,721



577,722,731



Principal



( b/a x 100% ) 100.00% 99.78% 100.00% 95.83% 99.58% 98.52% 93.78% 95.29% 98.15% 97.06% 97.34% 94.39% 96.96%



Pencapaian AP3M Value PO



Value HIT



%SL



3



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12



NFI KFI KPG DBR FOD MPM SBF AWI API NDL API WGI



PT NUTRIFOOD PT KRAFT INDONESIA PT KPG (SHELL LUB) PT DUBER (JHN NON F.) PT DUBER (JHN F.) PT. DELTOMED PT. SANBE PT ANEKA INDO MAKMUR PT. ABC PRESIDENT ( NU GREEN TEA) PT. ABC PRESIDENT ( MIE ) PT. ABC HEINS ( BPA ) PT. WGI Total



36,725,200 28,027,398 29,190,000.00



36,725,200 27,908,354 29,190,000.00



207,469,777 28,306,065.40



203,209,219 28,306,065.40



18,879,640 48,360,212 10,922,400.00



18,695,413 48,360,212 10,210,400.00



39,881,924 38,393,591 34,527,150 520,683,357



39,624,500 37,475,788 34,221,400 513,926,552



100.00% 99.58% 100.00% 97.95% 100.00% 99.02% 100.00% 93.48% 99.35% 97.61% 99.11% #DIV/0! 98.70%



Pencapaian Bulan Ini No.



Kode



Principal



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12



NFI KFI KPG DBR FOD MPM SBF AWI API NDL API WGI



PT NUTRIFOOD PT KRAFT INDONESIA PT KPG (SHELL LUB) PT DUBER (JHN NON F.) PT DUBER (JHN F.) PT. DELTOMED PT. SANBE PT ANEKA INDO MAKMUR PT. ABC PRESIDENT ( NU GREEN TEA) PT. ABC PRESIDENT ( MIE ) PT. ABC HEINS ( BPA ) PT. WGI Total



Value PO



Value HIT



24,114,800.00 30,183,194.00 27,331,046.00 189,461,695.00 27,331,046.00 47,777,572.00 46,948,395.02 12,460,897.00 24,522,683.00 41,903,592.00 28,707,428.00 39,306,065.40



23,678,000.00 30,030,196.00 27,074,545.00 179,057,956.00 27,074,545.00 47,777,572.00 46,794,304.52 11,321,170.00 24,522,683.00 41,184,268.00 28,005,266.00 33,391,310.09



540,048,413



519,911,816



%SL



98.19% 99.49% 99.06% 94.51% 99.06% 100.00% 99.67% 90.85% 100.00% 98.28% 97.55% 84.95% 96.27%



Penyebab dari terjadinya Service Level yang buruk perlu dijadikan perhatian, oleh sebab itu, berdasarkan uraian di atas kami tertarik untuk menuangkan masalah yang terjadi dalam bentuk Makalah Sistem Informasi Manajemen Divisi Marketing (Service Level) di PT. Bina San Prima.



4



B. Rumusan Masalah  Bagaimanakah Sistem Informasi Manajemen Di PT. Bina San Prima?  Bagaimanakah Proses Pemesanan sampai dengan Pengiriman Barang Di PT. Bina San Prima?  Bagaimanakah peran karyawan untuk memberikan support dan menciptakan koordinasi yang baik antar bagian di PT. Bina San Prima? C. Tujuan Penelitian  Dapat mengetahui Sistem Informasi Manajemen Di PT. Bina San Prima.  Dapat mengetahui Proses Pemesanan sampai dengan Pengiriman Barang Di PT. Bina San Prima.  Dapat mengetahui dan menilai performance setiap karyawan PT. Bina San Prima. D. Manfaat Penelitian  Diperoleh suatu gambaran tentang Sistem Informasi Manajemen di PT.Bina San Prima  Diperoleh suatu gambaran tentang Proses Pemesanan sampai dengan Pengiriman Barang Di PT. Bina San Prima.  Dapat diperoleh masukan untuk pengembangan PT. Bina San Prima.  Sebagai bahan evaluasi.



BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level organisasi yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan



5



pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan- laporan tertentu. Sistem informasi manajemen mengambil data mentah (Transaction Procesing System) dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawabnya (Napian,2010). Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang dibutuhkan di perusahaan untuk mendukung dalam pengambilan keputusan perusahaaan . System BIS My SQL sebagai sytem yang digunakan oleh PT Bina San Prima saat ini telah cukup memberikan kontribusi dalam hal tingkat efektif dan efisien bisnis proses PT. Bina San Prima. Setiap pengguna system dapat mencari informasi yang dibutuhkan dengan jelas , karena seluruh aktivitas kerja yang terjadi di PT Bina San Prima telah terintegrasi dengan baik. Berjalannya proses penjualan di PT. Bina San Prima tidak terlepas dari peran divisi yang lainnya. Berikut adalah alur proses penjualan sampai pengiriman barang yang ada di PT Bina San Prima: 1.



Penjualan (Invoicing Department)



2.



Account Receivable Department



6



3.



Warehouse Department



4. Expedition Department



5. Divisi Finance



7



8



Setelah proses pengiriman barang dilakukan maka akan muncul alur seperti dibawah ini:



9



Setiap alur diatas telah dibuat sesuai SOP dan berlaku bagi setiap karyawan yang terkait didalamnya, Alur ini akan berjalan dengan optimal saat masing-masing user memahami dan mengaplikasikan tahapan pekerjaannya dengan baik.



B. Marketing (Penjualan / Sales Force) Marketing adalah mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan manusia dan sosial. American Marketing Association (AMA) dalam Koller & Keller, 2009 mengemukakan bahwa Marketing / Pemasaran adalah suatu fungsi organisasi dan serangkaian proses untuk menciptakan, mengkomunikasikan dan memberikan nilai kepada pelanggan dan untuk mengelola hubungan pelanggan dengan cara yang menguntungkan organisai dan pemangku kepentingannya. Dalam sebuah perusahaan, divisi marketing (penjualan) memiliki sebuah ranah tersendiri, dan pada umumnya selalu berkaitan dengan bagaimana sebuah perusahaan akan menjual barang-barang hasil produksinya. Dalam proses dan aktivitasnya, marketing melibatkan banyak implementasi konsep dan kerja dari peraturan penjualan itu sendiri. Dalam hal ini PT. Bina San Prima telah membuat satu sistem Sales Force Ten Best Step yang merupakan penjabaran dan penuangan dari SOP Penjualan. Ten Best Step sendiri memiliki arti sebagai pengarahan tenaga sales (penjualan).



10



Proses penjualan dikelola oleh seorang pimpinan yang memiliki tugas untuk mengorganisasikan kegiatan penjualan yang berlangsung agar dapat mencapai titik target yang sudah disepakati. Ditengah persaingan bisnis yang sangat ketat ini , tidak heran kalau banyak perusahaan yang tumbuh, berkembang dan sukses, namun ada juga yang mengalami penurunan sampai gulung tikar. Untuk mengatasi masalah yang timbul dalam persaingan bisnis tersebut, suatu perusahaan harus memiliki manajemen penjualan yang baik. Dalam manajemen penjualan tersebut perusahaan bisa lebih mudah dalam menganalisis, melakukan perencanaan, melakukan pengorganisasian, melakukan pengendalian dan pelatihan serta mengawasi, sehingga perusahaan dapat mengatasi atau terhindar dari kemungkinan yang akan terjadi. Salesman sebagai team atau kelompok dari seorang pemimpin harus memiliki visi dan misi dan bersama-sama untuk dapat mewujudkannya. Dibentuknya SOP yang dilengkapi dengan alur yang sangat detail masih saja menyisakan permasalahan, khususnya mengenai keluhan pelanggan, keluhan pelanggan mengenai penerimaan produk yang tidak sesuai dengan pesanan mengakibatkan menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap pelanggan. Turunnya tingkat kepercayaan dan kepuasan pelanggan (konsumen) menyebabkan Service Level buruk dan DOT (Delivery On Time) menjadi tidak sesuai. DOT adalah standard batas waktu pengiriman barang (diterima Outlet) dihitung dari Faktur Penjualan tercetak. Standard waktu untuk target dari DOT ini adalah : •



