![User Manual Sistem Informasi Manajemen Logistik Obat Dan BM (Elogistik) [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/user-manual-sistem-informasi-manajemen-logistik-obat-dan-bm-elogistik.jpg)
6 0 3 MB
615.1 Ind p
Panduan Penggunaan
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK DI INSTALASI FARMASI PEMERINTAH
Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia 2016 i
615.1 Ind p
Katalog Dalam Terbitan. Kementerian Kesehatan RI Indonesia. Kementerian Kesehatan RI. Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan Panduan penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik diInstalasi Farmasi Pemerintah.—Jakarta : Kementerian Kesehatan RI. 2016. ISBN 978-602-416-117-0 1.Judul I. PHARMACY II. INFORMATION SYSTEMS
ii
PANDUAN PENGGUNAAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIKDI INSTALASI FARMASI PEMERINTAH
Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia 2016 iii
Tim Penyusun Penasehat Maura Linda Sitanggang Direktur Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan Pengarah Engko SosialineM Direktur Tata Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Penyusun - Nadirah Rahim Kepala Sub Direktorat Perencanaan dan Penilaian Ketersediaan - Sri Endah Suhartatik Kepala Sub Direktorat Pemantauan Pasar Obat dan Perbekalan Kesehatan - Syahidah Kepala Seksi Penilaian Ketersediaan - Prihatiwi Setiati Kepala Seksi Perencanaan - Ahadi Wahyu Hidayat Kepala Sub Bagian Tata Usaha - Guardian Yoki Sanjaya SIMKES Fakultas Kedokteran UGM - Aji Wicaksono Staf Seksi Penilaian Ketersediaan - Agung Bagus Trapsilo Staf Seksi Penilaian Ketersediaan - Martinus Wahyu Ristyadi Staf Bagian Tata Usaha
Editor - Ni’mah Hanifah - Hendri Kurniawan P Hak Cipta Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi Pemerintah Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 2016 Sitasi Kementerian Kesehatan RI. 2016. Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi Pemerintah. Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Jakarta iv
Kata Pengantar Salah satu sasaran strategis Kementerian Kesehatan Tahun 2015-2019 adalah meningkatnya akses, kemandirian dan mutu sediaan farmasi dan alat kesehatan, dimana salah satu sasaran yang akan dicapai pada tahun 2019 adalah 95% puskesmas yang memiliki ketersediaan obat dan vaksin esensial. Untuk mencapai target indikator dalam sasaran strategis tersebut perlu didukung manajemen logistik obat, vaksin dan bahan medis habis pakai (BMHP) yang optimal di instalasi farmasi pemerintah, yaitu melalui pemanfaatan sistem manajemen logistik secara elektronik, sehingga efisiensi dan efektivitas pemantauan ketersediaan obat dan BMHP dapat ditingkatkan. Sistem manajemen logistik secara elektronik telah dikembangkan dalam bentuk aplikasi E-Logistik obat dan BMHP untuk digunakan di semua tingkat instalasi farmasi pemerintah, yaitu kabupaten/kota, provinsi dan pusat. Melalui aplikasi E-Logistik ini dapat diakses data pencatatan manajemen logistik obat dan BMHP, antara lain penerimaan dan pendistribusian, serta pelaporan ketersediaan obat dan BMHP. Buku ini berisi konsep manajemen logistik obat dan BMHP serta pedoman penggunaan sistem ELogistik yangdigunakan sebagai acuan dalammanajemen logistik obat dan BMHPdi instalasi farmasi pemerintah. Terima kasih danapresiasi setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi Pemerintah, semoga buku ini bermanfaat dalam mendukung pencapaian target sasaran ketersediaan obat dan BMHP di puskesmas.
Jakarta, Desember2016 Direktur Jenderal ttd Maura Linda Sitanggang
v
Daftar Isi
Tim Penyusun ..........................................................................................................................................iv Kata Pengantar .........................................................................................................................................v Daftar Isi ..................................................................................................................................................vi Daftar Singkatan....................................................................................................................................viii Daftar Gambar.........................................................................................................................................ix Daftar Tabel............................................................................................................................................xii Bab IPendahuluan ................................................................................................................................... 1 1.
2.
Sistem Informasi Manajemen LogistikDi Instalasi Farmasi Pemerintah ..................................... 1 1.1.
Siklus Manajemen Logistik Obat Dan BMHP ....................................................................... 1
1.2.
Manajemen Logistik Obat Dan BMHP ................................................................................. 3
1.3.
Sistem Informasi Manajemen Logistik Obat Dan BMHP ..................................................... 4
Strategi Implementasi E-Logistik Di Instalasi Farmasi Pemerintah ............................................. 6 2.1.
Integrasi Data Logistik Obat Dan BMHP.............................................................................. 6
2.2.
Regulasi Sistem Informasi Logistik Obat Dan BMHP ........................................................... 7
2.3.
Kesinambungan Penggunaan Sistem Informasi LogistikObat Dan BMHP........................... 7
Bab II Pemanfaatan Aplikasi E-LogistikObat Dan BMHP ......................................................................... 9 1.
Proses Bisnis Manajemen Logistik Di Instalasi Farmasi Pemerintah........................................... 9
2.
Penggunaan Standar Data Dalam Sistem Informasi Manajemen LogistikObat Dan BMHP...... 12
3.
Pemeliharaan Standar Data Dan Penggunaannya .................................................................... 15
4.
Langkah-Langkah Implementasi Sistem E-Logistik Di Instalasi Farmasi Pemerintah ................ 16
5.
4.1.
Melakukan Analisis Kebutuhan ......................................................................................... 16
4.2.
Implementasi Sistem E-Logistik......................................................................................... 17
4.3.
Monitoring Dan Evaluasi ................................................................................................... 18
Bridging E-Logistik Dengan Sistem Informasi Lain .................................................................... 18
BAB III Instalasi Aplikasi E-Logistik ........................................................................................................ 21 1.
2.
3.
Persyaratan Menjalankan Aplikasi ............................................................................................ 21 1.1.
Spesifikasi Komputer Minimal........................................................................................... 21
1.2.
Software Pendukung ......................................................................................................... 21
Instalasi Aplikasi E-Logistik ........................................................................................................ 22 2.1.
One Click Installation......................................................................................................... 22
2.2.
Update Aplikasi E-Logistik ................................................................................................. 35
2.3.
Update Master Data ObatDan BMHP ............................................................................... 36
Setting Multi-User ..................................................................................................................... 37 vi
4.
3.1.
Langkah-Langkah Setting Local Area Network Menggunakan Wifi .................................. 38
3.2.
Setting IP Address Statis (Jika Diperlukan) ........................................................................ 39
Troubleshooting ........................................................................................................................ 42
BAB IV Pedoman Penggunaan Aplikasi E-Logistik ................................................................................. 43 1. Login Untuk Setting Profil.............................................................................................................. 43 1.1 Modul Profil........................................................................................................................... 44 1.2 Modul Master Data Sediaan Farmasi.................................................................................... 50 2. Login Untuk Transaksi Data (Manajemen LogistikObat Dan BMHP)............................................. 61 2.1 Modul Manajemen LogistikObat Dan BMHP ........................................................................ 61 2.2 Modul Integrasi Data............................................................................................................. 84 2.3 Modul Laporan ...................................................................................................................... 88 Bab V Memanfaatkan Bank Data E-Logistik Obat Dan BMHP............................................................. 101 1.
Akses Bank Data E-Logistik...................................................................................................... 101
2.
Registrasi ................................................................................................................................. 102
3.
Login ........................................................................................................................................ 104
4.
Melihat Dashboard.................................................................................................................. 104
5.
6.
4.1.
Dashboard Presentase Pelaporan Obat Indikator Puskesmas ........................................ 105
4.2.
Peta Ketersediaan Obat Indikator Nasional .................................................................... 105
4.3.
Ketersediaan Obat Indikator Nasional Per Item.............................................................. 106
4.4.
Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa Dan Ketersediaan Obat Di Tingkat Provinsi ............ 106
4.5.
Laporan Obat Kadaluarsa, Ketersediaan Obat, Dan Obat Indikator Di Tingkat Kabupaten ......................................................................................................................................... 107
Melihat Laporan Rutin Obat Dan BMHP ................................................................................. 107 5.1.
Laporan Masuk................................................................................................................ 107
5.2.
Laporan Ketersediaan...................................................................................................... 109
5.3.
Laporan Kadaluarsa ......................................................................................................... 111
5.4.
Laporan Obat Indikator ................................................................................................... 113
Tools Master Data Obat Dan BMHP........................................................................................ 114 6.1.
Download Master Data Obat .......................................................................................... 114
6.2.
Import Obat Indikator Menggunakan Template ............................................................. 115
6.3.
DatabasePuskesmas........................................................................................................ 118
6.4.
Entri Ketersediaan Obat .................................................................................................. 119
vii
Daftar Singkatan BHMP
: Bahan Medis Habis Pakai
FEFO
: First Expired First Out
FIFO
: First In First Out
INN
: International Non-proprietary Name
LIFO
: Last in First Out
LPLPO
: Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
LPO
: Lembar Permintaan Obat
PBF
: Pedagang Besar Farmasi
SBBK
: Surat Bukti Barang Keluar
SIM
: Sistem Informasi Manajemen
SIML
: Sistem Informasi Manejemen Logistik
viii
Daftar Gambar Gambar 1. Siklus Manajemen Obat Dan BMHPDi Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota............................ 1 Gambar 2. Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Obat Dan BMHP............................................................. 5 Gambar 3. Bank Data E-Logistik Nasional Untuk Integrasi Data Dari Sistem Informasi Manajemen Logistik..................................................................................................................................................... 7 Gambar 4. Dukungan Implementasi Sistem Informasi Logistik Elektronik ............................................. 8 Gambar 5. Proses Bisnis Sistem Informasi Manajemen Logistik Elektronik ......................................... 10 Gambar 6. Konsep Standar Data Obat Dan BMHP................................................................................ 12 Gambar 7. Gambaran Penggunaan Standar Data Obat Dalam Pengembangan E-Logistik................... 13 Gambar 8. Konsep Pemeliharaan Dan Penggunaan Standar Data Obat Dan BMHP Nasional ............. 16 Gambar 9. Potensi Bridging Aplikasi E-Logistik..................................................................................... 19 Gambar 10. Pilihan Ekstraksi................................................................................................................. 22 Gambar 11. Folder Hasil Ekstraksi......................................................................................................... 23 Gambar 12. File Dalam Folder E-Logistics V3.2..................................................................................... 23 Gambar 13. Menu Setup E-Logistik V3.2............................................................................................... 24 Gambar 14. Langkah Pertama Installasi Web Server ............................................................................ 24 Gambar 15. Langkah Kedua Installasi Web Server................................................................................ 25 Gambar 16. Langkah Ketiga Installasi Web Server................................................................................ 25 Gambar 17. Proses Installasi Web Server ............................................................................................. 26 Gambar 18. Installasi Web Server Selesai ............................................................................................. 26 Gambar 19. Proses Selesai .................................................................................................................... 27 Gambar 20. Menu Setup E-Logistik Install Git....................................................................................... 27 Gambar 21. Langkah Pertama Install Git............................................................................................... 28 Gambar 22. Langkah Kedua Install Git .................................................................................................. 28 Gambar 23. Langkah Ketiga Instalasi Git............................................................................................... 28 Gambar 24. Langkah Keempat Install Git.............................................................................................. 29 Gambar 25. Langkah Kelima Install Git ................................................................................................. 29 Gambar 26. Langkah Keenam Install Git ............................................................................................... 29 Gambar 27. Proses Instalasi Git ............................................................................................................ 30 Gambar 28. Langkah Ketujuh Install Git................................................................................................ 30 Gambar 29. Menu Setup E-Logistik: Install Google Chrome ................................................................. 30 Gambar 30. Menu Setup E-Logistik: Install E-Logistik........................................................................... 31 Gambar 31. Command Prompt Windows ............................................................................................. 31 Gambar 32. Instalasi Database ............................................................................................................. 32 Gambar 33. Proses Instalasi Database.................................................................................................. 32 Gambar 34. Ekstraksi Source Code ....................................................................................................... 33 Gambar 35. Proses Ekstraksi Software.................................................................................................. 33 Gambar 36. Proses Instalasi Selesai ...................................................................................................... 34 Gambar 37. Halaman Login Aplikasi E-Logistik ..................................................................................... 34 Gambar 38. Backup All Database.......................................................................................................... 35 Gambar 39. Update Aplikasi E-Logistik V3.2 ......................................................................................... 36 Gambar 40. Update Master Data Obat ................................................................................................. 36 Gambar 41. Gambaran Desain Jaringan Penggunaan E-Logistik Multi-User ........................................ 37 Gambar 42. Perintah CMD .................................................................................................................... 38 Gambar 43. Identifikasi IP Address ....................................................................................................... 38 Gambar 44. Open Network And Sharing Center................................................................................... 39 Gambar 45. Network And Sharing Center............................................................................................. 40 Gambar 46. Wireless Network Connection........................................................................................... 40 Gambar 47. Wi-Fi Properties................................................................................................................. 41 Gambar 48. Internet Protocol Version 4 Properties ............................................................................. 41 Gambar 49. Tampilan Menu Login Saat Pertama Kali Masuk Ke Aplikasi E-Logistik ............................ 43 ix
