Makalah - Teknik Dokumentasi PDF [PDF]

Citation preview

MAKALAH TEKNIK DOKUMENTASI ATAU PERMODELAN SISTEM Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Pada Mata Kuliah Sistem Informasi Akutansi Dosen Pengampu: Yuliati, S.E., M.M



Disusun Oleh : Putri Anjelli (18461089) Program Studi Ekonomi Syariah



SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI SYARIAH INDONESIA PURWAKARTA 1442 H/2020 M



i



KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur saya sampaikan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya berupa kesempatan dan pengetahuan sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul Teknik Dokumentasi ini tepat pada waktunya. Shalawat serta salam juga limpah curahkan kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW. Serta sahabat dan keluarganya, seayun langkah dan seiring bahu dalam menegakkan agama Allah. Dengan kebaikan beliau telah membawa kita dari alam kebodohan ke alam yang berilmu pengetahuan.



Purwakarta, 8 Desember 2020



Penulis



ii



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. ii DAFTAR ISI................................................................................................................................................ iii BAB I ............................................................................................................................................................ 1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................................ 1 A.



Latar Belakang .................................................................................................................................. 1



B.



Rumusan Masalah ............................................................................................................................. 1



C.



Tujuan Penulisan ............................................................................................................................... 1



D.



Manfaat Penulisan ............................................................................................................................. 2



BAB II........................................................................................................................................................... 3 PEMBAHASAN ........................................................................................................................................... 3 A.



PENGERTIAN TEKNIK SISTEM .................................................................................................. 3



B.



PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM .............................................................................. 3



C.



JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI ....................................... 5



D.



LATIHAN SOAL ............................................................................................................................. 8



BAB III ....................................................................................................................................................... 10 PENUTUP .................................................................................................................................................. 10 A. Kesimpulan ........................................................................................................................................ 10 B. Saran ................................................................................................................................................... 10 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................................. iv



iii



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya. Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naaratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu : 1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja. 2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan. 3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi. Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian banyak kerumitan dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim yang mengembangkan proyek sistem informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru dalam tim, untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat. B. Rumusan Masalah 1. Apa pengertian teknik sistem ? 2. Bagaiman pengguna –pengguna teknik sistem ? 3. Bagaimana jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi ? C. Tujuan Penulisan 1. Untuk mengetahui pengertian teknik sistem. 2. Untuk mengetahui pengguna –pengguna teknik sistem. 3. Untuk mengetahui jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi. 1



D. Manfaat Penulisan Agar makalah ini bermanfaat untuk menambah wawasan tentang teknik dokumentasi atau permodelan sistem.



2



BAB II PEMBAHASAN A. PENGERTIAN TEKNIK SISTEM Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan. 1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal). 3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.



B. PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM 1. Penggunaan teknik- teknik sistem dalam auditing a. Evaluasi struktur pengendalian intern



3



Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen. Struktur pengendalian intern terdiri dari 3 elemen : 1) Pengawasan lingkungan 2) Sistem akuntansi 3) Pengawasan prosedur. Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks. b. Pengujian ketaatan Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan. c. Kertas kerja Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja. 2. Penggunaan teknik-teknik dalam pengembangan sistem a. Analisis sistem Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.



4



b. Desain sistem Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem. c.



Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah



dibuat.



C. JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat. Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasiantara lain: 1) Diagram Arus Data Menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini



digunakan untuk



mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem. 2) Bagan Alir (Flowchart) Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.



5



a.



Simbol-simbol bagan alir



b.



Jenis-jenis Bagan Alir



1) Bagan Alir Dokumen Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan sebuah sistem seperti, internal



6



checks dan dan pemisahan fungsi dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya : komunikasi tidak memadai. 2) Bagan Alir Sistem Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi. Merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan mengevaluasi sebuah sistem. Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan sarana komunikasi yang efektif diantara para pekerja. 3) Bagan Alir Program Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Menguraikan secara rinci bagaimana proses komputer dilakukan, dengan menguraikan logika program komputer atau modul. 4) Bagan Konfigurasi Komputer Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen perangkat keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan. 5) Bagan Struktur Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan akurat. 3.



Tabel Keputusan Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang dan



kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart untuk membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks



7



yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan. a. Keunggulan Tabel Keputusan 1) Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antardata input. 2) Mampu menangani lebih banyak alternatif. b.



Kelemahan Tabel Keputusan



1)



Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.



2)



Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.



4.



Bagan Manajemen Proyek Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada



apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram jaringan.



D. LATIHAN SOAL 1. Jelaskan apa itu pengertian dokumentasi ? 2. Apa yang dimaksud dengan bagan alir ? 3. Jelaskan dan gambarkan 3 simbol bagan alir ?! JAWAB : 1. Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram, dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. 2. Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem. 8



3.



9



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu. 1.



Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai



media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 2.



Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan



sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. 3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru. Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat B. Saran Semoga isi dalam makalah ini bisa memberikan kita pemahaman tentang cara mendokumentasika sebuah sistem dan berguna nantinya ketika kita ingin membuat atau merencanakan sebuah sistem.



10



DAFTAR PUSTAKA Atom. (2017, September 03) Dunia Akutansi. Retrieved from : http://duniaakuntantansi.blogspot.com/ Dianne. (2015, Januari 28) . Teknik dokumentasi dan penyusunan sistem Retrieved from : http://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.com/2015/01/teknik-dokumentasi-danpenyusunan-sistem.html Rizky, Dimas. (2019, April 30) Jenis Flowcart Dan simbol-simbolnya . Retrieved from : https://medium.com/dot-intern/jenis-flowchart-dan-simbol-simbolnya-ef6553c53d73



iv