Modul Pelatihan MS. Office 2010 [PDF]

Citation preview

MODUL PELATIHAN “MICROSOFT OFFICE 2010”



Word |



BAB I BEKERJA DENGAN MICROSOFT WORD Microsoft Word adalah program aplikasi untuk mengolah kata, seperti surat menyurat, membuat formulir, membuat naskah, membuat tabel dan berbagai pengolahan kata lainnya. A. Menyimpan Dokumen dengan Nama File Lain o Klik File. o Pilih dan Klik Save untuk menyimpan Dokumen. Lihat Gambar 1.1. o Pilih Save As, klik untuk menyimpan dokumen.







Gambar 1.1 Menu Save As Pilih Folder dimana file akan disimpan dan ketikan nama file. Klik Save, lihat Gambar 1.1.



2



Word |



Gambar 1.2 Kotak Dialog Save As B. Membuka Dokumen  Klik File.  Pilih dan klik Open. Lihat Gambar 1.3.  Pilih folder dan nama file yang akan dibuka. Klik Open.



Gambar 1.3 Kotak Dialog Open 3



Word |



BAB II MENGATUR PENAMPILAN LEMBAR KERJA A. Mengatur Paragraf Melalui Mistar Ada dua cara dalam mengatur paragraph. Pertama melalui kotak dialog Tab dan kedua melalui mistar. Lihatlah gambar di bawah ini: Slider ruler first line indent



Slider hanging left indent



  



Slider hanging right



Gambar 1.4 Ruler Tempatkan kursor di awal paragraph. Klik slider Ruler First Line Indent (tombol mouse sebelah kiri ditekan dan ditahan). Geserlah slider ke posisi yang Anda kehendaki, missal skala 2, kemudian lepaskan tombol mouse. Lihat gambar di bawah ini : Slider hanging left indent skala 0 Slider ruler first line indent digeser ke skala 2



Gambar 1.5 Hasil Penggeseran Slider Ruler First Line Indent pada Paragraf B. Mengatur Hanging Indent Melalui Mistar  Tempatkan kursor di baris kedua paragraph.  Klik slider Hanging Left Indent (tombol mouse sebelah kiri ditekan dan ditahan).  Geser slider posisi yang Anda kehendaki, missal skala 3.5 kemudian lepaskan tombol mouse. Lihatlah gambar di bawah ini : Slider ruler first line indent digeser di skala 1 Slider hanging left indent di skala 3.5



Gambar 1.6 Hasil Penggeseran Slider Hanging Left Indent pada Paragraf 4



Word | C. Mengatur Page Setup Page setup adalah fasilitas untuk mengatur posisi teks di dalam lembar kerja, seperti mengatur batas atas, bawah, kiri dan kanan, mengatur penampilan kertas dan memilih jenis kertas. Berikut langkah-langkah mengatur page setup : ▪ Kik tab Page Layout.



Gambar 1.7 Page Setup ▪ ▪



Klik tab Margins (untuk menentukan margin halaman). Margin dapat dipilih sesuai dengan template yang tersedia. Anda juga dapat menyesuaikan dengan keinginan Anda dengan meng-klik tombol Custom Margins



Gambar 1.8.Tab Margin



Gambar 1.9 Custom Margins



5



Word | 



Klik Orientation, untuk memilih penampilan kertas.  



Portrait Landscape



: lembar kertas dibuat tegak. : lembar kertas dibuat memanjang.



Gambar 1.10 Tab Orientation  Klik tab Size untuk memilih ukuran kertas. Jika ingin mengatur ukuran kertas secara bebas, klik More Paper Size D. Membuat Header dan Footer Header adalah sekumpulan teks yang tercetak di bagian atas teks normal dan tampil pada setiap halaman. Footer adalah sekumpulan teks yang tercetak di bagian bawah teks normal dan tampil pada setiap halaman. Header dan Footer juga dapat berisi nomor halaman, tanggal, waktu dan sebagainya. Berikut langkah-langkah membuat header.  Klik Tab Insert. Pilih pada Header & Footer Group.



Gambar 1.11 Header & Footer Group 



Klik Header



6



Word | Anda dapat memilih berbagai jenis template. Jika ingin membuat format sendiri, klik Edit Header. Akan muncul tab Design. Untuk menghapus Header, klik Remove Header.



Gambar 1.12 Tab Header



Gambar 1.13 Tab Design



Langkah-langkah untuk membuat Footer sama dengan membuat Header. Dengan cara mengklik tab Footer pada Header & Footer Group. E. Memberi Nomor Halaman  Klik Tab Insert. Pilih Page Number pada Footer and Header Group. Lihat Gambar 16.  Pilih page number sesuai template yang ada atau dapat membuat page number sesuai keinginan Anda.



7



Word |



Gambar 1.14 Tab Page Number



Gambar 1.15 Kotak Dialog Format Page Number



F. Membagi Jendela Lembar Kerja  Klik tab View. Pilih Window Group.



Gambar 1.16 Window Group  



Klik Split. Kursor berubah menjadi dua buah jalur baris dan dua buah arah panah dengan garis pembagi jendela. Posisikan dua buah jalur baris dan dua arah panah dengan garis pembagi jendela tersebut di tempat yang Anda kehendaki, kemudian klik. Jendela lembar kerja menjadi terbagi dua. Lihatlah gambar berikut : 8



Word |



Gambar 1.17 Dua Bagian Lembar Kerja  Untuk menghapus split, klik Remove Split pada Window Group. G. Memilih Ukuran Tampilan Kerja  Klik tab View. Pilih Zoom pada Zoom Group.



