Erp Pt. Garuda Food1 [PDF]

Citation preview

PENDAHULUAN



1.1 Latar Belakang Enterprise Resource Planning (ERP) sistem adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory dan biaya kerugian akibat 'machine fault'. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadai, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory. Agar perusahaan menjadi kompetitif dalam pasar global yang dinamis, maka perusahaan tersebut membutuhkan sistem informasi terintegrasi yang mampu memberikan informasi secara komprehensif kepada manajemen untuk membuat keputusan-keputusan manajerial secara akurat. Dengan demikian melalui sistem informasi terintegrasi yang akurat dan proses manajemen yang efektif, akan memberikan suatu keunggulan kompetitif bagi perusahaan dan akan menghasilkan keputusan manajemen yang tepat. ERP mengelola operasi dan fungsi-fungsi pendukung dari perusahaan dengan harus memperhatikan sumber-sumber daya kritis dari perusahaan. Fungsifungsi perusahaan yang harus dilibatkan dalam suatu proses ERP adalah: perencanaan bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategik), peramalan, proses perencanaan



(perencanaan



produksi,



pembelian,



manajemen



persediaan,



pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja manufakturing), finansial (payrol, penetapan biaya produksi, hutang, piutang, harta tetap, general ledger), sumber daya manusia, sistem informasi, rekayasa, pabrik dan peralatan.



PT. Garuda Food merupakan salah satu perusahaan agribisnis di Indonesia yang mengolah produk pertanian di bagian hilir. Produk yang dihasilkan merupakan snack yang bahan bakunya berasal dari pertanian yang dilakukan di hulu, seperti: kacang tanah yang diolah menjadi produk seperti Kacang Garuda, coklat kakao yang diolah menjadi produk Gery Chocolatos, strawberri yang diolah menjadi produk Berrygood, serta kentang dan singkong yang diolah menjadi produk keripik Leo. Dalam melakukan produksiya, PT. Garuda Food menerapkan Enterprise Resource Planning yang berfungsi untuk mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.



1.2 Tujuan Makalah ini bertujuan untuk mengetahui sistem Enterprise Resource Planning (ERP) di PT. Garuda Food dan mengetahui manfaat ERP tersebut dalam proses produksi, distribusi, dan penjualan produk dalam mengintegrasikan semua data dan proses ke dalam sebuah sistem tunggal.



2



TINJAUAN PUSTAKA



2.1 Enterprise Resource Planning Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan sistem enterprise resource planning (ERP). ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumberdaya manusia perusahaan (O’Brien, 2009). Perusahaan besar di seluruh dunia mulai memasang sistem ERP pada tahun 1990 sebagai kerangka kerja konseptual dan katalis untuk merekayasa ulang proses bisnis mereka. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya (O’Brien, 2009). ERP kini dianggap sebagai bahan penting yang dibutuhkan perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini (O’Brien, 2009). ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modeul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. Contohnya, software ERP untuk perusahaan umumnya akan memproses data dari dan menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman, dan pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumberdaya manusia (O’Brien, 2009). ERP memberikan perusahaan tampilan real-time terintegrasi atas proses bisnis intinya, seperti produksi, pemrosesan pesanan, dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Sistem ERP menelusuri sumberdaya bisnis (seperti kas, bahan baku, dan kapasitas produksi), serta status dari berbagai komitmen yang dibuat perusahaan (seperti: pesanan pelanggan, pesanan pembelian, dan penggajiana karyawan) (O’Brien, 2009).



3



Contoh dari proses produksi yang didukung adalah perencanaan kebutuhan bahan baku, perencanaan produksi, dan perencanaan kapasitas. Beberapa dari proses penjualan dan pemasaran yang didukung oleh sistem ERP mendukung banyak proses penting sumberdaya manusia, dari perencanaan kebutuhan personel hingga administrasi penggajian dan tunjangan, sertta dapat ,meneyelesaikan sebagian besar aplikasi pencatatan keuangan serta akuntansi manajerial yang dibutuhkan (O’Brien, 2009). ERP dapat memberikan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Banyak perusahaan lainnya menemukan nilai bisnis utama dari penggunaan ERP, seperti: 1. Kualaitas dan Efisiensi ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi, dan distrbusi. 2. Penurunan Biaya Banyak perusahaan melaporkan penurunan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung TI. 3. Pendukung Keputusan ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka dalama mengambil keputusan sacara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhab perusahaan. 4. Kelincahan Perusahaan Mengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi, dan sumberdaya informasi. Hal ini menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan peran kerja yang lebih fleksibel, dana menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan peluang baru bisnis (O’Brien, 2009



