![MS Kerja [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/ms-kerja.jpg)
22 0 510 KB
PEDOMAN MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA PHE (MSTK) NO.A-002/PHE020/2017-S9 REVISI KE- 0
PERTAMINA HULU ENERGI QUALITY HEALTH SAFETY SECURITY ENVIRONMENT
CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN
Judul Nomor
: Pedoman Manajemen Sistem Tata Kerja PHE (MSTK) : No. A-002/PHE020/2017-S9 Rev.0
Hal
Tanggal Perubahan
cover
27 Des 2017
31
27 Des 2017
49
27 Des 2017
Item Perubahan (Semula – Menjadi) A-002/PHE020/2016-S0 berubah menjadi A-002/PHE020/2017-S9 Perubahan nomor dokumen disesuaikan dengan perubahan pada kode simpan dokumen STK Lembar penerus sebagai bukti dokumen STK dilakukan routing untuk evaluasi/ review sebelum pengesahan. Kodefikasi penomoran formulir SI – 001/2008 Sesuai PATP dirubah menjadi sesuai kebutuhan PHE agar mudah dilacak
F001-C001/PHE020/2017-S9
-i-
Revisi Ke-
Diubah Oleh:
1
SN
1
SN
1
SN
Paraf
DAFTAR ISI BAB I UMUM ............................................................................................................. 1 A. TUJUAN ..................................................................................................... 1 B. RUANG LINGKUP ...................................................................................... 1 C. PENGERTIAN ............................................................................................ 2 D. REFERENSI ............................................................................................... 4 BAB II MODEL SISTEM TATA KERJA ...................................................................... 5 A. MODEL SISTEM TATA KERJA PERTAMINA HULU ENERGI (STK) ........ 5 B. STRUKTUR STK ........................................................................................ 5 1. PEDOMAN ................................................................................................. 5 2. TATA KERJA ORGANISASI (TKO) ............................................................ 6 3. TATA KERJA INDIVIDU (TKI) .................................................................... 6 4. TATA KERJA PENGGUNAAN ALAT (TKPA) ............................................. 7 5. CATATAN KERJA ...................................................................................... 7 BAB III TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................... 8 A. MANAJEMEN PUNCAK ............................................................................. 9 B. FUNGSI KOORDINATOR PENGEMBANGAN STK ................................... 9 C. FUNGSI PENGENDALI DOKUMEN STK ................................................. 10 D. FUNGSI PENANGGUNGJAWAB STK ..................................................... 10 E. FUNGSI PENGGUNA............................................................................... 11 BAB IV PENGEMBANGAN STK .............................................................................. 12 A. PEMETAAN PROSES BISNIS ................................................................. 13 B. PERENCANAAN PENGEMBANGAN STK ............................................... 16 C. PENYUSUNAN DOKUMEN STK ............................................................. 17 1. PERSIAPAN ............................................................................................. 17 2. ANALISA PROSES .................................................................................. 18 3. PENYUSUNAN DRAFT STK BARU ......................................................... 18 4. CHALLENGE SESSION ........................................................................... 18 5. EKSEKUSI / SIMULASI ............................................................................ 18 6. FINALISASI STK ...................................................................................... 19 7. KESINAMBUNGAN (SUSTAINABILITY) .................................................. 19 D. PENGENDALIAN STK.............................................................................. 19 E. PENERAPAN STK ................................................................................... 22 F. PENINJAUAN / AUDIT STK ..................................................................... 22 G. PENYEMPURNAAN STK ......................................................................... 26 BAB V
SISTEMATIKA PENYUSUNAN/PENULISAN DOKUMEN STK ................. 28 A. FORMAT DOKUMEN STK ....................................................................... 28 - ii -
B. ESTETIKA PENULISAN & JENIS HURUF PADA DOKUMEN STK ......... 33 C. URUTAN/SISTEMATIKA PENYUSUNAN DOKUMEN STK ..................... 34 D. DIAGRAM ALIR ........................................................................................ 46 E. KODEFIKASI DOKUMEN STK ................................................................. 48 Gambar 1 - Model Sistem Tata Kerja Pertamina .........................................................9 Gambar 2 - Penyebutan Sistem Tata Kerja Pertamina ..............................................11 Gambar 3 - Siklus Pengembangan STK ...................................................................12 Gambar 4 - Tahapan Penyusunan STK ....................................................................17
LAMPIRAN Lampiran 1 - Process Classification Framework (PCF) Upstream & Downstream Business (Level 0, Level 1 - 4) Lampiran 2 - 7 (Tujuh) Tahapan Penyusunan STK Lampiran 3 - Daftar Distribusi Dokumen STK dan Contoh Lampiran 4 - Daftar STK & Jadwal Pelaksanaan Audit STK Lampiran 5 - Checklist Audit STK Lampiran 6 - Laporan Temuan Audit STK Lampiran 7 - Contoh Template STK (Pedoman, TKO + Diagram Alir, TKI, TKPA) Lampiran 8 - Contoh Cara Penulisan STK (Pedoman, TKO, TKI, TKPA) Lampiran 9 - Daftar Induk Dokumen STK dan Contoh Lampiran 10 - Catatan Perubahan Dokumen dan Contoh Lampiran 11 - Lembar Penerus
- iii -
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE JUDUL
: MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 1 dari 50
BAB I UMUM
Dalam organisasi modern, visi dan misi Perusahaan dicapai melalui pengelolaan proses bisnis secara efektif dan efisien. Untuk kepentingan tersebut, Perusahaan memerlukan dukungan Sistem Tata Kerja yang mampu menjadi acuan bagi para pengambil keputusan maupun pelaksana di lapangan dalam mengelola proses bisnis. Untuk memperoleh Sistem Tata Kerja yang baik, perlu disusun suatu pedoman dalam membuat dan mengelola Sistem Tata Kerja (STK) Pertamina Hulu Energi yang mengacu kepada Pedoman MSTK PT Pertamina (Persero) yang menggunakan pendekatan proses bisnis dan prinsip-prinsip pendokumentasian ISO. Pengelolaan STK berdasarkan pendekatan proses bisnis dimaksudkan untuk mengidentifikasi proses dan aktivitas utama yang merupakan prioritas dalam penyusunan manual pelaksanaannya, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
A. TUJUAN Pedoman Manajemen Sistem Tata Kerja Pertamina Hulu Energi disusun dengan tujuan agar: 1. Mendukung bisnis Pertamina Hulu Energi (PHE), untuk dapat mencapai Visi, Misi dan Tata Nilai perusahaan 2. Menjadi acuan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan baik di PHE maupun pada Anak Perusahaan pada setiap jenjang organisasi, 3. Memudahkan mekanisme kontrol pada setiap tahapan proses kegiatan yang dilakukan oleh setiap fungsi yang ada di dalam PHE dan AP 4. Untuk memastikan proses bisnis dari semua aktivitas penting dan semua aktivitas yang kritis serta rawan bahaya, rawan temuan sudah tercatat/tersusun dan terdokumentasikan dengan baik dan benar serta dapat dipertanggungjawabkan. 5. Penataan proses bisnis dapat berjalan secara lebih efektif, menyeluruh dan terpadu, guna mencapai tujuan Perusahaan, 6. Membantu memberikan kemudahan kepada para pekerja dalam membuat/ menyusun STK dengan baik dan benar, sesuai standardisasi yang telah disusun, 7. Memudahkan pelaksanaan pekerjaan sehari-hari agar sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan dan untuk memudahkan pelaksanaan audit (internal/ eksternal) dari proses bisnis yang telah dibuat dengan implementasinya di lapangan.
B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman ini mengatur kebijakan Perusahaan terkait dengan:
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 2 dari 50
1. Pengelolaan Sistem Tata Kerja PHE 2. Tugas dan Tanggung Jawab pihak terkait terhadap pengelolaan dan pengembangan STK 3. Pengembangan STK dan Proses Bisnis di PHE yang berlaku di lingkungan Pertamina Hulu Energi (internal consumtion/internal used only) dan dapat juga dijadikan acuan bagi Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi 4. Sistematika Penyusunan/Penulisan Dokumen STK PHE
C. PENGERTIAN 1. Catatan Kerja (record) adalah dokumen atau informasi, berisi catatan hasil kerja yang dituangkan dalam suatu formulir standar yang digunakan untuk pelaksanaan suatu proses, seperti: hasil pemeriksaan, notulen rapat, rencana kegiatan dan lain lain.
2. Dokumen adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima dalam pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
3. Dokumen Sistem Tata Kerja merupakan pengaturan secara tertulis, baik berupa kebijakan, prosedur kerja, instruksi kerja atau catatan kerja (record) yang digunakan sebagai acuan kerja guna memastikan tujuan atau output kerja yang ingin dicapai dapat direalisasikan secara efektif dan efisien sesuai dengan batas persyaratan yang telah ditentukan oleh Perusahaan.
4. Fungsi Pengembangan STK adalah fungsi yang melakukanproses identifikasi & proses bisnis secara korporat, serta memberikan rekomendasi kepada fungsi penanggung jawab berupa usulan penyusunan STK baru/revisi
5. Fungsi Pengendali STK adalah fungsi yang bertanggungjawab dalam mengendalikan dokumen STK di seluruh lingkungan PHE, melakukan audit STK secara periodik bersama dengan Fungsi Pengembang dan Penanggung Jawab STK
6. Instruksi Kerja adalah pengaturan-pengaturan secara rinci dan operasional (tata urutan atau langkah-langkah yang sistematis) mengenai bagaimana (how) suatu aktivitas dilakukan dari awal sampai akhir/selesainya aktivitas tersebut.
7. International Organization for Standardization (ISO) adalah kumpulan wakil-wakil dari badan standardisasi internasional dari setiap negara yang membentuk standar dan petunjuk (guidelines) berhubungan dengan sistem manajemen, yang berlaku secara internasional.
8. Kebijakan adalah pernyataan resmi Perusahaan yang merefleksikan tekad dan komitmen yang dijadikan landasan utama dan acuan aktivitas organisasi dalam rangka pencapaian Visi dan Misi serta Tata Nilai perusahaan, berisikan antara lain: mengapa
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 3 dari 50
(why) dan untuk apa kebijakan itu dibuat; penetapan/ pengaturan ketentuan Perusahaan yang boleh dan tidak boleh dilakukan (The Do and The Don’t ).
9. Pedoman adalah salah satu bentuk STK, berisi Kebijakan Perusahaan yang dijadikan acuan dan arah dalam penetapan tujuan, sasaran, strategi dan rencana kerja serta pelaksanaan kegiatan di seluruh fungsi/ departemen yang ada di PHE.
10. Prosedur Kerja adalah cara yang dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu proses atau aktivitas dari awal sampai akhir (end to end process) yang melibatkan berbagai/antar fungsi dengan menentu-kan siapa (who) mengerjakan apa, hasilnya apa (what) dan kapan (when) pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dan berapa lama, serta diteruskan kepada siapa/ fungsi mana untuk proses berikutnya.
11. Proses Bisnis adalah kumpulan lengkap aktivitas-aktivitas yang ada di dalam Perusahaan yang tercatat secara sistematis dari awal sampai akhir aktivitas yang bersama-sama menciptakan nilai tambah bagi Perusahaan dan pelanggan.
12. Sistem adalah kumpulan komponen dalam satu kesatuan yang memiliki tujuan bersama, yang mana kumpulan komponen tersebut memiliki keteraturan pola interaksi antar komponen, dengan hirarki dan batasan tertentu serta dapat beradaptasi dengan lingkungannya yang selalu berubah.
13. Sistem Tata Kerja (STK) adalah suatu sistem terstruktur yang mengatur penyelenggaraan kegiatan tertentu dari perusahaan, yang terdiri dari kebijakan, prosedur, instruksi dan hasil pelaksanaannya.
14. Sistem Tata Kerja PHE merupakan kumpulan dari STK-STK yang saling berinteraksi dan dijadikan acuan serta arahan baku (standar) yang ditetapkan oleh manajemen Pertamina Hulu Energi, dalam menunjang pencapaian Visi, Misi dan Tata Nilai PHE.
15. Tata Kerja Organisasi (TKO) adalah salah satu bentuk STK, merupakan penjabaran dari Pedoman yang menggambarkan Prosedur Kerja dari pelaksanaan proses/kegiatan tertentu yang mengikutsertakan/melibatkan beberapa Fungsi/Unit Organisasi/Jabatan terkait, Satuan Kegiatan dan/atau pekerja di lingkungan PHE.
