Panduan Kesekretariatan KAMMI 2021 [PDF]

Citation preview

1



2



Daftar Isi Deskripsi Kerja….............................................. 03 Penjabaran Deskripsi Kerja… ............................... 04 Mekanisme Pengarsipan.......................................13 Surat Dinas… ................................................. 18 Arti dan Fungsi Surat Dinas......................................... 18 Format Surat Dinas ................................................. 19 Bagian-Bagian Surat Dinas......................................... 21 Jenis Surat Lainnya ................................................. 32 Stempel KAMMI ...................................................................... 43 Sistem Pembakuan Kode Surat dan Nomor Urut KAMMI .............. 44 Penulisan Nomor Surat ............................................... 50 Aturan Penandatangan ............................................... 52 Protap Pelantikan Pengurus… .............................. 54 Pengajuan Surat Keputusan (SK) ......................................... 58 Pembakuan Atribut KAMMI ............................. 60



3



Deskripsi Kerja



Deskripsi Kerja I.



Administrasi 1. Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat 2. Membuat surat-surat keluar Surat keluar yang dibutuhkan untuk kegiatan bidang/departemen dibuat oleh sekretaris masing-masing departemen



3. Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar KAMMI, meliputi: Susunan pengurus, Biodata, Struktur, AD/ART, GBHO, contact person mitra organisasi serta perangkat-perangkat organisasi lainnya yang dianggap penting. 4. Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan KAMMI dari Sekretaris Bidang/Departemen/LSO. 5. Mendokumentasikan semua kegiatan penting Ketua Umum/Sekretaris Jendral/ Bidang/ Departemen/Biro /LSO dalam bentuk foto dan video II. Kerumahtanggaan 1. Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan 2. Mengatur jadwal pemakaian ruangan 3. Membantu memfasilitasi setiap rapat 4. Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan Sekjen 5. Mendaftar tamu 6. Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru KAMMI yang mendesak, khususnya informasi kesekretariatan III. Perlengkapan 1. Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan 2. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan 3. Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut 4. Memantau kebutuhan kesekretariatan IV. Arsip dan Sejarah 1. Mendokumentasikan arsip KAMMI 2. Mendokumentasikan aktiftas KAMMI dari setiap periode secara berkesinambungan Nb: PW/PD/PK yang belum memiliki sekretariat, inventarisasi barang-barang, disesuaikan dengan kondisi.



4



Penjabaran Deskripsi Kerja



Berdasarkan deskripsi kerja kesekretariatan dan sesuai dengan struktur organisasi KAMMI saat ini, maka Biro Kesekretariatan mempunyai tanggung jawab dalam administrasi, kerumah tanggaan dan merupakan pusat informasi interen KAMMI, sebagai kerja dari perpanjangan Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal. Deskripsi kerja kesekretariatan bersifat rutin dan tidak rutin. Kerja-kerja bersifat rutin dilaksanakan setiap satuan waktu (hari, mingguan, bulanan) yaitu dilakukan dalam bentuk piket kesekretariatan yang terintregrasi dengan bidangbidang atau departemen lainnya dalam masing-masing struktur kepengurusan KAMMI ditingkat Pusat, Wilayah, Daerah dan Komisariat. Adapun rincian kerja tersebut antara lain: A. Bertelepon Komunikasi dalam suatu organisasi baik yang bersifat internal maupun eksternal, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Salah satu cara berkomunikasi adalah dengan bertelepon. Biro Kesekretariatan melakukan tugasnya sebagai filter atas setiap telepon yang masuk untuk Ketua Umum dan segera menyampaikannya kepada Ketua kalau Ketua berhalangan maka diganti oleh Sekretaris Jenderal begitu juga apabila Ketua/Sekretaris Jenderal menyampaikan informasi yang bersifat internal maka Biro Kesekretariatan menindak lanjuti dengan menyampaikan informasi tersebut keseluruh Bidang dan Biro KAMMI terutama ketuaketua Bidang dan Biro, sehingga seluruh komponen yang terlibat dalam organisasi dapat dengan cepat menindak lanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Dengan demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas dan efesiensi kerja. Adapun langkah langkah dalam menerima telepon antara lain : 1. Memberi salam pada penelepon kemudian menyebutkan indentitas organisasi kita. 2. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting apabila berkaitan dengan Ketua dan bila mendesak dengan cepat di informasikan kepada Ketua dan bila Ketua sulit untuk dihubungi maka di informasikan ke Sekretaris Jenderal. Dan hal ini bukan saja terkait dengan Ketua. Sedangkan untuk pengurus yang lain dengan sistem membuat suatu catatan yang ditempelkan pada papan informasi.



5



Di bawah ini bentuk formulir penerimaan telepon yang disiapkan oleh Biro Kesekretariatan. FORMULIR PENERIMAAN TELEPON Dari Untuk Nomor telepon Alamat Diterima Hari/Tanggal Pukul Sifat pesanan Isi Berita



: …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… Penerima telepon (nama dan ttd)



B. Menerima Tamu Dalam kehidupan organisasi, keberadaan dan kehadiran tamu tidak bisa dihindarkan , karena kehadiran tamu membawa berbagai kepentingan baik secara pribadi maupun kepentingan pihak lain, maka fungsi Biro Kesekretariatan adalah sebagai filter bagi setiap tamu yang bertandang. Sebaiknya menanyakan terlebih dahulu maksud dan tujuannya atau sebaiknya langsung dapat meminta tamu untuk menuliskan indentitas dan maksud kedatangan dalam formulir penerimaan tamu yang bertujuan sebagai arsip. Tamu adalah selain dari Pengurus KAMMI dimasing-masing tingkat (PP, PW, PD, PK). Biro Kesekretariatan menyediakan ruang tamu dimana bila tamu adalah seorang tokoh atau dari kalangan media maka penerimaan cukup diruang tamu. Sedangkan untuk kategori tamu KAMMI (diluar kepengurusan) maka tetap mengunakan adab menerima tamu, yaitu: 1. Menerima tamu dan mempersilakan masuk 2. Meminta tamu untuk mengisi daftar isian tamu 3. Tidak mempersilakan tamu untuk masuk ke ruang kesekretariatan yang lain selain ruang tamu 4. Tidak memperkenankan tamu mempergunakan fasilitas kesekretariatan KAMMI untuk memenuhi kebutuhannya terutama telepon dan komputer 5. Bila urusan/keperluan yang tamu inginkan memerlukan pengunduran waktu, mintalah tamu untuk menunggu atau membuat janji di waktu yang lain 6. Bersikap ramah, sopan, dan rendah hati



6



Terkecuali tamu KAMMI yang menginap harus menginformasikan ke Biro Kesekretariatan guna menjaga apabila ada yang berkepentingan dengan tamu tersebut, Biro Kesekretariatan dapat memberikan informasi. Di bawah ini bentuk formulir penerimaan tamu. FORMULIR PENERIMAAN TELEPON Dari Untuk Nomor telepon Alamat Diterima Hari/Tanggal Pukul Sifat pesanan Isi Berita



: …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… : …………………………………………….………………………………… Penerima telepon (nama dan ttd)



C. Mengelola Kas Kecil Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran–pengeluaran tunai yang bersifat relatif kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana ke bagian keuangan. Dengan cara ini kesekretariatan dapat menghemat waktu dan langsung dapat mengambil uang yang dibutuhkan setiap waktu. Jumlah uang pada kas kecil relatif tidak banyak. Dalam mengelola kas kecil ini mengunakan metode imprest yaitu langkahlangkahnya sebagai berikut : a. Pembentukan dana kas kecil, dimana Biro Kesekretariatan diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan dalam jangka waktu tertentu ( misalnya satu minggu atau satu bulan). Oleh karena itu Biro Kesekretariatan harus segera membuat proposal operasional untuk jangka waktu tertentu. b. Setelah jangka waktu tertentu atau dana kecil hampir habis, maka Biro Kesekretariatan melakukan pembentukan dana kas kecil kembali, yakni dengan cara menyerahkan arsip pengeluaran bulan sebelumnya ke Bendahara, untuk bendahara mengisi ulang sejumlah uang tunai sebesar pengeluaran yang tercantum dalam pembukuan dan bukti pengeluaran.



7



Kas Kecil Biro Kesekretariatan DEBET Rupiah



Tgl/Bln



0 500.000 0



01-Jan 02-Jan 12-Jan



Saldo 440.000



31-Jan u/impres



KREDIT Jumlah 0 500.000 500.000



Pos Surat



Supplies Kantor



50.000 -



150.000 50.000



Snack



Foto Copy



Lainlain



Jumlah



60.000 -



75.000



30.000 25.000



290.000 440.000



60.000



D. Mengelola Perlengkapan Kantor Pekerjaan ini dilakukan sehubungan dengan tugas Biro Kesekretariatan yang berkaitan dengan penyedian perlengkapan yang ada dan di operasikan dalam suatu organisasi berwujud alat-alat tulis, alat-alat kantor, perabot kantor, dan mesin kantor. Berbagai macam perlengakapan kantor dapat diklasifikasikan sbb : 1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran Meliputi kertas polos HVS ukuran kuarto atau folio, kertas folio bergaris, kertas berkop, kertas transparan, amplop, map-map, bisa berbentuk mapbiasa, map dengan tali, atau map jepitan. 2. Perlengkapan kantor berbentuk buku Meliputi buku agenda ketua, buku mencatat surat masuk-surat keluar, buku contact person (media massa, Pengurus KAMMI, tokoh-tokoh, ormas/instansi lain), buku telepon, buku tamu, buku piket, buku laporan kegiatan per bulan maupun laporan keuangan, buku pedoman organisasi yang berisi risalah organisasi, tata kerja organisasi, struktur organisasi, dan lain-lain. 3. Perlengkapan kantor berbentuk non lembaran Meliputi kalender, kotak tempat surat baik surat masuk maupun surat keluar (loker), tempat pensil, tinta/pita, ATK, perforator, stapler, cutter, gunting, tancapan surat, gabus, stempel dan lain-lain. 4. Perlengkapan kantor berupa perabot kantor dan mesin kantor yaitu meja kerja, filling cabinet, (untuk menyimpan Arsip), komputer, printer, dan lain-lain.



