Format Laporan Tugas Akhir KTM D3 2019 [PDF]

Citation preview

PEMBELAJARAN PRAKTEK KERJA KEFARMASIAN DI APOTEK



KARYA TULIS MAHASISWA



Oleh : Reny Parembang 1713013039



PROGRAM STUDI AHLI MADYA (DIII) FAKULTAS FARMASI UNIVERSITAS MULAWARMAN 2019



HALAMAN PERSETUJUAN KARYA TULIS MAHASISWA PEMBELAJARAN PRAKTEK KERJA KEFARMASIAN APOTEK DAN PBF Oleh :



Reny Parembang 1713013039 Disetujui Oleh :



Dosen Pembimbing



Novita Eka Kartab Putri, S.Farm., M. Farm., Apt NIP: 6472065511900001



Diketahui Oleh : Koordinator Prodi DIII Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman



Dr. Angga Cipta Narsa, S.Farm., M.Si., Apt NIP. 198405122008121005



RIWAYAT HIDUP Reny Parembang lahir di Loa Duri pada tanggal 14 September 1998 adalah anak kedua dari pasangan bapak Markus dan ibu Maria Parembang. Sejak kecil tinggal hingga sekarang tinggal di desa loa duri ulu, kabupaten kutai kartanegara. Telah selesai menenpuh pendidikan sekolah dasar di SD Negeri 008 Loa Janan pada tahun 2011, pendidikan sekolah menegah pertama di SMP Negeri 28 Samarinda pada tahun 2014, dan pendidikan sekolah menengah kejuruan di SMK Farmasi Tenggarong pada tahun 2017, kemudian pada tahun 2017 melanjutkan pendidikan Ahli madya (D3) Farmasi di Fakultas



Farmasi



Universitas



Mulawarman



Samarinda.



Penulis



telah



menyelesaikan Praktek Kerja Kefarmasian dibeberapa instansi pada tahun 2019 Program Studi Ahli Madya (D3) Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman.



RINGKASAN Dalam upaya meningkatkan tenaga kesehatan di bidang farmasi yang kompeten dan siap untuk bekerja di lapangan pekerjaan. Maka sangat diperlukan kegiatan belajar di luar kampus, salah satu kegiatan yang dapat dilakukan seperti Praktik Kerja Lapangan (PKL). Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan kegiatan pelatihan yang dilakukan oleh mahasiswa D3 Farmasi untuk belajar bagaimana pekerjaan kefarmasian di apotek, memberikan pengalaman kepada calon tenaga teknis kefarmasian dalam melakukan kegiatan pelayanan kefarmasian, sehingga dapat mengetahui kegiatan pengelolaan obat, pelayanan dan administrasi yang ada di apotek. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilakukan di bawa bimbingan apoteker yang ada di apotek dan dosen pembimbing yang ada di kampus untuk membentuk calon tenaga teknis kefarmasian yang siap bekerja.



KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang MahaEsa yang telah mengkaruniakan berkah dan kasih sayang-Nya sehingga atas izin-Nya penulis akhirnya dapat menyelesaikan penyusunan laporan praktek kerja kefarmasian. Karya Tulis Mahasiswa di susun dari inti sari praktek kerja lapangan yang telah selesai dilaksanakan dan merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar ahli madya farmasi (Amd.,Farm) pada Program Study Ahli Madya (DIII) Farmasi Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan karya tulis mahasiswa belum sempurna, namun berkat bantuan dari berbagai pihak karya tulis mahasiswa ini dapat terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada: 1. Bapak Dr. Laode Rijai, M.Si., Drs. Selaku Dekan Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman dan jajarannya, serta tenaga pengajar yang senantiasa memberikan dukungan moril, motivasi, bantuan, dan ilmu-ilmu pengetahuan selama proses perkuliahan hingga terselesaikannya karya tulis mahasiswaini. 2. Bapak Dr. Angga Cipta Narsa, S.Farm., M.Si., Apt selaku koordinator prodi (DIII) Farmasi Universitas Mulawarman yang selalu bijaksana memberikan bimbingan, nasehat serta waktu selama proses pembuatan karya tulis mahasiswa ini. 3. Bapak Arifudin M.Si.,Apt Selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah memberikan dukungan, motivasi, saran, arahan, dan kebijakan kepada penulis dalam proses penyusunan laporan ini sehingga dapat terselesaikan dengan baik. 4. Ibu Novita Eka Kartab Putri, S.Farm., M. Farm., Apt selaku Dosen Pembimbing Lapangan yang telah memberikan dukungan, saran, arahan, dan kebijakan kepada penulis dalam proses penyusunan karya tulis mahasiswa ini sehingga dapat terselesaikan dengan baik.



5. Ibu Rusniati Rasyid, S.Farm.,Apt dan Bapak Achmad Kadri Ansyori, M.Sc.,Apt yang telah membimbing praktek kerja lapangan dan selalu memberikan kemudahan, kebijakan, dan motivasi dalam penyelesaian laporan. 6. Tenaga Teknis Kefarmasian di Apotek kimia Farma Gunung Cermai dan Tenaga Teknis Kefarmasian di Apotek Berkat Bersama yang telah membimbing penulis selama melaksanakan praktek kerja kefarmasian di Apotek. 7. Ayah dan Ibu saya, yang senantiasa mendoakan, memberikan semangat, dukungan moril dan materi yang selalu diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini. 8. Sahabat saya Ratul, Zumar, Nia, Fina, Lisa, Merry, Chamel, Mela, Leny, Riska, Rany dan Putri yng telah memberi saya semangat sehingga dapat menyelesaikan laporan ini. 9. Kakak saya Rony dan Uli, adik saya Elma dan Jupe seta tante saya Rut Kaduanan



yang sudah memberi saya semangat dan memberikan arahan



sehingga dapat menyelesaikan laporan ini. 10. Rekan-rekan mahasiswa Diploma Tiga Fakultas Farmasi angkatan 2017, terima kasih atas waktu, kerja sama dan motivasinya selama ini. Semoga silaturahmi diantara kita semua akan tetap terjalin dengan baik. Akhir kata, semoga segala bantuan dan kebaikan yang diberikan oleh berbagai pihak mendapat balasan yang terbaik dari Tuhan Yang Maha Esa dan semoga karya tulis mahasiswa ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan serta bermanfaat bagi dunia pendidikan, khususnya dalam bidang farmasi. Samarinda, Desember 2019 Penulis



Reny Parembang Nim. 1713013039



DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL HALAMAN PENGESAHAN RIWAYAT HIDUP RINGKASAN ……………………………………………………………. KATA PENGANTAR DAN UCAPAN TERIMA KASIH…………….. DAFTAR ISI ……………………………………………………………... DAFTAR GAMBAR …………………………………………………….. DAFTAR TABEL………………………………………………………... BAB I STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI APOTEK 1.1 Pendahuluan…………………………………………………... 1.1.2 Apotek………………………………………………………… 1.1.3 Tenaga Teknis Kefarmasian…………………………………...



i ii iii iv v 1 1 2 3



1.2



Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai……………………………………………..



4



1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5



Perencanaan …………………………………………………... Pengadaan …………………………………………………….. Penerimaan …………………………………………………… Penyimpanan ………………………………………………….. Pemusnahan …………………………………………………... Pengendalian ………………………………………………….. Pencatatan dan Pelaporan ……………………………………..



5 6 7 8



1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.3.7 BAB II 2.1 2.2



Pelayanan Farmasi Klinik …………………………………….. Pengkajian Resep ……………………………………………... Dispensing ……………………………………………………. Pelayanan Informasi Obat (PIO)……………………………… Konseling ……………………………………………………... Pelayanan Kefarmasian di Rumah (home care pharmacy) ……. Pemantauan Terapi Obat (PTO)………………………………. Monitoring Efek Samping Obat (MESO) ……………………... PEMBELAJARAN PRAKTIK KERJA DI APOTEK……. Pendahuluan………………………………………………....... Praktek Kerja Kefarmasian di Apotek Kimia Farma X…….......



9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22



2.2 Praktek Kerja Kefarmasian di Apotek X………….................... BAB V KESIMPULAN …………………………………………….... DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………….....



23 24 25



DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 1.2



Halaman Struktur Organisasi Apotek………………………………... Alur Pelayanan Resep ……………………………………...



1 2



DAFTAR TABEL Tabel 1.1



Halaman Daftar Obat Wajib Apotek…..……………………………...



1



BAB I STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI APOTEK 1.1



Pendahuluan Kesehatan merupakan salah satu unsur yang sangat penting bagi setiap



manusia, karena dengan tubuh yang sehat setiap manusia dapat hidup produktif baik secara sosial maupun ekonomi. Derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat dapat diwujudkan dengan menyelenggarakan upaya kesehatan yang dapat dilakukan oleh pemerintah dan atau masyarakat. Upaya kesehatan diselenggarakan melalui pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan,



pencegahan penyakit, penyembuhan penyakit, dan pemulihan kesehatan yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadudan berkesinambungan oleh perorangan, keluarga, kelompok dan atau masyarakat. Farmasi merupakan suatu profesi kesehatan yang berhubungan dengan pembuatan dan distribusi dari produk yang berkhasiat obat. Farmasi juga meliputi profesi yang sah dan fungsi ekonomi dari distribusi produk yang berkhasiat obat yang baik dan aman. Dalam kegiatan farmasi utamanya sangat diperlukan instansi-instansi kesehatan, seperti balai pengobatan ataupun konsumen lainnya yang telah ditentukan oleh Menteri Kesehatan. Salah satu distribusi dalam farmasi adalah Pedagang Besar Farmasi (PBF). 1.2



Apotek Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktik



kefarmasian oleh Apoteker berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2017 tentang Apotek. Apotek bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kefarmasian, memberikan perlindungan pasien dan masyarakat dalam memperoleh pelayanan kefarmasian dan menjamin kepastian hukum bagi Tenaga Teknis Kefarmasian dalam memberikan pelayanan kefarmasian di apotek. 1.3



Tenaga Teknis Kefarmasian Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9



Tahun 2017 tentang Apotek,Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana farmasi, Ahli madya farmasi, dan Analis farmasi. Pekerjaan kefarmasian yang dilakukan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian dilakukan dibawahpengawasan apoteker atau pimpinan unit atau dilakukan secara mandiri sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. 1.4



Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di Apotek



a.



Perencanaan



Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat. b.



Pengadaan Proses



pengadaan



dilakukan



untuk



menjamin



kualitas



pelayanan



kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. c. Penerimaan Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. d.



Penyimpanan



1) Obat atau bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru. Wadah sekurang-kurangnya memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluwarsa (Expired date). 2) Semua obat atau bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai sehingga terjamin keamanan dan stabilitasnya. 3) Sistem penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan bentuk sediaan dan kelas terapi obat serta disusun secara alfabetis. 4) Pengeluaran obat memakai sistem FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). 5) Sistem penyimpanan obat golongan narkotika dan psikotropika di apotek disimpan pada lemari khusus yang terbuat dari kayu (bahan lain yang kokoh dan kuat) yang ditempel pada dinding, terdiri dari 2 kunci yang berbeda, terdiri dari 2 pintu, satu untuk pemakaian sehari-hari. Lemari tersebut terletak di tempat yang tidak diketahui oleh umum, tetapi dapat diawasi langsung oleh asisten apoteker yang bertugas dan bertanggung jawab. e.



Pemusnahan Obat kadaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai dengan jenis dan



bentuk sediaan. Pemusnahan obat kadaluwarsa atau rusak yang mengandung narkotika atau psikotropika dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Pemusnahan obat selain narkotika dan psikotropika dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktik atau surat izin kerja. Pemusnahan dibuktikan dengan berita acara pemusnahan. Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 5 (lima) tahun dapat dimusnahkan. Pemusnahan resep dilakukan oleh apoteker disaksikan oleh sekurang-kurangnya petugas lain di apotek dengan cara dibakar atau cara pemusnahan lain yang dibuktikan dengan berita acara pemusnahan resep dan selanjutnya dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. f.



Pengendalian Pengendalian dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan



yang sesuai kebutuhan pelayanan, melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan pengeluaran. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya



kelebihan,



kekurangan,



kekosongan,



kerusakan,



kedaluwarsa,



kehilangan serta pengembalian pesanan. Pengendalian persediaan dilakukan menggunakan kartu stok baik dengan cara manual atau elektronik. Kartu stok sekurang-kurangnya memuat nama obat, tanggal kadaluwarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran dan sisa persediaan. g.



Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan sediaan farmasi, alat



kesehatan, dan bahan medis habis pakai meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan (kartu stok), penyerahan (nota atau struk penjualan) dan pencatatan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan. Pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan eksternal. Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk kebutuhan manajemen apotek, meliputi keuangan, barang dan laporan lainnya. Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan meliputi pelaporan narkotika, psikotropika dan pelaporan lainnya.



1.5



Pelayanan Farmasi Klinik di Apotek Pelayanan Farmasi Klinik di apotek merupakan bagian dari pelayanan



kefarmasian yang langsung dan bertanggung jawab kepada pasien berkaitan dengan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Pelayanan farmasi klinik meliputi : a.



