Warehouse and Distribution [PDF]

Citation preview

LOGISTIC MANAGEMENT



Warehouse and Distribution



FUNGSI ORGANISASI Melakukan Proses penerimaan , penyimpanan , dan distribusi spare parts ke seluruh cabang dan customer . Konsep dasar :



Mampu melayani customer secara cepat , tepat dan terjamin dengan biaya terendah .



DEFINISI WAREHOUSE DAN STORAGE • Warehouse : Adalah sebuah bangunan yang didalamnya terdapat barang/material yang tertata rapi yang perlu dirancang dengan cermat dan pemakaiannya harus seoptimal mungkin. • Storage : Adalah tempat penyimpanan barang • 1. 2. 3. 4.



Ada empat alasan dasar untuk menggunakan ruang penyimpanan: Mengurangi transportasi & biaya produksi Mengkoordinasikan suplai dan permintaan Membantu dalam proses produksi Membantu dalam proses pemasaran



FUNGSI WAREHOUSE DAN SISTEM PENYIMPANAN



Sebagai pengaman asset atau stock barang/material milik suatu perusahaan agar terhindar dari kemungkinan terjadinya kerusakan akibat dua unsur, yaitu : 1. 2.



Destruktif : seperti cuaca, suhu, benturan, kebakaran Kehilangan : akibat disengaja ataupun kelalaian



Sistem penyimpanan dapat dipisahkan menjadi dua fungsi penting: 1. Inventarisasi holding (fungsi Storage) 2. Material Handling fungsi – Bongkar muat kegiatan – Memindahkan produk dari dan ke berbagai lokasi di dalam gudang – Order picking.



FUNGSI PENYIMPANAN Fasilitas penyimpanan dirancang sekitar empat fungsi utama: Holding Consolidation Break bulk Mixing 1. Holding • Manfaat yang paling nyata dari fasilitas penyimpanan adalah untuk memberikan perlindungan dan pengelolaan inventory dengan tertib • Jangka waktu barang memegang dan persyaratan untuk penyimpanan menentukan konfigurasi fasilitas dan tata letak 2. Consolidation Jika barang berasal dari sejumlah sumber, akan lebih ekonomis dengan membangun tempat pengumpulan untuk mengkonsolidasikan pengiriman yang kecil kecil menjadi satu satu pengiriman yang lebih besar



Figure 11.2 Distribution warehouse used to consolidate small inbound shipments into larger outbound shipments



3. Break – Bulk • Menggunakan fasilitas penyimpanan untuk break-bulk adalah kebalikan dari menggunakannya untuk mengkonsolidasikan pengiriman. • Break-bulk adalah hal umum di distribusi atau terminal warehouse, ketika transportasi inbound lebih kecil dari unit per outbound, ketika pesanan pelanggan lebih kecil dari jumlah beban kendaraan, dan ketika jarak antara produsen dan pelanggan jauh.



Figure 11.4. Distribution warehouse used to break-bulk



4. Mixing • Perusahaan yang membeli produk dari banyak produsen untuk mengisi permintaan dari banyak pelanggan / plant akan menemukan bahwa membangun gudang sebagai poin untuk menggabungkan produk yang beragam akan membuat transportasi lebih ekonomis • Tanpa point untuk menggabungkan, pesanan pelanggan dapat disuplai langsung dari poin produksi dengan biaya transportasi tinggi dengan pengiriman volume kecil • Beragam produk akan dikumpulkan di satu titik dan kemudian dikumpulkan menjadi satu orderan dan kemudian dikirim lanjut kepada pelanggan.



Figure 11.5. Generalized example of distribution warehouse used for mixing



WAREHOUSE OPERATION



Purchasing Incoming



Warehouse



HOUSE KEEPING



- Receiving - Quality Assurance - Binning



Outgoing



- Picking - Stock taking



- Packing



- Relocation



- QA



Tujuan : - Lead Time tercepat - Discrepancy kecil >>> 0 - Man Power optimal



- Distribusi



User Customer



Incoming Proses Dalam Incoming Proses ada beberapa aktivitas di warehouse, yang meliputi : • Receiving • Quality Assurance • Binning Jadi secara keseluruhan Incoming Proses adalah : Segala aktivitas dari proses receiving parts/barang sampai dengan parts/barang siap jual/pakai dan dijamin tidak ada kesalahan fisik.



