Rap-Aksi Perubahan-Pka-2022 [PDF]

Citation preview

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI (Huruf/Font Arial, Kapital, Bold, 16)



JUDUL (memuat tujuan, terobosan/ inovasi yang dilakukan dan lokus) (Huruf/ Font Arial, Kapital, Bold, 14)



Oleh : Nama Peserta : NDH :



PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) ANGKATAN … PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL BUKITTINGGI TAHUN 2022



LEMBAR PENGESAHAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI



(Huruf/Font Arial, Kapital, Bold, ukuran 14)



JUDUL



:



DISUSUN OLEH



:



NOMOR DAFTAR HADIR



:



JABATAN



:



INSTANSI



:



Bukittinggi, tanggal/ bulan/ tahun



COACH



Nama Coach NIP. ……………………………….



PESERTA



Nama Peserta NIP. ..........................................



BERITA ACARA SEMINAR RANCANGAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI (Huruf/ Font Arial, Kapital, Bold, ukuran 14)



Pada hari Tanggal Pukul Tempat



: : : :



Telah diseminarkan Rancangan Administrator Angkatan … Tahun … Judul : Atas Nama : Nomor Daftar Hadir : Jabatan : Instansi :



Aksi



Perubahan



Pelatihan



COACH



PESERTA



Nama Peserta



Nama Coach



NIP. ………………………..



Kepemimpinan



NIP. ………………………… MENTOR



Nama Mentor NIP. ………………………….. EVALUATOR



Nama Evaluator NIP. ……………………………



KATA PENGANTAR



(Huruf/ Font Arial, Kapital, Bold, ukuran 14) Kata pengantar dapat berisi ucapan syukur pada Tuhan YME, penjelasan tujuan penyusunan Laporan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi, ucapan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah berkontribusi dalam pelaksanaan aksi perubahan dan permohonan saran dan masukan. Kata pengantar sebaiknya dibuat singkat dan tidak melebihi satu halaman.



......................., tanggal- bulan- tahun



Nama Peserta



DAFTAR ISI



LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan C. Manfaat BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN BAB III ANALISIS MASALAH PELAYANAN BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH A. B. C. D.



Terobosan/Inovasi Tahapan Kegiatan/Milestone Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan) Manajemen Risiko



Daftar Pustaka Lampiran Biodata Peserta



DAFTAR GAMBAR



Gambar 1.



...



Gambar 2.



...



Gambar 3.



... ...



DAFTAR TABEL



Tabel 1.



...



Tabel 2.



...



Tabel 3.



... ...



BAGAN ALUR PIKIR



BAB I PENDAHULUAN (Huruf Arial, Ukuran 14, Bold) berlaku untuk bab berikutnya A. Latar Belakang (Burning Platform) (Huruf Arial, Ukuran 12, Bold) berlaku untuk subbab berikutnya Berisi penjelasan ringkas mengenai kinerja pelayanan yang menjadi tugas dan fungsinya. Meliputi kondisi/ fakta kinerja saat ini yang dibandingkan dengan kondisi kinerja yang diharapkan. Dari perbandingan ini peserta diharapkan dapat memaparkan kesenjangan (gap) yang terjadi. Pembahasan mengenai kinerja hendaknya berbasis data dan fakta. Berdasarkan gambaran kesenjangan kinerja di atas, selanjutnya peserta menjelaskan secara ringkas terobosan inovatif apa yang perlu dilakukan agar kesenjangan kinerja tersebut dapat ditangani. Ketepatan terobosan inovatif yang diambil masuk dalam poin penilaian rancangan aksi perubahan. B. Tujuan Berisi penjelasan Tujuan dari Aksi Perubahan yang akan dilakukan. Tujuan diklasifikasikan dalam tiga jenis yaitu Tujuan Jangka Pendek, Tujuan Jangka Menengah dan Tujuan Jangka Panjang. Tujuan Jangka Pendek adalah tujuan yang hendak dicapai selama pelatihan berlangsung. Tujuan Jangka Menengah adalah tujuan yang hendak dicapai selama satu tahun sejak berakhirnya pelatihan. Tujuan Jangka Panjang adalah tujuan yang hendak dicapai dengan batas waktu lebih dari satu tahun. Setiap tujuan dirumuskan secara umum dalam satu kalimat, terukur dan memuat indikator kunci. Bagan Alur Pikir C. Manfaat Berisi manfaat yang diharapkan melalui aksi perubahan. Manfaat dapat digolongkan menjadi dua macam yaitu (a) manfaat yang langsung dapat dirasakan oleh unit organisasi peserta dan (b) manfaat yang dirasakan oleh para pemangku



