Tugas Kelompok MGT - Kinerja Penilaian Kinerja PT Unilever TBK [PDF]

Citation preview

STANDAR OPRASIONAL PROSEDUR PADA EVALUASI KINERJA PT.UNILEVER INDONESIA TBK No Dokumen : SOP/HRD/ Tanggal Berlaku : 04 DESEMBER 2014 Status Revisi :



Halaman



: 1/8



STANDAR OPERASIONAL PERUSAHAAN EVALUASI KINERJA KARYAWAN DAPARTEMEN : HUMAN RESOURCES DEPLOMENT



NAMA PERUSAHAAAN PT.Unilever Indonesia Tbk



1.1 TUJUAN untuk mengevaluasi kinerja karyawan perusahaan apakah sudah sesuai dengan spesifikasi pekerjaan dan program kerja yang telah disepakati 1.2 PARAMETER terpenuhinya perpormance karyawan perusahan yang sesuai dengan spesifikasi pekerjaan dan program kerja yang telah disepakati. 1.3 RUANG LINGKUP prosedur ini dimulai dari menyerahkan from job performance apprasial, mengumpulkan repor pelaksanaan program kerja, analisa repor kinerja karyawan / unit , sampling dilapangan sampai dengan pengarsipan progres repor. 1.4 PENANGGUNG JAWAB 1. Kepala perwakilan dibawah direktur dan direktur utama bertanggung jawab monitoring dan pelaksanaan evalusi kinerja karyawan 2. Manager oprasional bertanggung jawab terhadap seluruh proses evaluasi kinerja karyawan pada PT. Unilever Indonesia Tbk 1.5 DEFINISI 1.5.1 PENGERTIAN EVALUASI KINERJA Dalam bahasa Inggris istilah kinerja adalah performance. Performance merupakan kata benda. Salah satu entry-nya adalah “thing done”(sesuatu hasil yang telah dikerjakan). Jadi arti Performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masingmasing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral maupun etika. Istilah Evaluasi dapat disamakan dengan penaksiran (appraisal), pemberian angka (rating) dan penilaian (assesment). Evaluasi kinerja sangat penting untuk menilai akuntabilitas organisasi 1



dalam menghasilkan pelayanan publik. Akuntabilitas bukan sekedar kemampuan menunjukkan bagaimana uang publik dibelanjakan, akan tetapi meliputi apakah uang tersebut dibelanjakan secara ekonomis, efektif, dan efisien. Evaluasi kinerja disebut juga “Performance evaluation” atau “Performance appraisal” Appraisal berasal dari kata Latin “appratiare”yang berarti memberikan nilai atau harga. Evaluasi kinerja berarti memberikan nilai atas pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang untuk diberikan imbalan, kompensasi atau penghargaan. Evaluasi kinerja adalah suatu metode dan proses penilaian dan pelaksanaan tugas seseorang atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam satu perusahaan atau organisasi sesuai dengan standar kinerja atau tujuan yang ditetapkan lebih dahulu. Evaluasi kinerja merupakan cara yang paling adil dalam memberikan imbalan atau penghargaan kepada pekerja. 1.5.2 TUJUAN EVALUASI KINERJA Adalah untuk menjamin pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan dan juga untuk mengetahui posisi perusahaan dan tingkat pencapaian sasaran perusahaan, terutama untuk mengetahui bila terjadi keterlambatan atau penyimpangan supaya segera diperbaiki, sehingga sasaran atau tujuan tercapai. Adapun tujuan dari evaluasi kinerja : 1. Pengembangan Dapat digunakan untuk menentukan pegawai yang perlu dtraining dan membantu evaluasi hasil training. Dan juga dapat membantu pelaksanaan Conseling antara atasan dan bawahan sehingga dapat dicapai usaha usaha pemecahan masalah yang dihadapi pegawai. 2. Pemberian Reward Dapat digunakan untuk proses penentuan kenaikan gaji, insentif dan promosi. Berbagai organisasi juga menggunakan untuk memberhentikan pegawai. 3. Motivasi Dapat digunakan untuk memotivasi pegawai, mengembangkan inisiatif, rasa tanggung jawab sehingga mereka terdorong untuk meningkatkan kinerjanya. 4. Perencanaan SDM Dapat bermanfaat bagi pengembangan keahlian dan keterampilan serta perencanaan SDM. 5. Kompensasi Dapat memberikan informasi yang digunakan untuk menentukan apa yang harus diberikan kepada pegawai yang berkinerja tinggi atau rendah dan bagaimana prinsip pemberian kompensasi yang adil. 6. Komunikasi Evaluasi merupakan dasar untuk komunikasi yang berkelanjutan antara atasan dan bawahan menyangkut kinerja pegawai 1.5.3. KEGUNAAN DARI EVALUASI KINERJA DIANTARANYA : 1. sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk promosi, demosi, perberhentian, dan penetapan besarnya balas jasa 2. Untuk mengukur prestasi kerja yaitu sejauh mana karyawan bisa sukses dalam pekerjaannya 3. Sebagai dasar untuk mengevaluasi efektiitas seluruh kegiatn di dalam perusahaan 4. Sebagai dasar untuk mengevaluasi program latihan dan keefektifan jadwal kerja. 5. Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan latihan bagi karyawaan 6. Sebagai kriteria di dalam menentukan seleksi dan penempatan karyawan 2



7. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan karyawaan. Jadi dengan penilaian prestasi kerja dapatlah diketaui prestasi kerja seorang karyawan di mana terdapat kelebihan-kelebihan maupun kekurangan-kekurangan yang dimilikinya. Bagi mereka yang memilii prestasi keja yang tinggi, memungkinkan dirinya untuk diberikan promosi. Sebaliknya, karyawan yang prestasinnya rendah prestasi kerjanya dapat diperbaiki dengan memindahkan ke jabatan yang sesuai dengan kecakapannya ataupun melalui pendidikan dan latihan dalam rangka pengembangan karyawan



1.5.4 MANFAAT EVALUASI KINERJA KARYAWAN 1. Manfaat bagi karyawan yang dinilai• Meningkatkan motivasi• Meningkatkan kepuasan hidup• Adanya kejelasan standard hasil yang diterapkan mereka• Umpan balik dari kinerja lalu yang kurang akurat dan konstruktif• Pengetahuan tentang kekuatan dan kelemahan menjadi lebih besar• Pengembangan tantang pengetahuan dan kelemahan menjadi lebih besar, membangun kekuatan dan mengurangi kelemahan semaksimal mungkin• Adanya pandangan yang lebih jelas tentang konteks pekerjaan. 2. Manfaat bagi penilai• Kesempatan untuk mengukur dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja karyawan untuk perbaikan manajeman selanjutnya• Pemahaman yang lebih baik terhadap karyawan, tentang rasa takut, rasa grogi, harapan, dan aspirasi mereka• Mempunyai kesempatan untuk menjelaskan pada karyawan apa yang sebenarnya diingikan oleh perusahaan dari para karyawan sehingga para karyawan dapat mengukur dirinya, menempatkan dirinya, dan berjaya sesuai dengan harapan dari manajer• Bisa mengidentifikasikan kesempatan untuk rotasi atau perubahan tugas karyawan• Dapat sebagai sarana menimgkatkan motivasi karyawan dengan lebih memusatkan perhatian kepada mereka secara pribadi. 3. Manfaat bagi perusahaan• Perbaikan seluruh unit-unit yang ada dalam perusahaan• Meningkatkan pandangan secara luas menyangkut tugas yang dilakukan oleh masing-masing karyawan• Meningkatkan motivasi karyawan secara keseluruhan• Meningkatkan keharmonisan hubungan dalam pencapaian tujuan perusahaan• Peningkatan segi pengawasan melekat dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap karyawan• 1.5.5. FUNGSI EVALUASI KINERJA KARYAWAN Evaluasi mempunyai beberapa fungsi yaitu : 1. Memberi informasi yang valid mengenai kinerja kebijakan, program dan kegiatan, yaitu mengenai seberapa jauh kebutuhan, nilai dan kesempatan telah dicapai. Dengan evaluasi dapat diungkapkan mengenai pencapaian suatu tujuan, sasaran dan target tertentu. 2. Memberi sumbangan pada klarifiaksi dan kritik. Evaluasi memberi sumbangan pada klarifikasi dan kritik terhadap nilai-nilai yang mendasari tujuan dan target. Nilai diperjelas dengan mendefinisikan dan mengoperasikan tujuan dan target. 3



3. Memberi sumbangan pada aplikasi metode analisis kebijakan, termasuk perumusan masalah dan rekomendasinya. Informasi mengenai tidak memadainya suatu kinerja kebijakan, program dan kegiatan memberikan kontribusi bagi perumusan ulang kebijakan, program dan kegiatan. Evaluasi dapat pula menyumbangkan rekomendasi bagi pendefinisian alternatif kebijakan, yang bermanfaat untuk mengganti kebijakan yang berlaku dengan alternatif kebijakan yang lain.