8



Buku Inventaris Perlengkapan Pengurus Pusat KAMMI No 1. 2.



Note :



No. Inventaris 01.PPKAMMI.018 02.PPKAMMI.018 . Dst XX/EEEEE/YY



Nama Barang Komputer Printer



Jumlah 1 1



Spesifikasi Lenovo, 21 Inc, Canon L322



Keterangan



XX = nomor Urut EEEEE = Pemilik Inventaris YYY = Th.Perolehan



E. Mengelola Rapat Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu. Salah satu tugas Biro Kesekretariatan adalah menfasilitasi penyelengaraan rapat yang telah dijadwalkan, dan merupakan instruksi dari Ketua Umum atau Sekretaris Jenderal. Adapun tugas kesekretariatan antara lain : 1. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam rapat Rapim/BPH dan Biro Kesekretariatan tidak berhak menentukan siapa yang di undang dalam rapat namun demikian kestari dapat mengingatkan dan mengusulkan beberapa pihak sepanjang dipandang masih relevan dan mendukung dalam pemecahan masalah. 2. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau diinformasikan via telepon yang berisi : hari/tanggal, waktu, tempat, acara rapat, serta agenda rapat. Hal ini dilakukan guna memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mempersiapkan pemikirannya, terutama yang berkaitan dengan pemecahan masalah atau pengambilan keputusan.dan sebaiknya informasi ini disampaikan 3-4 hari sebelum rapat. 3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti; ruangan, laptop, white board, kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidol, dll. 4. Membuat notulensi rapat dan notulensi dapat disajikan dengan baik maka dalam pembuatannya: a. Notulensi hendaknya jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang tepat. b. Notulensi dibuat bukan berdasar hasil pemikiran notulis, namun benarbenar berdasar hasil pembicaraan peserta rapat. c. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan. d. Dalam penyusunan notulensi dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi, yang menyangkut pertimbanganpertimbangan khusus dilihat dari sisi positif dan negatif, serta materi yang berupa keputusan.



9



e. Mengunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaran sehingga mudah dipahami f. Notulensi yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notulensi awal. Dengan demikian, notulensi tersebut perlu disempurnakan walaupun tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan diminta persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notulensi akhir. Adapun Format Penulisan Notulensi sebagai berikut :



Jenis Rapat Hari/ Tanggal Tempat Waktu Sifat rapat Agenda rapat Pemimpin rapat Notulis Rapat



NOTULENSI RAPAT PP KAMMI KE : : : : : : : : (nama) : (nama)



Keterangan (diblok hitam dan bergaris) 1. Pembukaan : (nama) 2. Tilawah : (nama) 3. Arahan Khusus : (nama) 4. Arahan Umum : (nama) 5. Penutup(Do’A) : (nama) 6 Peserta Rapat No. Nama Amanah



7.



Notulensi Isi Rapat



Waktu Hadir



10



F. Mengatur Jadwal Ketua Umum Biro Kesekretariatan juga bertugas menyusun jadwal kegiatan Ketua Umum antara lain : 1. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk yang ditujukan kepada Ketua untuk itu perlu di tuliskan dalam buku agenda khusus Ketua Umum dan melakukan konnfirmasi langsung ke Ketua Umum dan bila Ketua Umum tidak dapat menghadiri acara tersebut maka kesekretariatan dapat menanyakan langsung siapa yang akan mewakili dalam acara tersebut sehingga anggota kesekretariatan dapat menghubungi dan memberitahukan kepada pengantinya. Begitu juga dengan memimpin rapat dan penadatanganan surat-surat, membaca surat masuk dipandang urgent segera disampaikan kepada ketua umum agar ketua dapat memikirkan dan menentukan tindakan sebagai bahan tanggapan terhadap isi surat. 2. Bila ada ada kegiatan atau acara yang harus segera dilakukan atau mendesak pada saat itu berdasarkan surat masuk atau informasi via telepon maka segera di informasikan kepada Ketua . G. Membuat Laporan Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan mungkin dari masing-masing kegunaan tersebut saling berkaitan antara satu dengan yang lain. Biro kesekretariatan membuat laporan kinerja Bidang, Departemen/Biro perbulan berdasarkan kumpulan laporan-laporan dari Ketua Umum, Bidang, Departemen atau Biro di KAMMI, berupa kegiatan yang dilakukan. Berikut Contoh Laporan Pertanggung Jawaban:



11



Contoh -1 : Laporan Pertanggung Jawaban Kesekretariatan



LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN BIRO KESEKRETARIATAN PP KAMMI 2017 –2019



KATA PEMBUKA I. Pendahuluan II. Visi dan Misi III. Program Kerja No.



IV.



Jenis Kegiatan



Sasaran



Waktu



Biaya



Ketercapaian Program



Kendala



Personel No.



V. VI. VII.



Target



Nama



Aktif



Non Aktif



Kendala



Proyeksi dan Rekomendasi Laporan Invetaris Organisasi Laporan Keuangan LAPORAN KEUANGAN BIRO KESEKRETARIATAN PP KAMMI PERIODE 2017 – 2019 Tgl/bln/thn



VIII.



Penutup



Pemasukan



Pengeluaran



Jenis Barang



Harga



12



Contoh -2 : Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN MUSYAWARAH KERJA NASIONAL PP KAMMI



I. II.



Cover Lembar Pengesahan



III.



Pendahuluan



IV.



Nama dan Tema Kegiatan



V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII.



Waktu Pelaksanaan Pra-Pelaksanaan Pelaksanaan Faktor Pendukung dan Penghambat Laporan Kepanitiaan (terlampir) Laporan Tiap Seksi (terlampir) Laporan Dana (terlampir) Laporan Dokumentasi (terlampir)



XIII.



Rekomendasi



XIV.



Lampiran-Lampiran



XV.



Penutup



13



Mekanisme Pengarsipan Mengelola warkat merupakan tugas rutin Biro Kesekretariatan, karena Biro Kesekretariatan mempunyai tanggung jawab penuh terhadap pengelola warkat. Warkat diartikan sebagai setiap lembaran berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Salah satu bentuk pengelolaan warkat adalah penyimpanan warkat. Warkat harus disimpan dengan benar agar apabila suatu saat organisasi membutuhkan sebagai sumber informasi, warkat tersebut dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat sesuai dengan kebutuhan. Kumpulan warkat yang disimpan secara sistimasis inilah yang disebut arsip. Arsip dibutuhkan oleh setiap Pengurus dalam suatu organisasi termasuk Ketua. Ketua sangat membutuhkan arsip untuk kepentingan manajemen organisasi, termasuk di dalamnya untuk bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh dalam bidang perencanaan, Ketua memerlukan beberapa informasi kegiatan dan hasil kerja pada masa lampau. Hal ini untuk menentukan rencana kegiatan yang akan datang baik untuk penentuan sasaran, target, ataupun wilayah sasaran yang lebih tepat dan optimal. Sedang dalam pengawasan, arsip digunakan untuk mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan manajemen beserta hasilnya. Dengan demikian arsip akan memberikan konstribusi yang besar bagi efektivitas dan efesien kerja Ketua, Bidang dan Biro KAMMI dan efektivitas dan efesiensi organisasi secara keseluruhan. Salah satu wujud arsip adalah surat (baik surat masuk maupun surat keluar). Arsip dalam bentuk surat merupakan arsip yang paling banyak dikelola dalam suatu organisasi, karena keberadaan organisasi tidak terlepas dari hubungan dengan orang atau lembaga lain. Hubungan tersebut sering diwujudkan dalam bentuk surat. 1.



Surat Keluar Untuk penyimpanan surat keluar, surat harus dibuat terlebih dahulu sebelum dikirim kepada pihak yang dituju. Surat keluar bisa dibuat berbagai macam cara antara lain : a. Berdasarkan dikte dari Ketua. Sekretaris menyalin buah pikiran yang disampaikan pimpinan secara lisan. b. Ketua membuat dan menulis sendiri konsep surat. Biro Kesekretariatan diminta untuk mengetik konsep surat tersebut, dan menambahkan bagian surat yang belum dicantumkan seperti nomor surat, tanggal, dan lain-lain. c. Pokok surat ditentukan oleh Ketua. Sekretaris membuat konsep surat atas dasar pokok surat dari Ketua, kemudian Ketua mengoreksi hasil konsep surat tersebut.



14



Hal yang perlu diperhatikan Sebelum pembuatan surat Sebelum surat keluar dibuat, perlu diketahui terlebih dahulu jenis surat tersebut, apakah berbentuk undangan, mandat, surat tugas atau jenis lainnya, karena setiap jenis surat berbeda pula dalam penomorannya. (lihat di bagian sistem “pembakuan kode surat”). Sebagai Catatan: Apabila SK nomor 001 maka dalam pembuatan surat mandat juga menggunakan nomor Tanggal Keluar



No 1 2 3



12-Jan-18 03-Feb-18 07-Feb-18



Nomor Surat 01/SK/KU-i/KAMMI/I/2018 01/U/D/SJ/KAMMI/II/2018 01/P/B/SJ/KAMMI/II/2018 dst.



Perihal (Berita) Keputusan Audiensi Pengumuman



Ditujukan Kepada



Bidang Yg Mengeluarkan



All. Pengurus Setneg PW, PD



Ketua Umum Sekretaris Jendral Sekretaris Jendral



Ket. -



01. Demikian pula dalam pembuatan surat kepanitian bersama maka mengunakan nomor yang berbeda pula. Dengan demikian dalam urutan penomoran surat disesuaikan dengan masing-masing jenis surat.



