Perangkat Lunak Aplikasi Perkantoran [PDF]

Citation preview

PERANGKAT LUNAK APLIKASI PERKANTORAN Perangkat lunak perkantoran atau kadang disebut sebagai perangkat lunak produksi adalah perangkat lunak yang digunakan secara umum untuk proses produksi dan administrasi pada organinasi, perorangan, dan perkantoran. Perangkat lunak jenis ini paling banyak digunakan untuk aplikasi perkantoran maupun perorangan. Perangkat lunak aplikasi jenis ini sangat banyak dibutuhkan oleh para pengguna komputer karena fungsinya yang sangat luas dan dibutuhkan oleh hampir semua jenis intansi. Adapun jenis – jenis Perangkat lunak aplikasi perkantoran yaitu :



1. Aplikasi Pengolah kata (Word Processing) Aplikasi pengolah kata (word processor) adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengolah kata. Aplikasi pengolah kata merupakan salah satu program yang paling dibutuhkan dan banyak digunakan di berbagai bidang kehidupan, seperti bidang pendidikan, sosial dan ekonomi, keuangan, pemerintahan, kesehatan dan lain-lain. Dengan aplikasi ini Anda dapat berbagai dokumen seperti laporan, proposal, artikel, brosur, booklet, karya tulis, surat menyurat, dan sebagainya. Aplikasi pengolah kata, umum digunakan untuk menggantikan tugas pengetikan yang sering dilakukan. Aplikasi ini dapat melakukan format pengetikan seperti penomoran, pengaturan spasi, margin (jarak pinggir kertas), dan jenis hururf (font). Dokumen yang ditulis lebih rapi, jika terjadi kesalahan dapat dikoreksi kembali, dapat disimpan sehingga dapat diambil ketika diperlukan kembali, dan dapat dicetak di atas kertas. Dokumen yang biasa ditulis menggunakan perangkat lunak pengolah kata diantaranya makalah, skripsi, laporan kegiatan, dan surat resmi. Perangkat lunak pengolah kata memiliki beberapa keuntungan seperti berikut ini : a. Tulisan atau naskah yang ditulis memakai program ini akan tersusun rapi. b. Tulisan tersebut dapat dikoreksi setiap saat jika terdapat kesalahan. c. Huruf yang digunakan beragam. d. Hasil tulisan dapat disimpan di komputer dan dapat dibuka kembali jika diperlukan. e. Hasil tulisan dapat dicetak di atas kertas. Contoh Aplikasi Pengolah kata : a) Microsoft Office Word



Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata yang diproduksi oleh Microsoft Corp. dan sifatnya komersial.Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama



Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word. Program pengolah kata Microsoft Word telah mengeluarkan versi 1.0. sampai 6.0. untuk versi DOS. Kemudian, seiring dengan kemajuan perusahaan pembuatnyya, Microsoft Coorporation telah mengeluarkan 15 versi Microsoft Word, yaitu versi ’95, ’97, 2000, 2002, 2003, 2007, 2010,2013, dan 2016. Program ini biasanya digunakan para pemakai komputer untuk kegiatan tulismenulis. Seperti pembuatan surat, proposal, artikel, brosur, booklet, dan lain-lain dengan aneka font (huruf) dan layout yang tersedia. Kita juga dapat membuat naskah ilmiah dengan rumus-rumus matematika, fisika maupun kimia dan mendesain sebuah dokumen dengan variasi gambar yang unik dan sangat lengkap. Kelebihan  Mudah digunakan (user friendly)  Fitur lengkap sesuai kebutuhan  Mampu membuat berbagai jenis dokumen antara lain surat, buku, publikasi dan gambar sederhana.  kemampuan melakukan format teks yang lebih mumpuni, misalnya kesan 3D dan bayangan.  Tampilan interface yang menarik Kekurangan  Satu software harus diinstal untuk satu computer dengan membayar lisensi yang mahal.  Spesifikasi komputer untuk menjalankan lumayan besar terutama untuk versi 2007 ke atas



b) OpenOffice Writer



OpenOffice Writer adalah software yang diproduksi oleh OpenOffice.org dan bersifat open source yang berfungsi untuk mengedit dokumen. Dalam hal ini sama seperti Microsoft Word pada Microsoft Office adapun dokumen format yang bisa digunakan di dalam OpenOffice.org Writer adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke



.pdf dengan sekali klik. OpenOffice Writer ini tidak kalah juga dengan fitur” yang di miliki Microsoft Word karena memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Dan program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar). Kelebihan :  Tidak memakan banyak memory (Ringan)  Dapat membuka format dari MS Word tipe apapun termasuk tipe .docx.  Dapat mengkonvert ke bentuk .pdf secara langsung seperti save as biasa.  Memiliki lebih banyak tipe file untuk penyimpanan (dapat menyimpan file dalam format yang dimiliki MS Word 2007). Kekurangan  Jika membuka file dari tipe .docx sering kali formatnya berubah.  Jika menyimpan ke bentuk .rtf, setelah dibuka di MS Word formatnya juga berubah.  Peletakan panel (tombol) untuk mengedit spasi sulit ditemukan.  Untuk membuat page break seperti di word susah ditemukan panel (tombol)nya.  Tidak dapat mempublish tulisan ke blog.  Tidak bisa menggunakan equation untuk menulis rumus.



c) StarOffice Writer



StarOffice Writer adalah software pengolah kata produksi Sun Microsystem, Inc dan bersifat komersial. Pengolah kata ini juga bersifat multipaltform. Artinya dapat dijalankan di berbagai sistem operasi, termasuk Linux, Solaris, Unix,Mac OS dan



Windows. StarOffice Writer menggunakan file ekstensi *odt. Hanya saja file ekstensi *odt masih bisa dirubah ke *doc. Kelebihan  Powerfull dan Full Features.  menyediakan fasilitas yang dimana terdapat contoh pembuatan memo, resume, surat dan juga faks serta dokumen  Integrasi aplikasi office.  Kompatibel dengan Ms. Office.  Starwriter dapat digunakan untuk membuka dan mengedit file dengan ekstensi rtf, doc, dll.  Harga murah  Lebih Stabil dan tahan virus (StarOffice versi Linux) karena berjalan dalam platform sistem operasi Linux. Kekurangan  Lambat ketika dijalankan pertama, karena StarOffice merupakan integrasi kumpulan program aplikasi, sehingga jika dijalankan maka StarOffice akan memanggil program-program aplikasi yang merupakan suite officenya. d) Apple iWork Pages



Apple iWork Pages adalah software pengolah kata yang di produksi oleh Apple Macintosh yang bersifat komersial. Software ini memiliki cara kerja yang sama dengan Microsoft Word.. Kelebihan :  Memiliki fitur yang komplit.  penangangan chart yang lebih baik.  Format teks, penyuntingan header dan footer, pembuatan daftar dan tabel, hingga penyisipan gambar ke dalam dokumen, semua dapat ditangani dengan baik  Secara visual, tampilan antarmuka Pages juga lebih menarik. Kekurangan :  Hanya kompatible pada Mac OS



e) Word Perfect



Word Perfect adalah Software pengolah kata yang diproduksi oleh Corel Corporation dan besifat komersial. Aplikasi ini Mendukung semua sistem operasi (Multiplatform). Kelebihan :  Tampilan dapat diatur dengan mudah, karena kita dapat mengaksesbantuan secara online.  Dapat membaca file yang dibuat di microsoft office (Word, Excel, Powerpoint).  Harga lebih murah dibandingkan microsoft word. Kekurangan :  Komputer yang digunakan harus memiliki memorio minimal 128MB  Komputer yang digunakan harus memakai processor pentium3 atau sederajat. Tampilan Word Perfect X3 :



f) Lotus Word Pro



Lotus Word Pro adalah aplikasi pengolah kata yang diproduksi oleh IBM Lotus Software dan bersifat komersial. Lotus Wod Pro dapat digunakan pada komputer yang berbasis Windows dan IBM OS/2 Warp. Lotus Word Pro memiliki beberapa kelebihan yaitu:  Dilengkapi fitur-fitur baru yang memungkinkan peningkatan produktifitas penggunanya  Dapat mendikte secara langsung teks-teks yang ingin diketik  Lotus Word Pro memiliki kemampuan untuk mempertukarkan file dokumen dengan Microsoft Word, yang berarti File Dokumen yang dibuat di Microsoft Word dapat di edit kembali di Lotus Word Pro, demikian juga sebaliknya Dokumen yang dibuat di Lotus Word Pro dapat dibuka dan di edit kembali di Microsoft Word selain itu Lotus Word Pro juga dapat membuka file Word Perfect dan beberapa aplikasi pengolah kata windows lainnya. Kekurangannya yaitu :  Untuk menjalankan Aplikasi ini spek minimum komputer harus Processornya Intel Pentium III dan RAM 128 MB  Tampilan Interfacenya kurang menarik



2. Aplikasi Pengolah Angka (SpreadSheet) Pengolah angka biasanya digunakan untuk melakukan perhitungan yang menggunakan tabel (tabulasi). Fungsi standar yang digunakan adalah penjumlahan di suatu range dalam baris atau kolom tertentu. Oleh karena lembar kerjanya berbentuk tabel-tabel, perangkat lunak ini juga berfungsi sebagai pembuat tabel. Perangkat lunak ini dapat diaplikasikan pada pekerjaan pengolahan statistik, perhitungan matematis, dan analisis keuangan dan pemasaran. Berikut ini fungsi perangkat lunak pengolah angka secara umum : a. Membuat tabel sederhana. b. Melakukan perhitungan yang melibatkan fungsi. c. Membuat grafik yang disertai keterangan. d. Membuat basis data sederhana.