Gambar 50. Menu Pada Modul Setting Profil ....................................................................................... 44 Gambar 51. Setting Institusi.................................................................................................................. 44 Gambar 52. Setting Institusi.................................................................................................................. 45 Gambar 53. Notifikasi Pemilihan Modul LPLPO Grup Generik Atau Grup Detail Sediaan Farmasi ...... 46 Gambar 54. Perbedaan Daftar LPLPO Grup Generik Dan Grup Detail Sediaan Farmasi....................... 46 Gambar 55. Daftar Unit Penerima Internal Sesuai Setting Institusi...................................................... 47 Gambar 56. Menambah Unit Penerima Internal .................................................................................. 48 Gambar 57. Mengelola User E-Logistik ................................................................................................. 48 Gambar 58. Tampilan Menambah User Baru ....................................................................................... 49 Gambar 59. Menu Manajemen Database............................................................................................. 50 Gambar 60. Menu Master Data Sediaan Farmasi Untuk Melihat Semua Master Data Sediaan Farmasi ............................................................................................................................................................... 51 Gambar 61. Daftar Konten Obat Yang Diurutkan Berdasarkan Abjad .................................................. 52 Gambar 62. Daftar Bentuk Sediaan Obat.............................................................................................. 52 Gambar 63. Daftar Master Data Rute Pemberiaan Obat ...................................................................... 53 Gambar 64. Master Data Golongan Obat ............................................................................................. 54 Gambar 65. Master Data Formularium Nasional .................................................................................. 55 Gambar 66. Master Data Produsen Obat.............................................................................................. 56 Gambar 67. Master Daftar Produsen Besar Farmasi ............................................................................ 57 Gambar 68. Daftar Nama Obat Generik................................................................................................ 58 Gambar 69. Daftar Nama Alat Kesehatan Generik ............................................................................... 59 Gambar 70. Master Data Nama Program ............................................................................................. 60 Gambar 71. Master Data List Obat Indikator ........................................................................................ 60 Gambar 72. Daftar Sediaan Farmasi Sesuai Dengan Tanggal Penerimaan Obat .................................. 62 Gambar 73. Pengisian Faktur ................................................................................................................ 63 Gambar 74. Tampilan Awalpengisian Faktur ........................................................................................ 63 Gambar 75. Daftar Riwayat Faktur........................................................................................................ 64 Gambar 76. Tampilan Detail Faktur ...................................................................................................... 65 Gambar 77. PenambahanSediaan Farmasi (Obat Dan Bahan Medis Habis Pakai) ............................... 65 Gambar 78. Update Data Penerimaan Sediaan Farmasi....................................................................... 66 Gambar 79. Menyimpan Update Data Penerimaan Sediaan Farmasi .................................................. 67 Gambar 80. Entri Buffer Stok Optimum Dan Periode Transaksi ........................................................... 68 Gambar 81. Memasukkaan Buffer Optimum........................................................................................ 68 Gambar 82. Memasukkan Periode Distribusi........................................................................................ 68 Gambar 83. Menu Menambah LPLPO Dari Unit Penerima ................................................................... 69 Gambar 84. Daftar Detail LPLPO Yang Sudah Diinput........................................................................... 70 Gambar 85. Menambahkan Sediaan Farmasi Pada Laporan LPLPO ..................................................... 70 Gambar 86. Download Template LPLPO ............................................................................................... 71 Gambar 87. Eksport Laporan LPLPO Dalam Bentuk File CSV ................................................................ 72 Gambar 88. Import File CSV Laporan LPLPO Yang Telah Terisi Sesuai Dengan Standar ....................... 73 Gambar 89. Daftar Laporan LPLPO Yang Belum Dimasukkan Ke Dalam Sistem ................................... 74 Gambar 90. Daftar Permintaan Sediaan Farmasi Dari Puskesmas Berdasarkan Laporan LPLPO ......... 75 Gambar 91. Transaksi Pemberiaan Obat Berdasarkan Permintaan Dari Puskesmas ........................... 75 Gambar 92. Cetak SBBK Distribusi INN/FDA ......................................................................................... 76 Gambar 93. Tampilan Permintaan Sewaktu ......................................................................................... 76 Gambar 94. Detail Sediaan Sewaktu ..................................................................................................... 77 Gambar 95. Menambah Stok Opname Sesuai Dengan Periode ........................................................... 78 Gambar 96. Pengisian Stok Opname..................................................................................................... 78 Gambar 97. Pemusnahan Sediaan Expired ........................................................................................... 79 Gambar 98. Informasi Pemusnahan Sediaan Expired........................................................................... 80 Gambar 99. Pemusnahan Sediaan Rusak.............................................................................................. 80 Gambar 100. Detail Informasi Pemusnahan Sediaan Rusak ................................................................. 81 Gambar 101. Pemusnahan Stok Opname ............................................................................................. 81 x
Gambar 102. Detail Informasi Pemusnahan Stok Opname .................................................................. 82 Gambar 103. Form Retur Obat.............................................................................................................. 83 Gambar 104. Menambah Pengiriman Laporan Baru Ke Bank Data Pusat ............................................ 84 Gambar 105. Metode Pengiriman Laporan........................................................................................... 85 Gambar 106. Integrasi Ketersediaan Obat............................................................................................ 85 Gambar 107. Integrasi Laporan Persediaan Obat Puskesmas .............................................................. 86 Gambar 108. Integrasi Laporan Obat Indikator .................................................................................... 87 Gambar 109. Laporan Stok Sediaan ...................................................................................................... 88 Gambar 110. Laporan Sediaan Kadaluarsa ........................................................................................... 89 Gambar 111. Laporan Penerimaan Barang ........................................................................................... 91 Gambar 112. Laporan Pengeluaran ...................................................................................................... 92 Gambar 113. Detail Laporan Pengeluaran ............................................................................................ 93 Gambar 114. Kartu Stok Berdasarkan Nama Generik........................................................................... 94 Gambar 115. Kartu Stok Berdasarkan Nama Dagang ........................................................................... 95 Gambar 116. Laporan LPLPO Per Unit Penerima .................................................................................. 96 Gambar 117. Laporan Ketersediaan...................................................................................................... 97 Gambar 118. Laporan Persediaan Obat Puskesmas INN/FDA .............................................................. 98 Gambar 119. Laporan Ketersediaan Obat Indikator ............................................................................. 99 Gambar 120. Laporan Mutasi Obat Per Puskesmas............................................................................ 100 Gambar 121. Menu Utama Bank Data ................................................................................................ 101 Gambar 122. Registrasi Bank Data E-Logistics .................................................................................... 102 Gambar 123. Konfirmasi Registrasi ..................................................................................................... 102 Gambar 124. Validasi Registrasi.......................................................................................................... 103 Gambar 125. Login Bank Data E-Logistics ........................................................................................... 104 Gambar 126. Statistik Pelaporan Obat Indikator ................................................................................ 105 Gambar 127. Peta Ketersediaan Obat Indikator Nasional .................................................................. 105 Gambar 128. Presentase Ketersediaan Per Item Obat Indikator Nasional......................................... 106 Gambar 129. Presentase Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa Dan Ketersedian Di Tingkat Propvinsi 106 Gambar130. Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa, Ketersediaan, &Obat Indikator Di Tingkat Kabupaten ............................................................................................................................................................. 107 Gambar 131. Melihat Laporan Masuk................................................................................................. 108 Gambar 132. Laporan Ketersediaan.................................................................................................... 109 Gambar 133. Laporan Kadaluarsa ....................................................................................................... 111 Gambar 134. Laporan Obat Indikator ................................................................................................. 113 Gambar 135. Download Master Data ................................................................................................. 114 Gambar 136. Mendapatkan Link Download Master Data .................................................................. 115 Gambar 137. Import Obat Indikator Menggunakan Entri Manual ..................................................... 115 Gambar 138. Entri Manual Obat Indikator.......................................................................................... 116 Gambar 139. Import Laporan Menggunakan Template ..................................................................... 117 Gambar 140. Upload File Pada Import Obat Indikator ....................................................................... 117 Gambar 141. Melihat Daftar Nama Puskesmas .................................................................................. 118 Gambar 142. Menu Entri Ketersediaan Obat Secara Manual............................................................. 119 Gambar 143. Entri Ketersediaan Obat Secara Manual ....................................................................... 120
xi
Daftar Tabel Tabel 1. Cakupan Fungsi Sistem Informasi Manajemen Logistik Elektronik ........................................... 9 Tabel 2. Nama Variabel, Keterangan Dan Referensi Dari Nilai Variabel (Data Terstruktur) ................. 14
xii
Bab I Pendahuluan 1. Sistem Informasi Manajemen Logistik di Instalasi Pemerintah 1.1. Siklus Manajemen Logistik Obat dan BMHP Manajemen logistik merupakan suatu siklus pengelolaan obat dan bahan medis habis pakai (BMHP) mulai dari seleksi, pembelian, distribusi dan penggunaan. Instalasi farmasi pemerintah di tingkatpusat, provinsi dan kabupaten/kota mempunyai peran penting dalam mendistribusikan obat dan BMHP sampai ke fasilitas kesehatan dasar, termasuk mendistribusikan obat-obat program. Gambar 1 menunjukkan bagaimana proses pengelolaan obat di tingkatpusat, provinsi, kabupaten/kota dan bagaimana pencatatan dan pelaporan dilakukan di masing-masing tahapan.
Pemilihan /Seleksi Monitoring & Evaluasi
Perencanaan
Dukungan Manajemen Distribusi
Pengadaan
Penyimpanan Gambar 1. Siklus Manajemen Obat dan BMHP di Instalasi Farmasi PemerintahPusat, Provinsi, Kabupaten/Kota
Siklus manajemen logistik digambarkan sebagai suatu siklus dimana setiap tahapan siklus menunjukkan keterkaitan satu sama lainnya. Sebagai contoh bahwa pemilihan obat sangat tergantung dari siapa yang dilayani. Beban penyakit, jumlah pasien dan pelayanan kesehatan masyarakat menjadi kunci penting untuk tahapan selanjutnya.
1
Pemilihan/Seleksi. Seleksi merupakan tahapan awal dalam perencanaan obat dan BMHP. Prinsip dasar seleksi adalah obat dan BMHP terpilih harus mempunyai manfaat terapi yang jauh lebih besar dibandingkan resikonya serta merupakan yang terbaik dibandingkan kompetitornya.Seleksi bertujuan untuk menentukan jenis obat dan BMHP yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan serta pelaksanaan intervensi program kesehatan dalam menunjang pencapaian target pembangunan kesehatan. Perencanaan. Perencanaan kebutuhan bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan BMHP yang dibutuhkan dalam pelayanan kesehatan dan pelaksanaan intervensi program kesehatan dengan mempertimbangkan target dan kemampuan dalam pelaksanaan program kesehatan, ketersediaan anggaran dari berbagai sumber anggaran yang sah dan ketersediaan. Pengadaan. Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.Tujuan pengadaan obat dan BMHP adalah: a. Tersedianya obat dan BMHP dengan jenis, jumlah, dan spesifikasi sesuai dengan kebutuhan. b. Terjaminnya mutu obat dan BMHP c. Obat dan BMHP dapat diperoleh pada saat dibutuhkan. Penyimpanan. Penyimpanan merupakan suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat dan BMHP yang diterima pada tempat penyimpanan sesuai dengan kondisi dipersyaratkan dalam kemasan yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik sehingga dapat merusak mutu obat dan BMHP.Penyimpanan diselenggarakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan kondisi yang dipersyaratkan. Tujuan penyimpanan obat dan BMHP adalah untuk: memelihara mutu; menghindari penyalahgunaan dan penggunaan yang salah; menjaga kelangsungan persediaan; serta memudahkan pencarian dan pengawasan. Distribusi. Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka mendistribusikan obat dan BMHP kepada unit layanan/satuan kerja/fasilitas kesehatan dalam jenis dan jumlah yang tepat dengan menggunakan kendaraan operasional distribusi serta peralatan penunjang penyimpanan dan distribusi yang dapat memastikan mutu sepanjang jalur distribusi. Monitoring dan Evaluasi. Monitoring dan evaluasi diselenggarakan secara periodik dan teratur. Monitoring dan evaluasi sebagai bagian dari pengendalian mutu pengelolaanbertujuan
2
memastikan setiap instalasi farmasi pemerintah menyelenggarakan fungsi sesuai standar serta memenuhi persyaratan lokasi, bangunan, prasarana, peralatan, dan sumber daya manusia. Dalam Setiap siklus manajemen logistik terdapat dukungan manajemen meliputi sumber daya manusia, organisasi, anggaran, manajemen mutu serta pencatatan pelaporan.
1.2. Manajemen Logistik Obat dan BMHP Logistik obat dan BMHP memiliki peran penting dalam sistem kesehatan nasional. Obat dan BMHP berperan untuk mendukung pelayanan kesehatan di semua tingkat pelayanan kesehatan. Pentingnya pengelolaan logistik diprediksi akan meningkat, khususnya di era Jaminan Kesehatan Nasional. Manajemen logistik obat dan BMHP yang baik akan memberikan kemudahan untuk mengelola pengadaan, penyimpanan, dan distribusi dalam rangka untuk memenuhi permintaan pasien yang semakin lamasemakin meningkat. Pelayanan logistik obat dan BMHP di Indonesia memiliki pola dan struktur yang khas mulai dari tingkat pusat, provinsi, kabupaten/kota dan fasilitas kesehatan, dimana masing-masing tingkat memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda terkait dengan pengelolaan logistik obat dan BMHP.1 Selain kompleksitas organisasi, pengelolaan logistik sendiri merupakan proses yang unik mulai dari proses perencanaan, pembelian obat, distribusi obat, penggunaan obat dan manajemen operasional pengelolaan logistik. Tidak heran jika pengelolaan informasi dalam proses tersebut menjadi sangat vital sehingga perlu adanya instrumen elektronik dalam membantu pengelolaan data untuk membantu pengambilan keputusan di setiap proses siklus pengelolaan logistik. Tujuan dari pengelolaan informasi ini adalah:2 1) Melakukan pemantauan penyimpanan dan pergerakan barang pada setiap tingkatpelayanan kesehatan dalam sebuah sistem supply chain 2) Memastikan ketersediaan logistik farmasi di setiap fasilitas kesehatan 3) Mempermudahrelokasilogistik
antar
lokasi
(daerah)dengan
mempertimbangkan
ketersediaan obat di masing-masing tingkat dan tanggal kadaluarsa sehingga obat dan BMHP dapat diserap dengan optimal baik untuk tujuan pelayanan rutin maupun keadaan khusus. Beberapa indikator kesehatan nasional sangat juga terkait dengan pengelolaan obat dan BMHP di Indonesia. Ketersediaan obat berdasarkan formularium nasional, ketersediaan obat dan vaksin di puskesmas, obat-obat kadaluarsa dan penggunaan sistem informasi elektronik dalam mengelola obat 1
Jahre M, Dumoulin L, Greenhalgh LB, Hudspeth C, Limlim P, Spindler A. Improving health in developing countries: reducing complexity of drug supply chains [Internet]. Journal of Humanitarian Logistics and Supply Chain Management. 2012. p. 54–84 2 Roy C, Jha HK, Das JK, Bhattacharya V, Shivdasani J. A Study on the Logistics and Supply Management System of Drugs at Different Levels in District Darbhanga of Bihar.Darbhanga (Bihar); 2009 p. 1–34.
3
dan BMHP menjadi indikator Nawacita Presiden dan Rencana Strategis Kementerian Kesehatan tahun 2015-2019terkait aksesabilitas serta mutu sediaan farmasi dan alat kesehatan. Beberapa indikator tersebutantara lain:
Terselenggaranya manajemen logistik alat kesehatan, obat, dan vaksin dalam rangka pemenuhan tepat waktu baik jumlah dan kualitas.
Persentase puskesmas dengan ketersediaan obat dan vaksin esensial sebesar 95%
Persentase instalasi farmasi provinsi dan kabupaten/kota yang menerapkan aplikasi logistik obat dan bahan medis habis pakai (BMHP) sebesar 40%
Persentase instalasi farmasi kabupaten/kota yang melakukan manajemen pengelolaan obat dan vaksin sesuai standar sebesar 75%
1.3. Sistem Informasi Manajemen Logistik Obat dan BMHP Informasi merupakan motor penggerak siklus manajemen logistik. Tanpa informasi sistem logistik tidak akan berjalan sempurna. Seorang manajer logistik akan mengumpulkan informasi pada setiap aktivitas dalam siklus logistik dan menganalisisnya untuk tindakan kedepan. Umumnya, pengelolaan logistik akan didukung oleh Sistem Informasi Manejemen Logistik (SIML). SIMLmerupakan sebuah sistem untuk melakukan pencatatan dan pelaporan logistik obat dan BMHP baik yang berbasis kertas atau elektronik.SIML digunakan untuk melakukan aggregate data, menganalisis, memvalidasi, dan menampilkan data (dari semua tingkatanmanajemen logistik di suatu wilayah),yang dapat digunakan untuk membuat keputusan logistik dan mengelola rantai persediaan obat dan BMHP. Sebuah SIML yang berfungsi akan memberikan pengambil keputusan di seluruh rantai pasokan dengan akurat, tepat waktu, dan tepat data, seperti ketersediaan obat, pengurangan dan penyesuaian stok obat, penggunaan obat, permintaan, masalah, status pengiriman, dan informasi tentang assetobat dan BMHP yang dikelola.3Gambar 2 menunjukkan bagaimana mekanisme pencatatan dan pelaporan yang dilakukan di semua tingkat pengelolan logistik obat dan BMHP.
3
USAID | DELIVER PROJECT, Task Order 4. 2012. Computerizing Logistics Management Information Systems. A Program Manager’s Guide, Arlington, Va.
4
Gambar 2. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Obat dan BMHP
Teknologi informasi dan komunikasi semakin berperan dalam mendukung sistem informasi manajemen logistik.Kementerian Kesehatan melalui Direktorat Tata Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatantelah mengembangkan sistem informasi manajemen logistik elektronik yang disebut E-Logistik.E-Logistik dirancang untuk memfasilitasi pengelolaan data obat dan BMHP untuk menghasilkan informasi dalam mendukung pengambilan keputusan yang sangat berbeda. Beberapa pertanyaan yang dapat dijawab dengan menggunakan data yang terdapat di E-Logistik adalah: •
Berapa lama persediaan saat ini dapat bertahan? Kapan harus memesan kembali?
•
Dimana persediaan obat dan BMHP dapat diperoleh? Apakah perlu mengalokasikan ke tempat lain?
•
Di mana penggunaan tertinggi? Apakah fasilitas tersebut membutuhkan lebih banyak obat? Sediaan farmasi apa saja yang diperlukan?
•
Seberapa besar kerugian akibat sediaan farmasi yang tidak terpakai?
•
Kapan produk akan kadaluarsa? Bisakah kita mendistribusikan sediaan farmasi sebelum masa kadaluarsa?
