Pengertian Dan Ruang Lingkup Komunikasi Organisasi [PDF]

Citation preview

PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP KOMUNIKASI ORGANISASI Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Organisasi Dosen Pengampu: Ayang Fitrianti, S.S, M.I.Kom



Disusun Oleh : Anita Mardiyani



G.331.17.0099



Aziz Rizki Illahi



G.331.17.0125



M. Azam Ashyari



G.331.17.0127



Timotius Andreawan



G.331.17.0137



PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS SEMARANG 2019



1



DAFTAR ISI DAFTAR ISI ................................................................................................. 1 BAB I ............................................................................................................. 2 PENDAHULUAN ......................................................................................... 2 1.1



Latar Belakang .............................................................................. 2



1.2



Rumusan Masalah ......................................................................... 2



BAB II ........................................................................................................... 3 PEMBAHASAN ISI ..................................................................................... 3 2.1 Pengertian komunikasi organisasi .................................................... 3 2.1.1 Pengertian Organisasi .................................................................... 3 2.1.2 Pengertian komunikasi organisasi ................................................. 4 2.2 Fungsi komunikasi organisasi ........................................................... 5 2.3



Bentuk atau dimensi komunikasi organisasi .............................. 7



2.4 Ruang lingkup komunikasi organisasi ............................................. 8 BAB III ........................................................................................................ 11 PENUTUP ................................................................................................... 11 1.1



Simpulan....................................................................................... 11



DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 12



2



BAB I PENDAHULUAN



1.1 Latar Belakang Komunikasi merupakan salah satu kebutuhan mendasar dalam bersosialisasi, dan dalam sebuah organisasi komunikasi menjadi “nafas” untuk keberlangsungan sebuah organisasi atau perusahaan. Tanpa adanya komunikasi yang baik sebuah organisasi atau perusahaan tidak akan dapat berjalan. Ini terjadi karena dalam sebuah organisasi atau perusahaan terdapat individu-individu yang memiliki tugasnya masing-masing, dan tentunya untuk saling berintegrasi menuju tujuan yang sama, komunikasi sangat diperlukan. Tentunya untuk mencapai visi atau tujuan dalam suatu organisasi atau perusahaan, komunikasi menjadi salah satu aspek penting. Tanpa adanya komunikasi yang baik, tidak akan terjalin hubungan yang baik antar individu, hal ini tentu akan menghambat tercapainya tujuan dari organisasi tersebut. Dari latar belakang tersebut penulis ingin memaparkan pengertian dan ruang lingkup komunikasi organisasi, diharapkan dengan tulisan ini, pembaca dapat mengerti apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi, fungsi, serta ruang lingkup dari komunikasi organisasi. 1.2 Rumusan Masalah a. Apa itu komunikasi organisasi? b. Apa saja fungsi komunikasi organisasi? c. Bagaimana bentuk komunikasi organisasi? d. Apa saja yang menjadi ruang lingkup komunikasi organisasi?



3



BAB II PEMBAHASAN ISI



2.1 Pengertian komunikasi organisasi Dalam sebuah organisasi di dalamnya terdiri atas orang-orang (organ) yang memiliki tugas masing-masing serta saling berkaitan satu sama lain sebagai suatu sistem tentu memerlukan komunikasi yang baik agar kinerja organisasi berjalan dengan baik pula. Sehingga apa yang menjadi tujuannya dapat tercapai. 2.1.1 Pengertian Organisasi Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana. Organisasi sendiri merupakan suatu unit sosial yang terdiri atas organorgan yang memiliki tugas dan pembagian kerja masing-masing namun saling berhubungan dan berkaitan satu sama lain guna mencapi suatu tujuan tertentu. Organisasi merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia dalam rangka mencapai tujuan dan cita-cita bersama. Berbagai macam organisasi baik formal maupun non formal hadir ditengah tengah kehidupan manusia dan menjadi bagian penting didalamnya. Misalnya saja yang paling dekat dengan kehidupan kita, organisasi pengurus RT di lingkungan tempat tinggal, atau organisasi pekerjaan dan perusahaan tempat kita bekerja bahkan instansi pemerintah juga termasuk dalam organisasi yang sering kita jumpai.



