PEMISAHAN & Daur Hidup Mutu [PDF]

Citation preview

BAB III AUDIT MUTU



A. Definisi Audit



mutu



didefinisikan



sebagai



proses



sistematik,



independen



dan



terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi (BSN, 2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu yang telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut. Sedangkan menurut The International Standard For Terminology In Quality Manajement, ISO 8402, audit mutu merupakan suatu pengujian yang sitematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan, dan apakah pengaturan tersebut dapat diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Jadi dalam hal audit ini, auditor menguji kesesuaian terhadap standard system mutu yang berlaku dan mengedentifikasi perbaikan yang mungkin dilakukan. Audit sistem kepastian mutu adalah “proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi.” Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.



B. Tujuan Audit Mutu Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas, bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan



keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo,2000) : 1. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi 2. Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 3. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan 4. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok 5. Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata,2006): 1. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency 2. Menemukan peluang perbaikan 3. Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif 4. Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin



C. Prinsip Audit Mutu Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit. 1. Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu : a) Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme Kode Etik merupakan dasar profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan penilaian yang proporsional dan kontekstual. b) Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat



Seorang auditor berkewajiban untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan. c) Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor. 2. Prinsip Audit yang relevan dengan kegiatan audit, yaitu : a)



Independen-auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.



b)



Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili



c)



Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.



D. Pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit 1. Perusahaan (manajemen puncak), untuk menilai seberapa mampu jajaran dibawahnya mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yg telah disepakati & menjadi panduan operasional perusahaan dalam mencapai tingkat kualitas yg telah ditetapkan. 2. Pelanggan, untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan. 3. Pemerintah, untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan & dilepas ke pasar telah sesuai dg standar kualitas yang telah ditetapkan pemerintah & aman untuk dikonsumsi/digunakan oleh konsumen. 4. Asosiasi, untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yg disyaratkan pelanggannya. 5. Lembaga sertifikasi, untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yg telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi, sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan sertifikasi yang telah diberikan.



PEMISAHAN AUDITOR, LEAD, KLIEN, DAN AUDITEE Klien; yaitu manajer senior menyewa seorang auditor eksternal yang diakreditasi untuk mengaudit sistem mutu seorang pemasok. Auditor; merencanakan dan melakukan audit dan melaporkan kepada klien. Auditee; adalah orang yang bertanggung jawab untuk area yang diaudit dan memberikan akses



terhadap



bukti



yang



diperlukan



oleh



auditor.



Auditor 1. Mentaati persyaratan audit dan berkomunikasi dan mengklarifikasi dengan mitra audit yang lain 2. Merencanakan dan melaksanakan penugasan audit dengan baik 3. Mencatat observasi dan pelaporan 4. Memverifikasi tindakan korektif 5. Mengamankan dokumen audit 6. Memelihara kerahasiaan 7. Bekerja sama dengan lead auditor Lead auditor 1. Membantu menetapkan rencana audit 2. Mewakili tim audit 3. Menyampaikan laporan audit Klien 1. Menentukan kebutuhan dan memprakarsai audit 2. Menerima laporan audit 3. Menentukan tindak lanjut audit Auditee 1. Memberikan pemahaman kepada staf tentang audit 2. Memberikan dukungan pada auditor 3. Memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian 4. Bekerjasama dengan auditor 5. Melakukan tindakan korektif



Daur Hidup Audit Mutu Bagian I dari ISO 10011 mendeskripsikan pelaksanaan suatu audit. Auditing mencakup aktivitas-aktivitas dari seorang auditor dalam suatu proyek audit, dan bagian tersebut juga melukiskan suatu proses dari langkah-langkah urutan yang teratur secara logis. Akan teteapi selain auditor, atau rim audit klien dan auditee memainkan peranan penting yang juga dicakup oleh standar Inisiasi dari suatu audit dideskripsikan dan dispesifikasi dalam ISO 10011 sebagai berikut: 1. Klien memprakasai audit dan memutuskan ruang lingkup audit serta unsur-unsur sistem mutu yang akan diaudit; audit harus memuaskan kebutuhan klien untuk informasi; standar untuk sistem mutu auditee harus dispesifikasi; 1. Auditor yang memimpin (Lead auditor) membantu klien; 2. auditee harus dihubungi; 3. Bukti objektif yang cukup harus tersedia; 4. Sumber daya yang memadai harus tersedia. Frekuensi audit ditentukan oleh beberapa faktor dan seharusnya tidak perlu ditetapkan pada interval yang reguler. ISO 10011 menyatakan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: 1. Klien menentukan kebutuhan dan persyaratan suatu audit dan dengan demikian frekuensi audit 2. Perubahan yang signifikan yang mempengaruhi mutu dan sistem harus dipertimbangkan 3. Audit Interval dapat dilakukan pada suatu tingkat frekuensi yang reguler •