Dalam mengelola logistik setidaknya memerlukan 3 informasi penting yaitu (a).Informasi stok obat dan BMHP atau ketersediaan di setiap tingkat pelayanan kesehatan. (b). Rata-rata penggunaan obat dan BMHP dalam periode tertentu, (c). Pengeluaran atau pengurangan dan penyesuaian jumlah obat dan BMHP akibat selain penggunaan seperti kadaluarsa, kerusakan atau pencurian.Penyesuaian jumlah dilakukan jika terdapat pengeluaran dan/atau penambahan akibat pengembalian barang ke 5
instalasi farmasi.Melalui sistem informasi elektronik, hal-hal tersebut dapat dilakukan secara otomatis. Salah satu panduan dari USAID terkait dengan sistem informasi logistik berbasis elektronik setidaknya terdapat 4 faktor yang perlu diperhatikan: 1). Proses bisnis manajemen logistik yang detail dan komitmen waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk meningkatkan proses bisnis sebelum atau selama penggunaan sistem elektronik, 2). Adanya tim multidisiplin yang kuat, terdiri dari aspek manajerial, tenaga operasional dan tenaga teknis, 3). Dukungan pimpinan dan kelembagaan yang berkesinambungan serta 4). Sumber daya yang dikelola secara berkesinambungan untuk menjalankan sistem elektronik secara terus menerus.44
2. Strategi Implementasi E-Logistik di Instalasi Farmasi Pemerintah 2.1. Integrasi Data Logistik Obat dan BMHP Secara umum kebutuhan nasional adalah pemantauan terhadap ketersediaan obat dan BMHP di daerah, baik itu obat esensial, obat indikator maupun rekomendasi dari formularium nasional.Untuk mempermudah pelaksanaan monitoring dan evaluasi tersebut, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dilakukan mulai dari tingkatinstalasi farmasi kabupaten/kota, instalasi farmasi provinsi dan instalasi farmasi pusat.Untuk mengakomodasi integrasi data dari berbagai tingkat tersebut, diperlukan sebuah bank data yang menampung laporan-laporan yang dikeluarkan oleh aplikasi manajemen logistik.Gambaran umum sistem informasi logistik di daerah dan pusat dapat dilihat pada gambar 3. Dengan adanya bank data E-Logistik, output laporan dari sistem informasi manajemen logistik di Instalasi farmasi pemerintah semua tingkat dapat diintegrasikan sehingga secara nasional dapat mengetahui bagaimana status ketersediaan obat dan BMHP.
4
USAID, 2009.The Logistics Handbook. A Practical Guide for Supply Chain Managers in Family Planning and Health Programs
6
Gambar 3.bank dataE-Logistik Nasional untuk integrasi data dari sistem informasi manajemen logistic
2.2.
Regulasi Sistem Informasi Logistik Obat dan BMHP
Agar implementasi sistem informasi manajemen logistik dapat berjalan, secara nasional diperlukan regulasi yang dapat dijadikan acuan bagi implementasi sistem informasi manajemen logistik di daerah.Hal ini untuk mengakomodasi kebutuhan daerah untuk mengalokasikan sumber daya, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi serta melakukan integrasi (bridging) dengan bank dataE-Logistik Nasional. Regulasi penggunaan sistem berbasis elektronik sejalan dengan indikator Nawacita Presiden dan Rencana Strategis Kementerian Kesehatan 2015-2019. Beberapa instalasi farmasi kabupaten/kota sudah terlebih dahulu mengembangkan sistem informasi manajemen logistik berbasis elektronik, sehingga bridging atau integrasi antar sistem terkait dengan data obat dan perbekalan serta format laporan-laporannya juga perlu dipersiapkan, antara lain: -
Penggunaan standar data obat dan BMHP nasional yang menjadi referensi aspek teknis pengembangan sistem informasi berbasis elektronik
-
Format output laporan yang baku sehingga dapat dijadikan acuan dalam pembuatan sistem informasi elektronik
2.3.
Kesinambungan Penggunaan Sistem Informasi Logistik Obat dan BMHP
Kesinambungan penggunaan sistem berbasis elektronik akan tergantung pada beberapa aspek baik internal maupun eksternal organisasi. Secara internal berkaitan dengan kualitas sistem dan manfaat nyata yang didapatkan dengan penggunaan sistem berbasis elektronik menjadi kunci penting untuk 7
mengurangi resistensi dari pengguna. Dukungan organisasi, pembiayaan dan kepemimpinan di internal Instalasi Farmasiakan sangat membantu percepatan adopsi sistem informasi elektronik. Secara eksternal, diperlukan pengembangan sistem E-Logistik yang berkesinambungan untuk mengakomodasi dinamika perubahan yang terjadi. Sosialisasi dan kegiatan peningkatan kapasitas pengelola logistik dengan memanfaatkan sistem informasi elektronik akan membantu instalasi farmasi pemerintahdi semua tingkat. Fasilitas komunikasi antar pengguna sistem berbasis elektronik seperti forum atau grup sosial media dapat memfasilitasi komunikasi dan transfer pengetahuan kepada semua pengguna sistem informasi logistik. Pendampingan dan pelatihan yang difasilitasi oleh pihak eksternal dapat mempercepat proses adopsi. Berikut ini adalah gambaran dukungan untuk kesinambungan penggunaan sistem informasi logistik.
Gambar 4. Dukungan Implementasi Sistem Informasi Logistik Elektronik
8
Bab II Pemanfaatan Aplikasi E-Logistik 1. Proses Bisnis Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi Pemerintah Proses bisnis merupakan aktivitas yang lebih terinci dari siklus manajemen logistik terutama untuk pengembangan sistem informasi manajemen logistik secara elektronik. Berdasarkan referensi dari Whithouse et al 20075, sistem informasi logistik perlu mengakomodasi beberapa hal seperti yang ditampilkan dalam Tabel 1. Tabel 1. Cakupan Fungsi Sistem Informasi Manajemen Logistik Elektronik
No
Modul
Contoh Fungsi
1
Informasi Institusi
2
Data
logistik
laporan
Profil Instalasi Farmasi, master data obat dan BMHP, unit penerima rutin dari
Data logistik yang dilaporkan dari fasilitas kesehatan (Puskesmas) seperti
fasilitas
laporan stok obat, penggunaan obat, pengurangan dan penyesuaian jumlah
kesehatan 3
barang
Penghitungan
stok
optimum
Menggunakan metode tertentu, perhitungan jumlah masing-masing produk setiap fasilitas kesehatan (umpamanya berdasarkan rata-rata konsumsi, buffer dan stok minimal)
4
Jumlah distribusi dan stok
di
Melacak perbedaan jumlah distribusi dan stok barang di fasiltias kesehatan
fasilitas
kesehatan 5 6
Distribusi
untuk
Secara berkala terdapat distribusi ke fasilitas kesehatan lain yang tidak rutin
kegiatan khusus
seperti kegiatan sosial, relokasi dalam keadaan bencana
Persentasi
Daftar fasilitas yang sudah mengirimkan laporan rutin
fasilitas
yang melaporkan rutin 7
Status stok
Untuk jangka waktu yang ditetapkan, menampilkan stok obat dan BMHP di Instalasi Farmasi maupun fasilitas kesehatan, termasuk mengidentifikasi adanya ketidakseimbangan stok barang
8
Status Stockout
Menampilkan kejadian stockouts di fasilitas pelayanan kesehatan dan Instalasi Farmasi.
9
Laporan Obat Program
Selama periode waktu, menampilkan item data obat program di fasilitas pelayanan kesehatan atau Instalasi Farmasi seperti penggunaan obat program dan vaksin, jumlah pasien ART, dan tes HIV yang digunakan sesuai tujuannya.
10
Grafik
Selama periode waktu, menampilkan grafik tren dan atau grafik batang seperti obat yang digunakan dan ringkasan status stok dari waktu ke waktu.
5
Whitehouse, Mimi, Anubha Bawa, Yasmin Chandani, Wendy Nicodemus. 2007. Computerizing Logistics Management Information Systems for HIV Tests, Laboratory Supplies, and ARV Drugs: Lessons Learned from Kenya and Uganda. Arlington, Va.: USAID | DELIVER PROJECT, Task Order 1
9
No 11
Modul
Contoh Fungsi
Distribusi
Memungkinkan distribusi dengan mempertimbangkan metode FEFO, FIFO atau LIFO berdasarkan ketersediaan obat dan BMHP di instalasi farmasi.
12
Barang kadaluarsa
Untuk jangka waktu yang ditetapkan, menampilkan produk dengan masa kadaluarsa yang terdekat, sehingga memungkinkan untuk mengatur redistribusi obat yang dekat dengan kadaluwarsa.
Pada Tabel 1 menunjukkan bahwa sistem manajemen logistik elektronik tidak hanya mencakup fungsi transaksi data (pencatatan opersional siklus manajemen logistik) tetapi juga mencakup fungsi non transaksi seperti manajemen data (master data, user, backup, restore, update master data), profil instalasi farmasi, laporan dan grafik serta integrasi dengan bank data e-Logistik nasional. Gambar 5 berikut merupakan proses bisnis sistem E-Logistik
Gambar 5. Proses Bisnis Sistem Informasi Manajemen Logistik Elektronik
Perencanaan.Berasal dari usulan unit layanan atau fasilitas pelayanan kesehatan.Penghitungan kebutuhan berdasarkan metode konsumsi/burden of disease. Contoh penghitungan Analisis Pareto (ABC) dengan output grafik Pareto ABC. Umumnya perencanaan obat dan BMHP menggunakan nama generik. Pembelian.Dasarnya adalah daftar perencanaan yang kemudian dibeli berdasarkan produk dari perusahaan tertentu (sesuai e-Katalog). Untuk pembelian umumnya menggunakan nama dagang obat dan BMHP yang terdaftar. Permintaan. Merupakan proses permintaan buffer obat/obat program/vaksin ke Instalasi Farmasi di atasnya. 10
Penerimaan. Penerimaan dari berbagai sumber baik dari APBN, APBD 1, APBD 2, hibah dan pemberian dari pihak lain. Termasuk yang berasal dari relokasi tempat lain. Stok Opname. Merupakan kegiatan pengecekan kesesuaian stok fisik dan stok yang tercatat di sistem informasi manajemen logistik elektronik.Stok opname digunakan untuk memonitor ketersediaan obat secara berkala.Stok opname umumnya dilakukan di instalasi farmasi dan semua unit pelayanan kesehatan. LPLPO.Laporan Penggunaan dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) adalah formulir khusus yang digunakan oleh fasilitas kesehatan untuk melakukan pelaporan ketersediaan obat dan BMHP sekaligus untuk permintaan obat dari fasilitas pelayanan kesehatan (Puskesmas).Umumnya LPLPO hanya dilakukan di tingkat Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.Di beberapa tempat, format LPLPO juga digunakan di Puskesmas dengan permintaan dari Puskesmas Pembantu. Distribusi. Merupakan kegiatan pendistribusian ke fasilitas pelayanan kesehatan (Puskesmas) atau kegiatan lain seperti bakti sosial, permintaan sewaktu (tidak dalam jadwal permintaan rutin), fasilitas kesehatan lain (rumah sakit, klinik). Pemusnahan.Merupakan transaksi pengeluaran obat dan BMHP yang kadaluarsa dan rusak secara permanen sehingga hilang dari aset. Pemusnahan umumnya melalui proses tertentu dengan berita acara yang resmi. Pemusnahan dilakukan secara tidak rutin. Evaluasi dan Pelaporan.Berbagai macam laporan diperlukan untuk menjawab kebutuhan manajerial, Kementerian Kesehatan dan pihak eksternal seperti pemerintah daerah, Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), auditor eksternal. Contoh laporan ketersediaan tersebut antara lain: Laporan ketersediaan obat, obat kadaluarsa, laporan obat indikator (puskesmas, program) dan informasi aset obat dan BMHP. Integrasi bank data.Merupakan fungsi pelaporan ke bank dataE-Logistik Nasional.Integrasi bertujuan untuk mendapatkan gambaran ketersediaan obat secara nasional, melakukan komparasi kebutuhan antar wilayah dan pengambilan keputusan dalam melakukan relokasi obat dan BMHP untuk tujukan khusus seperti bencana. Manajemen Data. Digunakan untuk melengkapi profil instalasi farmasi, mengelola pengguna pada pengatur multi-user, melakukan backup dan restore data, update aplikasi serta pemutakhiran master data obat dan BMHP.
11
2. Penggunaan Standar Data dalam Sistem Informasi Manajemen Logistik Obat dan BMHP Penggunaan sistem informasi elektronik tidak terlepas dari penggunaan standar data khususnya untuk obat dan BMHP.Hal ini didorong dengan bervariasinya sistem informasi yang digunakan terkait dengan pengelolaan obat dan BMHP, baik di fasilitas pelayanan kesehatan maupun di instalasi farmasi.Puskesmas dan rumah sakit memiliki sistem informasi (SIMPUS, SIMRS) yang didalamnya terdapat fungsi manajemen logistik obat dan BMHP.Berbagai aplikasi telah tersedia untuk mengakomodasi pelayanan farmasi di apotek. Selain itu, beberapa Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota sudah memiliki sistem informasi manajemen logistik elektronik dengan berbagai nama dan fungsi. Obat dan BMHP juga memiliki metadata yang kompleks.Sebuah item obat memiliki informasi yang berkaitan dengan konten obat, kekuatan obat, satuan obat, rute pemberian, golongan obat, kemasan, satuan kemasan, jenis obat, kategori obat, status obat dan produsen obat. Selain itu setiap item obat dapat dikategorikan dalam beberapa pengelompokan obat seperti pengelompokan obat generik (INN: International Non-proprietary Name), Formularium Nasional, WHO-ATC, Obat Program dan Obat Indikator. Konsep standar data obat dan BMHP dapat dilihat pada Gambar 6 berikut.
Gambar 6. Konsep Standar Data Obat dan BMHP
12
Konsep standar data obat dan BMHP mengakomodasi penamaan dagang dan penamaan generik.Standar data obat dan BMHP dirancang untuk digunakan di sistem informasi kesehatan dan aplikasinya untuk mencapai interoperabilitas semantik. Dengan adanya standar data, maka: -
Master data obat dan BMHP dapat digunakan dalam sistem informasi manajemen farmasi seperti peresepan elektronik, dispensing obat, pemberian obat, pelaporan efek samping obat dan pencatatan persediaan obat pada sistem manajemen logistik.
-
Standar data obat dapat digunakan untuk mendukung pengembangan sistem pendukung keputusan klinis dan keputusan manajemen.
-
Standar data membantu interoperabilitas berbagai rekam medis elektronik (Electronic Medical Records) internal maupun antar fasilitas penyedia layanan kesehatan.
Aplikasi E-Logistik ini merupakan penyempurnaan dari aplikasi E-Logistik sebelumnya dengan konsep sistem yang terdistribusi di masing-masing kabupaten/kota, provinsi dan pusat.Namun demikian ELogistik memiliki fungsi pelaporan yang terintegrasi.Upaya integrasi data dilakukan dengan menyediakan standar data sediaan farmasi (obat dan bahan medis habis pakai) yang digunakan dalam pengelolaan logistik. Standar data sediaan farmasi berfungsi untuk: 1. Menyediakan kemudahan dalam melakukan transaksi data obat 2. Memudahkan integrasi data pelaporan dari kabupaten/kota, provinsi sampai pusat 3. Memungkinkan untuk digunakan pada sistem informasi lain (sistem informasi puskesmas, sistem informasi rumah sakit) sehingga dapat diintegrasikan dengan E-Logistik. 4. Mengarah pada interoperabilitas sistem untuk mendukung komunikasi data elektronik. Gambar 7 menujukkan bagaimana E-Logistik dibangun diatas standar data obat.
Gambar 7. Gambaran Penggunaan Standar Data Obat dalam pengembangan E-Logistik
13
Sistem E-Logistik dikembangkan berdasarkan standar data sediaan dengan lebih dari 20 variabel data sediaan farmasi yang digunakan.Tabel 2 menunjukkan variabel-variabel yang digunakan untuk membentuk standar data sediaan farmasi. Tabel 2.Nama Variabel, keterangan dan referensi dari nilai variabel (data terstruktur) No
Data Element
Deskripsi
Keterangan
1
ID
Kode unik dari masing-masing objek obat
2
BARCODE
3
KODE SEDIAAN
4
NAMA OBJECT
5
NAMA
Nama obat obat dan BMHP sesuai dengan nama di kemasan
6
SEDIAAN
Bentuk sedian obat
7
KEKUATAN
Kekuatan obat
8
TIPE_SEDIAAN
Bentuk fisik obat
Padat; Semi padat; cair
9
RUTE_PEMBERIAN
Rute pemberian sediaan terutama untuk obat
Referensi: RxNorm
10
GOL_OBAT
Golongan sediaan, terutama untuk obat
11
DETILKEMASAN
Deskripsi dari kemasan sediaan
13
KEMASAN UNIT
Satuan kemasan sediaan
14
ATC
15
NAMAZAT
16
ORGPEMBUAT
17
KATEGORI
18
Tiap sediaan memiliki 1 kode unik yang berbeda
Kode barcode yang dikeluarkan oleh organisasi pembuat.
