SOP DPM KM UBB New [PDF]

Citation preview

STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR ADMINISTRASI & KEUANGAN DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG



Disusun Oleh : KOMISI III DPM KM UBB ADMINISTRASI & KEUANGAN



PERIODE KEPENGURUSAN 2017/2018



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



DAFTAR ISI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DPM KM UBB Daftar Isi ............................................................................................................. 1 A. Ketentuan Umum ........................................................................................... 2 B. Ketentuan Khusus .......................................................................................... 5 C. Format a. Proposal.................................................................................................... 9 b. LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) .................................................... 13 c. Surat menyurat ......................................................................................... 19 D. Alur penyerahan Berkas a. Proposal.................................................................................................... 22 b. LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) .................................................... 22 c. Surat menyurat ......................................................................................... 23



SOP DPM KM UBB



1



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



STANDAR OPERASIONAL PROSEDURAL DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA KEUANGAN KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG PERIODE 2017-2018



BAB I KETENTUAN UMUM 1. Keuangan RKKL ORMAWA KM UBB merupakan dana kegiatan yang digunakan untuk menjalankan program kerja ORMAWA KM UBB . 2. Dana kemahasiswaan yang selanjutnya disebut DK adalah dana dari Akademik dan Non Akademik yang disalurkan kepada ORMAWA KM UBB yang mekanismenya diatur dalam hasil lokakarya kemahasiswaan dan/atau kesepakatan lainnya melalui persetujuan DPM KM UBB. 3. Dana Non- Kemahasiswaan yang selanjutnya disebut Dana Non-DK adalah dana ORMAWA KM UBB yang di peroleh dari sumber-sumber lain yang halal dan sah serta tidak bertentangan dengan AD/ART KM UBB.



BAB II DANA KEGIATAN 1. Dana kegiatan adalah Dana DK dan Dana Non DK yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan RKKL yang telah diajukan pada awal kepengurusan. 2. Dana kegiatan meliputi dana yang digunakan untuk membiayai program kerja unggulan, rutin, dan insidental. 3. Pencatatan dan Pemeriksaan pengajuan Dana kegiatan dikoordinir oleh KOMISI III ( Administrasi dan Keuangan ) DPM KM UBB dengan persetujuan Ketua umum DPM KM UBB.



SOP DPM KM UBB



2



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



BAB III SUMBER DANA KEGIATAN 1. Dana kegiatan RKKL yang mempunyai mandat atau fungsi legislasi (DPM) bersumber dari dana kemahasiswaan dan atau dana kas pribadi yang tidak bertentangan dengan AD/ART KM UBB. 2. Badan Eksekutif Mahasiswa KM UBB dan Unit Kegiatan Mahasiswa KM UBB menggunakan dana kegiatan yang bersumber dari dana kemahasiswaan, pengajuan proposal ke sumber lain, dan kas pribadi yang tidak bertentangan dengan AD/ART KM UBB. 3. Penggunaan Sumber Dana Kegiatan di sesuaikan dengan jumlah yang telah di tetapkan oleh BAAK Rektorat Universitas Bangka Belitung mengenai besaran anggaran Organisasi Kemahasiswaan pada RAP ( Rincian Anggaran Pendanaan ) yang di bagikan kepada masing – masing ORMAWA KM UBB.



BAB IV MEKANISME PENGAJUAN DANA Mekanisme pengajuan dana kegiatan yang bersumber dari dana kemahasiswaan 1. Nominal dana kemahasiswaan yang diajukan disesuaikan dengan rencana kegiatan anggaran tahunan lembaga yang telah diajukan pada awal kepengurusan. 2. Dana kemahasiswaan hanya dapat diperoleh bila mengajukan proposal kegiatan yang telah melalui proses pencatatan dan pemeriksaan oleh Komisi III DPM KM UBB, lalu di setujui oleh Ketua Umum DPM KM UBB dan Presiden Mahasiswa UBB.