Langkah langkah pokok auditing Inisiasi audit Perencanaan audit Pelaksanaan audit Pelaporan Tindak lanjut Penyelesaian



Langkah-Langka Audit



Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act)yang dipopulerkan oleh deming, audit sistem manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Perencanaan Audit Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi. Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti pernyataan tujuan ini perencanaan audit dapat mengidentifikasikan 5W+1H: siapa (who), apa (what), dimana (where), kapan (kapan), mengapa (why), dan bagaimana (how) berkaitan dengan objek audit. 2. Pelaksanaan Audit Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup audit , tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem. Proses audit melibatkan wawancara dan investigasi untuk mengembangkan temuan yang didapat serta evaluasi untuk menghubungkan temuan-temuan tersebut dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Dalam hal ini auditor membutuhkan informasi terhadap sistem manajemen kualitas yang digunakan saat ini, prosedur pengoperasian peralatan, catatan-catatan pemeliharaan, histori inspeksi, atau dokumen perencanaan. Kecukupan data dan informasi yang berhubungan dengan ruang lingkup audit sangat penting dan menentukan kesuksesan pelaksanaan audit. Selama meriew proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan laporan tertulis, yang mencatat temuan-temuan audit, kesimpulan audit, dan rekomedasi yang diberikan.



3. Mempelajari Hasil Audit Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan, dan beberapa bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi audit. Laporan hasil audit yang disampaikan auditor memuat kesimpulan hasil audit yang didukung bukti (temuan) audit dan rekomendasi yang diberikan untuk peningkatan (perbaikan) hal-hal yang masih perlu diperbaiki. 4. Tindakan Perbaikan Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi dan kesimpulan yang dibuat oleh auditor dan didukung dengan rencana tindakan perbaikan oleh pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan peningkatan yang berkelanjutan.



Kualifikasi Auditor Mutu



•



Prinsip 1. Definisi istilah audit 2. Maksud dan tujuan 3. Tipe audit, aplikasi dan maksud khusus 4. Hubungan antar fungsional audit dan protokol 5. Konvensi organisasional untuk fungsi audit 6. Penjadwalan audit 7. Program audit 8. Prinsip manajemen operasi



•



Praktik 1. Menetapkan standar yang absah untuk proyek audit 2. Melakukan proyek audit 3. Konvensi dalam melaporkan hasil audit 4. Pemakaian yang etis dari laporan dan data audit 5. Konvensi dalam sistem dan prosedur audit 6. Konvensi dalam proses audit 7. Konvensi dari audit produksi 8. Konvensi dalam audit / survei pemasok



http://mampirkeblokparadise.blogspot.co.id/2014/11/modul-manajemen-mutu.html Tujuan Audit Sistem Manajemen Mutu a)



Untuk Internal



-



Melihat kekurangan sistem manajemen mutu



-



Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan tindakan koreksi



-



Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua atau ketiga)



-



Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan sistem mutu



b)



Untuk Eksternal



-



Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu



-



Memenuhi persyaratan pelanggan (khusus dalam kontrak)



-



Memenuhi undang-undang/badan pemerintahan (misalnya reaktor nuklir)



Mengaudit Sistem Manajemen Mutu a)



Dalam melaksanakan audit, auditor harus :



-



Meninjau kebijakan mutu



-



Menevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level



-



Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran



-



Mengnalisis proses kritis



-



Mengidentifikasi proses-proses pendukung yang dianggap perlu



-



Memfokuskan proses audit terhadap organisasi



-



Mempertimbngkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut



b)



Untuk hal-hal tersebut auditor harus :



-



Memahami masalah-masalah pokok dalam organisasi



-



Memfokuskan pada proses-proses kritis



-



Mengaudit peningkatan bisnis



c)



Proses kritis yang dianggap vital dalam menuju sasaran mutu ini harus diidentifikasi terlebih



dahulu. d)



Hal tersebut bisa digambarkan dengan:



-



Memetakan proses



-



Mengembangkan flowchart



-



Checklist yang didasari pada persyaratan iso 9000:2000



-



Mengembangkan checklist yang didasari pada dokumen atau prosedur



Link kasus http://finance-jurnal.blogspot.co.id/2014/08/contoh-kasus-audit-kepastian-mutu.html http://siidiqi.blogspot.co.id/2015/05/audit-sistem-kepastian-kualitas.html