16. Tata Kerja Individu (TKI) adalah salah satu bentuk STK, merupakan penjabaran dari Pedoman atau TKO yang menggambarkan Instruksi Kerja (work instruction) mengenai pelaksanaan suatu aktivitas yang dilakukan oleh satu orang (individu) atau lebih (kelompok pekerja/tim kerja) secara berurutan dan sistematis serta terstruktur.
17. Tata Kerja Penggunaan Alat (TKPA) adalah salah satu bentuk STK, merupakan penjabaran dari Pedoman, TKO atau TKI yang menggambarkan Petunjuk Operasi mengenai pelaksanaan kegiatan untuk mengoperasikan suatu alat, mesin, instalasi dan sebagainya.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 4 dari 50
18. Fungsi adalah satuan organisasi yang tercantum di dalam struktur organisasi Pertamina Hulu Energi.
D. REFERENSI 1. Pedoman MSTK Pertamina Persero) No.A-009/10000/2012-S9 Rev.0 2. Sistem Managemen Standar (ISO). 3. Pedoman Penyusunan Dan Penataan Proses Bisnis A-017/PHE020/2017-S9
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
BAB II
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 5 dari 50
MODEL SISTEM TATA KERJA
A. MODEL SISTEM TATA KERJA PERTAMINA HULU ENERGI (STK) Model Sistem Tata Kerja PHE dapat dijelaskan berdasarkan gambar 1 di bawah sebagai berikut:
VISI, MISI, TATA NILAI PERTAMINA
PEDOMAN SIKLUS PROSES BISNIS
TKO
STK
TKI TKPA
CATATAN KERJA AUDIT STK
Gambar 1 - Model Sistem Tata Kerja PHE Sistem Tata Kerja Pertamina Hulu Energi (STKP) pada dasarnya disusun dalam rangka mendukung pencapaian Visi, Misi dan Tata Nilai Pertamina Hulu Energi, berupa pengaturan secara tertulis, baik berupa kebijakan, prosedur kerja, instruksi kerja yang digunakan sebagai acuan kerja guna memastikan tujuan atau output kerja yang ingin dicapai dapat direalisasikan secara efektif dan efisien sesuai dengan batas persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan. STK PHE yang ditetapkan/dibuat harus saling berkaitan antara satu proses dengan proses yang terkait dan dijadikan acuan serta arahan baku (standar) dalam menunjang pencapaian Visi, Misi dan Strategi perusahaan.
B. STRUKTUR STK Sistem Tata Kerja PHE tersebut terdiri dari: 1. PEDOMAN Pedoman adalah STK yang berisi Kebijakan Perusahaan, yang merupakan pernyataan resmi Perusahaan yang merefleksikan tekad dan komitmen yang dijadikan landasan
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 6 dari 50
utama dan acuan aktivitas organisasi dalam rangka pencapaian Visi, Misi, Tata Nilai, Sasaran, Strategi dan Rencana Kerja Perusahaan, yang berisikan antara lain: mengapa (why) dan untuk apa kebijakan itu dibuat; penetapan/pengaturan ketentuan perusahaan yang boleh dan tidak boleh dilakukan (Do and The Don’t) secara lengkap. Untuk kebijakan yang tidak bersifat siklus proses, maka dalam penyusunannya tidak dalam bentuk STK melainkan dapat dalam bentuk Surat Keputusan, Surat Edaran atau bentuk lain seperti menggunakan Memorandum, dengan kata lain menggunakan format tertentu sehingga hal tersebut menjadi Catatan Kerja. Sebagai contoh: 1. Pelimpahan otorisasi Perusahaan tidak perlu dalam bentuk STK, mengingat kegiatan tersebut tidak dalam satu siklus proses melainkan hanya berupa kebijakan saja. 2. Pemanggilan Pekerja untuk mengikuti kursus/pelatihan/rapat/Konvensi dan sejenis dengan hal tersebut, tidak perlu dibuat STK melainkan cukup dengan menggunakan Memorandum/E-Cor/Fax. Dalam sistem dokumen ISO, Pedoman ini dikenal sebagai MANUAL. 2. TATA KERJA ORGANISASI (TKO) Tata Kerja Organisasi (TKO) merupakan penjabaran dari Pedoman yang menggambarkan Prosedur Kerja, yaitu cara yang dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu proses atau aktivitas dari awal sampai akhir (end to end process) yang melibatkan minimal 3 (tiga) fungsi (departmental activities) dengan menentukan siapa (who) mengerjakan apa, hasilnya apa (what) dan kapan (when) dan berapa lama pekerjaan tersebut dapat diselesaikan, selanjutnya diteruskan kepada siapa/fungsi lain untuk proses berikutnya sampai aktivitas tersebut selesai. TKO yang dibuat harus dilengkapi dengan diagram alir dan dapat dilengkapi dengan formulir kerja yang digunakan dalam aktivitas tersebut, yang akan digunakan sebagai Catatan Kerja dalam pelaksanaan TKO. Dalam Sistem ISO, TKO ini dikenal sebagai PROSEDUR KERJA. 3. TATA KERJA INDIVIDU (TKI) Tata Kerja Individu (TKI) merupakan penjabaran dari Pedoman atau TKO, yang menggambarkan Instruksi Kerja/ work instruction, yaitu pengaturan-pengaturan secara rinci dan operasional/ tata urutan atau langkah-langkah yang sistematis mengenai bagaimana (how) suatu aktivitas dilakukan dari awal sampai akhir/selesainya aktivitas tersebut), yang dilakukan oleh satu orang (individu) atau lebih (kelompok pekerja/tim kerja) secara berurutan dan sistematis serta terstruktur.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 7 dari 50
4. TATA KERJA PENGGUNAAN ALAT (TKPA) Tata Kerja Penggunaan Alat (TKPA) merupakan penjabaran dari Pedoman atau TKO yang menggambarkan Petunjuk Operasi mengenai cara mengoperasikan suatu alat, mesin, dan sebagainya. Dalam Sistem ISO, TKI dan TKPA ini dikenal sebagai INSTRUKSI KERJA. 5. CATATAN KERJA Catatan Kerja (record) adalah dokumen atau informasi, berisi catatan hasil kerja yang dituangkan dalam suatu formulir standar yang digunakan untuk pelaksanaan suatu proses, seperti: hasil pemeriksaan, notulen rapat, rencana kegiatan, Berita Acara Pemeriksaan, dan lain lain. Catatan Kerja merupakan bukti hasil kerja yang menggunakan formulir kerja, dapat berbentuk formulir manual (kertas) maupun elektronik (di komputer) yang standar yang diberlakukan di lingkungan Pertamina Hulu Energi. Dalam Sistem ISO, dikenal sebagai CATATAN/REKAMAN HASIL KERJA (RECORD). Sistem Tata Kerja Pertamina Hulu Energi jika dibandingkan dengan sistem ISO dapat distrukturkan sesuai hirarkinya yang terdiri dari: Pedoman, TKO, TKI, TKPA dan Catatan Kerja sebagai berikut:
Pedoman Tata Kerja Organisasi Tata Kerja Individu
Tata Kerja Penggunaan Alat
Catatan Kerja
STK Pertamina Hulu Gambar 2 - Penyebutan STK
Manual Prosedur Kerja Instruksi Kerja Catatan Hasil Kerja/record ISO
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 8 dari 50
BAB III TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Pada prinsipnya yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan Sistem Tata Kerja PHE adalah Pimpinan Tertinggi dari fungsi yang ada dalam Perusahaan, dimana implementasi pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan pengkajian dari Sistem Tata Kerja tersebut dilaksanakan oleh suatu fungsi di dalam organisasi Tingkat Korporat/Fungsi yang secara khusus dibentuk oleh Perusahaan untuk melaksanakannya secara periodik, menurut kebutuhan strategis Perusahaan. Sedangkan penyusunan, pendokumentasian, penerapan, dan pemeliharaan, pengendalian serta penyempurnaan STK secara rutin menjadi tanggung jawab masing-masing fungsi. Untuk menjamin efektivitas pelaksanaan/penerapan STK dalam kegiatan Perusahaan, maka STK harus dikelola secara baik, jelas dan tegas. Pengelolaan STK meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, penerapan, pemantauan, evaluasi, penyempurnaan dan audit serta pengembangan, agar pengelolaan STK selalu dapat menyelaraskan dengan perkembangan dan perubahan bisnis perusahaan. Komunikasi dan konsultasi antara kedua fungsi penanggungjawab tersebut merupakan mekanisme penting untuk menghasilkan STK yang baik agar penerapan nya dapat berjalan secara efektif sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan perusahaan. Dalam hal tanggung jawab pengelolaan STK ini, maka fungsi harus: 1. Mengidentifikasi proses bisnis yang diperlukan untuk penyusunan STK dan penerapannya di seluruh organisasi. 2. Menetapkan urutan dan interaksi setiap tahapan pada proses bisnis tersebut. 3. Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasional maupun pengendalian proses-proses tersebut cukup efektif. 4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasional dan pemantauan proses-proses tersebut. 5. Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut. 6. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkelanjutan dari proses tersebut. 7. Melakukan continuous improvement/perbaikan yang berkelanjutan terhadap perubahan proses bisnis perusahaan. Tugas dan tanggung jawab masing–masing pengelola STK dapat dijelaskan sebagai berikut:
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 9 dari 50
A. MANAJEMEN PUNCAK Manajemen Puncak (Top Management) harus memberi bukti komitmennya pada pengembangan dan penerapan Sistem Tata Kerja dan secara terus menerus memperbaiki keefektifannya dengan cara: 1. Menetapkan kebijakan Perusahaan. 2. Menetapkan proses bisnis organisasi. 3. Menetapkan sasaran dan ukuran keberhasilan fungsi serta meng-komunikasikannya ke seluruh pekerja tentang pentingnya mencapai tujuan perusahaan. 4. Melakukan tinjauan manajemen terhadap kebijakan, sasaran, dan ukuran yang telah ditetapkan. 5. Memastikan tersedianya sumber daya dalam rangka mencapai tujuan Perusahaan. Dukungan manajemen sangat diperlukan untuk memberikan contoh dan mendorong pekerja untuk selalu mematuhi STK dalam setiap pelaksanaan kegiatan.
B. FUNGSI KOORDINATOR PENGEMBANGAN STK 1. Mengkoordinir proses identifikasi dan menyusun proses bisnis secara korporat. 2. Menetapkan aktivitas/proses bisnis yang memerlukan STK (inventarisasi kebutuhan STK Fungsi yang baru maupun yang sudah ada saat ini), dan menetapkan urutan dan interaksi proses-proses. 3. Melakukan sosialisasi MSTK PHE yang terbaru. 4. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pengkajian dari Manajemen Sistem Tata Kerja PHE secara periodik, menurut kebutuhan strategis. 5. Mengelola Sistem Informasi STK dengan memanfaatkan fasilitas teknologi Informasi yang ada di Perusahaan. 6. Menjamin bahwa proses pengembangan STK berada di bawah kendali, agar memenuhi tujuan STK. 7. Melakukan komunikasi dengan Fungsi Pengendali STK /Fungsi Penanggungjawab untuk menghasilkan STK yang baik serta penerapan yang efektif sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan. 8. Melakukan pendokumentasian dan pencatatan STKP secara menyeluruh 9. Melakukan Audit STK secara periodik bersama dengan Fungsi Pengendali dan/atau Fungsi Penanggungjawab dan/atau Fungsi Pengguna. 10. Memberikan rekomendasi kepada Fungsi Penanggungjawab berupa usulan penyusunan STK baru atau penyempurnaan STK.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 10 dari 50
Fungsi Koordinator Pengembangan STK dalam organisasi PHE adalah tim QM/BisPro), dibawah departemen QHSSE.
C. FUNGSI PENGENDALI DOKUMEN STK 1. Melakukan diskusi dan koordinasi dengan Fungsi Pengguna. 2. Memfasilitasi penyelesaian dan pengendalian dokumen STK. 3. Melakukan koordinasi dengan fungsi penanggung jawab STK untuk melakukan sosialisasi STK. 4. Membuat dan memutakhirkan daftar induk STK. 5. Melakukan upload STK bersama fungsi penanggung jawab dalam sistem yang bisa diakses oleh seluruh Pekerja sebagai media distribusi. 6. Melakukan monitoring/pemantauan perubahan dan status dokumen STK. 7. Mencegah pemakaian dokumen yang tidak sesuai dan atau kadaluarsa. 8. Melaksanakan pemusnahan dokumen STK yang sudah kadaluarsa (kecuali 1 set dokumen STK yang asli masih tetap harus disimpan). 9. Melakukan audit STK secara periodik bersama dengan Fungsi Koordinator Pengembang STK. 10. Memberikan rekomendasi kepada Fungsi Penanggungjawab berupa usulan penyusunan STK baru atau penyempurnaan STK. Fungsi Pengendali Dokumen STK dalam organisasi PHE adalah QM/DCRMS di bawah Departemen QHSSE.