SOP DPM KM UBB



3



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



BAB V MEKANISME PERTANGGUNG JAWABAN DANA Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Kegiatan 1. LPJ kegiatan diserahkan paling lambat 1 Minggu setelah kegiatan berlangsung, dengan 2. Laporan Pertanggungjawaban harus disertai bukti pengeluaran/kwitansi/nota dan sptjb UBB. Mengumpulkan LPJ sebanyak 1 rangkap asli ke Bagian Keuangan Rektorat Universitas Bangka Belitung dan 1 rangkap fotocopy ke DPM KM UBB. 3. Perhitungan pengeluaran sesuai bukti pengeluaran akan diperiksa selambatlambatnya 2 hari setelah penyerahkan LPJ kepada DPM. Jika tidak sesuai, maka LPJ akan dikembalikan dan diperbaiki oleh ORMAWA yang bersangkutan. Setelah perbaikan LPJ tersebut, maka LPJ segera diserahkan kepada KOMISI III ( Administrasi dan Keuangan ) DPM KM UBB maksimal satu minggu setelah kegiatan. 4. Kegiatan yang diundur/ dipindah waktunya/digagalkan, ketua ORMAWA yang bersangkutan harus memberikan laporan secara tertulis kepada DPM KM UBB dengan laporan lisan kepada KOMISI I ( Hub.Kelembagaan dan Pengawasan ) serta laporan tulisan kepada KOMISI III ( Administrasi dan Keuangan ) DPM KM UBB yang akan disesuaikan dengan kebijakan DPM KM UBB. 5. DK yang sudah di ambil sedangkan kegiatan digagalkan dan sudah berjalan dengan sebab yang dapat dipertanggungjawabkan maka DK tersebut akan dipertanggung jawabkan kepada bagian Keuangan Rektorat Universitas Bangka Belitung



SOP DPM KM UBB



4



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



BAB VI MEKANISME PENGALIHAN DANA 1. DPM KM UBB memfasilitasi forum seluruh ORMAWA KM UBB untuk pengalokasian dana kegiatan. Pengambilan keputusan dalam pengalihan dana dilakukan secara musyawarah dan mufakat. 2. Mekanisme pertanggungjawaban dana kegiatan yang dialihkan sama dengan mekanisme pelaporan dana kegiatan.



BAB VII SALDO DANA KEGIATAN 1. Saldo dana kegiatan adalah sisa dana yang dihasilkan dari suatu kegiatan (surplus/défisit). 2. Bila terdapat saldo surplus kegiatan seluruhnya menggunakan dana kemahasiswaan maka saldo tersebut diserahkan kembali kepada bagian keuangan Rektorat Universitas Bangka Belitung.



KETENTUAN KHUSUS  Seluruh kegiatan korespondensi masing masing ORMAWA KM UBB ( meliputi BEM U, DPMF ,UKM ) menjadi Tanggung Jawab Sekretaris dan Bendahara bag. Administrasi dan Keuangan masing masing ORMAWA. Sehingga Sekretaris berwenang mengeluarkan kebijakan dibidang administrasi dan kesekretariatan serta memberikan instruksi kepada Sekretaris Komisi/Biro /Dept/Panitia Kegiatan sesuai dengan bidangnya dan Bendahara berwenang mengeluarkan kebijakan dibidang keuangan serta memberikan instruksi kepada



Bendahara



Komisi/Biro/Dept/Panitia



Kegiatan



sesuai



dengan



bidangnya.  Seluruh kegiatan korespondensi masing masing ORMAWA KM UBB harus diarsipkan dan dicatat dalam buku agenda korespondensi yang meliputi Notulensi dan Keuangan.



SOP DPM KM UBB



5



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



 Aktivitas korespondensi masing masing ORMAWA KM UBB meliputi Surat Masuk-Surat Keluar, Surat Keputusan (DPM KM UBB), Surat Ketetapan (untuk BEM KM dan DPM Fakultas), Surat Keterangan/Rekomendasi, Surat Tugas, dan Surat Peringatan/Memorandum.  Seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Sekretaris Komisi/Biro /Dept/Panitia Kegiatan terkait didokumentasikan oleh Sekretaris Komisi/Biro /Dept/Panitia Kegiatan tersebut dan kemudian wajib dilaporkan kepada DPM KM UBB dalam bentuk laporan perkegiatan ( LPJ Kegiatan ) serta Seluruh dokumentasi