1.5.6. ASPEK – ASPEK YANG DINILAI PADA EVALUASI KINERJA KARYAWAN ; 1. Kemampuan teknis, yaitu kemampuan menggunakan pengetahuan metode, teknik dan peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas serta pengalaman dan pelatihan yang diperolehnya. 2. Kemampuan konseptual, yaitu kemampuan untuk memahami komplektisitas perusahaan dan penyesuaian bidang gerak dari unit masing – masing kedalam bidang operasional perusahaan secara menyeluruh yang pada intinya individual tersebut memahami tugas, fungsi serta tanggung jawabnya sebagai seorang karyawan 3. Kemampuan hubungan interpersonal, yaitu antara lain kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain, memotivasi karyawan, melakuakan negosiasi, dan lain – lain 1.5.7. STANDAR EVALUASI KINERJA KARYAWAN 1. UNSUR PENILAIAN KINERJA HASIL PENILAIAN  Rendah  Sedang  Tinggi 2. KARAKTERISTIK INDIVIDU  Keahlian  Pengetahuan Kerja  Kepemilikan Sertifikat/Ijin Keahlian  Kemampuan  Kekuatan Fisik  Koordinasi Anggota Badan dalam Bekerja  Kemandirian  Kebutuhan  Hasrat Untuk Berhasil  Kebutuhan Sosial  Sikap  Kejujuran  Loyalitas  Kreativitas  Kepemimpinan 3. PERILAKU Pelaksanaan tugas pokok (berdasarkan identifikasi dan elemen kritis pekerjaan)  Menjelaskan Produk Kepada Calon Pembeli 4



.



 Menjual Produk  Melakukan Pengepakan dan Pengiriman  Menanggapi Komplain dan Keluhan  Mematuhi Perintah  Melaporkan Masalah  Merawat Perlengkapan  Membuat Catatan Pekerjaan  Mengikuti Peraturan  Hadir Secara Teratur  Memberi Saran 4. HASIL  Jenis/kuantitas Produk  Nilai jual Produk  Tingkat Produksi  Pelanggan yang dilayani  Kualitas Produksi  Efektivitas Penggunaan bahan  Efektivitas penggunaan alat  Tingkat keselamatan kerja  Kepatuhan terhadap prosedur  Kepuasan pelanggan 1.5.8. METODE EVALUASI / PENILAIAN KINERJA Berbagai metode yang dapat digunakan dalam penilaian kinerja karyawan ataupun anggota, namun setiap metode memiliki indikator yang berbeda dan memiliki kecenderungan terhadap satu sisi. Secara garis besar metode penilain pekerjaan dapat diklasifikasikan menjadi 3, yaitu; “Penilaian Mengacu pada Norma”, “Penilaian Standar Absolut”, dan “Penilaian Berdasarkan Output”. 1. Metode Penilaian Mengacu pada Norma Metode ini merupakan metode yang paling sederhana karena penilaiannya secara keseluruhan didasarkan pada kinerja yang terbaik. Penilaian dilakukan secara tunggal dan secara subjektif. Ada beberapa metode penilaian yang termasuk dalam kelompok metode ini, antara lain ; a) Metode Ranking Metode Ranking merupakan suatu metode penilaian kinerja yang berdasarkan urutan dari yang terbaik hingga yang terendah yang disusun secara keseluruhan. Metode ini terdiri dari 2 macam, yaitu; Metode Ranking langsung;Metode ini cocok diterapkan pada perusahaan yang memiliki skala kecil karena dalam perusahaan besar akan sulit jika harus mengurutkan peringkat satu persatu dari sekian banyak karyawan dengan metode ini. Metode Ranking Alternatif; Metode ini hampir sama dengan metode rangking langsung, namun dalam metode ini, penyusunan terbagi menjadi 2 bagian yaitu kinerja terbaik dan kinerja terburuk. Penyusunan dilakukan secara kelompok bukan satu persatu lagi, bagi karyawan yang memiliki kinerja baik, maka ia berada diperingkat atas pada



