Evaluasi Dan Tindak Lanjut Mutu [PDF]

Citation preview

EVALUASI PROGRAM PENINGKATAN MUTU PELAYANAN INSTALASI REKAM MEDIS BULAN OKTOBER – DESEMBER 2010 1.



PENDAHULUAN Program peningkatan mutu pelayanan rekam medis adalah bagian dari program



rekam medik yang mempunyai tugas meningkatkan mutu pelayanan rekam medis, Dengan harapan agar tercapainya system pelayanan yang berkualitas disertai adanya tertib administrasi sehingga upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dirumah sakit tercapai.



Adapun kegunaan dari program peningkatan mutu pelayanan rekam medis



secara umum adalah : a.



Sebagai alat komunikasi antar petugas rekam medis, dokter dan tenaga ahli



lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan dan perawatan kepada pasien b.



Sebagai dasar peningkatan mutu pelayanan rekam medis



c.



Sebagai



bahan



untuk



merencanakan



program



pengembangan



dan



peningkatan mutu pelayanan rekam medis Betapa pentingnya tujuan dan kegunaan peningkatan mutu rekam medis oleh karena itu perlu diadakan evaluasi terhadap program kerja peningkatan mutu rekam medis agar dapat menunjang terciptanya mutu pelayanan rekam medis yang optimal. 2.



METODE Metode yang digunakan dalam rangka mengevaluasi program kerja peningkatan



Mutu pelayanan rekam medis adalah sebagai berikut : a. Observasi yaitu cara pengumpulan data dengan jalan meninjau dan menganalisa langsung penyelenggaraan dan pelayanan rekam medis rawat jalan dalam satu peride waktu ( Triwulan ). Langkah-langkah yang diambil adalah sebagai berikut : 1)



Menyusun rencana kerja peningkatan mutu pelayanan rekam medis.



2) Mengadakan pembinaan kepada personel Rekam Medis 3)



Menyusun tehnik dan cara meningkatkan mutu pelayanan



4)



Menyusun kebutuhan dalam merencanakan program peningkatan



mutu pelayanan rekam medis b.



Wawancara yaitu cara pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara



langsung kepada seluruh staf rekam medis serta seluruh unsur yang berhubungan dengan proses peningkatan mutu pelayanan rekam medis. 3.



HASIL YANG DIHARAPKAN Hasil yang diharapkan dari kedua metode tersebut dalam rangka evaluasi program



kerja peningkatan mutu pelayanan Rekam Medis adalah dapat melihat gambaran tingkat optimalisasi peran dan tugas staf peningkatan mutu rekam medis dalam meningkatkan sistem penyelenggaraan pelayanan Rekam Medis dengan baik. Hal ini dapat dilihat seperti dijelaskan sebagai berikut : 4.



PELAKSANAAN Metode dalam rangka Evaluasi Program Kerja Rekam Medis adalah sudah mulai



optimalnya Penyelenggaraan Rekam Medis demi peningkatan mutu pelayanan. Hal ini dapat dilihat dari proses penyelenggaraan Rekam Medis yang secara umum



seperti



dijelaskan sebagai berikut : a.



Sistem pendaftaran Evaluasi Pendaftaran yang dilaksanakan petugas rekam medis Rumah Sakit



Umum Sari Mutiara Medan yang menggunakan unit numbering sistem yaitu satu orang pasien mendapat satu nomor untuk selamanya. Pendaftaran yang dilaksanakan sesuai dengan kartu berobat Pasien secara manual baru kemudian dimasukkan ke dalam Komputer untuk penerbitan KIUP. Kegiatan pendaftaran ini untuk waktu sekarang dengan rata rata kunjungan 250 perhari masih efisien dan cepat dilaksanakan dengan waktu rata – rata 5 menit / pasien lama dan 10 menit untuk pasien baru. Pelayanan pendaftaran dengan manual akan lambat bila kunjungan terus meningkat



dan akan menyebabkan timbulnya antrian diloket.



Efisiensi waktu Pendaftaran pada Sistem Pendaftaran Rawat Jalan dengan Sistem pendaftaran ini dapat dilihat dalam Tabel dan grafik dibawah ini



TABEL Sistem Pendaftaran Bulan Oktober – Desember 2010



Bulan



Tidak Tepat Waktu



Tepat Waktu



Jumlah



Oktober Nopember Desember Jumlah



15 13 10 38



4770 4805 4769 14344



4875 4792 4779 14446



b. Filling/Pendistribusian Evaluasi Filling/ distribusi sebagai bagian dari unit rekam medis yang mempunyai tugas mengambil Rekam Medis dari rak penyimpanan Rekam Medis untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan, mengantarkan Rekam Medis ke bagian atau unit yang membutuhkan Rekam medis, mengambil kembali rekam medis yang sudah digunakan dan memasukkan kembali Rekam Medis yang sudah digunakan kedalam rak penyimpanan Rekam Medis. Kegiatan pendistribusian yang dievaluasi pada kurun waktu



Oktober sampai denganDesember 2010 menunjukkan



peningkatan ketepatan waktu yang di asumsikan ( maksimum 15 menit ) sehingga,mengurangi i komplain dokter dan pasien . Peningtakat mutu tugas filling / distribusi dapat dilihat dari Tabel dan Grafik dibawah ini : TABEL Filling/Pendistribusian Bulan Oktober – Desember 2010



Bulan



Tidak Tepat Waktu



Tepat Waktu



Jumlah



Oktober Nopember Desember Jumlah



118 105 34 257



4667 4700 4735 14102



4785 4805 4779 14349



c.