Gambar 1.18 Zoom Group  Pilih dan klik salah satu pilihan, misal 100%. Perhatikan perubahan ukuran tampilan lembar kerja. H. Membuat Bullets dan Numbering Langkah-langkah membuat Bullet:



9



Word | 



Klik tombol Bullets tanda panah (



) pada Tab Home, Paragraph Group.



(Klik



). Muncul template bullets.



Gambar 1.19 Bullets Gambar 1.20 Numbering Pilih dan klik salah satu Bullets. Langkah-langkah membuat Numbering : 



Klik tombol Numbering (



 



Klik tanda panah ( ). Muncul template numbering. Pilih dan klik salah satu model numbering.



) pada Tab Home, Paragraph Group.



I. Change Case Langkah-langkah menggunakan Change Case:  Blok kalimat/kata yang ingin diubah jenis hurufnya 



Klik tombol F3 beberapa kali sampai jenis huruf yang tampil sesuai keinginan o Sentence case : Mengubah kalimat pada teks dengan diawali huruf besar. o lowercase : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf kecil. o UPPERCASE : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf besar. o Title Case : Mengubah setiap awal kata dengan huruf besar. o tONGLE cASE : Mengubah setiap awal kata dengan huruf kecil



10



Word | J. Find, Replace dan Go To



Toolbar Editing



Gambar 1.21 Editing Find (Mencari)  Klik icon atau tekan tombol Ctrl + F  Ketik kata yang akan dicari di kotak Find What  Klik Find Next untuk mencari  Tutup jendela tampilan ( X ) Find and Replace Replace (Mengganti) 



Klik icon



atau tekan tombol Ctrl + H



  



Ketik kata yang ada pada dokumen yang ingin diganti di kotak Find What Ketik kata pengganti di kotak Replace With Klik Replace All (Untuk mengganti semua kata) atau Replace (untuk mengganti satu kata saja)  Tutup jendela tampilan Find and Replace Go To (Menuju ke halaman tententu)   



Klik icon dilanjutkan klik Go To atau tekan tombol Ctrl + G Ketik angka atau nomor halaman yang dituju pada Enter Page Number. Lalu klik Next



Gambar 1.30 Kotak Dialog Go To H. Membuat Border and Shading Langkah-langkah membuat Borders and Shading : 11



Word | 



Blok atau tempatkan kursor di sebelah teks.







Klik tombol Page Borders ( ) pada Tab Page Layout, Page Background Group. Muncul daftar pilihan style. Untuk membuat Shading, klik pada tab Shading pada kotak dialog Borders and Shading.



Gambar 1.31 Kotak Dialog Borders 



Pilih salah satu Borders and Shading. Kemudian klik tombol perintah OK.



16



BAB IV MEMBUAT DAFTAR ISI 1. Buka dokumen yang akan dibuatkan daftar isinya.



12



Word |



Gambar 1 menunjukkan hasil pembuatan daftar isi yang dibuat secara otomatis. 2. Pastikan bahwa setiap halaman telah diberi nomor halaman. 3. Tentukan bagian apa saja yang akan dimasukkan ke daftar isi, misalnya : Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Gambar, Daftar Tabel, Judul Bab, Judul Sub Bab. 4. Satu-persatu lakukan hal berikut: a. Blok bagian yang akan dimasukkan ke daftar isi. Kemudian pilih tab Home dan klik Style Heading 1 seperti yang terlihat pada Gambar 2. Anda dapat membuat atau memodifikasi format style sesuai dengan yang diinginkan. Lakukan hal ini untuk tulisan Daftar Isi, Daftar Gambar, Daftar Tabel dan Judul Bab.



Blok



Pilih Style



Gambar 2. Pemberian Style Heading 1 pada Kata Pengantar atau Judul Bab



17



b.



Untuk Judul Sub Bab, pilih Style Heading 2 seperti Gambar 3 berikut. Lakukan hal berikut pada semua sub bab. 13



Word |



Pilih Style Heading 2 Blok



Gambar 2. Pemberian style Heading 2 untuk judul Sub Bab c.



Kemudian klik halaman Daftar Isi.



d.



Selanjutnya pilih tab References kemudian pilih toolbar Table of Contents yang ada di bagian kiri atas dan pilih Insert Table of Content seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3 di bawah ini.



Gambar 3. Table of Contents Maka akan muncul dialog seperti pada Gambar 4. 18



14



Word |



e. f.



Gambar 4. Dialog Insert Table of Contents Selanjutnya tekan tombol OK. Jika anda melakukan perubahan terhadap isi dokumen, seringkali akan menyebabkan perubahan pada daftar isi. Untuk melakukan perubahan otomatis, klik kanan pada isian daftar isi. Selanjutnya pilih Update Field dan pilih Update entire table seperti pada Gambar 7.



Gambar7. Melakukan pemutakhiran pada Daftar Isi



19



15



Word |



BAB V MEMBUAT TABEL A. Membuat Tabel







Klik tombol tabel ( dialog Insert.



) pada tab Insert, Tables Group. Pilih Insert Table. Muncul kotak







Gambar 1.32 Kotak Dialog Insert Table Klik OK atau tekan Enter







Ada cara lain selain cara di atas, yaitu dengan klik tombol tabel (



Gambar 1.33 Insert Table Arahkan mouse pada deretan kotak Isert Table.  Tentukan jumlah kolom dan baris, kemudian klik.



Gambar 1.34 Contoh Table



16



).



Word | 20 B. Mengkopi Tabel Blok tabel.  



Klik tombol Copy ( ) pada tab Home, Clipboard Group. Tempatkan kursor di tempat kosong.







Klik tombol Paste (



).



C. Menyisipkan Kolom, Baris dan Sel Tempatkan kursor pada sel.  Klika kanan pada tabel. Muncul daftar menu tabel.  Pilih Insert. Lihat gambar berikut ini :



Gambar 1.35 Menu Insert Klik perintah berikut ini :  Columns to the Left : menyisipkan Kolom di sebelah kiri : menyisipkan Kolom di sebelah kanan.  Row Above 



: menyisipkan baris di atasnya.