5



bagian kinerja terbaik, namun untuk karyawan yang kinerjanya buruk, maka ia berada diperingkat bawah pada bagian kinerja terburuk. b) Metode Perbandingan Berpasangan (Paired Comparison) Dalam metode ini digunakan untuk perusahaan yang memiliki pegawai/karyawan yang sedikit. Metode ini membandingkan individu dengan individu lain, urutan peringkat dapat diperoleh dari berapa kali seseorang terpilih menjadi yang terbaik dari pasangannya. Metode ini menggunakan rumus : N(N-1)/2 = Jumlah Perbandingan Keterangan; N adalah jumlah karyawan/pegawai dalam perusahaan. misal, dalam sebuah perusahan terdapat 8 karyawan, maka perhitungannya ialah 8(8-1)/2 = 24 Maka, 8 karyawan dapat dibandingkan sebanyak 24 kali. c) Distribusi Paksaan (forced distribution) Istilah distribusi paksaan menggambarkan format penilaian dimana penilai dipaksa mendistribusikan karyawan yang dinilai kepada beberapa kategori kinerja. Metode ini digunakan apabila sulit untuk mengurutkan peringkat masing masing karyawan karena ada beberapa karyawan yang memiliki kinerja yang sama. Maka, metode ini menempatkan beberapa kategori untuk menyelesaikan permasalahan tersebut dengan cara menetapkan presentase pada setiap kategori, misal; sangat buruk (5%), buruk (15%), menengah (30%) , baik (20%), dan sangat baik (10%). 2. Penilaian Standar Absolut Dalam menilai kinerja para pegawai/karyawan, metode ini menggunakan standar absolute, yaitu dengan cara mengevaluasi pegawai dengan mengkaitkan dan mempertimbangkan beberapa faktor tertentu. Yang termasuk dalam metode penilaian Standar absolut antara lain a) Skala Grafik Metode ini mulai diperkenalkan pada tahun 1920-an. Pada metode ini, penilai menentukan dimensi kinerja yang akan dinilai. Penilaian dilakukan pada beberapa faktor yang meliputi; kuantitas hasil kerja, kualitas hasil kerja, kepribadian, kehadiran, loyalitas, kesetiaan,inisiatif,dll. Kemudian penilai memilih salah satu dari 5 pilihan. Angka 5 untuk yang terbaik, 4 untuk yang baik, 3 untuk yang sedang, 2 untuk yang buruk dan angka 1 untuk yang terburuk. Setelah itu penilai menjumlahkan nilai yang dihasilkan. Karyawan dengan nilai yang tertinggi merupakan karyawan dengan kinerja yang terbaik dan karyawan dengan nilai yang terendah merupakan karyawan dengan kinerja terburuk. b) Metode Kejadian Kejadian Kritis (critical incident) Kejadian kritis merupakan kondisi dimana seorang manajer/supervisor/pimpinan melakukan pencatatan terhadap setiap tindakan keseharian karyawan yang memberikan dampak positif maupun negatif secara signifikan terhadap efektivitas sebuah bagian/departemen sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan kinerja seorang karyawan. Misalnya mengenai inisiatif, kehadiran, kepribadian, kerjasama,dll. c) Skala Penilaian Berdasarkan Perilaku (Behavioraly Anchored Rating Scales) Metode ini merupakan penggabungan antara metode pendekatan kejadian kritis dengan skala grafik. Dari penggabungan dua metode ini menghasilkan penilaian yang lebih efisien baik bagi karyawan maupun manajer. Bagi karyawan yaitu lebih mudah untuk pedoman memperbaiki kinerjanya, sedang untuk manajer untuk lebih mudah memberikan umpan balik. Metode BARS memiliki beberapa tujuan sebagai berikut; 6



 Menilai kinerja dengan perilaku spesifik, bukan berdasar sifat-sifat umum.  Menghilangkan ukuran-ukuran angka dan volume yang berpotensi menyesatkan dan tidak segera ditafsirkan.  Mengurangi bias dan kesalahan penilai dengan mengaitkan nilai (rating) dengan contoh-contoh perilaku spesifik..  Meminimalkan kekurang cermatan, subyektivitas, dan ketidak berhasilan evaluator dalam mengidentifikasikan fungsi-fungsi penting sebuah jabatan atau pekerjaan. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam metode ini adalah mengumpulkan data tentang perilaku untuk masing-masing katagori jabatan. Kejadian-kejadian kritis dan data yang terkumpul akan menjadi pertimbangan untuk konstribusi dalam kinerjanya. Metode ini memiliki 2 jenis didalamnya yaitu ; 1. Skala Harapan Perilaku (Behavior Expectation Scale/BES) BES merupakan uraian yang membantu penilai untuk menetapkan perilaku karyawan ke dalam kategori baik,sedang ataupun buruk. Langkah-langkah utamanya antara lain;  Mengumpulkan peristiwa peristiwa yang menggambarkan perilaku baik,sedang ataupun buruk pada setiap kategori pekerjaan.  Setiap peristiwa yang terjadi dikelompokkan kedalam kategori atau dimensi kinerja keseluruhan yang besar.  Setiap dimensi yang dihasilkan disusun secara acak dan para anggota kelompok diminta untuk membaginya kedalam dimensi-dimensi khusus. Dimensi yang tidak memperoleh persetujuan 75% atau lebih dibuang, karena terlalu subjektif.  Klarifikasi kepada kelompok kedua yang terdiri dari karyawan. Jika tidak ada 75% persetujuan, maka dibuang.  Setiap ukuran yang tetap digunakan sebagai dimensi, diberi peringkat sesuai dengan keinginannya dan dibentuk suatu skala. 2. Skala Pengamatan Perilaku (Behavior Observtion Scale/BOS) Metode ini sangat mirip dengan BARS atau dengan Skala standar campuran. Perbedaan ini adalah bahwa BOS menilai kinerja pelayanan karyawan dengan cara megamati seberapa sering mereka melakukan kejadian-kejadian kritis (critical incidents) serta frerkuensi kejadian-kejadian tersebut. Nilai diperoleh tiap pelaku dengan memberi angkakepada penilaian frekuensi secara keseluruhan. 3. Metode Penilaian Berdasarkan Output Penilaian kinerja pada metode ini lebih mengacu pada hasil pekerjaan namun tidak mengabaikan analisis pekerjaan sebagai dasar penilaian kinerja. Ada 4 jenis dalam metode ini, antara lain; a) Management by Objective (MBO) Penilai pada metode ini adalah orang-orang yang berpengalaman dan berkinerja tinggi yang dapat mengembangkan strategi mereka sendiri. Cara kerja dari metode ini adalah bagaimana suatu sasaran dapat tercapai dengan mengurangi ambiguitas dan juga hambatan yang mungkin dapat menghalangi tercapainya sasaran. Penilaian yang dilakukan dapat secara sederhana maupun secara rumit, bergantung pada kebutuhan 7