yang



berhubungan



dengan



Kebendaharaan



Komisi/Biro



/Dept/Panitia Kegiatan terkait didokumentasikan oleh Bendahara Komisi/Biro /Dept/Panitia Kegiatan tersebut dan kemudian wajib dilaporkan kepada DPM KM UBB dalam bentuk laporan keuangan ( LPJ Keuangan ).  Proposal 1. Definisi Proposal adalah rencana kegiatan yang dituliskan dalam bentuk rancangan kerja dan memuat unsur – unsur kegiatan yang akan berhubungan dengan kegiatan untuk di ajukan kepada lembaga yang bersangkutan, dalam hal ini untuk di ajukan kepada Wakil Rektor 1 Bidang Kemahasiswaan Universitas Bangka Belitung yang akan di disposisikan kepada bagian pengelolaan keuangan intrakampus ( BAAK Rektorat Universitas Bangka Belitung ). 2. Proposal yang akan di serahkan kepada lembaga intrakampus harus dilakukan pengoreksian, pencatatan dan pengiringan jalannya proposal oleh KOMISI III DPM KM dan selanjutnya untuk diketahui oleh KETUA UMUM DPM KM UBB dan PRESIDEN MAHASISWA BEM KM UBB dalam bentuk Assesment of the sign ( paraf ) sebelum di ajukan dan ke lembaga intrakampus ( BAAK Rektorat Universitas Bangka Belitung ). 3. Pengajuan Proposal kepada lembaga intrakampus maximal 3 Minggu sebelum kegiatan yang di rencanakan dalam proposal kegiatan berlangsung.



SOP DPM KM UBB



6



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



 LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) 1. Laporan Pertanggung Jawaban ( LPJ ) adalah salah satu kegiatan pelaporan seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan dimulai dari awal kegiatan hingga pelaporan akhir kegiatan. 2. Jenis Laporan Pertanggung Jawaban di bedakan menjadi Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan penggunaan keuangan dan kegiatan serta Laporan Pertanggung Jawaban Tahunan. 3. Laporan Pertanggung Jawaban Tahunan adalah salah satu kegiatan pelaporan seluruh kegiatan ORMAWA KM UBB yang dilaksanakan selama 1 tahun periode kepengurusan. 4. Ketentuan Penyerahan Laporan Pertanggung Jawaban Tahunan di serahkan sesuai dengan garis koordinasi ORMAWA KM UBB dengan ketentuan Himpunan Mahasiswa Jurusan, Unit Kegiatan Fakultas dan Badan Eksekutif Mahasiswa tingkat Jurusan/Fakultas menyerahkan Laporan Pertanggung Jawaban Tahunan kepada DPM F, Kemudian DPM F menyerahkan Laporan Pertanggung Jawaban Tahunan kepada DPM KM UBB. Kemudian Unit Kegiatan Mahasiswa dan Badan Eksekutif Mahasiswa Tingkat Universitas langsung menyerahkan Laporan Pertanggung Jawaban Tahunan kepada DPM KM UBB, hal ini sebagai bentuk langkah pengawasan di lingkungan ORMAWA KM UBB dan sebagai bentuk pengarsipan yang akan di pergunakan dan di perlukan di kemudian hari. 5. Laporan Pertanggung Jawaban ( LPJ ) penggunaan keuangan dan kegiatan di bedakan menjadi 2 yakni Pelaporan Pertanggung Jawaban kegiatan dalam bentuk Laporan Kegiatan dan Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan dalam bentuk Laporan Keuangan. 6. Penyerahan Laporan Pertanggung Jawaban ( LPJ ) di serahkan maximal 2 minggu setelah kegiatan berlangsung kepada lembaga Intrakampus ( BAAK Rektorat Universitas Bangka Belitung ) dan



SOP DPM KM UBB



7



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



disertai dengan 1 rangkap fotocopy LPJ Kegiatan dan LPJ Keuangan kepada DPM KM Universitas Bangka Belitung.  Surat Masuk 1. Definisi Surat Masuk adalah surat yang ditujukan kepada lembaga yang bersangkutan. 2. Surat masuk harus dilaporkan kepada Sekretaris untuk selanjutnya dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk dan diarsipkan di box file Surat Masuk. Ketentuan Pengarsipan Surat Masuk Segala jenis Surat Masuk harus diarsipkan pada format buku agenda surat masuk masing – masing ORMAWA KM UBB ( Format terlampir ).  Surat Keluar 1. Definisi Surat Keluar adalah surat yang dibuat oleh Ketua, Sekretaris, Komisi/Biro/Dept, maupun Panitia Kegiatan ORMAWA KM UBB yang bersangkutan yang ditujukan kepada perorangan maupun ORMAWA KM UBB lain. Surat keluar ini dibuat arsipnya secara rapih. 2. Surat keluar harus dilaporkan kepada Sekretaris untuk selanjutnya dicatat dalam Buku Agenda Surat Keluar dan diarsipkan di box file Surat Keluar. Ketentuan Pengarsipan Surat Keluar Segala jenis Surat Keluar harus diarsipkan pada format buku agenda surat keluar masing – masing ORMAWA KM UBB ( Format terlampir).



