Pedoman Administrasi PEMA FEB USU [PDF]

Citation preview

PEDOMAN ADMINISTRASI PEMERINTAHAN MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA



KABINET ROMANTIKA KARYA PERIODE 2017-2018



BAB I PENDAHULUAN



A. LATAR BELAKANG Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (PEMA FEB USU) adalah organisasi mahasiswa berkedudukan ditingkat Fakultas sebagai pemegang kekuasaan eksekutif tertinggi di Organisasi Mahasiswa Fakultas dan melaksanakan kegiatan kemahasiswaan di tingkat Fakultas. PEMA FEB USU akan dapat berjalan dengan baik jika kerjasama semua unsur di dalam organisasi berjalan dengan baik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerja sama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efisien dan efektif. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun dalam sebuah peraturan, yakni pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai tujuan organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan penyempurnaan pedoman administrasi PEMA FEB USU. Kesekretariatan PEMA FEB USU sebagai basis operasional organisasi meletakkan prinsip-prinsip diatas sebagai landasan yang paling fundamental dalam menggerakkan roda organisasi. Dengan disusunnya pedoman kesekretariatan ini, diharapkan kesekretariatan PEMA FEB USU mempunyai program kerja standar yang menghasilkan kerja-kerja operasional organisasi yang profesional dan mengacu pada prinsip-prinsip kerja yang efisien, efektif dan produktif.



B. TUJUAN Pedoman administrasi PEMA FEB USU disusun bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam pengelolaan administrasi PEMA FEB USU dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi PEMA FEB USU.



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 1



BAB II KESEKRETARIATAN



A. PENGERTIAN Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.



B. SEKRETARIAT 1. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjadi sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan kebijakan, serta penghubung dengan anggota dan mahasiswa. Untuk itu PEMA FEB USU harus mempunyai sekretariat yang mapan. Apabila belum mampu, agar diusahakan ada tempat yang tetap dan mengusahakan Sekretariat yang layak dengan berkoordinasi bersama pihak Dekanat FEB USU. 2. Fungsi Sekretariat  Menangani dan melayani fungsi perkantoran  Melaksanakan administrasi organisasi.  Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin.  Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental.  Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program.  Mengorganisasikan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/ komunikasi organisasi.  Mengkoordinasi personalia pengurus. 3. Alat-alat Perkantoran Dalam pelaksanaan kegiatan kesekretariatan diperlukan alat-alat, antara lain: komputer, printer, stempel, lemari, rak buku, meja, kursi, white board dan lain-lain.



C. INVENTARIS ORGANISASI 1. Pengertian Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam : a. Inventaris permanen; kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, white board, dan lain sebagainya. b. Inventaris tidak permanen; kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti kop surat dan lain sebagainya.



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 2



2. Penyimpanan dan Peminjaman a. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus dilaksanakan dan ditempatkan di sekretariat. b. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau mengisi pada buku khusus.



D. BUKU-BUKU ORGANISASI 1. Buku Agenda Surat Adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar. Contoh kolomnya : a. Surat Keluar No. Surat



Tanggal



Tujuan



Perihal



Keterangan



Perihal



Keterangan



b. Surat Masuk No.



Pengirim



No. Surat



Tanggal Surat



2. Buku Inventaris Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik organisasi/inventaris. Contoh kolomnya: No.



Nama Inventaris



Jumlah



3. Buku Presensi Rapat Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pengurus dalam setiap rapat. Contoh kolomnya : No.



Nama



Jabatan



Tanda Tangan



4. Buku Notulensi Rapat Adalah buku yang digunakan ketika rapat berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat, seperti: jenis rapat, hari/tanggal rapat, waktu rapat, lokasi rapat, agenda rapat, pokok pembicaraan, dan keputusan rapat yang ditandatangani oleh pimpinan rapat. Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 3



5. Buku Presensi Kegiatan Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir dalam setiap kegiatan. Contoh kolomnya : No.



Nama



Alamat



Tanda Tangan



6. Buku Kas Adalah buku khusus yang memuat setiap pemasukan dan pengeluaran kas organisasi. Contoh kolomnya : Tanggal



Keterangan



Debit



Kredit



Saldo



E. ARSIP 1. Pengertian Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik. 2. Sistem Pengarsipan Beberapa sistem penyimpanan arsip : a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari A-Z. b. Sistem subjek (Subject Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. c. Sistem tanggal (Cronological Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat/arsip. d. Sistem Daerah (Geographical Filing); suatu sistem penyusunan arsip beradasrkan asal surat menurut Daerah/Cabang/Komisariat yang mengirim surat. e. Sistem nomor (Numerical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan sesuai dengan nomor urut arsip. Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih sesuai dengan kepraktisan masing-masing pengelola. Agar rawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka perlu diperhatikan :  Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bagan yang baik dan awet (tahan rusak).