Pengkajian Resep Kegiatan pengkajian resep meliputi administrasi, kesesuaian farmasetik, dan



pertimbangan klinis. Kajian administratif meliputi nama pasien, umur, jenis kelamin dan berat badan, nama dokter, nomor Surat Izin Praktik (SIP), alamat dokter, nomor telepon, dan paraf serta tanggal penulisan resep. Yang termasuk dalam kajian kesesuaian farmasetika antara lain bentuk dan kekuatan sediaanstabilitas dan kompatibilitas. Termasuk pertimbangan klinis antara lain ketepatan indikasi dan dosis obat, aturan, cara dan lama penggunaan dan duplikasi atau polifarmasi, reaksi obat yang tidak diinginkan (alergi, efek samping, manifestasi klinik lain), kontraindikasi, serta interaksi. Jika ditemukan adanya ketidaksesuaian dari hasil pengkajian, maka apoteker harus menghubungi dokter penulisan resep. b.



Dispending Dispensing terdiri dari penyiapan, penyerahan dan pemberian informasi



obat. Setelah melakukan pengkajian resep dilakukan hal sebagai berikut: 1) Menyiapkan obat sesuai dengan permintaan resep. a)



Menghitung kebutuhan jumlah obat sesuai dengan resep.



b) Mengambil



obat



yang



dibutuhkan



pada



rak



penyimpanan



dengan



memperhatikan nama obat, tanggal kadaluwarsa dan keadaan fisik obat. c)



Melakukan peracikan obat bila diperlukan.



d) Memberikan etiket sekurang-kurangnya meliputi warna putih untuk obat dalam atau oral, warna biru untuk obat luar dan suntik dan menempelkan label “kocok dahulu” pada sediaan bentuk suspensi atau emulsi. e)



Memasukkan obat ke dalam wadah yang tepat dan terpisah untuk obat yang berbeda untuk menjaga mutu obat dan menghindari penggunaan yang salah.



2) Penyerahan Obat Sebelum obat diserahkan kepada pasien harus dilakukan pemeriksaa kembali mengenai penulisan nama pasien pada etiket, cara penggunaan, serta jenis dan jumlah obat (kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep) kemudian memanggil nama dan nomor tunggu pasien dan mengkonfirmasi ulang identitas dan alamat pasien, menyerahkan obat yang disertai pemberian informasi obat. 3) Pemberian Informasi Obat Pemberian Informasi Obat dilakukan dengan cara : a)



Memberikan informasi cara penggunaan obat dan hal-hal yang terkait dengan obat antara lain manfaat obat, makanan dan minuman yang harus dihindari, kemungkinan efek samping, cara penyimpanan obat dan lain-lain.



b) Penyerahan obat kepada pasien hendaklah dilakukan dengan cara yang baik, mengingat pasien dalam kondisi tidak sehat mungkin emosinya tidak stabil. c)



Memastikan bahwa yang menerima obat adalah pasien atau keluarganya.



d) Membuat salinan resep sesuai dengan resep asli dan diparaf oleh apoteker (apabila diperlukan). e)



Menyimpan resep pada tempatnya.



f)



Apoteker membuat catatan pengobatan pasien atau Patient Medical Record (PMR).



c.



Pelayanan Informasi Obat (PIO) Pelayanan Informasi Obat (PIO) merupakan kegiatan yang dilakukan oleh



apoteker dalam pemberian informasi mengenai obat yang tidak memihak, dievaluasi dengan kritis dan dengan bukti terbaik dalam segala aspek penggunaan obat kepada profesi kesehatan lain, pasien atau masyarakat. d.



Konseling Konseling



merupakan



proses



interaktif



antara



apoteker



dengan



pasien/keluarga untuk meningkatkan pengetahuan, pemahaman, kesadaran dan kepatuhan sehingga terjadi perubahan perilaku ke arah yang lebih tepat dalam penggunaan obat dan menyelesaikan masalah yang dihadapi pasien. e.



Pelayanan kefarmasian di rumah (home pharmacy care)



Pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis dilakukan oleh apoteker. f.



Pemantauan Terapi Obat (PTO) Pemantauan Terapi Obat (PTO) merupakan proses yang memastikan bahwa



seorang pasien mendapatkan terapi obat yang efektif dan terjangkau dengan memaksimalkan efikasi dan meminimalkan efek samping. e. Monitoring Efek Samping Obat (MESO) Monitoring Efek Samping Obat (MESO) obat adalah kegiatan pemantauan setiap respon terhadap obat yang merugikan atau tidak diharapkan yang terjadi pada dosis normal yang digunakan pada manusia untuk tujuan profilaksis, diagnosis dan terapi atau memodifikasi fungsi fisiologis. 1.6



Pedagang Besar Farmasi (PBF) Pedagang Besar Farmasi adalah suatu usaha berbentuk badan hukum yang



memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran, perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai perundang-undangan yang belaku. 1.7 a.



Aspek CDOB (Cara Disrtribusi Obat yang Baik) Manajemen Mutu Manajemen mutu dalam penerapan pedoman CDOB meliputi:



1)



Sistem mutu (Quality System), meliputi struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya.



2) Jaga mutu (Quality Assurance), yaitu tindakan sistematis yang menjamin kepercayaan bahwa produk baik dari segi pelayanan dan dokumentasinya mendukung kualitas. b.



Organisasi, Manajemen, dan Personalia Pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang baik serta



distribusi obat dan atau bahan obat yang benar sangat bergantung pada personil yang menjalankannya. Harus ada personil yang cukup dan kompeten untuk melaksanakan semua tugas yang menjadi tanggung jawab fasilitas distribusi. Tanggung jawab masing-masing personil harus dipahami dengan jelas dan dicatat.



Semua personil harus memahami prinsip CDOB dan harus menerima pelatihan dasar maupun pelatihan lanjutan yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Harus ada struktur organisasi untuk tiap bagian yang dilengkapi dengan bagan organisasi yang jelas tanggung jawab, wewenang dan hubungan antara semua personil harus ditetapkan dengan jelas. c.



Bangunan dan Peralatan Fasilitas distribusi harus memiliki bangunan dan peralatan untuk menjamin



perlindungan dan distribusi obat dan atau bahan obat: 1) Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan penanganan obat dilengkapi dengan pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanankan secara akurat dan aman. 2) Jika bangunan (termasuk sarana penunjang) bukan milik sendiri, maka harus tersedia kontrak tertulis dan pengelolaan bangunan tersebut harus menjadi tanggung jawab dari fasilitas distribusi. 3) Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat dan atau bahan obat yang menunggu keputusan lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi obat dan atau bahan obat yang diduga palsu, yang dikembalikan, yang ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik dan yang kadaluarsa dari obat dan atau bahan obat yang dapat disalurkan.



d.



Operasional



1) Fasilitas distribusi harus memperoleh pasokan obat dan atau bahan obat dari pemasok yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-undangan untuk meminimalkan resiko obat dan atau bahan obat palsu memasuki rantai distribusi resmi. Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala. Prosedur tertulis digunakan untuk mengatur kegiatan administratif dan teknis terkait wewenang pengdaan dan pendistribusian, guna memastikan bahwa



obat hanya diperoleh dari pemasok yang memiliki izin dan didistribusikan oleh fasilitas distribusi resmi. 2) Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa obat dan atau bahan obat hanya disalurkan kepada pihak yang berhak atau yang berwenang untu menyerahkan obat kemasyarakat dan memantau tiap transaksi yang dilakukan, dan melakukan penyelidikan jika ditemukan penyimpangan pola transaksi obat dan atau bahan obat yang beresiko terhadap penyalahgunaan. 3) Proses pengambilan obat dan atau bahan obat harus dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan dokumen yang tersedia untuk memastikan obat dan atau bahan obat yang benar. Obat dan atau bahan obat yang diambil harus memiliki masa simpan yang cukup sebelum kadaluwarsa dan berdasarkan FEFO, nomor bets obat dan atau bahan obat harus dicatat. e.



Inspeksi Diri Inspeksi diri dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan dan kepatuhan



terhadap pemenuhan CDOB. Program inspeksi diri harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan dan mencangkup semua aspek CDOB serta kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, pedoman dan prosedur tertulis. Inspeksi diri harus dilakukan dengan cara yang independen yang rinci oleh personil yang kompeten dan dintunjuk oleh perusahaan. Semua pelaksanaan inspeksi diri harus dicatat. Laporan harus berisi semua pengamatan yang dilakukan selama inspeksi.



f.



Keluhan, Kembalian, Diduga Palsu, Penarikan Hal-hal yang harus tersedia dalam menangani keluhan:



1) Harus tersedia prosedur tertulis ditempat untuk penanganan keluhan. Harus dibedakan antara keluhan tentnag kualitas obat dan atau bahan obat dan kelhan yang brkaitan dengan distribusi. 2) Harus tersedia catatan terhadap penanganan keluhan termasuk waktu yang diperlukan untuk tindak lanjutnya dan didokumentasikan. 3) Harus ada personil yang ditunjjuk untuk menangani keluhan.



4) Setiap keluhan tentang obat dan atau bahan obat yang tidak memenuhi syarat harus dicatat dan diselediki secara menyeluruh. 5) Semua keluhan dan informasi lain mengenai produk yang rusak dan diduga palsu harus diteliti (diindentifikasi) atau ditinjau dan dicatat. 6) Setiap keluhan harus dikelompokkan sesuai dengan jenis keluhan dan dilakukan tran analisis terhadap keluhan. Obat dan atau bahan obat kembalian: 1) Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan dan penerimaan obat dan atau bahan obat kembalian. 2) Fasilitas distribusi harus menerima obat dan atau bahan obat kembalian sesuai dengan persyaratan dari industri industri farmasi atau fasilitas distribusi lain. 3) Obat dan atau bahan obat kembalian yang harus disimpan terpisah dari obat dan atau bahan obat yang memenuhi syarat jual dan dalam area terkunci serta diberi label yang jelas. 4) Transportasi yang digunakan untuk obat dan atau bahan obat kembalian harus dipastikan sesuai dengan persyaratan penyimpanan dan persyaratan lainnya yang relevan. Obat dan atau bahan obat diduga palsu: 1)



Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan dan penerimaan obat dan atau bahan obat diduga palsu.



2)



Fasilitas distribusi harus segera melaporkan obat dan atau bahan obat diduga palsu kepada instansi yang berwenang.



3)



Setiap obat dan atau bahan obat yang diduga palsu harus dikarantina diruang terpisah, terkunci dan diberi label yang jelas.



4)



Untuk obat dan atau bahan obat diduga palsu, penyalurannya harus dihentikan, segera dilaporkan ke instansi terkait.



5)



Setelah ada pemastian obat dan atau bahan obat tersebut palsu maka harus segera ditindak lanjutu sesuai dengan instruksi dari instansi. Penarikan kembali obat dan atau bahan obat:



1) Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan obat dan atau bahan obat yang ditarik kembali.



2) Harus membentuk tim khusus yang bertanggung jawab terhadap penangnanan obat dan atau bahan obat yang ditarik. 3) Semua obat dan atau bahan obat harus ditempatkan secara terpisah aman dan terkunci serta diberi label yang jelas. 4) Proses penyimpanan obat dan atau bahan obat yang ditarik harus sesuia dengan persyaratan penyimpanan. 5) Perkembangan proses penarikan obat dan atau bahan obat harus didokumentasikan harus dilaporkan. 6) Fasilitas distribusi harus mengikuti instruksi penarikan. 7) Dokumentasi pelaksanna penarikan obat dan atau bahan obat harus tersedia pada saat pemeriksaan. 8) Pelaksanaan penarikan obat dan atau bahan obat harus diinformasikan ke industri industri farmasi dan atau pemegangan izin edar. 9) Semua dokumen penarikan obat dan atau bahan obat harus didokumentasikan oleh penanggung jawab. g.



Transportasi



1) Dikelola dengan baik, aman dan bebas dari akses pihak yang tidak sah. Identitas produk tidak hilang. Dokumen pengiriman (TTD, identitas, stempel) kembali ke PBF. 2) Kendaraan sesuai persyaratan penyimpanan produk, label jelas, pengemudi dilatih CDOB. 3) Transportasi disub-kontakan, pihak ketiga memahami kondisi penyimpanan, kontrak mencantumkan tanggung jawab saat terjadi hal yang tidak diigninkan. h.



Fasilitas Distribusi Berdasarkan Kontrak



1) Pemberi Kontrak a)



Bertanggung jawab untuk kegiatan yang dikontrakkan.



b) Menilai kompetensi yang diperlukan oleh penerima kontrak. c)



Melakukan pengawasan terhadap penerima kontrak dalam melaksanakan tugas yang dikontrakkan sesuai dengan prinsip dan pedoman CDOB.



d) Memberikan informasi secara tertulis yang harus dilaksanakan oleh penerima kontrak. 2) Penerima Kontrak a)



Memiliki tempat, personil yang kompeten, peralatan, pengetahuan dan pengalaman dalam melaksanakan tugas yang dikontrakkan.



b) Harus memenuhi persyaratan CDOB. c)



Penerima kontrak harus menghindari aktivitas lain yang dapat mempengaruhi mutu obat dan atau bahan obat.



d) Melaporkan kejadoan apapu yang dapat mempengaruhi mutu obat kepada pemberi kontrak. i.



Dokumentasi Segala kegiatan harus didokumentasikan dan disimpan selama minimal 3



tahun agar mudah ditelusuri.



