Project Based Production System [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN 1.1



Latar Belakang Manajemen produksi dan operasi merupakan manajemen dari suatu



sistem informasi yang mengkonversikan masukan (inputs) menjadi keluaran (outputs) yang berupa barang atau jasa. Hal ini berkaitan dengan pelaksanaan fungsi produksi dan operasi memerlukan serangkaian kegiatan yang merupakan suatu sistem. Sistem produksi mempunyai unsur-unsur yaitu masukan, pentransformasian dan keluaran. Sedang produksi dan operasi merupakan suatu sistem untuk meyediakan barang-barang dan jasa-jasa yang dibutuhkan dan akan dikombinasi oleh anggota masyarakat. Sistem merupakan suatu rangkaian unsur-unsur yang saling terkait dan dan tergantung serta saling pengaruh-mempengaruhi satu dengan yang lainnya, yang keseluruhannya merupakan suatu kesatuan bagi pelaksanaan kegiatan bagi pencapaian suatu tujuan tertentu. Sedangkan yang dimaksud dengan sistem produksi dan op dalam system erasi adalah suatu keterkaitan unsur-unsur yang berbeda secara terpadu, menyatu dan menyeluruh dalam pentransformasian masukan menjadi keluaran. Dalam sisitem produksi yang dipergunakan yaitu proses produksi bersifat continue, proses produksi diskrit dan proses produksi yang bersifat proyek. Karakteristik manufaktur yang cocok untuk sistem produksi berbasis proyek adalah untuk Engineer to Order. Pada proyek khusus memerlukan waktu bulanan atau tahunan biasanya dibuat diluar sistem produksi normal. Organisasi proyek dalam perusahaan adalah menetapkan guna menagani banyak pekerjaan dan sering kali dibubarkan pada saat proyek telah selesai. 1.2



Rumusan Masalah 1. Apa saja tujuan dari system produksi berbasis proyek (project based production system) ? 2. Apa karakteristik dari system produksi berbasis proyek (project based production system) ? 3. Apa saja alat atau tools yang dipakai system produksi berbasis proyek (project based production system) ?



4. Apa yang dimaksud penjadwalan proyek dan pengendalian proyek serta sumber daya apa yang digunakannya ? 1.3



Tujuan Masalah 1. Untuk menjelaskan tujuan dari system produksi berbasis proyek (project based production system) ? 2. Untuk menjelaskan karakteristik dari system produksi berbasis proyek (project based production system) ? 3. Untuk menjelaskan alat atau tools yang dipakai system produksi berbasis proyek (project based production system) ? 4. Untuk menjelaskan penjadwalan proyek dan pengendalian proyek serta sumber daya apa yang digunakannya ?



BAB II LANDASAN TEORI 2.1



Sejarah Manajemen proyek merupakan salah satu disiplin ilmu yang telah



dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi seperti konstruksi sipil, teknik dan aktivitas pertahanan berat. Dua tokoh yang dikenal sebagai nenek moyang dalam perkembangan



ilmu



manajemen



proyek



adalah



Henry



Gantt,



yang



memperkenalkan penggunaan Gantt Chart dalam melakukan perencanaan dan pengontrolan aktifitas proyek, serta Henry Fayol dengan teori “5 fungsi manajemen” yang merupakan pengetahuan dasar terkait manajemen proyek ataupun manajemen program. Karya kedua tokoh tersebut disebut-sebut sebagai cikal bakal tools yang digunakan dalam manajemen proyek modern. Filosofi perencanaan dan pengendalian produksi pada proyek yaitu merencanakan kegiatan-kegiatan proyek, agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana dengan baik (Manarisa, 2011). 2.2



Tujuan 1.



Menunjukkan hubungan tiap-tiap kegiatan terhadap keseluruhan proyek.



2.



Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.



3.



Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.



4.



Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara mencermati hal-hal kritis pada proyek.