Contoh Aplikasi Pengolah Angka : a) Microsoft Office Excel



Microsoft Office Excel adalah software pengolah angka yang diproduksi oleh Microsoft Corp. dan bersifat Komersial. Microsoft Excel tampil dengan format Workbook yang tersusun atas beberapa sheet. Setiap sheet terdiri atas cell-cell sebagai ruang data. Kelebihan: 1. Mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta baris dan 16.000 kolom dalam 1 sheet. Jadi dalam 1 sheet bisa menampung jawaban 1 juta responden dan 16 ribu jawaban/pertanyaan. 2. Microsoft excel mempunyai Format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya. 3. Microsoft Excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap sehingga mempermudah pengolahan angka untuk menghasilkan dokumen yang lebih canggih. 4. Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Kekurangan: 1. Software pengolah angka ini berbayar atau tidak gratis. 2. Aplikasi ini memerlukan banyak memory (RAM) dan proccessor yang besar (CPU). 3. Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.



b) Open Office Calc



Open Office Calc adalah Software Pengolah angka yang diproduksi oleh OpenOffice Org. Dan bersifat Open Source. Open office Calc yaitu sebuah perangkat lunak pengolah data angka, teks, maupun formula numerik, sama seperti Microsoft Excel. Program ini memudahkan pengguna untuk memanipulasi data mentah yang biasanya berupa tabulasi data menjadi sebuah laporan datayang menarik dan mudah dipahami Kelebihan OpenOffice Calc : 1. Tampilan dan isi dari OpenOffice.Org hampir sama dengan MS Office yang biasa orang-orang gunakan pada komputer kita, sehingga memudahkan kita untuk beradaptasi. 2. OpenOffice.Org bebas di download di internet, kita dapat mengakses sendiri serial numbernya sehingga tidak akan ada pembajakan. 3. Sudah banyak buku panduan mengenai aplikasi OpenOffice.Org, sehingga kita tidak akan kebingungan lagi. 4. Adanya forum khusus OpenOffice.Org, sehingga kita dapat bertukar pendapat mengenai ide-ide baru untuk OpenOffice.Org versi terbaru. 5. Instalasi OpenOffice.Org dapat dilakukan di berbagai Sistem Operasi. 6. Biaya yang terjangkau. Kekurangan : 1. Rakus Dengan Daya Komputer OpenOffcie.org terbilang rakus dalam penggunaan daya computer. Maksudnya adalah, openoffice.org selalu membutuhkan spek yang lumayan tinggi untuk dapat menjalankan perangkat lunak ini. 2. OpenOffice Tidak Mampu Membuka File Microsoft Excel Dengan Baik



c) StarOffice Calc



StarOffice Calc adalah Software Pengolah Angka yang diproduksi oleh Sun Microsystems dan bersifat komersial. StarOffice Calc adalah aplikasi pengolah angka yang bersifat multiplatform, yang berarti dapat dijalankan di berbagai sistem operasi termasuk Linux, Solaris, Unix, dan Windows. Kelebihan: 1. Kemampuannya untuk mengenali dan mengklarifikasi data yang ditempatkan di lembar kerja dan membantu penggunanya untuk membuat grafik dari data tersebtu sehingga lebih mudah dikomunikasikan dengan orang lain 2. Dapat mengkonversi file yang dihasilkannya menjadi dokumen Microsoft Excel Kekurangan: 1. Aplikasi ini tidak selengkap dengan Microsoft Excel.



d) Apple iWork Numbers



Apple iWork NumberApple iWork Number adalah Software pengolah angka yang diproduksi oleh Apple Macintosh dan bersifat komersial. Cara kerja software ini mirip dengan Microsoft Excel. Kelebihan :  Fitur-fitur didalamnya lengkap  Dalam proses memasukkan data, terlebih bila datanya sangat banyak, keduanya mendukung penggunaan shortcut tertentu dalam mempermudah proses tersebut.  mendukung penggunaan fungsi (rumus) dalam pengolahan nilai sel, bahkan fungsi-fungsi tersebut sudah digolongkan sesuai dengan kategorinya, termasuk fungsi-fungsi yang baru saja atau sering digunakan  pada proses copy paste sel yang relatif lebih mudah Kekurangan:  Shortcut di dalam iWork Numbers lebih rumit dipahami dan dihafalkan  Proses pencarian dan penggunaan fungsi lumayan susah  hanya kompatible pada Mac OS



e) Kspread



Kspread merupakan software pengolah angka yang diproduksi oleh KDE (K Deskop Environment) dan bersifat open source. Kelebihan: 1.



