Expenditure Cycle - Revisi [PDF]

Citation preview

EXPENDITURE CYCLE PADA FAVE HOTEL HYPER SQUARE BANDUNG



KATA PENGANTAR



Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang “Expenditure Cycle pada Fave Hotel Hyper Square Bandung ”. Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar penyusunan makalah ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Adhi Alfian, S.E., M.Ak selaku dosen mata kuliah Seminar Sistem Informasi Akuntansi yang telah mengarahkan dalam proses penyusunan makalah. Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini. Akhir kata kami berharap semoga makalah tentang “Expenditure Cycle pada Fave Hotel Hyper Square Bandung ” ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.



Penyusun



i



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR ..................................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................................... ii BAB I .............................................................................................................................. 1 1.1 Pengertian Siklus Pengeluaran ................................................................................... 1 1.2 Tujuan Siklus Pengeluaran ......................................................................................... 1 1.3 Aktivitas Siklus Pengeluaran ..................................................................................... 2 1.4 Dokumen Terkait........................................................................................................ 3 1.5 Penilaian Risiko.......................................................................................................... 5 1.6 Pengendalian Internal ................................................................................................. 5 BAB II .............................................................................................................................. 7 2.1 Profil Organisasi ......................................................................................................... 7 2.2 Bagian yang Terkait ................................................................................................... 7 2.3 Dokumen yang Terkait ............................................................................................... 8 2.4 Prosedur Siklus Pengeluaran .................................................................................... 16 2.5 Flowchart Siklus Pengeluaran .................................................................................. 17 2.6 Analisis Risiko ......................................................................................................... 18 2.6.1 Identifikasi Risiko ........................................................................................... 18 2.6.2 Penanggulangan Risiko ................................................................................... 21 BAB III .......................................................................................................................... 26 3.1 Pihak Terkait ............................................................................................................ 26 3.2 Dokumen Terkait...................................................................................................... 27 3.3 Flowchart .................................................................................................................. 31 DAFTAR PUSTAKA ii



BAB I TINJAUAN PUSTAKA SIKLUS PENGELUARAN



1.1 Pengertian Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa Romney dan Steinbart (2016:463). Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang



dan



jasa.



Kegiatan



ini



termasuk



mengidentifikasikan



dan



mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan. Siklus pengeluaran lebih berfokus pada perolehan bahan baku mentah, barang jadi, pasokan dan jasa, kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan. 1.2 Tujuan Siklus Pengeluaran Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk fungsinya. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mampu mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus pengeluaran yang membutuhkan kemudian akses ke data terinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, handal, dan tepat waktu. Menurut Ikhsan & Priantara (2008: 107) tujuan lain dari siklus pengeluaran ialah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi:  Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan



1



 Menerima seluruh barang yang dipesan dan meverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar  Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar  Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat  Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha  Memastikan bahwa seluruh pengeluaran kas berhubungan dengan pengeluaran yang sudah diotorisasi  Menyiapkan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.



1.3 Aktivitas Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran mencakup empat aktivitas dasar menurut Romney dan Steinbart (2016:472-480), yaitu: 1.



Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa Terdapat dua tahap dalam memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasan antara



lain: 1) Mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak untuk pembelian. Perusahaan harus menjaga stok yang cukup sehingga proses produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahka jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman. 2) Memilih Pemasok Perusahaan harus memperhatikan beberapa hal dalam memilih pemasok yaitu harga, kualitas bahan baku, dan keandalan dalam mengirim. 2.



Penerimaan dan Penyimpanan barang, perlengkapan, dan jasa Ketika pengiriman tiba, bagian penerimaan barang membandingkan nomor



pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan pembeli terbuka untuk memverifikasi bahwa barang tersebut sesuai dengan yang dipesan. Bagian penerimaan kemudian menghitung kuantitas barang yang diterima dan memeriksa barang guna memastikan tidak ada barang yang cacat sebelum dipindahkan ke gudang.



2



3.



Menyetujui Faktur Pemasok Pada aktivitas ini perusahaan melakukan peninjauan ulang atas faktur yang



dikirim oleh pemasok kepada perusahaan. Jika sudah sesuai maka perusahaan akan menyetujui faktur tersebut. 4.



Pembayaran barang, persediaan dan jasa Melakukan pembayaran kepada pemasok atas barang yang dipesan oleh



perusahaan. Dalam hal ini aacount payable department menyetujui tagihan untuk pembayaran dan kasir bertanggungjawab dalam melakukan pembayaran.



1.4 Dokumen yang Terkait Ikhsan & Priantara (2008: 29) menyatakan mengenai dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian diantaranya, yaitu: 1) Permintaan Pembelian (Purchase Requesition) Dokumen yang diisi oleh bagian pengguna/pemakai barang/user untuk meminta bagian purchasing melakukan pembelian barang dengan jenis, kualitas, dan kuantitas sesuai dengan yang ditulis di dokumen tersebut. 2) Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga barang kepada supplier yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali. 3) Order Pembelian (Purchase Order) Dokumen ini digunakan untuk melakukan pembelian dan dikirim kepada supplier yang memuat tentang barang yang dipesan, jumlah, harga, dan tanggal pemesanan. 4) Laporan Penerimaan Barang (Daily Receiving Report) Dokumen ini dibuat oleh bagian receiving untuk menunjukkan barang yang diterima dari supplier telah memenuhi jenis spesifikasi, kualitas dan kuantitas seperti yang tercantum dalam dokumen order pembelian (purchase order). 5) Bukti Kas Keluar (Cash Disbursement) Dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi khususnya bagian account payable untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Formulir atau dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada supplier dan sekaligus berfungsi sebagai dokumen pemberitahuan 3



kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. 6) Voucher Payable, Dokumen yang digunakan untuk mencatat hutang untuk masing-masing supplier yang dilakukan oleh bagian account payable. 7) Bin Card Dokumen yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya barang dari gudang. 8) Memo Kredit Dokumen ini diisi oleh bagian purchasing yang memberikan otorisasi untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh hotel. Setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan harus mempunyai bukti, baik itu bukti yang berasal dari luar maupun dari dalam perusahaan (Harahap, 2004: 17). Dokumen-dokumen yang telah dipaparkan sebelumnya merupakan bukti yang dibuat oleh perusahaan. Sedangkan dalam siklus pembelian barang itu tentunya ada bukti yang dibuat dari luar perusahaan yang dipaparkan oleh (Mursyidi, 2010: 28) diantaranya yakni: 1) Faktur (Invoice), merupakan bukti penjualan barang dan atau jasa. Faktur biasanya berisi data penjual, data pembeli, pembuat faktur, tanggal faktur, nama dan jenis barang serta nilai atau harga barang. 2) Kuitansi Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu dan dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang kemudian diberikan kepada pihak yang membayarkan/menyerahkan uang. Di dalam kuitansi memuat nama yang menyerahkan barang, jumlah uang yang dibayarkan, tanggal penyerahan uang, serta nama dan tanda tangan yang menerima uang. 3) Nota Bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. Nota itu biasanya dibuat oleh pedagang lalu diberikan kepada pembeli. 4) Cek (Cheque) Surat perintah tidak bersyarat dari nasabah kepada bank untuk membayar uang tertentu ketika surat tersebut diserahkan kepada bank. 5) Bilyet Giro Surat perintah dari nasabah kepada bank yang bersangkutan agar



4



memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya tertera di dalam bilyet giro pada bank yang sama ataupun bank lain. Semua dokumen-dokumen beserta bukti tersebut seharusnya selalu digunakan pada saat melakukan transaksi pembelian barang sesuai dengan fungsinya masing-masing dalam rangka memudahkan pencatatan atas transaksi yang dilakukan. Jika dokumen serta bukti tersebut digunakan sebagaimana mestinya, maka akan sangat memudahkan dalam mencari kembali dan memeriksa data transaksi yang telah terjadi terutama apabila ada kekeliruan atau kesalahan.



1.5 Penilaian Risiko Ada 2 jenis penilaian risiko menurut Romney dan Steinbart (2016) yaitu : 1. Inherent Risk ( Risiko bawaan ) Inherent Risk adalah risiko yang terjadi karena tidak adanya pengendalian internal. Tidak adanya pengendalian internal ini kemungkinan karena ketidaksiapan dari manajemen. 2. Residual Risk ( Risiko Residual ) Residual



Risk



adalah



risiko



yang



tersisa



setelah



manajemen



mengimplementasikan pengendalian internal atau beberapa respons lainnya terhadap risiko. Adapun jenis risiko menurut Irham Fahmi (2016) yaitu: 1. Financial Risk (Risiko Finansial) Risiko Finansial (Financial Risk) merupakan risiko yang mungkin dihadapi perusahaan terkait urusan finansial, seperti mengalami kerugian ataupun mengeluarkan biaya ekstra karena sebab tertentu. 2. Operational Risk (Risiko Operasional) Risiko Operasional merupakan risiko yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan yang diakibatkan kegagalan atau tidak memadainya proses internal, manusia, dan sistem, atau sebagai akibat dari kejadian eksternal.



5



1.6 Pengendalian Internal Menurut Romney dan Steinbart (2009: 229), apabila pengendalian internal diterapkan dapat menjalankan tiga fungsi yang penting, diantaranya: 1) Pengendalian untuk pencegahan (preventive control) Pengendalian ini didesain agar mencegah terjadinya berbagai kesalahan atau penyelewengan yang tidak diinginkan. Pada awal terjadinya tindakan tersebut, pengendalian ini sebagai pertahanan awal atau langkah pertama yang dilakukan. 2) Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control) Pengendalian untuk pemeriksaan ini sebagai pertahanan langkah kedua yang diakibatkan lolos dari pertahanan awal dan tidak bisa dicegah. Karena tidak semua masalah dapat diprediksi dan dicegah. Sehingga dibutuhkan identifikasi serta ketelitian untuk memeriksa penyebab bisa lolosnya tindakan atau masalah tersebut dapat dicegah agar tidak terulang kembali. 3) Pengendalian korektif (corrective control) Pengendalian korektif merupakan proses memperbaiki kesalahan atau tindakan yang tidak dapat dicegah oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi pemicu timbulnya masalah, memperbaiki kesalahan atau kekeliruan serta mengoreksi kesulitan dan hambatan yang ada dan juga dapat meminimalisirnya hambatan di masa yang akan datang.



6



BAB II SIKLUS PENGELUARAN PADA FAVE HOTEL HYPER SQUARE



2.1 Profil Organisasi Favehotel Hyper Square Bandung merupakan hotel yang terletak di Kawasan 23 Paskal Bandung tepatnya di Jl. Pasir Kaliki No. 17-25. Hotel ini merupakan salah satu unit dari manajemen hotel chain Archipelago International berbintang tiga yang lebih dikenal dengan konsep select service. Favehotel Hyper Square Bandung ini memiliki jumlah kamar sebanyak 161 dan mempunyai fasilitas penunjang lainnya seperti Lime Coffee Shop, ballroom, meeting room, pelayanan spa dan outdoor venue yang disebut Hyper Park.



2.2 Bagian yang Terkait Adapun bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran pada Fave Hotel Hyper Square Bandung adalah: 1) General Manager General Manager di hotel bertugas untuk mengoordinasi, mengawasi, dan menganalisis semua aktivitas bisnis di hotel 2) Bagian atau departemen yang memerlukan barang/user Merupakan semua bagian ataupun departemen di hotel yang membutuhkan barang yang langsung dipakai dan tidak untuk disimpan di gudang sebagai persediaan. 3) Bagian pembelian/purchasing Bagian yang mempunyai tanggung jawab melakukan pembelian barang kepada supplier atau pemasok. 4) Bagian penerimaan/receiving Bagian yang tanggung jawabnya yakni menerima barang dari supplier kemudian diperiksa kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh tiap perusahaan. 5) Bagian gudang/storekeeper Bagian yang bertanggung jawab menyimpan barang yang telah diterima oleh receiving.



7



6) Bagian Akuntansi Bagian akuntansi pada perusahaan perhotelan yang terlibat dalam siklus pengeluaran adalah Account Payable, General Cashier, dan Financial Controller. Bagian ini yang terkait dengan pencatatan hutang dan pembayaran.