BAB II PEMBELAJARAN PRAKTIK KERJA DI APOTEK DAN PEDAGANG BESAR FARMASI (PBF) 2.1



Pendahuluan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di apotek yang dilaksanakan di Apotek



Kimia Farma Gunung Cermai pada tanggal 19 Agustus sampai 22 September dan



di Apotek Berkat Bersama pada tanggal 30 September sampai 26 Oktober 2019 serta di PBF pada tanggal 16 September sampai 22 September 2019. 2.2



Profil Singkat Apotek dan Pedagang Besar Farmasi (PBF)



2.2.1 Profil Singkat Apotek Kimia Farma Gunung Cermai Apotek Kimia Farma Gunung Cermai merupakan salah satu unit apotek pelayanan yang berada dibawah naungan PT. Kimia Farma Apotek yaitu Business Manajer (BM) Unit Samarinda, Apotek Kimia Farma Gunung Cermai berada di Jl. Gunung Cermai RT 01, Samarinda. Apotek Kimia Farma Gunung Cermai berdiri pada bulan agustus 2018. Apotek ini telah memiliki perizinan pendirian Apotek dari Departemen Kesehatan



yang dikelola oleh Rusniati Rasyid,



S.Farm.,Apt yang merupakan Apoteker Pengelola Apotek (APA )di Apotek Kimia Farma Gunung Cermai. 2.2.2 Profil Singkat Apotek Berkat Bersama Apotek berkat bersama merupakan salah satu apotek yang berada jalan bukit alaya, ruko blok LD 16 samarinda, berdiri sejak awal tahun 2017. Apotek berkat bersama adalah apotek swasta yang dimiliki oleh dr. Monika Sompotan (PSA), bekerjasama dengan seorang Apoteker pengelola apotek (APA) yaitu Achmad Kadri Ansyori,M.Sc.,Apt, dibantu dengan dua Tenaga Kefarmasian yaitu Degy Daratulangi A.md.,Farm dan Selciana C. A.md.,Farm, tiga Asisten Tenaga Kefarmasian yaitu Ulfah Dwi Yanti, Lumalan Jupriyanto dan M. Jaka Setiawan dan seorang kasir yaitu Triyas Aditya W.



2.2.3 Profil Singkat PBF Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Samarinda Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang beralamat di Jalan Gurami Nomor 16 Samarinda. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan unit distribusi obat dan bahan obat yang dimiliki oleh PT. Kimia Farma Tbk., KFTD sudah tersebar di seluruh Indonesia, salah satunya di



Samarinda. KFTD cabang Samarinda dipimpin oleh Whisnu Dhani Hermawan, S.Farm., Apt sebagai branch manager yang bertugas untuk mengarahkan, memimpin, dan mengawasi kinerja para staf yang berada di bawahnya. Apoteker penanggung jawab terdiri dari penganggung jawab PBF atau Narkotika Psikotropika dan Zat Adiktif (NAPZA) oleh Ragil Dwi Atmojo, S.Farm., Apt dan penanggung jawab alat kesehatan oleh Arniah, S.Farm. 2.3



Struktur Organisasi Apotek dan Pedagang Besar Farmasi (PBF)



2.3.1 Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma Gunung Cermai Apoteker Pengelola Apotik



Rusniati Rasyid, S. Farm.,Apt



Apoteker Pendamping



Muhammad Rasyid Indrawan,S.Farm.,Apt



Tenaga Teknis Kefarmasian 1. Muhammad Andriansyah 2. Elsa 3. Litifah 4. Marina 5. Supyananugeraha



Gambar 2.3. Struktur Organisasi 2.3.2 Struktur Organisasi Apotek Berkat Bersama Pemilik Sarana Apotek dr. Monika Sompotan



Apoteker Penanggungjawab Apotik Achmad Kadri Ansyori,M.Sc.,Apt



Tenaga Tekhnis Kefarmasian



Tenaga Tekhnis Kefarmasian



Degy Daratulangi A.md.,Farm



Selciana C. A.md.,Farm



Kasir Triyas Aditya W.



Asisten Tenaga Tekhnis Kefarmasian



Asisten Tenaga Tekhnis Kefarmasian



Asisten Tenaga Tekhnis Kefarmasian



Ulfah Dwi Yanti



Lumalan Jupriyanto



M. Jaka Setiawan



2.3.3 Struktur Organisasi PBF Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) Samarinda



2.3



Praktek Kerja Kefarmasian di Apotek Kimia Farma Gunung Cermai



2.3.1 Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai a.



Perencanaan Perencanaan perbekalan farmasi di apotek kimia farma gunung cermai



berdasarkan perhitungan data penjualan obat 3 bulan terakhir dan dikategorikan berdasarkan kategori pareto yaitu pareto ABC. Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai perlu diperhatikan yaitu pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat. b.



Pengadaan Kegiatan Pengadaan barang di apotek kimia farma gunung cermai



dipantau oleh Business Manager (BM) Samarinda. Pengadaan di apotek kimia farma gunung cermai dilakukan secara rutin yaitu dua minggu sekali melalui hasil analisi pareto ABC penjualan barang dengan mengacu pada historis penjualan selama tiga (3) bulan terakhir. Proses perencanaan untuk pengadaan rutin awalnya dilakukan oleh Business Manager (BM), Proses pengadaan dilakukan dengan cara BM menarik data penjualan selama tiga bulan terakhir di apotek dan dianalilis melalui pareto ABC kemudian membuat daftar kebutuhan obat (DKO). Setelah itu BM mengirim DKO tersebut ke Apoteker Pengelola Apotek (APA) di Apotek kimia farma gunung cermai melalui email ataupun sistem. APA akan memilih lagi barang yang akan di adakan sesuai dengan kebutuhan di apotek. Data yang sudah diedit kemudian dikirim kembali kebagian pengadaan di BM untuk di ubah menjadi SP. Kemudian SP diprint dan diambil oleh sales PBF dan diproses. PBF mengeluarkan faktur dan barang diantar ke apotek setelah itu dilakukan penerimaan barang. Pengadaan di apotek kimia farma gunung cermai dengan cara: 1) Sistem MinMax P2 (Minimum Maximum Pengadaan) Sistem MinMax P2 adalah sistem pengadaan secara online yang diambil dari data 3 bulan terakhir untuk kebutuhan 2 minggu dan berdasarkan sistem buffer stock yaitu untuk menghindari kekurangan stok barang yang ada di apotek. Business manager (BM) membuat data kebutuhan tiap dua minggu sekali yang dilihat dari pareto penjualan apotek dan dikeluarkan dalam bentuk pemesanan obat (PO). PO dikirim ke apotek dalam bentuk file PO, bagian pengadaan dan pembelian melakukan pemeriksaan kembali kesesuaian antara data pada buku defekta dengan persediaan barang yang ada untuk menentukan jumlah barang



yang akan dipesan. Selain itu diperhatikan juga pergerakkan barang agar tidak terjadi kekosongan persediaan atau penumpukkan barang di apotek. Kebutuhan barang yang telah mendapat persetujuan dari APA kemudian dikirim kembali pada BM. BM mengelompokkan PO sesuai distributor, selanjutnya file PO dikirim kembali ke apotek untuk diprint dalam bentuk surat pesanan (SP). SP terdiri dari dua rangkap yang diserahkan kepada PBF dan lagi disimpan sebagai arsip apotek. Alur pengadaan berdasarkan sistem MinMax P2:



ebutuhan untuk 2 minggu dan buffer stok Apoteker berdasarkan mencocokan sistemdata olehdengan BM hasil perhitungan manual dan mengedit jika akan ditambah atau dikurangi. Data dikirim ke apotek



Data dikirim kembali ke bagian pengadaan BM.



Bagian pengadaan merubah data menjadi Surat Pesanan perPBF dan mengirimkan kembali ke Apoteker.



dikembalikan ke BM untuk diserahkan SP dicetakke diapotek PBF dan di tandatangan Apoteker.



Gambar 3.1 Alur Pengadaan berdasarkan sistem MinMax P2 2) Surat Pesanan (SP) Cito SP cito yaitu surat pesanan yang mendesak jika barang atau obat yang diperlukan tidak terdapat diapotek, jika barang atau obat yang diperlukan mendesak (cito) dan tidak terdapat di seluruh apotek kimia farma maka apotek dapat melakukan pesanan barang melalui PBF langsung atau ke sales. Namun jika obat atau barang terdapat di kimia farma lain maka dapat dilakukan dropping. Dropping barang atau obat masuk merupakan permintaan mendesak obat yang dilakukan oleh sesama apotek kimia farma dalam mengadakan barang atau obat diapotek untuk bebutuhan mendesak. Pada saat melakukan dropping pihak yang mengambil obat atau barang membawa surat permintaan barang mendesak ke apotek. SP cito hanya boleh digunakan untuk kebutuhan pasien yang mendesak.



3) Konsinyasi Konsinyasi merupakan suatu bentuk kerja sama antara Apotek kimia farma gunung cermai dengan suatu perusahaan atau distributor yang menitipkan produknya untuk dijual di apotek, misalnya alat kesehatan, obat-obat baru, suplemen kesehatan, atau sediaan farmasi, dan perbekalan kesehatan yang baru beredar di pasaran. Pembayaran yang dilakukan oleh apotek sesuai jumlah barang yang laku. Apabila barang konsinyasi tidak laku, maka dapat diretur/dikembalikan ke distributor/perusahaan yang menitipkan. 4) Pemesanan langsung ke PBF dengan surat pesanan (SP) Khusus Pemesanan langsung ke PBF dapat dilakukan untuk pengaadaan narkotika, psikotropika, prekusor dan



obat-obat tertentu (OOT) menggunakan Surat



Pemsanan (SP) khusus narkotika, psikotropika, prekusor, dan obat-obat tertentu. Pengadaan dilakukan oleh apotek langsung kepada PBF yang menyediakan melalui surat pesanan (SP) tertentu yang harus ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek (APA), namun setelah itu tetap akan diolahkan surat PO lalu dikirim ke BM. c.



Penerimaan Penerimaan barang di apotek kimia farma gunung cemai dilakukan dengan



cara Pedagang Besar Farmasi (PBF) mengantar obat yang dipesan sesuai dengan Surat Pesanan (SP) dan membawa faktur yang kemudian dilakukan penerimaan oleh petugas apotek. Pemeriksaan barang dan kelengkapanya meliputi nama obat, jumlah, bentuk sediaan, kemasan, jumlah yang dipesan, Expired Date (ED), Nomor Batch (NB) dan keadaan fisik kemasan obat tersebut, satuan harga, diskon, nama PBF, dan nama apotek yang memesan, alamat pengiriman yang dituju harus sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan dan faktur. Apabila terdapat ketidak sesuaian, petugas akan melakukan pengembalian barang (Retur) atau menolak barang yang dikirim, dan di sertai nota pengembalian barang dari apotek. Jika barang telah sesuai, maka faktur ditandatangani dan diberikan stempel apotek dan stampel nama dan SIPA apoteker. Faktur asli dan salinan faktur diserahkan kepada petugas PBF (sebagai bukti penagihan), sedangkan dua salinan faktur sebagai arsip apotek dan untuk bukti penerimaan. Kemudian barang tersebut kemudian di



input ke system yang telah tersedia. Penerimaan obat narkotika, psikotropika, prekursor dan OOT dari PBF harus diterima langsung oleh Apoteker pengelola apotek (APA) dengan mencantumkan nomor SIPA pada faktur setelah dilakukan pengecekan barang sesuai dengan surat pesanan. setelah itu dicek sesuai dengan pesanan faktur di beri stempel apotek dan stampel nama dan SIPA apoteker lalu ditanda tangani oleh apoteker pengelola apotek (APA). d.