Tampilannya dilengkapi menu dan tombol-tombol sehingga mudah digunakan. 2. Dilengkapi fitur-fitur pengolah angka dengan berbagai kemudahan. 3. Mampu melakukan perhitungan lebih dari 100 fungsi. 4. Mampu mengurutkan angka. 5. Dalam satu dokumen mampu memuat banyak lembar kerja dan banyak table. Kekurangan: 1. Tidak mendukung format aplikasi beberapa perangkat lunak pengolah angka lainnya.



f) Lotus 1-2-3



Lotus 1-2-3 adalah software pengolah angka yang diproduksi oleh IBM lotus Software dan bersifat komersial. Lotus 123 merupakan program spreadsheet yang bekerja di bawah kendali sistem operasi DOS Namun pada perkembangan terakhir program lotus mulai digunakan pada program Windows dengar hadirnya software Lotus 123 for Windows.Program ini sempat tenar dan banyak digunakan oleh masyarakat dunia di era tahun 80-an. Kelebihan: 1. Kompatibel dengan teks, fungsi, rumus, dan grafik dari Excel. 2. Fungsi-fungsi analisis yang kompatibel dengan Excel. 3. Mengkopi dan memindahkan lembaran kerja. 4. Fasilitas SmartLabel berfungsi membuat rumus dengan lebih mudah dan cepat. 5. Dapat menggunakan baris sampai dengan 65.536 baris. Kekurangan: 1. Perangkat lunak ini tidak terkenal seperti Microsoft Excel sebagai program pengolah angka walaupun pada era 80-an aplikasi ini sempat tenar. 3. Aplikasi Pengolah Presentasi (Presentation) Aplikasi Presentasi adalah aplikasi komputer yang digunakan untuk membuat file presentasi,biasanya digunakan untuk menerangkan, mengajar atau presentasi sebuah proyek. Secara umum kegunaan software presentasi adalah sebagai berikut. a) untuk merancang suatu animasi dalam pembuatan slide untuk keperluan presentasi. dengan dimasukannya suatu animasi/gambar dan suara dalam setiap slide, maka penyajian akan tampak lebih hidup serta memotivasi audiens dan tidak semata-mata komunikasi verbal melalui penuturan kata-kata oleh pemakalah/penyaji materi tetapi juga komunikasi non verbal sehingga audiens tidak b) Membuat presentasi dari suatu produk, pelajaran, materi seminar, produk unggulan, acara wisuda, dan sebagainya. c) Menampilkan Slide&slide Presentasi Fasilitas Aplikasi Pengolah Presentasi :



a. b. c. d. e. f.



Software presentasi dapat mengolah sebuah teks dalam sebuah frame. Layout presentasi dapat dibuat dengan beberapa frame yang terpisah. Banyak pilihan template yang digunakan sebagai wadah atau cetakan untuk presentasi. Banyak efek dan animasi yang bisa digunakan didalam slide. Bentuk presentasi sangat user friendly. Software presentasi dibuat untuk menunjang kegiatan presentasi, dan dapat diterima oleh semua orang.



Contoh Aplikasi Pengolah Presentasi : a) Microsoft Office Power Point



Micosoft Office Power Point adalah software pengolah presentasi yang diproduksi oleh Microsoft Corp. dan bersifat komersial. PowerPoint merupakan aplikasi presentasi paling umum digunakan oleh berbagai user. Kelengkapan fitur dan kemudahan penggunaan menjadi nilai lebih untuk program ini. Kelebihan: 1. Memudahkan pembuatan slide presentasi 2. Dilengkapi banyak tools untuk membuat sebuah presentasi yang bagus 3. Tersedia berbagai macam desain dan animasi 4. Mudah dioperasikan 5. Tersedia berbagai macam template menarik 6. Dapat dibuat dengan berbagai format 7. Dapat mengedit foto secara langsung 8. Jendela dilengkapi dengan menu-menu dan tombol-tombol yang memungkinkan para pengguna dapat mengoperasikannya dengan mudah. Kekurangan : 1. Microsoft Office PowerPoint hanya dapat dijalankan/dioperasikan pada system operasi windows saja. 2. Membutuhkan Spek PC yang lumayan besar 3. Harganya mahal (gratis jika menggunakan versi bajakan) b) Open Office Impress Open Office Impress adalah software pengolah presentasi yang diproduksi oleh OpenOffice Org. ,bersifat open source dan multiplatform. Sebagai aplikasi presentasi, OpenOffice Impress memiliki hampir semua fitur dan kemampuan yang diinginkan dari sebuah aplikasi presentasi. Selain itu, openoffice impress memiliki jendela yang dilengkapi dengan tombol tombol dan menu menu yang memungkinkan penggunanya dapat bekerja dengan mudah dan nyaman. Letak tombol tombol dan menu menu hampir sama dengan microsoft