Tiap sediaan memiliki kode barcode yang
Yang terdapat di dalam kemasan sediaan
sifatnya unik
Kode sediaan yang diberikan oleh institusi yang berwenang (Prodis Yanfar dan Prodis Alkes) Nama sediaan yang merupakan kombinasi dari nama, sediaan dan kekuatan
Referensi:
RxNorm
dan
Panduan
Registrasi Obat BPOM
Referensi: Keras; Bebas; Bebas Terbatas; Psikotropika
Referensi: RxNorm, WHO-ATC
Kode ATC sesuai dengan standar WHO-ATC, khususnya untuk obat
Referensi: WHO-ATC tahun 2014
Bahan dasar pembentuk sediaan terutama pada sediaan
Dipetakan dengan standar konten obat
obat
dari UMLS
Nama organisasi pembuat sediaan
Referensi: Data produsen obat
Kategori sediaan khususunya obat didasarkan pada obat
Referensi: Generik, Generik Bermerek dan
generik, generik bermerek dan paten
Paten
JENISOBAT
Keterangan apakah obat tunggal atau kombinasi
Referensi: Obat tunggal; kombinasi
19
KATEGORI OBJECT
Pengkategorian sediaan
Referensi: Obat, Alkes, BMHP
20
ID KONTEN
Nomor ID konten obat
Referensi: RxNorm
21
NAMA KONTEN
Nama konten berdasarkan standar yang digunakan
14
Referensi: Kefarmasian
Direktorat
Pelayanan
No
Data Element
22
ID_FORNAS
23
NAMA FORNAS
Deskripsi Pemetaan
Keterangan sediaan
terhadap
kodefikasi
formularium
nasional
Satu data obat fornas memiliki 1 kode unik
Nama Formularium Nasional sesuai dengan SK Menkes
Referensi: Daftar Formularium Nasional 2014 Penting
24
ID_INN/FDA
untuk
membuat
secara
laporan
Pemetaan sediaan terhadap kodefikasi INN/FDA untuk
ketersediaan
kumulatif
dari
pengelompokan sediaan farmasi
berbagai data sediaan dengan konten dan kekuatan yang sama
25
26
NAMA_INN/FDA
ID_OBATPROGRA M
Diambil berdasarkan standar INN dan
Nama INN/FDA
FDA-USA Sebuah obat dapat masuk dalam salah
Pemetaan obat terhadap kodefikasi obat program
satu obat program seperti HIV/AIDS, Tuberkulosis Contoh TUberkulosis, HIV/AIDS, Malaria,
27
NAMA_PROGRAM
Nama program kesehatan
Kesehatan Ibu dan Anak, Imunisasi, Gizi dan lainnya
28
29
ID_OBATINDIKAT
Pemetaan
OR
Puskesmas
NAMA_OBATINDI KATOR
obat
terhadap
kodefikasi
obat
indikator
Sebuah obat dapat masuk dalam salah satu obat indikator puskesmas Terdapat
Daftar nama obat indikator puskesmas
20
daftar
obat
indikator
puskesmas yang dilaporkan dalam bentuk persentasi
3. Pemeliharaan Standar Data dan Penggunaannya Data obat dan BMHP merupakan data yang dinamis.Master data tersebut memerlukan mekanisme pemeliharaan untuk mengikuti perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu.Siklus memperbarui standar tergantung pada seberapa cepat perubahan informasi obat dan BMHP.Tujuan utama dari pemeliharaan rutin adalah untuk memastikan semua data obat dan BMHPup-to-date dan dapat diandalkan.Dengan demikian, berbagai sistem informasi elektronik dapat memanfaatkan standar data tersebut dan sebagai dampaknya memudahkan integrasi laporan rutin dari berbagai sumber dan sistem informasi yang ada. Sumber data obat dan BMHP yang berasal dari berbagai lembaga menjadi tantangan dalam pemeliharaan master data logistik. Gambar8 merupakan gambaran bagaimana pemeliharaan dan penggunaan standar data logistik.
15
Gambar 8. Konsep Pemeliharaan dan Penggunaan Standar Data Obat dan BMHP Nasional
Berbagai sistem informasi elektronik di Kementerian Kesehatan mengelola data obat dan BMHP untuk sistem transaksional maupun untuk pengelompokan logistik berdasarkan standar tertentu (WHO-ATC). Pemangku kepentingan lain seperti perusahaan farmasi, Pedagang Besar Farmasi dan fasilitas kesehatan juga merupakan kontributor penting dalam pemeliharaan dan penggunaan standar data logistik.
4. Langkah-Langkah
Implementasi
Sistem
E-Logistik
di
Instalasi
Farmasi
Pemerintah Aplikasi E-Logistik disediakan oleh Kementerian Kesehatan melalui Direktorat Tata Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.Aplikasi ini dapat didownload pada link yang sudah disediakan dan secara mandiri dapat diinstall di komputer PC ataupun Laptop.Namun demikian, untuk penggunaan di instalasi farmasi, direkomendasikan untuk diinstall di PC atau Server yang terhubung dengan jaringan lokal (LAN).Dengan demikian aplikasi E-Logistik dapat digunakan oleh banyak pengguna secara bersamaan (multi-user).Untuk mengimplementasikan aplikasi E-Logistik berikut ini adalah beberapa rekomendasi untuk dilakukan.
4.1. Melakukan Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan bertujuan untuk mengidentifikasi data obat dan BMHP di Instalasi Farmasi. Beberapa pertimbangan yang diperlukan adalah apa saja item obat dan BMHP yang tersedia di instalasi farmasi (sesuai yang tercantum dalam kemasan), tanggal kadaluarsa, harga satuan, sumber 16
anggaran pembelian, nomor batch dan faktur pembelian. Informasi tersebut diperlukan untuk dimasukkan dalam sistem E-Logistik. Identifikasi kebutuhan pelaporan rutin baik untuk internal dan eksternal dan membandingkan apakah ada output informasi lain yang tercakup dalam aplikasi E-Logistik. Output laporan yang belum tercantum dapat diusulkan kepada Direktorat Tata Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk ditambahkan pada versi-versi yang akan datang. Output pelaporan yang tersedia saat ini mempertimbangkan kebutuhan umum untuk semua Instalasi Farmasi di Indonesia. Sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan sistem berupa hardware sistem informasi (komputer, jaringan dan internet), sumber daya manusia dan pembiayaan.Hardware sistem informasi berupa komputer untuk menempatkan aplikasi E-Logistik (instalasi), jaringan LAN untuk membuat setting multi-user dan internet untuk mengirimkan laporan langsung ke bank dataELogistik Nasional. Sumber daya manusia berkaitan dengan proses input data sesuai dengan modulmodul yang tersedia. Termasuk bagaimana pengguna dapat melihat laporan, mengekstraksi laporan dalam bentuk file spreadsheet dan memanfaatkannya untuk membuat laporan lain. Terkadang diperlukan pembiayaan untuk input data pertama kali mengingat data obat dan BMHP cukup banyak dan perlu upaya untuk dapat dimasukkan ke dalam sistem.
4.2.
Implementasi Sistem E-Logistik
Setelah mengidentifikasi kebutuhan tersebut, selanjutnya adalah implementasi sistem. Proses instalasi dapat dilakukan pada komputer yang sudah tersedia. Setting multi-user dapat dilakukan dengan melihat petunjuk user manual yang terdapat dalam buku ini.Setelah sistem terinstal dengan sempurna, berikutnya adalah melakukan setting institusiuntuk memastikan profil Instalasi Farmasi dan unit penerima rutin sudah benar. Penguatan kapasitas staf Instalasi Farmasi diperlukan untuk menyamakan persepsi terkait dengan konsep E-Logistik dan memastikan sistem E-Logistik dapat dioperasikan oleh semua staf.Penguatan kapasitas staf dapat berupa pelatihan singkat dan pendampingan penggunaan sistem oleh staf yang sudah dilatih sebelumnya.
Pemahaman yang sama terhadap aplikasi E-Logistik akan sangat
membantu proses penggunaan E-Logistik secara multi-user di Instalasi Farmasi. Entri data dapat dibagi sesuai dengan perannya seperti staf yang melakukan penerimaan obat,memasukkan laporan LPLPO (untuk tingkatkabupaten/kota) serta staf yang melakukan distribusi.Dengan demikian dapat menyesuaikan dengan distribusi beban pekerjaan di instalasi farmasi. Salah satu proses implementasi yang cukup berat adalah memasukkan data obat pertama kali ke dalam sistem E-Logistik. Diharapkan semua data obat dan BMHP dimasukkan ke dalam sistem melalui Modul Penerimaan sehingga proses selanjutnya seperti distribusi, retur atau pemusnahan 17
obat dapat dilakukan. Memasukkan data tersebut akan mempengaruhi output laporan seperti ketersediaan obat, jumlah aset beserta sumber anggarannya, obat kadaluarsa dan ketersediaan obat yang dapat dikelompokkan berdasarkan nama generik (menggunakan penamaan INN) dan juga Formularium Nasional. Selain itu memasukkan data obat menggunakan daftar nama obat dan BMHP yang standar, sehingga memudahkan untuk kompilasi data pelaporan. Standar data tersebut idealnya sesuai dengan nama yang tercantum dalam kemasan. Untuk itu penting memperhatikan kemasan pada saat entri pertama kali. Jika data obat dan BMHP sudah masuk ke dalam sistem, langkah selanjutnya adalah menerima laporan LPLPO (baik entri secara manual maupun dengan template laporan), melakukan distribusi ke unit layanan yang melakukan permintaan, distribusi sewaktu untuk pendistribusian yang tidak terjadwal, atau melakukan stok opname dan pemusnahan obat. Aktivitas tersebut dapat dilakukan secara efektif tanpa harus melakukan entri data obat satu per satu.
4.3. Monitoring dan Evaluasi Setelah implementasi berjalan, kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara transaksi data dan output pelaporan yang dihasilkan. Monitoring juga dapat dilakukan dengan melihat apakah laporan wajib sudah terkirim ke bank dataE-Logistik Nasional. Beberapa output laporan penting tersebut antara lain: -
Laporan ketersediaan obat yang dihitung berdasarkan penerimaan dan distribusi obat, minimal 150 item obat dan BMHP.
-
Laporan obat indikator Puskesmas yang terdiri dari 20 item obat yang diambil dari laporan LPLPO yang masuk (khusus untuk Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota).
Melalui aplikasi Bank Data E-Logistik Nasional, Kementerian Kesehatan dapat melakukan monitoring terhadap jumlah laporan yang masuk dari Instalasi Farmasi semua tingkat.
5. Bridging E-Logistik dengan Sistem Informasi Lain Salah satu upaya untuk memaksimalkan peran teknologi informasi dan komunikasi adalah melakukan pertukaran data elektronik antar sistem informasi atau bridging.Dengan adanya bridging, memungkinkan mengurangi beban pencatatan, mengurangi kesalahan entri data serta mempercepat waktu pelaporan. Tidak dapat dipungkiri di beberapa daerah sudah menggunakan sistem informasi manajemen obat dimana output informasinya dapat diintegrasikan dengan Bank Data E-Logistik Nasional. Selain itu, banyak daerah juga sudah mengimplementasikan sistem informasi puskesmas yang sangat potensial untuk dilakukan bridging dengan E-Logistik, terutama untuk penerimaan obat dan laporan-laporan.Berikut ini adalah gambaran potensi bridging sistem informasi E-Logistik dengan sistem lainnya. 18
Gambar 9. Potensi Bridging Aplikasi E-Logistik
Gambar 9 menunjukkan terdapat beberapa potensi bridging aplikasi E-Logistik dan Bank Data ELogistik Nasional, seperti: 1. Laporan LPLPO yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen Puskesmas dapat digunakan oleh aplikasi E-Logistik untuk distribusi obat. File SBBK dari E-Logistik yang berupa daftar pemberian obat juga dapat dimanfaatkan oleh SIM Puskesmas sebagai daftar penerimaan obat dan BMHP 2. SIM Manajemen Obat yang sudah digunakan di beberapa Instalasi Farmasi di Indonesia dapat mengeluarkan output laporan wajib yang dikirimkan ke Bank Data E-Logistik Nasional, dengan format baku yang disepakati bersama. Selain itu, SIM Manajemen Obat tersebut dapat memanfaatkan standar data yang tersedia di bank data E-Logistik 3. Bank data E-Logistik dapat berkontribusi dengan mengirimkan laporan indikator pemantauan obat (seperti 20 daftar obat indikator Puskesmas) sebagai bagian dari Sistem Informasi Kesehatan Nasional yang dikoordinasi Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) Kementerian Kesehatan.
Namun demikian, untuk mencapai integrasi dan interoperabilitas antar sistem tersebut diperlukan kesepakatan bersama terhadap standar kodefikasi data obat dan BMHP yang digunakan 19
bersama.Selain itu diperlukan adanya kesepakatan terhadap standar output laporan (LPLPO, ketersediaan obat, obat indikator puskesmas) yang baku digunakan secara nasional. Pendekatan teknologi yang digunakan dapat berupa export-import text file (CSV, Spreadsheet) atau metode web service dengan format file XML atau JSON yang saat ini sudah umum digunakan.
20
BAB III InstalasiAplikasi E-Logistik 1. Persyaratan Menjalankan Aplikasi Untuk menjalankan aplikasi E-Logistik untuk tingkatkabupaten/kota, terdapat beberapa persyaratan khusus antara lain: 1) Spesifikasi komputer memenuhi syarat minimum 2) Menginstal beberapa software pendukung untuk menjalankan sistem 3) Khusus untuk pengguna multi-user, membutuhkan server atau komputer dengan spesifikasi tinggi serta jaringan LAN 4) Untuk melakukan sinkronisasi data dengan bank data E-Logistik memerlukan akses internet yang cukup.
1.1.
Spesifikasi Komputer Minimal
Aplikasi ini merupakan aplikasi berbasis web yang dapat dijalankan secara lokal (localhost). Umumnya aplikasi berbasis web yang digunakan secara lokal tidak membutuhkan spesifikasi yang tinggi. Untuk menginstal aplikasi E-Logistik, spesifikasi yang diperlukan antara lain: -
Komputer PC atau Laptop (tidak disarankan menggunakan Netbook).
-
Processor minimal pentium IV atau yang setara.
-
RAM minimal 512 M.
-
VGA dengan resolusi minimal 600 x 800 pixel (semakin besar resolusi tampilan aplikasi semakin baik)
-
Space harddisk minimal 40 GB.
-
LAN Card atau WiFi untuk dapat terhubung dengan LAN maupun Internet.
-
Internet (jika diperlukan) minimal 128 kbps (internet akan diperlukan untuk melakukan sinkronisasi data ke bank data E-Logistik pusat dan update aplikasi
1.2.
Software Pendukung
Beberapa software pendukung untuk menjalankan sistem antara lain: -
Sistem Operasi: Windows XP minimal Service Pack 3, Windows 7, 8, 10.
-
Aplikasi Web Server (Apache), PHP dan MySQL (Database) yang sudah tersedia dalam paket installer. 21
-
Browser Google Chrome (proses lebih optimal) untuk mengakses aplikasi yang sudah terinstall.
-
Spreadsheet (Microsoft Excel, OpenOffice Calc) untuk melihat hasil eksport data.
2. Instalasi Aplikasi E-Logistik Aplikasi E-Logistik disediakan dalam bentuk paket (one click installation) maupun terpisah. Paket installer dibuat untuk memudahkan proses instalasi. Untuk melakukan instalasi beberapa langkah umum berikut perlu diperhatikan: 1. Komputer untuk instalasi sesuai dengan spesifikasi minimal 2. Software antivirus dan firewall yang ada di dalam komputer tersebut di-nonaktifkan selama proses instalasi karena terkadang memblok proses instalasi. 3. Tutup semua program/aplikasi yang tidak diperlukan. 4. Install Google Chrome yang dapat didownloaddi : https://www.google.com/intl/en/chrome/browser/
2.1. One Click Installation 1. Paket installer akan diberikan melalui Flash Disk atau dapat didownload di link http://bankdataelog.kemkes.go.id/download/e-logistics%20v3.25.rar 2. Cari file e-logistics v3.25.rar yang sudah di-copy atau di-download 3. Klik kanan Extract Here
Gambar 10.Pilihan ekstraksi
22
Gambar 11.Folder hasil ekstraksi
3. Open folder e-logistics v3.2, sehingga akan tampil file-file seperti gambar 12.
Gambar 12.File dalam folder e-logistics v3.2
23
4. Double click autorun.exe (yang bersimbol kepingan CD). Kemudian akan muncul menu Setup E-Logistik v3.2 seperti pada gambar 13.