Hal yang perlu diperhatikan Setelah pembuatan surat 1. Biro Kesekretariatan mencatat surat yang telah dibuat pada buku surat keluar berdasarkan jenis surat. Bentuk Buku Surat keluar atau bentuk buku surat tembusan di bawah ini. 2. Biro Kesekretariatan menduplikasi (fotocopy) surat asli sebelum surat di kirim ke alamat tujuan. 3. Biro Kesekretariatan menyimpan duplikat (fotocopy) surat keluar. Dalam menyimpan surat atau berbagai dokumen lain Biro Kesekretariatan dituntut untuk dapat menyimpan surat dengan cara yang sistimatis dan juga mempertimbangkan kerahasiaannya. Digitalisasi menjadi hal yang wajib dalam mengelola arsip baik melalui softcopy/scan arsip asli, sehingga ketika dibutuhkan kembali dapat ditemukan dalam waktu yang singkat. Bentuk Buku Surat Keluar atau bentuk Buku Surat Tembusan di bawah ini: Catatan: o



Biro Kesekretariatan membuat buku catatan informasi seputar kegiatan yang dilaksanakan di tiap Bidang/dept KAMMI.



2. Surat Masuk Sebelum surat masuk disimpan, Biro Kesekretariatan mencatat pada buku agenda surat masuk, kemudian menyimpannya ke dalam filling cabinet surat masuk serta digitalisasikan berupa softcopy/scan untuk disimpan dalam pengarsipan di komputer. Seluruh catatan surat masuk yang ada di buku surat masuk direkap ke dalam file pengarsipan di komputer.



15



Buku Agenda Surat Masuk Tanggal Masuk 23-Mar-18 dst.



No 1 2



Tanggal Surat 20-Mar-18



Nomor Surat 057/Ud/Polri/III/2018



Asal Surat Kapolri



Perihal (Berita) Undangan



Ditujukan kepada PP KAMMI



Ket. KU



Bentuk Pengarsipan Surat Masuk di komputer DATA SURAT MASUK No 1.



Lembaga/Organisasi Polri



Alamat



Telp/Fax



e-mail



Cp



Catatan: o



Untuk alamat surat masuk dari KAMMI dan Ormas lain harus dibedakan dan disusun berdasarkan abjad



Dalam perkembangannya, seperti sekarang ini sebagian besar organisasi mencatat surat baik surat masuk maupun surat keluar dengan sistem digital. Sekretaris tinggal mengisi kolom yang sudah diprogram tentang pencatatan surat masuk-surat keluar. Surat yang telah tercatat (surat masuk, surat keluar maupun surat tembusan), lebih lanjut ketahap penyimpanan atau pengarsipan surat atau dokumen berdasarkan susunannya. Adapun tahapan-tahapannya yaitu : 1. Memeriksa apakah surat sudah ditanggapi oleh ketua, bila berupa surat masuk maka setelah ditanggapi dan sudah dicatat dalam buku agenda akan dipajang kembali di papan informasi selama seminggu dari waktu pelaksanaan agenda surat dan data surat masuk sudah dicatat dalam komputer maka boleh dibuang sedangkan untuk surat keluar langsung menuju tahap selanjutnya 2. Menentukan indeks yaitu dengan memasukan arsip surat keluar tersebut dalam suatu map khusus untuk surat keluar begitu juga dengan surat masuk maupun surat tembusan dan dokumen-dokumen lainnya, dengan menentukan indeks atau dengan angka dan pokok masalah dari sebuah surat. 3. Membuat lembar kartu. Lembar ini disiapkan untuk penyimpanan dengan metode pokok yang digunakan oleh KAMMI yaitu dengan angka. Berbagai Bentuk Laporan: No 1. 2. 3. 4. 5.



Bentuk Laporan (Periode 20xx) Penerbitan SK Surat Keluar Surat Masuk Notulensi Pernyataan Sikap



16



4. Menyortir surat, yaitu dengan mengelompokan warkat sesuai dengan cara yang digunakan untuk menyimpan surat. Langkah ini diadakan bila jumlah warkat yang akan disimpan terlalu banyak, misalnya metode penyimpanan pokok soal berarti warkat di kelompokan menurut kelompok subyek atau masalah dalam surat., yaitu masalah keuangan dikelompokan menjadi satu. 5. Tahap terakhir yaitu tahap penyimpanan surat sesuai dengan cara yang digunakan untuk menyimpan surat. Studi Kasus : Satu saat Ketua membutuhkan dokumen yang telah disimpan untuk melihat kembali dan memanfaatkan informasi pada arsip tersebut. Maka ketika Ketua menyebut pokok permasalahan dalam surat atau nomor. Bila Biro Kesekretariatan dapat langsung mengetahui jenis arsip dan langsung mencari arsip tersebut di filling cabinet atau tempat penyimpanan surat. Dengan cara mencari melalui kartu indeks atau kartu petunjuk yang ada di daftar nama yang tertera di depan filling cabinet.



Untuk memberikan pelayanan permintaan suatu arsip, Biro Kesekretariatan KAMMI menyediakan beberapa bentuk perlengkapan berikut ini. 1. Kartu pinjam arsip. Kartu pinjam arsip merupakan kartu yang dibuat untuk mencatat arsip yang dipinjam baik oleh Ketua, Bidang, atau Biro 2. Kartu ini dibuat rangkap tiga untuk setiap satu arsip yang dipinjam. Satu untuk pinjam, satu kartu diletakkan pada kotak peminjaman berdasarkan tanggal pengembalian dan satu kartu lagi diletakan pada arsip yang dipinjam pada folder yang bersangkutan sebagai ganti arsip. Bentuk Kartu Pinjam :



Nama Peminjam



Tanggal Pinjam



KARTU PINJAM ARSIP Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT Tanggal Tanda Tangan Perihal Kembali Peminjam



Tanda tangan Pengembaliaan



3. Bila pimpinan atau Bidang/Biro ingin meminjam berkas arsip dalam satu folder, maka sekretaris dapat membuat folder penganti (out folder) dengan warna yang berbeda dengan folder tempat penyimpanan arsip. Pada folder tersebut ditempeli kartu tersebut dan pada folder ditulis “ KELUAR”



17



Bentuk Out Folder :



Nama Peminjam



Tanggal Pinjam



KARTU “OUT FOLDER” Biro kesekretariatan KAMMI PUSAT Tanggal Perihal Tanda Tangan Kembali Peminjam



Tanda Tangan Pengembalian



4. Tidak menutup kemungkinan arsip yang sudah dipinjam oleh yang lain dibutuhkan oleh Bidang dan Biro yang lain dalam suatu organisasi. Dengan demikian, Biro Kesekretariatan dapat membuat kartu On-Call yang memuat keterangan nama atau bagian yang meminjam arsip pertama, tanggal kembali dari peminjam pertama, perihal, nama peminjam kedua, tanggal yang diminta, atau tanggal peminjam kedua, kartu diletakkan pada folder tempat arsip dipinjam. Bila arsip sudah dikembalikan oleh yang pertama maka sekretaris dapat menginformasikan kepada peminjam kedua bahwa arsip sudah dapat dipinjam kembali. Bentuk Kartu On Call



Peminjam Kesatu



KARTU “ON CALL” Biro Kesekretariatan PP KAMMI Tanggal Perihal Peminjam Kembali Kedua



Tanda Tangan Peminjam



Catatan : Peminjaman arsip-arsip yang dilakukan oleh Bidang/Depatemen hanya untuk di fotocopy setelah di fotocopy segera untuk mengembalikannya ke Biro Kesekretariatan.



18



SURAT DINAS -IARTI DAN FUNGSI SURAT DINAS



1.1 Pengertian Surat Dinas Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Sedangkan surat dinas atau surat resmi adalah surat (seperti pengertian di atas) yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan. 1.2 Fungsi Surat Dinas Fungsi Surat dinas adalah sebagai berikut: 1. Bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian. 2. Alat pengingat, karena dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika diperlukan. 3. Bukti sejarah. 4. Pedoman kerja, seperti: surat keputusan atau surat mandat. 5. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Karena itu, isi surat adalah gambaran mentalitas pengirimnya. 1.3 Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik Surat dinas yang baik menggunakan format surat yang menarik (tidak terlalu panjang) dan mamakai bahasa yang jelas, padat, sopan, dan hormat. Berikut penjelasannya: 1. Format surat yang menarik Format surat tersebut teratur, sesuai dengan ketentuan. 2. Bahasa yang jelas Maksud atau isi surat mudah dipahami, unsur-unsur gramatikal dinyatakan dengan tegas, dan tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. 3. Bahasa yang padat Langsung mengungkapkan pokok pikiran (tidak bertele-tele). 4. Bahasa yang sopan dan hormat Pernyataan atau isi surat disampaikan dengan sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan penerima. 5. Selain keempat hal di atas, surat juga harus bersih dan rapi.



19



- II FORMAT SURAT DINAS



2.1 Pengertian Format Surat Dinas Format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Termasuk di dalamnya adalah penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan, dan lain-lain. 2.2 Beberapa Format Surat Dinas Berikut adalah beberapa format surat dinas yang digunakan di Indonesia: 1. Format lurus penuh 2. Format lurus 3. Format setengah lurus a 4. Format setengah lurus b 5. Format takuk atau format bergerigi 6. Format paragraf menggantung Format surat resmi di Indonesia menggunakan format setengah lurus b. Pada dasarnya, tidak ada format yang dibakukan, akan tetapi hendaknya kita, ormas KAMMI, menggunakan format surat yang dianjurkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa agar lebih efisien dan menarik.



Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka KAMMI menggunakan format surat resmi versi baru sesuai rekomendasi Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, yaitu: format setengah lurus b.