 Row Below : menyisipkan baris dibawahnya. Klik Insert Cells untuk menyisipkan sel baru. Akan muncul kotak dialog Insert Cells.



Gambar 1.36 Kotak Dialog Insert Cells D. Mengkopi Kolom  Bloklah kolom. 



Columns to the Right



Klik tombol Copy (



) pada tab Home, Clipboard Group. 17



Word | 



Tempatkan kursor di tempat yang Anda kehendaki.







Klik icon Paste (



) pada tab Home, Clipboard Group. 21



E. Menggabungkan Sel  Blok sel yang akan digabungkan.  Klik kanan pada mouse.  Pilih dan klik Merge Cells.



Gambar 1.37 Merge Cells F. Menghapus Tabel  Tempatkan kursor pada icon di sisi kiri atas table. seperti Gambar 35. Pilih Cut. G. Membuat Grafik (Chart) Tabel Penjualan Buku Bulan Maret Nama Bulan



2003



2004



Klik kanan sampai muncul menu



2005 56







Januari



50



36



Februari



45



58



58



Maret



78



69



52



April



36



74



54



Tempatkan kursor pada posisi objek chart yang diinginkan. 18



Word |   



Klik tombol Chart ( ) pada Tab Insert, Illustrations Group. Akan muncul kotak dialog Insert Chart. Pilih tipe chart. Masukkan data grafik pada lembar kerja Excel di sisi kanan layar monitor. 22



Gambar 1.38 Kotak Dialog Insert Chart 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0



2003 2004 2005



Januari



Februari



Maret



April



Gambar 1.39 Chart H. Menghapus Grafik Klik Grafik. Tekan Delete.



19



Word |



20



Word | 23



BAB VI MENGGUNAKAN DRAWING DAN PENULISAN RUMUS A. Membuat Autoshapes Autoshapes adalah fasilitas untuk membuat gambar pada lembar kerja.



   



Klik tab Insert Klik icon Shapes Klik tanda panah kebawah Pilih bentuk yang diinginkan Letakkan penunjuk mouse diawal gambar lalu drag (seret) sesuai dengan keinginan, lalu lepas drag-nya.



B. Memasukkan Teks pada Autoshapes  Klik gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya  Klik icon Text Box  Klik pointer pada gambar AutoShape yang ingin diisi tulisan di dalamnya  Ketikkan Teks yang diinginkan dalam kotak tersebut Atau   



Klik kanan gambar AutoShape yang ingin diisi teks di dalamnya Klik Add Text Ketikkan Teks yang diinginkan dalam kotak tersebut



C. Penulisan Rumus (Equation) 



Klik tab Insert



   



Klik tanda panah kebawah dan pilih jenis Equation yang anda inginkan Jika tidak ada yang cocok klik di Insert New Equation Ketik Equation yang anda inginkan Jika telah selesai klik sembarang tempat dalam lembaran kerja



Klik icon Equation



21



Gambar 1.40 Jendela Equation



Word | 24



BAB VII MENCETAK DOKUMEN A. Print Print adalah fasilitas untuk mencetak dokumen. Ada beberapa cara untuk menggunakan print, yaitu melalui tombol File dan shortcut Print (Ctrl + P).  Klik tombol File. Lihat Gambar  Klik tombol Print. Muncul kotak dialog Print.



Option yang diberikan Banyaknya file yang akan di print Tombol print



untuk pengaturan printing



Option untuk memilih printer yang akan digunakan Halaman mana yang akan di print Pilihan print satu sisi atau dua sisi Option untuk pengaturan urutan kertas pada saat mengeprint Pilihan orientasi kertas yang akan di print



Pilihan untuk ukuran kertas yang akan di print



Banyaknya halaman dalam satu lembar yang akan diprint



Pengaturan margin



22



Print Preview



EXCEL | Gambar 1.42 Kotak Dialog Print 



Jika seluruh settingan sudah diatur klik Print atau tekan Enter. 25



BAB I PENGENALAN MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik). Fungsi dari Microsoft Excel adalah untuk melakukan operasi perhitungan serta dapat mempresentasikan data k edalam bentuk tabel. 1. Langkah – langkah dalam memulai Microsoft Excel a. b. c. d.



Aktifkan komputer terlebih dahulu Klik tombol start pada taksbar Pilih menu All program, pilih Microsoft Office Kemudian klik Microsoft Excel 2010 Quick Acces Toolbar



Sel Aktif



Judul



Formula bar



Column Header



Penggulung Vertical



Row header



Penggulung Horizontal



worksheet



Gambar 2.1 Tampilan Microsoft Excel 2010



Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2010 • Judul Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif. • Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)



23



Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya • Toolbar Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.



24



EXCEL | 26 • Help Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud. • Lembar Kerja (Worksheet) Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali. • Cell Cell merupakan penggabungan antara baris dan kolom pada lembar kerja. Cell terdiri dari: Nomor Baris - Nomor Kolom - Nama Range - Fungsi - Penggulung vertical dan horisontal - Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal. • Column Heading Berisi tentang petunjuk kolom pada lembar kerja sheet yang aktif. Jumlah kolom yang tersedia yaitu 256 kolom.



• Sel Penggabungan antara baris dan kolom pada lembar sheet. • Range Penggabungan antar sel / beberapa sel pada lembar sheet.