D. FUNGSI PENANGGUNGJAWAB STK 1. Mengidentifikasi proses yang diperlukan untuk penyusunan STK dan penerapannya di fungsinya. 2. Menetapkan urutan dan interaksi proses-proses tersebut. 3. Melakukan komunikasi dan konsultasi dengan Fungsi Pengendali STK untuk menghasilkan STK yang baik serta penerapan yang efektif sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan. 4. Bersama Fungsi Pengendali Dokumen STK melakukan review/peninjauan ulang terhadap STK yang berlaku sesuai dengan hasil Audit STK. 5. Menyusun, menerapkan, memelihara, dan menyempurnakan STK secara rutin.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 11 dari 50
6. Menetapkan kriteria dan metode serta memantau, mengukur dan menganalisis prosesproses tersebut, untuk memastikan bahwa baik operasional maupun pengendalian proses-proses tersebut cukup efektif. 7. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasional dan pemantauan proses-proses tersebut. 8. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncana kan dan perbaikan berkelanjutan dari proses tersebut. 9. Menjadi auditee dalam proses pelaksanaan audit STK. 10. Melakukan continuous improvement/perbaikan yang berkelanjutan sesuai hasil audit dan atau terhadap perubahan proses bisnis Perusahaan. Fungsi Penanggungjawab Dokumen STK dalam organisasi PHE adalah Fungsi/Bagian yang menandatangani dokumen STK yang ditunjukkan dalam kolom “Disiapkan oleh” (di posisi paling kiri) yang ada dalam format STK.
E. FUNGSI PENGGUNA 1. Menjadikan dokumen STK yang sudah disahkan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari secara konsisten dan dengan penuh tanggung jawab. 2.
Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan STK.
3.
Melaporkan kepada Fungsi Pengembangan STK dan/atau penanggungjawab STK apabila terdapat ketidaksesuain antara STK dengan pelaksanaan kegiatan di lapangan untuk melakukan penyempurnaan terhadap STK yang ada di fungsinya.
4.
Menjadi auditee dalam proses pelaksanaan Audit STK.
5.
Sebagai narasumber pengembangan STK di fungsi yang bersangkutan. Fungsi Pengguna Dokumen STK adalah seluruh fungsi dalam organisasi di Pertamina Hulu Energi yang mengimplementasikan STK tersebut.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 12 dari 50
BAB IV PENGEMBANGAN STK Secara garis besar, siklus proses pengembangan STK dapat digambarkan sebagai berikut: PENGEMBANGAN STK
DO
PLAN Pemetaan Proses Bisnis
Perencanaan Pengembangan STK
Penyusunan STK
Pengendalian STK
ACTION
CHECK
Penyempurnaan STK
Peninjauan/ Evaluasi STK
Penerapan STK
Gambar 3 - Siklus Pengembangan STK Siklus Proses Pengembangan STK merupakan rangkaian proses sebagai berikut: 1. Pemetaan Proses Bisnis meliputi kegiatan: 1) Identifikasi kebutuhan penyusunan/perubahan; 2) Pemetaan proses bisnis; 3) Pengusulan pengesahan/persetujuan proses bisnis. 2. Perencanaan Pengembangan STK meliputi kegiatan: 1) Membuat daftar STK; 2) Membuat prioritas penyusunan STK; 3) Membuat rencana kerja penyusunan STK. 3. Penyusunan STK (7 (tujuh) tahapan penyusunan STK). 4. Pengendalian STK meliputi kegiatan: 1) Pendistribusian termasuk kegiatan upload ke system aplikasi; 2) Pendokumentasian dan pencatatan perubahan STK; 3) Sosialisasi STK. 5. Penerapan STK (implementasi dalam kegiatan operasional sehari-hari). 6. Peninjauan/Evaluasi STK meliputi kegiatan:
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 13 dari 50
1) Monitoring/pengawasan; 2) Audit; 3) Rekomendasi. 7. Penyempurnaan STK meliputi kegiatan: 1) Pengusulan STK; 2) Penyempurnaan STK. Penjelasan lebih lanjut dari proses-proses dalam siklus pengembangan STK dapat dilihat pada butir B s.d H di bawah ini. Unit Organisasi harus menjamin bahwa proses pengembangan STK berada di bawah kendali, agar memenuhi tujuan STK yaitu mendukung bisnis Pertamina Hulu Energi sehingga Visi, Misi dan Tata Nilai Perusahaan tercapai.
A. PEMETAAN PROSES BISNIS 1. Identifikasi Kebutuhan Penyusunan/Perubahan Proses Bisnis Proses Identifikasi Kebutuhan Penyusunan/Perubahan Proses Bisnis dilakukan oleh Fungsi Koordinator Pengembang STK yang bekerja sama dengan fungsi-fungsi pengendali dokumen dan fungsi terkait lainnya untuk memastikan bahwa semua aktivitas penting dari proses bisnis sudah tercatat/tersusun dan terdokumentasikan dengan baik dan rapi. Identifikasi Kebutuhan Penyusunan/Perubahan Proses Bisnis dapat dilakukan bilamana, antara lain: 1) Terjadi perubahan arah strategis Perusahaan (Visi, Misi dan Sasaran Strategis Perusahaan) yang berdampak pada atau mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi serta keluaran (output) organisasi/unit kerja; dan 2) Adanya keinginan/dorongan dari dalam Perusahaan atau pun dorongan dari stakeholder sebagai salah satu pemangku kepentingan untuk memperbaiki kinerja secara signifikan.
2. Pemetaan Proses Bisnis Merupakan penyusunan dokumen proses bisnis yang dilakukan sebagai dasar pengembangan STK. Pemetaan proses bisnis hanya dilakukan untuk setiap fungsi, sedangkan untuk departemen di tingkat yang lebih bawah, gambar proses bisnis dapat dibuat dalam bentuk diagram alir proses secara lebih sederhana. Pemetaan proses bisnis dan penyusunannya dilakukan oleh seluruh fungsi di PHE.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 14 dari 50
Pemetaan proses bisnis mengacu kepada Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) yang berlaku, agar terdapat keselarasan antara RJPP dengan proses bisnis/aktivitas Perusahaan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam Pemetaan Proses Bisnis antara lain: 1) Kategori Pemetaan Proses Bisnis Pemetaan proses bisnis dilakukan dengan 2 (dua) kategori:
a. New Development yaitu pemetaan proses bisnis yang dilakukan untuk pertama kalinya;
b. Improvement Program yaitu penyempurnaan proses bisnis dari peta proses bisnis sebelumnya. 2) Tipe Proses Bisnis Dalam pemetaan dan analisis, terdapat dua tipe utama business process, yaitu:
a. Proses Operasional (Operating Process) adalah proses yang memenuhi ketiga kriteria berikut: a) Berperan langsung dalam memenuhi kebutuhan pengguna eksternal; b) Secara langsung berpengaruh terhadap keberhasilan organisasi (mencapai, visi, misi, strategi organisasi); dan c) Memberikan respon permintaan dan memenuhi kebutuhan pengguna.
b. Proses Pendukung (Supporting Process) adalah proses yang memenuhi kriteria berikut:
a) Memenuhi kebutuhan pengguna internal, para pelaku atau fungsi di proses inti; dan
b) Tidak memiliki kaitan langsung dengan nilai manfaat organisasi. 3) Level Proses Bisnis Pemetaan proses bisnis Perusahaan terdiri dari level 1 (satu) sampai dengan level 4 (empat) yaitu:
a. Level 1 yaitu Kategori Kategori merupakan tingkat tertinggi dalam proses bisnis yang ditunjukkan oleh nomor tanpa angka desimal (misalnya, 8,0 dan 9,0).
b. Level 2 yaitu Kelompok Proses Merupakan proses bisnis yang penomorannya menggunakan satu angka desimal (misalnya, 8.1 dan 9.1).
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 15 dari 50
c. Level 3 yaitu Proses Merupakan proses bisnis dengan dua angka desimal (misalnya, 8.1.1 dan 9.1.2).
d. Level 4 yaitu Kegiatan Merupakan proses bisnis dengan tiga angka desimal (misalnya 8.3.1.1 dan 9.1.1.1). Analisa setiap kategori/kelompok proses/proses/kegiatan untuk menentukan role & responsibility dari setiap Unit Organisasi dengan menggunakan Model RASCI dengan simbol “R” atau “A“ atau “S” atau “C” atau “I”, dengan penjelasan: 1) Simbol “R” diberikan bagi Unit Organisasi yang berperan sebagai penanggung jawab
utama (Responsible) dalam kategori/kelompok proses/ proses/kegiatan terkait. 2) Simbol “A“ diberikan bagi Unit Organisasi yang berperan sebagai pengambil
keputusan (Agree) dalam kategori/kelompok proses/proses /kegiatan terkait. 3) Simbol “S“ diberikan bagi Unit Organisasi yang berperan sebagai penunjang
(Support) dalam kategori/kelompok proses/proses/kegiatan terkait. 4) Simbol “C“ diberikan bagi Unit Organisasi yang berperan sebagai konsultan
(Consult) dalam kategori/kelompok proses/proses/kegiatan terkait. 5) Simbol “I“ diberikan bagi Unit Organisasi yang berperan sebagai pihak yang
diberi/pemberi informasi (Inform) dalam kategori/kelompok proses/ proses/kegiatan terkait.
2. Pengusulan, Pengesahan/Persetujuan Proses Bisnis Proses pengusulan dilakukan oleh Fungsi Koordinator Pengembang STK dan pengesahan/persetujuan proses bisnis oleh pejabat minimal setingkat VP. Muara dari pemetaan proses bisnis adalah sebagai berikut, antara lain: 1. Pembuatan atau perbaikan standar kinerja pelayanan, perbaikan struktur organisasi dan STK; dan 2. Pembuatan atau perbaikan uraian pekerjaan (job descriptions). Contoh untuk Bisnis Proses Level 0 dan Proses Bisnis level 1-4, dapat dilihat pada lampiran 1 dalam Pedoman ini.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 16 dari 50
B. PERENCANAAN PENGEMBANGAN STK 1. Membuat Daftar STK Berdasarkan hasil pemetaan proses bisnis, maka Fungsi pengguna/user dan/atau Fungsi Pengendali dokumen menginisiasi untuk membuat daftar STK dan menyusun rencana pengembangan STK. 2. Membuat Prioritas Penyusunan STK Pada prinsipnya semua kegiatan dalam proses bisnis dapat disusun Sistem Tata Kerjanya, tetapi mengingat banyaknya kegiatan tersebut dan keterbatasan waktu serta sumber daya yang dimiliki, maka diperlukan prioritas untuk mengoptimalkannya, dengan mendahulukan kegiatan menurut derajat pengaruh sebagai berikut: 1) Keberhasilan proses bisnis utama, kemudian pada keberhasilan proses bisnis berikutnya dan kegiatan pendukungnya. Hal ini dapat diperoleh dari hasil pemetaan proses bisnis seperti yang telah dijelaskan di atas; 2) Keselamatan manusia; 3) Pengamanan kekayaan Perusahaan; 4) Biaya yang diakibatkannya; 5) Konservasi lingkungan; 6) Kegiatan yang rawan temuan/penyimpangan, rawan kebocoran dan rawan bahaya. Penentuan STK yang akan disusun dapat juga memperhatikan: 1) Kebutuhan calon pengguna STK melalui usulan dari bawah yang merasakan langsung keperluannya; 2) Rekomendasi dari Manajemen dalam rangka pencapaian suatu tujuan; 3) Rekomendasi dari suatu penelitian dan pengkajian yang diselenggarakan oleh Perusahaan. 3. Membuat Rencana Kerja Penyusunan STK 1) Rencana kerja penyusunan STK dibuat berdasarkan skala prioritas yang telah ditetapkan, dengan periode tertentu. 2) Rencana kerja dapat disusun secara bersama antara Fungsi Pengembangan, Fungsi Pengendali dan Fungsi Penanggung jawab STK dan dituangkan dalam bentuk KPI masing-masing Fungsi.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 17 dari 50
C. PENYUSUNAN DOKUMEN STK Penyusunan STK atau langkah-langkah penyusunan STK bertujuan untuk memudahkan pelaksanaan proses pekerjaan sehari-hari agar sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan. Dalam rangka penyusunan STK yang baik dan benar serta dapat dipertanggung jawabkan implementasinya dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, maka setiap STK yang akan dibuat, perlu melakukan tahapan proses dalam penyusunannya, seperti nampak pada gambar berikut ini.
