Proposal Website E-Arsip Surat-Kelompok 2 [PDF]

Citation preview

PROPOSAL PERANCANGAN APLIKASI ELEKTRONIK ARSIP SURAT DESA PAKUHAJI



Email



WhatsApp



[email protected]



0822-9132-9029



[email protected]



0881-0232-36359



[email protected]



0858-4893-8499



[email protected]



0895-3462-27151



[email protected]



0813-9527-7953



POLITEKNIK TEDC BANDUNG Jalan.Pasantren-Politeknik, KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected]



Daftar Isi Daftar Isi.....................................................................................................................................2 BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................4 1.1



Latar Belakang.............................................................................................................4



1.2



Rumasan Masalah........................................................................................................5



1.3



Batasan Masalah..........................................................................................................5



1.4



Tujuan..........................................................................................................................5



1.5



Manfaat........................................................................................................................5



BAB II RUANG LINGKUP PROYEK....................................................................................6 2.1



Gambaran Umum........................................................................................................6



2.2 Struktur Organisasi Proyek..............................................................................................6 2.3 Spesifikasi Tim Proyek....................................................................................................7 2.4 Waktu Proses Proyek.......................................................................................................7 2.5 Biaya.................................................................................................................................9 2.6 MockUp Aplikasi Elektronik Arsip Desa Pakuhaji..........................................................9 BAB III PENUTUP..................................................................................................................14



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected]



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi saat ini yang semakin maju memberikan dampak terhadap penggunaan teknologi dalam kehidupan masyarakat. Perkembangan teknologi sangat dibutuhkan masyarakat untuk mengatasi berbagai macam masalah yang dihadapi, seperti pengarsipan surat menyurat atau dokumen penting lainnya. Pengarsipan surat atau dokumen berkaitan dengan surat masuk dan surat keluar. Surat yang ada sering terjadi kerusakan atau bahkan kehilangan, seperti dimakan rayap dan rusak karena terjadi kebakaran. Dokumen dan surat yang diarsipkan di daerah kampung Cukang Kawung sering mengalami kerusakan dan hilang karena pengarsipan yang diterapkan masih secara manual. Selain itu, dokumen yang sudah ada tidak memiliki backupan data. Beberapa factor yang mengakibatkan hilangnya data, seperti kesalahan tempat penyimpanan dokumen yang tidak sesuai dengan tempatnya dan kehilangan dokumen akibat rusak dimakan rayap. Dokumen warga tentunya sangat penting, sehingga perlu dibangun suatu aplikasi yang akan memudahkan dalam proses pengarsipan dokumen dan mengurangi resiko hilangnya data. Aplikasi dibuat berbasis web karena aplikasi tidak harus dinnstall terlebih dahulu di computer, aplikasi bisa langsung dijalankan menggunakan web browser dan aplikasi bisa diakses dimana saja melalui computer, laptop, smartphone dan tab untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Aplikasi yang dibuat diharapkan bisa mengatasi masalah yang ada di daerah kampung Cukang Kawung dalam mengelola dan mencari dokumen yang telah diarsipkan, sehingga dapat mengurangi kehilangan atau kerusakan dokumen penting karena telah tersimpan di database.



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected] 1.2 Rumasan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dapat diambil suatu rumusan masalah yaitu bagaimana merancang Aplikasi Elektronik Arsip surat masuk dan surat keluar Desa Pakuhaji ?. 1.3 Batasan Masalah Perancangan Aplikasi Elektronik Arsip ini hanya dapat menyimpan data atau dokumen surat masuk dan surat keluar saja. 1.4 Tujuan Tujuan dari perancangan Aplikasi Elektronik Arsip ini antara lain : 1. Merancang Aplikasi Elektronik Arsip Desa Pakuhaji 2. Membuat database penyimpanan Arsip surat masuk dan surat keluar 1.5 Manfaat Manfaat dari pembuatan Aplikasi Elektronik Arsip ini antara lain : 1. Memudahkan pegawai dan masyarakat dalam mencari data arsip yang telah ada sebelumnya secara cepat. 2. Memudahkan Desa Pakuhaji dalam mengatur arsip data atau dokumen yang ada. 3. Penyimpanan data dalam bentuk database.