Ethical (dalam kota)



: The Same Day



•



Ethical (luar kota)



: 1 x 24 jam



•



Vet & CP (dalam kota)



: 1 x 24 jam



•



Vet & CP (luar kota)



: 2 x 24 jam



Kondisi-kondisi yang menyebabkan Service Level buruk bisa diakibatkan dari pihak internal atau dari pihak eksternal, hal-hal tersebut adalah:



11



1.



Pihak PT Bina San Prima : a. Pengiriman barang dilakukan setelah tanggal deadline umur Purchase Order ( PO ) berakhir. b. Kesalahan dalam proses pemfakturan dan / atau pengeluaran barang dari Gudang sehingga mengakibatkan terjadi kesalahan dalam pengiriman barang. c. Kurangnya koordinasi dalam pembuatan Purchase Request ( PR ) di Cabang yang mengakibatkan Stock barang di Gudang Cabang under / kosong ( perencanaan stock yang tidak baik / terlambat mengajukan pesanan ke Principal ) sehingga mengakibatkan pesanan Outlet tidak dapat dilayani. d. Proses persetujuan otorisasi ( TOP / Plafon Kredit ) yang lama. e. Operasional Cabang tidak ditangani dengan baik, misalnya : i ).



Kunjungan Salesman yang tidak rutin serta tidak dipersiapkan dengan baik,



ii ).



Pemberian



TOP yang



tidak



memperhitungkan



jadwal



pembayaran Outlet iii ). Pemberian Plafon yang tidak direncanakan dengan baik, iv ).



Pemberian diskon yang tidak sesuai dengan strata / kondisi diskon yang sudah ditetapkan



v ).



Penanganan piutang tidak terkontrol dengan baik sehingga mengakibatkan piutang tersebut menjadi terlambat,



vi ).



Tidak adanya koordinasi antara Salesman dengan bagian terkait di Cabang dalam menangani pesanan, program promosi dan penyelesaian retur Outlet.



2.



Pihak Principal : a.Stock kosong di Pabrik. b. Kebijakan dari Principal untuk tidak mensuplai. c.Program promosi yang tidak segera diinformasikan ke PT Bina San Prima.



12



Sebagai Perusahaan yang tidak memiliki customer service secara fisik, seluruh karyawan PT. Bina San Prima wajib memiliki knowledge yang cukup mengenai proses bisnis PT.Bina San Prima, hal ini dilakukan untuk menghilangkan resiko hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan, karena dengan penguasaan knowledge yang cukup, segala keluhan dan pertanyaan konsumen dapat diatasi dengan baik. Terjadinya service level buruk pun disebabkan oleh berbagai divisi, tidak hanya divisi sales saja, untuk itu dalam meminimalisir resiko Service Level buruk ini, hal-hal yang harus diperhatikan dan dilakukan oleh perusahaan adalah : 1. Sales Force : a.



Mengajukan pemberian Kredit ( baik TOP maupun nominal Plafon ) sesuai dengan potensi Outlet



b.



Menyerahkan segera Purchase Order ( PO ) yang diterima ke Invoicing Supervisor untuk proses pemfakturan.



c.



Menginformasikan ke Sales Supervisor / Branch Sales Manager untuk ditindaklanjuti ke Brand Manager terkait setiap adanya perbedaan diskon, harga, item atau kondisi lainnya dalam Purchase Order ( PO ) yang tidak sesuai dengan data Cabang.



d.



Memonitor status setiap Purchase Order ( PO ) yang sedang diproses di Cabang.