20



Contoh: Format setengah lurus b



Kepala Surat Nomor : Lampiran : Hal :



Tanggal



Kepada, Ykh. ……………………… ………………………



Salam Pembuka, ………………………………………………………………………………..…………………………………… ………………………………………………………………………………….……………………………………… ………………... ……………………………………………………….………………………….…...…………………………… ……………………………………………………...…………………………………………………………………… ……………….. …………………………………………………………………………………..………………………………… ……………………………………………………



Salam Penutup, Tanda tangan & Stampel



Nama Jelas Nama Jabatan



Tembusan ………… ………… Inisial



21



- III BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS Seperti tampak pada contoh format surat dinas pada halaman sebelumnya, bagian-bagian surat yang akan dijelaskan dalam bab ini terdiri dari: 1. kepala surat, 2. tanggal surat, 3. nomor surat, 4. lampiran surat, 5. hal surat, 6. alamat yang dituju, 7. salam pembuka, 8. isi surat, 8.1 paragraf pembuka surat, 8.2 paragraf isi surat, 8.3 paragraf penutup surat, 9. salam penutup 10. tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan penanda tangan, 11. tembusan 12. inisial. 3.1 Kop Surat Kop Surat terdiri dari dua bagian: Kepala Surat dan Kaki Surat. Pada kepala surat yang, tercantum (biasanya sudah tercetak): 1. nama instansi atau badan, 2. lambang instansi atau logo. Sedangkan untuk kaki surat terdiri dari: 1. alamat lengkap, 2. nomor telepon, 3. nomor kode pos, 4. alamat surat elektronik, 5. alamat website Kop surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. Cara-cara pencetakan surat adalah sebagai berikut: 1. Nama instansi atau badan yang bersangkutan dicetak dengan huruf kapital semua pada bagian atas kertas dengan sistem simetris atau sistem lurus. 2. Lambang atau logo dicantumkan di sebelah kiri. 3. Nama instansi atau badan dicetak pada baris pertama, kemudian pada baris berikutnya dapat dicetak unit instansi yang lebih kecil. 4. Alamat organisasi ditulis lengkap, termasuk nomor telepon, dan kode pos.



22



5. Alamat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata tugas; atau dengan huruf kapital semua, tetapi ukurannya lebih kecil daripada hurufhuruf untuk nama organisasi. 6. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung. 7. Kata jalan, ditulis lengkap: Jalan, bukan jln. atau jl. 8. Kata telepon, ditulis: Telepon, bukan Tilpon dan bukan pula singkatan Telp. 9. Nomor telepon tidak perlu diberi titik, karena bukan merupakan suatu jumlah. 10. Tuliskan Kode Pos (jika organisasi tersebut memilikinya), bukan PO BOX.



Catatan: Berdasarkan pertimbangan,maka untuk font kop surat sebagai berikut :Pengurus Pusat dan Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia font Tahoma, font size 16 (Bold) untuk alamat, telepon dan surel menggunakan font size 10. Ukuran logo pada kop surat yaitu 2x3 cm. Surat dinas yang dikeluarkan oleh KAMMI dibuat dalam surat berukuran A4, margin normal,huruf Cambria, font 12pt, spasi 1,15. Kop surat diperbolehkan menggunakan logo PW/PD/PK/PLN, asalkan diletakkan di pojok kanan, pojok kiri logo kammi secara umum.



23



PENGURUS PUSAT Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (The Action Group of Indonesian Muslim Students) Nomor Lampiran Hal



: 002/PH/PMB/KAMMI/VII/2021 : dua berkas : Undangan



Jakarta, 5 Juli 2020



Ykh. Ir. H. Joko Widodo Jalan Merdeka No. 1 Jakarta Pusat Assalamu ‘alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, Segala puji bagi Allah SWT, atas segala nikmat yang telah dilimpahkan kepada kita. Shalawat serta salam selalu tercurah kepada Rosulullah SAW, sahabat dan pengikutnya yang tetap istiqomah hingga akhir zaman. Dalam rangka akan dilaksanakan MUKERNAS KAMMI 2020, dengan tema "Siapkan Generasi Jayakan Indonesia" yang Insyaallah akan dilaksanakan pada : Hari/Tanggal : Selasa, 18 Agustus 2018 Pukul : 20.00 WIB Tempat : Islamic Center Jakata Utara maka dengan ini kami bermaksud mengundang Bapak untuk membuka acara tersebut. Demikian surat permohonan ini dibuat. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih. Wassalamualaikum warahmatullaahi wabarakaatuh. Mengetahui, Pengurus Pusat Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (PP KAMMI) 2019 - 2021



Nama dan Gelar Ketua Umum



Nama dan Gelar Sekretaris Jenderal



Jalan Cikoko Barat IV Nomor 25 RT. 03 RW. 05, Cikoko, Pancoran, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12770 Telepon, E-mail: 085972710973 / 08561539722 [email protected] / http://www.kammi.id



24



3.2 Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota tersebut telah tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, nama bulan ditulis lengkap (tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka); begitu pula dengan nama tahun (perhatian: nama tahun tidak boleh disingkat dengan tanda koma di atas). Selain itu, perlu diperhatikan pula bahwa pada akhir tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca apa pun (baik titik maupun tanda hubung). 3.3 Nomor Surat Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut: 1. Kata Nomor ditulis lengkap, diikuti tanda titik dua (:) , atau jika kata tersebut disingkat dengan (No.) , maka penulisannya diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda titik dua. 2. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. 3. Angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. 3.4 Lampiran Penulisan lampiran setelah sifat surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan tersebut dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya. Penulisan lampiran diatur sebagai berikut: 1. Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian, dicantumkan jumlah yang dilampirkan dan nama barang yang dilampirkan, tanpa diikuti tanda baca apapun. 2. Huruf awal bilangan, harus huruf kapital. 3. Pada akhir lampiran, tidak perlu dibubuhi tanda baca apapun. 4. Jika bilangan lampiran dapat ditulis dengan satu atau dua kata, maka bilangan tersebut ditulis dengan huruf (seperti: satu berkas atau dua eksemplar); akan tetapi, jika bilangan tersebut tidak dapat ditulis dengan satu atau dua kata, maka penulisannya harus dengan angka (seperti: 125 eksemplar). 5. Jika surat yang ditulis tidak menyertakan lampiran, maka kata Lampiran tidak perlu dicantumkan; sehingga tidak akan terdapat kata Lampiran yang diikuti tanda hubung atau angka nol, seperti: Lampiran: [atau] Lampiran: 0



25



3.5 Hal Surat Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Seperti kata Nomor dan Lampiran, kata Hal pun harus diikuti tanda titik dua. Selain itu, hal surat harus dituliskan dengan singkat dan tidak diakhiri tanda baca apapun serta diawali dengan huruf kapital. Contoh: Hal Hal



: Undangan : Peringatan



3.6 Alamat (Dalam) Surat Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau, alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela. Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut: 1. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara Hal surat dan Salam pembuka. 2. Alamat surat tidak diawali kata kepada, karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari yang juga berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat, yang menyatakan asal). 3. Alamat yang dituju diawali dengan Ykh. (diikuti titik) atau Yang kami hormati (tidak diikuti titik). 4. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya dicantumkan kata sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.(dengan titik). 5. Jika nama orang yang dituju tersebut bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., Drg.; maka kata sapaan seperti tersebut pada no. 4, tidak digunakan. Demikian pula dengan pangkat, seperti Sersan atau Kapten; dan jabatan, seperti Direktur PT atau Kepala Instansi; tidak menggunakan kata sapaan. Contoh: Ykh. Bapak Fahri Hamzah Ykh. Dr. Fitra Arsil Ykh. CEO Rumah Zakat Ykh. Kapolri Listyo Sigit Prabowo



26



6. Penulisan kata Jalan pada alamat, tidak disingkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW; juga ditulis lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. 7. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital dan tidak perlu digaris bawahi atau diberi tanda baca apapun. 8. Jika kota tersebut memiliki kode pos, maka kode pos perlu dicantumkan untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat ke alamat yang dituju. Contoh alamat (dalam) yang benar: Ykh. Ir. H. Joko Widodo



Jalan Merdeka Barat No. 21Jakarta Pusat atau: Yang kami hormati Bapak Arjun



Jalan Fatahillah No. 14 Jakarta



Jika alamat yang dituju tidak jelas, maka yang digunakan adalah alamat yang umum, seperti dengan menggunakan kata Pimpinan, sebagai berikut: Ykh. Pimpinan Bank Negara Indonesi



Jalan Sudirman Jakarta Pusat



Catatan: Pimpinan berarti ‘staf yang memimpin’ (beberapa orang). Pemimpin berarti ‘pucuk pimpinan’ (satu orang). Jika alamat surat ditujukan berdasarkan alamat iklan, maka surat tersebut harus ditujukan kepada pemasang iklan, bukan kepada iklannya. Contoh: Ykh. Pemasang Iklan pada harian Kompas Kotak Pos 2619 Jakarta 10001 Di Bawah No. 66



atau Ykh. Kepala Bagian Personali Pemasang Iklan pada majalah Panji Masyarakat Tromol Pos 21 JKSMP Jakarta 12920



27



Dalam alamat yang dituju, kadang-kadang juga menggunakan singkata u.p. (untuk perhatian) yang ditulis di depan nama bagian dari suatu instansi, apabila masalah surat dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa diperlukan penentuan kebijakan langsung pemimpin atau kepala instansi yang bersangkutan. Contoh: Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa u.p. Kepala Subbagian Keuangan Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220



3.7 Salam Pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan simpatik. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri (satu garis dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat). Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan dengan huruf kecil, kemudian diakhiri dengan tanda koma. Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah: Dengan hormat, (D kapital, h kecil) Saudara … yang terhormat, Bapak … yang terhormat, Prof. … yang terhormat, Dalam surat dinas yang bersifat khusus, digunakan salam pembuka yang sesuai dengan lingkungannya, seperti: Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh, Salam Pramuka, Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam pembuka: Assalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam penulisan surat dinas



28



3.8 Isi Surat Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat sesuai dengan keinginan penulis surat, bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu: 1. paragraf pembuka surat, 2. paragraf isi surat (isi surat yang sesungguhnya), 3. paragraf penutup surat. 3.8.1 Paragraf Pembuka Surat Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka pada surat dinas, adalah sebagai berikut: 1. Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan PP KAMMI , kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan … (dst) 2. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 02 Januari 2018 No. 007/P/A/KES/BPK/KAMMI/I/2018, tentang persyaratan menjadi anggota KAMMI, dengan ini kami beritahukan bahwa … (dst) Catatan: Kata kami digunakan, jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi atau instansi. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya. 3.8.2 Paragraf Isi Surat Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Oleh karena itu, agar pesan tersebut sampai kepada penerima sesuai dengan keinginan pengirim, maka penggunaan singkatan atau istilah yang tidak lazim hendaklah dihindari. Selain itu, setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah; jika ada masalah lain, hal tersebut dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas. Rumusan isi surat harus menarik, tidak membosankan tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis surat harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi menghina atau mempermainkannya.