sasaran yang akan dicapai. Atasan dan bawahan akan sama-sama melakukan evaluasi atas kegagalan yang mungkin terjadi dan kemudian memutuskan sasaran-sasaran baru yang dimungkinkan bagi sasaran yang belum tercapai sebelumnya. Rata-rata sistem MBO membutuhkan waktu 2 tahun sesudah penerapannya untuk berjalan dengan efektif. Proses MBO adalah sebagai berikut; 1. Anlisis Pekerjaan, para bawahan dan atasan bersama-sama melakukan meninjauan atas deskripsi pekerjaan, 2. Menetapkan Standar Kinerja, berdasarkan deskripsi pekerjaan, para bawahan dan atasan bersama-sama menentukan standar kinerja. 3. Penetapan Sasaran, para bawahan dan atasan bersama-sama menatapkan sasaran. 4. Penilaian Kinerja, para bawahan dan atasan menggunakan sasaran tersebut sebagai dasar untuk melakukan penilaian pekerjaan. b) Pendekatan Standar Kinerja (Work Standard) Metode ini mengacu pada kinerja karyawan, yakni membandingkan antara kinerja setiap karyawan dengan standar kinerja yang diharapkan. Metode ini lebih menekan pada pengujian kinerja dari masing-masing karyawan. c) Pendekatan Indeks Langsung Pendekatan ini mengukur kinerja dengan kriteria impersonal obyektif, seperti produktivitas, absensi dan keluar-masuknya karyawan. Ukuran-ukuran itu juga dapat dipecah menjadi ukuran kuantitas yang dihasilkan dalam suatu waktu tertentu. d) Catatan Prestasi Metode ini dilakukan oleh sebuah tim yang terdiri dari pakar yang memiliki kompetensi pada bidang yang dinilai untuk menilai kinerja para profesional. 1.5.9. SYARAT-SYARAT EVALUASI KINERJA KARYAWAN Suatu sistem penilaian kinerja harus mampu menggambarkan secara akurat kinerja yang tipikal dariseorang karyawan. Untuk itu sistem penilaian kinerja harus:  b-related : Mengevaluasi berbagai perilaku kritikal yang dapat menghasilkan kinerja yang sukses.  Praktis : Dapat dipahami dengan mudah oleh para evaluator dan karyawan.  Terstandarisasi : Memungkinkan terwujudnya praktik penilaian kinerja yang seragam 1.5.10. PROSES PENYUSUNAN EVALUASI KINERJA KARYAWAN Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun sistem penilaian kinerja yaitu harus digali terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi dengan adanya sistem penilaian kinerja yang akan disusun. Hal ini menjadi penting karena dengan mengetahui tujuan yang ingin dicapai akan lebih memudahkan dalam menentukan desain penilaian kinerja. Langkah yang kedua, menetapkan standar yang diharapkan dari suatu jabatan, sehingga akan diketahui dimensi-dimensi apa saja yang akan diukur dalam penilaian kinerja. Dimensidimensi tersebut tentunya harus sangat terkait dengan pelaksanaan tugas pada jabatan itu. Tahap ini biasanya dapat dilakukan dengan menganalisa jabatan (job analysis) atau menganalisa uraian tugas masing-masing jabatan. Setelah tujuan dan dimensi yang akan diukur dalam penilaian kinerja diketahui, maka langkah selanjutnya yaitu menentukan desain yang sesuai untuk mencapai 8