SOP DPM KM UBB



8



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



A. Format a. Proposal  Cover



SOP DPM KM UBB



9



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



 Lembar Pengesahan



SOP DPM KM UBB



10



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



 SURAT PENGANTAR



SOP DPM KM UBB



11



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



 ISI PROPOSAL 1. Isi Proposal tanpa Proposal Penunjang dari Instansi ( misal Proposal dari FL2MI , Event Lomba, Munas dll ) terdiri dari sebagai berikut : Ketentuan :



Isi :



- Setiap Halaman terdapat



1. Latar Belakang



KOP Ormawa jika Organisasi



2. Nama Kegiatan



- Timesnewroman, Ukuran 12,



3. Tema Kegiatan



Spacing



4. Tujuan Kegiatan



1,5



Pt,



Perataan



Sejajar, Margin 4 cm left, 3 cm



5. Rencana Kegiatan



top, 3 cm right, 3 cm bottom.



6. Susunan Acara 7. Susunan Kepanitiaan 8. Rancangan Anggaran Biaya 9. Penutup



10. Lampiran 2. Isi Proposal dengan Proposal Penunjang dari Instansi ( misal Proposal dari FL2MI , Event Lomba, Munas dll ) hanya cukup terdiri dari Cover, Lembar Pengesahan pribadi jika berbentuk individu atau Lembar Pengesahan Ormawa jika berbentuk Kelompok/Organisasi, Lampiran LOA ( Letter Of Assesment ) jika ada/ Bukti di terima sebagai penguat proposal, Proposal Penunjang yang bersangkutan, Rincian Dana dan Biodata Mahasiswa + KTM Jika proposal yang di ajukan bersifat individu.



SOP DPM KM UBB



12



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



b. LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) 1. LPJ KEGIATAN  C o v e r



SOP DPM KM UBB



13



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



 ISI LPJ KEGIATAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Latar Belakang Selama Kegiatan Nama Kegiatan Tema Kegiatan Tujuan Kegiatan Susunan Acara Susunan Kepanitiaan Hasil Pencapaian Kegiatan Penutup Dokumentasi Kegiatan ( Adanya Penjelasan di Setiap Gambarnya ) 10. Lampiran ( Fotokopi Sertifikat/ Name Tag bagi pengaju Individu/Tim kegiatan di luar kampus; Munas, Lomba, Conference dll. Catatan : LPJ Kegiatan di Jilid dan difotocopikan 1 Rangkap kepada DPM KM Universitas Bangka Belitung sebelum langsung di serahkan kepada BAAK Rektorat Universitas Bangka Belitung.  ISI LPJ KEUANGAN 1. Cover ( Seperti Cover lainnya hanya saja di tulis Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan ) 2. Rincian Pengajuan Anggaran 3. Rincian Penerimaan Jumlah Pencairan Dana 4. SPTJB Belanja/ Penggunaan Dana ( di lampiran ) 5. Kuitansi Universitas Bangka Belitung ( dilampiran ) 6. Nota Belanja + Cap Catatan : Jumlah Kuitansi di sesuaikan dengan jumlah unit yang ditulis di SPTJB dan buat secara urut sesuai tanggal transaksi penggunaan dana. SOP DPM KM UBB



14



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



 ISI LPJ TAHUNAN ORMAWA KM UBB 1. Cover 2. Lembar pengesahan ( paraf berisi pembina ormawa ( jika ada, contoh untuk ukm, ketua jurusan untuk himpunan mahasiswa ), ketua ormawa,sekretaris ormawa dan bendahara ormawa 3. Pendahuluan 4. Pemaparan Rencana Program Kerja yang diusulkan di awal tahun periode kepengurusan. 5. Pelaksanaan kegiatan (uraian pelaksanaan kegiatan mengenai rincian pelaksanaan kegiatan, sesuai realisasi pelaksaan kegiatan) 6. Evaluasi kegiatan keseluruhan per divisi (Kendala dan indikator keberhasilan, kualitatif dan kuantitatif) 7. Rekomendasi (rencana keberlanjutan) 8. Realisasi program kerja 9. Data prestasi/penghargaan/kunjungan/dll Ormawa 10. Penutup 11. Lampiran



output



pelaksanaan



kegiatan



(Daftar



Surat



Masuk/Keluar, dokumentasi dan hal-hal lain yang penting dan berkaitan dengan kegiatan) Catatan : 1. Format Penyusunan di sesuaikan dengan ketentuan yang telah di tentukan 2. Lampiran kegiatan yang berkaitan dengan draft surat masuk dan keluar di lampirkan dalam bentuk format buku pencatatan ( terlampir ) di panduan format surat menyurat.