Receiving Receiving adalah Proses penerimaan parts/material di warehouse dari hasil purchasing ke supplier, baik parts tsb untuk stock maupun ex Emergency Order.



Objective : • Parts yg diterima dari supplier dapat dijamin kesesuaiannya dengan dokumen PO dan Invoicenya • Status On the way/intransit menjadi Under binning • Lead time proses parts menjadi Stock On Hand bisa terjamin ketepatannya.



Yang harus dilakukan saat proses receiving adalah sbb : • Menerima barang dalam bentuk case yg disertai dokumen • Mengecek kesesuaian case dengan dokumen, baik jumlah maupun nomer case itu sendiri • Memeriksa kondisi case yang diterima dan apabila ditemukan kejanggalan harus didokumentasikan. • Proses updating di system (itemize) • Checking itemize phisik parts yang diterima, baik PN, jumlah barang maupun kondisi barang.



Quality Assurance



Quality assurance adalah beragam aktivitas dalam proses pemantauan kualitas barang melalui metode pemeriksaan visual. Proses Quality Assurance dilakukan dengan cara : 1. Pemeriksaan kondisi Case Dalam proses ini harus dipastikan bahwa casenya sesuai dng dokumen/po dan kondisinya tidak rusak. 2. Pemeriksaan kondisi fisik barang/parts Dalam proses ini kondisi fisik parts harus sesuai dng jumlah di PO dan kondisi fisik tidak cacat.



Quality Assurance GR Check kondisi case



Check itemize



N



Diff



Y Y



Claim to vendor Confirm binning



Good



N



Check itemize



Y Berita acara



Diff



N



Claim to forwarder



Confirm binning



Binning



Binning adalah aktivitas penyimpanan barang di warehouse dan sekaligus mengkonfirmasikan/entry ke system. Objective : - Parts telah dilokasikan sesuai dengan karakteristik dan sesuai dengan nomer lokasinya. - Status parts under binning disystem berubah menjadi On Hand Procedure : - Satu lokasi harus untuk satu item - Lokasi parts harus sesuai dengan karakteristik parts - System lokasi harus standard dan tercatat di system



Sistem Lokasi Parts Sistem penomoran Lokasi • Tujuan : untuk mempermudah pengambilan parts dari lokasi, mendistribusikan parts yang akan disimpan/dilokasikan dan mempermudah didalam kontrol stock parts. Objective : - Lokasi parts tersistematis dan urut berdasarkan moving parts - Semua parts punya lokasi yang jelas - Mudah dalam penempatan dan pengambilan parts Prosedure penomoran lokasi Dalam penomoran lokasi parts, pada umumnya diberikan kode huruf dan angka yang berurutan berdasarkan standard aturan sistem yang ada.



Sistem pengelompokan lokasi Sistem penomoran lokasi dapat dikelompokan menjadi empat group sbb : • Group I Baris rak didalam area • Group II Code level didalam gudang • Group III Lajur/section dari rak • Goup IV Nomor kotak didalam tingkat rak Nomor lokasi parts biasanya menggunakan kode huruf dan angka yang berurutan, sbb : • Alphabet : A, B, C, D dst • Angka : 0 , 1 , 2 , 3 dst Contoh : Group I



1



0



Group II



1



A



Group III



0



1



Group IV



0



3



Contoh : 101A0103



1 2



Contoh



3



4



5



House Keeping Adalah segala activitas yang ada di warehouse untuk menjaga parts yang ada di dalam warehouse agar :



1. Selalu dalam kondisi siap pakai 2. Bisa mendukung operasional di Warehouse menjadi lebih effisien. House Keeping dibedakan menjadi sbb : 1. Stock Taking 2. Relokasi