Gambar 4 – Tahapan Penyusunan STK
Adapun 7 (tujuh) tahapan penyusunan STK adalah sebagai berikut: 1. PERSIAPAN Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap persiapan adalah: 1)
Menyusun Tim STK lingkup Direktorat/Unit Operasi/Unit Bisnis/Fungsi;
2)
Menetapkan aktivitas-aktivitas yang memerlukan STK;
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
3)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 18 dari 50
Menentukan prioritas aktivitas untuk penyusunan STK.
2. ANALISA PROSES Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap Analisa Proses adalah: 1)
Inventarisasi STK yang sudah ada;
2)
Melakukan interview Pekerja & Atasan terhadap STK yang ada;
3)
Menyusun draft STK sesuai hasil interview (as is);
4)
Benchmarking dengan Best Practice yang ada;
5)
Melakukan Analisa dari aspek: Quality, Cost, Delivery, Safety dan security sebagai bagian dari manajemen risiko).
3. PENYUSUNAN DRAFT STK BARU Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap penyusunan draft STK adalah: 1)
Mempelajari Data ( Equipment, proses bisnis, job des);
2)
Melakukan identifikasi faktor Kritis dari aktivitas yang akan dilakukan dengan mengacu pada standart best practice (bila ada);
3)
Melakukan diskusi dengan Nara Sumber;
4)
Menyusun Draft awal STK.
4. CHALLENGE SESSION Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap Challenge Session adalah: 1)
Melakukan Challenge Session internal;
2)
Melakukan Challenge Session external;
3)
Menyempurnakan Draft awal menjadi STK yang dilengkapi dengan Operational Exellence Checklist (OEC) atau standar lainnya.
5. EKSEKUSI / SIMULASI Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap eksekusi / simulasi adalah:
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 19 dari 50
1)
Menyiapkan sarana dan prasarana yang diperlukan terkait dengan simulasi STK yang disusun;
2)
Melaksanakan eksekusi / simulasi STK;
3)
Melakukan diskusi hasil eksekusi / simulasi STK.
6. FINALISASI STK Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap Finalisasi STK adalah: 1)
Finalisasi & proses persetujuan STK;
2)
Mendokumentasikan/mencatat dan mendistribusikan STK;
3)
Melakukan sosialisasi STK;
4)
Implementasi STK dalam kegiatan sehari-hari.
7. KESINAMBUNGAN (SUSTAINABILITY) Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap Kesinambungan adalah: 1)
Melakukan pengendalian STK;
2)
Refreshing & Training;
3)
Melakukan Audit STK;
4)
Melakukan Review & Revisi STK.
Penjelasan lengkap 7 (tujuh) tahapan penyusunan STK, dapat dilihat pada lampiran 2 dalam Pedoman ini.
D. PENGENDALIAN STK Merupakan proses untuk memastikan bahwa dokumen STK dapat dibaca, diidentifikasi dengan cepat dan dipelihara. Fungsi harus memastikan bahwa STK yang tidak sesuai dengan persyaratan sudah ditandai dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau pengiriman yang tidak disengaja.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 20 dari 50
Untuk itu fungsi harus menetapkan, mengumpulkan dan menganalisis data untuk mengevaluasi hasil-hasil penerapan STK masa lalu dan sebagai salah satu alat untuk menentukan langkah-langkah peningkatan terus menerus dari STK tersebut. Dalam melakukan pengendalian dokumen STK, Fungsi Pengendali Dokumen STK bertanggungjawab untuk mengupload ke Sistem Informasi STK berbasis web dengan memanfaatkan fasilitas Intranet Perusahaan. Pengendalian dokumen STK dilakukan untuk memastikan bahwa semua dokumen STK (termasuk pengendalian dokumen yang telah dialihmediakan) dapat terkendali dengan baik. Perusahaan harus menetapkan fungsi yang ada dalam organisasi untuk bertanggungjawab dalam pengendalian dokumen STK Perusahaan pada setiap tingkatan organisasi sesuai kebutuhan.
KEGIATAN PENGENDALIAN STK 1. PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN STK Pendokumentasian STK bertujuan untuk: 1) Memberikan gambaran kebijakan, prosedur, instruksi kerja atau catatan kerja secara formal dan jelas; 2) Memperlihatkan hubungan antar fungsi dan antar kegiatan yang dilaksanakan; 3) Menjelaskan distribusi tugas dan tanggung jawab dalam suatu fungsi; 4) Mempersiapkan untuk menghadapi proses audit; 5) Mempersiapkan untuk keperluan pemantauan, evaluasi, penyempurnaan dan pengembangan sistem dan tata kerja; 6) Menjamin validitas STK. Manfaat dari pendokumentasian STK bagi Perusahaan: 1) Merupakan salah satu persyaratan jika suatu Unit Organisasi akan diaudit dalam rangka sertifikasi ISO; 2) Sebagai alat untuk menyalurkan dan mengkomunikasikan informasi; 3) Sebagai sumbangan pengetahuan; 4) Bukti dari kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan, bahwa hal-hal yang direncanakan telah secara aktual dilaksanakan;
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 21 dari 50
5) Sebagai bukti pertanggungjawaban kerja bahwa kebijakan Perusahaan, prosedur kerja, instruksi kerja atau catatan kerja secara formal sudah dibuat, dicatat dan dibukukan, serta tersimpan dengan baik. Pendokumentasian STK harus memperhatikan: 1) Pengelompokan dokumen STK; 2) Sistematika penulisan dokumen STK; 3) Penomoran dokumen STK. Penyimpanan Dokumen STK harus memperhatikan: 1) STK yang sudah disahkan harus diinformasikan melalui portal Perusahaan secara terpusat yang dikelola oleh Fungsi Koordinator Pengembangan STK; 2) Fungsi Pengendali Dokumen STK melalui PIC-nya masing-masing bertanggungjawab atas pemutakhiran STK yang menjadi tanggung jawab nya dalam portal tersebut; 3) Fungsi Pengendali Dokumen menyimpan dokumen asli STK bentuk hardpaper dalam lemari/rak khusus dengan diberi label sebagai ciri yang spesifik, agar mudah dalam penemuan kembali saat dokumen tersebut dibutuhkan; 4) Dokumen dalam bentuk softcopy disimpan/diupload dalam sistem aplikasi yang tersedia dengan memanfaatkan sarana teknologi informasi.
2. PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN STK Untuk pendistribusian dokumen STK dikendalikan dengan cara berikut:
1) Dokumen Terkendali, yaitu: a. Dokumen STK dalam bentuk softcopy yang terdapat dalam portal Perusahaan sehingga Fungsi Koordinator Pengembangan STK bertanggungjawab terhadap pemutakhiran dokumen STK tersebut; b. Dokumen STK dalam bentuk hardcopy yang terdapat cap asli dengan stempel berwarna merah yang tertulis “Copy Terkendali No.......”, pada sudut kanan atas dokumen. Nomor copy tersebut harus diisi sesuai dengan nomor pemegang dokumen yang tertera di Daftar Distribusi Dokumen STK.(formulir dimaksud lihat pada lampiran 3 dalam Pedoman ini).
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 22 dari 50
2) Dokumen Tidak Terkendali, yaitu: a. Dokumen STK dalam bentuk softcopy, selain dokumen STK yang terdapat dalam portal Perusahaan; b. Dokumen STK dalam bentuk hardcopy yang terdapat cap asli dengan stempel “Copy Tidak Terkendali” yang berwarna merah, pada sudut kanan atas dokumen. Dokumen ini ditujukan untuk pihak luar dan hanya bersifat sebagai informasi saja; c.
Dokumen yang tidak memiliki cap “Copy Terkendali No. ...” atau “Copy Tidak Terkendali” termasuk dokumen yang dicopy dimana warna cap menjadi hitam.
3. SOSIALISASI 1) Pelaksanaan sosialisasi MSTKP dilakukan oleh Fungsi Koordinator Pengembangan STK bersama Fungsi Pengendali Dokumen STK. 2) Pelaksanaan sosialisasi STK yang telah disahkan dilakukan oleh Fungsi Pengendali Dokumen bersama Fungsi Penanggung Jawab STK. 3) Untuk STK yang implementasinya pada waktu tertentu, maka harus dilakukan sosialisasi / refreshsing STK oleh Fungsi Pengendali dan Fungsi Penanggung jawab STK kepada seluruh Fungsi Pengguna.
E. PENERAPAN STK 1. STK yang sudah disusun dan disetujui oleh pejabat yang berwenang, harus diimplementasikan oleh fungsi terkait dan atau pekerja yang terlibat. 2. Untuk keperluan strategis dalam penerapan STK, Unit Organisasi dapat menetapkan suatu kegiatan percontohan (pilot project) dengan memilih suatu proses bisnis tertentu yang mudah diidentifikasi dan mudah diukur keberhasilannya, sehingga hasilnya dapat dijadikan panduan bagi penyusunan STK selanjutnya. 3. STK yang sudah disusun dan disetujui oleh pejabat yang berwenang, harus disosialisasi keseluruh fungsi terkait oleh Fungsi Penanggung Jawab STK maupun tim penyusun STK.
F. PENINJAUAN / AUDIT STK 1. Pelaksanaan peninjauan/audit STK dimaksudkan untuk membandingkan kesesuaian antara STK yang telah dibuat dengan implementasinya di lapangan. 2. Unit Organisasi harus merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran dan analisis STK yang diperlukan.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 23 dari 50
3. Unit Organisasi dalam melakukan pemantauan dan pengukuran harus: 1) Melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah STK memenuhi sasaran yang telah ditetapkan. 2) Menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan pengukuran dari STK yang disusun dan diterapkan. 4. Peninjauan/audit dilaksanakan secara periodik melalui pengamatan lapangan dan dokumen pelaporan yang diterima dari pengguna, mencakup informasi tentang: 1) Pemahaman dan konsistensi pelaksanaan STK; 2) Peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan kebijakan dan sasaran Perusahaan yang dapat disebabkan oleh adanya perubahan peraturan perundangundangan, kebijakan Perusahaan dan perubahan bisnis Perusahaan, atau adanya perubahan standar yang dijadikan acuan yang mendasarinya; 3) Hasil dari audit (internal dan atau eksternal); 4) Masukan dari para pengguna; 5) Kinerja yang dicapai; 6) Perubahan yang dapat mempengaruhi STK; 7) Rekomendasi untuk peningkatan perbaikan. 5. Keluaran dari audit STK mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: 1) Penyempurnaan STK; 2) Pengendalian STK; 3) Perbaikan dan peningkatan kinerja. 6. Pelaksanaan audit STK bisa dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan audit sistem manajemen. 7. Pemantauan terhadap tindak lanjut rekomendasi audit dilakukan oleh fungsi pengendali STK.
Terkait dengan Peninjauan/Evaluasi STK, hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 1. PERSIAPAN AUDIT Beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum melaksanakan audit antara lain:
1) Menetapkan tujuan audit.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 24 dari 50
Tujuan audit harus ditetapkan untuk menentukan apa yang akan dicapai oleh audit dan dapat mencakup hal-hal sebagai berikut: a. Penentuan tingkat kesesuaian sistem manajemen dengan kriteria audit, b. Evaluasi kemampuan sistem manajemen untuk menjamin pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan dan kontrak, c. Evaluasi keefektifan sistem manajemen dalam memenuhi tujuan yang ditetapkan, dan d. Identifikasi bidang sistem manajemen yang potensial untuk ditingkatkan.
2) Menetapkan kriteria audit dan referensi dokumen. Kriteria audit ditetapkan sebagai acuan untuk penentuan kesesuaian yang dapat meliputi: a. Kebijakan, b. Prosedur, c. Standar (acuan sistem standar yang digunakan), d. Peraturan perundang-undangan.
3) Menetapkan jadwal audit yang meliputi tanggal, tempat, waktu dan durasi yang disepakati.
4) Kegiatan tindak lanjut audit.
2. PELAKSANAAN AUDIT Secara umum, audit dilaksanakan dengan tahapan/agenda:
1) Rapat Pembukaan (opening meeting), dengan penjelasan sebagai berikut: a. Dihadiri oleh auditor, Pimpinan tertinggi Fungsi, Pejabat terkait, b. Memberikan penjelasan tentang mekanisme audit yang akan dilakukan, c. Menekankan kerahasiaan informasi, bila perlu menandatangani kesepakatan kerahasiaan informasi.