SOP DPM KM UBB



15



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



Contoh SPTJB Belanja :



SOP DPM KM UBB



16



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



Contoh Kuitansi Universitas Bangka Belitung : KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI Kampus Terpadu Universitas Bangka Belitung Balunijuk, Kabupaten Bangka, Provinsi Kepulauan Bangka Belitung TELEPON (0717) 422145, 422965 FAKSIMILE. (0717) 421303, Website: www.ubb.ac.id Email: rektorat @ubb.ac.id Tahun Anggaran



2017



No Bukti Kode Keg MAK KUITANSI / BUKTI PEMBAYARAN Sudah terima dari



: Kuasa Pengguna Anggaran Satker : Universitas Bangka Belitung



Jumlah Uang Terbilang



1.250.000 Satu juta dua ratus lima ribu rupiah



Untuk Pembayaran



Snack kotak pada kegiatan MAWAPRES tingkat Universitas Bangka Belitung Tahun 2017



Yang Menerima,



W.K Murah Meriah



Setuju dibebankan pada mata anggaran berkenaan,



Lunas dibayar,



An.Kuasa Pengguna Anggaran



Bendahara Pengeluaran



Pejabat Pembuat Komitmen



Yudi Sapta Pranoto, SP., M.Si



Ayu Permatasari, S.E.



NIP 19800829 201404 1001



NIP 19850211 201504 2002



Barang/pekerjaan tersebut telah diterima/diselesaikan dengan lengkap dan baik Pejabat yang bertanggung jawab



Andy Evans Gunady, S.E., M.M NP 107508024



SOP DPM KM UBB



17



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



Contoh Nota Belanja yang di anggap sah:



Catatan : Nota di katakan sah apabila termuat tanggal, paraf dan cap



SOP DPM KM UBB



18



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



c. Surat menyurat  KOP SURAT KOP ORMAWA Berisi logo, nama dan tempat sekretariat Ormawa, Narahubung Ormawa



Waktu dan Tempat di buat nya surat.



Tujuan Surat



 PENOMORAN SURAT Nomor Surat Kode A : Dalam Instansi Universitas Kode B : Luar Instansi Universitas



Kode Universitas



Nama Ormawa Bulan di Buat Surat Harus Romawi



Di sesuaikan dengan jenis lampiran



SOP DPM KM UBB



19



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



 Contoh Format Surat Peminjaman Ruangan



SOP DPM KM UBB



20



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



 Format Buku Agenda Surat Masuk No



Tanggal



Nomor Surat



Pengirim



Penerima Surat



Perihal



Lampiran



Penerima Surat



Perihal



Lampiran



Perihal



Nominal



1. 2. dst



 Format Buku Agenda Surat Keluar No



Tanggal



Nomor Surat



Pengirim



1. 2. dst



 Format Buku Pencatatan Alur Kas Masuk No



Tanggal



Jenis Pengirim Pemasukan Kas



Penerima Kas



1. 2. dst



 Format Buku Pencatatan Alur Kas Keluar No



Tanggal



Jenis Pengguna Pengeluaran Kas



Penerima Pembayaran Kas



Perihal



Nominal



1. 2. dst



 Format Buku Tahunan Pencatatan Alur Kas No



Tanggal



Jenis Pemasukan



Jenis Pengeluaran



Debet



Kredit



1. 2. dst



Jumlah Saldo SOP DPM KM UBB



21



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



B. Alur penyerahan Berkas a. Proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban ( LPJ )



SOP DPM KM UBB



22



KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI



DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA



KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BANGKA BELITUNG Kampus Terpadu UBB Balunijuk, Merawang – Bangka Induk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung



C.P. :Muhammad Dauri ( 085764361290 ) Septiasari (085921356520) Email : [email protected]



b.Surat menyurat



SOP DPM KM UBB



23