kepentingan (stakeholders) baik yang berkaitan langsung seperti pengguna layanan maupun yang tidak langsung. Contoh : a. Manfaat bagi Organisasi Terlaksananya Sistem Pemasaran Komoditi Pertanian melalui Asosiasi Lapau Tani, bermanfaat untuk memfasilitasi pemasaran komoditi pertanian dari produsen ke konsumen sesuai dengan target Indikator kinerja sasaran yang ada pada Rentra Dinas Pertanian Kabupaten Tanah Datar, sehingga dapat meningkatkan pemasaran komoditi pertanian dan tercapainya tujuan Dinas Pertanian yaitu meningkatkan pendapatan petani. b. Manfaat bagi Petani Sistem Pemasaran Komoditi Pertanian Satu Pintu melalui Asosiasi Lapau Tani dapat memberikan alternatif pemasaran komoditi pertanian bagi petani dengan harga yang menguntungkan, meningkatkan posisi tawar petani, memperpendek mata rantai pemasaran komoditi pertanian sehingga petani mendapatkan margin yang lebih besar dan dapat meningkatkan pendapatan petani. c. Manfaat bagi Konsumen Sedangkan bagi konsumen dengan adanya Sistem Pemasaran Komoditi Pertanian Satu Pintu melalui Asosiasi Lapau Tani yang dapat memperpendek rantai pemasaran komoditi pertanian, maka konsumen akan memperoleh barang yang lebih segar, berkualitas dan harga yang lebih baik.



Catatan : Rumusan manfaat pada bagian ini akan dijadikan tolok ukur dalam evaluasi pelaksanaan aksi perubahan.



BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN Berisi gambaran mengenai kinerja unit organisasi peserta. Pada bagian ini peserta dapat menguraikan hal-hal berikut: (a) deskripsi organisasi; (b) tugas pokok dan fungsi jabatan; (c) sumber daya yang tersedia dalam pemberian pelayanan; (d) jenis dan bentuk pelayanan yang diberikan, (e) keluaran (out put) pelayanan; (f) pengguna pelayanan; (g) proses bisnis pelayanan; dan (h) pihak-pihak yang terlibat dalam pemberian pelayanan. Peserta dapat juga menguraikan : (a) tugas pokok dan fungsi organisasi, (b) kinerja organisasi sekarang dan (c) kinerja organisasi yang diharapkan. Uraian mengenai deskripsi organisasi, tugas pokok dan fungsi jabatan hendaknya mengacu pada peraturan yang berlaku. Sedangkan uraian mengenai kinerja organisasi didukung oleh data dan fakta yang disajikan dalam bentuk tabel atau grafik. Data yang diperlukan dapat diperoleh dari laporan kinerja maupun hasil survei kepuasan masyarakat. Sumber data yang dikutip harus dicantumkan dengan benar.