2) Pelaksanaan Audit a. Metode pengumpulan informasi, a) Wawancara, b) Tinjauan dokumen, merupakan aktivitas meninjau dokumen-dokumen yang relevan dengan proses kerja dan kebutuhan sistem standar terkait.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 25 dari 50
Aktivitas peninjauan dokumen dilaksanakan terhadap dokumen sistem manajemen yang sesuai termasuk catatan/rekaman dan laporan audit sebelumnya. Daftar dokumen yang ditinjau meliputi: - Sistem tata kerja, - Dokumen eksternal, - Standar referensi produk/jasa. c) Pengamatan kegiatan, merupakan observasi fisik pelaksanaan aktivitas dan bukti pelaksanaannya. b. Pencatatan ketidaksesuaian a) Auditor harus menuliskan ketidaksesuaian yang ditemukan berdasar kan hasil audit sebagai dasar penyempurnaan STK, b) Ketidaksesuaian harus direkam berikut bukti pendukungnya serta teridentifikasi secara jelas meliputi lokasi, fungsi atau proses yang diaudit.
3) Rapat Penutupan (closing meeting) Rapat penutupan atau closing meeting yang dipimpin oleh ketua tim audit dan dihadiri oleh seluruh auditee. a. Beberapa hal yang harus disampaikan dan menjadi poin penting terkait rapat penutupan tersebut antara lain: a)
Menyelesaikan perbedaan;
b)
Menyampaikan kesimpulan audit sesuai tujuan audit;
c)
Memberikan rekomendasi jika diperlukan dan kita mengerti tentang hal tersebut;
d)
Memastikan waktu pelaksanaan tindakan perbaikan;
e)
Menentukan target penyelesaian tindakan perbaikan.
b. Agenda rapat penutupan sekurang-kurangnya berisi: a) Ucapan terima kasih; b) Presentasi terhadap temuan yang ada; c) Tanya jawab.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 26 dari 50
3. PELAPORAN HASIL AUDIT
1) Cakupan Laporan Poin penting yang harus tercakup dalam laporan audit minimal meliputi: a. Permasalahan yang muncul; b. Lokasi auditee; c. Bukti objektif yang ditemukan; d. Referensi sesuai sistem standar yang digunakan.
2) Distribusi Laporan Auditor wajib mendistribusikan laporan hasil audit kepada Pimpinan puncak Organisasi Auditee. 4. TINDAK LANJUT AUDIT Organisasi yang telah melaksanakan audit harus menindaklanjuti hasil audit dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1) Rencana tindak lanjut harus segera disusun selambat-lambatnya lima hari kerja setelah pelaksanaan audit; 2) Rencana tindak lanjut harus dijabarkan secara Specific, Measurable, Achieveable, Realistic dan Time-Bound (SMART); 3) Kegiatan tindak lanjut harus selalu dimonitoring secara berkala dan dilaporkan pada saat rapat tinjauan Manajemen. 5. FORMULIR YANG DIGUNAKAN DALAM AUDIT 1) Daftar STK & Jadwal Pelaksanaan Audit STK, 2) Checklist Audit STK, 3) Laporan Temuan Audit STK. Format/bentuk formulir bisa didisain dengan menggunakan system aplikasi, sehingga templatenya berbentuk softcopy. Contoh formulir dapat dilihat pada lampiran 4,5,6 dalam Pedoman ini.
G. PENYEMPURNAAN STK 1. Pengusulan STK Pengusulan/penyesuaian STK harus dilakukan karena antara lain: 1) Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi;
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 27 dari 50
2) Perkembangan teknologi proses produksi; 3) Pemanfaatan teknik benchmarking dan reengineering; 4) Pemanfaatan teknik-teknik yang sesuai menurut era yang dilalui; 5) Perkembangan lain yang berdampak positif bagi pengefektifan STK. 2. Penyempurnaan STK Unit Organisasi harus memperbaiki efektivitas STK melalui penggunaan hasil peninjauan ulang, analisis data, tindakan perbaikan dan pencegahan, audit serta Tinjauan Manajemen, secara berkesinambungan. Unit Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab rendahnya kinerja dan efektivitas STK dan mencegahnya agar tidak terulang kembali. Untuk melakukan penyempurnaan STK dengan memerhatikan beberapa kriteria, antara lain: 1) Terjadi perubahan arah strategis Perusahaan (visi, misi dan sasaran strategis) yang berdampak pada atau mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi; 2) Adanya keinginan/dorongan dari dalam Perusahaan ataupun dorongan dari stakeholder untuk memperbaiki kinerja secara signifikan; 3) Terdapat usulan dari Fungsi Pengguna; 4) Terdapat penerapan teknologi baru; 5) Perubahan organisasi; 6) Peninjauan secara berkala; 7) Perubahan atau modifikasi peralatan. Penyempurnaan STK dilakukan untuk mengantisipasi perubahan eksternal yang terjadi, hal ini dimaksudkan agar peluang di masa depan dapat dimanfaatkan oleh Perusahaan atau fungsi.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
BAB V
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 28 dari 50
SISTEMATIKA PENYUSUNAN/PENULISAN DOKUMEN STK
Seperti yang telah dijelaskan terdahulu, dokumen STK terdiri dari : Pedoman, Tata Kerja Organisasi (TKO), Tata Kerja Individu (TKI), Tata Kerja Penggunaan Alat (TKPA) dan Catatan Kerja. Untuk terciptanya keseragaman, kepraktisan dan kemudahan dalam penyusunan dokumen STK, maka sistematika penyusunan dokumen STK adalah sebagai berikut:
A.
FORMAT DOKUMEN STK
Dalam penyusunan dokumen STK yang terdiri dari: Pedoman, TKO, TKI dan TKPA, menggunakan format baku/standar, seperti contoh template STK dan contoh cara penulisan STK pada lampiran 7, 8 dalam Pedoman ini, dengan susunan sebagai berikut:
1. KEPALA FORMULIR (header) Terdiri dari logo Pertamina Hulu Energi (PHE) satu warna (hitam) di sebelah kanan dan judul dari STK (Pedoman/TKO/TKI/TKPA) tercetak dengan huruf besar disebelah kiri.
2. FUNGSI Adalah sebutan jabatan fungsi yang bertanggungjawab terhadap dokumen STK dan atau jabatan fungsi yang menyetujui dokumen STK ini. (untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada penjelasan cara penulisan STK pada lampiran 8 dalam Pedoman ini).
3. JUDUL Mencerminkan/merupakan topik atau masalah yang akan disusun STK-nya. Judul STK harus jelas, singkat dan sedapat mungkin menggambarkan tujuan dan isinya. Judul dari STK sedapat mungkin menggunakan Kata Benda ( Pe - an ) + objek.
4. NOMOR DAN KODE BAGIAN Nomor dan Kode Bagian mencerminkan STK yang disusun telah mendapatkan persetujuan/pengesahan dari pejabat yang berwenang dan telah tercatat dengan baik dan sistematis dalam buku Daftar Induk Dokumen STK.
Untuk penomoran dalam setiap dokumen STK, diawali dengan mencantumkan kode huruf (huruf besar), untuk masing-masing STK diatur sebagai berikut:
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 29 dari 50
NOMOR : A- untuk Pedoman NOMOR : B- untuk TKO NOMOR : C- untuk TKI NOMOR : D- untuk TKPA Setelah itu dilanjutkan dengan mencantumkan: Kode Bagian Organisasi (KBO); Tahun pembuatan STK dan Kode Simpan Dokumen STK. Contoh penulisan lengkap nomor STK sebagai berikut: No.A-001/PHE020/2017-S9 No.B-001/PHE020/2017-S9 No.C-001/PHE020/2017-S9 No.D-001/PHE020/2017-S9 Pencatatan untuk pemberian Nomor dan Kode Bagian dalam STK, menggunakan Daftar Induk Dokumen STK. Daftar Induk Dokumen STK ini dikelola oleh Fungsi Pengendali Dokumen STK. Format buku agenda kendali tersebut adalah Daftar Induk Dokumen STK (lihat pada lampiran 9 dalam Pedoman ini). Nomor dan Kode Bagian STK, menggunakan Nomor dan Kode Bagian Pejabat sesuai dengan wewenang yang telah diatur dalam Pedoman ini. (lihat tabel Matriks Wewenang Penandatanganan dan Penomoran Dokumen STK).
5. REVISI KE Mencerminkan perubahan yang dilakukan terhadap dokumen STK karena adanya penyesuaian materi/isi dari STK tersebut. Setiap dokumentasi STK harus mencantumkan status revisi ke-berapa dari STK tersebut, misalnya: Revisi Ke = 0, artinya STK ini baru dan/atau sudah pernah ada tapi dicabut Revisi Ke = 1, artinya sudah direvisi 1 kali Revisi Ke = 2, artinya sudah direvisi 2 kali Revisi Ke = 3, artinya sudah direvisi 3 kali, dan seterusnya. Bila suatu STK yang sudah ada/sudah dibuat sebelumnya, akan dilakukan revisi yang signifikan/perubahan besar, seperti antara lain: 1. Penggabungan/Pemecahan STK;
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
HALAMAN
: 30 dari 50
2. Perubahan Proses Bisnis; 3. Perubahan Organisasi dan/atau Kode Bagian Organisasi; 4. Perubahan Kebijakan/Ketentuan dan/atau Prosedur Kerja; 5. Perubahan Wewenang dan Tanggungjawab; 6. Perubahan yang bersifat Fundamental/Substansial yang memiliki dampak terhadap aspek Finansial aan/atau aspek Legal. maka STK tersebut dicabut dan diganti dengan STK baru, dengan menggunakan Nomor dan Kode Bagian baru, dan revisi STK baru tersebut menjadi Revisi Ke- 0. Untuk memudahkan temu telusur dokumen STK dan keterkaitannya dengan dokumen STK yang direvisi tersebut, maka pada bagian tertentu dari STK yang direvisi tersebut agar dicantumkan kalimat “STK No-……/……/…. Judul………, dinyatakan dicabut dan diganti dengan STK yang baru”. (untuk jelasnya dapat dilihat contoh pada lampiran 8 dalam Pedoman ini). Bila ada suatu STK yang masih berlaku, dikemudian hari ada perubahan minor karena salah ketik; ada redaksi/narasi atau ada penjelasan yang kurang lengkap sehingga berakibat penambahan halaman, maka halaman baru sebagai tambahan diberikan nomor yang sama dengan halaman lama hanya ditambahkan dengan huruf kecil abjad a, b, c, d dst. Misalnya terjadi penambahan pada halaman 7, maka halaman baru ditulis 7a, 7b, 7c, dan seterusnya, sehingga jumlah keseluruhan halaman tetap seperti sebelum dilakukan revisi, dengan demikian tidak perlu mencabut STK tersebut. Untuk kasus seperti tersebut di atas, maka pada halaman STK awal/semula tetap tidak berubah, yang ditambah adalah halaman tambahan tersebut (contoh : 7a, 7b, 7c dan seterusnya), menjadi sebagai berikut: Nomor STK
: tetap menggunakan nomor yang ada dan tidak berubah
Revisi Ke
: agar ditulis revisi ke-berapa (misalnya : Revisi Ke-1)
Berlaku TMT
: agar ditulis pejabat
Halaman
: tertulis 7a, 7b, 7c dari ….. (total halaman) STK.
tanggal
saat
revisi
baru
tersebut
disetujui
oleh
Untuk memudahkan monitoring STK yang direvisi tersebut, maka gunakan juga lembar Catatan Perubahan Dokumen (lihat contoh pada lampiran 10 dalam Pedoman ini).
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 31 dari 50
6. BERLAKU T.M.T (Terhitung Mulai Tanggal) Mencerminkan tanggal, bulan, dan tahun dari STK tersebut diberlakukan di lingkungan Perusahaan terhitung mulai tanggal disetujuinya STK dimaksud. Pada dasarnya STK sudah sah/resmi diberlakukan setelah ditandatangani/ disetujui oleh pejabat yang mempunyai otorisasi, yang tercermin pada kolom persetujuan (disetujui oleh:) dan tidak perlu ditetapkan lagi dengan Surat Keputusan Direksi/Direktur terkait. Jika STK tersebut (terutama untuk hal-hal yang menyangkut kebijakan Perusahaan yang bersifat Korporat/Pertamina Hulu Energi) karena atas dasar pertimbangan khusus menghendaki pengesahan/penetapan pemberlakuan STK nya dengan suatu surat keputusan Direksi/Direktur terkait, maka tanggal berlakunya STK tersebut harus sama dengan tanggal yang dinyatakan dalam surat keputusan yang dikeluarkan.
