6 0 549 KB
Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01
LEGAL
PEMBUATAN KONTRAK
Disiapkan oleh, LGL
Diperiksa oleh, MRS OPR.DIR
Tanggal :
Tanggal :
Disetujui oleh, PD
Tanggal :
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI
1
HALAMAN AKTIF
2
RIWAYAT REVISI
3
DAFTAR DISTRIBUSI
4
1.
TUJUAN
3
2.
RUANG LINGKUP
3
3.
TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
3
4.
DOKUMEN TERKAIT
4
5.
DEFINISI
4
6.
PROSEDUR MUTU
4
7.
DIAGRAM ALIR
5
8.
LAMPIRAN
7
F.ISO/II, Rev. 00
Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00
Halaman 1 of 9
Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01
HALAMAN AKTIF Halaman
Rev.
Tgl Revisi
Halaman Tambahan
Ket
1.
01
----
----
----
2.
01
----
----
----
3.
01
----
----
----
4.
01
----
----
----
5.
01
----
----
----
6.
01
----
----
----
7.
01
----
----
----
RIWAYAT REVISI DOKUMEN No. Revisi 01
Tanggal Terbit 08-03-2016
Halaman 1-7
Penjelasan Perubahan -----
Disusun oleh DC
Diperiksa oleh MRS OPR.DIR
Disahkan oleh PD
DAFTAR DISTRIBUSI No
Position
Copy No
No
Position
Copy No
1
Director
01
8
Retail Trading Manager
08
2
Operations Director
02
9
HRD & GA Manager
09
3
Commercial Director
03
10
Procurement & Logistik M.
10
4
Project Management Manager
04
11
QMR/Document Controller
Master
5
Finance & Accounting Manager
05
12
Legal
11
6
Sales & Marketing Manager
06
13
QHSE
12
7
Trading Manager
07
14
Coal Sales Manager
13
F.ISO/II, Rev. 00
Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00
Halaman 2 of 9
Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01
1. TUJUAN Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pembuatan kontrak penjualan dan pembelian, baik untuk trading batubara maupun pelaksanaan proyek. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Pengajuan permohonan pembuatan kontrak oleh Departemen terkait.. 2.2. Review dan Revisi draft kontrak hingga penandatangan kontrak. 2.3. Penyimpanan kontrak asli dan distribusi salinan kontrak baik dalam bentuk softcopy dan hardcopy untuk departemen terkait. 3. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 3.1. Board of Director (BOD) bertanggung jawab dan berwenang atas : 3.1.1. Menginstruksikan pembuatan draft kontrak, baik melalui departemen terkait maupun melalui instruksi langsung kepada Staff Legal. 3.1.2. Mereview draft kontrak dan memerintahkan perbaikan dan atau perubahan draft kontrak. 3.1.3. Menyetujui maupun menolak Kontrak, sesuai dengan kebutuhan Perusahaan. 3.2. General Operation Manager bertanggung jawab dan berwenang atas : 3.1.1. Merekomendasi atau tidak merekomendasi pembuatan draft kontrak. 3.1.2. mereview draft kontrak yang telah dibuat oleh Staff Legal dan membuat perubahan ,ataupun penambahan pada draft kontrak bila diperlukan. 3.1.3. Turut menyetujui draft kontrak, sebelum ditandatangani oleh B.O.D. 3.1.4. Bertanggung jawab memastikan bahwa Staff Legal bekerja sesuai prosedur yang ditetapkan. 3.2. Manager Departemen bertanggung jawab : 3.2.1. Mengajukan permohonan pembuatan kontrak dan memberikan data – data terkait kontrak yang dimohonkan. 3.2.2. Mereview substansi kontrak agar sesuai dan tidak merugikan Perusahaan. 3.3. Staff Legal bertanggung jawab untuk: 3.3.1. Melakukan legal due diligence terhadap Pihak kedua dalam Kontrak ketika akan membuat kontrak Pembelian. 3.3.2. Melakukan contract drafting. 3.3.3. Memastikan substansi kontrak tidak bertentangan dengan peraturan perundang–undangan Indonesia, maupun peraturan Perusahaan dan berkekuatan hukum. 3.3.4. Mengajukan draft kontrak pada pihak – pihak yang harus mereview kontrak dan melakukan revisi terhadap kontrak sesuai denganinstruksi. 3.3.5. Menyimpan dan memelihara kontrak – kontrak yang dibuat oleh PT. SMP. F.ISO/II, Rev. 00
Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00
Halaman 3 of 9
Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01
4.
DOKUMEN TERKAIT 4.1. F-SMP/LGL-01tentang Chek List dokumen pra Kontrak 4.2. F-SMP/LGL-03tentang Permintaan Pembuatan Draft Kontrak.
5.
DEFINISI : N/A
6.