29



3.8.3 Paragraf Penutup Surat Paragraf penutup surat berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat, selain dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat. Paragraf penutup ini berfungsi juga untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Contoh paragraf penutup surat: 1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih. 3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. Catatan: Tidak dibenarkan menggunakan kata ganti –nya. Misal: Atas perhatiannya, Atas kerjasamanya. Namun ditekankan menggunakan kata sapaan.



3.9 Salam Penutup Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah penulis berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim, dengan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat. Contoh: Salam takzim, Salam kami, Hormat kami, Wasalam, Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam penutup: Wassalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam penulisan surat dinas



3.10 Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut.



30



Contoh: Mengetahui,



Nama dan Gelar Ketua Umum



3.11 Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat tersebut. Jadi, tembusan ini dicantumkan hanya jika memang ada pihak lain yang harus mengetahui maksud surat.



1. 2. 3. 4. 5.



Aturan penulisan tembusan, sebagai berikut: Kata Tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan kata Nomor, Lampiran, dan Hal, serta sejajar dengan penanda tangan surat. Kata Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Jika pihak yang ditembusi lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor urut; akan tetapi, jika hanya satu instansi, tidak perlu diberi nomor. Kata-kata pada bagian ini, tidak perlu menggunakan kata-kata seperti: Yth., Kepada Yth., sebagai laporan, atau sebagai undangan. Tidak dibenarkan mencantumkan kata arsip, karena sudah pasti surat dinas itu memiliki arsip yang harus disimpan.



Contoh: Tembusan: 1. Ketua Umum 2. Sekretaris Jendral 3. MPP KAMMI



3.12 Inisial Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat; sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah, di sebelah kiri. Contoh:



31



Contoh ZNK/AK



Keterangan:



WN(singkatan nama pengonsep AF = Arjun Fatahillah) YN(singkatan nama pengetik  YR =Yusron Rabbani) Ditulis italic (miring) Font size 8



32



JENIS SURAT LAINNYA



1. Memorandum / Memo 2. Nota Dinas 3. Surat Peringatan 4. Surat Keterangan



33



Memo/memorandum



PP KAMMI Jalan Cikoko Barat 4. No.26 Jakarta Selatan Tulis di tengah, capital tebal



6 Januari 2020 MEMO



Yang kami hormarri Dari Perihal Tembusan



: (Tempat yang dituju/orang) : (Pengirim) : : (kalau ada, kalau tidak tidak perlu ditulis)



Isi Memo : singkat padat



(Isi memo) Menyampaikan berita telepon dari Bapak Kepala Biro Umum, kami mohon bantuan saudara untuk mengirim montir guna memperbaiki mobil dinas Nomor 1227 yang mengalami kerusakan di Jalan Merdeka Raya No. 23 Jakarta Pusat. Terimakasih. TTd (Yang mengeluarkan)



Penutup (jarak dari atas ke alinea baru 2 spasi)



34



Surat Dinas Surat dinas adalah tulisan yang merupakan alat komunikasi kedinasan antara penjabat/ unit organisasi yang membawakan sifat pribadi dalam kedinasan, isinya mengingatkan, menyarankan atau mengusulkan sesuatu mengenai suatu masalah kedinasan. Penulisanya sama dengan Memo. Contoh : NOTA DINAS No/ND/KAMMI/I/2020 Yth Dari Perihal Tembusan



: : : : (kalau ada)



Sehubungan dengan kedatangan ………………. Dengan ini kami memohon bantuan saudara untuk menyediakan 3 (tiga) buah kendaraan yang baik selama kunjungan tamu di atas. Perlu kami tambahkan bahwa untuk persiapan–persiapan kunjungan tersebut kami memerlukan satu kendaraan untuk protokol dan security. Penutup ( Ucapan terima kasih)



Nama Penjabat Jabatan



35



Surat Peringatan Surat Perinngatan adalah surat pemberitahuan yang bersifat mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan, kelalain, kekeliruan atau sesuatu yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud memperbaiki/ memulihkan kembali. Sasaran surat peringatan dibedakan sbb: 1. Surat Susulan (desakan,seregan) yaitu untuk mengingatkan kembali bahwa surat yang dikirim belum memperoleh jawaba. Surat susulan diberikan 3 (tiga). 2. Surat Tegoran yaitu untuk mengingatkan bahwa telah terjadi pelangaran terhadap suatu peraturan yang berlaku. Surat teguran di berikan 3 (tiga) kali di sesuaikan dengan kektentuan yang menjadi landasan hukum surat teguran tersebut. Contoh surat susulan DESAKAN PERTAMA Memgingat kembali kepada surat kami no………… dengan hormat kami masih menunggu tanggapan/balasan saudara mengenai perihal dalam surat tersebut.



Contoh surat peringatan yang bersifat teguran umum. KOP Kepada Yth. PERINGATAN KE ….. Nomor : …../PER/KAMMI/II/2020 Dengan sangat menyesal kami mendengar / mendapat laporan (1) bahwa saudara …………………………………………..(2)……………………………………………………………………………… Jika berita/laporan (1) tersebut benar, maka kami terpaksa mengingatkan bahwa apa yang saudara lakukan/perbuat itu adalah bertentangan dengan ……………………………………(3)……………………………………………… Pelangaran tersebut juga merupakan cerminan dari sikap yang kurang terpuji yang tidak diharapkandilakukan oleh seorang anggota yang baik. Demikian saudara agar menjadi maklum dan mencegah terulangnya kembali kejadian tersebut (4), serta menyadari kembali kedudukan saudara selaku anggota(jabatan dalam organisasi). Dikeluarkan di : Pada Tanggal : Nama Jabatan



36



Penjelasan 1. Coret yang tidak perlu atau disesuaikan bunyi ungkapannya dengan ungkapan apa yang dikehendaki; 2. Uraikan perbuatan/ peristiwa yang dianggap melanggar peraturan ; 3. Hukum peraturan yang dilanggar 4. Dapat diganti atau disertai sangsi 5. Untuk peringatan DUA dan ke-TIGA isi peringatan dirubah sbb: “ Kepada saudara telah diberikan peringatan ke ….. dengan surat no……/tgl….. mengenai perbuatan yang saudara lakukan. Namun demikian ternyata bahwa tidak ada tanda-tanda /usaha saudara untuk merubah sikap/ mencegah kejadian yang dianggap bertentangan dengan peraturan tersebut. Dengan ini kami mengibgatkan saudara untuk ke …. Kalinya agar saudara mengubah sikap dan tingkah laku/ mencegah kejadian tersebut, sebelum diambil tindakan hukuman jabatan menurut peraturan yang berlaku. Demikian agar saudara maklum”.



KOP PERINGATAN PERTAMA/KEDUA/KETIGA Nomor : …../PER/BAK/KAMMI/II/2020 Nama Pangkat Jabatan Unit Org.



: : : :



Dengan ini saudara diberikan peringatan pertama/kedua/ketiga 1) sesuai dengan pasal 7 ayat(1) Surat keputusan ……………………. , karena saudara pada tgl ……. telah …………………. Kepada saudara telah diberikan peringatan : a. Pertama dengan surat ……………………… tanggal ………………………no………….(2)…….. b. Kedua dengan surat …………………….tanggal ……………….no……………….(3)……………. c. Pertama untuk kedua kalinya dengan surat.................... 4) Yang memberi peringatan Pertama/ kedua/ ketiga



37



Surat Yang Bersifat Memberi Keterangan Surat Keterangan Surat keterangan adalah Surat pernyataan dari penjabat yang bersangkutan tentang suatu kebenaran sesuatu yang dimaksudkan untuk tujuan tertentu agar memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam usaha kegiatannya. a. Surat Keterangan diterbitkan oleh ketua/ Sekjen b. Surat keterangan harus jelas diberikan untuk sesuatu tujuan tertentu dan tidak bersifat umum. Contoh Bentuk Surat Keterangan



Kop



SURAT KETERANGAN Nomor : ……/KET/KAMMI/II/2020 Kepala Biro Administrasi Umum pada Kesekretariatan Sekretaris Jenderal, Departemen menerangkan bahwa : Nama Jabatan Alamat



: : :



Adalah benar-benar staf / anggota pada Ormas ............. diatas bermaksud akan ……………………… Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan............................... dengan harapan agar yang berwenng / berwajib dapat memberikan bantuan bilamana diperlukan. Dikeluarkan di : Pada tanggal :



Nama Jabatan



38



Surat Keterangan Perjalanan (SKP) Surat keterangan perjalanan adalah surat keterangan yang diberikan oleh penjabat yang berwenang, atas permintaan yang bersangkutan dan isinya menerangkan maksud perjalan yang bersangkutan dan isinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan oleh pemohon SKP, tidak mengandung akibat yang mnembebani keuangan bagi anggaran belanja lembaga tersebut. Catatan : Bila terjadi kerusakan terhadap kendaraan yang dipakai tetap tanggung jawab yang bersangkutan



Bentuk SKP KOP SURAT KETERANGAN PERJALANAN Nomor : …../SKP/KAMMI/II/2020 Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa : Nama Jabatan Ormas/ LSM



: : :



bermaksud mengadakan perjalanan dalam rangka................dengan tujuan: Alamat : Tanggal berangkat : Tanggal kembali : Kendaraan yang menyertai



:



Demikianlah yang berwajib dapat memberikan bantuan bilaman perlu. Dikeluarkan di : Pada tanggal Nama Jabatan Tembusan :



Catatan: Tembusan dikirim kepada atasan langsung, dari pegawai yang meminta SKP yang dikeluarkan oleh masing-masing ketua bidang atau departemen.