Gambar 13. Menu Setup E-Logistik v3.2
5. Install sesuai urutan dari atas. Yang pertama diinstal adalah web server. Klik (sekali saja) pada menu Install Web Server sehingga akan muncul tampilan seperti gambar 14
Gambar 14. Langkah Pertama Installasi Web Server
24
6. Lalu klik Next, akan muncul tampilan seperti gambar 15
Gambar 15. Langkah Kedua Installasi Web Server
7. Lalu klik Next, akan muncul tampilan seperti gambar 16
Gambar 16. Langkah Ketiga Installasi Web Server
25
8. Lalu klik Install, akan muncul tampilan seperti gambar 17
Gambar 17. Proses Installasi Web Server
Gambar 18. Installasi Web Server Selesai
9. Jangan lupa untuk mencentang Launch Elogistik, kemudian klik Finish. Kemudian tunggu hingga muncul perintah Press any key to continue seperti pada gambar berikut. Tekan tombol mana saja pada keyboard.
26
Gambar 19. Proses Selesai
10. Bagi user yang telah menginstal web server pada proses installasi web server akan muncul jendela peringatan. Klik Ignore 11. Selanjutnya adalah instalasi Git. Kembali ke menu “Setup E-Logistik v3.2”. Klik menu kedua yaitu Install Git seperti gambar 20.
Gambar 20. Menu Setup E-Logistik Install Git
12. Apabila muncul kotak dialog yang bertuliskan: “Do you want to allow the following program to make changes to this computer?” Klik Yes sehingga muncul tampilan seperti 21.
27
Gambar 21. Langkah Pertama Install Git
13. Klik Next sehingga muncul tampilan seperti gambar 22
Gambar 22. Langkah Kedua Install Git
14. Klik Next sehingga tampilan seperti gambar 23
Gambar 23. Langkah Ketiga Instalasi Git
28
15. Klik Next sehingga muncul tampilan seperti gambar 24
Gambar 24. Langkah Keempat Install Git
16. Klik Next sehingga muncul tampilan seperti gambar 25
Gambar 25. Langkah Kelima Install Git
17. Klik Next sehingga muncul tampilan seperti gambar 26
Gambar 26. Langkah Keenam Install Git
29
18. Klik Install sehingga muncul tampilan seperti gambar 27
Gambar 27. Proses Instalasi Git
19. Setelah proses instalasi selesai, akan muncul tampilan seperti gambar 28
Gambar 28. Langkah Ketujuh Install Git
20. Klik Finish, maka instalasi Git telah selesai dilakukan 21. Selanjutnya adalah installasi Google Chrome. Kembali ke menu “Setup E-Logistik v3.2”. Klik menu ketiga yaitu Install Google Chrome seperti gambar 29.
Gambar 29. Menu Setup E-Logistik: Install Google Chrome
30
22. Cukup klik sekali saja pada menu Install Google Chrome. Bagi user yang sudah memiliki browser “Google Chrome” maka tidak perlu melakukan langkah ini. 23. Selanjutnya adalah melakukan instalasi Aplikasi E-logistik dan databasenya.Kembali ke menu “Setup E-Logistik” dan klik sekali saja pada Install E-Logistik
Gambar 30. Menu Setup E-Logistik: Install E-Logistik
24. Setelah itu akan muncul command promptseperti gambar 31.
Gambar 31.Command Prompt Windows
25. Tunggu prosesnya hingga selesai dan muncul kotak window seperti gambar 32.
31
Gambar 32. Instalasi Database
26. Klik Extract dan jangan mengubah destination folder. Setelah itu akan muncul tampilan proses extracting.
Gambar 33. Proses Instalasi Database
27. Tunggu prosesnya sampai selesai. Setelah proses instalasi database selesai akan muncul kembali kotak windows untuk menginstal E-logistik seperti gambar 34.
32
Gambar 34. Ekstraksi Source Code
28. Klik Install dan jangan mengubah destination folder. Tunggu prosesnya hingga selesai. Prosesnya akan terlihat seperti gambar 35.
Gambar 35. Proses Ekstraksi Software
29. Setelah selesai prosesnya akan muncul perintah “Press any key to continue…”, seperti pada gambar 36. Tekan salah satu tombol mana saja pada keyboard.
33
Gambar 36. Proses Instalasi Selesai
30. Setelah proses selesai akan muncul google chrome dengan tampilan halaman login sistem seperti terlihat pada tampilan berikut
Gambar 37. Halaman Login Aplikasi E-Logistik
4. Proses instalasi Aplikasi E-Logistik telah selesai digunakan 5. Selanjutnya addalah melakukan update aplikasi yang akan diberikan secara terpisah atau dapat dilakukan melalui Modul Administrasi, menu Profil > Manajemen Database>Software Update.
34
2.2.
Update Aplikasi E-Logistik
Aplikasi E-Logistik terus dikembangkan sesuai dengan masukan dari user yang telah menggunakan aplikasi E-Logistik. Namun demikian, sebagian besar update aplikasi adalah penambahan master data sediaan farmasi seperti obat dan bahan medis habis pakai. Update aplikasi maupun link untuk mendownload aplikasi diumumkan melalui forum facebook yang telah dibuat. Secara umum langkahlangkah update aplikasi antara lain: 1. Backup data melalui menu profil dengan login menggunakan username/password: binfar/rahasia. Untuk melakukan proses backup data, klik Menu Profil > Manajemen database > Backup All Database. Langkahnya terlihat pada gambar 38
Gambar 38. Backup All Database
2. File hasil backup harus diekstrak terlebih dahulu sehingga didapatkan file mybackup.sql 3. Untuk versi 3.2, update aplikasi dilakukan dengan caraklik tombol update pada aplikasi ELogistik di Menu Profil > Manajemen Database>Software Update, seperti terlihat pada gambar 39. Untuk versi sebelum 3.2 update disesuaikan dengan versi masing-masing. Sebagai contoh, Anda sudah menginstall aplikasi E-Logistik v.3.0, maka lanjutkan install update E-Logistik v.3.1 dst
35
Gambar 39. Update Aplikasi E-Logistik V3.2
4. Setelah diupdate, klik tombol Repair Data Transaksi
2.3. Update Master Data Obat dan BMHP Update master data obat dapat dilakukan dengan cara: 1. Registrasi akun di bank data E-Logistik (lihat Gambar 122) 2. Download Master Data Obat terbaru (lihat Gambar 135) 3. Restore master data obat yang sudah didownload dilakukan dengan langkah berikut:
Gambar 40. Update Master Data Obat
a. KlikMenu Profil b. Klik sub menu Manajemen Database c. Klik tombol Pilih File, kemudian pilih lokasi file master data yang telah didownload d. Klik tombol Restore e. Update master data sudah selesai dilakukan
36
3. SettingMulti-user Agar sistem dapat digunakan oleh lebih dari 1 orang secara bersamaan perlu mempersiapkan jaringan LAN yang menghubungkan aplikasi (komputer yang terinstall dengan aplikasi E-Logistik) dengan semua komputer client (komputer semua user yang akanmengakses aplikasi). Secara garis besar beberapa persyaratannya antara lain: -
Komputer PC sebagai komputer server (bank data lokal). Catatan: sudah menginstall aplikasi E-Logistik dan mensetting jaringan.
-
Komputer client (untuk beberapa user) yang sudah terinstall dengan google chrome.
-
Tersedia jaringan (wireless maupun kabel) yang menghubungkan komputer server dengan komputer clientdengan setting jaringan yang cukup (IP Statis untuk server). Catatan: Komputer server disarankan memiliki spesifikasi yang lebih tinggi dibanding komputer client.
Gambar 41. Gambaran desain jaringan penggunaan E-Logistikmulti-user
-
Agar client dapat mengakses E-Logistik, terlebih dahulu mengidentifikasi IP Address komputer Host dalam jaringan LAN yang sama. Arahkan alamat URL di google chrome dengan
IP
Address
dari
komputer
host
dengan
port
8181.
Contoh:
http://192.168.32.103:8181/e-logistics. -
Untuk memperoleh bantuan teknis dapat menghubungi Seksi Data dan Informasi di Dinas Kesehatan masing-masing atau dapat menghubungi penyedia/jasa penjualan komputer dan periferal lokal (Contoh: toko komputer) di daerah masing-masing.
37
3.1.
Langkah-Langkah Setting Local Area Network Menggunakan Wifi
1. Hidupkan WiFi (router atau access point) 2. Koneksikan komputer yang terinstall software dengan WiFi sebagai komputer server. Serta koneksikan komputer lain ke WiFi (router atau access point) sebagai komputer client agar dapat mengakses Software 3. Identifikasi IP address dari komputer yang terinstall software dengan cara: a. Klik logo windows b. Ketik 'cmd' lalu couble klik program cmd c. Setelah cmd terbuka ketiklah 'ipconfig'
Gambar 42. Perintah CMD
d. Kemudian tekan Enter, akan muncul tampilan pada gambar 43
Gambar 43. Identifikasi IP Address
e. Alamat IP dapat didentifikasi di IPv4Address. Contoh dalam gambar diatas IP addressnya adalah 192.168.43.159 f.
IP Address diatas akan digunakan computer client (komputer lain) untuk mengakses aplikasi melalui Browser Google Chrome atau sejenis. 38
4. Membuka Software E-Logistik menggunakan komputer yang terinstall software a. Buka program Google Chrome b. Tuliskan alamat sebagai berikut di Google Chrome http://localhost:8181/e-logistics atau http://127.0.0.1:8181/e-logistics c. Gunakan username dan password yang sudah diberikan. Untuk admin masukkan username: binfar password: rahasia 5. Membuka software dari komputer clientyang tidak terinstall E-Logistik: a. Syarat: komputer server sudah dinyalakan. Baik komputer server maupun client sudah terhubung dengan WiFi (router/access point) b. Buka program Google Chrome dari komputer client c. Tuliskan alamat IP Address dari komputer server yang sudah diidentifikasi sebelumnya (Langkah 3). Dalam contoh sebagai berikut http://192.168.43.159:8181/e-logistics d. Gunakan username dan password yang sudah diberikan. Untuk komputer client sebaiknya tidak menggunakan username dan password admin, kecuali digunakan oleh admin
3.2.
Setting IP Address Statis (Jika diperlukan)
IP Static diperlukan jika terdapat masalah akses ke komputer server. Untuk merubah IP Dynamis menjadi IP Statis pada komputer client dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Hubungkan komputer dengan jaringan WiFi 2. Masuk ke Wireless Network Properties dengan mengklik kanan ikon network yang ada di pojok kanan bawah, lalu pilihlah Open Network and Sharing Center seperti gambar dibawah ini
Gambar 44. Open Network and Sharing Center
39
Atau dapat juga melalui menu Network and Sharing Center dengan cara: Klik ikonwindow pada pojok kiri bawah, kemudian ketiknama Network and Sharing Center pada sistem pencarian program. 3. Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar 45
Gambar 45. Network and Sharing Center
4. Klik sekali Wireless Network Connection seperti gambar 45, sehingga muncul tampilan seperti gambar 46
Gambar 46.Wireless Network Connection
40
5. Klik Properties pada setting network 46 sehingga muncul tampilan seperti gambar 47
Gambar 47. Wi-Fi Properties
6. Pilihlah Internet Protocol Version 4 (IPV 4), kemudian klik Properties sehingga muncul tampilan seperti gambar 48
Gambar 48. Internet Protocol Version 4 Properties
7. Isikan setting seperti diatas antara lain a. Ubah "Obtain and IP address automatically" menjadi "Use the following IP Address" b. Isikan IP Address menjadi 192.168.0.xxx xxx dapat diisi angka antara 150-254. Setiap komputer harus memiliki nomor yang berbeda (tidak boleh sama) c. Subnet Mask: 255.255.255.0 d. Default Gateway: 192.168.0.1 8. Kemudian klik OK
41
4. Troubleshooting Beberapa troubleshooting yang mungkin muncul dalam proses instalasi maupun penggunaan sistem antara lain: 1) Proses instalasi gagal a. Paket installer tidak lengkap (corrupt), ulangi download aplikasi b. Matikan antivirus sementara selama proses instalasi. Antivirus terkadang memblok aplikasi yang tidak dikenali. Setelah antivirus dimatikan, ulangi proses instalasi. c. Matikan Windows Firewall sementara selama proses instalasi. 2) Aplikasi tidak dapat dijalankan a. Pastikan bahwa web server (Apache) dan MySQL (Database) sudah running. o
Jika menggunakan XAMPP, dapat diaktifkan dengan membuka XAMPP Control Panel lalu klik run Apache dan MySQL.
b. Jika menggunakan server (multi-user), komputer client belum terhubung dengan router yang semestinya. Hubungkan semua komputer ke dalam satu jaringan LAN. Setting komputer server dengan IP address yang statik.
42
BAB IV Pedoman Penggunaan Aplikasi E-Logistik Secara umum, terdapat tiga modul utama yang dikembangkan dalam Sistem E-Logistik ini yaitu 1).Manajemen Profil Instalasi Farmasi, 2). Manajemen Logistik dan 3). Laporan Rutin. Masing-masing modul memiliki sub-modul yang digunakan untuk mengelola informasi sediaan farmasi untuk mendukung pengambilan keputusan di tingkatkabupaten/kota, provinsi dan pusat. Untuk menggunakan aplikasi E-Logistik user terlebih dahulu melakukan login ke sistem. Terdapat 2 kelompok login penting yang perlu diidentifikasi, yaitu 1. Login untuk setting organisasi 2. Login untuk transaksi data dalam manajemen logistik, pelaporan dan integrasi (pengiriman data) ke pusat. Tampilan login secara umum seperti pada Gambar 49
Gambar 49.Tampilan Menu Login Saat Pertama Kali Masuk Ke Aplikasi E-Logistik
1. Login untuk Setting Profil Login bagian ini digunakan untuk mengakses 2 modul yaitu 1).Modul Profil dan 2).Modul Master Data Sediaan Farmasi. Untuk mengakses modul ini menggunakan username dan password yang sama untuk semua pengguna. Username
: binfar
Password
: rahasia 43
1.1 Modul Profil Modul profil hanya bisa diakses dengan login binfar. Di dalam modul profil terdapat beberapa fungsi atau sub modul mulai dari setting profil sampai manajemen database. Setelah login dengan username/password : binfar/rahasia akan muncul tampilan profil yang terdiri dari menu profil dan menu master data.
Gambar 50. Menu pada Modul Setting Profil
1.1.1 Setting Profil 1. Klik Menu Profil, kemudian pilih Setting Institusi 2. Klik tombol Ubah Data yang terdapat dibagian bawah
Gambar 51. Setting Institusi
44
3. Kemudian lengkapi data profil Instalasi Farmasi dengan form yang telah disediakan
Gambar 52. Setting Institusi
4. Terdapat 14 isian yang harus dilengkapi: a. Tingkat Fasilitas
: Pilih tingkat fasilitas yang sesuai
b. Propinsi
: Pilih propinsi yang sesuai
c. Kabupaten
: Pilih kabupaten yang sesuai
d. Nama Fasilitas
: Isikan nama fasilitas
e. Alamat Lengkap
: Isikan alamat lengkap
f.
Longitude
: Isikan longitude fasilitas
g. Latitude
: Isikan latitude fasilitas
h. No Telp
: Isikan nomor telepon aktif
i.
Struktur Organisasi
: Pilih struktur organisasi yang sesuai
j.
Penanggungjawab
: Pilih penanggungjawab
k. Nama Penanggungjawab l.
: Isikan nama lengkap penanggungjawab
Jabatan Penanggungjawab : Isikan jabatan penanggungjawab 45
m. Kontak Penanggungjawab : Isikan nomor telepon aktif penanggungjawab n. Web Service1
: Tuliskan bankdataelog.kemkes.go.id/e-logistics-dcsebagai alamat untuk mengirimkan data ke bank data E-Logistik
5. Kemudian Klik Simpan dan Lanjutkan. Sehingga muncul pop-up windows yang meminta Anda untuk memilih akan menggunakan LPLPO Generik atau Tidak.