tujuan yang diharapkan. Penentuan desain penilaian kinerja ini harus selalu dikaitkan dengan tujuan penilaian. Hal ini karena tiap-tiap desain penilaian kinerja memiliki kelemahan dan kelebihannya masing-masing. Sebagai contoh, penilaian kinerja yang dilakukan untuk menentukan besaran gaji pegawai dengan penilaian kinerja yang bertujuan hanya untuk mengetahui kebutuhan pengembangan tentunya memiliki desain yang berbeda. Langkah berikutnya adalah melakukan penilaian kinerja terhadap Karyawan yang menduduki suatu jabatan. Penilaian kinerja ini dapat dilakukan oleh atasan saja, atau dengan sistem 360o. Penilaian dengan sistem 360o maksudnya adalah penilaian satu pegawai dilakukan oleh atasan, rekan kerja yang sejajar/setingkat, dan bawahannya. Hasil dari penilaian kinerja, selanjutnya dianalisa dan dikomunikasikan kembali kepada pegawai yang dinilai agar mereka mengetahui kinerjanya selama ini serta mengetahui kinerja yang diharapkan oleh organisasi. 1.5.11. WAWANCARA EVALUASI KINERJA KARYAWAN Sistem evaluasi kinerja yang baik diakhiri dengan wawancara evaluasi kinerja. Wawancara evaluasi kinerja adalah pertemuan langsung antara penilai dan ternilai untuk membahas hasil evaluasi kinerja ternilai dan menyusun rencana kinerja ternilai untuk tahun yang akan datang Tujuan wawancara evaluasi kinerja antara lain: 1. Memberikan balikan dan penjelasan atas nilai kinerja ternilai; 2. Memberi kesempatan kepada ternilai untuk menjelaskan kinerjanya, menerima atau menolak nilai yang diberikan penilai, dan memberikan kesempatan banding; 3. Mengubah kinerja, perilaku kerja, dan sifat pribadi yang ada hubungannya dengan pekerjaan ternilai yang tidak memenuhi persyaratan standar kinerjanya; 4. Memberi penghargaan terhadap kinerja baik ternilai agar terus dipertahankandan dikembangkan. 1.5.12. URAIAN PROSEDUR 1. Manager Hrd menetapkan form job performance apprasial dan menyerahkan kebagian personalia untuk diberikan ke Manager atau kepala/unit/dipisi/dapertement 2. Bagian personalia memberikan form job ferpormance apprasial untuk karyawan ke manager atau kepala unit/depisi/dapertement 3. Manager hrd meminta bagian personalia untuk meminta dan mengumpulkan repor pelaksanaan program kerja dari personal /unit/depisi/dapertement dan job performance apprasial untuk karyawan. 4. Bagian personalia meminta manager atau kepala /unit/dipisi/dapertement mengumpulkan repor pelaksanaan program kerja dari personal/unit/depisi/dapertement dan job performance apprasial untuk karyawan dengan batas waktu maksimal tanggal 25. Setelah tanggal ditetapkan, 5. kepala unit/depisi/dapertement melaporkan hasil pelaksanaan program kerja dari personal /unit/depisi/dapertement dan job performance apprasial untuk karyawan kepada manager hrd( melalui personalia) sebelum tanggal 25 dan jika memungkinkan setiap minggu. 6. Jika sampai tanggal 25 belum masuk maka bagian personalia memberi SP (surat peringatan) dan reward personal/unit/depisi/dapertement yang bersangkutan tidak 9



diberikan. Jika tanggal 25 sudah terkumpul maka bagian personalia memberikan kepada manager hrd untuk di evaluasi. 7. Manager hrd menganalisa report hasil pelaksanaan program kerja dan jobperformance apprasial untuk karyawan dan meminta untuk melakukan sampling dilapangan untuk kebenaran refort yang dibuat oleh personal/unit/depisi/dapertement 8. Menganalisa dan melakukan sampling dilapangan dan membuat rekomendasi kepada manager hrd terhadap temuan-temuan dilapangan 9. Manager hrd menganalisa merekomendasi terhadap pelaksanan program kerja dari personal /unit/depisi/dapertement dan job performance apprasial untuk karyawanDan mengevaluasi apakah karyawan sudah bekerjasesuai program kerja jika ya maka Ke no 10, jika tidak maka manager hrd meminta personalia untuk membuat Surat peringatan. 10. Manager hrd mengevaluasi apakah ada pelanggaran atau penyimpanan terhadap peraturan perusahaan jika tidak mengevaluasi apakah sesuai dengan target yang ditetapkan. Jika ya maka meminta personalia untuk membuat surat peringatan sesuai dengan tingkat pelanggaran yang dilakukan 11. Jika sesuai dengan target yang ditetapkan maka manager hrd menetapkan reward karyawan yang bersangkutan (yang sesuai dengan pedoman reward dari direktur) dan dimasukan sebagai take home pay yang diterima oleh karywan. Dan mengevaluasi karyawan tersebut apakah layak untuk dipromosikan jika layak maka dievaluasi status karyawan, jika tidak maka status karyawan dianggap tetap seperti semula . 12. Manager Hrd mengevaluasi status karyawan yang bersangkutan jika:  Karyawan kontra sementara maka akan dibuat kontra baru selama tiga bulan  Jika karyawan kontra 3 bulan atau tetap maka akan dinaikan level nya kelevel lebih tinggi (mengacu kepada pra syarat level yang sudah ditetapkan) 13. Manager hrd menyerahkan data karyawan layak promosi kepada personalia untuk dibuat data base karyawan layak promosi 14. Personalia membuat Surat Peringatan sesuai dengan tingkat pelanggaran yang dilakukan dan menyerahkan kepada manager hrd 15. Manager hrd memanggil kepala unit/depisi/dapertement berkenaan dengan Surat peringatan yang akan diterima oleh karyawan 16. Jika karyawan tersebut dibawah level manager kepala unit/depisi/dapertement yang bersangkutan, jika level manager maka penyampaian sangsi akan dilakukan oleh manager atas persetujuan direktur. 17. kepala unit/depisi/dapertement menyampaikan kepada karyawan atas sangsi terhadap pelanggaran yang dilakukan 18. karyawan menerima sangsi terhadap pelanggaran yang dilakukan 19. bagian personalia membuat refor terhadap hasil evaluasi terhadap program kerja dan job performance apprasial sekaligus membuat data base karyawan yang dipromosi maupun yang didemosi 20. personalia mengarsip dan memberikan copian dan bagian rekruitment (untuk karyawan yang didemosi) untuk ditindak lanjuti