4



2.2 PT. Garuda Food GarudaFood adalah perusahaan makanan dan minuman di bawah kelompok usaha Tudung (Tudung Group). Selain GarudaFood, Tudung Group juga menaungi SNS Group (PT Sinar Niaga Sejahtera, bergerak di bisnis distribusi dan logistik), PT Bumi Mekar Tani (BMT, fokus di bidang plantations), PT Nirmala Tirta Agung (NTA, bisnis air minum dalam kemasan bermerek Mayo), PT Dairyland Indonesia (DLI, memasarkan susu kemasan kaleng bermerek Prestine), dan Global Solusi Inti (GSI, bergerak di bidang pelayanan jasa pelatihan, seminar, event-organizer, dan konsultasi manajemen). GarudaFood Group berawal dari PT Tudung, didirikan di Pati, Jawa Tengah, pada 1958 dan bergerak di bisnis tepung tapioka. Pada 1979 PT Tudung berganti nama menjadi PT Tudung Putrajaya (TPJ). Pendiri perusahaan adalah mendiang Darmo Putro, mantan pejuang yang memilih menekuni dunia usaha setelah bangsa Indonesia merdeka. Pada awal 1987 TPJ mulai menjual hasil produksi kacangnya dengan merk Kacang Garing Garuda, yang belakangan dikenal dengan sebutan ringkas: Kacang Garuda. Kacang Garuda meraih pelbagai penghargaan sbb: Indonesian Customer Satisfaction Award (ICSA) kategori kacang bermerek delapan kali berturut-turut (2000-2007); Superbrands (2003); Top Brand for Kids (2004); Indonesian Best Brand Award (IBBA, 2004-2007); Top Brand (2007). Tatkala perekonomian nasional tengah dihantam krisis ekonomi, Desember 1997 GarudaFood mendirikan PT GarudaFood Jaya yang memproduksi biskuit bermerek Gery. Periode 2005-2007 Gery Saluut meriah Indonesian Best Brand Award (IBBA) dari MARS dan majalah SWA untuk kategori wafer salut. Pada 2007 Gery Chocolatos meraih IBBA kategori wafer stick. Pada 1998 GarudaFood mengakuisisi PT Triteguh Manunggal Sejati (TRMS), produsen jelly dan meluncurkan produk jelly bermerek Okky dan Keffy. Prestasi Okky Jelly dibuktikan dari keberhasilan meraih Top Brand for Kids (TBK) Award 2004 untuk kategori jelly. Di samping TBK, OKKY Jelly juga berhasil meraih IBBA (2004-2007). Okky Jelly Drink juga meraih penghargaan Top Brand 2007 dari majalah Marketing dan Frontier.



5



Pada akhir 2002 TRMS meluncurkan produk minuman jelly bermerek Okky Jelly Drink sekaligus babak baru GarudaFood masuk ke bisnis minuman (beverages). Keseriusan GarudaFood menekuni bisnis minuman juga semakin kentara dengan diluncurkannya Mountea, minuman teh rasa buah. Mountea bahkan mencatat prestasi IBBA 2007 kategori minuman teh dalam kemasan cup. Pada tahun 2000 Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) sepakat menggabungkan TPJ, Garuda Putra Putri Jaya, dan GarudaFood Jaya dalam satu nama: PT GARUDAFOOD PUTRA PUTRI JAYA (GPPJ). GarudaFood juga memproduksi snack bermerek Leo, untuk kategori produk kripik kentang, kripik pisang, kripik singkong, dan krupuk mulai akhir 2005. Pada 2007, Leo meraih IBBA kategori snack kentang. Selain itu juga merambah bisnis snack jagung dengan merek O’Corn. Di tingkat nasional, GarudaFood juga dipersepsi positif sebagai salah satu perusahaan makanan dan minuman idaman. Survey yang dilakukan Frontier dan majalah BusinessWeek Indonesia di Jakarta dan Surabaya pada 2006 dan 2007 menyebutkan GarudaFood berada di urutan ketiga Indonesian Most Admired Company (IMAC). GarudaFood juga aktif menjalankan program corporate social responsibility (CSR) di bawah bendera GarudaFood Sehati (www.wikipedia.com).