Penyimpanan Setelah perbekalan farmasi diterima dilakukan penyimpanan obat sesuai



pada tempatnya, setelah itu dilakukan pengisian kartu stok obat yang terdapat disetiap tempat obat. Pengisian kartu stok hanya untuk obat golongan narkotik, obat psikotropika, obat prekursor dan obat keras. Sistem penyimpanan di apotek kimia farma gunung cermai berdasarkan farmakologi, golongan obat, bentuk dan sifat sediaan obat atau suhu penyimpanan obat. Setiap barang atau obat yang masuk ke apotek akan disusun pada tempatnya dan sisa sisa stok obat akan disimpan dan disusun rapi didalam gudang penyimpanan obat.. Penyimpanan dokumen, dokumen sebagai arsip apotek disimpan dalam jangka waktu lima tahun, untuk resep penyimpanan disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep untuk mempermudah penelusuran resep apabila diperlukan, baik untuk kepentingan pasien maupun untuk pemeriksaan. Resep yang mengandung narkotika dan psikotropika disimpan terpisah, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pembuatan laporan penggunaan narkotika dan psikotropika. Tempat penyimpanan perbekalan farmasi di apotek kimia farma gunung cermai sebagai berikut : 1) Ruang penyimpanan dan peracikan bagian dalam Obat yang disimpan di ruang penyimpanan dan peracikan bagian dalam adalah obat-obat keras, prekursor, narkotika dan psikotropika. Setiap obat di simpan dan disusun secara alfabetis dan berdasarkan prinsip FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Exspired First Out) dalam rak penyimpanan obat. Rak penyimpanan



obat



dikelompokkan



berdasarkan



efek



farmakologi



(obat



pernapasan, analgesik, pernapasan, pencernaan, antihistamin, diabetes, syaraf,



hiperlipidemia, vitamin, hormon, antibiotik dan kardiovaskular), berdasarkan bentuk sediaan seperti sediaan padat (tablet dan kapsul), sediaan setengah padat (salep, krim dan gel), sediaan cair (sirup, larutan, suspensi), sediaan tetes mata, telinga dan hidung, salep mata dan inhaler atau spray, berdasarkan golongan obat tertentu seperti obat generik, obat umum, obat prekursor, obat narkotika dan psikotropika ddan berdasarkan sifat obat untuk obat-obatan yang memerlukan penyimpanan khusus seperti sediaan suppositoria, insulin, ovula, dan obat yang mengandung Lactobacillus sp disimpan didalam lemari pendingindisusun berdasarkan alfabetis. Penyimpanan Obat – obat psikotropika dan narkotika yang ada di apotek kimia farma gunung cermai di simpan di dalam lemari khusus. Lemari khusus terbuat dari bahan yang kuat



yaitu kayu, tidak mudah dipindahkan dan



mempunyai 2 buah kunci yang berbeda, diletakkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum, serta kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker penanggung jawab (APA). Penyimpanan obat prekursor disimpan ditempat yang aman berdasarkan analisis risiko apotek. Penyimpanan obat prekursor di tempatkan didalam lemari khusus yang hanya terdapat obat prekursor untuk memisahkan dan menyimpan dengan aman obat mengandung precursor dan Penyimpanan Obatobat tertentu (OOT) disimpan di tempat yang aman berdasarkan analisis resiko, melakukan pertimbangkan antara lain akses personal dan mudah diawasi oleh APA tetapi masih mudah dijangkau. 2) Swalayan farmasi Obat atau barang yang disimpan di swalayan farmasi atau Over The Counter (OTC) adalah obat atau barang yang dapat dibeli secara bebas. Produkproduk yang ada di swalayan farmasi ditempatkan berdasarkan kelompok tertentu yaitu berdasarkan farmakologi atau fungsinya dan bentuk perbekalan farmasi tersebut yang kemudian disusun berdasarkan alfabetis. Penyusunan sediaan farmasi pada gondola di apotek kimia farma gunung cermai terbagi dalam: a)



Gondola Snack and Drink berisi makanan ringan, minuman dan permen.



b) Gondola Personal Care berisi perlengkapan dan kebutuhan pribadi.



c)



Gondola Beauty Care berisi produk kecantikan



d) Gondola Medicine berisi sediaan farmasi golongan bebas dan bebas terbatas. e)



Gondola Multivitamin berisi berbagai produk vitamin



f)



Gondola Herbal Medicine berisi berbagai produk jamu dan obat herbal terstandar.



g) Gondola Topical berisi produk topikal untuk pemakaian luar h) Gondola First Aid berisi berbagai produk pertolongan pertama. i)



Gondola Milk and Nutrition berisi berbagai produk susu



j)



Gondola Food Suplement berisi berbagai produk suplemen.



k) Gondola Baby Care berisi perlengkapan dan kebutuhan bayi. l)



Gondola Alat Kesehatan berisi alat-alat kesehatan dan bahan medis habis pakai. Alat kesehatan yang berukuran besar seperti kursi roda, tabung oksigen, tongkat di diletakan khusus dibagian depan apotek yang diberi alas/karpet berwarna biru dan diberi tanda batas berwarna hitam.



e.



Pengendalian Apotek kimia farma gunung cemai melakukan pengendalian terhadap



sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai. Pengendalian dilakukan untuk mencegah atau meminimalisir kerugian akibat kehilangan atau kerusakan barang. Kegiatan pengendalian yang dilakukan di Apotek Kimia Farma Gunung Cemai antara lain : 1) Pencatatan Defekta Defekta berisi keperluan barang yang habis atau hampir habis selama pelayanan atau barang- barang yang stoknya dianggap kurang karena barang tersebut diperkirakan akan cepat terjual, sehingga harus segera dipesan agar dapat tersedia secepatnya sebelum stok habis. 2) Pencatatan Kartu Stok Barang Mencatat jumlah barang yang masuk dari pembelian barang dan jumlah barang yang keluar dari hasil penjualan, serta jumlah barang yang masih tersedia di apotek. 3) Stock Opname



Apotek kimia farma gunung cermai melakukan stock opname setiap tiga bulan sekali. Pemeriksaan dilakukan untuk mengecek apakah jumlah fisik farmasi/barang sesuai dengan data stok barang dikomputer, sehingga jika terjadi kehilangan dapat dideteksi lebih awal, mendata sediaan farmasi yang sudah kadaluarsa atau telah mendekati waktu kadaluarsanya dicatat dan diberikan tanda pada tempat obat. 4) Uji Petik Uji petik adalah pengecekan stok barang yang dilakukan dengan cara memilih beberapa item sediaan farmasi atau alat kesehatan, menghitung dan mencatat ketersediaan fisik sediaan dan Expired Date (ED) dari sediaan farmasi atau alat kesehatan tersebut, lalu di sesuaikan dengan yang tertera pada computer. Uji petik dilakukan setiap hari dengan jumlah pengujian sediaan farmasi atau alat kesehatan sebanyak 20 item perhari. f.



Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan yang di apotek kimia farma gunung cermai yaitu pencatatan



Internal apotek dilakukan pada setiap proses pengelolaan perbekalan farmasi. Meliputi pengadaan (pencatatan buku defecta, Surat Pesanan, Faktur), penyimpanan (Kartu Stok Data Komputer), penyerahan (Struk Penjualan, Resep, Copy Resep), dan pencatatan lainya yang disesuaikan dengan kebutuhannya. Pelaporan di apotek kimia farma gunung cermai dilakukan secara Internal dan Ekternal. Pelaporan internal yaitu pelaporan yang ditujukan ke Business Manager (BM) Samarinda, meluputi laporan ikhtisar penjualan harian (LIPH), bukti setoran kas (BSK), dan Copy Faktur yang akan di serahkan pada BM. Serta pengeluaran setiap harinya dan laporan bulanan yang mencakup laporan hasil penjualan, pembelian, dan stok opname. Pelaporan ekternal apotek seperti laporan penggunaan narkotika dan psikotropika dilakukan secara online di aplikasi Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) melalui website http://Sipnap.kemenkes.go.id, pelaporan dilakukan oleh Apoteker pengelola apotek setiap bulannya dengan menginput data penggunaan narkotika dan psikotropika melalui SIPNAP paling lambat sebelum



tanggal 10 bulan berikutnya. Bukti pelaporan kemudian di print 2 rangkap, di tandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotek, 1 lembar sebagai arsip apotek, dan 1 lembar untuk Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). g.



Pemusnahan Kegitan pemusnahan yang dilakukan di apotek kimia farma gunung cermai



terdiri dari pemusnahan obat kadaluwasa dan pemusnahan resep. Pemusnahan Obat yang kadaluwarsa dilakukan sesuai dengan bentuk dan jenis sediaan. Pemusnaan obat kadaluwarsa yang mengandung narkotika, psikotropika atau prekursor dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh Badan Pengawasan Obat dan Makanan (BPOM) dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Pemusnahan obat selain narkotika, psikotropika atau prekursor dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktek atau surat izin kerja lalu dibuat berita acara pemusnahan (dokumentasi). Pemusnahan resep dilakukan oleh apoteker disaksikan oleh sekurang-kurangnya petugas lain di apotek dengan cara dibakar atau cara pemusnahan lain yang dibuktikan dengan berita acara pemusnahan resep dan selanjutnya dilaporkan kepada dinas kesehatan kabupaten atau kota. Tata cara pemusnahan resep di apotek dilakukan sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.73 tahun 2016 tentang Standar pelayanan kefarmasian di apotek. Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu lima tahun dapat dimusnahkan, namun hingga saat ini apotek berkat bersama belum pernah melakukan pemusnahan resep karena dari awal dibukannya apotek kimia farma gunung cermai pada bulan agustus 2018 hingga sekarang baru berdiri selama satu tahun sehingga belum pernah melakukan pemusnahan resep dan resep yang ada hingga saat ini masih disimpan.



2.3.2 Pelayanan Farmasi Klinik Apotek Kimia Farma Gunung Cermai Pelayanan farmasi klinik di Apotek merupakan bagian dari Pelayanan Kefarmasian yang langsung dan bertanggung jawab kepada pasien berkaitan dengan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan kualitas hidup pasien.



Pelayanan farmasi klinik meliputi: a.



Pengkajian dan pelayanan resep pada apotek kimia farma gunung cermai meliputi :



1) Kajian administratif meliputi: nama pasien, umur, jenis kelamin, nama dokter, nomor surat izin praktik (SIP), alamat, nomor telepon dan paraf dan tanggal penulisan Resep. 2) Kajian kesesuaian farmasetik meliputi bentuk dan kekuatan sediaan, kompatibilitas (ketercampuran obat). 3) Pertimbangan klinis meliputi: ketepatan indikasi dan dosis obat, aturan, cara dan lama penggunaan obat, duplikasi dan/atau polifarmasi, reaksi obat yang tidak diinginkan (alergi, efek samping obat, manifestasi klinis lain), b.



Dispensing Proses dispensing menyiapkan obat sesuai dengan permintaan resep



meliputi menghitung kebutuhan jumlah obat sesuai dengan resep, mengambil obat yang dibutuhkan pada rak penyimpanan dengan memperhatikan nama obat, tanggal kadaluwarsa dan keadaan fisik obat. Apabila didalam resep terdapat perintah untuk meracik obat seperti puyer, kapsul, atau krim, maka dilakukan peracikan obat dengan menyiapkan semua alat dan bahan yang diperlukan. Resep racikan yang sering diterima di apotek kimia farma gunung cermai adalah membuat sediaan puyer, kapsul, sirup kering dan mixing sediaan krim. Resep yang datang, kemudian dilakukan skrining resep. Jika sesuai, obat tersedia, dan pasien setuju dengan harga yang diberikan, maka selanjutnya dilakukan proses peracikan obat sebagai berikut : 1) TTK menyiapkan obat sesuai dengan permintaan resep seperti menghitung kebutuhan jumlah obat sesuai dengan resep dan mengambil obat yang dibutuhkan pada rak penyimpanan dengan memperhatikan nama obat, tanggal kadaluwarsa dan keadaan fisik obat. 2) Melakukan peracikan obat bila diperlukan. 3) Memberikan etiket sekurang-kurangnya meliputi warna putih untuk obat dalam/oral, warna biru untuk obat luar/ suntik dan etiket berwarna putih



merah serta label “kocok dahulu” pada sediaan bentuk sirup, suspensi dan emulsi. 4) Memasukkan obat ke dalam wadah yang tepat dan terpisah untuk obat yang berbeda untuk menjaga mutu obat dan menghindari penggunaan yang salah. c.



Pelayanan Informasi Obat (PIO) Pelayanan informasi obat yang ada di apotek kimia farma gunung cermai



dilakukan oleh apoteker atau TTK dalam pemberian informasi mengenai obat, dievaluasi dengan kritis dan dengan bukti dalam segala aspek penggunaan obat kepada pasien atau masyarakat. Informasi mengenai obat termasuk obat resep, obat bebas dan herbal. Informasi meliputi dosis, bentuk sediaan, formulasi khusus, rute dan metode pemberian, farmakokinetik, farmakologi, terapeutik dan alternatif, efikasi, keamanan penggunaan pada ibu hamil dan menyusui, efek samping, interaksi, stabilitas, ketersediaan, harga, sifat fisika atau kimia. d.



Konseling Pelayanan konseling di apotek kimia farma gunung cermai dilakukan oleh



Apoteker dengan dua cara yaitu dengan langsung berbincang dengan pasien disaat pasien selesai membeli obat dan dapat pula dengan cara Apoteker langsung menelpon kepada pasien untuk menanyakan keadaan pasien dan lainnya. e.



Pelayanan Kefarmasian di rumah (home pharmacy care) Pelayanan kefarmasian di rumah yang dilakukan oleh adalah Apoteker atau



TTK di apotek kimia farma gunung cermai yaitu biasanya langsung mengantarkan obat yang telah dipesan oleh pasien dan langsung memberikan edukasi berupa PIO langsung di rumah pasien dan tidak menutup kemungkinan konseling juga dapat dilakukan jika perlu.



f.



Pemantauan Terapi Obat (PTO) Pada pemantauan terapi obat di apotek kimia farma gunung cermai



dilakukan oleh Apoteker dan TTK biasanya melalui via telepon untuk memastikan kepatuhan pasien mengkonsumsi obat dan melihat efek terapi yang diasilkan obat yang dikonsumsinya.



e.



Monitoring Efek Samping Obat (MESO) Kegiatan monitoring efek samping obat (MESO) tidak berbeda dari PTO.



Pelayanan MESO dilakukan oleh Apoteker atau pun TTK di apotek kimia farma gunung cermai melalui via telepon untuk memonitor efek samping yang mungkin terjadi pada pasien. 2.3.3 Kegiatan Pelayanan di Apotek Kimia Farma Gunung Cermai Apotek kimia farma



gunung cermai melalukan pelayanan perbekalan



farmasi yang terdiri dari pelayanan obat tanpa resep dokter (swamedikasi/UPDS), pelayanan obat resep tunai dan kredit, pelayanan obat resep narkotika dan psikotropika, pelayanan swalayan Farmasi, pelayanan penjualan alat kesehatan dan juga terdapat pelayanan cek kesehatan. Pelayanan resep yang ada di apotek kimia farma gunung cermai menerima resep dari dokter yang melakukan praktek di Apotek maupun resep dokter dari praktek luar apotek/tempat lain. Pembayarannya dapat di lakukan secara tunai dan kredit, untuk pelayanan resep kredit di apotek kimia farma gunung cermai saat ini hanya dari bank mandiri. Sistem pembayaran di apotek kimia farma gunung cermai bisa dilakukan secara langsung/tunai di kasir, mengunakan kartu kredit atau dengan sistem pembayaran mengunakan aplikasi lainya seperti OVO. Pelayanan Kefarmasian di apotek kimia farma gunung cermai terdiri atas: a.