2.3 Dokumen yang Terkait Setiap kegiatan di hotel tidak terlepas dari penggunaan dokumen yang sangat penting karena hampir semua kegiatan di perusahaan akan dicatat ke dalam dokumen. Dokumen dalam siklus pengeluaran yang digunakan di Favehotel Hyper Square Bandung yaitu: 1. Purchase Requisition/PR Purchase requisition adalah dokumen permintaan barang yang berasal dari departemen yang membutuhkan barang/user yang nantinya diberikan kepada purchasing. Pada dokumen PR ini yang harus diisi oleh user ialah kolom “Departement”, “Date”, “Quantity”, “Unit”, “Description” dan “Reason For Requisition” serta tanda tangan departemen head pada “Requested Department”. Setelah semua kolom tersebut diisi kemudian ditandatangani oleh user department head lalu diberikan kepada purchasing, apabila tidak lengkap pengisiannya maka akan dikembalikan lagi kepada departemen terkait untuk dilengkapi pengisiannya agar pembelian dapat dilanjutkan. Sedangkan purchasing hanya mengisi kolom “Last Purchased”, “Supplier Quotation”, “Name of Suppliers” dan tanda tangan di kolom “Purchasing”. Khusus untuk bagian gudang/storekeeper harus membuat PR berdasarkan dokumen Stock Card. Dimana Stock Card merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya barang di gudang sehingga akan terlihat berapa sisa barang yang ada di gudang pada saat itu (stock on hand/SOH). Dokumen ini memudahkan storekeeper untuk memesan barang yang persediaannya mendekati angka minimum.



8



2. Daily Market List/DML DML yaitu dokumen permintaan pembelian barang harian yang dibuat oleh departemen Kitchen/Food Beverage Production dan Food Beverage Service dimana barang yang diminta biasanya barang jenis perishable seperti sayuran, buah-buahan, telur, ikan, susu, keju. DML ini tidak ditulis tangan secara manual, tetapi dibuat dengan software di dalam komputer yang bernama VHP (Visual Hotel Program) dimana yang bisa membuatnya hanya departemen Kitchen & FB Service. Nantinya DML ini akan di cetak kemudian ditandatangani oleh departement head kitchen atau Executive Chef pada kolom “Prepared By” kemudian diberikan kepada purchasing. Purchasing kemudian memilih dan menentukan supplier untuk setiap barang dan langsung dibelikan. Pembelian barang berdasarkan dokumen DML ini tidak perlu dilengkapi Purchase Order/PO sehingga nanti receiving menerima barang berdasarkan PO tersebut. Ketika barang telah diterima semua maka receiving menandatangani kolom “Checked by” kemudian diberikan ke purchasing kembali untuk diperiksa kemudian ditandatangani pada kolom “Verified by” setelah itu barulah di setujui oleh Financial Controller pada kolom “Approved by”.



9



3. Purchase Order/ PO PO merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang kepada supplier yang dipilih berdasarkan PR yang telah dibuat. Dokumen ini dibuat oleh purchasing dengan menggunakan program VHP di komputer sebelum melakukan pemesanan barang. Kemudian harus disetujui oleh departement head user, financial controller/chief accounting dan general manager setelah itu barang tersebut bisa dibelikan. Berdasarkan hasil observasi penulis, PO merupakan dokumen yang sering lupa atau terlambat dibuat karena apabila dokumen PR telah disetujui dan ditandatangani oleh financial controller/chief accounting dan general manager maka PO ini sudah pasti disetujui dan ditandatangani. Sehingga dengan alasan sudah pasti disetujui atau ditanda tangani tersebut maka pembuatan PO ini sering disepelekan dan akhirnya lupa atau terlewat oleh purchasing. Tetapi tetap saja berdasarkan prosedur, PO ini harus dibuat sebagai dokumen resmi untuk supplier bahwa ada perintah pembelian yang telah disetujui oleh semua pihak.



10



4. Faktur/Invoice Copy dari Supplier Pada saat mengirimkan barang, supplier harus membawa faktur/invoice sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikirimkan oleh supplier dan diterima oleh receiving. Apabila barang telah diterima, faktur tersebut akan ditandatangani dan dicap “RECEIVED” oleh receiving kemudian mengambil faktur lembar ke 2 (salinan/copy). Sedangkan yang asli diberikan kepada supplier agar fakturnya dibawa kembali pada saat kontra bon dan dicocokkan untuk menentukan jumlah pembayaran.



5. Tanda Terima Tanda terima merupakan dokumen yang digunakan apabila supplier lupa membawa faktur/invoice sebagai bukti sementara bahwa barangnya telah diterima tetapi masih menunggu faktur/invoice dari supplier. Dokumen tanda terima ini terdiri dari 2 rangkap, dimana lembar pertama (asli) diberikan kepada supplier sebagai yang menerima barang dan supplier pun harus menandatanganinya. Sedangkan receiving membubuhkan tanda tangan pada kolom “Diserahkan Oleh” sebagai yang menyerahkan dokumen tersebut dan memgang lembar kedua (salinan).



11



6. Receiving Record/RR Receiving record yaitu dokumen berupa laporan penerimaan barang yang dibuat ketika receiving telah menerima barang dan faktur copy dari supplier serta telah mendistribusikannya kepada user. Pembuatan Receiving Record ini dibuat berdasarkan faktur dan tentunya sesuai dengan PO atau DML. Receiving Record ini dibuat menggunakan program VHP pada komputer kemudian di cetak setelah itu ditandatangani oleh receiving pada kolom “Received by” & “Quality Checked by” kemudian



diberikan



kepada



financial



controller



untuk



disetujui.



Untuk



memudahkan pencatatan dan melakukan pembayaran kepada supplier, setiap 1 receving record ini dibuat untuk 1 supplier saja.



12



7. Kontra Bon Kontra Bon merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat fakturfaktur pembelian barang dari supplier selama 2 minggu serta dibuat oleh account payable. Faktur tersebut diperoleh dari receiving bersamaan dengan Receiving Record yang diberikan setiap hari kepada account payable. Pada saat kontra bon, biasanya supplier membawa semua faktur asli kemudian dicocokan dengan faktur salinan/copy yang telah diterima oleh receiving untuk memeriksa kesesuaian barang yang dikirim oleh supplier dan yang diterima oleh receiving. Sehingga terlihat berapa jumlah uang yang harus dibayarkan kepada supplier kemudian ditulis oleh account payable pada dokumen Kontra Bon yang terdiri dari 2 rangkap. Untuk rangkap pertama (asli) diberikan kepada supplier dan harus dibawa dan dikembalikan pada saat 2 minggu kemudian ketika mengambil bilyet giro. Sedangkan rangkap kedua (salinan) dipegang oleh account payable.