7. HALAMAN DAN PARAF SETIAP HALAMAN STK Halaman dalam format STK, menunjukkan berapa nomor/jumlah halaman STK secara berurutan dan jumlah halaman keseluruhan. Tiap halaman dari STK (kecuali halaman cover, daftar isi dan halaman terakhir) agar dibubuhkan paraf oleh pejabat manager/setara atau pejabat satu tingkat di bawah manager/setara. Letak/posisi paraf tersebut berada di sudut kanan bawah pada halaman STK, dengan menggunakan tinta warna biru.
8. WEWENANG PENANDATANGANAN DOKUMEN STK Pengaturan penandatangan dokumen STK diperlukan untuk memudahkan pengendalian dan pemutahiran dokumen STK serta kemudahan implementasi nya di lapangan, agar tercipta keseragaman dalam pengaturan peran dan tanggung jawab para pejabat terkait. Dokumen STK dinyatakan sah/resmi dapat diberlakukan di lingkungan Perusahaan bila telah ditandatangani para pejabat yang terkait dengan isi materi STK yang dibuat tersebut. Berikut ini matriks wewenang penandatanganan & penomoran dokumen STK.
9. ROUTING DOKUMEN Routing dokumen dilakukan untuk pengesahan dokumen STK, disesuaikan dengan matriks TTD yang ditetapkan pada setiap dokumen STK. Bukti routing (evidences) menggunakan lembar penerus seperti lampiran 11 – lembar penerus.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
HALAMAN
: 32 dari 50
MATRIKS WEWENANG PENANDATANGANAN & PENOMORAN STK No
1.
LINGKUP STK STK yang dibuat oleh PHE yang berlaku diseluruh AP PHE
DISIAPKAN OLEH - Manager/VP, sebagai penanggungjawab STK - Manager Fungsi yang ditunjuk sebagai Pengendali Dokumen
DISETUJUI OLEH - Direktur terkait di Fungsi Penanggungjawab, (apabila STK tsb tidak disahkan dengan surat keputusan Direktur Utama),
NAMA FUNGSI, NOMOR & KBO STK Menggunakan
Nama
Fungsi, No & KBO Pejabat satu tingkat di bawah Direktur
ATAU - Pejabat satu tingkat di bawah Direktur terkait (apabila STK tsb memerlukan pengesahan melalui surat keputusan Direktur Utama).
Paraf Pejabat dalam STK, mengacu pada PATP
2.
STK yang dibuat oleh FUNGSI di PHE yang berlaku di internal fungsi
- Manajer/setara, sebagai penanggung jawab STK - Fungsi Pengendali
- Pejabat Fungsi satu tingkat di atas fungsi penanggung jawab STK
Dokumen (misalnya: QM
Menggunakan
Nama
Fungsi, No &
KBO
Pejabat
yang
menyetujui STK
QHSSE: Fungsi DCRMS) 3.
Pedoman yang dibuat oleh FUNGSI yang berlaku di seluruh FUNGSItersebut
- Manager/setara sebagai penanggung jawab STK - QM Section Head, sebagai Fungsi
- Pimpinan Tertinggi Unit/Region - Paraf oleh Pejabat satu tingkat di bawah Pimpinan Tertinggi Unit/Region
Menggunakan
Nama
Fungsi, No & KBO : Pejabat satu tingkat di bawah
Pimpinan
tertinggi Unit/Region
Pengendali Dokumen 4.
TKO, TKI & TKPA yang dibuat oleh FUNGSI berlaku setempat
- Section Head/setara (Pejabat satu tingkat di bawah Manager/ setara), sebagai penanggung jawab STK - QM Section Head, sebagai Fungsi Pengendali Dokumen
- Manager/setara, di Fungsi Penanggung jawab STK - Paraf oleh Pejabat satu tingkat di bawah Man./setara (bila diperlukan)
Menggunakan Nama Fungsi, No & KBO: Pejabat penanggung jawab STK
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 33 dari 50
10. KOLOM PENANDATANGANAN STK Setiap STK yang telah dibuat sesuai dengan ketentuan Perusahaan, pada halaman terakhir dari STK tersebut harus ditandatangani oleh para pejabat terkait sesuai dengan bidang tugas dan lingkup STK yang dibuat. Kolom tanda tangan pada halaman terakhir STK terdiri dari 2 (dua) kolom yaitu “Disiapkan oleh” dan “Disetujui oleh”. Pada kolom “Disiapkan oleh”: bisa ditandatangani oleh lebih dari 1 pejabat, dapat dilihat pada contoh di bawah ini. Disiapkan oleh: Manager/VP..., (sebagai Fungsi penanggungjawab STK)
Manager ....., (sebagai fungsi pengendali dokumen STK)
SVP terkait di Fungsi,
Direktur terkait,
.................
.....................
.....................
...................
Tgl.:
Disetujui oleh:
Tgl.:
Tgl.:
Tgl.:
Apabila banyak pejabat dari fungsi terkait yang terlibat dalam penyusunan dokumen STK menghendaki paraf pada dokumen tersebut, maka hal tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan Lembar Penerus Proses Dokumen (lihat Pedoman Administrasi Terpadu Pertamina/PATP). Untuk contoh kolom tanda tangan pada TKO, TKI dan TKPA, secara jelas dapat dilihat pada lampiran 8 dalam Pedoman ini.
B. ESTETIKA PENULISAN & JENIS HURUF PADA DOKUMEN STK Penulisan dokumen STK perlu diatur sedemikian rupa, agar setiap pekerja yang ditugaskan untuk menyusun dokumen STK bisa mempunyai pandangan yang sama dan tidak terjadi perbedaan dalam sistematika dan estetika penulisan. Untuk kata/kalimat dalam bahasa asing tidak menjadi keharusan dicetak miring. Penulisan sistematika dokumen Pedoman, TKO, TKI dan TKPA (STK) dapat menggunakan urutan penomoran sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, misalnya: 1. I, A, 1, 1), a, a), dst atau 2. I, A, 1, a, 1), a), dst. Jenis huruf (font) yang digunakan dalam penulisan STK adalah Arial dengan ukuran 11-12 (sesuai kebutuhan).
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 34 dari 50
C. URUTAN/SISTEMATIKA PENYUSUNAN DOKUMEN STK Untuk terciptakan keseragaman dalam penyusunan dokumen STK, perlu diatur/ distandarkan bentuk urutan/sistematika dalam penyusunan suatu dokumen STK, sebagai berikut: 1. URUTAN PENULISAN PEDOMAN Penulisan isi Pedoman mengikuti sistematika sebagai berikut: BAB I UMUM, yang terdiri dari:
A. TUJUAN B. RUANG LINGKUP C. PENGERTIAN D. REFERENSI BAB II
dapat berupa KEBIJAKAN yang akan ditulis, berupa uraian kebijakan Perusahaan, yang penulisannya dapat mengacu pada pola/siklus Plan – Do – Check – Action (P-D-C-A).
BAB III dan seterusnya agar menyesuaikan dengan konten/materi pedoman yang akan ditulis untuk dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan. LAMPIRAN (cantumkan hal-hal yang akan dilampirkan dalam pedoman ini). Hal penting lainnya yang harus tercantum dalam suatu pedoman adalah Komitmen Manajemen dalam rangka penerapan pedoman yang telah disusun. Dukungan Manajemen sangat diperlukan untuk mendorong pekerja mematuhi pedoman dalam setiap pelaksanaan aktivitasnya. Pedoman yang disusun harus memayungi dan menjadi acuan bagi setiap TKO/TKI/TKPA yang akan disusun sebagai proses lebih lanjut untuk mencapai tujuan Perusahaan. Secara rinci, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan masing-masing BAB dan Sub BAB pada Pedoman tersebut adalah sebagai berikut: BAB I UMUM Pada bagian ini bila diperlukan semacam narasi pengantar (latar belakang) untuk memulai penyusunan Pedoman, dapat ditulis di bagian ini, lalu dilanjutkan dengan Sub BAB I, yang terdiri dari :
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 35 dari 50
A. TUJUAN Menjelaskan untuk apa Pedoman dengan judul termaksud dibuat, apa hasil yang diharapkan akan dicapai melalui penerapan Pedoman tersebut. Gunakan sebuah kalimat aktif yang dimulai dengan KATA KERJA. Jika memuat beberapa tujuan, agar penulisannya menggunakan nomor urut (yaitu: 1,2,3 dst) untuk setiap tujuan tersebut.
B. RUANG LINGKUP Menjelaskan garis besar lingkup kebijakan Perusahaan yang akan ditulis/ bahas dari isi Pedoman yang hendak dituangkan dalam BAB-BAB (hal-hal apa saja yang diatur dalam Pedoman), dan lingkup pemberlakuan Pedoman tersebut. Lingkup tersebut dapat berdasarkan waktu, tempat, fungsi dsb. Contoh ruang lingkup antara lain: ”Pedoman ini berlaku di seluruh Pertamina Hulu Energi (internal consumption/internal used only) dan dapat juga dijadikan acuan oleh Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi. “Pedoman ini berlaku di consumtion/internal used only)”.
lingkungan
fungsi......./dept..........(internal
Penulisan ruang lingkup dapat berupa narasi kalimat, atau dapat ditulis dengan menggunakan nomor urut (yaitu : 1,2,3 dst).
C. PENGERTIAN Menjelaskan definisi yang spesifik saja/istilah baku yang harus difahami, dimana penjelasan tersebut dibutuhkan agar tidak terjadi salah tafsir/salah persepsi, dan tidak menjelaskan nama fungsi/bagian, nama alat. Untuk penulisannya agar diurutkan dengan angka 1, 2, 3 dst, lalu urutkan definisidefinisi yang akan ditulis/dijelaskan tersebut dengan urutan alphabet (mulai dari huruf A, B, C, D dst).
D. REFERENSI Mencantumkan ketentuan/peraturan perundang-undangan yang berlaku /Kebijakan Perusahaan yang berlaku yang akan dijadikan rujukan sebagai acuan dalam Pedoman ini atau standar tertentu yang dijadikan acuan/rujukan. Penulisannya secara berurutan berdasarkan level hirarki peraturan perundangundangan dan tahun terbitnya dari yang lebih awal terbit, dengan urutan penulisan menggunakan angka 1,2,3 dst).
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 36 dari 50
Contoh: 1. Undang-Undang No. 01 tahun 2000 Tentang ...... 2. Undang-Undang No. 11 tahun 2001 Tentang ...... 3. Peraturan Pemerintah No.............Tahun ....... Tentang ...... 4. Keputusan Presiden No.............Tahun ....... Tentang ...... 5. Instruksi Presiden No.............Tahun ....... Tentang ...... 6. Surat Keputusan Menteri No.............Tahun ....... Tentang ...... 7. Surat Keputusan Direksi Pertamina Hulu Energi No.Kpts-....... Tentang ...... 8. Pedoman No.A- ......... Judul ......... dan/atau perubahannya. 9. Standard ............ (ISO)............. BAB II KEBIJAKAN Pada BAB II ini, berisikan kebijakan-kebijakan penting Perusahaan yang akan dituangkan dalam Pedoman yang disusun. Kebijakan yang disusun tersebut agar dapat mencerminkan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action). Apabila kebijakan-kebijakan yang hendak dituangkan dalam Pedoman ini tidak dapat dituangkan dengan menggunakan pola/siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action), maka penulisan isi materi STK dibuat dalam beberapa BAB dan Sub BAB. Dalam penulisan Pedoman tidak diperlukan BAB Penutup. Setelah isi Pedoman selesai ditulis, maka sebelum ditutup dengan kolom tanda tangan, cantumkan hal-hal yang akan dilampirkan dalam Pedoman ini. LAMPIRAN Lampiran dapat disediakan menurut kebutuhan untuk memperjelas masalah yang diuraikan dalam Pedoman, dengan menggunakan lembar tersendiri (kertas putih polos ukuran A-4). Lampiran dapat berbentuk skema/tabel/grafik/formulir atau referensi lain yang mendukung isi Pedoman. Pada setiap halaman lampiran agar dicantumkan nomor pedoman beserta status revisinya. Contoh: Lampiran 1 – Pedoman No.A-001/P00140/2012-S0 Revisi Ke-1
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 37 dari 50
Setelah penyusunan pedoman selesai, ditutup dengan kolom tanda tangan para pejabat terkait yaitu “Disiapkan oleh” dan “Disetujui oleh” (lihat penjelasan wewenang penandatanganan dokumen STK seperti tersebut di atas). Tiap halaman Pedoman, diparaf oleh pejabat seperti yang diatur dalam pedoman ini, posisi paraf pejabat di kanan bawah dokumen STK dengan menggunakan tinta warna biru. Contoh lengkap template Pedoman dan sistematika penulisan Pedoman dapat dilihat pada lampiran 7- 8 dalam Pedoman ini.