Pelayanan Obat Dengan Resep Dokter Pelayanan obat dengan resep tunai dan kredit di apotek kimia farma gunung



cermai dilakukan dengan cara: 1) Resep yang diterima dari pasien diperiksa oleh apoteker atau TTK keasliannya dan memeriksa kelengkapan resep yang meliputi kajian administrasi, kajian kesesuaian farmasetis dan kajian klinis. Apoteker atau TTK memeriksa ketersediaan obat yang ada di apotek, apabila obat yang diminta ada kemudian pasien diberitahu biaya obat yang harus dibayar. 2) Apabila pasien setuju dengan biaya yang harus dibayar (resep tunai) maka dilakukan transaksi kemudian di print out bukti pembayaran. Untuk pasien yang menggunakan jaminan (resep kredit) harus menunjukkan bukti kartu tanda peserta dan persyaratan lain yang telah ditentukan oleh instansi yang



terkait, Selanjutnya resep kredit diarsipkan dan data obat dimasukan didalam komputer sebagai penjualan kredit yang dilayani. 3) Kasir menyerahkan resep kepada petugas peracikan untuk menyiapkan barang atau obat yang diminta dalam resep. 4) Setelah obat disiapkan dan diberi etiket, petugas penyerahan memeriksa kembali kesesuaian obat dengan resep. 5) Apoteker/TTK menvalidasi waktu pelayanan dan memberikan informasi dosis, cara pemakaian obat dan informasi lain yang diperlukan. 6) Obat yang kurang atau diambil sebagian maka TTK membuatkan salinan resep atau kwintansi pembayaran dan obat diserahkan kepada pasien. 7) Resep diserahkan kepada penanggung jawab peracikan untuk diarsipkan. 8) Resep kredit disimpan terpisah dengan resep tunai lalu diarsipkan. apotek membawa laporan penjualan resep dan arsip resep ke BM sesuai data resep kredit yang telah di input di computer, kemudian BM yang membuatkan dan menyerahkan tagihan ke perusahaan. Apotek kimia farma gunung cermai saat ini hanya melayani resep kredit dari bank mandiri. Alur penyerahan obat dengan resep dokter adalah sebagai berikut: Pasien Menyerahkan resep



Menyiapkan atau meracik obat



Membuatetiket (kegunaan obat, nama, tanggal, dan cara pakai)



TTK Menerima resep dan melakukan skrining resep



Konfirmasi nama dan alamat pasien



Menghitung harga dan sesuai meminta Memeriksa ketersediaan obat (jenis, jumlah dan dosis resep) persetujuan pasien terhadap harga dan melakukan penyelesaian pembayaran



Menyerahkan obat dan memberi informasi tentang obat meliputi kegunaan, aturan pakaiserta hal‐hal lain yang dianggap perlu



Resep disimpan dan diarsipkan



Gambar 3.4 Alur pelayanan obat dengan resep dokter



b.



Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter



Pelayanan obat tanpa resep dokter adalah pelayanan kepada pasien yang ingin melakukan pengobatan sendiri, yang biasa dikenal dengan swamedikasi. Swamedikasi adalah upaya yang dilakukan oleh individu yang bertujuan untuk mengobati segala keluhan pada diri sendiri dengan obat-obatan yang dapat dibeli bebas di apotek atas inisiatif sendiri dan atas hasil konsultasi dengan apoteker atau tenaga Teknis Kefarmasian tanpa nasehat dokter. Dalam hal ini masyarakat merasa butuh akan penyuluhan yang jelas dan tepat mengenai penggunaan secara aman dari obat-obat OTC yang dapat mereka beli secara bebas tanpa resep dokter di apotek yang berada di rak swalayan farmasi. Swamedikasi dilakukan untuk mengatasi gangguan kesehatan ringan mulai dari batuk pilek, demam, sakit kepala, maag, gatal-gatal hingga iritasi ringan pada mata dengan pemberian obat golongan bebas, bebas terbatas, obat herbal dan OWA. Apotek kimia farma gunung cermai, pasien yang membeli obat wajib apotek (OWA) dipisahkan dalam jenis layanan upaya pengobatan diri sendiri (UPDS). Obat wajib apotek (OWA) adalah obat keras tertentu yang diserahkan oleh Apoteker kepada pasien di apotek tanpa resep dokter sesuai dengan peraturan yang ditetapkan pemerintah. Kegiatan swamedikasi yang ada di apotek kimia farma gunung cermai dilakukan oleh seorang apoteker dan dapat juga dilakukan tenaga teknis kefarmasian (TTK), hanya saja seorang TTK pada saat melakukan swamedikasi terhadap pasien hanya dapat memberikan obat golongan bebas, bebas terbatas dan obat herbal sedangkan untuk pemberian obat wajib apotek (OWA) dilakukan oleh seorang Apoteker. Pelayanan swamedikasi/UPDS di apotek kimia farma gunung cermai dilakukan dengan cara: 1) Pasien datang ke apotek kemudian Apoteker atau TTK menanyakan obat yang tepat untuk penyakit yang ditanyakan. 2) Apoteker atau TTK menanyakan gejala, usia, obat yang sudah pernah di minum dan lama penyakit yang diderita oleh pasien. 3) Apoteker atau TTK memberikan obat yang tepat kepada pasien sesuai dengan ketepatan indikasi, ketepatan pasien, ketepatan dosis, ketepatan pemakaian dan efek samping obat.



4) Nama obat diinput ke komputer dan dilihat harganya, apabila pasien setuju maka pasien melakukan pembayaran obat yang dibeli melalui TTK atau apoteker. 5) Penyerahan obat kepada pasien disertai dengan pemberian informasi. Kemudian petugas mencatat nama, nomor telepon pasien, beserta obat yang diminta di formulir permintaan DOWA atau formulir swamedikasi. c.



Pelayanan Obat Resep Narkotika, Psikotropika, Prekursor dan OOT Pelayanan obat narkotika di apotek kimia farma gunung cermai hanya



melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh apotek kimia farma gunung cermai sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani resep narkotik yang mencantumkan iter (pengulangan resep). Obat narkotika yang ada didalam resep diberi tanda khusus garis bewarna merah. Pelayanan obat psikotropika di apotek kimia farma gunung cermai hanya melayani resep psikotropika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh apotek kimia farma gunung cermai sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian atau salinan resep yang sah dan legal dari apotek lain yang masih dalam lingkup kota Samarinda. Obat psikotropika yanga ada di resep diberi tanda garis bawah bewarna. Pelayanan obat prekursor di apotek kimia farma gunung cermai untuk obat golongan keras hanya dapat diberikan dengan resep dokter yang telah dicek keaslian resepnya. Apotek kimia farma gunung cermai farma juga dapat melayani obat prekursor dengan salinan resep yang sah dan legal dari apotek lain yang masih dalam lingkup kota Samarinda. Obat prekursor yang masuk dalam golongan obat bebas terbatas masih dapat diberikan tanpa resep dokter namun dalam penyerahan prekursor farmasi golongan obat bebas terbatas kepada pasien harus memperhatikan kerasionalan jumlah yang diserahkan sesuai kebutuhan terapi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pelayanan Obat-obat tertentu (OTT) di apotek kimia farma gunung cermai dapat diberikan dengan resep dokter atau salinan resep telah dicek keasliannya. Obat-obat tertentu terkecuali dekstrometorfan wajib di serahkan sesuai dengan



resep atau salinan resep. Obat dekstrometorfan dapat dibeli tampa resep dokter tetapi tidak untuk diberikan secara bebas kepada anak yang berusia di bawah 18 tahun. Kegiatan penyerahan obat-obat tertentu harus memperhatikan kewajaran jumlah obat yang akan diserahkan dan frekuensi penyerahan obat kepada pasien yang sama, hal ini dilakukan untuk penyalahgunaan obat-obat tertentu. d.



Pelayanan Swalayan Farmasi Pelayanan swalayan farmasi merupakan kegiatan penjualan obat dan



perbekalan farmasi secara bebas untuk produk-produk OTC (over the counter) yang terletak di swalayan farmasi yang ada di apotek, pasien atau pengunjung apotek dapat memilih dan mengambil sediri produk-produk OTC yang diperlukan atau ingin dibeli. produk-produk OTC (over the counter) yang ada di Swalayan apotek kimia farma gunung cermai seperti obat bebas, bebas terbatas, suplemen, vitamin, susu, makanan bayi, perawatan kulit, perawatan rambut, kosmetik, herbal health care, alat kontrasepsi, alat kesehatan, minuman dan makanan ringan. e.



Pelayanan Penjualan Alat-alat Kesehatan (Alkes) Apotek kimia farma gunung cermai menyediakan alat-alat kesehatan seperti



termometer digital, timbangan berat badan, kursi roda, tensimeter, spuit, tongkat penyangga, tabung oksigen



dan lain- lain.



Pelayanan penjualan alat-alat



kesehatan diberikan penjelasan tentang cara penggunaan alat-alat kesehatan tersebut oleh Apoteker atau Asisten Apoteker kepada pasien (konsumen) Alatalat Kesehatan (Alkes). Selain menjual ala-alat kesehatan apotek kimia farma gunung cermai menyediakan pelayanan cek kesehatan seperti tes tekanan darah, kolesterol dan asam urat. 2.4



Praktik Kerja Kefarmasian di Apotek Berkat Bersama



2.4.1 Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai a.



Perencanaan Perencanaan yang dilakukan di apotek berkat bersama umumnya



mengunakan metode pola konsumsi obat yang banyak diresepkan oleh dokter spesialis anak yang melakukan praktek di apotek dengan melihat data penjualan obat selama 3 bulan terakhir. Perencanaan juga dilakukan berdasarkan pola



penyakit karena cuaca dan pengadaan barang yang sering dicari pasien di apotek. Perencanaan di apotek berkat bersama dilakukan oleh pemilik sarana apotek (PSA) yaitu dr. Monika Sompotan kerjasama dengan Apoteker pengelola apotek (APA) yaitu Achmad Kadri Ansyori,M.Sc.,Apt. Perencanaan dalam menentukan jumlah sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang akan dibeli disesuaikan dengan sifat barang, cepat (fast moving), sedang (moderate moving), lambat (slow moving) atau tidak terjual sama sekali. Perencanaan di apotek berkat bersama dalam



menentukan



pemesanan obat ke distributor mempertimbangkan jumlah/waktu berdasarkan harga potongan harga (diskon), ketersediaan macam-macam barang, metode pembayaran, minimal order, pengembalian barang, dan mempertimbangkan waktu datang pesanan dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) b. Pengadaan Pengadaan obat-obatan dan perbekalan farmasi lainnya di apotek berkat bersama dilakukan oleh TTK yang disetujui oleh Apoteker pengelola apotek (APA). Pengadaan dilakukan setelah proses perencanaan telah dilakukan dengan membuat surat pesanan ke pedagang besar farmasi (PBF). Pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dapat dilakukan setiap hari ketika stok sediaan farmasi telah habis atau hampir habis dan telah memasuki buffer stok maka sediaan farmasi tersebut akan segera dicatat dan dilakukan pemesaan secepatnya. Pengadaan di apotek berkat bersama dilakukan dengan cara memesan obat langsung kepada pihak PBF mengunakan surat pesanan apotek berkat bersama. Apotek berkat bersama saat ini hanya melakukan pengadaan perbekalan farmasi seperti obat keras, OWA, prekursor, OTC, obat herbal, psikotropika, suplemen, vitamin, susu, perawatan kulit, perawatan rambut, alat kesehatan dan bahan medis habis. Surat pesanan yang digunakan pada apotek berkat bersama, dibedakan menjadi tiga yaitu surat pesanan biasa, surat pesanan psikotropika dan surat pesanan prekursor. surat pesanan biasa digunakan untuk pemesanan obat bebas, bebas terbatas, obat keras, OWA, alat kesehatan dan sediaan farmasi lainya. Pemesanan psikotropika di apotek berkat bersama menggunakan surat pesanan



psikotropika yang ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek (APA) dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIA, nomor SIPA dan stempel apotek. Setiap surat pesanan dapat berlaku untuk lebih dari satu item psikotropika. Pemesanan obat prekursor di apotek berkat bersama mengungunakan surat pesanan khusus yaitu surat pesanan (SP) Prekursor. Pengadaan obat mengandung prekursor farmasi harus berdasarkan Surat Pesanan (SP) prekursor yang ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek (APA) dengan mencantumkan nama lengkap dan nomor SIPA, nomor dan tanggal SP, dan stempel apotek.



c.