8. Payment Voucher Payment Voucher merupakan dokumen untuk mencatat utang masing – masing supplier yang dibuat oleh bagian account payable dengan program VHP. Dalam pembelian kredit, payment voucher ini dibuat setiap 2 minggu sekali setelah dilakukannya kontra bon. Sehingga dalam satu dokumen payment voucher tersebut memuat pencatatan utang kepada masing-masing supplier dalam waktu 2 minggu. 13



9. Bilyet Cheque/Giro Requestion Dokumen permintaan giro/cek yang dibuat oleh account payable sebagai ijin untuk melakukan pembayaran dengan giro/cek kepada supplier. Untuk supplier dalam kota pembayarannya menggunakan giro, sedangkan untuk supplier luar kota menggunakan cek. Pada dokumen Bilyet Cheque/Giro Requestion ini, nantinya akan diperiksa oleh chief accountant/financial controller dan disetujui oleh general manager dan PT. GIN Finance. PT GIN Finance tersebut merupakan perwakilan owner untuk memeriksa semua kegiatan pembayaran di Favehotel Hyper Square Bandung yang biasanya disebut finance owner. Ketika supplier mengambil giro, supplier tersebut harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pengambilan di kolom “Received By” pada dokumen Bilyet Giro/Cheque Requestion.



14



10. Bilyet Giro Dokumen atau lembar bilyet giro yang ditulis oleh account payable dan digunakan sebagai alat pembayaran kepada supplier. Bilyet giro ini sudah dapat diberikan kepada supplier apabila telah ditandatangani oleh PT. GIN Finance. Bilyet giro yang digunakan oleh Favehotel Hyper Square Bandung ialah dari Bank Mandiri.



15



11. Kuitansi dan Materai Tempel Diberikan oleh supplier sebagai bukti telah menerima pembayaran giro dari account payable atau dari hotel. Pada kuitansi tersebut harus terdapat tanda tangan supplier dan meterai yang telah ditempel. Untuk pembayaran yang nominalnya dibawah 1 juta rupiah menggunakan meterai tempel 3000 sedangkan untuk nominal diatas 1 juta rupiah menggunakan meterai tempel 6000.



2.4 Prosedur Siklus Pengeluaran Berikut adalah prosedur siklus pengeluaran pada Fave Hotel Hyper Square Bandung: 1. Prosedur dimulai dengan adanya permintaan pembelian dari user dengan adanya pembuatan PR/Purchase Requisition, khusus untuk bagian gudang atau storekeeper harus membuat PR berdasarkan stock on hand atau barang yang tersisa pada saat itu dimana tercatat pada Stock Card. Sedangkan untuk departemen F&B Service & Kitchen dapat melakukan pembelian barang setiap hari dengan membuat DML/Daily Market List 2. Kemudian dokumen PR atau DML tersebut diberikan kepada purchasing. Purchasing menentukan supplier berdasarkan list harga yang telah diminta ke supplier sebelumnya lalu membuat PO dan memesan serta membelikan barang tersebut. 3. Receiving menerima barang dari purchasing, setelah barang diterima dan sudah diperiksa kesesuaiannya kemudian membuat Receiving Record berdasarkan faktur dari supplier. Receiving Record tersebut harus diotorisasi oleh financial controller. Kemudian oleh financial controller diberikan



16



kepada account payable agar dapat diproses pembayarannya. 4. Account payable kemudian melakukan kontra bon dengan mencocokkan faktur yang diterima oleh receiving dengan faktur dari supplier. Apabila sudah sesuai kemudian dibuat dokumen pembayarannya yaitu Payment Voucher, Bilyet Cheque/Giro Requestion, dan bilyet giro yang harus disetujui oleh financial controller dan general manager. Setelah semua dokumen disetujui dan diotorisasi maka pembayaran kepada supplier dapat dilakukan dengan memberikan bilyet giro dan supplier harus membawa kuitansi sebagai tanda bukti telah menerima pembayaran.



2.5 Flowchart Berikut adalah flowchart prosedur siklus pengeluaran pada favehotel hyper square Bandung :



17



2.6 Analisis Risiko 2.6.1 Identifikasi Risiko No 1



Aktivitas Risiko Membeli pada harga yang



Jenis Risiko



Pemilik Risiko



Tingkat Risiko



Financial Risk



Purchasing



High (12)



Financial Risk



Purchasing



Moderate (8)



Operational Risk



Purchasing



Moderate (6)



melambung tinggi 2



Terjadinya penyeludupan uang akibat pembelian barang secara cash atau tunai



3



Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi



4



Penyuapan (kickbacks)



Operational Risk



Purchasing



Low (3)



5



Waktu kedatangan barang



Operational Risk



Receiving



Moderate (8)



18



yang tidak tentu 6



Barang yang datang tidak



Operational Risk



Receiving



Moderate (9)



sesuai dengan spesifikasi 7



Supplier lupa membawa faktur



Operational Risk



Receiving



Low (3)



8



Timbangan yang bisa rusak



Operational Risk



Receiving



Moderate (8)



Operational Risk



Receiving



Moderate (8)



Operational Risk



Account Payable



Moderate (4)



Financial Risk



Account Payable



Moderate (9)



Financial Risk



General Cashier



High (12)



kapan saja 9



Supplier yang mengirimkan barang ketika hari libur (hari Minggu)



10



Supplier yang telat mengambil pembayaran



11



Kesalahan dalam faktur pemasok



12



Membayar untuk barang yang tidak diterima



Risiko yang terjadi di setiap bagian tentunya berbeda karena tugas dan pekerjaan yang dilakukannya pun berbeda. Risiko-risiko yang terjadi di bagian purchasing yakni membeli barang pada harga yang melambung tinggi yang biasanya sering terjadi terutama untuk buah dan sayuran, pembelian barang secara cash atau tunai yang berarti harus menyediakan uang tunai agar bisa membelikan barang tersebut, membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi karena perusahaan tidak mengetahui barang yang dibeli adalah legal atau tidak, lalu adanya penyuapan terkait pengadaan barang pada perusahaan. Risiko yang terjadi di bagian receiving ialah kedatangan barang yang tidak tentu dan tidak bisa diprediksi, barang bisa datang terlambat ataupun lebih cepat serta barang yang datang bisa saja tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Kemudian supplier bisa lupa membawa faktur sehingga belum bisa dibuat Receiving Record karena tidak ada buktinya. Timbangan yang bisa rusak kapan saja, karena saat menerima barang timbangan tersebut merupakan alat yang sangat membantu terutama untuk barang yang dibeli secara kiloan misalnya sayuran, daging, ikan dan buah. Risiko yang terakhir yaitu supplier yang mengirimkan barang dihari libur dikhawatirkan fakturnya rusak atau hilang karena saat tanggal 19



merah karyawan receiving libur. Risiko yang terjadi di bagian account payable dan general cashier yaitu adanya supplier yang telat mengambil pembayaran atau mengambil pembayaran tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, lalu faktur pemasok yang salah mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian berupa pembayaran kepada pemasok yang jumlahnya tidak sesuai, dan adanya kemungkinan membayar untuk barang yang tidak diterima bisa terjadi karena tidak adanya pencatatan yang jelas mengenai persediaan secara fisik. Sedangkan risiko yang terjadi pada financial controller ialah barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi.