1.1.2 Setting Grup LPLPO Generik atau Detail Obat Pada menu yang sama, user diminta untuk memilih apakah akan menggunakan LPLPO Generik atau tidak dengan munculnya notifikasi seperti pada Gambar 53.
Gambar 53. Notifikasi pemilihan modul LPLPO Grup Generik atau Grup Detail sediaan farmasi
Klik OK, untuk menggunakan modul LPLPO Grup Generik
Modul LPLPO merupakan modul pelaporan antara Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Puskesmas dapat melaporkan dalam bentuk daftar sediaan generik atau detail sediaan farmasi. Perlu diperhatikan bahwa sistem E-logistik ini menggunakan daftar detail sediaan farmasi sebagai master data standar yang digunakan untuk mendukung fungsi integrasi dan interoperabilitas antar sistem. Gambar 54 mengindikasikan perbedaan keduanya. DRG000031572
PARACETAMOL CAPTABS 500 MG
FIRST MEDIFARMA - Indonesia
DRG000031573
PARACETAMOL CAPTABS 500 MG
ITRASAL - Indonesia
DRG000031574
PARACETAMOL CAPTABS 500 MG
NOVAPHARIN - Indonesia
DRG000031370
PANADOL CAPTABS 500 MG
STERLING PRODUCTS INDONESIA - Indonesia
DRG000031362
PAMOL TABLET 500 MG
INTERBAT - Indonesia
DRG000031881
PARAMOL TABLET 500 MG
BERNOFARM - Indonesia
8657
PARACETAMOL TABLET 500 MG
Gambar 54. Perbedaan Daftar LPLPO Grup Generik dan Grup Detail Sediaan Farmasi
46
Perhatikan perbedaan penggunaan kodefikasi diantara keduanya. Masing-masing grup memiliki sistem kodefikasi yang berbeda dan akan digunakan sebagai unik ID dari masing-masing transaksi data pada modul manajemen logistik. Secara umum Anda dapat menggunakan LPLPO generik dengan mengklik OK pada pop-up windows tersebut.
1.1.3 Setting Unit Penerima Unit penerima terdiri dari unit penerima internal dan unit penerima eksternal.Unit penerima eksternal digunakan pada distribusi obat untuk kepentingan kegiatan sosial atau permintaan dari luar.Sebagai contoh untuk khitanan massal, bakti sosial. Secara otomatis unit penerima internal akan menyesuaikan dengan profil organisasi. Untuk kabupaten/kota unit penerima internal terdiri dari puskesmas yang ada di masing-masing kabupaten/kota, untuk provinsi unit penerima internal adalah daftar kabupaten/kota dibawahnya, sedangkan untuk tingkatKementerian, unit penerima adalah semua provinsi, kabupaten/kota, dan satker.
Gambar 55. Daftar Unit Penerima Internal Sesuai Setting Institusi
47
Unit penerima dapat dikurangi atau ditambah sesuai dengan perkembangan masing-masing tingkatInstalasi Farmasi. Data dapat dilengkapi sesuai dengan kebutuhan
Gambar 56. Menambah Unit Penerima Internal
1.1.4 Manajemen User Modul ini digunakan untuk menambah atau mengurangi user.Setelah melengkapi data profil instalasi/unit farmasi, diwajibkan membuat user baru di modul manajemen user.Sistem informasi logistik dapat digunakan oleh banyak user secara bersamaan.
Gambar 57. Mengelola User E-Logistik
48
Data user yang dibuat akan digunakan untuk login pada kelompok kedua (pengelolaan manajemen logistik). Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Klik menuProfil 2. Klik sub menu Manajemen User 3. Klik tombol Tambah User, sehingga muncul tampilan seperti gambar 58
Gambar 58. Tampilan Menambah User Baru
User baru yang dibuat digunakan untuk login pada kelompok kedua. Sistem E-Logistik ini dibuat berbasis web yang mendukung multi-user (user lebih dari 1), sehingga staff di Instalasi Farmasi dapat menggunakan sistem ini secara bersamaan. Jika ada pembagian tanggung jawab penerimaan dan distribusi barang, setelah selesai melengkapi profil dan menambah user, dapat keluar dengan mengklik tombol log out yang ada di pojok kanan atas. Perubahan profil dan penambahan data profil hanya bisa dilakukan dengan login ini.Jika terdapat perubahan organisasi, silahkan login kembali menggunakan username/password: binfar/rahasia.
49
1.1.5 Manajemen Database Modul manajemen database digunakan untuk membackup data transaksi, me-restore maupun menghapus data transaksi, serta melakukan update aplikasi E-Logistik.Backupdatabase penting untuk mengantisipasi kehilangan data sebagai salah satu langkah untuk keamanan data.Restore data digunakan untuk mengembalikan data. Menghapus data transaksi digunakan jika ingin mengosongkan data transaksi secara keseluruhan.
Gambar 59. Menu Manajemen Database
Menu Manajemen Databaseakan banyak digunakan untuk membackup data transaksi serta mengupdate aplikasi dan master data obat aplikasi E-Logistik.
1.2 Modul Master Data Sediaan Farmasi Modul master data hanya bisa diakses dengan login binfar. Modul master data sediaan pada tingkat Kabupaten/Kota dan Provinsi dibatasi pada fungsi untuk melihat master data. Master data sediaan farmasi merupakan kunci penting dalam transaksi data pada modul manajemen logistik. Modul ini merupakan pondasi dari transaksi data yang mengarah pada standardisasi data untuk mendukung integrasi dan interoperabilitas sistem informasi. Karena pentingnya modul master data ini, fungsi menambah master data sediaan farmasi hanya diberikan pada pengelola sistem informasi E-Logistik pusat, yang bersumber dari Direktorat Tata Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.
50
1.2.1 Sediaan Farmasi Menu ini merupakan daftar semua sediaan farmasi yang terdapat di sistem E-Logistik yaitu sediaan obat dan sediaan bahan medis habis pakai. Sediaan farmasi dapat dilihat berdasarkan urutan abjad yang disusun secara sistematis.Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar 60.
Gambar 60.Menu Master Data Sediaan Farmasi Untuk Melihat Semua Master Data Sediaan Farmasi
51
1.2.2 Konten Obat Menu ini merupakan daftar semua konten obat yang terdapat di sistem E-Logistik. Daftar Konten Obat dapat dilihat berdasarkan urutan abjad yang disusun secara sistematis. Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar61.
Gambar 61. Daftar Konten Obat yang diurutkan berdasarkan abjad
1.2.3 Bentuk Sediaan Obat Menu ini merupakan daftar semua nama sediaan obat yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar 62.
Gambar 62. Daftar bentuk sediaan obat
52
1.2.4 Rute Pemberiaan Obat Menu ini merupakan daftar semua rute pemberian obat yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar63.
Gambar 63. Daftar master data rute pemberiaan obat
53
1.2.5 Data Golongan Obat Menu ini merupakan daftar semua nama golonganobat yang terdapat di sistem E-Logistik seperti yang terlihat pada gambar 64.
Gambar 64.Master Data Golongan Obat
54
1.2.6 Formularium Nasional Menu ini merupakan daftar Formularium Obat Nasional yang terdapat di sistem E-Logistik seperti yang terlihat pada gambar 65.
Gambar 65. Master Data Formularium Nasional
55
1.2.7 Produsen Obat Menu ini merupakan daftar semua produsenobat yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar66.
Gambar 66.Master Data Produsen Obat
56
1.2.8 Data Pedagang Besar Farmasi Menu ini merupakan daftar semua Pedagang Besar Farmasi yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar 67.
Gambar 67.Master Daftar Produsen Besar Farmasi
57
1.2.9 Daftar Obat Generik Menu ini merupakan daftar Obat Generik yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar 68.
Gambar 68. Daftar Nama Obat Generik
58
1.2.10 Daftar Alat Kesehatan Generik Menu ini merupakan daftar Alat Kesehatan Generik yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar 69.
Gambar 69. Daftar Nama Alat Kesehatan Generik
59
1.2.11 Nama Program Menu ini merupakan daftar Nama Program yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar 70.
Gambar 70. Master Data Nama Program
1.2.12 List Obat Indikator Menu ini merupakan daftar nama obat indikator yang terdapat di sistem E-Logistik. Tampilan modul ini dapat dilihat di gambar 71
Gambar 71. Master Data List Obat Indikator
60
2. Login untuk Transaksi Data (Manajemen Logistik Obat dan BMHP) Setelah user baru dibuat, lakukan login ulang dengan menggunakan user baru tersebut.Login ini digunakan untuk transaksi data. Login dengan user ini memiliki hak akses untuk 3 modul utama, yaitu: 1. Modul Manajemen Logistik Obat dan BMHP 2. Modul Integrasi 3. Modul Laporan Untuk mengakses modul ini menggunakan username dan password yang telah dibuat di menu manajemen user.
2.1
Username
:
Password
:
Modul Manajemen Logistik Obat dan BMHP
Modul manajemen logistik terdiri dari beberapa fungsi tergantung dari tingkat organisasi.Modul ini didesain untuk mengakomodasi siklus pengelolaan sediaan farmasi untuk Instalasi Farmasi.Modul terdiri dari penerimaan sediaan farmasi, pelaporan LPLPO dari Puskesmas, distribusi sediaan farmasi, stok opname, pemusnahan obat, dan retur obat.
61
2.1.1 Penerimaan Sediaan Farmasi
Gambar 72. Daftar sediaan farmasi sesuai dengan tanggal penerimaan obat
2.1.2 Memasukkan Daftar Sediaan Farmasi Pertama Kali Langkah pertama dalam menggunakan sistem E-Logistikadalah memasukkan semua daftar sediaan farmasi (obat dan bahan medis habis pakai) yang ada di Instalasi Farmasi.Tujuannya adalah memastikan penggunaan daftar sediaan farmasi yang terstandar. Informasi penting untuk mengidentifikasi dokumen penerimaan sediaan farmasi yang terdiri dari: 1. Nomor faktur 2. Tanggal faktur 3. Tanggal penerimaan 4. Keterangan 5. Nama PBF 6. Nomor kontrak (Jika tidak ada bisa dibiarkan kosong) 62
7. Sumber dana Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut 1. Klik menu Manajemen Logistik 2. Klik sub menu Penerimaan Sediaan 3. Klik tombol Tambah, sehingga muncul tampilan seperti gambar 73
Gambar 73.Pengisian Faktur
4. Setelah semua diisi, klik Simpandan kemudian akan muncul daftar riwayat penerimaan sediaan farmasi yang sudah dilakukan sebelumnya.
Gambar 74.Tampilan AwalPengisian Faktur
63
Gambar 75. Daftar Riwayat Faktur
2.1.3 Menginput Data Penerimaan Sediaan Farmasi Untuk menginput sediaan farmasi, langkah-langkah yang dapat dilakukan antara lain: 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu Penerimaan Sediaan 3. Pilih salah satu daftar penerimaan sediaan farmasi 4. Klik tombol Lihat, sehingga akan muncul tampilan seperti gambar 76
64
Gambar 76. Tampilan Detail Faktur
5. Selanjutnya klik Tambah Obat sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
Gambar 77.Penambahan sediaan farmasi (obat dan bahan medis habis pakai)
6. Cari nama sediaan farmasi dengan mengetik minimal 3 karakter, kemudian pilihlah sediaan yang paling tepat. Sebaiknya sesuai dengan informasi fisik di kemasan obat. 65
7. Nama INN/FDA merupakan mapping nama generik. Nama INN/FDA penting untuk pengelompokan obat atau sediaan farmasi yang memiliki bentuk sediaan dan kekuatan yang sama (Lihat informasi standar data). Kolom ini wajib terisi karena digunakan dalam pelaporan. 8. Kelompok Sediaan merupakan mapping nama sediaan farmasi terhadap 4 variabel. a. Fornas: Jika obat termasuk dalam daftar Formularium Nasional b. ATC: Kodefikasi WHO-ATC c. Obat Indikator: Termasuk dalam daftar 20 obat indikator Puskesmas. d. Obat Program: merupakan mapping obat terhadap obat program (TB, HIV/AIDS, Malaria, dan sebagainya). Silahkan update mapping tersebut jika perlu ditambahkan atau diganti. Mapping kelompok sediaan ini penting untuk mengeluarkan laporan. 9. Total jumlah adalah jumlah sediaan farmasi dalam satuan terkecil (Contoh: Tablet, Botol, Ampul) 10. Harga beli adalah harga per satuan terkecil sediaan farmasi. 11. Tanggal kadaluarsa harus sesuai dengan tanggal kadaluarsa sediaan farmasi yang terdapat dalam kemasan. 12.
2.1.4 Mengedit Data Penerimaan Sediaan Farmasi Untuk mengedit data penerimaan sediaan farmasi dapat dilakukan dengan: 1. Double klik nama sediaan farmasi yang terdapat dalam daftar 2. Klik tombol Ubah untuk mengubah detail data sediaan farmasi
Gambar 78. Update Data Penerimaan Sediaan Farmasi
66
3. Setelah selesai mengedit data sediaan farmasi klik tombol Simpan
Gambar 79. Menyimpan Update Data Penerimaan Sediaan Farmasi
2.1.5 LPLPO Modul
LPLPO
merupakan
mekanisme
menginput
transaksi
laporan
LPLPO
rutin
dari
Puskesmas.Modul ini khusus untuk Instalasi Farmasi di Kabupaten/Kota.Mekanisme menginput data LPLPOterdiri dari: 1) entri LPLPO satu per satu, 2)melakukan import LPLPO dari file CSV yang standar (template).
2.1.5.1Memasukkan Buffer dan Periode Transaksi Pada menu ini kita dapat memasukkan buffer stok optimum (dalam %) dan periode transaksi (dalam bulan). Langkah-langkahnya sebagai berikut 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu LPLPO INN/FDA 3. Klik Tab Entri LPLPO, sehingga muncul tampilan seperti gambar 80
67
Gambar 80. Entri Buffer Stok Optimum dan Periode Transaksi
4. Klik Tombol Set Buffer Optimum Value, untuk memasukkan nilai Set Buffer Optimum (dalam persen)
Gambar 81. Memasukkaan Buffer Optimum
5. Klik Tombol Set Periode Distribusi
Gambar 82. Memasukkan Periode Distribusi
Buffer stok dan periode distribusi penting untuk penghitungan stok optimum pada proses distribusi ke unit penerima (Puskesmas). Langkah ini dilakukan untuk instalasi farmasi kabupaten/kota yang proses distribusinya dua bulan sekali atau lebih.
68
2.1.5.2 Tab Entri LPLPO Menginput laporan LPLPO secara manual (satu per satu) dengan asumsi LPLPO yang dikirimkan dari Puskesmas dalam bentuk kertas atau tulisan tangan. Langkah-langkah yangharus dilakukan antara lain: 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu LPLPO INN/FDA 3. Klik Tab Entri LPLPO 4. Klik Tambah, untuk menambah laporan LPLPO baru dari unit penerima (Puskesmas). Tampilannyaterlihat pada gambar 83.
Gambar 83. Menu Menambah LPLPO dari Unit Penerima
5. Lengkapi data LPLPO unit penerima, kemudian Simpan 6. Klik tombol Lihat untuk memasukkan detail data LPLPO sesuai dengan unit penerimanya. 69
Gambar 84. Daftar Detail LPLPO Yang Sudah Diinput
7. Klik tombol Tambah untuk menambahkan detail LPLPO satu per satu, sehingga muncul tampilan seperti gambar 85.
Gambar 85. Menambahkan Sediaan Farmasi Pada Laporan LPLPO
8. Klik Simpan, sehingga data penerimaan sediaan farmasi dapat dilihat di daftar. 9. Setiap melakukan perubahan data LPLPO, klik tombol Update untuk menyimpan perubahan, seperti terlihat pada gambar 84. 10. Penambahan atau pengurangan daftar sediaan farmasi pada menu LPLPO dapat dilakukan selama distribusi ke Puskesmas belum diproses.