4



2.1.2 Pengertian komunikasi organisasi Komunikasi organisasi adalah proses komunikasi yang terjadi di suatu organisasi dan bertujuan untuk menjaga keharmonisan kerja sama di antara berbagai pihak yang berkepentingan. Komunikasi organisasi pada hakikatnya merupakan komunikasi antar manusia yang terjadi dalam lingkungan organisasi dengan tujuan tukar menukar gagasan, mengirim dan menerima informasi , berbagi pengalaman, bekerja sama dengan orang lain dan untuk memenuhi kebutuhan dan sebagainya. Everet M. Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktorfaktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan. Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan



5



organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. Menurut Arnold dan Feldman (1986) komunikasi organisasi adalah suatu proses pertukaran informasi di antara orang-orang dalam suatu organisasi. Dimana di dalamnya terdapat empat tahapan komunikasi yang meliputi. 1. Attention (Atensi/Perhatian) 2. Comprehension (Komprehensi) 3. Acceptance as true (Kebenaran/Fakta) 4. Retention (Retensi) Pendapat lain dikemukakan oleh Pace dan Faules (2001), mereka berpendapat bahwa komunikasi organisasi merupakan perilaku pengatur organisasi yang terjadi di antara orang-orang dalam organisasi. Dan juga bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang terjadi. Sementara itu, menurut Wiryanto (2005) komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan organisasi di dalam suatu kelompok. Baik itu formal maupun informal dari suatu organisasi. 2.2 Fungsi komunikasi organisasi Sebagai “nafas” dari sebuah organisasi atau perusahaan, komunikasi mempunyai fungsi yang sangat vital dalam keberlangsungan sebuah organisasi atau perusahaan tersebut. Sendjaja (1994) mengelompokkan fungsi komunikasi dalam organisasi menjadi 4 jenis, antara lain: 1. Fungsi informatif, organisasi diartikan sebagai suatu sistem pemrosesan informasi, dimana setiap anggota organisasi diharapkan



6



mampu memberi dan menerima informasi dengan baik guna kelancaran dalam menjalankan apa yang menjadi tugasnya. 2. Fungsi regulatif, berkaitan dengan peraturan-peraturan dan pedoman yang berlaku dalam suatu organisasi. 3. Fungsi persuasif, merupakan cara lain dari perintah. Dimana kebanyakan pemimpin organisasi lebih memilih menggunakan cara persuasif dari pada perintah kepada bawahannya. Hal ini dikarenakan asumsi terkait penggunaan cara yang lebih halus akan menyebabkan seseorang lebih menghargai suatu tugas yang dibebankan kepadanya. 4. Fungsi integratif, berkaitan dengan penyediaan saluran yang memungkinkan setiap anggota organisasi untuk dapat melaksanakan tugas dan pengerjaannya dengan baik. Sedangkan Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga komunikasi organisasi sebagai berikut: fungsi perintah; fungsi relasional; fungsi manajemen ambigu. 1. Fungsi perintah berkenaan dengan anggota-anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi di antara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut. 2. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara. Misal: kepuasan kerja; aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam hierarki organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan antar persona yang baik lebih terasa dalam pekerjaan ketika Anda merasa bahwa banyak hubungan



7



yang perlu dilakukan tidak Anda pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dsb. 3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misal: motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidak jelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama. 2.3 Bentuk atau dimensi komunikasi organisasi Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu: a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasiinformasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan.