2. Menginputkan Data Dalam Sel  Pilih / klik sel tempat data yang ak an dimasukkan  Ketikan data yang akan dimasukkan  Tekan enter untuk mengakhirinya  Untuk mengedit data yang telah diketik, tekan F2 atau Double klik di sel yang mau diedit. 25



EXCEL | 27



Untuk menghapus data tekan tombol delete pada keyboard 3. Memformat Kolom dan Baris a. Merubah ukuran kolom  Letakkan pointer di pembatas kolom yang ingin dirubah ukurannya, laludrag sesuai dengan ukuran yang di inginkan.



 Jika ingin merubah ukuran lebih dari satu kolom maka terlebih dahulu blok kolom yg akan dirubah ukurannya kemudian klik tab home icon format Column Width



28 b. Merubah ukuran baris



26



EXCEL |  Letakkan pointer di pembatas baris yang ingin dirubah ukurannya, laludrag sesuai dengan ukuran yang di inginkan.



 Jika ingin merubah ukuran lebih dari satu baris maka terlebih dahulu blok baris yg akan dirubah ukurannya kemudian klik tab home icon format Row Height



4.SHEET (lembar kerja) a. Menambahkan sheet baru klik icon New atau takan ctrl+N b. Mengganti nama sheet double klik pada sheet yg akan diganti namanya atau klik kanan pada sheet rename



27



EXCEL | 29 c. Menghapus sheet klik kanan pada sheet delete



5.FILE a. Menyimpan File pilih tab File Save/Save As



pilih



b. Membuka File klik tab File open pilih file yg akan dibuka open



28



EXCEL |



30



BAB II FORMAT SEL 1. Mengcopy dan Memindahkan Isi Sel a. Mengcopy Sel  Klik sel yang akan dicopy  Pilih tab Home pilih icon copy atau tekan Ctrl+C pada keyboard



 



Klik sel yang digunakan sebagai tempat hasil copy-an Klik icon paste pada tab home atau tekan Ctrl+V pada keyboard



b. Memindahkan isi sel 29



EXCEL |  



Blok sel yang akan dipindah Pilih tab Home pilih icon Cut atau Ctrl+X pada keyboard



 



Klik sel yang akan digunakan sebagai tempat hasil pindahan Pilih icon paste pada tab Home atau Ctrl+V 31



2. Membuat nomor dan bulan berurutan  Ketik angka/bulan pada sel yang diinginkan  Ketik angka/bulan selanjutnya (berurutan) pada sel berikutnya  Blok kedua sel tersebut secara berurutan  Letakkan pointer pada pojok kanan bawah hingga pointer berubah bentuk menjadi tanda tambah



 Kemudian geser hingga angka/bulan yg diinginkan 3. Menggabungkan sel  Blok sel yang ingin digabung  Pilih tab Home icon merge and center merge cells



30



EXCEL | 4. Mengetengahkan teks  Klik sel yang akan diatur tata letak teksnya  Klik tab Home  Klik tanda panah pada pojok kanan bawah pada grup alignment  Klik alignment  Pada Horizontal pilih center  Pada Vertical pilih center Ok



 Atau klik tab Home pilih



icon pada grup alignment



32 5. Mengatur tata letak teks  Klik sel yang akan diatur  Klik tanda panah pada pojok kanan bawah pada grup alignment Klik alignment  Pada oientation aturlah tata letak dan derajat kemiringan teks Ok



6. Membuat garis tabel  Blok sel yang akan diberi garis tabel  Klik alignment 31



EXCEL |  Klik border pilih garis tabel Ok



 Atau dengan klik tab Home pilih icon border pada grup font



33 7. Membuat simbol mata uang  Blok sel yang akan diberi simbol mata uang  Klik alignment Number Accounting pilih mata uang di symbol Ok



Atau klik tab Home klik icon accounting pilih mata uang Ok



32



EXCEL |



8. Membuat nama satuan pada penulisan angka  blok sel yang berisi angka  klik alignment Number Custom  pada type tuliskan 0 “unit” (untuk nama satuan unit) Ok



34



BAB III OPERATOR DAN FUNGSI 1. Operator Aritmatika Urutan dalam Mengerjakan Perhitungan Aritmetika



33



EXCEL |  Apabila dalam suatu formula terdapat beberapa opeator aritmetika, maka di dalam memproses perhitungan tersebut, Excel membuat urutan prioritas sebagai berikut:  1. Perhitungan yang diapit dalam tanda kurung dilakukan paling dulu.  2. Pada level yang sama, urutan pengerjaan dilakukan menurut operatornya, di mana perkalian dan pembagian dilakukan lebih dulu, baru penambahan dan pengurangan.  3. Perhitungan dengan level yang sama dilakukan dari sebelah kiri dulu. 2. Operator teks “&” Data yang berupa teks tidak dapat menggunakan operator aritmetik karena akan menampilkan pesan error VALUE, artinya operator ini memerlukan nilai untuk dapat



diperhitungkan. Khusus untuk teks terdapat operator khusus, yaitu "&" yang berfungsi untuk menggabungkan dua buah atau lebih teks menjadi satu dalam suatu sel.



35 3. Operator perbandingan Operator perbandingan dipergunakan untuk membandingkan suatu data dengan data lain sehingga Excel akan memberikan hasilnya. 4. Operator referensi Operator referensi digunakan untuk menulis Formula maupun Fungsi. Note : Setiap penulisan rumus selalu diawali dengan tanda sama dengan ( =), dan setelah siap memasukkan rumus harus menekan Enter



34



EXCEL | 5. Formula dan fungsi Secara khusus, apabila Anda akan menggunakan Formula dan Fungsi, maka fasilitas ini dikelompokkan ke dalam tab Formula yang berisi lima buah group sebagai berikut.



