Materi Regulasi Keprotokolan [PDF]

Citation preview

REGULASI KEPROTOKOLAN -         Tata Cara Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.



-         Tata Krama Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara. -         Aturan-Aturan Adat Kebiasaan Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara. -         Tata Penghormatan Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan



TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.



URAIAN TUGAS PROTOKOLER : 1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler 2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala 3. 4. 5. 6.



daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.



FUNGSI PROTOKOL 1. Fungsi Perencanaan      Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan. 2. Fungsi Pengorganisasian      Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara 3. Fungsi Penggerakan      Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara. 4. Fungsi Pengawasan      Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan. 5. Fungsi Pengkkordinasian      Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan. 6. Fungsi Pengambilan Keputusan      Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.



PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL HUMAS PROTOKOL         Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik,         Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya dengan pihak lain. sudah disediakan teks secara terstruktur         Harus memahami ilmu komunikasi yang         Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata berhubungan dengan kemampuan untuk cara suatu acara, mulai dari persiapan, mempromosikan atau mempertahankan citra pelaksanaan hingga evaluasi positif suatu instansi atau perusahaan



PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL -          Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik -          Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain -          Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau perusahaan -          Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima pesan. -          Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi lebih maju.  



SYARAT PETUGAS PROTOKOL             Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain : 1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya. 2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan. 3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri. 4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain 5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik 6. Mampu berpenampilan yang baik 7. Mampu berkomunikasi dengan efektif 



ATURAN PROTOKOL           Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat 1. Peraturan tentang Keprotokolan a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku) b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara     dan tata penghormatan 2. Peraturan terkait Keprotokolan a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan. e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.



j.



PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga resmi.  



ATURAN DASAR PROTOKOL 1) Aturan Dasar Protokol I



-          Pengaturan tempat duduk 1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya. 2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar. 3. Kanan adalah utama 4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya. -          Urutan saat naik turun kendaraan 1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal. 2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah. -          Urutan saat datang dan pulang Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal -          Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya. 2) Aturan Dasar Protokol II



-          Menghadiri perayaan hari kemerdekaan a. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang b. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan c. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar d. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan



e. f. g. h.



Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari. Jangang ngobrol saat acara berlangsung Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.



3) Aturan Dasar Protokol III



-          Diterima Pejabat Tinggi Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut : a. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini b. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima c. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol d. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi e. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan. -          Saat Audiensi a. Datanglah setengah jam lebih awal b. Isilah buku tamu yang disediakan c. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut d. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu e. Dilarang keras merokok. f. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan. g. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota. h. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu i. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota -          Berfoto Bersama Pejabat Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong. -          Usai Audiensi a. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan b. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima c. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.



d.



Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya audiensi