Tabel Risk Score Kode F1



Risiko Membeli pada harga



Consequence (a) 3



Likelihood (b) 4



Risk Score (a)*(b) 12 (High)



2



4



8 (Moderate)



3



3



9 (Moderate)



4



3



12 (High)



2



3



6 (Moderate)



yang melambung tinggi F2



Terjadinya penyeludupan uang akibat pembelian barang secara cash atau tunai



F3



Kesalahan dalam faktur pemasok



F4



Membayar untuk barang yang tidak diterima



O1



Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi



O2



Penyuapan (kickbacks)



1



3



3 (Low)



O3



Waktu kedatangan barang



2



4



8 (Moderate)



3



3



9 (Moderate)



membawa



1



3



3 (Low)



Timbangan yang bisa rusak



2



4



8 (Moderate)



yang tidak tentu. O4



Barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi.



O5



Supplier



lupa



faktur O6



kapan saja 20



Supplier yang



O7



2



4



8 (Moderate)



1



4



4 (Moderate)



mengirimkan barang ketika hari libur (hari Minggu) Supplier yang telat



O8



mengambil pembayaran Ket : F = Financial Risk O = Operational Risk



Tabel Risk Assessment Matrix Consequence Insignificant (1)



Minor (2)



Moderate (3)



Major (4)



Catastrophic (5)



Almost Certain (5) Likely



O8



F2;O3;O6 F1



(4)



;O7



Likeli Possible hood (3)



O2;O5



O1



O4;F3



F4



Unlikely (2) Rare (1)



2.6.2



Penanggulangan Risiko Setelah mengidentifikasi risiko yang terjadi, berikut adalah penanggulangan



risiko di tiap aktivitas: No 1



Aktivitas Risiko Membeli pada harga



Pemilik



Penanggulangan Risiko



Risiko Purchasing



Jenis Mitigasi



Purchasing harus sering



Detective



yang melambung



meminta list harga (dengan



Control



tinggi



surat penawaran harga) kepada supplier, sehingga jika ada kenaikan harga yang 21



terlalu tinggi bisa dinegosiasi. 2



Terjadinya



Purchasing



Utamakan membeli barang



Preventive



penyeludupan uang



secara kredit dan sebisa



Control



akibat pembelian



mungkin hindari pembelian



barang secara cash



secara tunai.



atau tunai 3



Membeli dari



Purchasing



Melakukan pengecekan



Preventive



pemasok yang tidak



terlebih dahulu mengenai



Control



diotorisasi



informasi daftar pemasok yang akan dipakai oleh perusahaan.



4



Penyuapan



Purchasing



(kickbacks)



Melarang penerimaan hadiah dari pemasok serta harus



Preventive Control



adanya rotasi pekerjaan pada karyawan perusahaan. 5



6



Waktu kedatangan



Menghimbau agar supplier



Preventive



barang yang tidak



mengirimkan barang sesuai



Control



tentu



dengan jadwal pengiriman



Barang yang datang



Receiving



Receiving



Menghimbau agar supplier



Preventive



tidak sesuai dengan



mengirimkan barang sesuai



Control



spesifikasi



dengan spesifikasi yang telah ditentukan.



7



Supplier lupa



Receiving



membawa faktur



Faktur yang tertinggal tetap



Corrective



harus dikirimkan pada



Control



keesokan harinya. 8



Timbangan yang bisa



Receiving



rusak kapan saja



Timbangan dijaga dengan



Preventive



baik serta dilakukan



Control



maintenance secara rutin. 9



Supplier yang



Receiving



Menghimbau agar supplier



Preventive



mengirimkan barang



tidak mengirimkan barang di



Control



ketika hari libur (hari



hari libur



Minggu)



22



10



Supplier yang telat



Account



Mengingatkan kembali



Preventive



mengambil



Payable



kepada supplier terkait



Control



pembayaran



jadwal pembayaran. Serta tidak adanya toleransi, jika telat mengambil pembayaran maka baru bisa diambil ketika jadwal pengambilan pembayaran selanjutnya.



11



Kesalahan dalam



Account



Adanya verifikasi yang



Preventive



faktur pemasok



Payable



dilakukan oleh perusahaan



Control



atas faktur pemasok. Peran cost control juga diperlukan. 12



Membayar untuk



General



Melakukan pencocokan



Detective



barang yang tidak



Cashier



seluruh faktur pemasok



Control



diterima



dengan dokumen yang dimiliki perusahaan.



Risiko yang sudah teridentifikasi tentunya mempunyai peluang yang besar untuk ditangani dengan baik karena karyawan sudah mengetahui terlebih dahulu dan dapat mempersiapkan diri menghadapai risiko-risiko tersebut. Adapun penjabaran dari penanggulangan risiko tersebut sebagai berikut: 



Penanggulangan risiko di bagian purchasing: 1. Purchasing meminta list harga kepada supplier setiap 2 minggu sekali agar mengetahui apabila ada kenaikan harga terutama untuk supplier sayur dan buah karena harganya seringkali mengalami kenaikan dan penurunan. Hal ini bisa dilakukan dengan membuat surat penawaran harga. Sedangkan untuk barang yang tidak sering mengalami kenaikan seperti material supplies, list harganya akan diminta setiap 1 bulan sekali oleh purchasing. 2. Utamakan membeli barang secara kredit dan sebisa mungkin hindari membeli secara tunai dengan cara mencari dan menanyakan barang tersebut terlebih dulu kepada supplier yang menerima pembayarannya secara kredit. Pembelian secara tunai adalah pilihan terakhir apabila memang barang tersebut tidak bisa dilakukan pembelian kredit. Pembelian secara tunai ini memiliki risiko 23



terjadinya penyeludupan uang perusahaan/hotel. 3. Melakukan pengecekan terlebih dahulu mengenai informasi daftar pemasok yang akan dipakai oleh perusahaan dan perlu dilakukan tinjauan serta persetujuan atas pembelian dari pemasok baru oleh financial controller. 4. Melarang penerimaan hadiah dalam bentuk apapun dari pemasok serta harus adanya rotasi pekerjaan pada karyawan perusahaan. 