Insert function , untuk menampilkan wizard yang akan menuntun Anda dalam menggunakan fungsi Excel. Auto Sum bersi fungsi-fungsi yang secara otomatis akan melakukan kalkulasi terhadap sel-sel yang terpilih. Recently Used, adalah pilihan fungsi Excel yang sering digunakan akhir-akhir ini. Awalnya berisi beberapa fungsi yang secara umum sering digunakan, tetapi setelah Anda menggunakan beberapa fungsi tertentu, maka fungsi-fungsi terakhir yang Anda gunakan itu akan tampil pada Command ini. Financial, menampilkan fungsi-fungsi Excel untuk melakukan perhitungan di bidang keuangan. Logical, untuk menampilkan fungsi-fungsi Excel dalam bidang Logika, yaitu melakukan perbandingan dan hubungan logis antara dua kondisi. Text, menampilkan fungsi-fungsi Excel untuk mengelola dan mencari teks yang tersimpan dalam suatu sel. Date & Time, menampilkan fungsi-fungsi Excel untuk melakukan perhitungan tanggal dan waktu. Lookup & Reference, menampilkan fungsi-fungsi Excel yang berfungsi menampilkan informasi berdasarkan kriteria tertentu dari suatu table. Math & Trig, menampilkan fungsi-fungsi Excel di bidang Matematika dan Trigonometri. More Function, menampilkan kelompok-kelompok fungsi yang lain, seperti: Statistical,Engineering, Cube, Compability. 6. Memasukkan fungsi dengan insert function Insert Functionmerupakan kemudahan yang disediakan bagi pemakai Excel untuk memasukkan fungsi-fungsi yang tersedia. Dengan fasilitas ini, Anda tidak perlu menghafal seluruh fungsi Excel yang jumlahnya 367 buah karena Anda akan 36 dipersilakan memilih fungsi yang dikehendaki sesuai dengan kategori masing- masing. Setelah fungsi terpilih, langkah selanjutnya yaitu akan diperlihatkan wizard kedua yang mempersilakan Anda memasukkan masing-masing argumennya. Untuk lebih jelasnya, langkah menggunakan insert function adalah sebagai berikut: Klik tab Formulas insert function 35



EXCEL |



 Pilih kategori yang dikehendaki pada kotak Or select a category sehingga pada kotak Select Function Name yang berada di bawahnya ditampilkan nama-nama fungsi Excel dari kategori yang dimaksud. Geserlah scroll bar bila nama fungsi yang dikehendaki belum nampak pada kotak tersebut.  Pilihlah fungsi yang dikehendaki dengan mengklik nama fungsi tersebut, kemudian klik tombol OK. Selain itu, Anda juga dapat mengklik ganda pada nama fungsi.  Selanjutnya “Function Argument” diperlihatkan kotak edit dari masing-masing argumen dari fungsi tersebut. Untuk mengisikan pada kotak edit tersebut Anda dapat mengklik kotak tersebut kemudian ketikkan argumennya. Apabila argumen berupa referensi sel, selain dengan cara mengetik alamat sel juga dapat dilakukan dengan mengklik maupun memblok sel atau range yang dikehendaki.



 Setelah pengisian argument selesai, akhiri dengan mengklik tombol OK.



37



BAB IV FUNGSI MATEMATIKA DAN TRIGONOMETRI Fungsi matematika dan trigonometri membantu kita menyelesaikan persoalan matematika, seperti penjumlahan total, penjumlahan keatas, satuan derajat dll. Fungsi ini menunjukkan nilai riil yang diharapkan. No



Fungsi



Definisi



Bentuk Penulisan 36



EXCEL | 1



2 3



4



5



6 7



8



9 10 11



12



13 14



SUM



untuk menjumlahkan angka atau untuk menjumlahkan isi dari range sel SUMIF untuk menjumlahkan sesuai kondisi atau kriteria SIN untuk menghasilkan nilai Sinus dari sudut (dalam radian) COS untuk menghasilkan nilai cosinus dari sudut (dalam radian) TAN untuk memghasilkan nilai tangen dari sudut (dalam radian) ABS untuk menghasilkan nilai absolute MOD untuk menghasilkan sisa setelah nilai angka dibagi dengan pembagi INT untuk membulatkan nilai angka kebawah hingga mendekati integer LOG Untuk menghasilkan log atas nilai angka sesuai basis ROUND untuk membulatkan nilai angka sesuai digit ROUND UP untuk membulatkan ke atas sebuah angka/ hasil perhitungan rumus ROUND DOWN untuk membulatkan kebawah sebuah angka/ hasil perhitungan rumus DEGREES untuk mengkonversi dari satuan radian ke derajat RADIANS untuk mengkonversi dari satuan derajat ke radian



37



=sum(number1, number2,...) atau =sum()



=sumif(range,criteria,sum_range) =sin(number)



=cos(number)



=tan(number)



=abs(number) =mod(number;divisor)



=int(number)



=log(number;basa) =round(number,num_digits) =roundup(number;num_digits)



=rounddown(number;num_digits)



=degrees(angel) =radians(angel)



EXCEL |



BAB 38



V FUNGSI LOGIKA Fungsi logika atau bersyarat memungkinkan kita menguji persyaratan dalam sel. Fungsi bersyarat ini adalah suatu kondisi atau =IF yang hasilnya bergantung pada benar atau salahnya pengujian. Fungsi Logika memerlukan operator perbandingan 1. IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Untuk memilih di antara dua nilai berdasarkan dua kondisi yaitu kondisi benar atau kondisi salah. Fungsi If Tunggal Contoh 1 : =IF(B2>50;”Naik Kelas”,”Tinggal Kelas”)



Artinya jika nilai sel A2 lebih besar dari 50, maka dinyatakan “Naik Kelas”, sebaliknya jika nilai sel A2 kurang dari 50 maka dinyatakan “Tinggal Kelas”. Contoh 2 : =IF(A2=”B”,”Baik”,”Buruk”)