39



Surat Izin Surat izin adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh hak/fasilitas/dispensasi yang bukan menjadi hak/wewenang/kompetensinya dan sifatnya hanya untuk peristiwa dan dalam batas waktu tertentu. Surat izin memberikan hak wewenang atau pembebasan syarat dari sesuatu larangan sehingga sesuatu peraturan menjadi tidak berlaku bagi hal tersebut. Bentuk Surat Izin KOP SURAT-IZIN Nomor :……/SI/KAMMI/II/2020 Kepala ..........…………… pada sekretariat Bidang .........………, sesuai dengan ……………………………………., memberikan izin kepada : Nama Jabatan Alamat NIP



: : : :



Untuk, ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… Agar yang berkepentingan menjadi maklum Dikeluarkan di : Pada tanggal : Nama Jabatan



40



Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada staf/anggota yang lain, guna bertindak untuk dan atas namanya melakukan suatu perbuatan KOP SURAT KUASA Nomor : ……/SKU/KAMMI/II/2020 Kepala Biro kesekretariatan, Sekretariat Jenderal ……… dengan ini memberi kuasa kepada : : Nama : Jabatan untuk, ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… Demikianlah agar yang berkepentingan menjadikan maklum dan surat Kuasa ini dapat dipergunakan seperlunya. Dikeluarkan di : Pada tanggal Nama Jabatan



Tembusan:



:



41



Surat Perintah atau Surat Tugas Surat perintah adalah kehendak pempinan, atasan kepada bawahannya yang berwewenag secara tegas dan tertulis untuk melakukan tugas / pekerjaan tertentu. Surat tugas adalah surat penyataan pempinan, atasan kepada bawahanuntuk melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu. Surat tugas dan surat perintah mempunyai kesamaan perbedaanya : Perintah lebih umum dan surat tugas lebih khusus. Bentuk Surat Perintah KOP SURAT-PERINTAH Nomor : ……/PRINT/KAMMI/II/2020 Sehubungan dengan nota-dinas …………………….. tanggal/bln/thn, tentang permohonan…………….., serta menimbang bahwa sifat pekerjaan tersebut sangat mendesak dan perlu segera diselesaikan diluar jam…. MEMERINTAHKAN Kepada



: 1. 2. Untuk : 1. Segera memerintahkan ........................... guna melaksanakan tugas khusus menyelesaikan …………… 2. Tugas khusus tersebut dilaksanakan mulai tanggal/ bln/ thn dari pukul s/d dengan jumlah personil. Agar para yang berkepentingan melaksanakan perintah ini sebaik-baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab Dikeluarkan di : Pada tanggal : Nama Jabatan



42



Bentuk Surat Tugas



KOP SURAT TUGAS Nomor : ……/ST/KAMMI/II/2020 Kami (Jabatan) Yang tertanda tangan dibawah ini memberi tugas kepada : Nama Jabatan Untuk 1. 2.



: : :



Setelah melaksanakan tugas tersebut selesai agar menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan .......... , Kepada Instasi yang bersangkutan diminta bantuan seperlunya. Dikeluarkan di : Pada tanggal : Nama Jabatan Tembusan



43



STEMPEL KAMMI PEMBAKUAN STEMPEL



1. 2. 3.



4.



Pengurus Pusat KAMMI membakukan stempel yang digunakan, sebagai berikut: Format Stempel PW/PD KAMMI sama dengan stempel. PP KAMMI Format Stempel Komisariat tetap meletakkan nama daerahnya (lihat contoh). Ukuran stempel, penulisan huruf, dan bentuk stempel; diseragamkan.  Bentuk huruf tuliasan KAMMI mengunakan Times New Roman (Bol/tebal)  Bentuk huruf tuliasan Pengurus KAMMI pusat, wilayah, daerah, komsat dan Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesi menggunakan Tohama, (bold/tebal) Mengenai warna tinta stempel, di tetapkan menggunakan warna biru tua



Stempel PP KAMMI



Stempel PW KAMMI



Stempel KAMMI Daerah



Stempel Komisariat



44



SISTEM PEMBAKUAN KODE SURAT DAN NOMOR URUT KAMMI



JENIS SURAT No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18



Jenis Surat Surat Keputusan Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang,dan lain-lain) Undangan (Rapat, audiensi, hearing, dan lain-lain) Pemberitahuan (kunjungan, dan lain-lain) Pengumuman Mandat / Kuasa Rekomendasi Keterangan Penugasan Ucapan Memo Nota Pernyataan Kerjasama Balasan Izin Peringatan Perintah



Kode SK PH U PB P M/K REK KET T UP MO NT PN KS SB SI PER PRINT



Catatan: Surat yang kodenya berbeda, penomorannya dimulai dari 1. Sedangkan yang kodenya sama, penomorannya diurutkan.



45



TUJUAN SURAT No. 1 2 3 4 5 6



Tujuan Surat Internal pengurus Komisariat, Daerah, dan Wilayah Antar Komisariat, Daerah dan Wilayah Organisasi di luar KAMMI Pihak lain (Mis: Instansi Pemerintahan, Kabag. Humas, dll.) Internal KAMMI yang dibuat oleh Ketua Umum Eksternal KAMMI yang dibuat oleh Ketua Umum



Kode A B C D i e



KODE PENERBIT SURAT No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23



Nama Ketua Umum Sekretaris Jendral Bendahara Umum Biro Kesekatariatan Biro Rumah Tangga Bidang Pengembagan Kader Bidang Perempuan Bidang Kebijakan Publik Bidang Ekonomi Kreatif Bidang Sosial Masyarakat Bidang Hubungan Masyarakat Bidang Pengembangan Wilayah Bidang Hubungan Luar Negeri Bidang Keumatan dan Wawasan Keislaman Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia Strategis Bidang Perguruan Tinggi dan Mahasiswa Bidang Pemuda dan Olahraga Bidang Energi, Sumber Daya Alam, dan Lingkungan Bidang Riset dan Teknologi Ketua Teritorial LSO Panitia Bersama Satuan Tugas



Kode KU SJ BU KES PO BPK BP BKP BEK BSM BHM BPW BHLN BKWK BPSDMS BPTM BPO BESL BRT KT L PBM STGS



46



KODE PW - PD dan PLN KAMMI No.



Pengurus Wilayah KAMMI



Kode



1



Aceh



PW1



2



Sumatera Utara



PW2



3



Sumatera Barat



PW3



4



Riau



PW4



5



Kepulauan Riau



PW5



6



Sumatera Selatan - Bangka Belitung



PW6



7



Bengkulu



PW7



8



Lampung



PW8



No. 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 2 1 2 1 2 1 2 3 4 5 1 2 1 2 3



Pengurus Daerah KAMMI Banda Aceh Aceh Besar Aceh Utara Aceh Selatan Aceh Barat Gayo Langsa Medan Labuan Batu Binjai Langkat Deli Serdang Asahan Tanjung Balai Padang Lawas Padangsidimpuan Tapanuli Tengah Dairi Padang Luhak Nan Bungsu Pekan Baru Lancang Kuning Tanjung Pinang Batam Palembang Silampari Ogan Bangka Belitung Oku Raya Bengkulu Rejang Lebong Metro Lampung Bandar Lampung Pringsewu



Kode 1.PD-1 1.PD-2 1.PD-3 1.PD-5 1.PD-6 1.PD-7 1.PD-8 2.PD-1 2.PD-2 2.PD-3 2.PD-4 2.PD-5 2.PD-6 2.PD-7 2.PD-8 2.PD-9 2.PD-10 2.PD-11 3.PD-1 3.PD-2 4.PD-1 4.PD-2 5.PD-1 5.PD-2 6.PD-1 6.PD-2 6.PD-3 6.PD-4 6.PD-5 7.PD-1 7.PD-2 8.PD-1 8.PD-2 8.PD-3



47



9



Banten



PW9



10



DKI Jakarta



PW10



11



Jawa Barat



PW11



12



Jawa Tengah



PW12



13



D.I. Yogyakarta



PW13



14



Jawa Timur



PW14



1 2 3 4 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7



Serang Cilegon Lebak Tangerang Selatan Jakarta Timur Jakarta Selatan Jakarta Pusat Bandung Kab. Bandung Sumedang Subang Karawang Sukabumi Kuningan Cirebon Indramayu Ciamis Garut Purwakarta Tasikmalaya Bogor Bekasi Depok Kab. Bekasi Semarang Solo Raya Purwokerto Magelang Pekalongan Tegal Salatiga Bantul Sleman Kota Yogyakarta Surabaya Malang Jember Madiun Ponorogo Jombang Pamekasan



9.PD-1 9.PD-2 9.PD-3 9.PD-4 10.PD-1 10.PD-2 10.PD-3 11.PD-1 11.PD-2 11.PD-3 11.PD-4 11.PD-5 11.PD-6 11.PD-7 11.PD-8 11.PD-9 11.PD-10 11.PD-11 11.PD-12 11.PD-13 11.PD-14 11.PD-15 11.PD-16 11.PD-17 12.PD-1 12.PD-2 12.PD-3 12.PD-4 12.PD-5 12.PD-6 12.PD-7 13.PD-1 13.PD-2 13.PD-3 14.PD-1 14.PD-2 14.PD-3 14.PD-4 14.PD-5 14.PD-6 14.PD-7



48



15



Bali



PW15



16



Nusa Tenggara Barat



PW16



17



Nusa Tenggara Timur



PW17



18



Kalimantan Barat



PW18



19



Kalimantan Tengah



PW19



20



Kalimantan Selatan



PW20



21



Kalimantan Timur- Utara



PW21



22



Sulawesi Selatan



PW22



23



Sulawesi Tengah



PW23



24



Sulawesi Utara



PW24



25



Maluku



PW25



26



Maluku Utara



PW26



27



Papua



PW27



28



Jambi



PW28



29



Sulawesi Tenggara



PW29



30



Sulawesi Barat



PW30



1 2 3 1 2 3 1 2 1 1 2 1 2 1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 1 2 3 1 2 1 2 1 2



Denpasar Badung Bulelelng Mataram Sumbawa Bima Kupang Flores Raya Pontianak Palangkaraya Kotawaringin Barat Banjarmasin Banjarbaru Samarinda Balikpapan Makassar Gowa Raya Luwu Raya Maros Wajo Pare-Pare Palu Gorontalo Poso Manado Minahasa Bitung Kota Tual Maluku Tengah Kota Ambon Buru SBT Kepulauan Sula Halmahera Selatan Ternate Papua Papua Barat Papua Selatan Jambi Kerinci Kendari Kep. Buton Mamuju Raya Mandar Raya