Stock Taking Adalah aktivitas pencocokan jumlah phisik parts di warehouse dengan jumlah parts yang ada di system. Proses Stock Taking dibedakan menjadi 2 macam, yaitu : 1. Schedule Stock Taking 2. Unschedule Stock Taking 1. Schedule Stock Taking : adalah proses stock taking berdasarkan rank parts/frekwensi pemakaian parts dalam satu tahun. Frekwensi Schedule Stock Taking sbb : • Frekwensi 12 = Stock Taking dilakukan tiap bulan • Frekwensi 4 = Stock Taking dilakukan 3 bulanan • Frekwensi 2 = Stock Taking dilakukan 6 bulanan • Frekwensi 1 = Stock Taking dilakukan 1 tahun sekali



Stock Taking 2. Unschedule Stock Taking, adalah proses stock taking yang dilakukan atas dasar kebutuhan, berdasarkan : a. Lokasi Parts b. Part Number



Relokasi Adalah Proses pemindahan parts dari suatu nomor lokasi ke nomor lokasi yang lain. Latar belakang dari proses ini adalah : 1. Karena over kapasitas dalam 1 lokasi 2. Karena terjadi pengurangan stock (Down Sizing) 3. Perpindahan warehouse Objective : 1. Agar parts tersimpan pada lokasi yang semestinya 2. Mendukung operational di warehouse menjadi lebih effisien.



Outgoing Segala aktivitas dalam proses pengeluaran barang dari warehouse berdasarkan PO NO yang ada. Prosedur Outgoing : - First in first out (FIFO sistem) - Setiap pergerakan parts harus sesuai dng dokumen - Setiap pergerakan parts harus dicatat di Bin Card - Setiap parts yg keluar harus lolos QA dulu



Outgoing Flow proses :



Y Order (PO)



Generate Issue



N Find



Purchase



Re-check



Y



Picking



N



Packing



Diff



Document



Customer



Distribusi



Distribusi adalah proses pengiriman parts dari suatu warehouse ke customer ataupun ke cabang cabang . Latar belakang dari proses distribusi adalah :



1. Adanya permintaan yang bersifat emergency dari cabang 2 Mutasi parts untuk memenuhi stock cabang 3. Ada order dari customer . Objective :  Agar leadtime pengiriman sesuai dengan yang dijanjikan  Agar warehouse shipping expenses dapat terkendali .



CONTOH ASPEK YG DIPERHATIKAN CAB PEMINTA



FORWARDER



- Permintaan diluar jam kerja/libur



- Mekanisme ambil parts tdk sesuai keinginan kita



- Permintaan diluar shipment schd - Jumlah item diminta banyak



- Keterbatasan flight - Over load



CAB PENGIRIM



- Kurang memperhatikan priority flight & shipment - Berat & dimensi diatas ketentuan std plane



- Kurang mengexplore alternative shipment



Management Distribusi Adalah Sistem distribusi (pengiriman) antar cabang melalui armada pengiriman Darat, Laut dan Udara yang yang mengacu pada schedule shipment dan FIRST FLIGHT PRIORITY serta jadwal pick up warehouse guna mencapai standard L/T yg sesuai dengan skenario pengiriman. Manfaat : 1. Customer akan mendapatkan kepastian LEAD TIME yg disesuaikan dengan skenario pengiriman. 2. Kemudahan proses monitoring dengan adanya flight/shipment schedule karena mengacu pada : “ FIRST FLIGHT / SHIPMENT PRIORITY SCHEDULE “



fixed



Warehouse & Shipping Expenses Adalah Biaya² (Expenses) yang terjadi akibat adanya pengiriman barang, yang akan berpengaruh pada operating expense (OPEX) UT. Aturan normatif pengiriman FRGT TY ORD TY



AIR FREIGHT



TRANSIT



OPTIONAL W < 60 Kg



98XXXXXXXX



CEPAT



OPTIONAL



83XXXXXXXX



84XXXXXXXX



REGULAR



LAND



PILIH YANG LEBIH EFEKTIF & EFISIEN



U/C, GET ACCU, FILTER NISSAN



SEA FREIGHT



Non: UC, GET ACCU, FILTER, NISSAN



OPTIONAL



OPTIONAL



REGULAR



CEPAT