10



PETUNJUK PELAKSANAAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN



Untuk melihat dan menilai Penampilan dan Hasil Kerja para karyawan selama satu tahun perlu ditetapkan Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Kinerja Karyawan. Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Kinerja Karyawan ini sebagai acuan dasar bagi para Atasan/Pimpinan dalam memberikan penilaian terhadap Aspek-aspek yang dinilai dari No. 1 s/d 10 dengan cara Memberikan Nilai pada Form PENILAIAN KINERJA KARYAWAN ( FPKK ) sesuai Nilai Angka yang tertera. ASPEK-ASPEK YANG DINILAI



Range Angka



Nilai



Disiplin



1



2



1 Selalu tepat waktu dan tidak pernah melakukan pelanggaran



5



2 Biasanya tepat waktu dan tidak pernah melakukan pelanggaran Sekali-sekali tidak tepat waktu dan sekali-sekali melanggar tata 3 tertib



4



Hanya sekali-sekali tepat waktu dan pernah mendapatkan sanksi 4 kedisiplinan Sikap



2



3



11



Selalu menjunjung tinggi norma-norma kerja baik terhadap atasan, 1 bawahan dan sesama karyawan



5



Biasanya menjunjung tinggi norma-norma kerja baik terhadap 2 atasan, bawahan dan sesama karyawan



4



Sekali-sekali tidak menjunjung tinggi norma-norma kerja baik 3 terhadap atasan, bawahan dan sesama karyawan



3



Kurang menjunjung tinggi norma-norma kerja baik terhadap 4 atasan, bawahan dan sesama karyawan



2



Kerjasama Selalu menunjukkan kemampuan dan kemauan yang sangat baik untuk bekerjasama secara sehat dengan semua orang yang berkaitan dengan bidang tugas, selalu menghargai pendapat orang lain, selalu berusaha memberi saran baik diminta ataupun tidak 1 serta selalu berhati terbuka menerima kritik-kritik dan saran-saran. 3



5



Bisa bekerjasama dan bersedia membantu meningkatkan hasil kerja, menghargai pendapat orang lain, bersedia memberi saran/nasehat bila diminta dan berhati terbuka menerima kritik2 kritik dan saran-saran.



4



Kerjasama memadai, tetapi tidak aktif meningkatkan hasil kerja, bersedia memberi saran bila diminta dan bersedia menerima kritik 3 hanya mengenai tugasnya saja.



3



Hanya sekali-sekali bersedia membantu, lebih banyak mementingkan diri sendiri.,sukar memberi atau menerima kritik dan 4 saran.



2



Kerapihan dan Kebersihan



4



Pemeliharaan alat/perangkat kerja dan lingkungan kerja sangat 1 baik, rapi dan bersih



5



Biasanya pemeliharaan alat/perangkat kerja dan lingkungan kerja 2 rapi dan bersih.



4



3 Sekali-kali rapi dan bersih, tetapi membutuhkan pengontrolan.



3



Penempatan alat/perangkat kerja tidak beraturan dan tempat kerja 4 kurang bersih.



2



Dedikasi dan Loyalitas



5



6



Sangat tinggi dedikasinya/sangat antusias dan tanggungjawab 1 terhadap pekerjaan ikhlas dan jujur.



5



2 Perhatian dan tanggungjawab terhadap pekerjaan baik dan jujur.



4



Perhatian cukup dan secara umum bertanggungjawab, selalu 3 melaporkan hasil kerja menurut keadaan sebenarnya. Perhatian kurang dan tanggungjawab sangat minim, adakalanya hasil kerja dilaporkan kurang sesuai dengan keadaan yang 4 sebenarnya. Keterampilan



3 2



12



Menguasai, terampil dan bertanggungjawab dalam segala hal berkaitan dengan penyelesaian tugas pekerjaan.



1



Menguasai, terampil dan bertanggungjawab dalam segala hal berkaitan dengan penyelesaian tugas pekerjaan.



12 s/d 15



Biasanya menguasi, terampil dan bertanggung dalam penyelesaian 2 tugas pekerjaan.



8 s/d 11



Sekali-sekali menguasai, terampil dan sekali-sekali bertanggung 3 jawab dalam menyelesaikan tugas pekerjaan



4 s/d 7



Tidak menguasai, kurang terampil dan kurang bertanggungjawab 4 dalam penyelesaian tugas pekerjaan.