2.3



Karakteristik Karakteristik manufaktur yang cocok untuk sistem produksi berbasis



proyek adalah untuk Engineer to Order. Pada proyek khusus memerlukan waktu bulanan atau tahunan biasanya dibuat diluar sistem produksi normal. Organisasi proyek dalam perusahaan adalah menetapkan guna menagani banyak pekerjaan



dan sering kali dibubarkan pada saat proyek telah selesai. Manajemen proyek besar mencakup tiga fase : 1. Perencanaan : Ini meliputi penetapan tujuan, pendefinisian proyek, dan organisasi tim. 2. Penjadwalan, Ini menghubungkan orang, uang, dan supplies ke aktivitas khusus dan menghubungkan aktivitas dengan yang lainnya. 3. Pengendalian, Disinilah perusahaan mengawasi sumber dayanya, biayanya, kualitas dan anggaran. Ini juga merevisi atau mengubah rencana dan mengganti sumber daya untuk menepati waktu dan permintaan biaya. Karakteristik proyek: 1. Memiliki tujuan spesifik dan batas waktu 2. Unik atau agak asing bagi pekerja 3. Berisi tugas-tugas yang saling terkait kompleks yang memerlukan keahlian khusus 4. Bersifat sementara tapi penting untuk perusahaan 2.4



Pengertian Proyek merupakan rangkaian tugas-tugas yang berkaitan dan diarahkan



menuju output yang besar. Suatu bentuk organisasi yang baru, dibuat untuk meyakinkan program yang telah ada terus berjalan mulus/lancar atas dasar hari ke hari sementara proyek yang baru diselesaikan secara lengkap. Ini disebut dengan organisasi proyek. Organisasi proyek adalah cara yang efektif untuk mengumpulkan orang dan sumber daya fisik yang diperlukan untuk waktuu yang terbatas untuk menyelesaikan proyek tertentu atau tujuan. Biasanya adalah struktur organisasi temporer yang dirancang untuk mencapai hasil dengan menggunakan ahli luar perusahaan. Organisasi proyek berfungsi dengan baik pada saat : 1. Pekerjaan bisa didefinisikan dengan tujuan tertentu dan tanggal batas waktunya 2. Pekerjaan itu unik, atau sesuatu yang tidak lazim atas organisasi yang sudah ada



3. Pekerjaan itu memuat tugas saling berkaitan yang kompleks yang membutuhkan keahlian tertentu 4. Proyek



bersifat



temporer



tapi



sangat



penting/kritis



terhadap



perusahaan 2.5



Alat atau Tools yang Dipakai PERT dan CPM merupakan dua teknik jaringan yang banyak



dipergunakan dan perlu dibicarakan secara singkat, memiliki kemampuan untuk memperkirakan hubungan utama dan kegiatan yang saling terkaitan dalam proyek yang rumit. Penjadwalan yang selalu dikomputerisasi, PERT dan CPM memiliki batasan dalam diagram Gantt yang lebih mudah. Bahkan dalam proyek besar, diagram Gantt dapat dipergunakan sebagai ringkasan status proyek dan dapat melengkapi pendekatan jaringan lain. 2.5.1



Project Evaluation and Review Technique (PERT) PERT merupakan suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin



mengurangi



adanya



penundaan,



maupun



gangguan



produksi



serta



mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Manfaat PERT: 1. Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek. 2. Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan. 3. Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek. 4. Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan. 5. Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek. 2.5.2



Critical Path Method (CPM) Metode jalur kritis (CPM) adalah teknik langkah demi-langkah untuk



proses perencanaan yang menentukan tugas-tugas penting dan tidak penting dengan tujuan untuk mencegah masalah waktu-frame dan kemacetan proses



CPM secara luas dipergunakan untuk manajemen proyek. Secara ringkas langkahlangkah CPM adalah sebagai berikut 1. Pendefinisian proyek ke dalam bentuk kegiatan-kegiatan dan peristiwa-peristiwa. 2. Penyusunan suatu network diagram yang menunjukkan hubungan antar-kegiatan yang sesuai dengan proyek tersebut. 3. Penentuan perkiraan lama waktu setiap kegiatan. 4.



Perhitungan lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap lintasan (path) yang terdapat di dalam network (disebut Analisis Waktu Proyek).



5.



Penentuan rencana kebutuhan sumberdaya (termasuk biaya) untuk setiap kegiatan di dalam proyek untuk mencapai tujuan proyek (disebut Analisis Sumber Daya Proyek).