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 4



 Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembaban, serta mudah diawasi. 3. Peminjaman Arsip Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut: a. Mengajukan permohonan peminjaman. b. Penetapan batas waktu peminjaman. c. Pengambilan arsip. Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai berikut : a. Memeriksa keutuhan arsip seperti semula. b. Mengembalikan arsip ke tempat semula. 4. Penyusutan Arsip. a. Tujuan Penyusutan Arsip. Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah untuk : 



Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.







Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun peralatan.



b. Tata Cara Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan : 



Nilai adminstratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari.







Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan.







Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di kemudian hari akan sangat berharga.







Usia arsip.



5. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a. Penjilidan b. Pemusnahan arsip c. Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah.



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 5



BAB III ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT



A. PENGERTIAN Administrasi surat-menyurat adalah proses kegiatan yang mengatur tentang suratmenyurat.



B. FUNGSI SURAT Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi. Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai: 1. Alat komunikasi. 2. Dokumentasi organisasi. 3. Alat pembuktian (tanda bukti).



C. FORMAT SURAT 1. Kop surat yang digunakan dalam pembuatan surat terdiri dari: Lambang yang terletak di sebelah kiri yaitu lambang PEMA FEB USU dan di sebelah kanan yaitu lambang Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Di tengah terdapat keterangan nama lembaga yang mengeluarkan surat dengan format tulisan rata tengah. Keterangan untuk alamat lembaga di sebelah kiri di bawah keterangan nama lembaga dengan format tulisan rata tengah. Kemudian digaris bawahi oleh warna abuabu. Untuk kepanitiaan, kop surat yang digunakan sesuai dengan ketentuan di atas namun menggunakan lambang kepanitiaan tanpa lambang lembaga. Contoh Kop Surat :



2. Nomor surat Nomor surat ditulis pada bagian kiri atas, dibawah kop surat. Nomor surat ditulis berurutan sesuai dengan nomor surat yang terakhir dikeluarkan dan terdiri dari tiga angka. Penomoran surat ditulis sebagai berikut : a. Surat yang dikeluarkan oleh lembaga Nomor/kode jenis surat/PEMA/FEBUSU/bulan/tahun Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 6



b. Surat yang dikeluarkan oleh departemen/biro Nomor/kode jenis surat/kode departemen atau biro/PEMA/FEBUSU/bulan/tahun c. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan Nomor/kode jenis surat/nama kegiatan/PEMA/FEBUSU/bulan/tahun d. Keterangan lain:  Kode jenis surat terdiri dari : Surat Keputusan



: SK



Surat Undangan



: SU



Surat keterangan



: SKet



Surat Mandat



: SM



Surat Tugas



: ST



Surat Rekomendasi



: SR



Surat Peringatan



: SP



Permohonan



: PH



Permohonan izin



: PI



Permohonan peminjaman



: PP



Pemberitahuan



: PB



Surat Kerjasama



: KS



 Departemen/Biro yang dimaksud dalam surat merupakan Departemen/Biro yang mengeluarkan surat dan penomoran surat bersambung atau berlanjut dengan nomor surat Lembaga PEMA FEB USU. Berikut adalah kode Departemen dan Biro: Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa : ADKESMA Departemen Organisasi dan Project



: OP



Departemen Hubungan Masyarakat



: HUMAS



Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia



: PSDM



Departemen Seni Budaya dan Olahraga



: SENBURA



Departemen Pengabdian Masyarakat



: PEMAS



Departemen Kerohanian



: ROHANI



Biro Kajian Strategis



: KASTRAT



Biro Media Informasi



: MENFO



 Nama kegiatan atau acara disingkat (contoh: Economic Grand Festival menjadi EGF; Pekan Olahraga dan Seni menjadi PORSENI) dan penomoran surat tidak bersambung antar acara/kegiatan (penomoran tersendiri setiap kegiatan).  Bulan menunjukkan bulan dikeluarkannya surat, ditulis menggunakan angka romawi (contoh: bulan Mei ditulis menjadi V)



 Tahun menunjukkan tahun dikeluarkannya surat, ditulis menggunakan 4 angka (contoh: 2017).