powerpoint sehingga pengguna yang terbiasa menggunakan microsoft powerpoint akan dapat bekerja di jendela openoffice impess dengan mudah. Kelebihan :  Softwarenya gratis atau OpenSource.  Kompatibel dengan Microsoft Office dan format office lainnya.  Ekspor ke PDF dan format lain dengan mudah.  Interface menarik dan mudah digunakan. Kekurangan  OpenOffice terkenal rakus dengan daya komputer, selalu membutuhkan komputer dengan spek yang lumayan tinggi.  Open Office mampu membuka file Office, tapi Office tidak bisa membuka file OpenOffice. Namun file Office yang dibuka pun terbatas, dan tidak selalu sama tampilannya bila dibuka dengan Office 2007 kadang-kadang malah jadi berantakan. Tampilan OpenOffice Impress :



c) Kpresenter



KPresenter adalah software pengolah presentasi yang diproduksi oleh KDE (K Deskop Environment) dan bersifat Open Source. KPresenter digunakan untuk



membuat dan menyajikan presentasi. Dengan sejumlah fasilitas yang ditawarkan, KPresenter sudah dapat disejajarkan dengan Microsoft PowerPoint. Salah satu fitur menarik dari KPresenter adalah menghasilkan slideshow dalam format HTML. Begitu sebuah presentasi telah usai disunting, dalam sekejap dapat dihasilkan versi HTML-nya yang cocok untuk di upload ke website. Kelebihan KPresenter:  Softwarenya gratis atau OpenSource.  Tersedia untuk berbagai Operating System.  Interface menarik dan mudah digunakan.  Kompatibel dengan file Microsoft PowerPoint. Kekurangan KPresenter:  Bagi yang terbiasa menggunakan Microsoft Power point beberapa shortcut dan toolbar yang ada di KPresenter dapat dikatakan berbeda. d) Apple iWork Keynote



Apple iWork Keynote adalah Aplikasi pengolah presentasi yang diproduksi oleh Apple Macintosh yang bersifat komersial. Kelebihan  Tampilan memukau dan muda digunakan.  Mensupport file Microsoft Office.  Efek dan transisi yang ditawarkan jauh lebih memukau dibandingkan dengan PowerPoint.  pratinjau (preview) penyuntingan slide yang sifatnya instan sehingga pembuat presentasi lebih mudah membayangkan seperti apa nanti slidenya bila ditayangkan. Kekurangan  Format yang dihasilkan tidak populer di masyarakat dan hanya bisa dibaca oleh iWork: .pages, .key, .numbers. Untungnya, iWork mampu mengekspor ke file format yang biasa dipakai seperti .doc, .ppt, dan .xls, meskipun Anda harus rela meninggalkan segala efek dan transisi dramatis pada Keynote karena PowerPoint tidak mampu menampilkannya.  format slide dan teks yang tersedia terlalu bersifat umum dan seringkali kurang bisa diandalkan untuk presentasi yang sifatnya agak spesifik.







hanya kompatible pada Mac OS.



e) Corel Presentation



Corel Presentation adalah Software pengolah presentasi yang diproduksi oleh Corel Corp. dan bersifat komersial. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur yang lumayan lengkap dan interface yang mudah. Kelebihan Corel Presentation :  Fitur lengkap  Koleksi foto dan gambar banyak  Font beragam  Tampilan dapat diatur dengan mudah,  Dapat membaca file yang dibuat di microsoft office  Lebih murah dari Microsoft Office Kekurangan Corel Presentation :  Komputer yang digunakan harus memiliki RAM minimal 128MB  Komputer yang digunakan harus memakai Processor Intel Pentium III atau sederajat.