6



PEMBAHASAN



3.1 Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) Pada PT. Garuda Food PT. Garuda Food Indonesia merupakan perusahaan berskala nasional, saat ini memperkejakan 19.000 karyawan. Untuk memudahkan pemrosesan data dari menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman, dan pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia, PT. Garuda Food Indonesia mengimplemantasikan ERP untuk proses dalam kegiatan perusahaan. PT. Garuda Food membuat atau memakai system ERP bertujuan untuk mengintegrasikan dan mengoptomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari manufacturing resource planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistic, distribusi, persediaan, pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumberdaya manusia. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-commerce, e-government, dan Costumer Relationship Management. PT. Garuda Food merupakan perusahaan besar yang telah menjadi produsen makanan dan minuman di indonesia. PT. Garuda Food membuka cabang-cabang



di



daerah-daerah



seluruh



Indonesia



untuk



memudahkan



pengiriman atau melakukan pemasaran di daerah tertentu. Oleh sebab itu PT. Garuda Food melakukan hubungan ERP yang di setiap cabangnya telah di pasangi sistem ERP.



7



Sistem ERP merupakan sistem yang mengintegrasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek produksi, produksi, maupun distribusi pada anak perusahaan dengan PT. Garuda Food yang berpusat di Jakarta. Pada prinsipnya, dengan sistem ERP PT. Garuda Food dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.) dan biaya kerugian akibat ‘machine fault’. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di PT. Garuda Food, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, dan inventory. PT. Garuda Food memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya. PT. Garuda Food bersifat assemble-to-order atau make-to-order, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar,



spesifikasi,



harga



berdasarkan



keinginan/pesanan



pelanggan



(www.swa.co.id).



8



PENUTUP



4.1 Kesimpulan ERP merupakan sistem yang mempunyai kaitan erat dengan Sistem Informasi Manajemen, di mana ERP sangat berguna untuk kegiatan-kegiatan yang rumit, terutama kegiatan-kegiatan dalam perusahaan. ERP mempunyai arti dan fungsi yang sangat berguna, sistem ini dapat mengelola kegiatan-kegiatan perusahaan dengan baik, terutama dalam kegiatan produksi, pemasaran dan distribusi. Sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de facto, sistem ERP hams menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu, material dan kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemampuan Sistem ERP perlu ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasikan banyak informasi yang saling berhubungan, terutama informasi yang berasal dari lantai pabrik (shop floor) dengan informasi akuntansi dan keuangan, sehingga akan memberikan informasi komprehensif dan terintegrasi yang berguna untuk komunikasi di antara orang-orang dalam sistem perusahaan itu, serta memudahkan manajemen industri manufaktur untuk mengambil tindakan atau membuat keputusan tepat waktu dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Melalui komunikasi yang baik juga akan meningkatkan keharmonisan kerjasama antar-departemen dalam perusahaan manufaktur itu.



4.2 Saran Proses implementasi ERP tidak hanya berhenti sampai selesainya instalasi software komputer, tetapi harus dilanjutkan dengan optimasi proses secara terusmenerus agar mencapai tujuan perusahaan seperti: pertumbuhan, ketangkasan, dan kemampuan menciptakan keuntungan. Semua ini akan tergantung pada efektivitas dari manajemen sistem, karena kekuatan dari suatu sistem manufaktur sangat



9



tergantung pada manajemen dari sistem manufaktur itu dan kualifikasi sumber daya manusia yang menempati posisi manajemen. Dengan demikian perlu direkomendasikan agar implementasi sistem ERP menggunakan pendekatan "cross-functional team” yang melibatkan semua departemen fungsional dalam organisasi manufaktur itu.



10



DAFTAR PUSTAKA



O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information System. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.. http//www.wikipedia.com. garudafood [20 September 2012]. http://www.swa.co.id.sisteminformasigarudafood. [18 September 2012].



11