P-SOP-K3-017 Audit Internal K3 [PDF]

Citation preview

AUDIT INTERNAL K3



No Dok Terbit No Rev Tgl Rev Hal



: P/SOP/K3/017 : 08 Januari 2019 :0 :: 1/4



A. TUJUAN Untuk menilai efektifitas penerapan semua kegiatan yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan. Audit K3L menyeluruh akan membuktikan apakah program K3L serta sarana fisik yang ada telah sesuai dengan standar B. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan yang ada di daerah operasi Perusahaan. Prosedur ini menerangkan kegiatan/tindakan dan kontrol yang diperlukan untuk menjamin bahwa Internal Audit dilaksanakan oleh auditor yang terlatih C. REFERENSI D. DEFINISI E. TANGGUNG JAWAB 1. Direktur menunjuk HSE Supervisor bertanggung jawab untuk : 1.1 Menunjuk auditor yang independen dan tidak memihak 1.2 Merencanakan dan melakukan internal audit pada semua unit operasi yang digunakan oleh perusahaan 1.3 Menganalisa hasil dari semua audit internal, ketidak sesuaian dan kegiatan perbaikan/koreksinya 1.4 Memastikan bahwa audit mencakup semua aspek yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan F. PROSEDUR 1. Waktu Pelaksanaan Internal Audit Bagian HSE merencanakan jadwal internal audit unit kerja terkait di daerah operasi perusahaan dan dilakukan setidak-tidaknya sekali dalam setahun. Bagian HSE dapat melakukan audit tambahan bila dipandang perlu. Jadwal internal audit yang telah disusun dan ditanda-tangani oleh Direktur disirkulasikan kepada masing-masing unit kerja sebagai informasi kesiapan pelaksanaan internal audit Direktur melalui HSE Supervisor akan memberikan instruksi untuk melaksanakan internal audit untuk semua unit di perusahaan yang terkait dengan Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan. Pelaksanaan internal audit bisa lebih sering dilakukan terhadap unit kerja yang terkait apabila terjadi hal-hal berikut ini : 1.1



Apabila Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan di sempurnakan atau dilakukan revisi



1.2



Apabila banyak ketidak sesuaian ditemukan dalam satu unit kerja



1.3



Bilamana ada usulan dari Manager, Supervisor terkait



HSE Supervisor akan meninjau jadwal audit secara reguler/teratur dan meningkatkan frekuensi audit apabila hasilnya menunjukan kebutuhan atau atas pengarahan/perintah dari Direktur 2.



Team Internal Audit atau Auditor



AUDIT INTERNAL K3



No Dok Terbit No Rev Tgl Rev Hal



: P/SOP/K3/017 : 08 Januari 2019 :0 :: 2/4



Internal Audit dilakukan oleh auditor yang ditunjuk oleh Direktur melalui HSE Supervisor atau HSE Supervisor dapat bertindak sebagai auditor. Internal Audit dapat dilakukan oleh satu orang internal auditor atau suatu team internal auditor, hal ini tergantung besar dan kompleksitas unit kerja yang akan di audit. Auditor yang ditunjuk untuk melaksanakan Internal Audit mempunyai persyaratan : 2.1



Memahami dan mengerti tentang Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan yang dipergunakan oleh Perusahaan



2.2



Telah mengikuti pelatihan tentang tata cara melakukan audit



2.3



Memahami aspek-aspek operasional pada suatu unit kerja



2.4



Independen dan tidak ada hubungan kerja langsung dengan unit yang diperiksa



2.5



Membuat rencana audit dan memberitahu kepada unit kerja yang akan diaudit. Rencana audit tersebut meliputi seluruh prosedur yang berkaitan dengan unit kerja yang akan di audit. Perencanaan audit tersebut, meliputi : a. Jadwal tanggal audit pada masing-masing bagian b. Auditor yang bertugas c. Lingkup audit yang direncanakan



Sebelum rencana internal audit dilaksanakan, HSE Supervisor akan memberitahukan kepada Manager/Supervisor yang bersangkutan tentang kepastian pelaksanaan dengan sepengetahuan auditor yang ditunjuk. 3. Pelaksanaan Internal Audit Pelaksanaan Audit K3L dilakukan dengan :



4.