Artinya jika nilai sel B2 berinisial B, maka bersikap “BAIK”. Namun sebaliknya bila bukan B, maka bersikap “BURUK”. Fungsi If Majemuk Contoh : =IF(C2=”A;”ISTIMEWA;IF(C2=”B;”BAIK”;IF(C2=”C”;”CUKUP;,”KURANG”)))



38



EXCEL |



39 Artinya jika pada sel C2 nilainya A maka hasilnya “ISTIME WA”, jika pada sel C2 nilainya B maka hasilnya “BAIK”, jika pada sel C2 nilainya C maka hasilnya “CUKUP”, atau selain kondisi diatas maka akan menghasilkan nilai “KURANG” 2. Fungsi AND adalah fungsi untuk memeriksa suatu kondisi atau beberapa kondisi apakah benar, jika kondisi benar semua maka fungsi akan menghasilkan nilai TRUE. Jika kondisi lebih dari satu dan salah satu saja bernilai FALSE, maka fungsi akan mengembalikan nilai FALSE.



3. Fungsi OR Fungsinya untuk memberikan data jika semua argumen adalah benar maka TRUE, FALSE jika semua argument adalah salah.



4. Fungsi NOT Fungsinya memberikan data argument ketika anda ingin memastikan nilai tidak sama dengan satu nilai tertentu 39



EXCEL |



BAB



40



VI FUNGSI LOOKUP 1. VLOOKUP Fungsi Vlookup ini digunakan untuk membaca tabel secara vertical (tegak). Bentuk penulisannya adalah : =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup] ) Contoh Vlookup : (sel kode, Tabel Perbandingan ,kolom)







Untuk mencari kolom lulusan, maka ketik rumus =VLOOKUP(B3;$F$3:$H$6;2). Dimana B3 (kolom B baris 3) merupakan Sel Kode di dalam Tabel Gaji Karyawan,kemudian data yang ada dalam Tabel Perbandingan (dari sel F3 sampai dengan H6) harus diblok/ditandai, agar data dapat terbaca di dalam Tabel Gaji Karyawan. Untuk memunculkan simbol dollar ketika data diblok, tekan F4 di keyboard. Di ujung rumus ketik letak kolom lulusan pada Tabel Perbandingan (kolom ke 2).



Berikut hasil penulisan formula/rumus tersebut : 40



EXCEL |







Untuk mencari kolom gaji ketik rumus =VLOOKUP(B3;$F$3:$H$6;3), maka caranya sama seperti diatas. Namun yang berbeda adalah diujung rumus, ketik letak kolom gaji pada Tabel Perbandingan (kolom ke 3). Berikut hasil penulisan formula/rumus tersebut :



41 5. HLOOKUP Fungsi Hlookup ini digunakan untuk membaca tabel secara horizontal (mendatar). Bentuk penulisannya adalah : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) Contoh Hlookup :







Untuk mencari kolom jabatan, maka ketik rumus =HLOOKUP(A3;$B$12:$F$14;2). Dimana A3 (kolom A baris 3) merupakan Sel Kode di dalam Tabel Smart Computer, kemudian data yang ada dalam Tabel Perbandingan (dari sel B12 sampai dengan F14) harus diblok/ditandai, agar data dapat terbaca di dalam Tabel Smart Computer. Untuk memunculkan simbol dollar ketika data diblok, tekan F4 di keyboard. Diujung rumus ketik letak kolom jabatan pada Tabel Perbandingan (baris ke 2). 41



EXCEL |



BAB Berikut hasil penulisan formula/rumus tersebut :







Untuk mencari kolom gaji ketik rumus =HLOOKUP(A3;$B$12:$F$14;3), maka caranya sama seperti diatas. Namun yang b erbeda adalah diujung rumus, ketik letak kolom gaji (baris ke 3).



Berikut hasil penulisan formula/rumus tersebut :



42



VII MEMBUAT GRAFIK Grafik (Chart) biasanya sering digunakan untuk mengetahui suatu kenaikan atau penurunan dari angka-angka yang terjadi pada suatu data, apakah data tersebut semakin lama semakin menin gkat atau semakin menurun. 1. Grafik Column / Batang Adapun contoh grafik column yang akan kita pelajari adalah seperti yang tertera dibawah ini. Sebelum membuat suatu grafik, terlebih dahulu harus membuat sebuah tabel. Langkah - langkah dalam membuat grafik column adalah : 



Blok data yang akan dibuat grafik







Klik tab insert pilih coloumn







Pada tab design, klik icon bentuk layout grafik yang diinginkan



42



EXCEL |



2. Grafik Pie/Lingkaran/Pizza Grafik Pie agak sedikit berbeda dengan grafik column. Sebuah Grafik Column bisa membuat banyak macam item/karakter benda serta dalam jangka waktu yang lama atau dengan kata lain jangka waktu yang panjang (misal : dalam beberapa tahun atau beberapa bulan). Sedangkan Grafik Pie hanya bisa untuk satu jenis item/karakter benda dalam beberapa jangka waktu yang panjang. Atau sebaliknya, yaitu dalam beberapa macam item/karakter benda dalam satu jangka waktu. Hal ini juga terdapat pada beberapa jenis grafik yang lain. 43 Langkah - langkah dalam membuat graf ik pie/ pizza lingkaran adalah :  Blok data yang akan dibuat grafik  Klik tab insert pilih pie pilih jenis layout grafik yang diinginkan



43



EXCEL |



BAB



3. Grafik Scatter (XY Chart) Grafik Scatter merupakan jenis grafik yang biasa digunakan untuk mewakili korelasi antara dua variabel yang berbeda. Dari grafik ini, kita dapat menampilkan trend dari variabelvariabel tersebut dalam bentuk persamaan regresi dalam berbagai model seperti fungsi linier, polinomial, logaritmik dan lain sebagainya. Langkah - langkah dalam membuat grafik Scatter (XY Chart) adalah :  Blok data yang ingin dibuat grafik  Klik tab insert pilih scatter pilih jenis layout grafik yang diinginkan



44



EXCEL |



45



EXCEL | 44 Format Label Sumbu (Label Axis) Untuk melakukan ini, pilih tab Layout di bawah Chart Tools. Klik axis title, kemudian pilih Primary Horizontal Axis Title (untuk format sumbu x) dan Primary Vertical Axis Title (untuk format sumbu y).