f) IBM Lotus Symphony Presentation



IBM Lotus Symphony Presentation adalah software pengolah presentasi yang diproduksi oleh IBM Lotus Software dan bersifat Closed Source. Dengan fitur lengkap dan interface yang indah, IBM lotus Symphony cocok sebagai pengganti Microsoft Office. File yang dihasilkan juga Kompatibel dengan dokumen office. Serta support export ke file PDF. Kelebihan :  Cross Platform (bisa digunakan di berbagai OS).  Memiliki web-browser sendiri.  Interface menarik dan mudah digunakan.  Tersedia secara gratis  Fitur lengkap.  Kompatibel dengan dokumen office.  Support export ke file PDF. Kekurangan  Membutuhkan memory yang besar.  Penggunaannya sedikit rumit.  Closed-source



4. Aplikasi Pengolah Basis Data (Database) Basis data (database) adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain, sehingga membentuk data untuk menginformasikan satu perusahaan dan instansi. Basis data juga merupakan landasan bagi pembuatan dan pengembangan program aplikasi. Oleh sebab itu, basis data harus dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan program lebih mudah dan cepat. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Sebuah basis data adalah kumpulan data yang terorganisir dengan baik. Koleksi data ini kemudian dimodelkan berdasarkan berbagai aspek dalam dunia nyata, yang pada akhirnya akan mempermudah kita dalam mengambil informasi itu kembali Misalnya, sebuah basis data perguruan tinggi dapat saja menyimpan data mahasiswa sedemikian rupa sehingga kita dapat dengan mudah mengambil informasi mata kuliah yang dipelajari mahasiswa pada setiap semesternya.



Database Management System (DBMS) merupakan sebuah perangkat lunak yang berhubungan dengan pengguna, aplikasi lainnya, dan basis data secara langsung untuk mengambil, menyimpan, dan menganalisa data yang ada. . Contoh dari tipe data yang dapat disimpan adalah: string (kata), angka, biner, datetime, image, file, dll. Saat ini banyak sekali jenis perangkat lunak basis data mulai dari yang bersifat lokal, client server, maupun terdistribusi. Sebuah DBMS umumnya memiliki fungsi-fungsi seperti: 1. Definisi Data, yaitu fungsi yang memungkinkan kita untuk mendefinisikan model data dan kamus data. 2. Manipulasi Data, yaitu fungsi yang memungkinkan kita untuk menambahkan, memperbaharui, maupun menghapus data yang telah kita simpan. Data selalu dimanipulasi berdasarkan model data yang telah ditentukan. 3. Pengambilan Data, yaitu fungsi yang memungkinkan kita untuk mengambil data yang telah tersimpan dalam basis data. 4. Administrasi Data, yaitu fungsi-fungsi administrasi data seperti penambahan indeks, hak akses data, back up, dan lain-lain.



Contoh Aplikasi Pengolah Basis Data : a) Microsoft Access



Microsoft Access merupakan software pengolah basis data yang diproduksi oleh Microsoft Corp dan bersifat Komersial. Kelebihan : 1) Kemudahan pengoperasian aplikasi Microsoft Access menjanjikan kemudahan dalam pengoperasian softwarenya. berbagai wizard dan template form, query, report, disediakan untuk digunakan dan dimodifikasi dengan mudah. 2) Adanya fitur visual table designer yang mempermudah dalam mengkonfigurasi struktur tabel secara visual 3) Mampu menampung basis data dengan jumlah cukup besar



4) Database MDB dikenal dengan proteksi keamanan file basis datanya. Password disediakan untuk pengamanan file basis data agar tidak bisa dibuka kecuali mengetahui passwordnya 5) Kompatibel dengan pemrograman database SQL (Structured Query Language). Kekurangan : 1) Aplikasi ini tidak free atau proprietary 2) Maksimal pemrosesan file basis data adalah 2 GB 3) Pemrosesan data tidak secepat web-based database 4) Arsitektur keamanan yang ada belum sebaik aplikasi sekelas SQL Server atau MySQL b) My SQL



My SQL merupakan software pengolah database yang diproduksi oleh Microsoft Corp. dan bersifat Open Source. Kelebihan : 1) free (bebas didownload) 2) stabil dan tangguh 3) fleksibel dengan berbagai pemrograman 4) Security yang baik 5) dukungan dari banyak komunitas 6) kemudahan management database 7) perkembangan software yang cukup cepat Kekurangan : 1) Data yang ditangani belum begitu besar 2) Rentan Virus 3) Mudah hang dan Crash 4) Tidak multi user, apabila dalam satu jaringan komputer menggunakan program dalam satu waktu, salah satu user harus mengalah sampai user yang lain selesai menggunakan program 5) Memiliki keterbatasan kemampuan kinerja dalam server ketika data yang disimpan telah melebihi batas maksimal



