SOP Steering Committee: Pengertian [PDF]

Citation preview

SOP SOP Steering Committee Pengertian



:



Steering committee yang selanjutnya disebut SC merupakan lembaga struktural yang dibentuk oleh masing-masing kementrian dalam melaksanakan tugas dan fungsinya untuk melaksanakan kegiatan dengan penuh tanggungjawab, kompeten dan dapat dipercaya. Steering committee adalah badan atau perorangan yang ditunjuk oleh menteri/wakil menteri untuk melaksanakan tujuan dan tugasnya. SC adalah staff Badan Eksekutif Mahasiswa TIIK. Tujuan



:



Adanya sebuah tim khusus yang mengkaji, menganalisa, mengarahkan, mengawasi dan mengevaluasi setiap kegiatan yang diadakan. Tugas SC



:



1. SC mendapatkan surat tugas dari BEM untuk melaksakan tugasnya. 2. SC menyusun rencana konseptual kegiatan. 3. SC melakukan open tender dan/atau screening OC maksimal 3 bulan sebelum acara dengan persetujuan menteri/wakil menteri. 4. SC mengkomunikasikan rencana konseptual kegiatan kepada OC untuk dilaksanakan. 5. SC mengarahkan, mengawasi, dan mengevaluasi jalannya kegiatan. 6. SC memiliki wewenang yang bersifat instruktif-koordinatif kepada OC. 7. SC mendokumentasikan kegiatan dari awal sampai dengan akhir kegiatan berupa notulensi. 8. SC melaporkan notulensi kegiatan kepada menteri/wakil menteri. 9. SC mengadakan sharing progress kegiatan dengan menteri/wakil menteri minimal 1 minggu sekali. 10. SC memeriksa kelengkapan proposal dan/atau LPJ kegiatan. 11. SC mengkonsultasikan proposal dan/atau LPJ kegiatan kepada menteri/wakil menteri. 12. SC memberitahukan SOP kegiatan kepada OC.



Format Notulensi



:



1. Menggunakan kertas HVS A4 minimal 70 gr 2. Menggunakan kop surat BEM TIIK 3. Mencantumkan tanggal rapat, kegiatan



4. Review kegiatan yang dilaksanakan 5. Tanda tangan SC dan mengetahui menteri/wakil menteri



SOP Organizing Committee Pengertian



:



Organizing committee yang selanjutnya disebut OC merupakan kepanitiaan teknis pelaksana kegiatan dan bertanggungjawab kepada kementrian tersebut dengan penuh tanggungjawab, komitmen dan dapat dipercaya. OC adalah kepanitiaan yang ditunjuk oleh SC atas persetujuan menteri/wakil menteri melalui proses open tender dan/atau open recruitment.



Tujuan



:



Adanya sebuah tim khusus yang menjalankan pelaksanaan teknis kegiatan.



Tugas



:



1. OC memilih kepanitiaan acaranya melalui open recruitment maksimal 2,5 bulan sebelum acara, dengan persetujuan SC. 2. OC melaksanakan kegiatan sesuai dengan tujuan yang tercantum dalam rencana konseptual yang dari SC. 3. OC melaksanakan sharing progress kegiatan kepada SC, menteri/wakil menteri. 4. OC dan kepanitiaannya mendokumentasikan kegiatan dari awal sampai dengan akhir, meliputi dokumentasi rapat koordinasi, foto kegiatan, dsb. 5. OC melaporkan dokumentasi kegiatan kepada SC, menteri/wakil menteri ketika sharing progress. 6. OC mengkonsultasikan proposal dan/atau LPJ kegiatan kepada SC, menteri/wakil menteri.



Struktur OC



:



1. Ketua OC dipilih oleh SC, menteri/wakil menteri melalui proses open tender atau dapat ditunjuk langsung. 2. Struktur OC ditentutan oleh ketua OC sesuai dengan kebutuhan kegiatan. 3. Kepanitiaan OC dipilih oleh ketua OC dan SC atas persetujuan menteri/wakil menteri.



Format Dokumentasi Kegiatan : 1. Notulensi seluruh kegiatan mulai dari pembentukan panitia, hingga berakhirnya acara. 2. Foto seluruh kegiatan mulai dari pembentukan panitia, hingga berakhirnya acara.



SOP Proposal Kegiatan 1. OC mengajukan proposal kegiatan maksimal 2 bulan sebelum kegiatan. (1 untuk arsip BEM) 2. OC menunjukkan proposal ke SC untuk di periksa kembali 3. Alur tanda tangan/paraf proposal kegiatan: OC -> Menteri/Wakil Menteri -> Presiden BEM -> Fakultas / Rektorat 4. OC membuat proposal dan LPJ rangkap 2 , satu untuk arsip BEM dan satu untuk diajukan. 5. OC membedakan proposal yang diajukan ke rektorat dan fakultas, untuk proposal yang diajukan ke rektorat harus disertai surat pengantar dari fakultas dan menyerahkan proposal rangkap 2. 6. OC melakukan follow up perkembangan proposal yang telah diajukan, minimal 1 minggu sekali. 7. OC membuat LPJ kegiatan maksimal 2 MINGGU setelah kegiatan selesai.



SOP Surat 1. OC meminta nomer surat ke bagian administrasi. 2. OC mengkonsultasikan surat yang dibuat kepada SC. 3. OC meminta paraf SC (sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diperiksa dan telah diketahui oleh SC, paraf cukup memakai pensil) 4. OC meminta ttd menteri/wakil meteri, selanjutnya meminta tanda tangan presiden BEM. 5. OC membuat surat rangkap 2, satu untuk arsip dan satu untuk diajukan