Penerimaan barang Penerimaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di



apotek berkat bersama dengan cara barang yang datang ke apotek harus disertai juga dengan faktur sehingga ketika barang datang ke apotek petugas apotek dapat melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima meliputi alamat apotek faktur yang dituju benar dan mengecek surat pesanan apakah telah dikalukan pemesanan kepada PBF tersebut, jika faktur telah dicek sesuai dilanjutkan dengan Pemeriksaan barang dan kelengkapanya meliputi nama obat, jumlah, bentuk sediaan, kemasan, jumlah yang dipesan, expired date (ED), nomor batch (NB), satuan harga, diskon dan keadaan fisik kemasan obat tersebut, apabila terdapat ketidaksesuaian, petugas akan mengembalikan barang yang dikirim (retur) di sertai nota pengembalian barang dari apotek. Jika barang telah sesuai, maka faktur ditandatangani dan diberikan stempel apotek dan stampel nama dan SIPA Apoteker atau dapat juga dilakukan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian. Faktur asli dan diserahkan kepada petugas PBF (sebagai bukti penagihan), sedangkan salinan faktur sebagai arsip apotek dan untuk bukti penerimaan. Salinan faktur dikumpulkan lalu dimasukkan datanya kedalam komputer melalui administrasi penerimaan barang yang terintegrasi dalam program sebagai data pembelian dan penambah stok



barang. Data yang dimasukkan antara lain nama barang,



kemasan, jumlah, harga, nomer batch, tanggal kedaluwarsa dan diskon. Penerimaan obat psikotropika dan prekursor harus diterima oleh Apoteker



pengelola apotek (APA) dengan mencantumkan nomor SIPA pada faktur setelah dilakukan pencocokan dengan surat pesanan. Pada saat penerimaan barang disertai faktur dilakukan pemeriksaan kemudian faktur diberi stempel apotek, stampel nama dan SIPA apoteker lalu ditanda tangani oleh Apoteker pengelola apotek (APA). d. Penyimpanan Setelah perbekalan farmasi diterima dilakukan penyimpanan obat sesuai pada tempatnya, setelah itu dilakukan pengisian kartu stok obat yang terdapat disetiap tempat obat. Pengisian kartu stok hanya untuk obat psikotropika,obat prekursor dan obat keras penyimpanan di apotek berkat bersama berdasarkan farmakologi, golongan obat, bentuk dan sifat sediaan obat atau suhu penyimpanan obat dimana untuk sediaan yang memiliki suhu khusus dapat di simpan di dalam kulkas dan beberapa obat golongan bebas dan bebas tebatas yang ada di apotek berkat bersama disimpan di lemari depan bagian apotek agar mudah dilihat oleh pasien yang ingin membeli. Setiap penyimpanan obat akan disunsun berdasarkan alfabetis. barang atau obat yang masuk ke apotek akan disusun pada tempatnya dan sisa stok obat akan disimpan dan disusun rapi didalam gadang penyimpanan obat. Obat–obat psikotropika diapotek berkat bersama di simpan di dalam lemari khusus. Lemari khusus terbuat dari bahan kayu yang kuat, tidak mudah dipindahkan dan mempunyai 2 buah kunci yang berbeda, diletakkan di tempat yang aman dan kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker. Setiap sediaan obat di beri kartu stok, kartu stok digunakan untuk mencatat barang yang sudah masuk dan keluar. Apotek berkat bersama juga melakukan penyimpanan dokumen sebagai arsip apotek disimpan dalam jangka waktu lima tahun. Penyimpanan resep disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep untuk mempermudah penelusuran resep apabila diperlukan, baik untuk kepentingan pasien maupun untuk pemeriksaan. Resep yang mengandung psikotropika disimpan terpisah, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pembuatan laporan penggunaan Psikotropika. Setelah lima tahun, resep dapat dimusnahkan dengan cara dibakar



dan dibuatkan berita acara pemusnahan resep. e.



Pengendalian Terdapat dua kegiatan Pengendalian yang dilakukan di apotek berkat



bersama yaitu pencatatan kartu stok dan stock opname (SO), yang dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Pencatatan Kartu Stok Pencatatan kartu stok obat di apotek berkat bersama dilakukan



untuk



mempermudah pengawasan terhadap persediaan obat dan kebutuhan masingmasing obat, agar menjaga stok ideal dimana barang tidak kosong dan stok sesuai dengan data atau barang ada, serta mengawasi arus barang agar penyalurannya mengikuti aturan FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) sehingga mengurangi resiko obat-obatan kadaluarsa. Pengisisan kartu stok di apotek berkat bersama dilakukan setiap hari pada pagi hari sebelum melakukan pelayanan. Format kartu stok yang ada di apotek berkat bersama terdiri dari format bagian atas yaitu jenis barang, satuan barang dan kartu nomor kemudian format tabel pengisian kartu stok memuat tentang tanggal pengisian atau tanggal barang masuk sesuai tanggal faktur, nama dan keterangan PBF pengirim barang atau keterangan pengeluaran barang selama pelayanan kefarmasian di apotek, nomor batch, expired date, jumlah barang yang masuk, jumlah barang yang keluar dan sisa stok barang. 2) Stock Opname (SO) Apotek berkat bersama melakukan stock opname (SO) setiap tiga bulan sekali, stock opname (SO) biasanya dilakukan disaat doktek spesialis anak tidak melakukan praktek di apotek. Pemeriksaan dilakukan untuk mengecek apakah jumlah fisik farmasi/barang sesuai dengan data stok barang dikomputer, sehingga jika terjadi kehilangan dapat dideteksi lebih awal, mendata sediaan farmasi yang sudah kadaluarsa atau telah mendekati waktu kadaluarsanya dan Pemeriksaan juga dilakukan untuk mengetahui barang-barang yang slow moving dan fast moving sebagai acuan untuk perencanaan pengadaan yang lebih baik. f.



Pencatatan dan pelaporan Pencatatan yang ada di Apotek berkat bersama dilakukan setiap proses



pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai meliputi pengadaan (pencatatan buku defecta, Surat Pesanan, Faktur), penyimpanan (Kartu Stok Komputer), penyerahan (Struk Penjualan/Kwitansi, Copy Resep), dan pencatatan lainya yang disesuaikan dengan kebutuhan. Pelaporan yang dilakukan di apotek berkat bersama terdiri dari pelaporan internal dan eksternal. Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk kebutuhan manajemen apotek, meliputi keuangan, barang dan laporan lainnya dilakukan dengan cara melakukan penginputan dengan komputer ke website apotek berkat bersama. Peginputan ini dilakukan oleh staf apotek berkat bersama yang telah memiliki id card masing-masing. Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang ditujukan kepada Dinas kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada kepala dinas kesehatan propinsi dan kepala BPOM, yang



dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai



dengan ketentuan. Pelaporan yang dilakukan yaitu pelaporan pengunaan obat psikotropika. Apotek berkat bersama melakukan pelaporan pengunaan obat psikotropika terhadap lima obat psikotropika yaitu stesolid 5 mg/2,5 ml (reclat tube), stesolid 10 mg/2,5 ml (reclat tube), valisanbe 5 (Tablet), valisanbe 2 (Tablet) dan braxidin (tablet). Saat ini laporan penggunaan narkotika dan psikotropika di dilakukan secara online di aplikasi Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) melalui website http://Sipnap.kemenkes.go.id, pelaporan dilakukan oleh Apoteker setiap bulannya dengan menginput data penggunaan psikotropika melalui SIPNAP paling lambat sebelum tanggal 10 bulan berikutnya. g.



Pemusnahan Pemusnahan yang dilakukan meliputi pemusnahan resep dan perbekalan



sediaan farmasi. Pemusnahan resep dilakukan setiap 5 tahun sekali, disaksikan oleh Apoteker dan TTK selanjutnya dilaporkan ke Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) namun hingga saat ini apotek berkat bersama belum pernah melakukan pemusnahan resep karena dari awal dibukannya apotek berkat bersama pada awal tahun 2017 hingga sekarang, apotek berkat bersama baru



berdiri sekitar tiga tahun sehingga belum pernah dilakukan melakukan pemusnahan resep dan resep yang ada hingga saat ini masih disimpan. Pemusnahan obat kadaluwarsa atau rusak yang mengandung narkotika atau psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Pemusnahan obat selain narkotika dan psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktik atau surat izin kerja. Selanjutnya, dibuat surat berita acara pemusnahan sebagai bukti telah dilakukannya pemusnahan. Pemusnahan obat selain narkotika, psikotropika atau prekursor dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktek atau surat izin kerja lalu dibuat berita acara pemusnahan (dokumentasi). 2.4.2



Pelayanan Farmasi Klinik Apotek Berkat Bersama Pelayanan farmasi klinik di apotek merupakan bagian dari pelayanan



kefarmasian yang langsung dan bertanggung jawab kepada pasien berkaitan dengan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Pelayanan farmasi klinik yang dilakukan di apotek berkat bersama meliputi: a.



Pengkajian Resep Pelayanan farmasi klinik di apotek berkat besama dalam pengkajian



dilakukan dengan cara saat pasien datang dengan membawa resep, hal yang pertama dilakukan yaitu melakkan pengkajian resep atau skrining resep terhadap resep yang ada tersebut meliputi persyaratan administratif, kesesuaian farmasetik dan pertimbangan klinis. 1) Persyaratan Administratif : nama, SIP, alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan/paraf dokter penulis resep, nama, alamat, umur, jenis kelamin, berat badan pasien, cara pemakaian yang jelas dan informasi lainnya. 2) Kesesuaian



farmasetik:



bentuk



sediaan,



inkompatibilitas, cara dan lama pemberian



dosis,



potensi,



stabilitas,



3) Pertimbangan klinis: adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). Jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan. Setelah dilakukan pengkajian resep meliputi persyaratan administratif, kesesuaian farmasetik dan pertimbangan klinis dan resep tersebut telah sesuai makan resep tersebut dapat dilayani, namun resep yang ada belum bisa di layani jika saat melakukan pengkajian resep terdapat kesalahan atau ketidak sesuaian terhadap kesesuaian farmasetis dan klinis yang ada didalam resep obat, maupun penulisan resep obat yang sulit dibaca obat yang ada didalam resep maka apoteker atau tenga teknis kefarmasian harus melakukan konfirmasi kepada dokter penulis resep tersebut terhadat keganjalan atau ketidak sesuaian yang ada didalam resep dengan cara menayakan langsung atau menelpon dokter tersebut untuk kejelasan resep tersebut sehingga resep yang ada bisa diberbaik sesuai dengan ketentuan pengkajian



resep



(persyaratan



administratif,



kesesuaian



farmasetik



dan



pertimbangan klinis) kemudian resep tersebut dapat dilayani. b.



Dispensing Kegiatan dispensing yang dilakukan di apotek berkat bersama terdiri dari



penyiapan, penyerahan dan pemberian informasi. 1) Penyiapkan Obat Penyiapkan obat yang terdapat didalam resep dapat dilakukan dengan langsung mengambil obat sesuai dengan yang ada dalam resep, kemudian membukus dan memberikan etiket obat pada kemasan obat. Namaun jika di dalam resep terdapat obat yang perlu di racik, maka tenaga teknis kefarmasian akan melakukan proses peracikan obat sesuai dengan permintaan resep. Setelah melakukan pengkajian resep, dilakuakan perhitungan kebutuhan jumlah obat sesuai dengan resep dan mengambil obat yang dibutuhkan pada rak penyimpanan dengan memperhatikan nama obat, tanggal kadaluwarsa dan keadaan fisik obat. Setelah itu dapat dilakukan tahapan berikut:



a)



Peracikan Peracikan dilakukan jika didalam resep terdapat obat yang perlu diracik.



Peracikan obat merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampurkan obat secara homogen dan akan dibuat dalam sedian puyer maupun kapsul, melakukan mixing cream dan penambahan air untuk sediaan sirup kering. sediaan harus dibuat suatu dengan prosedur yang tepat dengan memperhatikan dosis, nama obat, jumlah obat yang akan diracik. Peracikan obat yang sering dilakukan di apotek berkat bersama yaitu peracikan resep yang dibuat dalam sedianan puyer, mixing cream dan penambahan air pada sediaan sediaan obat sirup kering. b) Etiket Penulisan etiket harus jelas dan dapat dibaca. Pemberian Etiket putih untuk obat dalam/oral, etiket warna biru untuk obat luar dan memberikan lebel “kocok dahulu” pada sediaan suspensi atau emulsi jika diperlukan saat melakukan racikan obat suspensi atau emulsi. Etiket putih untuk obat dalam/oral di apotek berkat bersama dibagi menjadi dua yaitu etiket putih untuk bentuk sediaan tablet, kapsul dan bungkusan (puyer) kemudian etiket putih untuk bentuk sediaan larutan, sirup, emulsi, dan suspensi. c)



Pengemasan Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok, sehingga



terjaga kualitasnya dan memasukkan obat ke dalam wadah yang tepat dan terpisah untuk obat yang berbeda untuk menjaga mutu obat dan menghindari penggunaan yang salah. 2) Penyerahan obat Sebelum obat diserahkan kepada pasien dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat yang telah di siapkan dengan resep, mengenai penulisan nama, umur dan alamat pasien pada etiket, cara penggunaan obat serta jenis dan jumlah obat. Setelah obat diperiksa dan telah sesuai dengan yang diresepkan, obat dapat diserahkan kepada pasien. 3) Pemberian Informasi Obat Pada saat penyerahan obat dilakukan pemberian informasi obat kepada



pasien, memberikan informasi cara penggunaan obat dan hal-hal yang terkait dengan obat jika diperlukan antara lain manfaat obat, aturan pakai obat, efek samping obat yang umum sering terjadi dan perlu untuk disampaikan, cara penyimpanan obat, lama penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, jangka pengunaan obat, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi dan informasi obat lainya yang perlu disampaikan. Membuat dan menyerahkan salinan resep sesuai dengan resep asli(apabila diperlukan), kemudian dilakukan menyimpan resep pada tempatnya. c.