70
2.1.5.3 Download Template LPLPO Format CSV Setelah menginput data sediaan farmasi pada menu penerimaan, template LPLPO standar dapat didownload dalam format CSV dan dapat dibuka menggunakan aplikasi Spreadsheet (Misal: Microsoft Excel). Mendownload template dapat melalui modul Entri LPLPO 1. Klik menu Manajemen Logistik 2. Klik sub menu LPLPO INN/FDA 3. Klik tombol Download Template LPLPO seperti pada gambar berikut
Gambar 86. Download Template LPLPO
Template LPLPO dapat digunakan oleh Puskesmas untuk menginput data LPLPO menggunakan aplikasi Excel. Hasil entri Puskesmas melalui template CSV ini dapat diimport kembali ke dalam aplikasi E-Logistik melalui tab import.
2.1.5.4 Tab Eksport LPLPO Eksport LPLPO merupakan fasilitas untuk mengunduh laporan LPLPO dalam bentuk CSV (Excel), terutama jika Instalasi Farmasi membutuhkan data untuk analisis lebih lanjut.Eksport data ke Excel disediakan per Puskesmas.Eksport LPLPO juga berguna untuk memberikan feedback kepada unit penerima (Puskesmas) terkait laporan bulanan yang dilakukannya. Instalasi Farmasi dapat menggunakan fungsi eksport pada menu LPLPO untuk mengeluarkan LPLPO periode selanjutnya dalam bentuk CSV (Excel) sehingga Puskesmas dapat menginput data LPLPO yang diberikan oleh Instalasi Farmasi.
71
Gambar 87. Eksport Laporan LPLPO dalam bentuk File CSV
Untuk menggunakan fungsi eksport pada menu LPLPO dapat mengikuti langkah berikut: 1. Klik menu Manajemen Logistik 2. Klik menu LPLPO INN/FDA 3. Klik tab Eksport LPLPO 4. Isikan filter wilayah dan periode 5. Klik tombol Lihat 6. Klik tombol Export ke CSV
72
2.1.5.5 Tab Import LPLPO Import LPLPO digunakan untuk memasukkan laporan LPLPO dari file CSV standar yang telah diisi oleh Puskesmas melalui aplikasi Excel. Template dapat didownload dari aplikasi (Bab 3.2.3.Download TemplateLPLPO).Puskesmas dapat mengisikan LPLPO sesuai dengan daftar standar LPLPO yang telah didownload. Kunci penting untuk dapat melakukan import LPLPO adalah menggunakan template yang didownload dari sistem dengan tidak mengubah format. Langkah-langkah melakukan import CSV sebagai berikut: 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu LPLPO INN/FDA 3. Klik Tab Import LPLPO, maka akanmuncul tampilan seperti gambar 88.
Gambar 88. Import File CSV Laporan LPLPO yang telah terisi sesuai dengan standar
4. Centang Update Data 5. Pilih nama kecamatan, nama puskesmas dan periode laporan yang diinginkan lalu Klik Oke 6. Pilih file yang akan diimport. Harap diperhatikan nama file tidak boleh ada spasi, dan tidak boleh ada karakter simbol (seperti tanda kurung, tanda seru, bintang, pagar dan lain-lain) 7. Klik Import, sampai sistem mengeluarkan status Import Data Berhasil.
73
2.1.5.6 Tab List LPLPO yang belum terkirim Merupakan daftar laporan LPLPO yang belum masuk ke dalam sistem.Fungsi ini digunakan untuk monitoring pengiriman laporan LPLPO oleh Puskesmas.Staf Instalasi Farmasi dapat memantau laporan LPLPO rutin dan memberikan pengingat kepada puskesmas yang belum mengirimkan laporan rutinnya.
Gambar 89. Daftar laporan LPLPO yang belum dimasukkan ke dalam sistem
2.1.6 Distribusi Obat dan Sediaan Farmasi Terdapat 2 mekanisme distribusi obat dan sediaan farmasi, yaitu 1).Melalui LPLPO dan 2). Melalui Permintaan Sewaktu
2.1.6.1 Distribusi Obat dan Sediaan Farmasi Melalui LPLPO Daftar permintaan sediaan farmasi akan muncul secara otomatis jika terdapat permintaan obat yang diperoleh dari laporan LPLPO. Untuk melakukan distribusi lakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu Distribusi, akan muncul daftar permintaan obat (dari laporan LPLPO Puskesmas) yang sudah maupun yang belum diproses dengan tampilan seperti pada gambar 90. 74
Gambar 90. Daftar permintaan sediaan farmasi dari Puskesmas berdasarkan laporan LPLPO
3. Untuk mengisi pemberian sediaan farmasi per unit penerima (Puskesmas) klik tombol Lihat. Jika status pemberian “Sudah Diproses”, data sediaan farmasi tidak dapat diedit kembali tetapi jumlah pemberian masih dapat diedit. 4. Daftar obat yang diminta Unit Penerima (Puskesmas) dapat dilihat dalam tampilan detail distribusi obat
Gambar 91. Transaksi pemberiaan obat berdasarkan permintaan dari Puskesmas
5. Klik tombol Suggestionberwarna hijau untuk pengisian secara otomatis yang dihitung oleh sistem. 6. Inputsediaan farmasi yang akan diberikan dengan mengetikkan minimal 3 karakter. 75
7. Tombol Tambah Obat Lain digunakan jika Sediaan Farmasi yang diberikan berasal dari 2 atau lebih sumber sediaan farmasi dengan nomor batch yang berbeda. 8. Klik tombol Panah berwarna merah untuk menghapus data. 9. Isikan jumlah yang diberikan, lalu klik Tombol Distribusi dibagian paling bawah. 10. Print SBBK digunakan untuk membuat print out SBBK (hard copy) dalam format Excel. Format Excel memungkinkan pengguna untuk memasukkan informasi tambahan.
Gambar 92. Cetak SBBK Distribusi INN/FDA
2.1.6.2 Distribusi Sewaktu Sediaan Farmasi Distribusi ini dilakukan oleh Instalasi Farmasi pada keadaan tertentu, misal kegiatan sosial, bencana, dan pengeluaran lain di luar distribusi rutin. Untuk mengakses menu ini langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu Distribusi INN/FDA 3. Klik Tab Sewaktu, sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
Gambar 93. Tampilan Permintaan Sewaktu
76
4. Pilihlah apakah unit penerimanya dari internal (Puskesmas) atau eksternal (seperti rumah sakit, kegiatan sosial, institusi lain) 5. Lengkapi data penerima atau organisasi penerima. 6. Klik Simpan. 7. Untuk memasukkan data sediaan farmasi, klik tombol Lihat, sehingga muncul tampilan seperti gambar 94.
Gambar 94. Detail Sediaan Sewaktu
3
Cari nama sediaan farmasi (minimal 3 karakter), kemudian isikan jumlah yang diberikan.
4
Klik Simpan, sehingga data obat yang diberikan dapat dilihat di daftar
5
Print SBBK digunakan untuk membuat print out SBBK (hard copy) dalam format Excel. Format Excel memungkinkan pengguna untuk memasukkan informasi tambahan.
2.1.7 Stok Opname Stok opname digunakan untuk melakukan penyesuaian jumlah obat yang tercatat di dalam sistem dengan jumlah obat fisik yang ada.Stok opname penting dilakukan secara berkala untuk memantau ketersediaan obat. Langkah-langkah yang dilakukan untuk menggunakan fungsi ini: 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu Stok Opname 3. Klik Tambah, untuk membuat dokumen stok opname baru, sehingga muncul tampilan seperti gambar 95
77
Gambar 95. Menambah Stok Opname Sesuai Dengan Periode
4. Isikan informasi yang terkait dengan stok opname yang dilakukan, terutama tanggal. 5. Untuk memproses stok opname, klik tombol Lihat, sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
Gambar 96. Pengisian stok opname
6. Isilah jumlah stok fisik, jika terdapat selisih dapat diberi keterangan. 7. Setelah selesai klik Tombol Simpan.
78
2.1.8 Pemusnahan Sediaan Terdapat 3 macam Pemusnahan Sediaan yaitu: 1. Sediaan Expired 2. Sediaan Rusak 3. Stok Opname
2.1.8.1 Pemusnahan Sediaan Expired Menu ini digunakan untuk menginput informasi pemusnahan Sediaan Expired atau kadaluarsa. Untuk mengaksesnya, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu Pemusnahan Sediaan 3. Klik Tab Sediaan Expired
Gambar 97. Pemusnahan Sediaan Expired
4. Klik tombol Informasi Pemusnahan untuk memasukkan detail informasinya sehingga muncul tampilan seperti gambar 98
79
Gambar 98. Informasi Pemusnahan Sediaan Expired
5. Isikan nomor dokumen, nama lengkap Saksi 1 dan Saksi 2 beserta NIP 6. Klik Simpan
2.1.8.2 Pemusnahan Sediaan Rusak Menu ini digunakan untuk menginput informasi Pemusnahan Sediaan Rusak. Untuk mengaksesnya, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu Pemusnahan Sediaan 3. Klik Tab Pemusnahan Sediaan Rusak
Gambar 99. Pemusnahan Sediaan Rusak
4. Klik tombol Informasi Pemusnahan untuk memasukkan detail informasinya sehingga muncul tampilan seperti gambar 100 80
Gambar 100. Detail Informasi Pemusnahan Sediaan Rusak
5. Isikan nomor dokumen, nama lengkap Saksi 1 dan Saksi 2 beserta NIP 6. Klik Simpan
2.1.8.3 Pemusnahan Stok Opname Menu ini digunakan untuk memasukkan informasi pemusnahan Stok Opname. Untuk mengaksesnya, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu Pemusnahan Sediaan 3. Klik Tab Stok Opname
Gambar 101. Pemusnahan Stok Opname
4. Klik tombol Informasi Pemusnahan untuk memasukkan detail informasinya sehingga muncul tampilan seperti gambar 102 81
Gambar 102. Detail Informasi Pemusnahan Stok Opname
5. Isikan nomor dokumen, nama lengkap Saksi 1 dan Saksi 2 beserta NIP 6. Klik Simpan
82
2.1.9 Retur Menu ini dapat digunakan untuk menginput dan melihat daftar sediaan yang diretur. Untuk mengaksesnya, silakan lakukan langkah berikut 1. Klik Menu Manajemen Logistik 2. Klik Menu Retur 3. Klik tombol Form Retur
Gambar 103. Form Retur Obat
4. Lengkapi data Nama Sediaan, Jumlah Retur, dan Tanggal Retur 5. Klik tombol Simpan
83
2.2 Modul Integrasi Data Integrasi data merupakan pengiriman laporan ke bank data E-Logistik.Pengiriman laporan harus dilakukan setiap bulan dengan tepat waktu. Integrasi data dimaksudkan untuk memudahkan pengiriman laporan ke tingkat yang lebih tinggi dari transaksi mutasi sediaan farmasi di Kabupaten/Kota yang sudah tercatat.Terdapat 4 laporan yang akan diintegrasikan dengan sistem yang ada di Pusat yaitu: 1. Sediaan kadaluarsa dan informasi log data 2. Ketersediaan obatdan informasi log data 3. Persediaan obat puskesmas INN/FDA dan informasi log data 4. Ketersediaan Obat Indikator dan informasi log data Integrasi ini dapat dilakukan dengan 2 mekanisme, yaitu: a. Mekanisme online dengan memanfaatkan web services, dimana alamat pengiriman sudah diisikan pada saat setting aplikasi. b. Mekanisme offline dengan meng-eksport data dalam bentuk zip file, lalu mengirimkannya via email.
2.2.1 Integrasi Laporan Sediaan Kadaluarsa Laporan ini diambil dari laporan sediaan kadaluarsa. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik Integrasi data 2. Pilih sub menu Sediaan Kadaluarsa, sehingga muncul riwayat pengiriman data sebelumnya, termasuk informasi cara kirim, periode dan pengirimannya
Gambar 104. Menambah pengiriman laporan baru ke Bank Data Pusat
84
3. Kemudian klik Kirim Laporan untuk mengirimkan laporan baru, sehingga muncul tampilan seperti gambar 105.
Gambar 105. Metode pengiriman laporan
4. Pilih dengan Web Services jika terhubung internet, atau pilih CSV untuk mengeksport data dalam bentuk zip file. Jangan merubah nama zip file, maupun nama file yang ada di dalam zip file, karena akan mengganggu proses import. 5. Klik Proses, secara otomatis akan menambah log riwayat integrasi data. Jika mengirimkan dalam bentuk zip file, file tersebut dapat dikirimkan ke pengelola E-Logistik pusat untuk diimport ke dalam sistem bank data.
2.2.2 Integrasi Laporan Ketersediaan Obat Dengan cara yang sama, dapat melakukannya untuk laporan ketersediaan obat 1. Klik Integrasi Data 2. Pilih sub menu Ketersediaan Obat sehingga muncul daftar riwayat laporan yang pernah dikirim seperti pada gambar 106
Gambar 106. Integrasi Ketersediaan Obat
3. Pilih Kirim Laporan untuk mengirimkan laporan baru
85
4. Pilih dengan Web Services jika terhubung internet, atau pilih CSV untuk mengeksport data dalam bentuk zip file. Jangan merubah nama zip file, maupun nama file yang ada di dalam zip file, karena akan mengganggu proses import. 5. Klik Proses untuk menyelesaikan laporan. 6. Secara otomatis akan menambah log riwayat integrasi data
2.2.3 Integrasi Laporan Persediaan Obat Puskesmas INN/FDA Laporan ketersediaan obat puskesmas diambil dari laporan LPLPO yang dikirimkan oleh puskesmas setiap bulan.Persediaan obat puskesmas hanya mengambil dari data sisa stok Puskesmas bulan yang bersangkutan. Untuk menggunakan fungsi ini dapat melihat gambar berikut: 1. Klik Integrasi Data 2. Pilih sub menu Persediaan Obat Puskesmas INN/FDA sehingga muncul daftar riwayat laporan yang pernah dikirim
Gambar 107. Integrasi Laporan Persediaan Obat Puskesmas
3. Pilih Kirim Laporan untuk mengirimkan laporan baru 4. Pilih metode pengiriman (web services atau CSV) 5. Klik Proses untuk menyelesaikan laporan. 6. Secara otomatis akan menambah log riwayat integrasi data
86
2.2.4 Integrasi Laporan Obat Indikator Dengan cara yang sama, dapat melakukannya untuk laporan ketersediaan obat indikator 1. Klik Integrasi Data 2. Pilih sub menu Obat Indikator sehingga muncul daftar riwayat laporan yang pernah dikirim
Gambar 108. Integrasi laporan obat indikator
3. Pilih Kirim Laporan untuk mengirimkan laporan baru 4. Pilih dengan Web Services jika terhubung internet, atau pilih CSV untuk mengeksport data dalam bentuk zip file. Jangan merubah nama zip file, maupun nama file yang ada di dalam zip file, karena akan mengganggu proses import. 5. Klik Proses untuk menyelesaikan laporan. 6. Secara otomatis akan menambah log riwayat integrasi data
87
2.3 Modul Laporan Modul laporan merupakan fungsi manajemen data dan early warning system. Laporan dibuat dalam bentuk data tabuler yang dapat dieksport ke dalam format Spreadsheet sehingga dapat dimanfaatkan untuk analisis yang lebih spesifik.
2.3.1 Laporan Stok Sediaan Menu ini digunakan untuk melihat data stok sediaan serta informasi transaksi dan aset. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Stok Sediaan
Gambar 109. Laporan Stok Sediaan
88
3. Terdapat beberapa filter seperti gambar diatas. Pilih jenis program, rentang waktu, sumber dana, dan kategori obat sesuai dengan kebutuhan. 4. Klik Show untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih sehingga akan terlihat daftar stok obat serta informasi aset 5. Klik Eksport untuk mendownload file excel.
2.3.2 Laporan Sediaan Kadaluarsa Menu ini digunakan untuk melihat data sediaan kadaluarsa. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Sediaan Kadaluarsa
Gambar 110. Laporan Sediaan Kadaluarsa
89
3. Terdapat beberapa filter seperti gambar diatas. Pilih waktu, sumber dana, dan kategori. 4. Klik Show untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih sehingga akan terlihat daftar sediaan yang kadaluarsa. 5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet 6. Terdapat 3 warna berbeda pada kolom laporan ketersediaan. Warna tersebut didasarkan pada masa sebelum tanggal kadaluarsa. Warna biru menunjukkan masa berlaku sediaan farmasi sebelum kadaluarsa masih dianggap aman atau lebih dari 6 bulan. Warna kuning menunjukkan masa berlaku sediaan farmasi 4 – 6 bulan sebelum kadaluarsa atau perlu perhatian. Warna merah menunjukkan sediaan farmasi sudah mendekati kadaluarsa atau kurang dari 3 bulan. Sediaan farmasi dengan kolom berwarna merah sebaiknya mendapatkan perhatian lebih dan segera didistribusikan.