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 7



3. Tanggal Tanggal yang dicantumkan pada surat merupakan tanggal keluarnya surat dan menyebutkan tempat. Tanggal ditulis di pojok kanan atas, di bawah kop surat, sejajar dengan nomor surat. 4. Hal Hal merupakan perihal yang disampaikan di surat. perhatikan kesesuaiannya dengan kode jenis surat yang dicantumkan pada nomor surat (contoh: Hal : Permohonan Peminjama menggunakan kode jenis surat PP). 5. Lamp. Dicantumkan untuk menerangkan lampiran yang disertakan bersama surat. Ditulis dengan berapa jumlah lampiran yang dilampirkan (contoh: Lamp. : 1 berkas). 6. Tujuan Surat Surat yang ditujukan kepada manajer umum dan SDM FMIPA UI Ditulis kepada siapa surat ditujukan Contoh: Kepada Yth. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU di Tempat 7. Isi Surat Terdiri dari salam pembuka, pembuka, isi, penutup, salam penutup. a. Pembuka dapat menggunakan frasa “Dengan hormat”. b. Isi surat mencakup pesan yang akan disampaikan oleh lembaga kepada alamat yang dituju. c. Penutup berisi harapan dan ucapan terimakasih. 8. Pengesahan Surat Tanda tangan merupakan persetujuan pihak terkait atas keluarnya surat. Peletakan tanda tangan jika bersebelahan, maka lembaga tertinggi diletakkan pada bagian kiri. Peletakan tanda tangan dari atas ke bawah, maka lembaga tertinggi diletakkan di bagian bawah. Aturan pencantuman keterangan kolom tanda tangan sebagai berikut: a. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Jenderal PEMA FEB USU ditandatangani oleh Gubernur PEMA FEB USU disertai dengan Nama dan NIM Gubernur PEMA FEB USU. Contoh: Gubernur PEMA FEB USU,



Stempel Nama Gubernur NIM. ……………..



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 8



b. Surat yang dikeluarkan oleh Departemen atau Biro PEMA FEB USU, di sebelah kanan terdapat



Kolom



Nama



Departemen/Biro



yang



ditandatangani



oleh



Kepala



Departemen/Biro disertai dengan Nama dan NIM. Lalu di sebelah kiri terdapat kolom “Mengetahui” Gubernur Pemerintahan Mahasiswa FEB USU yang ditandatangani disertai dengan Nama dan NIM Gubernur PEMA FEB USU. Contoh:



Mengetahui, Gubernur PEMA FEB USU,



Kepala Departemen/Biro Nama Departemen/Biro,



Stempel Nama Gubernur NIM. ..............



Nama Kepala Departemen/Biro NIM. ……….......



c. Surat yang dikeluarkan oleh Kepanitiaan PEMA FEB USU, di Kolom Panitia Pelaksana Kegiatan yang ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Panitia disertai dengan Nama dan NIM. Lalu di bawah terdapat kolom “Mengetahui” Gubernur Pemerintahan Mahasiswa FEB USU yang ditandatangani disertai dengan Nama dan NIM Gubernur PEMA FEB USU. Contoh: Panitia Pelaksana Nama Kegiatan Ketua,



Sekretaris, Stempel



Nama Ketua NIM. ..............



Nama Sekretaris NIM. ……….......



Mengetahui, Gubernur PEMA FEB USU,



Stempel Nama Gubernur NIM. ……………..



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 9



d. Untuk surat yang memerlukan tanda tangan Wakil Dekan Bagian Kemahasiswaan, maka contoh formatnya adalah sebagai berikut.  Contoh untuk surat Gubernur PEMA FEB USU: Mengetahui, Wakil Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU,



Gubernur PEMAFEB USU,



Stempel



Stempel Nama Wakil Dekan NIP. ..............



Nama Gubernur NIM. ……….......



 Contoh untuk surat Departemen/ Biro PEMA FEB USU:



Menyetujui, Gubernur PEMA FEB USU,



Kepala Departemen/Biro Nama Departemen/Biro,



Stempel Nama Gubernur NIM. ..............



Nama Kepala Departemen/Biro NIM. ……….......



Mengetahui, Wakil Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU,



Stempel Nama Wakil Dekan NIP. ..............



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 10



 Contoh untuk surat Kepanitiaan PEMA FEB USU: Menyetujui, Gubernur PEMA FEB USU,



Panitia Pelaksana Nama Kegiatan Ketua, Sekretaris, Stempel



Stempel Nama Gubernur NIM. ……………..