8



b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja. Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik: a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan



umumnya



bersifat



informatif,



yang



dilakukan



sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers. b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. 2.4 Ruang lingkup komunikasi organisasi Ruang lingkup komunikasi organisasi merupakan ranah komunikasi yang berkaitan dalam komunikasi organisasi. Oleh karena itu ada terdapat beberapa ruang lingkup komunikasi organisasi yang juga merupakan ranah



9



komunikasi secara mendasar. Kami akan memaparkan 10 ruang lingkup komunikasi organisasi. 1. Komponen komunikasi yakni meliputi sender, message, reciever, media, encoding, decoding, response (respon), feedback (umpan balik), dan gangguan (noise). 2. Proses komunikasi proses komunikasi di bagi menjadi dua bagian, yaitu: Proses primer yakni komunikasi yang terjadi langsung tanpa melalui media; dan proses sekunder yakni komunikasi yang terjadi melalui media. 3. Bentuk komunikasi dalam prosesnya komunikasi organisasi memiliki empat bentuk antara lain: komunikasi personal, komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi media. 4. Sifat komunikasi komunikasi organisasi memiliki 4 sifat, yaitu: face to face, mediated (komunikasi melalui media), komunikasi verbal, dan komunikasi non-verbal. 5. Metode komunikasi komunikasi organisasi memiliki beberapa metode yang diterapkan, yaitu: jurnalistik, public relations, exhibition, advertising, penerangan, propaganda, dan Psychologycal Warfare. 6. Teknik komunikasi dalam komunikasi organisasi dapat digunakan beberapa teknik, dan setiap teknik memiliki fungsinya masingmasing. Teknik-teknik yang dapat digunakan antara lain: komunikasi informatif, komunikasi persuasif, komunikasi instruktif, dan komunikasi relasi. 7. Tujuan komunikasi dalam komunikasi organisasi empat tujuan yang utama adalah, perubahan sikap (attitude change), perubahan pendapat (opinion change), perubahan tingkah laku (behavioural change), dan perubahan sosial (soial change).



10



8. Fungsi komunikasi pada dasarnya komunikasi organisasi memiliki tiga tujuan utama, yaitu memberikan informasi (to inform), mengedukasi (to educate), dan untuk mempengaruhi (to influence). 9. Model komunikasi dalam komunikasi organisasi dapat digunakan model komunikasi seperti teori jarum hipodermik, uses and gratification, agenda setting, dan difusi informasi. 10. Bidang komunikasi bidang-bidang yang ada dalam komunikasi organisasi antara lain, komunikasi sosial, komunikasi bisnis (business communication), lingkungan.



komunikasi



internasional,



dan



komunikasi



11



BAB III PENUTUP



1.1 Simpulan Komunikasi merupakan salah satu bagian yang paling penting dalam berorganisasi, tanpa adanya komunikasi sebuah organisasi atau perusahaan tidak akan dapat mencapai tujuannya, bahkan organisasi atau perusahaan tersebut tidak dapat berjalan dengan baik. Komunikasi organisasi sendiri memiliki fungsi atau peran yang vital dalam keberlangsungan hidup organisasi, karena setiap individu dalam sebuah organisasi harus saling berintegrasi untuk mencapai sebuah tujuan.



12



DAFTAR PUSTAKA “Fungsi,



Prinsip,



Hakikat



dan



Ruang



Lingkup



Komunikasi



Organisasi”(Online). http://tugasperkuliah.blogspot.com/2017/01/normal-0-false-falsefalse-en-us-x-none_13.html?m=0, diakses 10 September 2019. Herman. 2017. “Komunikasi Organisasi - Teori, Fungsi, Konsep, dan Penjelasannya”(Online).



https://pakarkomunikasi.com/komunikasi-



organisasi, diakses 10 September 2019. “Komunikasi



Organisasi”(Online)



https://id.wikipedia.org/wiki/



Komunikasi_organisasi, diakses 10 September 2019. “Pengertian



Komunikasi



Organisasi”(Online).



https://romeltea.com/



pengertian-komunikasi-organisasi/, diakses 10 September 2019.