c) Sybase



Sybase merupakan software pengolah database yang diproduksi oleh sybase Inc. dan bersifat Komersial. Kelebihan : 1) Sybase merupakan software database yang memiliki kecepatan dan reliabilitas yang tinggi dalam proses data. 2) Sybase mudah digunakan dan memiliki dukungan user yang luas. 3) Memiliki tingkat keamanan yang baik. 4) Bisa berjalan dibanyak platform selain PC. 5) Mendukung banyak bahasa pemrograman seperti Power Builder, C, C++, Perl, Phyton, Java, dan PHP Kekurangan : 1) Merupakan software berharga mahal untuk perusahaan skala kecil dan menengah. 2) Hanya dapat diimpelementasikan pada 1 unit server, jika terdapat tambahan server hanya akan berfungsi sebagai pasif / standby server d) Oracle



Oracle merupakan software pengolah database yang diproduksi oleh Microsoft Corp. dan bersifat komersial. Kelebihan : 1) handal dan memiliki kemampuan yang tinggi. 2) Dapat mengolah data dalam ukuran besar dan mengolahnya dengan cepat sehingga didapatkan informasi yang akurat sesuai permintaan pengguna/user. 3) Memiliki kemampuan Technology Cluster Server dimana jika terdapat lebih dari satu unit server misalnya 100 unit server maka Oracle dapat menjadikan 100 unit server tersebut aktif bekerja bersama sebagai 100 aktif server. 4) Memiliki kemampuan untuk management user dan tiap user bisa diatur hak akses terhadap suatu database oleh database administrator. 5) Bisa berjalan pada lebih dari satu platform system operasi. Kekurangan : 1) paling mahal, paling rumit, dan paling sulit untuk dipelajari. 2) Membutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi untuk menjalankan software DBMS Oracle supaya berjalan dengan stabil. 3) Hanya diperuntukan bagi perusahaan berukuran besar, dan tidak cocok untuk perusahaan kecil maupun menengah e) Microsoft SQL Server



Microsoft SQL Server merupakan software pengolah database yang diproduksi oleh Microsoft Corp. dan bersifat komersial. Kelebihan : 1) Cocok untuk perusahaan dengan skala kecil, menengah, dan besar sehingga mampu untuk mengolah data dengan jumlah yang besar. 2) Memiliki kemampuan untuk management user dan tiap user bisa diatur hak akses terhadap suatu database oleh database administrator. 3) Memiliki tingkat pengamanan / security data yang baik. 4) Memiliki kemampuan untuk back-up data, rollback data, dan recovery data.



Kekurangan : 1) Hanya dapat diimpelementasikan pada 1 unit server, jika terdapat tambahan server maka hanya akan berfungsi sebagai pasif / standby server (tidak memiliki kemampuan Technology Cluster Server seperti halnya pada DMBS Oracle). 2) Hanya bisa berjalan pada satu platform system operasi yaitu Microsoft Windows. 3) Merupakan software berlisensi dan berharga mahal untuk perusahaan skala kecil dan menengah. f) Postgre SQL



Postgre SQL merupakan software pengolah database yang diproduksi oleh Microsoft Corp. dan bersifat komersial. Kelebihan : 1) memiliki stabilitas yang lebih tinggi, 2) praktis untuk menyimpan banyak item data 3) menyediakan hampir seluruh fitur-fitur database seperti yang terdapat dalam produk database komersial pada umumnya. 4) PostgreSQL dapat digunakan, dimodifikasi dan didistribusikan oleh setiap orang tanpa perlu membayar lisensi (free of charge) baik untuk keperluan pribadi, pendidikan maupun komersil. 5) mendukung banyak jenis bahasa pemrograman,antara lain: SQL, C, C++, Java, PHP, etc. Kekurangan : 1) fungsi yang diusungnya masih terbatas, PostgreSQL hanya dapat melakukan beberapa fungsi yaitu penambahan kolom, penggantian nama kolom, dan juga penggantian pada nama tabel. 2) kurang popular dibandingkan dengan database lainnya 3) kecepatan dan kelangsingannya masih kurang dapat fokus.