2. URUTAN PENULISAN TATA KERJA ORGANISASI (TKO) Penulisan isi Tata Kerja Organisasi (TKO) mengikuti sistematika sebagai berikut:
I. TUJUAN Menjelaskan untuk apa TKO dengan judul termaksud dibuat, apa hasil yang diharapkan akan dicapai melalui penerapan prosedur kerja dalam TKO tersebut. Gunakan sebuah kalimat aktif yang dimulai dengan KATA KERJA. Jika memuat beberapa tujuan, agar penulisannya menggunakan nomor urut (misalnya : 1,2,3 dst) untuk setiap tujuan tersebut.
II. RUANG LINGKUP Menjelaskan garis besar lingkup konten/isi materi yang akan ditulis/ dibahas dari isi TKO (hal-hal apa saja yang diatur dalam TKO), dan lingkup pemberlakuan TKO tersebut. Lingkup tersebut dapat berdasarkan waktu, tempat, fungsi dsb. Contoh Ruang Lingkup: ”TKO ini berlaku di seluruh Pertamina Hulu Energi (internal consumtion/ internal usedonly) dan dapat juga dijadikan acuan oleh Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi. “TKO ini berlaku di lingkungan Direktorat..../Unit ....(internal consumtion/ internal used only)”. Penulisan ruang lingkup dapat berupa narasi kalimat, atau dapat ditulis dengan menggunakan nomor urut (yaitu : 1,2,3 dst).
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 38 dari 50
III. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN Menjelaskan definisi yang spesifik/istilah baku yang harus difahami, dimana penjelasan tersebut dibutuhkan agar tidak terjadi salah tafsir-salah persepsi, dan tidak menjelaskan/mendefinisikan nama fungsi/bagian, nama alat. Pengertian yang dapat dituliskan dalam TKO sebaiknya adalah pengertian yang terkait langsung dengan isi TKO, sedangkan pengertian yang sama dengan yang telah digunakan/ditulis dalam Pedoman (yang dijadikan referensi TKO) tidak perlu dituliskan kembali, kecuali bila diyakini dokumen TKO tersebut sangat dimungkinkan terpisah dari dokumennya, maka penulisan pengertian yang sama dengan yang telah digunakan dapat dituliskan kembali dalam pengertian TKO. Untuk penulisannya agar diurutkan dengan angka 1, 2, 3 dst, lalu urutkan definisidefinisi yang akan dijelaskan tersebut dengan urutan alphabet (mulai dari huruf A, B, C, D dst). B. BATASAN Menjelaskan hal-hal yang menjadi keharusan/persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi untuk ditaati oleh setiap organ/fungsi dalam organisasi, yang tidak boleh dilanggar, agar prosedur kerja tersebut dapat berjalan dengan baik, aman, tertib dan lancar. Apabila tidak ada batasan yang jelas dalam prosedur yang disusun, maka butir batasan tidak usah diisi, dapat dihilangkan sehingga butir III hanya berisi pengertian saja. Urutan penulisan di batasan bisa memakai angka : 1,2,3,4 dst). Contoh-contoh alternatif penulisan dalam batasan, antara lain: 1. Claim deklarasi perjalanan dinas dapat diproses lebih lanjut oleh bagian Keuangan bila dokumen pendukung lengkap. 2. Peminjaman arsip/dokumen Perusahaan kepada pihak lain yang bukan pemilik dokumen, harus mendapat izin/persetujuan dari pemilik dokumen atau pejabat yang ditunjuk.
IV. REFERENSI Lihat penjelasan referensi di pembahasan awal. Pedoman yang terkait dengan materi yang dibahas dalam TKO dapat dijadikan sebagai referensi.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 39 dari 50
Referensi yang dapat dituliskan dalam TKO sebaiknya adalah referensi yang terkait langsung dengan pelaksanaan kegiatan yang diatur dan bila Pedoman dijadikan referensi, maka referensi yang telah digunakan dalam Pedoman tersebut tidak perlu dituliskan kembali dalam referensi di TKO.
V. DOKUMEN TERKAIT Mencantumkan dokumen/formulir apa saja yang digunakan untuk suksesterlaksananya prosedur kerja dalam TKO ini dengan baik dan benar. Urutan penulisannya menggunakan angka (1,2,3 dst). Bisa juga masukkan/tuliskan TKO, TKI, TKPA yang berlaku yang terkait dengan prosedur kerja yang dibahas (dilengkapi dengan nomor dan status revisi/tanggal penerbitan STK tersebut). Tuliskan juga judul dan kode formulir jika menggunakan formulir kerja baku/yang sudah standar. Untuk formulir yang tidak baku dituliskan judul formulirnya saja dan disebutkan sebagai formulir non standar. Contoh misalnya antara lain: 1. TKO No.B-001/K10000/2011-S0 Judul ….. 2. TKI No.C-007/K10000/2012-S0 Judul ..... 3. Memorandum No. Formulir ……. 4. Berita Acara Pemeriksaan (BAP) No. Formulir ……. 5. Surat Perjanjian Kerja (SPK) No. Formulir ……. 6. Surat Izin Kerja Panas/Dingin No. Formulir …….
VI. FUNGSI/UNIT ORGANISASI/JABATAN TERKAIT Mencantumkan Fungsi-Fungsi/Unit Organisasi, Jabatan dalam organisasi Perusahaan yang terlibat dalam proses/prosedur kerja dari awal sampai akhir. Pihak ketiga (eksternal) di luar organisasi Perusahaan (pelanggan, pemasok, instansi pemerintah/swasta, dll) dapat dituliskan dalam bagian ini apabila: 1. Terkait langsung atau terdapat keterlibatan secara aktif (berulang kali) dalam proses pelaksanaan kegiatan yang diatur dalam prosedur/ diagram alir, 2. Tahapan kegiatan yang dilakukan memiliki nilai kritis terhadap keseluruhan tahapan proses pelaksanaan kegiatan yang diatur dalam prosedur/diagram alir. Penulisannya dengan menggunakan angka (1, 2, 3, dst), untuk nomor urut 1 agar dituliskan fungsi yang bertanggungjawab terhadap isi TKO ini.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 40 dari 50
VII. PROSEDUR Pada bagian ini menjelaskan/menguraikan Prosedur Kerja yaitu cara yang dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu proses atau aktivitas dari awal sampai akhir (end to end process) yang merupakan satu siklus proses yang melibatkan berbagai/antar fungsi (departmental activities) dengan menentukan siapa (who) mengerjakan apa, hasilnya apa (what) dan kapan (when) pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dan berapa lama, serta diteruskan kepada siapa/fungsi mana untuk proses berikutnya. Dengan kata lain: Siapa/Fungsi Melakukan Apa, Berapa Lama, Untuk Apa, Hasilnya Apa dan diteruskan Kepada Siapa/Fungsi/Pejabat, sampai pekerjaan tersebut selesai/finish. Penulisan Prosedur dengan menggunakan penomoran dimulai dari 1,2,3,4 dan seterusnya. Kalimat dalam Prosedur Kerja dimulai dengan nama Fungsi/Unit Organisasi/Jabatan terkait, diikuti dengan Kata Kerja (objek yang dikerjakan) dan diteruskan ke Fungsi/Unit Organisasi/Jabatan selanjutnya dan seterusnya sampai seluruh kegiatan selesai dengan lengkap. Untuk setiap TKO harus dibuat diagram alirnya. Hendaknya nomor yang diberikan sama dengan nomor yang diberikan dalam penggambaran diagram alir TKO, sehingga antara narasi prosedur kerja dalam butir ini dengan diagram alirnya selalu konsisten. Apabila dalam kegiatan tersebut ada ketentuan-ketentuan yang terkait langsung/harus dilaksanakan, maka dapat dicantumkan dalam penjelasan kegiatan tersebut. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan/penyusunan prosedur kerja yang baik antara lain: 1. Isi prosedur harus dibuat secara sistematis, berurutan (tidak meloncat-loncat), tepat dan jelas, sehingga pihak yang akan menggunakannya dapat dengan mudah memahami aktivitas tersebut secara lebih baik, 2. Gunakan bahasa yang lugas dan jelas dan hindari pemakaian kata-kata yang berlebihan atau yang bisa menimbulkan pesan bermakna ganda, 3. Ingat selalu pendekatan apa, siapa, kapan, dimana, dalam penulisan prosedur kerja dalam TKO,
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 41 dari 50
4. Prosedur biasanya melibatkan lebih dari 3 (tiga) fungsi yang berbeda dalam penyelesaian pekerjaan tersebut, bila tidak memenuhi kriteria ini maka tidak perlu dibuat/disusun TKO, 5. Bila prosedur (dokumen) mengacu pada dokumen lain, seperti yang tercantum dalam ”Dokumen Terkait” di atas, maka sebutkan nomor-nomor STK nya dan status revisi / tanggal penerbitannya jika ada, hal ini untuk memudahkan penelusuran dokumen dimaksud.
VIII. INDIKATOR & UKURAN KEBERHASILAN Mencantumkan indikator/hasil yang dicapai dari prosedur kerja yang dibuat ini baik secara kualitatif maupun kuantitatif (yang bisa diukur). Jika memungkinkan dicantumkan waktu penyelesaian untuk setiap langkah berdasarkan hasil penelitian kerja, namun kalau tidak bisa diukur secara kuantitatif, maka narasinya cukup bersifat kualitatif. Penulisan indikator dan ukuran keberhasilan harus memenuhi unsur Specific – Measurable – Achievable – Reliable – Tangible - Controllabe (SMART-C) yang mencakup antara lain: 1. Masukan : jenis, kualitas dan jumlah yang diperlukan 2. Proses
: jenis dan karakteristik yang diinginkan, termasuk waktu penyelesaian satu siklus TKO.
3. Keluaran : jenis, kualitas dan jumlah yang diinginkan Urutan penulisannya dengan menggunakan angka : 1,2,3, dst.
IX. LAMPIRAN Mencantumkan nomor dan judul-judul seluruh lampiran yang ada di TKO. Lampirannya sendiri digambarkan pada lembar terpisah, dapat berupa diagram alir, formulir kerja, atau lampiran lainnya yang dibutuhkan. Format lampiran tidak menggunakan format formulir STK baku. Pada setiap halaman lampiran agar dicantumkan nomor TKO beserta status revisinya. Contoh: Lampiran 1 – TKO No. B-001/P00140/2008-S0 Revisi Ke- 0 Bila suatu TKO sudah ada sebelumnya dan akan direvisi/dicabut, maka sebelum kolom tanda tangan para pejabat, agar mencantumkan TKO terdahulu yang akan diganti tersebut dan dituliskan dengan contoh narasi sbb:
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 42 dari 50
“Catatan: TKO ini mencabut TKO No.B-…./…/20..-S.. tanggal ……bulan …. Tahun…….. Judul ………(sebutkan No. TKO dimaksud). Lalu TKO ditutup dengan kolom tanda tangan “Disiapkan oleh” : dan “Disetujui oleh”: Tiap halaman TKO, diparaf oleh pejabat seperti yang diatur dalam Pedoman ini, dan posisi paraf di kanan bawah dokumen STK dengan menggunakan tinta warna biru. Dalam penulisan TKO harus dibuat diagram alir (flowchart) untuk mempermudah pemahaman dan penggunaannya. Penjelasan diagram alir lebih lanjut dapat dilihat pada BAB V. Item “D”, di bawah ini. 3. URUTAN PENULISAN TATA KERJA INDIVIDU (TKI) Penulisan Tata Kerja Individu (TKI) mengikuti sistematika dan penjelasan sebagai berikut:
I. TUJUAN (lihat penjelasan “Tujuan” seperti keterangan di atas).
II. METODE / TEKNIK / ALAT Metode : Menerangkan pola tindak, cara kerja atau tahapan dalam menyelesaikan persoalan berdasarkan standard yang telah diakui baik secara international maupun nasional, seperti ASMR, API, ATSM, JIS, SNI, ISPS Code, OSHAS dll, (bila tidak ada Metode yang dicantumkan, kosongkan saja). Teknik
:
Menjelaskan cara tindak dalam menyelesaikan bagian yang spesifik dari tugas ini, Jika hanya berupa peralatan sederhana. Alat (tools): Segala sesuatu yang digunakan untuk membantu menyelesaikan bagian yang spesifik dari tugas ini. Untuk alat tulis tidak perlu dicantumkan dalam butir ini. Hubungan antara metode, teknik dan alat dapat digambarkan dalam diagram sebagai berikut:
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 43 dari 50
METODE TEKNIK TOOLS
Contoh : Metode : ASTM, Value Analysis Teknik : Pengelasan Listrik, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Las Bawah Air, Diagram Tulang Ikan Alat : Komputer, Kalkulator, Obeng, Palu, Kompresor dsb
III. PENGERTIAN (lihat penjelasan “Pengertian” seperti keterangan di atas) Pengertian yang sama dengan yang telah digunakan dalam Pedoman/ TKO (yang dijadikan referensi TKI) tidak perlu dituliskan kembali, kecuali bila diyakini dokumen TKI tersebut sangat dimungkinkan terpisah dari dokumen Pedoman/TKO, maka penulisan pengertian yang sama dengan yang telah digunakan dalam Pedoman/TKO dapat dituliskan kembali dalam pengertian TKI.