15.PD-1 15.PD-2 15.PD-3 16.PD-1 16.PD-2 16.PD-3 17.PD-1 17.PD-2 18.PD-1 19.PD-1 19.PD-2 20.PD-1 20.PD-2 21.PD-1 21.PD-2 22.PD-1 22.PD-2 22.PD-3 22.PD-4 22.PD-5 22.PD-6 23.PD-1 23.PD-2 23.PD-3 24.PD-1 24.PD-2 24.PD-3 25.PD-1 25.PD-2 25.PD-3 25.PD-4 25.PD-5 26.PD-1 26.PD-2 26.PD-3 27.PD-1 27.PD-2 27.PD-3 28.PD-1 28.PD-2 29.PD-1 29.PD-2 30.PD-1 30.PD-2



49



No. 1 2 3 4 5 6 7 8



Pengurus Luar Negeri KAMMI Turki Malaysia Rusia Arab Saudi Libya Sudan Taiwan Jepang



Kode PD.LN-Turki PD.LN-Malaysia PD.LN-Rusia PD.LN-ArabSaudi PD.LN-Libya PD.LN-Sudan PD.LN-Taiwan PD.LN-Jepang



50



PENULISAN NOMOR SURAT



PENULISAN NOMOR SURAT A. Surat yang dibuat oleh PP KAMMI 1. Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum 001/PH/KU-e/ KAMMI/II/2020 001



PH



KU-e



KAMMI



II



2020



Nomor Surat



Jenis Surat



Kode dan Sifat



Instansi Penerbit



Bulan Penerbitan



Tahun Penerbitan



Keterangan: i = internal (surat ditujukan ke dalam organisasi KAMMI) e = eksternal (surat ditujukan ke luar organisasi KAMMI) i & e = hanya digunakan jika dikeluarkan oleh Ketua Umum di tingkat PP/PW/PD/PK/PLN 2. Surat yang dikeluarkan oleh Bidang yang ada di PP KAMMI 001/U/B/BPW/KAMMI/II/2020 001 Nomor Surat



U



B



Jenis Surat



Kode Tujuan



BPW Kode Orgaisasi



KAMMI



II



Instansi Penerbit



Bulan Penerbitan



2020 Tahun Penerbitan



Keterangan: diatas adalah contoh surat undangan yangdikeluarkan oleh Bidang Pengembangan Wilayah PP KAMMI



3. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan (di bawah Bidang/ Departemen) 001/U/C/MUKERNAS/SJ/KAMMI/II/2020 001



U



C



MUKERNAS



SJ



KAMMI



II



2020



Nomor Surat



Jenis Surat



Kode Tujuan



Bentuk Kegiatan



Kode Orgaisasi



Instansi Penerbit



Bulan Penerbitan



Tahun Penerbitan



Keterangan: diatas adalah contoh surat undangan yangdikeluarkan oleh panitia kegiatan Mukernas Bidang Kesekjenan PP KAMMI



51



B. Surat yang dibuat oleh Pengurus Wilayah KAMMI 001/REK/KU-i/PW11/KAMMI/V/2020 001



REK



KU-i



PW11



KAMMI



V



2020



Nomor Surat



Jenis Surat



Kode Orgaisasi



Kode PW



Instansi Penerbit



Bulan Penerbitan



Tahun Penerbitan



C. Surat yang dibuat oleh Pengurus Daerah KAMMI 001/M/KU-i/11.PD-16/KAMMI/VI/2020 001



M



KU-i



11.PD-16



KAMMI



VI



2020



Nomor Surat



Jenis Surat



Kode Orgaisasi



Kode PW & PD



Instansi Penerbit



Bulan Penerbitan



Tahun Penerbitan



D. Surat yang dibuat oleh Pengurus Komisariat KAMMI 001/SK/KU-i/K-UNISMA/11.PD-16/KAMMI/III/2020 001



M



KU-i



K-UNISMA



11.PD-16



KAMMI



III



2020



Nomor Surat



Jenis Surat



Kode Orgaisasi



Kode PK



Kode PW & PD



Instansi Penerbit



Bulan Penerbitan



Tahun Penerbitan



Catatan: Khusus komisariat, tidak perlu mencantumkan kode Bidang (langsung nama komisariatnya); sehingga yang berubah hanya nomor dan jenis surat.



E. Surat yang dikeluarkan oleh LSO 001/U/B/L-RKP/KAMMI/III/2020 001



U



B



L-RKP



KAMMI



III



2020



Nomor Surat



Jenis Surat



Kode Tujuan



Kode Orgaisasi



Instansi Penerbit



Bulan Penerbitan



Tahun Penerbitan



52



ATURAN PENANDATANGANAN



ATURAN PENANDATANGANAN 1. Surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Pusat KAMMI a. Hanya /langsung dikeluarkan atas nama Ketua Umum



Nama dan Gelar Ketua Umum



Nama dan Gelar Sekretaris Jendral



b. Dikeluarkan atas nama Bidang di KAMMI



Model : 1



Nama dan Gelar Ketua Umum



Nama dan Gelar Ketua Bidang Pengembanga Wilayah Model : 2



Nama dan Gelar Ketua Bidang Pengembangan Wilayah



Nama dan Gelar Ketua Umum



Nama dan Gelar Sekretaris Bidang



53



c. Dikeluarkan mengatas namakan Contoh:



a.n. Ketua Umum



Nama dan Gelar Sekretaris Jendral d



Dikeluarkan atas nama Departemen di KAMMI



Nama dan Gelar Ketua Bidang Pengembangan Wilayah



Nama dan Gelar Ketua Departemen Data dan Informasi



Nama dan Gelar Ketua Umum Catatan: 1. Stempel harus terkena tanda tangan, tetapi tidak boleh menutupi nama/identitas penanda tangan. 2. Pendantanganan di tingkat PW/PD/PK/PLN disesuaikan dengan aturan di PP KAMMI



54



PROTAP PELANTIKAN PENGURUS KAMMI



Untuk menseragamkan tata aturan pelaksanaan proses pelantikan pengurus KAMMI secara nasional maka perlu di buat suatu peraturan pelaksanaan pelantikan pengurus kammi. A. Tata aturan pelantikan 1. Pelantikan Pengurus KAMMI adalah pelantikan Ketua dan seluruh jajaran pengurus KAMMI 2. Pelantikan Pengurus KAMMI Pusat dilakukan oleh Ketua Badan Permusyawaratan KAMMI Pusat, dengan mendasarkan pada hasil ketetapan muktamar Kammi 3. Pelantikan Pengurus KAMMI Wilayah dilakukan oleh Ketua Umum KAMMI Pusat atau yang mewakili di tingkat Pimpinan Pusat Kammi, dengan mendasarkan pada SK Ketua Umum KAMMI kepada Ketua KAMMI Wilayah Terpilih. 4. Pelantikan Pengurus KAMMI Daerah dilakukan oleh Ketua Umum KAMMI Pusat atau yang mewakili di tingkat Pimpinan Pusat Kammi, atau Pimpinan Wilayah berdasarkan mandat Pimpinan Pusat KAMMI, dengan mendasarkan pada SK Ketua Umum KAMMI kepada Ketua KAMMI Daerah Terpilih. 5. Pelantikan Pengurus Kammi Komisariat dilakukan oleh Ketua Daerah atau yang mewakili di tingkat KAMMI Daerah, dengan mendasarkan pada SK Ketua KAMMI Daerah kepada Ketua Komisariat terpilih. B. Tata Perangkat Pelantikan 1. Surat Keputusan (SK) Muktamar untuk Penguras Pusat KAMMI, SK Ketua PP KAMMI untuk Ketua PW KAMMI SK Ketua PP KAMMI untuk Ketua PD KAMMI SK Ketua PD KAMMI untuk Ketua Komisariat 2. Naskah Ikrar Pelantikan Pengurus KAMMI 3. Naskah Pelantikan meliputi Surat Keputusan Ketua Umum dan daftar PP KAMMI Pusat, atau Pengurus Wilayah atau Pengurus Daerah, atau Pengurus Komisariat (sesuai tingkatan organisasi) 4. Tek Mars KAMMI 5. Hyme KAMMI 6. Naskah Pidato Politik Ketua Terpilih 7. Naskah Serah Terima Jabatan 8. Berita Acara Pelantikan



55



C. Tata Pelaksanaan Pelantikan 1. Syarat pelaksanaan pelantikan Juknis acara adalah petunjuk/tata aturan dalam proses pelantikan yang terdapat dalam susunan acara adalah: o Pembukaan (Di bawakan oleh MC) o Pembacaan Al-Qur’an (di bawakan Oleh Petugas yang di tunjuk) o Menyayikan Lagu Indonesia Raya o Menyayikan Mars KAMMI o Menyayikan Hymne KAMMI o Laporan Panitia (dibawakan oleh Ketua Panitia) o Pembacaan Kredo Gerakan KAMMI o Proses Pelantikan: 1) Proses Pelantikan (dilakukan oleh PP KAMMI atau Wilayah yang diberi mandat. 2) Pemanggilan Pengurus Baru KAMMI (satu per satu) ke depan/podium. 3) Pembacaan SK 4)Pembacaan Ikrar Pelantikan o Serah Terima Jabatan dari Pengurus lama kepada Pengurus KAMMI terpilih secara simbolis. 1) Panji/bendera KAMMI 2) Dokumen Serah Terima o Sambutan- Sambutan a. Sambutan Perwakilan dari PW KAMMI (jika pelantikan PD) b. Sambutan Perwakilan dari PP KAMMI c. Sambutan Tokoh Yang di undang o Orasi Ketua KAMMI Terpilih o Acara Tambahan o Penutup 2. Perangkat Acara Perangkat kebutuhan yang harus ada antara lain: 1) Naskah Ikrar KAMMI 2) Naskah Pelantikan 3) Tek Mass KAMMI 4) Teks Kredo Gerakan KAMM 5) Naskah Serah Terima 6) Naskah Pidato Politik Ketua Terpilih D. Atribut Pelantikan 1. Seragam resmi organisasi KAMMI 2. Memakai Sepatu Keterangan : Untuk proses pelantikan Pengurus Komisariat, Pengurus Daerah, Pengurus Wilayah dan Pengurus Pusat KAMMI proses dan prosedurnya sama, yang membedakan adalah punyi Naskah Ikrar KAMMI dan Naskah Pelantikan.