Nama Ketua NIM. ..............



Nama Sekretaris NIM. ……….......



Mengetahui, Wakil Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU,



Stempel Nama Wakil Dekan NIP. ..............



Atau seperti ini: Panitia Pelaksana Nama Kegiatan Ketua,



Sekretaris, Stempel



Nama Ketua NIM. ..............



Nama Sekretaris NIM. ……….......



Menyetujui, Gubernur PEMA FEB USU, Stempel Nama Gubernur NIM. ……………..



Mengetahui, Wakil Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU, Stempel Nama Wakil Dekan NIP. .............. Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 11



BAB IV PROGRAM KERJA A. Gambaran Umum Draft Program kerja merupakan rancangan kegiatan PEMA FEB USU yang baru terpilih untuk dimusyawarahkan pada Rapat Kerja. Program kerja merupakan landasan kasar dari suatu kegiatan sehingga dibuat sesingkat dan sejelas mungkin dan akan dikembangkan kembali pada proposal masing – masing kegiatan. Draft ini memuat kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan PEMA FEB USU selama 1 tahun kepengurusan atau hingga terpilihnya Gubernur dan Wakil Gubernur PEMA FEB USU yang baru.



B. Format Rencana Program Kerja



RENCANA PROGRAM KERJA DEPARTEMEN ............................................... PEMA FEB USU PERIODE 2017-2018



I. PENDAHULUAN II. DAFTAR PENGURUS III. TUGAS DEPARTEMEN IV. PROGRAM KERJA No. Program



Nama Program



Latar Belakang



Latar belakang adanya program



Tujuan Program



Penjelasan mengenai tujuan yang ingin dicapai dari program yang dibuat



Deskripsi Program



Menjelaskan bagaimana bentuk program



Waktu Pelaksanaan Sasaran Dana



Waktu pelaksanaan program Sasaran merupakan karakterisitik masyarakat atau mahasiswa yang menjadi peserta atau penyimak dari program kerja terkait Perkiraan dana yang dibutuhkan dalam menjalankan program



Penanggung jawab



Penanggung jawab dalam pelaksanaan program



Ukuran keberhasilan



Ukuran keberhasilan yang diharapkan untuk mengetahui keberhasilan kegiatan



V. PENUTUP Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 12



BAB V PROPOSAL KEGIATAN



Proposal kegiatan harus mencakup bagian bagian berikut : 1. Kop lembaga/kepanitiaan (lihat : format kop surat) yang dicantumkan pada setiap halaman, kecuali halaman depan (cover). 2. Halaman depan (cover) yang mencakup nama kegiatan, nama lembaga yang menaungi kegiatan/kepanitiaan, periode/tahun, logo lembaga/kepanitiaan, nama fakultas, dan nama universitas. Desain cover dibebaskan dan yang terpenting tetap sopan dan menarik. 3. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakannya kegiatan. 4. Nama dan tema kegiatan 5. Tujuan diadakannya kegiatan 6. Sasaran kegiatan 7. Waktu dan tempat diadakannya kegiatan 8. Susunan acara, dilampirkan. Berisi jadwal kegiatan dalam bentuk tabel kegiatan. 9. Susunan kepanitiaan, dilampirkan. Berisi susunan kepanitiaan. 10. Anggaran dana, dilampirkan. Berisi prakiraan rincian pemasukan dan pengeluaran dana kegiatan. 11. Penutup 12. Lembar pengesahan, berisi tanda tangan pengesahan sesuai ketentuan untuk kepanitiaan 13. Proposal dicetak sesuai dengan kebutuhan dan diberikan satu kepada Majelis Permusyawaratan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (MPM FEB USU).



14. Penyerahan proposal dianjurkan untuk menyertakan surat pengajuan proposal atau surat permohonan kepada pihak yang dituju.



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 13



BAB VI LAPORAN



A. Laporan Kepanitiaan Fromat Laporan Kepanitiaan mencakup: 1.



Kop lembaga/kepanitiaan (lihat : format kop surat) yang dicantumkan pada setiap halaman, kecuali halaman depan (cover).



2.



Halaman depan (cover) yang mencakup nama kegiatan, nama lembaga yang menaungi kegiatan/kepanitiaan, periode/tahun, logo lembaga/kepanitiaan, nama fakultas, dan nama universitas. Desain cover dibebaskan dan yang terpenting tetap sopan dan menarik.