3.1



Berdasarkan petunjuk yang jelas dan pasti



3.2



Menggunakan metode observasi, wawancara, contoh, pengawasan fisik serta tinjauan data-data dokumentasi



3.3



Dilaksanakan oleh kelompok wakil dari perusahaan yang tidak mempunyai kepentingan pribadi atau tidak mendapat tekanan dari pihak-pihak manapun juga dan dapat memberikan pendapat yang objektif serta “tidak berprasangka”



3.4



Hal-hal yang tidak sesuai akan diperhatikan dan ditindak lanjuti



3.5



Dalam hal ditemukan kekurangan atau ketidak sesuaian pada saat dilakukan audit, maka auditor akan membuat laporan dalam bentuk “Laporan Ketidak sesuaian” kepada bagian yang bersangkutan dan bagian yang bersangkutan diminta untuk menindak lanjuti hasil temuan tersebut dengan menggunakan “Action Tracking Register”



Pelaporan Internal Audit dan Tindakan Perbaikan Setelah melaksanakan Internal Audit, Auditor menyampaikan laporan Internal Audit kepada Direktur dengan tembusan kepada General Manager, Manager, Pengawas yang terkait. Laporan internal audit berisikan : 4.1



Tanggal Audit



4.2



Nama Auditor



4.3



Nama Manager atau Kepala Bagian yang diaudit



4.4



Ringkasan hasil pemeriksaan



4.5



Ketidak sesuaian yang ditemukan pada saat audit



4.6



Rekomendasi tindakan perbaikan terhadap ketidak sesuaian



AUDIT INTERNAL K3



No Dok Terbit No Rev Tgl Rev Hal



: P/SOP/K3/017 : 08 Januari 2019 :0 :: 3/4



Hasil audit disimpan oleh masing-masing dari unit kerja terkait dengan tembusan ke bagian HSE, dicatat dalam Catatan Hasil Internal Audit. Tindak lanjut dari temuan adalah menetapkan langkah perbaikan dan pencegahan yang dilakukan dalam waktu yang telah disepakati Bila jadwal tindak lanjut audit dalam waktu yang disepakati tidak dapat dilaksanakan, Manager/Supervisor harus melaporkan kemajuan dari kegiatan koreksi/perbaikan yang telah dilakukan dan melaporkan secara efektif Bagian HSE mencatat semua hasil internal audit kedalam buku catatan Internal Audit dan semua ketidak sesuaian yang ditemukan Direktur akan menginstruksikan kepada pengawas unit kerja terkait bahwa ketidak sesuaian yang ditemukan oleh Auditor segera diperbaiki sebagaimana mestinya. Semua pengawas unit kerja yang terlibat dengan hasil audit yang ditemukan akan melaporkan hasil tindakan perbaikan kepada Direktur pada saat Rapat Tinjauan Manajemen (Management Review Meeting) Petunjuk teknis untuk pelaksanaan audit beserta daftar pertanyaan mengacu pada UndangUndang Keselamatan Kerja No.1 Tahun 1970, Peraturan Menteri Tenaga Kerja R.I No.05/MEN/1996 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3), Peraturan Pemerintah No.50 Tahun 2012 Tentang Penerapan SMK3, serta Intenational Safety Rating System (ISRS 7th) – DNV 5.