5. Aplikasi Sistem Pengolah Dokumen (Document Management System) Document Management System (DMS) merupakan sebuah sistem komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengakses kembali file elektronik. Selain untuk melacak berbagai versi hasil update yang dilakukan oleh user yang berbeda, sistem ini juga digunakan untuk sharing file ke user-user lainnya. DMS sering dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen aset, dokumen imaging, mengatur sistem alur kerja dan mengelola catatan manajemen. Document Management System biasanya menyediakan fitur-fitur seperti storage, versioning, metadata, security, serta kemampuan indexing dan retrieval. Berikut ini komponen fitur yang disediakan oleh DMS: a. Metadata Setiap dokumen biasanya memiliki metadata. Metadata misalnya nama dokumen, tgl, pemilik dokumen, dan identitas lainnya. DMS dapat mengekstrak metadata dari dokumen secara otomatis atau meminta user untuk menginput metadata ke sistem. Beberapa sistem juga menggunakan OCR (Optical Character Recognition) pada file untuk mengekstrak text pada file tersebut. Text hasil ekstrak disimpan sebagai metadata. Metadata inilah yang nantinya digunakan sebagai keyword untuk membantu user mencari kembali file yang sudah disimpan di sistem. b. Capture Proses Capture terlibat di dalam proses dokumen imaging dari mesin scanner atau mesin MFD (Multi Function Device). OCR sering digunakan untuk mengubah file elektronik menjadi text. OMR (Optical Mark Recognition) kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak text dari kolom kotak-kotak. c. Indexing Index digunakan untuk melacak atau mencari file elektronik. Index memberikan klasifikasi melalui metadata dari hasil ekstrak dokumen fisik ataupun file elektronik. Sebaiknya user menggunakan index yang sederhana supaya mempermudah metode pencarian file elektronik kembali. d. Storage Tempat untuk menyimpan file elektronik. Storage sering dikaitkan dengan manajemen dokumen mengenai dimana dokumen disimpan, untuk berapa lama, pengarsipan hingga ke pemusnahan dokumen. e. Retrieval Mengambil kembali file elektronik yang disimpan dari storage. Di dalam mencari dokumen, user dapat menggunakan satu atau beberapa metadata sekaligus. Beberapa sistem memiliki kemampuan untuk mencari keyword yang ada di isi dokumen. Retrieval file yang tidak memiliki index akan memakan waktu pencarian lebih lama. f. Distribusi File yang diterbitkan untuk dishare harus diperhatikan sisi security-nya, dimana file tersebut tidak boleh dapat diubah dengan mudah oleh user lain. g. Security Security dokumen sangat penting dalam aplikasi DMS. Pengaturan security Document Management System dalam suatu perusahaan bisa menjadi lebih kompleks, dimana Administrator hanya memberikan hak akses tertentu kepada kelompok atau orang-orang tertentu saja. h. Workflow



Workflow merupakan proses yang kompleks dan beberapa Document Management System memiliki modul workflow. Administrator dapat membuat rule untuk menentukan alur dokumen di dalam suatu perusahaan. Contoh sederhana: ketika memasukkan faktur yang nilai nominalnya lebih rendah dari nilai nominal yang ditentukan, maka faktur akan diproses ke rute yang berbeda. i. Kolaborasi Kolaborasi memungkinkan sebuah file diakses dan diproses oleh user yang berwenang. Akses diblokir dari user lain sementara file sedang diproses, dimana beberapa user dapat melihat dan menggunakan file dalam waktu yang sama. j. Versioning Suatu proses dimana file diperiksa di dalam atau di luar sistem, yang memungkinkan user untuk mengambil versi sebelumnya dan melakukan update file. Versioning berguna untuk file yang memerlukan update dari waktu ke waktu. k. Searching Berfungsi untuk menemukan kembali file dan folder menggunakan fitur pencarian file. File dapat dicari dengan menggunakan berbagai atribut dan konten dokumen. Keuntungan menggunakan Document Management System :    



  



   



Produktivitas yang meningkat - peningkatan produktivitas bisa terjadi di sisi pencarian dokumen dan broadcast dokumen Cost efficiency - dengan menggunakan Document Management Software, perusahaan bisa mengurangi cost untuk pembelian kertas Robust Security - dokumen elektronik perusahaan bisa disimpan dalam tempat yang tersentralisasi, mengurangi kemungkinan tercecernya dokumen Mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan, setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki Mempercepat aliran distribusi dan sharing dokumen Mengakses dokumen yang diperlukan dari mana saja, selama ada koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan server DMS Mengatur permission dengan lebih spesifik (security). Kita bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen. Menelusuri history Audit Trail perubahan dokumen Mempermudah pencarian. Jika kita lupa di mana folder penyimpanan dokumen, kita bisa mengandalkan search engine yang dimiliki DMS. Membantu mengelola seluruh dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi Fitur workflow yang dimiliki DMS, akan meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan Contoh Aplikasi Document Management System : a. b. c. d.



Microsoft Document Imaging doQuments DocMonto infoRouter