3.



Pendahuluan, berisi latar belakang diadakannya kegiatan.



4.



Nama dan tema kegiatan



5.



Tujuan diadakannya kegiatan



6.



Waktu dan tempat diadakannya kegiatan



7.



Realisasi Kegiatan, menjelaskan kondisi ketika kegiatan berlangsung.



8.



Susunan acara, berisi realisasi jadwal kegiatan dalam bentuk tabel kegiatan.



9.



Laporan Keuangan, berisi rincian pemasukan dan pengeluaran dana kegiatan. Beri keterangan rugi atau laba.



10.



Evaluasi dan Rekomendasi, evaluasi kesesuaian rencana dengan realisasi kegiatan serta kendala-kendala dan rekomendasi solusi untuk kepanitiaan selanjutnya.



11.



Susunan kepanitiaan, dilampirkan. Berisi susunan kepanitiaan.



12.



Penutup



13.



Lampiran, Berisi seluruh data yang digunakan dalam acara tersebut (hard copy) yang merupakan dokumentasi keseluruhan acara, seperti : a. Daftar Peserta b. Daftar hadir Panitia c. Surat keluar dan surat masuk d. Foto kegiatan (foto panitia lengkap, foto saat rapat kepanitiaan, foto lengkap saat hari H kegiatan, dsb) e. Kuitansi atau nota f. Berkas-berkas lain yang dikeluarkan selama kegiatan tersebut berlangsung, misal: Poster kegiatan, Term of Reference (TOR), Curiculum Vitae (CV) pembicara dan moderator, Badge name panitia & peserta, Sertifikat, dll.



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 14



B. Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Laporan Pertanggungjawaban Pengurus PEMA FEB USU mencakup: 1. Cover Format desain dan cover laporan pertanggungjawaban bebas, asal sopan, menarik dan sesuai dengan standar administrasi PEMA FEB USU.



2. Daftar Isi



Daftar Isi a. Cover b. Kata Pengantar c. Daftar Isi d. Sambutan Gubernur PEMA FEB USU e. Pendahuluan f. Visi Misi g. Struktur Organisasi PEMA FEB USU h. Laporan Pertanggungjawaban (berupa laporan dari setiap departemen dan biro, laporan administrasi kesekretariatan, dan laporan keuangan) i. Penutup j. Lampiran



3. Format LPJ



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DEPARTEMEN/BIRO ..................... PEMA FEB USU PERIODE .................................



I. PENDAHULUAN Berisi kalimat-kalimat pengantar dari Departemen atau Biro.



II. DAFTAR KEAKTIFAN PENGURUS Berisi daftar pengurus disertai indikator dan keaktifan pengurus departemen/biro.



III. REALISASI TUGAS DEPARTEMEN Berisi pencapaian Tugas Departemen/Biro secara umum.



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 15



IV. REALISASI PROGRAM KERJA No. Program



Nama Program



Latar Belakang



Latar belakang adanya program



Tujuan Program



Penjelasan mengenai tujuan yang ingin dicapai dari program yang dibuat



Penanggung jawab



Penanggung jawab dalam pelaksanaan program



Realisasi Program



Menjelaskan bagaimana program dilaksanakan



Waktu Pelaksanaan Pencapaian Sasaran Dana Keberhasilan Program



Waktu pelaksanaan program Pencapaian Sasaran merupakan sasaran yang berhasil menjadi peserta atau penyimak dari program kerja Pemasukan: Pengeluaran: Saldo: Keberhasilan dari program yang dilaksanakan



V. EVALUASI Berisi evaluasi kesesuaian rencana dengan realisasi program kerja serta kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan program kerja.



VI. REKOMENDASI Masukan atau saran yang penting untuk diperhatikan bagi perbaikan kinerja Departemen/Biro pada kepengurusan selanjutnya



VII. PENUTUP Berisi kata penutup, ucapan syukur, serta ucapan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu menjalankan program dari departemen/biro.



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 16



BAB VII PENUTUP



Demikianlah pedoman administrasi ini disusun untuk menjadi acuan gerakan Pemerintahan Mahasiswa Fakultas Ekoonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (PEMA FEB USU) dalam menjalankan aktivitas keorganisasiannya. Hal ini dimaksudkan untuk mendukung percepatan pelaksanaan program dan agenda organisasi dalam mewujudkan lembaga eksekutif yang progresif.



Pedoman Administrasi PEMA FEB USU| 17