Lintasan yang memiliki total waktu dari hasil perhitungan langkah keempat diatas disebut sebagai lintasan kritis (critical path), artinya untuk waktuwaktu kegiatan dari seluruh item pada lintasan ini adalah kritis terhadap batas waktu penyelesaian proyek. Jumlah dari waktu-waktu kegiatan pada lintasan kritis tersebut disebut expected mean time of critical path (Tg). Sedangkan lintasan yang lain akan menimbulkan kelebihan waktu (slack). Slack ini berkaitan dengan suatu lintasan yang memiliki perbedaan antara (Tg) dengan total waktu pada lintasan tersebut a. Simbol-simbol yang digunakan Simbol-simbol yang digunakan dalam sebuah network diagram terdiri atas dua sampai tiga macam. Ketiga macam simbol tersebut adalah anak panah yang melambangkan antara dua peristiwa. Simbol-simbol tersebut adalah sebagai berikut: 1. Anak panah (Arrow) menyatakan sebuah kegiatan. Nama kegiatan dicantumkan dicantumkan ditas anak-anak panah dan lama kegiatan ditulis dibawah anak panah. Anak panah selalu digambarkan mulai dari kiri kekanan dengan kepala anak panah disisi kanan. Ekor anak panah ditafsirkan sebagai kegiatan awal, sedangkan kepala anak anah ditafsirkan sebagai akhir atau kegiatan yang sudah selesai.



2. Lingkaran (Node) menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa (event). Event didefinisikan sebagai pertemuan dari satu kegiatan atau beberapa kegiatan. b. Hubungan Antarsimbol a. Anak panah dengan lingkaran yang melambangkan hubungan kegiatan dan peristiwa. b. Hubungan antara anak panah terputus-putus dengan lingkaran yang melambangkan hubungan antar dua peristiwa c. Peristiwa kritis, Kegiatan kritis dan Lintasan kritis 1. Peristiwa kritis adalah peristiwa yang tidak mempunyai tenggang waktu atau SPA (saat paling awal) sama dengan SPL (saat paling lambat). Jadi untuk kegiatan kritis SPL dikurangi SPAsama dengan nol 2. Kegiatan kritis adalah kegiatan yang sangat sensitif terhadap keterlambatan, sehingga bila sebuah kegiatan kritis terlambat satu hari saja, sedang kegiatan-kegiatan lainnya tidak terlambat, maka produksi proyek akan mengalami keterlambatan selama satu hari. Sifat kritis ini disebabkan karena kegiatan tersebut harus dimulai pada satu saat (tidak ada mulai paling awal dan tidak ada mulai paling lambat) dan harus selesai pada satu saat (tidak ada selesai paling awal dan tidak ada selesai paling lambat). 3. Lintasan Kritis dalam network diagram adalah lintasan yang terdiri atas kegiatan-kegiatan kritis, peristiwa-peristiwa kritis, dan dummy (panah terputus-putus). Dummy hanya ada dalam lintasan kritis bila diperlukan. Berdasarkan prosedur dan rumus untuk menghitung umur produksi proyek lintasan kritis, maka dapat disimpulkan bahwa umur lintasan kritis sama dengan umur produksi proyek dan lintasan kritis adalah lintasan yang paling lama umur pelaksanaannya dari semua lintasan yang ada



d. Umur Produksi Proyek Lama kegiatan adalah jangka waktu



yang dibutuhkan untuk



penyelesaian kegiatan produksi proyek, yaitu mulai dari saat awal pada saat kegiatan mulai dikerjakan sampai dengan saat akhir pada saat kegiatan akhir dikerjakan. Dua faktor penentu lama kegiatan adalah 1. Faktor teknis, yang termasuk adalah volume pekerjaan, sumber daya, ruangan jam kerja per hari. 2. Faktor non teknis, yang termasuk adalah banyaknya hari libur, banyaknya cuaca yang tidak memungkinkan penyelenggaraan kegiatan tersebut, dan lain-lain e. Pembuatan Bagan Balok (Gantt Chart) Salah satu metode penyusunan jadwal yang tertua adalah menggunakan bagan balok atau gantt, yang dibuat oleh H.L. Gantt. Bagan ini disusun dengan maksud utama mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri atas waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan. Keuntungan yang didapat dari pemakaian metode ini adalah sebagai berikut 1. Sederhana, mudah dibuat dan dipahami. Oleh karena itu, Gantt chart bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan produksi proyek. 2. Dapat menggambarkan jadwal (perencanaan) suatu kegiatan. 3. Kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan. 4. Bila digabungkan dengan metode lain dapat dipakai untuk perencanaan dan pengendalian produksi proyek pada aspek yang lebih luas 2.6