56



E. Naskah Serah Terima Naskah serah terima adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan suatu hak penguasaan pertanggung jawaban, dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya sesuatu keadaan/ peristiwa hukum. Naskah serah terima jabatan dilengkapi dengan “memori Serah terima Jabatan” digunakan untuk : 1. Bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa 2. Batas tangung jawab penjabat yang lama kepada kepada penjabat yang baru 3. Pengukuhan peristiwa yang berakhir finansial 4. Pengenalan tugas-tugas yang harus didahulukan yang sedang dikerjakan dan yang akan dikerjakan



57



Contoh : Bentuk Naskah Serah Terima NASKAH SERAH TERIMA JABATAN Pada hari ini ……… Tanggal …… …. Bulan …… tahun dua ribu …….. bertempat di ................. Jl. ………………….. telah diadakan serah terima jabatan masing-masing antara : 1. ………( Nama jababatan yang menyerahkan) ……………….(No. anggota)……….., yang dengan ……… (dasar hukum: Konsideran Musyawarah) ………. no ……….. tanggal ........... telah diberhentikan dengan hormat dari jabatan sebagai ............. Selanjutnya disebut penjabat lama ; dengan 2. ………(Nama jabatan yang menerima) ………….(no anggota)…………. Yang dengan .............. (dasar hukum) ………no ………. Tanggal ……… telah diangkat dalam jabatannya sebagai ………………… selanjutnya disebut penjabat baru, dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Penjabat lama dengan ini menyerahkan kepada penjabat baru atau sama dengan penjabat yang baru dengan ini menerima penyerahan dari penjabat lama, jabatan, serta tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan dengan jabatan tersebut. 2. Penyerahan fisik harta dan kekayaan milik ………………. (nama Instansi) ..................... akan dilaksanakan kemudian dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari serah terima jabtan ini. Sebagai pengukuhan Naskah Serah Terima Jabatan ini, dan para pihak membubuhkan tanda tangannya masing-masing dihadapan dan disaksikan oleh …………………………………….. Dibuat Pada tanggal



: :



Pihak Yang Melakukan Serah Terima Ketua Terpilih



Ketua Lama



Nama Jelas No. Anggota



Nama Jelas No. Anggota Menyaksikan



Saksi 1



Saksi 2



Nama Jelas No. Anggota



Nama Jelas No. Anggota



58



PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN (SK)



Pengajuan (SK) Surat Keputusan yang di buat untuk Kepengurusan PW/PD/PK KAMMI Untuk merapikan administrasi organisasi Kesatuana Aksi Mahasiswa Muslim Indonesi (KAMMI) di perlukan mekanisme mengajuan pembuatan Surat Keputusan tentang penetapan kepengurusan PW KAMMI, PD KAMMI, PK KAMMI, PLN KAMMI Syarat-syarat untuk pengajuan Surat Keputuasan sebagai berikut. 1. Mengajukan Surat Permohonan penerbitan SK (surat keputasan) 2. Melampirkan Surat Ketetapan Muswil/Musda/Muskom tentang Pengangkatan KetuaTerpilih (Konsideran) 3. Melampirkan lembar kepengurusan KAMMI Wilayah/Daerah/Komisariat 4. Pengajuan SK dilakukan minimal 1 minggu sebelum jadwal pelantikan.



Catatan :  Bagi KAMMI Wilayah : Surat Permohonan penerbitan SK ditujukan kepada KetuaUmum PP KAMMI  Bagi KAMMI Daerah : Surat Permohonan penerbitan SK ditujukan kepada Ketua PP Umum PP KAMMI dan ditembuskan ke PW KAMMI  Bagi KAMMI Komisariat : Surat Permohanan penerbitan SK ditujukan kepada Ketua PD KAMMI



59



Contoh: Surat Keputusan dikeluarkan oleh PP KAMMI



PENGURUS PUSAT Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (The Action Unity of Indonesian Moslem Students) SURAT KEPUTUSAN KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA Nomor: 080/SK/KU-i/KAMMI/XI/2020 TENTANG STRUKTUR PENGURUS KAMMI DAERAH ACEH SELATAN KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA Menimbang`: Bahwa diperlukan mekanisme organisasi KAMMI tentang pelantikan dan pengesahan kepengurusan KAMMI Daerah Mengingat : 1. TAP Muktamar XI KAMMI tentang Mekanisme Penyelenggaraan Organisasi KAMMI 2. TAP Muktamar XI KAMMI tentang Garis-Garis Besar Haluan Organisasi 3. Anggaran Dasar KAMMI Pasal 11 Bab V tentang Struktur Pengurus Organisasi 4. Anggaran Rumah Tangga KAMMI Bagian III Bab II tentang Pengurus Daerah 5. Anggaran Rumah Tangga KAMMI Pasal 19 Bagian III Bab II tentang Personalia Pengurus Daerah 6. Peraturan Organisasi KAMMI Pasal 1 Bab I tentang Pelantikan Pengurus Memperhatikan: 1. Ketetapan Musyawarah Daerah V (MUSDA V) KAMMI Daerah Aceh Selatan Nomor: 011/MUSDA1/VII/2020 Tentang Hasil Musyawarah Ahlul Halli Wal’Aqdi (AHWA) Tentang Ketua Umum Pengurus Daerah KAMMI Daerah Aceh Selatan Periode 2020-2021, Agustus 2020 M 2. Surat permohonan penerbitan SK Nomor: 001-SK/KAMMI/PD ASEL-1/IX/2020 Menetapkan : 1. Muhiburrahman sebagai Ketua KAMMI Daerah Aceh Selatan Periode 2020-2021. 2. Seluruh anggota Badan dan Staf sebagai Pengurus Daerah KAMMI Aceh Selatan. Adapun nama-nama terlampir. Demikian surat keputusan ini kami buat, semoga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Surat keputusan ini akan ditinjau bila terdapat kekeliruan dan lain sebagainya. Dikeluarkan di: Jakarta Pada tanggal : 12 Rabiul Awal 1441 H 20 November 2020 M Pengurus Pusat, Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia



Nama dan Gelar Ketua Umum



Nama dan Gelar Sekretaris Jendral



60



Pembakuan Atribut KAMMI



1.



Papan Nama Sekretariat/Kantor



KANTOR PENGURUS PUSAT KAMMI



PENGURUS PUSAT Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (The Action Unity of Indonesian Moslem Students) Jalan Cikoko Barat IV Nomor 25 RT. 03 RW. 05 Cikoko, Pancoran, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12770 Telepon, Email: 085972710973 [email protected] / http://www.kammi.id



2.



Kop Surat



PENGURUS PUSAT Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (The Action Unity of Indonesian Moslem Students)



Jalan Cikoko Barat IV Nomor 25 RT. 03 RW. 05 Cikoko, Pancoran, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12770 Telepon, Email: 085972710973 [email protected] / http://www.kammi.or.id



61



3.



Amplop Surat



PENGURUS PUSAT Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (The Action Unity of Indonesian Moslem Students) Ykh, …………………….. di. ……



Jalan Cikoko Barat IV Nomor 25 RT. 03 RW. 05 Cikoko, Pancoran, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12770 Telepon, Email: 085972710973 [email protected] / http://www.kammi.or.id



4.



Jas KAMMI



Keterangan : Kanan = Logo KAMMI (wajib) Kiri = Nama Tingkat Pengurus KAMMI ; contoh = KAMMI Pusat, KAMMI Aceh, KAMMI Bandung KAMMI Unila, KAMMI Turki (sunah)



62



5. PDH KAMMI



Keterangan : Kanan = Logo KAMMI (wajib) Kiri = Logo Bendera Indonesia (wajib) (Ikhwan di atas, Akhwat di bawah) Belakang = Kepanjangan KAMMI (Ikhwan di atas, Akhwat di bawah)



63



6.



Bendera KAMMI Ukuran : PxL=3:2 Font : Tahoma Capital (uk. Proporsional)



Contoh: P X L = 90 cm x 60 cm Logo = 24 cm x 32 cm



KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA PENGURUS PUSAT



KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA PENGURUS WILAYAH PAPUA



KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA PENGURUS DAERAH ACEH BESAR



64



KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA PENGURUS KOMISARIAT UNIVERSITAS LAMPUNG



7.



Mars KAMMI



Mars KAMMI Karya Cipta: Maukuf



Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (2x) Berjuang tegakkan ketauhidan Untuk Kemuliaan Berbekal ilmu iman yang mendalam Mahasiswa Muslim Indonesia Intelektual Masyarakat Beriman Islam Jiwa Perjuangan Kebatilan adalah musuh insan Islam jalan perjuangan Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (2x) Berjuang tegakkan kebenaran Ciptakan Masyarakat Bermoral Berbekal ilmu iman yang mendalam Mahasiswa Muslim Negarawan Perbaikan tradisi dalam berjuang Memimpin ummat gapai kemenangan Persaudaraan watak dalam berjuang Solusi islam dalam perjuangan



65



8.



Himne KAMMI



Himne KAMMI Karya Cipta : KAMMI Melodi



Puji Syukur Ya Allah Maha Kuasa Limpah Karunia Indonesia Pusaka Kami Telah Berhimpun Dalam Satu Tujuan Menjaga Cita-Cita Indonesia Merderka Tauhidkan Indonesia Ijtihad Kami Bersatu dan bergerak Memimpin Negeri Kepada Indonesia Bakti Abadi Kami Ciptakan Generasi Muslim Sejati Bangun Persaudaraan Penuh Berkah Menjaga Cita-Cita Jayakan Indonesia Tegaklah Islamku Daulat Bangsaku Jayakan Negriku Bakti Abadi KAMMI Bakti Abadi KAMMI



66



9.



NIK : Nomor Induk Kader KAMMI dan KTA : Kartu Tanda Anggota KAMMI



Penomoran Kartu Tanda Anggota KAMMI = NIK KAMMI



Sebagai contoh: 08.02.01.11.108 Wilayah/Daerah/Komisariat/Tahun DM1/Nomor Urut 01 : Kode Wilayah 05 : Kode Daerah 12 : Kode Komisariat 11 : Tahun DM1 108 : Nomor Urut