Pelayanan Informasi Obat (PIO) Pelayanan informasi obat yang ada di apotek berkat bersama dilakukan oleh



Apoteker atau TTK dalam pemberian informasi mengenai obat, Informasi mengenai obat termasuk obat dari resep dokter (Obat psikotropika dan obat keras) maupun obat yang dibeli secara langsung tanpa. Pelayanan informasi meliputi dosis, bentuk sediaan, formulasi khusus, rute dan metode pemberian, farmakokinetik, farmakologi, terapeutik dan alternatif, efikasi, keamanan penggunaan pada ibu hamil dan menyusui, efek samping, interaksi, stabilitas, ketersediaan, harga, sifat fisika atau kimia.



2.4.3 Kegiatan Pelayanan di Apotek Berkat Bersama Kegiatan pelayanan di apotek berkat bersama yaitu melalukan pelayanan perbekalan farmasi yang terdiri dari pelayanan obat tanpa resep dokter (swamedikasi/UPDS), pelayanan obat dengan resep dokter dan



pelayanan



penjualan alat kesehatan. Pelayanan resep yang ada di apotek berkat bersama melayanai resep dari dokter yang melakukan praktek di Apotek maupun resep dokter luar apotek/tempat lain.



Transaksi pembayaran pelayanan di apotek



berkat bersama dapat di lakukan secara tunai dan non tunai.



Transaksi



pembayaran secara tunai yaitu pembayaran yang dilakukan dengan cara menyerahkan uang langsung kepada kasir. Transaksi pembayaran secara non tunai yang di apotek berkat bersama yaitu pembayaran secara elektronik mengunakan alat pembayaran dengan kartu debit dan kredit. Pelayanan kefarmasian di apotek berkat bersama terdiri atas:



a.



Pelayanan Obat Dengan Resep Dokter Tahapan pelayanan obat



dengan resep dokter diapotek berkat bersama



sebagai berikut : 1) Resep dokter dari apotek berkat bersama yang dibawa oleh pasien akan langsung diterima, namun untuk resep dokter dari luar apotek yang dibawa pasien harus diperiksa terlebih dahulu oleh Apoteker atau TTK keaslian resep. 2) Dilakukan pengkajian resep oleh Apoteker atau TTK dan memeriksa ketersediaan obat yang ada di apotek, apabila obat yang ada di dalam resep tersedia di apotek, maka resep akan dilayani, kemudian resep akan diberikan kepada kasir untuk mengimput obat dikomputer dan memprint out nota pembayaran. 3) Pasien melakukan pembayaran terlebih dahulu sehingga resep tersebut dapat diracikan. Setelah pasien melakukan pembayaran kasir akan menyerahkan resep kepada petugas peracikan untuk menyiapkan barang atau obat yang diminta dalam resep. 4) Resep obat disiapkan dan di racik, setelah itu obat dikemas dan diberi etiket. Kemudian sebelum melakukan penyerahan obat kepada pasien, dilakukan memeriksa kembali kesesuaian obat dengan resep. Setelah itu Apoteker atau TTK memanggil pasien dan meminta nomor telepon atau nomor handphon pasien. 5) Dilakukan penyerahan obat dan pemberian informasi obat kepada pasien. 6) Dilakukan pembuatan salinan resep atau kwintansi pembayaran jika diperlukan. 7) Resep yang ada disihkan dan setelah semua pelayanan resep telah selesai, resep akan diarsipkan. Pelayanan obat psikotropika di apotek berkat bersama hanya melayani resep psikotropika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh apotek berkat



bersama sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil



sebagian atau salinan resep yang sah dan legal dari apotek lain yang masih dalam lingkup kota Samarinda. Apotek tidak melayani pembelian obat psikotropika tanpa resep, untuk resep psikotropika diberi tanda khusus garis bewarna biru dan



setiap pemasukan dan pengeluaran obat psikotropika dicatat dalam kartu stok. Pelayanan obat prekursor di apotek berkat bersama untuk obat golongan keras hanya dapat diberikan dengan resep. Resep yang terdapat obat prekursor harus dicek keaslian resep dan di apotek berkat bersama juga dapat melayani obat prekursor dengan salinan resep yang sah dan legal dari apotek lain yang masih dalam lingkup kota Samarinda. Obat prekursor yang masuk dalam golongan obat bebas terbatas masih dapat diberikan tanpa resep dokter namun dalam penyerahan prekursor farmasi golongan obat bebas terbatas kepada pasien harus memperhatikan kerasionalan jumlah yang diserahkan sesuai kebutuhan terapi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. b.



Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter Pelayanan obat tanpa resep dokter adalah pelayanan kepada pasien yang



ingin melakukan pengobatan sendiri, yang biasa dikenal dengan swamedikasi. Swamedikasi adalah upaya yang dilakukan oleh individu yang bertujuan untuk mengobati segala keluhan pada diri sendiri dengan obat-obatan yang dapat dibeli bebas di apotek atas inisiatif sendiri dan atas hasil konsultasi dengan Apoteker tanpa nasehat Dokter. Dalam hal ini masyarakat merasa butuh akan penyuluhan yang jelas dan tepat mengenai penggunaan secara aman dari obat-obatan yang dapat mereka beli secara bebas tanpa resep dokter di apotek. Biasanya swamedikasi dilakukan untuk mengatasi gangguan kesehatan ringan mulai dari batuk pilek, demam, sakit kepala, maag, gatal-gatal hingga iritasi ringan pada mata dengan pemberian obat golongan bebas, bebas terbatas, obat herbal dan OWA. Di apotek berkat bersama, pasien yang membeli obat wajib apotek (OWA) dipisahkan dalam jenis layanan upaya pengobatan diri sendiri (UPDS). Obat wajib apotek (OWA) adalah obat keras tertentu yang dapat diserahkan oleh Apoteker kepada pasien di Apotek tanpa resep dokter sesuai dengan peraturan yang ditetapkan pemerintah. Kegiatan swamedikasi yang ada di apotek dilakukan oleh seorang apoteker dan dapat juga dilakukan tenaga teknis kefarmasian (TTK), seorang TTK hanya dapat memberikan obat golongan bebas, bebas terbatas dan obat herbal sedangkan untuk pemberian obat wajib apotek (OWA) dilakukan oleh seorang Apoteker.



Pelayanan swamedikasi di apotek berkat bersama dilakukan dengan cara: 1) Pasien datang ke apotek dengan membawa keluhan. 2) Apoteker atau TTK menanyakan gejala, usia, obat yang sudah pernah di minum dan lama penyakit yang diderita oleh pasien. 3) Apoteker atau TTK memberikan obat yang tepat kepada pasien sesuai dengan ketepatan indikasi, ketepatan pasien, ketepatan dosis, ketepatan pemakaian dan efek samping obat. 4) Nama obat diinput ke komputer dan dilihat harganya, apabila pasien setuju maka pasien melakukan pembayaran obat yang dibeli melalui TTK atau apoteker. Penyerahan obat kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat. c. Pelayanan Penjualan Alat-alat Kesehatan (Alkes) dan Bahan Medis Habis Pakai Apotek berkat bersama menyediakan alat-alat kesehatan seperti termometer digital, omron compa air compresor nebulizer NE C28, kasa steril GD Care, plester hansaplas, masker anytime, dll. Pelayanan penjualan alat-alat kesehatan dilakukan dengan cara memberi informasi tentang cara penggunaan alat-alat kesehatan tersebut oleh Apoteker atau Asisten



Apoteker kepada pasien



(konsumen). 2.4



Praktek Kerja Kefarmasian di Kimia Farma Trading and Distribution



2.4.1 Sistem Pengadaan dan Pendistribusian Barang Sesuai



dengan



anggaran



dasarnya,



perusahaan



melakukan



usaha



dalambidang Distribusi dan Perdagangan, yang produknya meliputi produk farmasi dan alat kesehatan. Principal meliputi principal perusahaan induk (PT. Kimia Farma Tbk.) sebesar 60% dan principal pihak ketiga 40%, seperti Janssen dan lain-lain. Sebagai penyedia Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan aneka produk dari perusahaan induk, produk dari principal lainnya, serta produkproduk non-principal. Di bidang jasa perdagangan atau trading, KFTD menangani kontrak-kontrak bisnis yang didapat melalui sistem tender. 2.4.2 Manajemen Operasional



Manajemen operasional adalah suatu cara pengelolaan fungsi-fungsi kegiatan (manajemen) yang terdapat dalam suatu perusahaan, untuk mencapai tujuan. Cara pengelolaan pada setiap fungsi kegiatan berbeda antarafungsi kegiatan yang dengan yang lainnya, karena pada setiap fungsi kegiatantersebut memiliki tujuan yang berbeda : a.



Fungsi kegiatan pembelian, yaitu memperoleh harga beli barang yang efisien dan menjaga ketersediaan (availability) barang.



b.



Fungsi kegiatan pengelolaan barang di gudang (warehousing), yaitu menjaga kondisi kualitas barang sesuai persyaratan farmakope, tidak rusak dan tidak hilang.



c.



Fungsi kegiatan penjualan dan pelayanan, yaitu memperoleh pertumbuhan penjualan (sales growth) dan jumlah pelanggan (customer growth) serta untuk mempertahankan pelanggan yang loyal (customer rate retention).



d.



Fungsi kegiatan pengelolaan piutang (accounting), untuk menjaga likuiditas keuangan dan aliran kas (cash flow) yang sehat.



e.



Fungsi kegiatan pembukuan atau tata usaha, yaitu menyajikan laporan yang tepat waktu, isi dan guna agar dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.



2.4.3 Manajemen Pengadaan Pengadaan



merupakan



proses



penyediaan



obat



yang



dibutuhkan,



yangdiperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor,atau pedagang besar farmasi. Manajemen pengadaan dilakukan untuk menyediakan obat atau bahan obat untuk memenuhi kebutuhan stok di gudang. Sasaran mutu dari manajemen pengadaan yaitu memperoleh harga barang yang lebih murah (lebih efisien) serta dapat melayani seluruh kebutuhan barang pelanggan (service level) 100%. a.



Tugas dan Tanggung jawab seorang supervisor pembelian di KFTD yaitu:



1) Membuat rencana pembelian. 2) Memantau hasil pembelian dengan caramemeriksa copy faktur yang diterima terhadap kelengkapan barang, dan kebenaran harga.



3) Mengevaluasi hasil pembelian. 4) Bertugas dan bertanggung jawab terhadap kelancaran penyediaan barang dagangan. 5) Bertugas dan Bertanggung jawab atas pilihannya dalam menentukan supplier. b.



Tahapan dalam melakukan pengadaan barang di KFTD adalah sebagai berikut:



1) Membuat daftar rencana pembelian barang Petugas logistik (kepala gudang) bersama petugas penjualan menghitung buffer stock dan kebutuhan level stock per item barang setiap bulan berdasarkan data historis, lalu data tersebut dikirim ke petugas pembelian untuk membuat daftar rencana pembelian barang setiap bulannya. 2) Membuat kontrak pembelian barang Petugas pembelian melakukan perjanjian kontrak pembelian barang dengan pemasok atau principal untuk memperoleh margin yang lebih besar dan masa tenggang pembayaran relatif lebih panjang.



3) Mengeksekusi pembelian barang Petugas pembelian menyiapkan Surat Pesanan (SP), ditanda tangani oleh penanggung jawab logistik atau penanggung jawab PBF, lalu mengirimkan SP ke principal atau pemasok. 4) Menerima dan memeriksa barang Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasoksesuai dengan SP dan faktur barang, lalu membuat tanda terima barang di faktur(stempel dan tanda tangan) petugas gudang. 5) Memeriksa kebenaran faktur pembelian barang Petugas pembelian faktur mengenai jumlah, jenis, harga barang dan diskonserta masa tenggang pembayaran, lalu memberikan paraf dan mengirimkan fakturpembelian ke fungsi tata usaha (TU). 6) Membukukan faktur pembelian sebagai pembelian dan hutang



Petugas TU membukukan faktur tersebut sebagai pembelian barang dan hutang di kartu hutang lalu membuat laporan pembelian dan hutang setiap bulannya. 2.4.4 Manajemen Penyimpanan Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan adanya manajemen penyimpanan ialah untuk memastikan bahwa obat atau bahan obat yang disimpan sesuai dengan rekomendasi dari industri farmasi atau non farmasi. a.



Tugas dan Tanggung Jawab



1) Memeriksa kebenaran produk (fisik item,bets) di gudang pengeluaran barang yang akan di distribusikan. 2) Memvalidasi administrasi atas kebenaran mutasi pengeluaran dalam sistem informasi logistik sentral. 3) Menyerahkan produk yang telah divalidasi kemasing-masing gudang tujuan hantaran. 4) Meningkatkan ketepatan dan kecepatan proses pengeluaran barang. 5) Melaksanakan dokumentasi pengeluaranbarang yang sistematis, tertib, rapi, bersih, dan mudah dicari. 6) Membina SDM dalam jajaran fungsi kerjanya agar memiliki kemampuan dalam melaksanakan business process dipengeluaran barang yang efektif dan efisien sesuai fungsinya. b.



