Dwi Cahyo Prasetyo T2 ADPU4338 [PDF]

Citation preview

Nama : Dwi Cahyo Prasetyo Nim



: 041076887



Jurusan Administrasi Negara



Tugas 2 1. Uraikan tentang proses perencanaan proyek 2. Uraikan secara rinci tentang kegunaan penjaminan mutu 3. Buatlah rencana kerja Anda secara detail dan lengkap dalam tiga bentuk, yaitu Bentuk Tabel, Bentuk Bagan, dan Bentuk Diagram (jaringan)



Jawaban 1. Perencanana proyek diartikan sebagai keputusan tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan di amsa yang akan datang. Fungsi perencanaan merupakan salah satu fungsi penting dalam kegiatan manajemen. Perencanaan berfungsi meletakkan dasar tujuan dan menyusun urutan langkah untuk mencapai tujuan suatu kegiatan organisasi. Kegiatan perencanaan ini akan memabntu mengarhkan pelaksanaan proyek selaras dengan rencana yang telah dibaut dalam rangka untuk mencapai tujuan tertentu. Melalui kegiatan perencanaan ini juga, kegiatan proyek akan mudah dievaluasi, sehingga tindakan- tindakan koreksi atas gejala penyimpangan dapat dilakukan secara tepat. Proses Perencanaan Proyek mencakup beberapa kegiatan yaitu : a. Menetapkan tujuan, tujuan akan menjadi pedoman yang memberikan arah gerak segala kegiatan yang akan dilaksanakan. b. Menentukan sasaran, yaitu titik-titik tertentu yang akan dicapai bila organisasi akan mewujudkan tujuannya. c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan, berarti sejauh mana persiapan dan potensi organisasi dapat digunakan untuk mencapai sasaran yang ada. d. Memilih alternatif, alternatif untuk mencapai tujuan atau sasaran dapat dikembangkan melalui pemberdayaan potensi organisasi, alternatif yang dipilih menjadi keputusan harus feasible dan rasional. e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan, proses ini terdiri dari penetapan



langkah-langkah



terbaik



yang



dapat



dilaksanakan



untuk



mewujudkan sasaran atau tujuan yang telah dibuat. Tujuan dilakukannya perencanaan proyek adalah sebagai berikut : a. Perencanaan proyek mendorong upaya untuk berkoordinasi antara pimpinan proyek dengan pihak lain. Koordinasi tersebut dapat menyebabkan para pimpinan dan pekerja proyek mengetahui dan memahami apa yang akan dikerjakan atau apa yang akan dituju oleh organisasi proyek dan apa usaha masing-masing unit kerja proyek untuk mencapai tujuan proyek. b. Perencanan proyek juga mengurangi ketidakpastian sebab perencanana proyek membuat para pimpinan harus memandang ke depan untuk mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan dan membangun sikap tanggal organisasi proyek yang seharusnya, memastikan konsekuensi tindakan para pimpinan saat menghadapi perubahan. c. Perencanaan proyek juga mengurangi tumpang tindih aktivitas dan aktivitas yang tidak perlu. Artinya dengan adanya jadwal kegiatan-kegiatan kerja proyek dan daftar sumber daya proyek yang digunakan untuk kegiatan proyek. d. Perencanaan proyek menghasilkan tujuan atau standar yang digunakan dalam fungsi pengawasan proyek.



2. Penjaminan kualitas atau mutu adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan tertentu dari kualitas. Kebutuhan tersebut merupakan refleksi dari kebutuhan pelanggan. Penjaminan kualitas/mutu biasanya membutuhkan evaluasi secara terus-menerus dan biasanya digunakan sebagai alat bagi manajemen. Penjaminan kualitas merupakan kegiatan untuk memberikan bukti-bukti untuk membangun kepercayaan bahwa kualitas dapat berfungsi secara efektif. Menurut Yorke Tujuan terhadap kualitas/mutu adalah sebagai berikut : a. Membantu



perbaikan



dan



peningkatan



secara



terus-menerus



dan



berkesinambungan melalui praktek yang terbaik dan mau mengadakan inovasi. b. Memudahkan mendapatkan bantuan, baik pinjaman uang atau fasilitas atau



bantuan lain dari lembaga yang kuat dan dapat dipercaya. c. Menyediakan informasi pada masyarakat sesuai sasaran dan waktu secara konsisten dan bila mungkin, membandingkan standar yag telah dicapai dengan standar pesaing. d. Menjamin tidak akan adanya hal-hal yang tidak dikehendaki. Selain itu tujuan dari diadakannya penjaminan mutu ini adalah agar dapat memuaskan berbagai pihak yang terkait di dalamnya, sehingga dapat berhasil mencapai sasaran masing-masing. Penjaminan kualitas merupakan bagian yang menyatu dalam membentuk kualitas produk dan jasa suatu organisasi atau perusahaan. Mekanisme penjaminan mutu yang digunakan juga harus dapat menghentikan perubahan bila dinilai perubahan tersebut menuju ke arah penurunan atau kemunduran.



3. Rencana Kerja dalam bentuk Tabel



Kegiatan Pengurusan Izin Operasional Sekolah



NO



PEKERJAAN/ KEGIATAN



1



Kepala Sekolah Mengajukan Surat Permohonan Izin



2



Operasional Sekolah. Berkas yang bersangkutan diterima untuk ditindaklanjuti.



3



Pembuatan Surat Keputusan Izin Operasional Oleh Staf.



4



Surat Keputusan Izin Operasional dinaikkan ke kasi untuk



5



diteliti. Surat Keputusan Izin Operasional dinaikkan ke Kabid untuk



6



diparaf. Surat Keputusan Izin Operasional dinaikkan ke Sekdin untuk



7



diparaf. Surat Keputusan Izin Operasional dinaikkan ke Kadis untuk



8



ditanda tangani. Surat diturunkan ke Bagian Umum Untuk di buat nomor registrasi dan di Stempel.



Waktu 30 Menit 20 Menit 5 Menit 2 Menit 2 Menit 2 Menit 5 Menit 2 Menit



Surat Keputusan Izin Operasional diserahkan ke Kepala 9



Sekolah yang telah mengajukan izin operasional.



30 Menit