Melacak / Mengukur Bahaya Kegiatan-kegiatan yang didiskusikan untuk melacak/mengukur bahaya ini dimaksudkan untuk menjaga kepedulian tentang keselamatan dan menyelidiki bahaya serta kecelakaan yang mungkin terjadi akibat banyaknya hal-hal yang tidak sesuai berhubungan dengan masalah keselamatan, dimana mungkin hal yang tidak sesuai tersebut tidak langsung diperbaiki dengan segera. Untuk mengatasi perlu dilakukan pertemuan untuk membicarakan hal tersebut dan dalam pelaksanaannya perlu keterlibatan dari tingkat Direktur, General Manager, Manager, Pengawas, Perwakilan Keselamatan dan Pelasana Tugasnya. Hal ini sangat penting dilakukan untuk melacak/mengukur serta menyelesaikan langkahlangkah perbaikan dalam waktu yang telah ditentukan dalam bentuk “Action Points” yang dikumpulkan kedalam satu dokumen, sehingga tidak satupun temuan-temuan yang tidak sesuai (non conformance) yang ditemukan pada saat pelaksanaan audit dan inspeksi yang terlupakan. Istilah Action Points kadang-kadang juga dikenal dengan istilah “Action Tracking Register” atau Action Follow Up” Action Tracking Register merupakan suatu daftar untuk melacak/mengukur langkah-langkah yang dilakukan dengan maksud untuk menyelesaikan permasalahan yang tidak sesuai dengan yang seharusnya ditemukan pada saat Inspeksi, Audit, Pengamatan atau saat Team Manajemen melakukan perjalanan (Management Tour) ke lapangan Dalam membuat Action Tracking Register sebaikanya keterangan tentang hal-hal berikut ini dimasukkan kedalam suatu bentuk (format). Hal-hal yang dimaksud antara lain adalah : a. Apa pokok permasalahannya b. Siapa/Bagian apa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan permasalahan tersebut c. Tanggal berapa ditemukannya permasalahan tersebut (saat audit, inspeksi, pengamatan lapangan, management tour), dan lain-lain d. Tanggal berapa permasalahan tersebut diselesaikan e. Bagaiaman status permasalahan tersebut (sudah selesai atau dalam proses)



AUDIT INTERNAL K3 f.



No Dok Terbit No Rev Tgl Rev Hal



: P/SOP/K3/017 : 08 Januari 2019 :0 :: 4/4



Termasuk kelompok bahaya kelas apa permasalahan tersebut dan bagaimana skala prioritas penyelesaian masalahnya. (daftar kelompok bahaya )



g. Bagaimana status permasalahan tersebut (sudah selesai atau dalam proses) 5.1 Jadwal Inspeksi Audit (Harap disesuaikan Audit yang akan dilakukan) No.



Tanggal Audit



Pokok Permasalahan



Ditindak Lanjuti



Batas Waktu



Status



Keterangan



5.2 Tim Inspeksi Audit Direktur menunjuk HSE Supervisor/HSE Cordinator bertanggung jawab untuk : a.



Menunjuk auditor yang independen dan tidak memihak



b.



Merencanakan dan melakukan internal audit pada semua unit operasi yang digunakan oleh perusahaan



c.



Menganalisa hasil dari semua audit internal, ketidak sesuaian dan kegiatan perbaikan/koreksinya



d.



Memastikan bahwa audit mencakup semua aspek yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan



Auditor yang ditunjuk bertanggung jawab untuk merencanakan audit dan melaporkan setiap ketidak sesuaian yang ditemukan. Bila mungkin, auditor yang sama melakukan tindaklanjut dan memverifikasi setiap kegiatan perbaikan/koreksi



G. DOKUMEN TERKAIT -



FORM LAPORAN HASIL INSPEKSI DAN AUDIT



H. LAMPIRAN -



FORM LAPORAN HASIL INSPEKSI DAN AUDIT



Disusun Sekretaris P2K3



Disetujui Ketua P2K3



Nama : Herfian Wijaya Tanggal : 08/01/2019



Nama : Adrianus Hadiwinata Tanggal : 08/01/2019



Mengetahui Direktur



Nama : Alvin Boentoro Tanggal : 08/01/2019



Diperiksa Sekretaris P2K3



Nama : Suzana Carolina Tanggal : 08/01/2019