2. Invoicing Supervisor : Apabila terdapat perbedaan kondisi atau data dalam Purchase Order ( PO ) dengan data Cabang segera diinformasikan kepada Salesman / Sales Supervisor / Branch Sales Manager / Chief Of Branch untuk ditindaklanjuti Brand Manager terkait. 3. Adm. Piutang dan AR Supervisor / BCA : a.



Pengelolaan piutang harus dikuasai dan dilakukan secara baik, misalnya kelengkapan dan jadwal kontra bon harus sesuai dengan yang disyaratkan oleh



13



Outlet, proses dan jadwal penagihan harus dilakukan secara tepat sehingga pembayaran tidak menjadi mundur. b.



Setiap adanya perbedaan data nominal pembayaran harus segera ditindaklanjuti secara tuntas dan berkoordinasi dengan Salesman dan Sales Supervisor.



c.



Setiap ada pesanan yang terjaring Otorisasi harus di-follow up ke Pejabat yang berwenang terkait ( Cabang atau Pusat ) dengan memberikan data-data pendukung sehingga Purchase Order ( PO ) tersebut dapat segera dilayani.



4.



Warehouse Supervisor : a. Berkoordinasi dengan Sales Supervisor dan Branch Sales Manager dalam merencanakan penyediaan stock barang di Gudang agar memastikan stock barang di Gudang Cabang dapat memenuhi Purchase Order ( PO ) target penjualan dapat tercapai. b. Segera lakukan pesanan ke Logistik untuk semua barang yang persediaannya sudah minim ( under ) atau apabila akan ada program promosi ke Outlet . c. Menginformasikan segera ke Salesman dan Sales Supervisor setiap ada stock barang yang kosong. Apabila barang tersebut disebabkan karena stock di Pabrik kosong maka harus meminta bukti keterangan dari Logistik Pusat yang mendukung alasan tersebut.



5.



Expedition Supervisor : a. Memprioritaskan pengiriman ke Outlet, pastikan pengiriman dilakukan masih dalam batas waktu yang ditetapkan dalam Purchase Order ( PO ). b. Apabila terjadi penolakan saat pengiriman, maka alasan dan penyebab penolakan segera diinformasikan ke Salesman, Sales Supervisor, Branch Sales Manager atau Chief Of Branch untuk ditindaklanjuti lebih lanjut. c. Pengembalian Faktur Tagihan ke Adm. Piutang diusahakan dilakukan pada hari yang sama dengan tanggal dilakukan pengiriman barang agar proses tukar faktur / kontra bon dapat dilakukan secepatnya.



14



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Perbaikan manajemen mutu yang diikuti oleh perbaikan setiap karyawan PT. Bina San Prima, tidak terlepas dari peran serta pemimpin dan jajaran manager yang ada. Salah satu indikator untuk peningkatan manajemen mutu ini adalaah dengan rendahnya tingkat keluhan konsumen khususnya mengenai proses DOT (Delivery On Time) terhadap produk yang dipesannya. Tenggang waktu DOT yang sesuai dan optimal akan membantu terbentuknya perusahaan yang profesional untuk mengedepankan kebutuhan konsumen dan pencapaian visi misi mengenai meningkatkan kualitas layanan terhadap konsumen dapat tercapai.



B. Saran Tingkat perbaikan yang dapat dilakukan untuk menimalisir atau menghilangkan resiko kehilangan kepercayaan pelanggan adalah dengan senantiasa meningkatkan kemampuan salesman (tenaga penjual) dan karyawan yang terkait didalamnya agar dapat selalu mengikuti setiap perubahan yang terjadi baik yang bersifat tehnik atau non tehnik. Menempatkan posisi konsumen (pelanggan) sebagai posisi penting yang harus selalu diperhatikan keberadannya, secara tidak langsung akan membuat setiap karyawan untuk menjadi yang terbaik dalam hal pelayanan konsumen dan memberikan konstribusi nyata dalam mewujudkan visi dan misi perusahaan.



15