Assembling/Analising Kegiatan ini sudah dilakukan setiap hari kerja sesuai dengan prosedur yang



telah ditetapkan. Yang dihasilkan pada kegiatan ini adalah terpenuhinya kebutuhan dokumen Rekam Medis sesuai dengan permintaan dan berkurangnya angka ketidaklengkapan pengisian Catatan Medik baik itu cara pengisian dan keterlambatan. Ini dapat dilihat dalam tabel dan grafik berikut ini : TABEL



Asembling/Analising Bulan Oktober – Desember 2010



Bulan



Jumlah Rekam Medis



Jumlah RM yang Tidak



Jumlah RM yang



Oktober Nopember Desember Jumlah



yang dikembalikan 4875 4805 4779 14446



lengkap dan benar 118 105 34 257



Terlambat 118 105 34 257



d.



Koding Evaluasi Pembuatan kode penyakit pada rekam medis pasien dengan



menggunakan petunjuk buku ICD-X baik itu penyakit, gejala, cedera maupun factorfaktor yang mempengaruhi kesehatan yang dilakukan oleh petugas koding belum optimal karena kurangnya pengetahuan SDM tertang cara pengkodean dan pengelompokan penyakit secara benar. Kegiatan koding tersebut dapat dilihat dalam tabel dan grafik berikut ini : TABEL Sistem Koding Bulan Oktober – Desember 2010



Bulan Oktober Nopember Desember Jumlah



e.



Penyakit



Gejala



4029 4423 4175 12627



( Obs / Febris ) 264 371 310 945



Cedera



Lain-lain



55 73 71 199



( Gravida/cekup ) 189 69 219 477



Indexing Sistem indeksing yang dikerjakan sekarang sepenuhnya menganut prinsip



Indexing berkas data base komputer yang kami miliki. Pekerjaan indeksing otomatis dikerjakan ketika akan membuat suatu laporan tentang suatu item data dari pasien.. Namun kemampuan petugas operator komputer yang ada belum memiliki kemampuan memproses data yang memadai dan mendukung kebutuhan Pelaporan Data , sehingga pemanfaatan input data pelayanan belum optimal dan sebagian pelaporan masih dipproses secara manual.



f.



Pencatatan dan Pelaporan Evaluasi untuk kegiatan Pencatatan dan Pelaporan selama ini sudah



sesuai



dengan prosedur yang telah ditetapkan dengan cara membuat dan mengirim laporan secara rutin dan berkala ke Dinas Kesehatan , berupa Laporan RL.1 s.d RL 5 . Namun untuk Pelaporan RL 1 s.d RL 5 masih ditemui beberapa kendala dalam hal pengumpulan data pelaporan dari unit pelayanan. Kegiatan pencatatan dan pelaporan tersebut dapat dilihat dalam tabel dan grafik berikut ini : TABEL Pencatatan dan Pelaporan Bulan Oktober – Desember 2010 A. Laporan



4.



Bulan



Laporan RL 1 s.d RL 5



Laporan RL 1 s.d RL 5



Oktober Nopember Desember



Terkirim % 100 80 100



Tidak Terkirim % 0 20 0



Jumlah 100 100 100



Evaluasi dan tindak lanjut Evaluasi yang dihasilkan dari Program Peningkatan Mutu Pelayanan Rekam Medis



adalah secara umum proses penyelenggaraan Rekam Medis sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan meskipun masih belum optimal. Masalah tersebut terjadi karena beberapa sebab antara lain : a)



Kurangnya pengetahuan mendalam staff Rekam Medis dalam menganalisa situasi dan masalah yang timbul di bidang kerja masing-masing sehingga pemecahan masalah sering tidak tepat.



b)



Belum optimalnya penggunaan sistem komputerisasi Rekam Medis sehingga pengumpulan data pelaporan lambat.



c)



Kurangnya sosialisasi dan kordinasi antar unit pelayanan dalam hal peran fungsi unit terkait dalam proses penyelenggaraan Rekam Medis secara cepat, lengkap dan tepat waktu.



5.



Penutup Demikian Laporan Pelaksanaan Program Peningkatan Mutu Pelayanan Rekam



Medis Bulan Oktober – Desember 2010 sebagai bahan evaluasi yang akan pertimbangan dan kebijaksanaan Direktur RSU Sari Mutiara Medan .



Medan, 28 Desember 2010 Kepala Instalasi Rekam Medis



Giyatno AmdPK