Penanggulangan risiko di bagian receiving: 1. Apabila supplier telat mengirimkan barang maka diingatkan dengan cara menelepon supplier tersebut dan menanyakan posisi barangnya ada dimana serta sudah dikirim atau belum. Kemudian memberitahu dan mengingatkan kembali agar mengirim barang sesuai dengan waktu pengiriman barang yang telah diberitahukan. Receiving pun memasang jadwal pengiriman barang untuk supplier yang dipasang di jendela kantor receiving agar dengan mudah dapat dilihat oleh supplier dan bila perlu bisa difoto agar tidak lupa. 2. Agar barang yang datang sesuai dengan spesifikasi maka receiving memberitahukan



kepada



supplier



apabila



mengirimkan barang



yang



spesifikasinya tidak sesuai maka tidak akan dirterima oleh pihak receiving. Serta receiving menyimpan list spesification item terutama untuk buah dan sayur pada dinding di area penerimaan barang. List spesificaton item tersebut memudahkan receiving menerima barang sesuai dengan spesifikasi serta supplier pun dapat melihat dan membaca spesifikasi tersebut sehingga mengetahui barang seperti apa yang bisa diterima oleh hotel. Jika ada barang yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi, maka dibuatkan memo kredit agar supplier mengirimkan kembali barang yang sesuai dengan spesifikasi. 3. Ketika supplier lupa atau tidak membawa faktur maka receiving membuat dokumen Tanda Terima sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima oleh receiving dan mengingatkan kepada supplier harus tetap membawa faktur tersebut pada keesokan harinya. Jika tidak ada faktur tentunya receiving tidak bisa membuat Receiving Record karena walaupun jenis dan jumlah barangnya sudah diketahui tetapi harganya belum diketahui. Harga barang tersebut tidak bisa ditebak atau diperkirakan begitu saja secara sembarangan karena seringkali terdapat perbedaan harga dengan list harga yang sudah supplier berikan kepada purchasing, bisa ada kenaikan atau penurunan harga. Oleh karena itu, dengan 24



tidak adanya faktur dapat menghambat pencatatan penerimaan barang dan berdampak juga kepada pencatatan utang serta sangat mungkin terjadi barang yang telah diterima tersebut tidak bisa diproses pembayarannya karena tidak ada bukti/faktur dari supplier tersebut. Dengan adanya dokumen Tanda Terima tersebut dapat mengingatkan bagi receiving maupun supplier bahwa terdapat faktur yang belum dikirimkan ke hotel. 4. Menghindari timbangan yang rusak maka harus dijaga dan dipelihara dengan baik serta dilakukan maintenance timbangan secara rutin. Kedepannya, receiving akan membuat jadwal maintenance untuk timbangan karena susah juga menerima barang apabila timbangannya rusak, terutama untuk barang yang biasa membeli secara kiloan seperti buah, ikan, daging dan sayuran 5. Receiving harus mengingatkan kepada supplier dengan cara menelepon atau mengirim pesan melalui SMS atau pun aplikasi whatsapp agar tidak mengirimkan barang pada hari libur karena karyawan receivingnya pun libur. Dikhawatirkan apabila karyawan lain yang menerima barang kualitasnya tidak diperiksa terlebih dahulu sesuai dengan list spesification item dan faktur sangat beresiko hilang atau mengalami kerusakan. Tetapi apabila supplier tetap mengirimkan barang saat hari libur, receiving telah melakukan antisipasi dengan menyediakan lubang kecil di area loading dock agar supplier dapat memasukkan faktur ke dalamnya sehingga mencegah faktur tersebut rusak atau hilang. 



Penanggulangan risiko di bagian account payable dan general cashier 1. Mengingatkan kembali kepada supplier terkait jadwal pembayaran. Serta tidak adanya toleransi, jika telat mengambil pembayaran maka baru bisa diambil ketika jadwal pengambilan pembayaran selanjutnya 2. Adanya verifikasi yang dilakukan oleh perusahaan atas faktur pemasok. 3. Melakukan pencocokan seluruh faktur pemasok dengan dokumen yang dimiliki oleh perusahaan serta harus ada bukti tanda terima bagi setiap kegiatan yang menggunakan dana perusahaan.



25



BAB III ALUR SIKLUS PENGELUARAN SETELAH PENANGGULANGAN RISIKO



3.1 Pihak Terkait Adapun bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran pada Fave Hotel Hyper Square Bandung adalah: 1) General Manager General Manager di hotel bertugas untuk mengoordinasi, mengawasi, dan menganalisis semua aktivitas bisnis di hotel 2) Bagian atau departemen yang memerlukan barang/user Merupakan semua bagian ataupun departemen di hotel yang membutuhkan barang yang langsung dipakai dan tidak untuk disimpan di gudang sebagai persediaan. 3) Bagian pembelian/purchasing Bagian yang mempunyai tanggung jawab melakukan pembelian barang kepada supplier atau pemasok. 4) Bagian penerimaan/receiving Bagian yang tanggung jawabnya yakni menerima barang dari supplier kemudian diperiksa kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh tiap perusahaan. 5) Bagian gudang/storekeeper Bagian yang bertanggung jawab menyimpan barang yang telah diterima oleh receiving. 6) Bagian Akuntansi Bagian akuntansi pada perusahaan perhotelan yang terlibat dalam siklus pengeluaran adalah Account Payable, General Cashier, Financial Controller. Dan Accounting Department Head. Bagian ini yang terkait dengan pencatatan hutang, pembayaran serta pengawasan mengenai perihal keuangan. 7) Bagian Cost Control Bagian cost control bertanggungjawab melakukan control terhadap beban keuangan hotel. Kewenangan seorang cost control ini adalah membatasi jumlah pembelian dan permintaan pembelian yang berasal dari divisi lain agar tidak terjadi over budget. 26