Penjadwalan Proyek Penjadwalan proyek menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang



harus diselesaikan. Bahan baku dan tenaga yang diperlukan dalam setiap tahapan produksi dihitung dalam fase ini, juga ditentukan waktu yang diperlukan oleh setiap aktivitas. Penjadwalan yang terpisah untuk kebutuhan personalia berdasarkan jenis kemampuan (manajemen, teknik, atau pengaliran yang tepat, misalnya)



dibuat



diagram.



Diagram



juga



dapat



dikembangkan



untuk



menjadwalkan bahan baku. Salah satu pendekatan penjadwalan proyek yang



paling populer adalah diagram Gantt (sesuai dengan penemunya Henry Gantt). Diagram Gantt adalah biaya yang rendah yang berarti membantu manajer memastikan beberapa hal yaitu 1. Merencanakan semua kegiatan. 2. Pehitungan penyelesaian pesanan. 3. Pencatatan perkiraan waktu kegiatan 4. Pengembangan keseluruhan jangka waktu proyek. Diagram penjadwalan dapat dipergunakan untuk proyek sederhana. Mereka memungkinkan manajer untuk mengawasi kemajuan dari setiap aktivitas dan secara langsung menangani masalah setempat. Namun demikian diagram Gantt tidak mudah untuk diperbaharui dan lebih penting lagi tidak memberikan ilustrasi yang nyata tentang hubungan antara kegiatan dan sumber dayanya. 2.7



Pengendalian Proyek Pengendalian terhadap proyek besar, seperti pengendalian segala jenis



sistem manajemen, melibatkan pengawasan seksama terhadap sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Pengendalian juga berarti menggunakan lup umpan balik untuk merevisi rencana proyek dan memiliki kemampuan untuk menggeser atau mengganti sumber daya ke mana saja mereka diperlukan. Laporan dan diagram PERT atau CPM sekarang ini banyak tersedia untuk computer Havard, Primavera, Proyek, Macproject, Pertmaster, Visischedule dan Time Line. Program ini menghasilkan variasi laporan yang luas termasuk: perincian biaya secara detail untuk masing-masing pekerjaan, kurva karyawan program total, table distribusi biaya dan biaya fungsional dan ringkasan jam kerja, bahan baku dan peramalan biaya, laporan selisih, laporan analisis waktu dan laporan status pekerjaan. 2.8



Analisis Sumber Daya Dari analisis waktu produksi proyek, dapat dibuat jadwal produksi proyek



yang berupa kumpulan jadwal semua kegiatan produksi proyek. Setiap kegiatan harus dinyatakan rencana saat mulai dan saat selesainya. Dalam penyelenggaraan suatu proyek diperlukan masukan-masukan yang akan diproses dengan tingkat kesulitan dan waktu tertentu sehingga tujuan produksi proyek tersebut yang berupa produk akhir tercapai.



2.9



Penggunaan Sumber Daya untuk Kegiatan Setiap pelaksanaan kegiatan membutuhkan sumber daya berupa biaya,



tenaga kerja, peralatan dan bahan. Agar kegiatan bisa dilaksanakan, maka sumber daya yang diperlukan harus disediakan pada saat, jumlah, dan mutu yang diminta. Untuk keperluan tersebut, perlu di perhatikan sifat distribusi dan sensitifitas pemakaian sumber daya selama waktu pelaksanaan. Sumber daya langsung adalah sumber



daya



yang



jumlah



pemakaiannya



tergantung



pada



volume



kegiatan/pekerjaan dan tidak bergantung pada lamanya waktu pelaksanaan kegiatan. Sedangkan sumber daya tidak langsung adalah sumber daya yang jumlah pemakaiannya bergantung pada lamanya waktu pelaksanaan kegiatan dan tidak bergantung pada besar volume kegiatan.