BAB III ANALISIS MASALAH Berisi hasil analisa permasalahan pelayanan mengacu kesenjangan kinerja pelayanan yang teridentifikasi pada bagian Latar Belakang (Bab 1). Analisis masalah dilakukan



dengan



cara



mengurai



masalah



berdasarkan



faktor-faktor



yang



menyebabkan munculnya masalah tersebut. Peserta dapat menggunakan alat analisa masalah yang dikuasai seperti fishbone diagram, tree analysis, SWOT analysis, dan lainnya. Proses Analisis masalah hendaknya didukung oleh data dan fakta agar hasil analisa valid. Hasil Analisis masalah kemudian dideskripsikan dengan jelas agar memudahkan peserta dalam menarik kesimpulan. Secara urutan peserta dapat menguraikannya



ke dalam sub.bab :



(a)



permasalahan yang ada, (b) penyebab masalah, (c) akar penyebab masalah, (d) alternatif solusi mengatasi masalah dan (e) solusi mengatasi masalah. Catatan: Peserta diperkenankan



menetapkan atau memilih isu prioritas dengan



menggunakan metode Tapisan (Mc Namara)-APKL dan USG. Selanjutnya peserta melalui brainstorming dengan stakeholder kunci (atasan langsung/mentor) dan stakeholder



dapat langsung menentukan penyebab isu prioritas dan sekaligus



menentukan gagasan/ide inovatif apa yang akan dipilih sebagai solusi isu prioitas.



BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH A. Terobosan/ Inovasi Berisi solusi dari penyebab masalah sebagaimana hasil analisa masalah pada Bab 3. Solusi yang diambil harus dapat menyelesaikan permasalahan utama dalam pelayanan publik yang menjadi fokus dalam aksi perubahan ini. Solusi yang dipilih harus mengandung inovasi. Peserta mendeskripsikan desain inovasinya dan menjelaskan kebaruan (novelty) yang dimiliki. Menjelaskan asal gagasan tersebut. Apakah berasal dari peserta (original) atau hasil adopsi atau adaptasi dari inovasi yang telah ada sebelumnya. Pada bagian ini peserta dapat memanfaatkan hasil pembelajaran studi lapangan. Peserta juga harus menjelaskan keunggulan inovasi dan nilai tambah/manfaat yang dapat diberikan terhadap peningkatan kinerja pelayanan apabila inovasi tersebut diterapkan. Oleh sebab itu, solusi yang dipilih harus implementatif artinya dapat diterapkan di unit organisasi peserta. Pada bagian ini, peserta juga merumuskan judul aksi perubahan yang memuat tiga komponen yaitu : tujuan yang hendak dicapai, inovasi yang dilakukan dan tempat (lokus) penerapan inovasi. Catatan : Kualitas dari terobosan inovatif menjadi salah satu poin penting penilaian. B. Tahapan Kegiatan Berisi uraian tentang tahapan-tahapan utama dari aksi perubahan pada jangka pendek (60 hari kalender). Kemudian setiap tahapan utama dirinci dalam kegiatan-kegiatan yang disusun secara berurutan dan sekaligus ditentukan jadual pelaksanaannya. Untuk mempermudah dalam penahapan dan penjadualan kegiatan, peserta dapat menggunakan tabel seperti berikut ini.



Tabel 4.1



No. 1 1.



TAHAPAN UTAMA/ MILESTONE



Tahapan Kegiatan



3.



HASIL/ OUTPUT



2 3 TUJUAN JANGKA PENDEK : (Ter ……, Ter……….., Ter …….) 1.



2.



KEGIATAN



2.. 3. 4. 5. TUJUAN JANGKA MENENGAH : 1. TUJUAN JANGKA PANJANG : 1.



1. 2. 3.



4



WAKTU PALING LAMBAT 5



1. 2. 3.



Catatan: a. Kolom Tahapan Utama/Milestone berdasarkan Tujuan Jangka Pendek disusun secara sisitematis dan runtun/beurutan mulai dari nomor terkecil. b. Kolom Kegiatan berisi uraian dari Tahapan Utama/Milestone dan disusun secara sistematis dan runtun. c. Kolom Hasil Kegiatan/Output berisi hasil yang akan dicapai dari kegiatan dan harus bersifat konkrit atau benda (berujud)-(sebagai eviden). d. Kolom Waktu/Time Late berisi rencana waktu pelaksanaan setiap kegiatan. Kejelasan tahapan kegiatan menjadi poin penting dalam penilaian.



C. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan) Berisi



uraian



mengenai



identifikasi



stakeholder



dan



pembentukan



tim



(pembagian tugas dan tanggungjawab). Terakhir pada bagian ini, peserta menjelaskan manajemen penganggaran dalam pelaksanaan aksi perubahan. Penjelasan berisi jumlah anggaran yang dibutuhkan, jumlah anggaran yang tersedia, asal anggaran dan bagaimana pengelolaannya.



Tabel 4.2 Peta Stakeholder No.



STAKEHOLDER



KELOMPOK



JENIS POSISI



PERAN



1



2



3



4



5



Catatan: 1. Kolom Stakeholder adalah nama dan jabatan yang dipengaruhi dan mempengaruhi aksi perubahan. Perlu membatasi jumlah nama yang dimasukan jika diperkirakan orang (stakeholder) pada tingkat dipengaruhi dan mempengaruhi dengan ukuran jauh dan dekat. Ukuran jauh dan dekat pengaruh ini diukur dengan kepentingan terhadap aksi perubahan. Kepentingan terhadap aksi perubahan bisa dilihat dan ditelusuri dari perjalanan pelaksanaan masing-masing kegiatan dan tahapan kegiatan aksi perubahan. 2. Kolom Kelompok berisi perkiraan posisi stakeholder di empat kelompok stakeholder yaitu : Promoters, Latents, Defenders dan Apathetics. 3. Kolom Jenis Posisi/Sikap Dukungan berisi perkiraan sikap dukungan stakeholder terhadap aks i perubahan yaitu mendukung, menentang dan netral. Sangat penting memperkirakan sikap dukungan orang dengan analisa yang tepat, agar bisa menentukan strategi komunikasi yang efektif untuk menginformasikan dan mempublikasikan aksi perubahan kepada orang-orang yang mempunyai pengaruh tinggi tetapi kurang mendukung, sehingga dapat merubah sikap dukungannya. 4. Kolom Peran berisi peran apa yang akan diberikan kepada stakeholder dalam pelaksanaan aksi perubahan.



EMPAT KELOMPOK STAKEHOLDER



High Influence, Low Interest (Latents)



High Influence, High Interest (Promoters)



Low Influence, Low Interest (Apathetics)



Low Influence, High Interest (Defenders)



Tabel 4.3 Pemanfaatan Anggaran No.



URAIAN



1



2



BIAYA (Rp.) 3



SUMBER DANA 4



Catatan : Kejelasan peta dan pemanfaatan sumber daya organisasi menjadi poin penting penilaian



D. Manajemen Risiko Pada bagian ini peserta dapat memuat Langkah Pengelolaan Resiko, sesuai format dan petunjuk pengisian tabel, berikut ini. Tabel 4.4 Pengelolaan Risiko No.



Uraian Risiko



Tingkat Risiko Bawaan



1



2



3



1.



Contoh : Sedang



Berkas permohonan terlalu banyak



Tindakan Penanganan



Penanggung Jawab



Target Waktu



5



6



Kasubbag Sarpras



4 Okt 2021



4



Mempersiapkan peralatan cadangan



Petunjuk Pengisian : Kolom (1) : Diisi dengan nomor urut mulai dari 1 Kolom (2)



:



Diisi dengan risiko-risiko apa saja yang mungkin timbul dalam tiap proses yang dilakukan. Sama dengan Tabel 2 kolom 2.



Kolom (3)



:



Diisi dengan tingkat risiko. Sama dengan Tabel 2 kolom 8.



Kolom (4)



:



Diisi dengan uraian rencana tindak perbaikan kegiatan pengendalian. Contoh: mempersiapkan peralatan cadangan.



Kolom (5)



:



Diisi dengan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan



Kolom (6)



:



Diisi dengan batas akhir waktu pelaksanaan.



Catatan: Pengelolaan risiko menjadi poin penting penilaian.