90
2.3.3 Laporan Penerimaan Sediaan Menu ini digunakan untuk melihat laporan penerimaan sediaan. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Penerimaan Sediaan
Gambar 111. Laporan Penerimaan Barang
3. Terdapat beberapa filter seperti gambar diatas. Pilih sumber dana, kategori, dan rentang waktu.
91
4. Klik Show untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih sehingga akan terlihat daftar penerimaan sediaan. 5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
2.3.4 Laporan Pengeluaran Sediaan Menu ini digunakan untuk melihat laporan pengeluaran sediaan. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Pengeluaran Sediaan
Gambar 112. Laporan Pengeluaran
3. Terdapat beberapa filter seperti gambar diatas. Pilih kecamatan, Puskesmas, kategori, periode dan sumber dana. 4. Klik Show untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih sehingga akan terlihat daftar pengeluaran sediaan. 5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet 6. Klik Lihat untuk melihat distribusi sediaan farmasi ke masing-masing unit penerima
92
Gambar 113. Detail Laporan Pengeluaran
93
2.3.5 Kartu Stok Modul ini digunakan untuk melihat kartu stok. Terdapat 2 mekanisme untuk melihat kartu stok yaitu 1). Berdasarkan nama INN (Generik) dan 2) Berdasarkan nama paten/brand/dagang.
2.3.5.1 Berdasarkan Nama INN (Generik) Menu ini dapat digunakan untuk melihat kartu stok berdasarkan nama INN (Generik). Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Kartu Stok 3. Pilih tab Nama INN (Generik)
Gambar 114. Kartu Stok Berdasarkan Nama Generik
4. Pilih sumber dana dan nama sediaan sesuai kebutuhan 5. Klik Go! untuk menampilkan kartu stok 6. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
94
2.3.5.2 Berdasarkan Nama Paten/Brand/Dagang Menu ini dapat digunakan untuk melihat kartu stok berdasarkan nama dagang. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Kartu Stok 3. Pilih tab Nama Dagang
Gambar 115. Kartu Stok Berdasarkan Nama Dagang
95
4. Pilih sumber dana dan nama sediaan sesuai kebutuhan 5. Klik Go! untuk menampilkan kartu stok 6. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
2.3.6 Laporan LPLPO INN/FDA Menu ini dapat digunakan untuk melihat LPLPO di Puskesmas. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Laporan LPLPO INN/FDA
Gambar 116. Laporan LPLPO Per Unit Penerima
3. Pilih Kecamatan, Puskesmas, dan periode laporan sesuai kebutuhan 4. Klik Show untuk menampilkan daftar sediaan berdasarkan format LPLPO 5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
96
2.3.7 Laporan Ketersediaan Obat Menu ini dapat digunakan untuk melihat ketersediaan obat. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Ketersediaan Obat
Gambar 117. Laporan Ketersediaan
3. Pilih periode, nama program, kategori obat, dan nama sediaan 4. Klik Show untuk menampilkan daftar sediaan berdasarkan format LPLPO 5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
97
2.3.8 Laporan Persediaan Obat Puskesmas INN/FDA Modul ini dapat digunakan untuk melihat persediaan obat Puskesmas. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Persediaan Obat Puskesmas INN/FDA
Gambar 118. Laporan Persediaan Obat Puskesmas INN/FDA
3. Pilih periode dalam bulan 4. Klik Show untuk menampilkan daftar persediaan obat INN/FDA puskesmas.
98
2.3.9 Laporan Ketersediaan Obat Indikator Modul ini dapat digunakan untuk melihat ketersediaan obat indikator. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Ketersediaan Obat Indikator
Gambar 119. Laporan Ketersediaan Obat Indikator
3. Pilih periode dalam bulan 4. Klik Show untuk menampilkan ketersediaan obat indikator 5. Tanda ‘x’ menunjukkan tidak tersedianya obat indikator 6. Tanda centang ‘v’ menunjukkan tersedianya obat indikator
99
2.3.10 Laporan Mutasi Obat per Puskesmas Modul ini dapat digunakan untuk melihat mutasi obat per puskesmas. Untuk mengakses fungsi ini dapat melakukan langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Pilih sub menu Mutasi Obat per Puskesmas
Gambar 120.Laporan Mutasi Obat per Puskesmas
3. Pilih periode dalam bulan 4. Klik Show untuk menampilkan Mutasi Obat per Puskesmas
100
Bab V Memanfaatkan Bank Data E-Logistik 1. Akses Bank Data E-Logistik Bank
data
merupakan
tempat
untuk
mengintegrasikan
data
dari
semua
E-
Logistiktingkatkabupaten/kota dan provinsi.Selain untuk mengumpulkan data pelaporan, Bank data E-Logistik juga digunakan untuk monitoring laporan dari semua tingkatinstalasi farmasi.Bank data berada di Kementerian Kesehatan dan hanya dapat diakses secara online. Untuk mengakses Bank data e-Logistik dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Dengan menggunakan browser Google Chrome buka URL dengan alamat http://bankdataelog.kemkes.go.id/e-logistics-dc/ 2. Terdapat beberapa menu yang dapat dilihat sebagai berikut
Gambar 121. Menu Utama Bank Data
3. Klik Menu Laporan, sehingga menampilkan beberapa menu seperti gambar diatas 4. Fungsi bank data adalah untuk menampilkan informasi terkait E-Logistik yang digunakan olehsemua Instalasi Farmasi
101
2. Registrasi 1. Setelah masuk ke halaman bank data E-Logistik, silakan pilih Menu Registrasi sehingga muncul tampilan seperti gambar 122
Gambar 122. Registrasi Bank Data E-Logistics
2. Isikan data berikut pada form registrasi: a. Nama Lengkap : isikan nama lengkap b. Email
: isikan alamat email aktif, karena akan digunakan untuk validasi
c. Kontak Person : isikan nomor telepon aktif yang dapat dihubungi 3. Klik tombol Simpan,lakukan konfirmasi akun melalui link yang telah dikirimkan ke email yang telahdidaftarakan. Catatan: Anda bisa membuka folder Spam email jika email konfirmasi tidak adadalam inbox.
Gambar 123. Konfirmasi Registrasi
102
4. Klik VALIDASI, setelah itu akan langsung diarahkan menuju halaman validasi akun seperti tampilan pada gambar 124
Gambar 124. Validasi Registrasi
5. Terdapat 5 kolom isian pada saat validasi: a. User ID
: Otomatis terisi, sesuai data saat melakukan registrasi
b. Nama Lengkap
: Otomatis terisi, sesuai data saat melakukan registrasi
c. Group
: Pilih group yang sesuai
d. Password
: Tuliskan password, maksimal 8 digit
e. Konfirmasi Password
: Tuliskan ulang password
6. Klik tombol Simpan
103
3. Login Untuk login, silakan klik tombol Login di pojok kanan atas sehingga muncul tampilan seperti gambarmuncul tampilan seperti gambar 125
Gambar 125. Login Bank Data E-Logistics
1. Email
: masukkan alamt email yang sudah didaftarkan
2. Password
:masukkan password
3. Klik Sign in
4. Melihat Dashboard Dashboardbank data E-Logistik menampilan lima informasi menggunakan visualisasi peta dan chart yang meliputi: 1. Informasi Bank Data 2. Peta Ketersediaan Obat Indikator Nasional 3. Chart Ketersediaan Obat Indikator Nasional 4. Laporan terkirim Obat Kadaluarsa dan Ketersediaan Obat di Tingkat Provinsi 5. Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa, Ketersediaan Obat, dan Obat Indikator di Tingkat Kabupaten
104
4.1.
Dashboard Presentase Pelaporan Obat Indikator Puskesmas
Gambar 126. Statistik Pelaporan Obat Indikator
1. Jumlah Puskesmas yang sudah mengirimkan laporan 2. Total item ketersediaanobat indikator 3. Persentase ketersediaan obat indikator dihitung berdasarkan kumulatif nasional
4.2.
Peta Ketersediaan Obat Indikator Nasional
Gambar 127. Peta Ketersediaan Obat Indikator Nasional
105
4.3.
Ketersediaan Obat Indikator Nasional Per Item
Gambar 128. Presentase Ketersediaan Per Item Obat Indikator Nasional
4.4.
Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa dan Ketersediaan Obat di Tingkat Provinsi
Gambar 129. Presentase Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa dan Ketersedian di Tingkat Propvinsi
106
4.5.
Laporan Obat Kadaluarsa, Ketersediaan Obat, dan Obat Indikator di Tingkat
Kabupaten
Gambar 130. Laporan Terkirim Obat Kadaluarsa, Ketersediaan, & Obat Indikator di Tingkat Kabupaten
5. Melihat Laporan Rutin Obat dan BMHP Terdapat 4 sub-menu laporan rutin yaitu: 1. Laporan masuk 2. Laporan ketersediaan 3. Laporan Kadaluarsa 4. Laporan Obat Indikator
5.1.
Laporan Masuk
Menu Laporan pada bank data E-Logistik digunakan untuk monitoring pengiriman laporan yang dilakukan oleh instalasi Farmasi di semua tingkat, sesuai dengan filter wilayah. Untuk mengaksesnya dapat mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Klik menu Laporan Masuk
107
Gambar 131. Melihat Laporan Masuk
3. Terdapat beberapa filter seperti terlihat pada gambar 131. Pilih wilayah, jenis laporan, dan periode laporan 4. Klik Proses untuk menampilkan data sesuai filter yang dipilih 5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
108
5.2.
Laporan Ketersediaan
Digunakan untuk melihat data ketersediaan obat dan BMHP sesuai dengan filter wilayah. Untuk mengaksesnya dapat mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Klik menu Ketersediaan
Gambar 132. Laporan Ketersediaan
6. Klik button Semua apabila ingin menampilkan laporan dengan filter wilayah 7. Klik button Periode apabila ingin menampilkan laporan dengan filter wilayah dan waktu 8. Pilih filter wilayah, sumber dana, kategori obat, kelompok, dan kategori sediaan farmasi 9. Klik Proses untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih 109
10. Terdapat 3 warna berbeda pada kolom laporan ketersediaan. Warna tersebut didasarkan pada tingkat ketersediaan (bulan) sediaan farmasi. Warna biru menunjukkan ketersediaan sediaan farmasi masih dianggap cukup untuk lebih dari 6 bulan ke depan. Warna kuning menunjukkan ketersediaan sediaan farmasi perlu perhatian atau tersedia untuk 3-6 bulan ke depan. Warna merah menunjukkan ketersediaan sediaan farmasi mencukupi untuk kurang dari 3 bulan. 11. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
110
5.3. Laporan Kadaluarsa Menu ini digunakan untuk menampilkan data obat kadaluarsa sesuai dengan filter wilayah. Untuk mengaksesnya dapat mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Klik menu Laporan Kadaluarsa
Gambar 133. Laporan Kadaluarsa
3. Pilih filter berdasarkan kategori sediaan farmasi, sumber dana, kategori obat, dan wilayah 4. Klik Proses untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih
111
5. Terdapat 3 warna berbeda pada kolom laporan kadaluarsa. Warna tersebut didasarkan pada masa sebelum tanggal kadaluarsa. Warna biru menunjukkan masa berlaku sediaan farmasi sebelum kadaluarsa masih dianggap aman atau lebih dari 6 bulan. Warna kuning menunjukkan masa berlaku sediaan farmasi 4 – 6 bulan sebelum kadaluarsa atau perlu perhatian. Warna merah menunjukkan sediaan farmasi sudah mendekati kadaluarsa atau kurang dari 3 bulan. Sediaan farmasi dengan kolom berwarna merah sebaiknya mendapatkan perhatian lebih dan segera didistribusikan. 6. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
112
5.4.
Laporan Obat Indikator
Menu ini digunakan untuk menampilkan data Obat Indikator sesuai dengan filter wilayah dan periode. Untuk mengaksesnya dapat mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Laporan 2. Klik menu Obat Indikator
Gambar 134. Laporan Obat Indikator
3. Pilih filter berdasarkan tingkat (Nasional/Provinsi/Kabupaten), wilayah dan periode. 4. Klik Proses untuk menampilkan laporan sesuai filter yang dipilih 5. Klik Eksport untuk mendapatkan file Spreadsheet
113
6. Tools Master Data 6.1.
Download Master Data Obat
Menu ini digunakan untuk mendownload master data obat. Untuk mengaksesnya dapat mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik menu Tools 2. Klik menu Download Master Obat,sehingga muncul tampilan sebagai berikut
Gambar 135.Download Master Data
3. Masukkan periode pada kolom Dari tanggal dan Sampai Tanggal 4. Klik Searchuntuk menampilkan daftar obat pada periode yang sudah dipilih 5. Klik Get Link Downloaduntuk mendapatkan link download, kemudian akan muncul tampilan Download Here 6. Klik tombol Download Here untuk mendownload file json, seperti tampilan gambar 136
114
Gambar 136. Mendapatkan Link Download Master Data
6.2.
Import Obat Indikator
Menu ini digunakan untuk memasukkan data obat indikator. Ada dua cara untuk memasukkannya, yaitu entri manual dan menggunakan fungsi import laporan sesuai template.
6.2.1 Entri Manual Menginput data obat indikator dapat dilakukan dengan cara entri data manual. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Klik menu Tools 2) Klik sub menu Import Obat Indikator seperti terlihat pada gambar 137
Gambar 137. Import Obat Indikator Menggunakan Entri Manual
115
3) Klik tombol Entri Manual, sehingga muncul tampilan seperti berikut
Gambar 138. Entri Manual Obat Indikator
4) Pilih Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, Puskesmas, dan Periode yang sesuai 5) Masukkan data obat indikator 6) Klik Simpan
116
6.2.2. Import Obat Indikator Menggunakan Template Menu ini digunakan untuk memasukkan data obat indikator menggunakan file CSV sesuai template. Untuk menggunakan fungsi ini dapat mengikuti langkah berikut 1) Klik menu Tools 2) Klik menu Import Obat Indikator sehingga muncul tampilan seperti gambar 139
Gambar 139. Import Laporan Menggunakan Template
3) Klik tombol Download Template, kemudian akan terdownload file CSV 4) Gunakan file tersebut untuk mengisikan obat indikator. Save as dengan tipe file *.csv. Nama file tidak boleh menggunakan tanda baca kecuali tanda garis bawah ‘_’ 5) Klik tombol Import Laporan, untuk mengupload file ke dalam bank data sehingga muncul tampilan seperti gambar 140
Gambar 140. Upload File pada Import Obat Indikator
117
6) Pilih Periode dalam bulan dan tahun 7) Klik tombol Pilih File, kemudian arah ke dalam folder tempat menyimpan file obat indikator dalam bentuk CSV. 8) Klik tombol Upload
6.3. DatabasePuskesmas Menu ini digunakan untuk melihat database Puskesmas beserta kode dan alamatnya. Untuk mengaksesnya dapat mengikuti langkah berikut. 1) Klik menu Tools 2) Klik sub menu Puskesmas sehingga muncul tampilan seperti gambar 141
Gambar 141. Melihat Daftar Nama Puskesmas
3) Kolom Search dapat digunakan untuk pencarian lebih cepat dengan mengetikkan nama Puskesmas.
118
6.4. Entri Ketersediaan Obat Menu ini digunakan untuk memasukkan data ketersediaan obat secara manual. Untuk mengaksesnya dapat mengikuti langkah berikut. 1) Klik menu Tools 2) Klik menu Ketersediaan Obat sehingga muncul tampilan seperti gambar 142
Gambar 142. Menu Entri Ketersediaan Obat Secara Manual
3) Terdapat filter wilayah dan periode yang dapat diisi untuk mempercepat pencarian data 4) Klik Detail untuk melihat ketersediaan obat tiap Kabupaten/Kota 5) Klik tombol Entri Manual untuk memasukkan data ketersediaan obat secara manual, sehingga muncul tampilan seperti gambar 143
119
Gambar 143.Entri Ketersediaan Obat Secara Manual
6) Pilih Provinsi, Kabupaten, dan Periode 7) Masukkan data sediaan farmasi di kolomObat Tambahan. 8) Masukkan Stok Akhir dan Penggunaan Rata-rata. 9) Klik tombol Tambah
120