2.10



Kebutuhan Sumber Daya Kebutuhan sumber daya dibedakan atas empat bagian, yaitu: 1. Kebutuhan sumber daya merata Untuk kegiatan atau pekerjaan tertentu, seringkali dijumpai bahwa



untuk menyelenggarakan pekerjaan tersebut diperlukan tersedianya sumber daya (biaya, tenaga kerja, alat dan bahan) yang jumlah perharinya sama atau merata selama proses pelaksanaan berlangsung. 2. Kebutuhan sumber daya pada saat mulai Untuk kegiatan atau pekerjaan tertentu, seringkali dijumpai bahwa untuk menyelenggarakan pekerjaan tersebut diperlukan tersedianya sumber daya (khususnya biaya) untuk seluruh kegiatan atau pekerjaan pada saat/hari pekerjaan dimulai. 3. Kebutuhan sumber daya pada saat akhir/selesai Untuk pekerjaan atau kegiatan tertentu, seringkali dijumpai bahwa untuk menyelenggarakan kegiatan atau pekerjaan tersebut diperlukan tersedianya sumberdaya (kususnya biaya) untuk seluruh kegiatan atau pekerjaan tersebut pada saat atau hari seluruh pekerjaan itu selesai. 4. Kebutuhan sumberdaya tidak merata Produksi proyek atau kelompok kegiatan yang terdiri atas berbagai kegiatan yang susunannya kompleks, pada umumnya membutuhkan sumberdaya



(uang, tenaga kerja, alat dan bahan) yang besarnya tidak merata sepanjang waktu penyelenggaraannya.



BAB III PENUTUP 3.1



Kesimpulan Memiliki tujuan spesifik dan batas waktu dan tidak berkelanjutan seperti



sistem MRP II, JIT dll. Contohnya proyek pembangunan jembatan di suatu daerah hanya dikerjakan jika ada permintaan, unik atau agak asing bagi pekerja, maksudnya mempunyai ciri khas khusus, berisi tugas-tugas yang saling terkait kompleks yang memerlukan keahlian khusus dan bersifat sementara tapi penting untuk perusahaan Karakteristik manufaktur yang cocok untuk sistem produksi berbasis proyek adalah untuk Engineer to Order. Pada proyek khusus memerlukan waktu bulanan, atau tahunan biasanya dibuat diluar sistem produksi normal. Organisasi proyek dalam perusahaan adalah menetapkan guna menagani banyak pekerjaan dan sering kali dibubarkan pada saat proyek telah selesai. Manajemen proyek besar mencakup tiga fase : 1. Perencanaan : Ini meliputi penetapan tujuan, pendefinisian proyek, dan organisasi tim. 2. Penjadwalan, Ini menghubungkan orang, uang, dan supplies ke aktivitas khusus dan menghubungkan aktivitas dengan yang lainnya. 3. Pengendalian, Disinilah perusahaan mengawasi sumber dayanya, biayanya, kualitas dan anggaran. Ini juga merevisi atau mengubah rencana dan mengganti sumber daya untuk menepati waktu dan permintaan biaya. Dua teknik yang sering digunakan dalam proyek adalah PERT dan CPM. PERT merupakan suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi



adanya



penundaan,



maupun



gangguan



produksi



serta



mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. CPM adalah teknik langkah demi-langkah untuk proses perencanaan yang menentukan tugas-tugas penting dan tidak penting dengan tujuan untuk mencegah masalah waktu-frame dan kemacetan proses.



3.2



Saran Dengan dibuatnya makalah ini penyusun berharap agar pembaca lebih mengerti



lagi tentang system produksi berbasis proyek (project based production system) dalam pembelajaran. Penyusun berharap dengan dibacanya makalah ini, pembaca dapat lebih mengetahui betapa pentingnya system produksi berbasis proyek (project based



production system) dalam kehidupan sehari-hari.