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected]



BAB II RUANG LINGKUP PROYEK 2.1 Gambaran Umum Aplikasi E-Arsip ini merupakan sebuah aplikasi penyimpanan atau pengarsipan data dan dokumen penting Desa Pakuhaji. Dimana pada aplikasi ini pegawai dapat menyimpan berbagai macam dokumen dan dapat mengaksesnya secara mudah dan cepat. Aplikasi E-Arsip ini bersifat non-public, jadi yang bisa mengakses aplikasi ini hanya pegawai Desa Pakuhaji dan juga Admin dari pihak Kelompok 1. Pada aplikasi ini, Admin dapat melihat dan memodifikasi CRUD Pengguna, Surat Masuk, dan Surat Keluar. Sedangkan untuk User, hanya dapat melihat dan memodifikasi CRUD Surat Masuk dan Surat Keluar saja. 2.2 Struktur Organisasi Proyek Proyek ini adalah proyek bersama antara Kelompok 2 dan Desa Pakuhaji untuk melakukan implementasi Aplikasi E-Arsip berbasis Web di Desa Pakuhaji. Tujuan dari kerjasama ini adalah sebagai berikut : ● Menjamin adanya transfer keahlian kepada Tim Desa Pakuhaji. ● Menjamin komitmen kerja penuh dari Desa Pakuhaji maupun Kelompok 2. ● Bersama - sama bekerja untuk keberhasilan implementasi dalam kurun waktu sesuai dengan target. Untuk memenuhi tujuan yang disebut di atas tim proyek terdiri dari personil Desa Pakuhaji dan Kelompok 2, dibawah pimpinan Manajer Proyek dari Desa Pakuhaji dan Kelompok 2. Tim untuk Proyek ini adalah sebagai berikut :



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected] 2.3 Spesifikasi Tim Proyek Adapun spesifikasi tim proyek : 1. Ketua 2. Project Manager 3. Bussiness Analyst 4. Koordinator 5. Database Engineer 6. Programmer 7. Administrasi & Dokumentasi Susunan penanggung jawab proyek adalah sebagai berikut : KELOMPOK 2 Steering Committee Project Manager



:



Rizky Reza Pangestu



Bussiness Analyst



:



Chandrika Kumara Tungga



Koordinator



:



Nurfebi Fitriani



Anggota



:



1. Database



Technical Support



: M Sopian Pratama



Engineer 2. Programmer



: Regi Warlinardi Chandrika Kumara Tungga Rizky Reza Pangestu



3. Administrasi & : Chandrika Kumara Tungga Dokumentasi



Nurfebi Fitriani



2.4 Waktu Proses Proyek Proyek ini dijalankan selama 4 bulan dengan rincian detail sebagai berikut :



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected] Project Title



Aplikasi Elektronik Arsip Berbasis Web Desa Pakuhaji



Project Start



01 Maret 2022



Project Finish



30 Juni 2022



Total Days



80 Hari



Adapun detail dari aktivitas perancangan Aplikasi Elektronik Arsip sebagai berikut : Keterangan No



Aktivitas



Maret



April



1 2 3 4 1 1



Membuat Desain



2



Membuat Database



3 4 5



Membuat Halaman Welcome Membuat Halaman LogIn dan LogOut Membuat Halaman Dasboard Membuat Halaman



6



Daftar User Halaman Arsip



7



Surat Keluar dan Surat Masuk



8 9



Membuat Halaman Profile Uji Coba Aplikasi



Mei



Juni



2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected] 2.5 Biaya No



Profesi/Bidang IT



Keterangan



Biaya



1



Project Manager



Rp. 900.000 x 80 Hari



Rp. 72.000.000



2



Bussiness Analyst



Rp. 300.000 x 80 Hari



Rp. 24.000.000



3



Database Engineer



Rp. 500.000 x 80 Hari



Rp. 40.000.000



4



Programmer



Rp. 800.000 x 2 x 80



Rp. 128.000.000



Hari 5



Administrasi &



Rp. 120.000 x 2 x 80



Dokumentasi



Hari



Rp. 19.200.000



Total Rp. 283.200.000 2.6 Tampilan Aplikasi Elektronik Arsip Desa Pakuhaji -



Tampilan LogIn



-



Tampilan Register



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected] -



Halaman Dashboard



-



Halaman Surat Masuk



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected]



-



Tambah Data Surat



-



Edit Data Surat



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected]



-



Detail Surat



-



Halaman Surat Keluar



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected]



-



Halaman Data User



-



Halaman LogOut



Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513 Email : [email protected]



BAB III PENUTUP Demikian lah proposal ini kami buat semoga proposal ini dapat diterima dan dapat bermanfaat bagi kita semua. Tidak lupa saya ucapkan puji dan syukur kepada Allah swt. Karena atas segala rahmat dan hidayah-Nya saya dapat menyelesaikan proposal penawaran ini. Atas segala waktu dan perhatiannya saya ucapkan terimakasih.