3.2 Dokumen Terkait 1. Purchase Requisition/PR Purchase requisition adalah dokumen permintaan barang yang berasal dari departemen yang membutuhkan barang/user yang nantinya diberikan kepada purchasing. Pada dokumen PR ini yang harus diisi oleh user ialah kolom “Departement”, “Date”, “Quantity”, “Unit”, “Description” dan “Reason For Requisition” serta tanda tangan departemen head pada “Requested Department”. Setelah semua kolom tersebut diisi kemudian ditandatangani oleh user department head lalu diberikan kepada purchasing, apabila tidak lengkap pengisiannya maka akan dikembalikan lagi kepada departemen terkait untuk dilengkapi pengisiannya agar pembelian dapat dilanjutkan. Sedangkan purchasing hanya mengisi kolom “Last Purchased”, “Supplier Quotation”, “Name of Suppliers” dan tanda tangan di kolom “Purchasing”. Khusus untuk bagian gudang/storekeeper harus membuat PR berdasarkan dokumen Stock Card. Dimana Stock Card merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya barang di gudang sehingga akan terlihat berapa sisa barang yang ada di gudang pada saat itu (stock on hand/SOH). Dokumen ini memudahkan storekeeper untuk memesan barang yang persediaannya mendekati angka minimum. 2. Daily Market List/DML DML yaitu dokumen permintaan pembelian barang harian yang dibuat oleh departemen Kitchen/Food Beverage Production dan Food Beverage Service dimana barang yang diminta biasanya barang jenis perishable seperti sayuran, buah-buahan, telur, ikan, susu, keju. DML ini tidak ditulis tangan secara manual, tetapi dibuat dengan software di dalam komputer yang bernama VHP (Visual Hotel Program) dimana yang bisa membuatnya hanya departemen Kitchen & FB Service. Nantinya DML ini akan di cetak kemudian ditandatangani oleh departement head kitchen atau Executive Chef pada kolom “Prepared By” kemudian diberikan kepada purchasing. Purchasing kemudian memilih dan menentukan supplier untuk setiap barang dan langsung dibelikan. Pembelian barang berdasarkan dokumen DML ini tidak perlu dilengkapi Purchase Order/PO sehingga nanti receiving menerima barang berdasarkan PO tersebut. Ketika barang telah diterima semua maka receiving menandatangani kolom “Checked by” kemudian diberikan ke purchasing 27



kembali untuk diperiksa kemudian ditandatangani pada kolom “Verified by” setelah itu barulah di setujui oleh Financial Controller pada kolom “Approved by”. 3. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga barang kepada supplier yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali. Dokumen ini diperlukan untuk menghindari pembelian barang yang harganya melambung tinggi. 4. Purchase Order/ PO PO merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang kepada supplier yang dipilih berdasarkan PR yang telah dibuat. Dokumen ini dibuat oleh purchasing dengan menggunakan program VHP di komputer sebelum melakukan pemesanan barang. Kemudian harus disetujui oleh departement head user, financial controller/chief accounting dan general manager setelah itu barang tersebut bisa dibelikan. Berdasarkan hasil observasi penulis, PO merupakan dokumen yang sering lupa atau terlambat dibuat karena apabila dokumen PR telah disetujui dan ditandatangani oleh financial controller/chief accounting dan general manager maka PO ini sudah pasti disetujui dan ditandatangani. Sehingga dengan alasan sudah pasti disetujui ata ditanda tangani tersebut maka pembuatan PO ini sering disepelekan dan akhirnya lupa atau terlewat oleh purchasing. Tetapi tetap saja berdasarkan prosedur, PO ini harus dibuat sebagai dokumen resmi untuk supplier bahwa ada perintah pembelian yang telah disetujui oleh semua pihak. 5. Faktur/Invoice Copy dari Supplier Pada saat mengirimkan barang, supplier harus membawa faktur/invoice sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikirimkan oleh supplier dan diterima oleh receiving. Apabila barang telah diterima, faktur tersebut akan ditandatangani dan dicap “RECEIVED” oleh receiving kemudian mengambil faktur lembar ke 2 (salinan/copy). Sedangkan yang asli diberikan kepada supplier agar fakturnya dibawa kembali pada saat kontra bon dan dicocokkan untuk menentukan jumlah pembayaran 6. Tanda Terima Tanda terima merupakan dokumen yang digunakan apabila supplier lupa membawa faktur/invoice sebagai bukti sementara bahwa barangnya telah diterima tetapi masih menunggu faktur/invoice dari supplier. Dokumen tanda terima ini 28



terdiri dari 2 rangkap, dimana lembar pertama (asli) diberikan kepada supplier sebagai yang menerima barang dan supplier pun harus menandatanganinya. Sedangkan receiving membubuhkan tanda tangan pada kolom “Diserahkan Oleh” sebagai yang menyerahkan dokumen tersebut dan memgang lembar kedua (salinan). 7. Receiving Record/RR Receiving record yaitu dokumen berupa laporan penerimaan barang yang dibuat ketika receiving telah menerima barang dan faktur copy dari supplier serta telah mendistribusikannya kepada user. Pembuatan Receiving Record ini dibuat berdasarkan faktur dan tentunya sesuai dengan PO atau DML. Receiving Record ini dibuat menggunakan program VHP pada komputer kemudian di cetak setelah itu ditandatangani oleh receiving pada kolom “Received by” & “Quality Checked by” kemudian



diberikan



kepada



financial



controller



untuk



disetujui.