0 s/d 3



Inisiatif



7



Inisiatifnya luar biasa, selalu mencari/menemukan cara-cara baru untuk dapat menyelesaikan tugas lebih baik dan selalu mampu 1 memberikan saran-saran/usul-usul yang positif tanpa diminta. Inisiafnya cukup baik, seringkali mencari/menemukan cara-cara untuk menyelesaikan tugas lebih baik dan seringkali memberi usul2 usul yang positif.



12 s/d 15 8 s/d 11



Inisiatifnya sedang-sedang saja, kadangkala mencari/menemukan 3 cara-cara penyelesaian tugas yang lebih baik.



4 s/d 7



4 Tidak ada inisiatif dan selalu membutuhkan instruksi secara umum



0 s/d 3



Kuantitas Kerja



8



Selalu berhasil menyelesaikan pekerjaan dengan kuantitas yang 1 direncanakan dan tepat menurut waktu yang ditetapkan.



12 s/d 15



Biasanya menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan mendekati 2 waktu yang ditetapkan.



8 s/d 11



3 Hasil kerja baik tetapi waktu kerja pas-pasan



4 s/d 7



4 Hasil kerja dibawah yang diharapkan dan melewati waktu



0 s/d 3



Kualitas Kerja Hasil Kerja selalu memenuhi standar mutu bahkan sering kali jauh 1 lebih baik dari yang ditetapkan 9



1 0



12 s/d 15



2 Hasil kerja sesuai standar mutu dan menurut ketetapan



8 s/d 11



Biasanya tepat dan menurut ketetapan tetapi membutuhkan 3 pengontrolan



4 s/d 7



4 Ketepatan memadai tetapi sering salah.



0 s/d 3



Kepemimpinan Menjalankan tugas dengan tanggungjawab dan selalu menjadi tauladan, memberi motivasi, dan berani mengambil keputusan 1 dengan baik 2 Biasanya menjalankan tugas dengan tanggungjawab dengan baik 3 Kadang-kadang menjalankan tugas dengan baik



17 s/d 20 13 s/d 16 9 s/d 12



13



Menjalakan tugas dengan kurang kesungguhan dan selalu 4 mengharapkan petunjuk dan arahan



5 s/d 8



Menjalankan tugas dan tidak sungguh-sugguh dan jarang sekali 5 sampai tuntas



0 s/d 4 TOTAL



0



Skala Perolehan Nilai Tingkat Produktivitas Kerja Karyawan



Huruf



Angka



A



81 - 100



Sangat Produktif



B



61 - 80



Produktif



C



41 - 60



Cukup Produktif



D



20 - 40



Kurang Produktif



Demikian Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Kinerja Karyawan ini dibuat agar sebagai ATASAN/PIMPINAN dapat MENILAI DAN MENETAPKAN secara garis besar TINGKAT PRODUKTIVITAS KERJA KARYAWAN.



JUMLAH PELANGGARAN DALAM 1 Tahun TERAKHIR



PERSENTASE PENILA Pelanggaran



Absensi



Telat



Sub Item



Jumlah



Score



Total



Mangkir



0



0



Izin



0



Sakit



0



0 - 15 Menit



0



15 - 30 Menit



0



> 30 Menit



0



Absensi



0 Telat



0



SP I SP



Pelanggara n



Sub Item Mangkir



1h



Izin



2h



Sakit



4h



0 - 15 Menit 15 - 30 Menit



15



> 30 Menit



5k



SP I SP



SP II SPIII



SP II SPIII



Total



Jum Pelang



0



PRESTASI DALAM 1 Tahun TERAKHIR



14



10



N o



Na ma Kar yaw an



M a s a K er ja



Nil ai TI M/ KPI



Element Assesment & Max Score (Individu) 1 2 3 4 5 6 7 8 9



Tot al



Reduc tion A b s



1 0



Gr an d Tot al



T S l t P



Final Score Desc A B C D ripti on



-



-



-



-



-



-



-



-



-



-



TOTAL SCORE



15



FORM PENILAIAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN RESUME



No. Dokumen Edisi



: FR.HR.02.07



No. Revisi



:1



Halaman



:1



:1



IDENTITAS JABATAN DAN HASIL PENILAIAN KINERJA



Nama Karyawan



No. Induk Karyawan



Status Jabatan



Bagian / Sub Bagian



Atasan Langsung



Riwayat Hasil Kerja Periode



Skala Kinerja



Agustus 2013 Februari 2014 Skor Penilaian Item Penilai



Catatan: Nilai Skor



Skor Kinerja Tim



0



Skor Kinerja Individu



0



Sub Total Nilai



0



Penilaian HRD Total Nilai



0



Pendidikan



(Hambatan yang dialami pekerja)



Spesifikasi dan Persyaratan Jabatan Pengalaman Kerja / Keahlian



Rencana Pengembangan Individu



Target Waktu



Tanda Tangan Karyawan



Tanda Tangan Atasan yang Menilai



(



)



(



)



16