IV. REFERENSI (lihat penjelasan “Referensi” seperti keterangan di atas).
V. KUALIFIKASI PELAKSANA Mencantumkan syarat-syarat minimum yang harus dipenuhi pelaksana pekerjaan agar pelaksanaan pekerjaan ini berjalan dengan baik, aman dan lancar. Misalnya; sertifikat keahlian kerja, surat izin kerja, pelatihan yang perlu dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan.
VI. INSTRUKSI KERJA Menjelaskan atau menguraikan pengaturan-pengaturan secara rinci dari kegiatan operasional/panduan langkah-langkah mengenai bagaimana (how) suatu aktivitas dilakukan dengan baik dan benar - mulai dari awal sampai akhir yang merupakan satu rangkain yang sistematis dan tidak terputus.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 44 dari 50
Dengan kata lain Instruksi kerja menjelaskan urut-urutan pelaksanaan pekerjaan secara sistematis. Isi dari instruksi kerja memberikan tuntunan bagi pekerja yang ditugaskan untuk menerapkan TKI tersebut. Dalam butir-butir instruksi kerja tersebut dapat dilengkapi dengan ketentuanketentuan yang mengikat dalam pelaksanaan instruksi kerja tersebut. Cara penulisannya dengan mengurutkan dari angka 1,2,3 dst) dan menggunakan kalimat perintah.
VII. INDIKATOR & UKURAN KEBERHASILAN (lihat penjelasan “Indikator & Ukuran Keberhasilan” seperti keterangan di dalam TKO tersebut di atas).
VIII. LAMPIRAN (lihat penjelasan “Lampiran” seperti keterangan di TKO tersebut di atas). Bila suatu TKI sudah ada sebelumnya dan akan direvisi/dicabut, maka sebelum kolom tanda tangan para pejabat, agar mencantumkan TKI terdahulu yang akan diganti tersebut dan dituliskan dengan contoh narasi sbb: “Catatan: TKI ini mencabut TKI No.C-…./…/20...-S.. tanggal …… bulan …. Tahun…….. Judul ………(sebutkan No. TKI dimaksud). Lalu TKI tersebut ditutup dengan kolom tanda tangan “Disiapkan oleh” : dan “Disetujui oleh”: Tiap halaman TKI, diparaf oleh pejabat seperti yang diatur dalam Pedoman ini, dan posisi paraf di kanan bawah dokumen STK dengan menggunakan tinta warna biru.
4. URUTAN PENULISAN TATA KERJA PENGGUNAAN ALAT (TKPA) Penulisan Tata Kerja Penggunaan Alat (TKPA) mengikuti sistematika sebagai berikut:
I. TUJUAN (lihat penjelasan “Tujuan” seperti keterangan di atas)
II. NAMA DAN SPESIFIKASI Mencantumkan nama dan spesifikasi mesin/peralatan yang menjadi objek yang di akan dijelaskan, uraian kegunaan dan fungsi mesin/peralatan secara ringkas, tidak terlalu rinci/detail.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 45 dari 50
III. INSTRUKSI KERJA Dalam penulisan Instruksi kerja, ada 2 (dua) situasi dalam mengoperasi kan alat , yaitu: KONDISI NORMAL, tuliskan urut-urutan pelaksanaan kegiatan mulai dari persiapan – menghidupkan – selama operasi – mematikan serta pengawasan selama peralatan beroperasi. KONDISI KEADAAN DARURAT, tuliskan hal-hal yang perlu dilakukan sehubungan dengan keadaan darurat dan penanganan keselamatan kerja pada aktivitas tersebut. 1. KONDISI NORMAL 1) PERSIAPAN 2) MENGHIDUPKAN 3) PENGAWASAN SELAMA OPERASI 4) MEMATIKAN 2. KEADAAN DARURAT 1) HAL-HAL YANG DILAKUKAN DALAM KEADAAN DARURAT 2) PENANGANAN KESELAMATAN KERJA
IV. LAMPIRAN (lihat penjelasan “Lampiran” seperti keterangan di atas) Bila sudah ada TKPA sebelumnya dan akan direvisi/dicabut, maka sebelum kolom tanda tangan para pejabat, agar mencantumkan TKPA terdahulu yang akan diganti tersebut dan dituliskan dengan contoh sbb: “Catatan: TKPA ini mencabut TKPA No.D-…./…/20.-S.. tanggal …… bulan …. Tahun…….. Judul ………(sebutkan No. TKPA dimaksud). Lalu TKPA ditutup dengan kolom tanda tangan “Disiapkan oleh” : dan “Disetujui oleh”: Tiap halaman TKPA, diparaf oleh pejabat seperti yang diatur dalam Pedoman ini, dan posisi paraf di kanan bawah dokumen STK dengan menggunakan tinta warna biru.
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 46 dari 50
5. CATATAN KERJA Dalam implementasi sehari-hari, bila suatu kebijakan, ketentuan, peraturan Perusahaan dan sejenisnya tidak bisa dituangkan/ditulis dalam bentuk Pedoman, TKO, TKI dan TKPA, maka untuk formalitas pencatatan sebagai bukti otentik bahwa aturan tersebut benar dan sesuai, maka catatan kerja dapat dituangkan/ditulis dengan menggunan formulir yang sudah ditetapkan atau distandarkan oleh Perusahaan. Penjelasan rinci terkait dengan catatan kerja dan formulir standar dapat di lihat pada Pedoman Pengelolaan Administrasi Terpadu Pertamina (PATP), Manajemen Korespondensi.
D. DIAGRAM ALIR Dalam penulisan STK terutama TKO diperlukan diagram alir (flowchart) untuk mempermudah pemahaman dan penggunaannya. Penggunaan notasi-notasi pada diagram alir dibuat untuk memudahkan para pembaca/analis dalam memahami uraian kegiatan dari STK. Diagram alir yang baik akan terlihat dari kesederhanaan nya, tanpa menghilangkan unsur-unsur dari suatu sistem yang akan digambarkan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan diagram alir adalah: 1. Penggunaan notasi harus tepat dan konsisten; 2. Penggambaran harus runtut sesuai dengan langkah-langkah dalam STK; 3. Harus mencerminkan sistem yang utuh dan tidak ada unsur yang hilang; 4. Penggambaran yang bolak-balik harus dihindari; 5. Setiap kegiatan diberikan nomor 1,2,3 dst, sedangkan notasi lainnya tidak diberikan nomor; 6. Penjelasan tentang pelaksanaan kegiatan yang lebih rinci ditulis dibagian “prosedur” dengan ringkas dan jelas. Penjelasan pelaksanaan kegiatan langsung dimulai dengan kata kerja, sedangkan fungsi yang melaksanakan sudah cukup dijelaskan dalam kolom “fungsi”. Contoh format diagram alir dapat dilihat pada lampiran dalam Pedoman ini. Notasi yang digunakan dalam diagram alir STK adalah sebagaimana disajikan dalam tabel berikut:
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
Notasi STK
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 47 dari 50
Keterangan Kegiatan, perhitungan, proses dll Menunjukkan pelaksanaan kegiatan oleh unit kerja atau jabatan Menghasilkan : barang, jasa, konsep, dokumen, saran dsb Keputusan Menggambarkan proses pengambilan keputusan yang diambil oleh unit kerja/jabatan yang dapat dibentuk “Ya” atau “Tidak” atau beberapa alternatif yang ditunjuk untuk menyelesaikan pekerjaan Dokumen Menunjukkan dokumen kertas atau file komputer Dapat merupakan salah satu bentuk hasil kegiatan Dapat merupakan masukan yang berupa dokumen untuk pelaksanaan kegiatan Penghubung Diperlukan jika peta tidak dapat ditampung dalam satu tempat halaman Menunjukan penyambungan ke halaman atau bagian lain Menggunakan nomor atau huruf atau gabu-ngannya yang sama antara terputus dengan sambungannya Anak panah Menunjukkan arah aliran dari suatu kegiatan ke kegiatan lain Menunjukkan arah pilihan yang dapat diambil. Prosedur Menunjukkan TKO/TKI yang sudah baku Menunjukan TKO yang harus : diikuti, dijadikan landasan atau ditindaklanjuti Menunjukan transaction procedure (TP) / transaction code (TC) SAP yang harus diikuti
RAPAT KOORDINASI / KERJASAMA
Lanjut ke ….. (nomor sub-prosedur atau nomor TKO lain)
Rapat Koordinasi / Kerjasama Menunjukkan rapat yang melibatkan berbagai unit kerja atau kerja sama antar Unit Organisasi pada saat bersamaan
Penghubung Proses / Prosedur Menunjukkan nomor sub-prosedur atau nomor TKO lain yang akan menjadi proses selanjutnya (next process)
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 48 dari 50
E. KODEFIKASI DOKUMEN STK Kodefikasi (pemberian nomor) dokumen STK bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian dokumen. Penomoran dokumen STK (Pedoman/ TKO/TKI/TKPA) menggunakan 20 karakter, diatur sebagai berikut: 1. Karakter Pertama Dituliskan huruf A, B, C, D, menunjukkan klasifikasi STK yaitu: A = Pedoman B = TKO C = TKI D = TKPA 2. Karakter Kedua : tanda hubung (-) 3. Karakter Ketiga s.d Kelima: Menunjukkan nomor seri/urut STK 4. Karakter Keenam : tanda garis miring (/). 5. Karakter Ketujuh s.d Kedua Belas: Menunjukkan Kode Organisasi Unit Kerja / Fungsi Penanggung Jawab / Fungsi yang menyetujui STK. 6. Karakter Ketiga Belas : tanda garis miring (/) 7. Karakter Keempat Belas s.d ke Tujuh Belas: Menunjukkan tahun penerbitan 8. Karakter Kedelapan Belas : tanda hubung (-) 9. Karakter Kesembilan Belas dan Kedua Puluh: Menunjukkan Kode Simpan Dokumen ( S9 ) seperti diatur dalam Pedoman Administrasi Terpadu Pertamina yang berlaku dan atau perubahannya. Contoh Kodefikasi Dokumen STK : No.A-007/PHE020/2017-S9 A
: Klasifikasi Pedoman
007
: Nomor Seri/Nomor Urut Pedoman yang dikeluarkan
PHE020 : Kode Bagian Organisasi QHSSE 2017
: Tahun Penerbitan
S9
: Nomor Kode Simpan
PEDOMAN FUNGSI : QHSSE
JUDUL : MANAJEMEN SISTEM TATA KERJA (MSTK)
NOMOR
: A-002/PHE020/2017-S9
REVISI KE
:0
BERLAKU TMT : 27 DESEMBER 2017 HALAMAN
: 49 dari 50
Kodefikasi untuk formulir kerja, yang akan digunakan sebagai catatan kerja, menggunakan ketentuan seperti yang tercantum dalam Pedoman Administrasi Terpadu Pertamina. Contoh Kodefikasi Dokumen STK : No. F001-C001/PHE020/2017-S9 F
: Klasifikasi Formulir
001
: Nomor Seri/Nomor Urut Pedoman yang dikeluarkan
C001
: Kode TKI terkait dengan formulir
PHE020 : Kode Bagian QHSSE 2017
: Tahun Penerbitan
S9
: Nomor Kode Simpan