PROSEDUR MUTU 6.1. Pengajuan Pembuatan Kontrak 6.1.1. Departemen yang berkepentingan mengajukan permohonan pembuatan kontrak ke Staff Legal dengan mengisi form 6.1.2. Staff Legal melakukan review atas Pihak – Pihak dalam kontrak maupun substansi yang akan dituangkan dalam kontrak. 6.1.3. Staff legal mempersiapkan draft kontrak dengan baik dan sesuai dengan peraturan perundang – undangan. 6.1.4. Pembuatan draft kontrak memakan waktu kurang lebih 5 hari. 6.2. Proses Pembuatan Kontrak 6.2.1. Kontrak direview oleh Manager Departemen dan memberikan instruksi melengkapi atau melakukan perubahan pada draft kontrak apabila diperlukan. 6.2.2. Kontrak direview oleh G.O.M, dan memberikan instruksi melengkapi atau melakukan perubahan pada draft kontrak apabila diperlukan 6.2.3. Draft kontrak diberi penomoran. 6.2.4. Para Pihak dalam kontrak menerima draft kontrak, mereview, memahami dan menandatangani kontrak. 6.2.5. Staff Legal memeriksa kelengkapan kontrak, menyimpan 1 rangkap asli kontrak dan mendistribusikan 1 rangkap kontrak asli kepada Pihak Kedua. 6.2.6. Staff Legal mendistribusikan salinan kontrak dalam bentuk softcopy maupun hardcopy pada Departemen terkait. 6.3. Resiko Manajemen Legal Department Head akan mengidentifikasi resiko manajemen sesuai prosedur ini dan dilaporkan dalam Laporan Identifikasi Legal (F-SMP/LGL-0xx).
F.ISO/II, Rev. 00
Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00
Halaman 4 of 9
Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01
7.
DIAGRAM ALIR
DIAGRAM ALIR
AKTIVITAS
PENANGGUNG JAWAB
DOKUMEN TERKAIT
START
Divisi mengajukan permohonan pembuatan kontrak
penjualan
Departemen Pemohon mengisi Formulir Permohonan Pengurusan Perijinan
pembelian
n
Staff legal mereview dokumen yang dibutuhkan untuk pembuatan kontrak
YA
TDK
B.O.D
YA
Override statement
F.ISO/II, Rev. 00
TDK
END
Bila Kontrak untuk Pembelian barang dan atau Jasa,StaffLegal mereview dokumen pendukung kontrak dan data substansi kontrak agar tidak bertentangan dengan peraturan perundang – undangan, Bila kontrak ttg Penjualan, staff legal hanya mereview substansi kontraklalu membuatkan draft kontrak Bila berdasarkan review , dokumen dan substansi kontrak tidak bertentangan, draft kontrak segera dibuat. Bila dokumen dan substansi kontrak ber – tentangan dengan peraturan per – uu – an Staff Legal berkoordinasi dengan B.O.D mengenai kelanjutan pembuatan kontrak. B.O.D dapat memutuskan agar pembuatan kontrak
Manager Departemen Pemohon
Staff legal
FormPermohonan Pembuatan Kontrak F-SMP/LGL - 02 Rev 00
Chek List Dokumen pra kontrak F-SMP/LGL - 01 Rev 00
Memo internal kepada Staff Staff Legal B.O.D
Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00
Legal
agar
membantu B. O. D membuatkan kontrak
F-SMP/LGL - 01 Rev 00
Memo internal/instruksi B.O.D
Halaman 5 of 9
Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01
Override statement
tetap dilakukan atau tidak. Bila ya , draft kontrak dibuat, apabila tidak dilanjutkan maka staf legal tidak melanjutkan proses pembuatan kontrak.
B.O.D Draft Kontrak Staff Legal
. Staff Legal membuat draft kontrak sesuai data Form intruksi F-SMP/LGL - 03 Rev 00 atau instrusi B.O.D
Draft kontrak
Direview oleh Manager Divisi
Draft kontrak di review oleh Manager Divisi , bila draft kontrak perlu dirubah, draft direvisi oleh Staf Legal, bila sudah sesua draft diserahkan pada Dir. Op
Disampaikan ke Pihak II & Op. Dir untuk direview & ttd
TDK YA
END
penandatanganan n
F.ISO/II, Rev. 00
Draft kontrak sampaikan ke Pihak Kedua dan Direktur Operasional untuk di review, dalam hal Para Pihak sepakat dengan isi kontrak, Para Pihak menandatangani draft Kontrak, bila kontrak dirasa kurang sesuai, diajukan permohonan perubahan isi kontrak, staff legal menyampaikan permohonan tersebut kepada Manager Divisi, untuk disetujui/tidak disetujui. Bila disetujui
Manager Divisi
Draft Kontrak
Staff Legal
B.O.D Staff Legal
Draft Kontrak
Staff Legal
Draft Kontrak
Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00
Halaman 6 of 9
Standard Operating Procedure No. SOP.SMP/LGL-01
maka draft kontrak di ttd, jika tidak maka dapat diputuskan kontrak tidak di ttd dan tidak terjadi kontrak
Kontrak asli disimpan & distribusi copy kontrak
Setelah Penandatangan, 1 rangkap kontrak disimpan oleh Divisi Procurement (kontrak penjualan) atau Staff Legal (kontrak pembelian).
Kontrak Staff Legal
Salinan Kontrak
Staff Legal mendistribusikan kontrak ke divisi yang bersangkutan
8.
LAMPIRAN Tidak ada
F.ISO/II, Rev. 00
Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00
Halaman 7 of 9