Chart Legend Legenda dipergunakan untuk penyajian data yang lebih dari satu variabel bebas. Legenda berfungsi untuk member keterangan terhadap beberapa variable bebas yang digunakan. Mengubah Judul Grafik (Chart Title)



Untuk melakukan ini, cukup klik pada judul untuk membuka kotak teks yang berisi dan mengeditnya dengan deskripsi baru Anda.



45 46



EXCEL |



BAB VIII MENCETAK LEMBAR KERJA A. Pengaturan Halaman Menu pengaturan halaman tersedia di tab Page Layout. Menu-menu yang disediakan meliputi : margin (pengaturan batas halaman), orientation (pengaturan posisi kertas), size (pengaturan ukuran kertas), print area (pengaturan bagian lembar kerja yang akan dicetak), background (pengaturan latar belakang cetak) dan print title (pengaturan baris/kolom tertentu yang muncul pada setiap halaman cetak) dan beberapa pengaturan lain. Page Icon perintah yang terdapat di Tab Page Layout digunakan untuk pengaturan tata letak halaman



dokumen Word. Tab ini terdiri dari 5 Group perintah, yaitu :



1. Themes digunakan untuk memilih tema halaman yang meliputi warna halaman berikut warna hurufnya. 2. Color digunakan untuk mengatur warna tema halaman. 3. Fonts digunakan untuk mengatur tema huruf yang akan diterapkan kehalaman dokumen aktif. 4. Effect digunakan untuk mengatur tema effect terhadap objek shape yang terdapat dihalaman dokumen Margin Digunakan untuk mengatur batas atas (top), bawah (bottom), kiri (left) dan kanan (right) dari halaman cetak. Anda dapat menggunakan batas halaman yang sudah disediakan secara default atau melakukan pengaturan sendiri melalui custom margin.



47



EXCEL | 46 Header



Digunakan untuk mengatur kop atau kepala halaman suatu file. Biasanya suatu dokumen resmi perlu dibubuhi kop dari suatu organisasi. Dengan fasilitas Header tersebut, user dapat memberikan serta mengatur format header. Disitu terdapat beberapa format Header yang sudah built-in. User dapat memilih salah satunya yang sesuai. Footer



digunakan untuk mengatur atribut suatu halaman berupa kaki halaman. Biasanya di bagian footer berisi nomor halaman serta atribut komplementer lainnya. Seperti halnya header, Footer juga berisi pilihan mengenai format Footer Sehingga User Tinggal Memilih serta melakukan setting seperlunya. Kesamaan antara header dan Footer adalah: jika user sudah membubuhkan keduanya di halaman tertentu maka Header dan Footer di halaman lainnya akan persis sama. Size



48



EXCEL | Pengaturan ukuran halaman kertas bisa dilakukan dengan memilih size kemudian memilih ukuran kertas yang sudah disediakan atau membuat ukuran sendiri melalui More paper size. 47



Print area



49



EXCEL | Sebelum mencetak lembar kerja, sebaiknya Anda memilih bagian data mana yang akan dicetak dengan melakukan blok terhadap data yang bersangkutan. Setelah itu, pilih print area > set print area



48 B. Pencetakan (Print) Setelah melakukan pengaturan halaman cetak, pencetakan halaman siap dilakukan. Klik tab File print Selanjutnya akan muncul menu Print yang menyediakan berbagai pilihan mulai jenis printer yang akan digunakan, jumlah copy dan sebagainya



50



POWERPOINT | 49



BAB I BEKERJA DENGAN MICROSOFT POWERPOINT 2010 A. Membuka MS. PowerPoint



Klik tombol Start. Pilih All Programs. Sorot Microsoft Office.



Gambar 2.1 Menu Start Klik



Microsoft PowerPoint 2010.



51



POWERPOINT | 50 Menu File Quick Access Toolbar



Ribbon



Gambar 2.2 Tampilan Lembar kerja Microsoft Power Point 2010 B. Memilih Slide Layout



Klik tombol Layout (



) pada tab Ho me, S lides Group.



Gambar 2.3 Slides Group



Klik tombol panah, pilih template slide sesuai keinginan Anda.



52



Bidang kanvas



POWERPOINT |



51 C. Menambah Slide Baru



Gambar 2.4 Microsoft Menu File > New Klik



tombol Microsoft Office Button. Pilih dan klik New. D. Membuat Data Presentasi



Pilih salah satu slide, missal Title Slide. Klik kotak (area) Click to add title. Kursor berada di dalam kotak (area). Ketikan teks, missal “BELAJAR”. Klik kotak (area) Click to add subtitle. Kursor berada di dalam kotak (area). Ketikan teks, missal “POWERPOINT 2010”. Bawalah pointer ke luar kotak (area), kemudian klik (untukmenghilangkan bayangan kotak). Lihat gambar di bawah.