Untuk



memudahkan pencatatan dan melakukan pembayaran kepada supplier, setiap 1 receving record ini dibuat untuk 1 supplier saja. 8. Kontra Bon Kontra Bon merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat fakturfaktur pembelian barang dari supplier selama 2 minggu serta dibuat oleh account payable. Faktur tersebut diperoleh dari receiving bersamaan dengan Receiving Record yang diberikan setiap hari kepada account payable. Pada saat kontra bon, biasanya supplier membawa semua faktur asli kemudian dicocokan dengan faktur salinan/copy yang telah diterima oleh receiving untuk memeriksa kesesuaian barang yang dikirim oleh supplier dan yang diterima oleh receiving. Sehingga terlihat berapa jumlah uang yang harus dibayarkan kepada supplier kemudian ditulis oleh account payable pada dokumen Kontra Bon yang terdiri dari 2 rangkap. Untuk rangkap pertama (asli) diberikan kepada supplier dan harus dibawa dan dikembalikan pada saat 2 minggu kemudian ketika mengambil bilyet giro. Sedangkan rangkap kedua (salinan) dipegang oleh account payable 9. Memo Kredit Dokumen ini diisi oleh bagian purchasing yang memberikan otorisasi untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh hotel. Dokumen ini diperlukan agar supplier tidak lupa untuk mengantarkan barang yang sesuai dengan spesifikasi 29



yang dibutuhkan hotel apabila barang yang diantarkan sebelumnya tidak sesuai. 10. Payment Voucher Payment Voucher merupakan dokumen untuk mencatat utang masing – masing supplier yang dibuat oleh bagian account payable dengan program VHP. Dalam pembelian kredit, payment voucher ini dibuat setiap 2 minggu sekali setelah dilakukannya kontra bon. Sehingga dalam satu dokumen payment voucher tersebut memuat pencatatan utang kepada masing-masing supplier dalam waktu 2 minggu. 11. Bilyet Cheque/Giro Requestion Dokumen permintaan giro/cek yang dibuat oleh account payable sebagai ijin untuk melakukan pembayaran dengan giro/cek kepada supplier. Untuk supplier dalam kota pembayarannya menggunakan giro, sedangkan untuk supplier luar kota menggunakan cek. Pada dokumen Bilyet Cheque/Giro Requestion ini, nantinya akan diperiksa oleh chief accountant/financial controller dan disetujui oleh general manager dan PT. GIN Finance. PT GIN Finance tersebut merupakan perwakilan owner untuk memeriksa semua kegiatan pembayaran di Favehotel Hyper Square Bandung yang biasanya disebut finance owner. Ketika supplier mengambil giro, supplier tersebut harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pengambilan di kolom “Received By” pada dokumen Bilyet Giro/Cheque Requestion. 12. Bilyet Giro Dokumen atau lembar bilyet giro yang ditulis oleh account payable dan digunakan sebagai alat pembayaran kepada supplier. Bilyet giro ini sudah dapat diberikan kepada supplier apabila telah ditandatangani oleh PT. GIN Finance. Bilyet giro yang digunakan oleh Favehotel Hyper Square Bandung ialah dari Bank Mandiri. 13. Kuitansi dan Materai Tempel Diberikan oleh supplier sebagai bukti telah menerima pembayaran giro dari account payable atau dari hotel. Pada kuitansi tersebut harus terdapat tanda tangan supplier dan meterai yang telah ditempel. Untuk pembayaran yang nominalnya dibawah 1 juta rupiah menggunakan meterai tempel 3000 sedangkan untuk nominal diatas 1 juta rupiah menggunakan meterai tempel 6000.



30



3.3 Flowchart Berikut adalah flowchart siklus pengeluaram favehotel hyper square setelah penanggulangan risiko :



31



Berikut adalah prosedur siklus pengeluaran pada Fave Hotel Hyper Square Bandung: 1.



Prosedur dimulai dengan adanya permintaan pembelian dari user dengan adanya pembuatan PR/Purchase Requisition sebanyak 3 rangkap. PR dibuat rangkap tiga dan didistribusikan kepada cost control sebagai alat kontrol, purchasing sebagai dasar untuk membuat PO dan yang terakhir kepada gudang atau user yang meminta barang. PR khusus untuk bagian gudang atau storekeeper harus membuat PR berdasarkan stock on hand atau barang yang tersisa pada saat itu dimana tercatat pada Stock Card. Sedangkan untuk departemen F&B Service & Kitchen dapat melakukan pembelian barang setiap hari dengan membuat DML/Daily Market List



2.



Kemudian dokumen PR atau DML tersebut diberikan kepada purchasing. Purchasing membuat surat permintaan penawaran harga kepada supplier untuk mengetahui harga tiap barang yang akan dipesan untuk menghindari pemesanan barang dengan biaya yang melambung tinggi. Purchasing menentukan supplier berdasarkan list harga yang telah diminta ke supplier sebelumnya lalu membuat PO yang harus mendapatkan persetujuan accounting department head, cost control, dan general manager.



3.



PO



dibuat



3



rangkap



untuk



didistribusikan



kepada



supplier



yang



ditunjuk/dipilih, receiving sebagai dasar menerima barang, kemudian setelah barang diterima receiving akan memberikan PO tersebut kepada account payable sebagai dasar untuk melakukan pencatatan utang serta untuk purchasing dan disimpan sebagai arsip. Jika PO sudah disetujui barulah purchasing memesan serta membelikan barang tersebut. 4.



Receiving menerima barang berdasarkan salinan PR dan PO atau DML dari purchasing, setelah barang diterima dan sudah diperiksa kesesuaiannya kemudian membuat Receiving Record berdasarkan faktur dari supplier. Apabila barang tidak sesuai dengan spesifikasi maka akan diterbitkan memo kredit agar supplier mengirimkan kembali barang yang sesuai dengan spesifikasi. Receiving Record harus diotorisasi oleh financial controller. Kemudian oleh financial controller diberikan kepada account payable agar dapat diproses pembayarannya.



32



5.



Account payable kemudian melakukan kontra bon dengan mencocokkan faktur yang diterima oleh receiving dengan faktur dari supplier. Apabila sudah sesuai kemudian dibuat dokumen pembayarannya yaitu Payment Voucher, Bilyet Cheque/Giro Requestion, dan bilyet giro yang harus disetujui oleh financial controller dan general manager. Setelah semua dokumen disetujui dan diotorisasi maka pembayaran kepada supplier dapat dilakukan dengan memberikan bilyet giro dan supplier harus membawa kuitansi sebagai tanda bukti telah menerima pembayaran.



33



DAFTAR PUSTAKA



Amalia, Nurul. 2019. Analisis Pengendalian Internal pada Siklus Pembelian di Favehotel Hyper Square Bandung. Sekolah Tinggi Pariwisata. Bandung.



Ikhsan, Arfan & Prianthara, Ida Bagus Teddy. 2008. Sistem Akuntansi Perhotelan. Edisi Pertama Jilid Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.



Romney, Marshall B. dan Steinbart, Paul Jhon, (2016). Sistem Informasi Akuntansi. Diterjemahkan oleh Kikin dan Novita, Salemba Empat, Jakarta.



34