53



Gambar 2.5 Penulisan Teks



KETERANGAN : Anda dapat memilih jenis huruf dengan menggunakan Font. Kliklah teks yang akan diubah jenid hurufnya, kemudian blok atau kliklah kotak area yangmelingkari teks. Kliklah tombol panah pada tombol Font, kemudian pilihlah satu jenis huruf yang Anda sukai. Demikian pula untuk memilih ukuran huruf, gunakanlah Font Size. E. Menyimpan Data Presentasi



Klik tombol Microsoft Office Button. Pilih dan Klik Save. Lihat Gambar 2.4. Ketikanlah nama file dokumen pada kotak isian File name, contoh “BELAJAR POWERPOINT”.



Gambar 2.6 Kotak Dialog Save As Klik tombol perintah Save, atau tekanlah Enter.



F. Membuka Dokumen



Klik tombol Microsoft Office button. Pilih dan klik Open. Lihat Gambar 2.4. Klik pada file dokumen yang akan dibuka.



Gambar 2.7 Kotak Dialog Open



Klik



tombol perintah Open atau tekanlah Enter. G. Menutup Dokumen Klik Microsoft Office Button. Pilih dan Klik Close. Lihat Gambar 2.4. H. Menutup MS. PowerPoint Klik Microsoft Office Button. Atau klik tombol



pada sudut kanan atas.



BAB II MENGATUR PENAMPILAN TEKS DAN SLIDE A. Memperbaiki Teks



Klik teks yang akan diperbaiki. Kursor berada di tengah-tengah teks.



Gambar 2.8 Kursor Berada di Tengeh-tengah Teks



Perbaikilah



teks seperti yang Anda maksud. Bawalah pointer ke luar kotak (area), kemudian klik (untuk menghilangkan bayangan kotak). B. Melakukan Page Setup Klik tombol Page Setup pada tab Design, Page Setup Group.



Gambar 2.9 Kotak Dialog Page Setup



Klik tombol panah ( ) pada kotak daftar pilihan Slides sized for (untuk memilih jenis kertas slide yang digunakan). Muncul daftar pilihan slides slized for. Pilihlah satu jenis kertas, missal On-screen show. Klik tombol panah pada kotak pilihan Width (untuk menentukan lebar slide). Tentukan lebar slide sesuai dengan kebutuhan, missal 10. Klik tombol panah pada kotak pilihan Height (untuk menentukan tinggi slide). Tentukan tinggi slide sesuai dengan kebutuhan, missal 7.5. Klik tombol perintah OK atau tekan Enter. KETERANGAN : Anda juga dapat memilih penampilan slide pada kotak isian Orientation. Klik tombol pilihan berikut :



Portrait : lembar slide dibuat tegak. Landscape: lembar slide dibuat memanjang. C. Memasukkan Gambar ke dalam Slide Klik tombo l Picture (



) pada tab Insert, Illustrations Grou p.



Gambar 2.10 Kotak Dialog Insert Picture



file gambar yang akan diambil. Klik nama file gambar dan klik Open.



Gambar 2.11 Hasil Insert Picture



Pilih



D. Membuat Teks Berkolom Klik tombol Layout (



) pada tab Home, Slides Group.



Gambar 2.12 Task Panes Slide Layout



Pilih



dan klik pada slide two-Content.



Gambar 2.13 Slide two-Content



Kliklah kotak (area) Click to add title. Kursor berada di dalam kotak (area). Ketikan teks pada kotak (area) tersebut. Kliklah kotak (area) Click to add text pertama dan kedua. Kursor berada di dalam kotak (area). Ketikan teks pada kedua kotak (area) tersebut.



Gambar 2.14 Hasil Slide two-Content



KETERANGAN : Untuk menggunakan bullets atau numbering pada setiap kolom, gunakanlah tombol Bullets and Numbering pada tab Home, Paragraph Group. E. Memilih Slide Design Design.



Klik tab



Gambar 2.15 Tab Design > Themes Group



Pilih



Theme pada Themes Group.



Gambar 2.16 Contoh Themes



F. Memilih Skema Warna Slide Klik tab Design. Pilih tombol Color ( ) pada Themes Group. Lihat Gambar 2.15.



Gambar 2.17 Task Panes Colors



Pilih



warna sesuai keinginan Anda.



Gambar 2.18 Contoh Colors



G. Mengatur Transisi Slide Klik tab Animations. Pilih template Transition pada Transition to This Slide Group.



Gambar 2.19 Tab Animations



Klik tombol tanah ( )pada Transition Speed untuk menentukan kecepatan efek transisi slide. Pilih dan klik salah satu kecepatan efek yang disediakan : Slow : lamban. Medium : sedang. Fast : cepat. Klik tombol panah ( ) pada Transition Sound untuk menentukan suara. Pilih dan klik salah satu efek suara, missal Camera. Klik salah satu pilihan yang disediakan : Slow : lamban. Medium : sedang. Fast : cepat. Kliklah kotak isian On mouse click pada bagian Advance Slide slide jika perpindahanslide akan dilakukan dengan cara mengklik mouse. Atau isilah Automatically after jika perpindahan slide akan dilakukan secara otomatis. Tentukanlah waktu untuk setiap kali perpindahan slide.



BAB III MENCETAK DATA PRESENTASI A. Print Preview Klik Microsoft Office Button. Pilih Print. Klik Print Preview.



Gambar 2.20 Tab Print Preview



Muncul Jendela Print Preview dengan Toolbar Print Preview untuk melakukan setting dokumen sebelum diprint.



Gambar 2.21 Jendela Print Preview



B. Print Klik tombol Microsoft Office Button. Lihat Gambar Print. Muncul kotak dialog Print.



Klik tombol



Gambar 2.22. Kotak Dialog Print.



Pilih format pencetakan dengan print what (bentuk pencetakan slides, handouts, dan sebagainya) dan color/grayscale (pengaturan warna cetak)



Gambar 2.23. Kotak Dialog Print What dan Color/Grayscale



jumlah cetakan pada Number of Copies, misal 1. Klik OK atau tekan Enter.



Tentukan