Sistem Penyimpanan Barang di Gudang Sistem penyimpanan barang di gudang sesuai dengan SK Kepala BPOM



No.HK 00.05.3.252 tahun 2003, bangunan dan peralatan harus memenuhi beberapa persyaratan. Sistem penyimpanan obat di gudang dalam kegiatan distribusi berdasarkan sistem first expired first out (FEFO) atau sistem first in first out (FIFO). Kondisi fisik bangunan yaitu memiliki sirkulasi udara yang baik, tidak boleh banjir, tidak boleh ada rembesan air tanah, tidak boleh ada binatang, serangga dan tikus serta binatang lain yang dapat mempengaruhi kualitas obat dan



bahan obat dan selalu dalam keadaan bersih dan rapih. Suhu dan kelembapan udara harus sesuai dengan sifat obat dan bahan obatnya yang ditetapkan Farmakope Indonesia Indonesia, seperti: 1) Disimpan pada suhu kamar (15-30oC) untuk obat tablet, kaplet,sirup, infus atau ditentukan lain. 2) Disimpan pada tempat sejuk (5-15oC) untuk minyak atsiri, salep mata, krim, ovula, suppositoria, tingtur. 3) Disimpan ditempat dingin (0–5oC) untuk vaksin. Layout ruangan meliputi ruang penerimaan dan pemeriksaan barang masuk (transito in), ruang penyimpanan barang, ruang pengeluaran dan pemeriksaan barang keluar (transito out). Alokasi ruangan meliputi ruang barang tidak kedaluwarsa, ruang narkotika, ruang psikotropika dan ruang barang–barang kedaluwarsa. Persyaratan peralatan meliputi: 1) Alat penyimpanan barang, seperti rak dan paletnya. 2) Alat pengukur suhu ruangan serta dokumen data kalibrasinya. 3) Alat pengangkut barang di gudang, sepeti forklift, trolley dan tangga 4) Alat pengirim barang bersuhu 5-15oC, seperti cooler box. c.



Penataan Alokasi Ruang Penyimpanan di Gudang Penataan alokasi ruang penyimpanan di gudang sesuai dengan ketentuan



peraturan yang ditetapkan Pemerintah tersebutdiatas dan berdasarkan sifat obatnya sendiri, maka ruang penyimpanan obat dibagi menjadi 6 yaitu: 1) Ruang penyimpanan obat bersuhu 15-30oC, seperti untuk obat tablet, kaplet, sirup atau ditentukan lain. 2) Ruang penyimpanan obat bersuhu 5–15oC, seperti untuk minyak atsiri, salep, krim, ovula, suppositoria, tingtur, eter, floatane dan halotane. 3) Ruang penyimpanan obat bersuhu 0-5oC, seperti untuk obat vaksin dan serum atau ditentukan lain. 4) Ruang penyimpanan narkotika sesuai dengan peraturan yang berlaku. 5) Ruang penyimpanan psikotropika sesuai dengan peraturan yang berlaku. 6) Ruang penyimpanan obat kedaluwarsa. d.



Kelengkapan Peralatan Gudang



Kelengkapan peralatan gudang sesuai kebijakan KFTD yaitu: 1) Alat pemeliharaan gedung: generator, alat pemadam kebakaran, alat kebersihan dan tempat sampah. 2) Alat pemeriksaan dan penerimaan barang: komputer, barcode scanner, trolley dan stempel. 3) Kelengkapan alat penyimpan barang: AC, lemari narkotika, rak besi dan palet, trolley, tangga dan forklift 4) Kelengkapan alat pengeluaran barang: komputer, barcode scanner, trolley, forklift dan buku ekspedisi pengeluaran barang. 5) Kelengkapan alat K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja): helm, sepatu dan rompi. 6) Kelengkapan alat pengiriman barang: mobil box dan sepeda motor box. e.



Standard Operational and Procedure Penerimaan, Penyimpanan dan Pengeluaran Barang:



1) Menerima barang di transito in a)



Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasok sesuai dengan SP dan faktur barang, di ruang transito in.



b) Membuat tanda terima barang (stempel atau paraf) di faktur pembelian. c)



Menyimpan dan memasukkan data barang pada sistem informasi.



2) Menyimpan barang a)



Petugas logistik memasukkan barang dari ruang transito in ke ruang penyimpanan sesuai dengan lokasinya masing–masing barang.



b) Mencatat barang masuk di sistem informasi dan masing–masing kartu barangnya. c)



Melaporkan penerimaan barang ke TU sebagai pembelian dan hutang.



3) Mengeluarkan barang dari gudang a)



Petugas logistik berdasarkan SP dan faktur penjualan dari fakturis mengeluarkan barang dari gudang ke transito out.



b) Mencatat mutasi barang di kartu barang dan sistem informasi. c)



Mencatat penyerahan barang dari gudang ke pengantar barang di buku ekspedisi antaran barang dan meminta paraf pengantar barang.



d) Memeriksa kembali penyerahan barang dari pengantar barang ke pelanggan melalui faktur yang ada tanda terima dari pelanggan. 4) Membuat laporan mutasi barang di gudang a)



Petugas gudang membuat laporan mutasi barang.



b) Petugas gudang menghitung saldo barang setiap periode tertentu (1 atau 3 bulan), lalu membuat berita acara stock opname barang kemudian mengirim laporan tersebut ke fungsi TU. f.



Sasaran Sasaran dari manajemen penyimpanan ialah mencegah kehilangan dan



kerusakan barang atau kedaluwarsa. 2.4.5 Manajemen Penjualan dan Pelayanan Proses perencanaan dan pelaksanaan konsepsi, harga, promosi, dan distribusi ide, barang, dan layanan untuk menciptakan pertukaran yang mrmuaskan tujuan individu dan organisasi. Tujuan dari manajemen penjualan ialah untuk memperoleh pertumbuhanpenjualan (sales growth) dan pertumbuhan jumlah pelanggan (costumer growth) serta untuk mempertahankan pelanggan yang loyal (costumer rate retention). a.



Standard Operational and Procedure Penjualan dan Pelayanan:



1) Mengecek SP terhadap status umur hutang pelanggan yang lebih dari 2 bulan. a)



Salesman mengunjungi pelanggan yang tidak bermasalah (tidak memiliki hutang > 2 bulan), secara rutin.



b) Salesman menawarkan produk ke pelanggan (jumlah item dan SKU’s) melalui program–program dari principal, seperti program diskon dan bonus. c)



Salesman mengambil SP dari pelanggan dan memeriksa status umur hutang yang > 2 bulan, mencatat statusnya (ok atau tidak ok).



d) Salesman menyerahkan SP ke fakturis untuk dibuatkan fakturnya. 2) Pembuatan faktur atas SP pelanggan a)



Fakturis mengecek kebenaran data dan alamat pelanggan melalui system informasi dan mencatat statusnya (ok atau tidak ok).



b) Fakturis membuatkan faktur penjualan barangnya. c)



Fakturis menyerahkan faktur dan SP pelanggan ke fungsi logistik.



3) Menyiapkan barang pesanan pelanggan a)



Petugas logistik mengeluarkan barang atas pesanan pelanggan berdasarkan faktur dan SP, kemudian mencatat mutasi barang di kartu barang.



b) Petugas mengecek kesesuaian barang dengan faktur dan SP kemudian mencatat statusnya (ok atau tidak ok). c)



Petugas mencatat jumlah barang yang dikeluarkannya sesuai dengan namapelanggan di sistem informasi.



d) Petugas memindahkan barang yang siap dikirim ke ruang transito out danmencatat di buku ekspedisi pengeluaran barang gudang. e)



Petugas membuat tanda terima penyerahan barang ke pengantar barang dibuku ekspedisi pengeluaran barang.



4) Memindahkan barang pesanan ke transito out a)



Petugas gudang memindahkan barang yang siap dikirim ke ruang transito out dan mencatat di buku ekspedisi pengeluaran barang gudang.



b) Petugas membuat tanda terima penyerahan barang ke pengantar barang dibuku ekspedisi pengeluaran barang. 5) Menyerahkan barang ke petugas hantaran a)



Petugas gudang menyerahkan barang yang siap antar kepada petugas hantaran.



b) Petugas hantaran mencatat seluruh barang pesanan di buku ekspedisinya. 6) Mengirim barang ke pelanggan a) Petugas hantaran barang mengirim barang ke pelanggan. b) Petugas hantaran barang meminta tanda terima barang dari pelanggan dan mencatat status penerimaannya (ok atau tidak ok). c) Petugas hantaran barang menyerahkan tanda terima barang ke fungsi logistik. 7) Memvalidasi pengeluaran barang. a)



Petugas logistik memvalidasi pengiriman barang ke pelanggan di sistem informasi sebagai barang keluar.



b) Petugas logistik menyerahkan faktur penjualan yang telah ada tanda terima dari pelanggan dan SP ke fungsi TU. 8) Mencatat hasil penjualan barang ke pelanggan.



a)



Petugas administrasi penjualan TU memasukkan data pengiriman barang disistem informasi sebagai penjualan berdasarkan faktur dan SP yang telah ada tanda tangannya dari pelanggan.



b) Petugas administrasi penjualan TU juga memasukkan ke sistem informasi hasil penjualan tersebut. c)



Petugas administrasi penjualan menyerahkan SP dan faktur penjualan keadministrasi inkaso.



9) Menyimpan faktur dan penyerahan faktur yang telah jatuh tempo ke juru tagih a)



Petugas administrasi inkaso memasukkan data penjualan di kartu piutang berdasarkan faktur dan SP yang telah ada tanda terimanya dari pelanggan ke dalam sistem informasi.



b) Petugas administrasi inkaso menyimpan faktur penjualan dan membuatdaftar tanggal jatuh temponya ke sistem informasi. c)



Petugas administrasi inkaso akan menyerahkan faktur tagihan ke juru tagih sesuai dengan daftar tagihan yang telah jatuh tempo untuk ditagihkan ke outlet masing-masing atau pelanggan.



b.



Sasaran Sasaran yang ingin dicapai pada penjualan ialah mencapai target penjualan



dan service level yang ditentukan. 2.4.6 Manajemen Piutang Piutang adalah hak klaim terhadap seseorangatau perusahaan lain, menuntut pembayaran dalam bentuk uang atau penyerahan aktiva atau jasa kepada pihak terhutang. Piutang merupakan semua tuntutan terhadap langganan baik berbentuk perkiraan uang, barang maupun jasa dan segala bentuk perkiraan seperti transaksi. Penjualan secara kredit menimbulkan hak bagi perusahaan yang melakukan penagihan pada langganannya sesuai persyaratan yang telah disepakati bersama pada saat melakukan transaksi. Piutang dapat diartikan sebagai jumlah nominal yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada pihak penyedia setelah dilakukan proses transaksi jual beli pada waktu jatuh tempo pembayarannya.



a.



Standard Operational and Procedure Piutang



1) Penyerahan faktur tagihan dari fungsi TU ke administrasi Inkaso a)



Administrasi penjualan menerima dokumen penjualan kredit (faktur yang sudah ada tanda terima dari pelanggan beserta SP) dari fungsi gudang.



b) Administrasi



penjualan



mengelompokkan



dokumen



penjualan



kredit



sesuaidengan nama-nama pelanggannya dan mencatat di kartu piutang perpelanggan. c)



Administrasi penjualan membukukan penjualan kredit per pelanggan disistem informasi (komputer).



d) Administrasi penjualan pada awal bulan merekap hasil penjualan kredit dan membuatkan rekap tagihan setiap pelanggan lalu menyerahkan ke administrasi inkaso. 2) Penyerahan faktur tagihan dari administrasi inkaso ke juru tagih a)



Adminsitrasi inkaso memeriksa dan menerima penyerahan fisik faktur tagihan dan membuat tanda terima di buku ekspedisi penyerahan faktur dari administrasi penjualan.



b) Administrasi inkaso mencatat piutang masuk di sistem informasi (kartu piutang) setiap pelanggan. c)



Adminsitrasi inkaso membuat rencana penagihan berdasarkan tanggal jatuh temponya.



d) Administrasi inkaso menyerahkan sejumlah faktur yang telah jatuh tempo kepada juru tagih disertai dengan nota inkaso (dokumen tanda penyerahan faktur tagihan kepada juru tagih). 3) Penyerahan faktur tagihan dari juru tagih ke pelanggan a)



Juru tagih menerima faktur tagihan dari administrasi inkaso disertai tanda terima di nota inkaso.



b) Juru tagih menyerahkan faktur yang telah jatuh tempo kepada pelanggan. c)



Pelanggan menerima faktur dan membayar hutangnya dengan 3 kemungkinan yaitu, dibayar lunas (100 %), dibayar sebagian dan hanya membuat tanda terima faktur dan pembayaran pada tanggal berikutnya



4) Penyetoran dan pelaporan uang hasil tagihan



a)



Juru tagih menyetorkan uang hasil tagihan pada hari yang sama (sore hari) ke fungsi keuangan dengan meminta tanda terima setoran uang tagihan dinota inkaso, jika pelanggan membayar 100 % lunas atau sebagian lunas.



b) Juru tagih melaporkan dan menyerahkan kembali hasil dokumen alat tagih ke administrasi inkaso dengan keterangan dibayar lunas (100 %) oleh pelanggan atau dibayar sebagian oleh pelanggan dengan melampirkan bukti sebagian pembayarannya di balik faktur aslinya. c)



Ditunda oleh pelanggan dengan melampirkan bukti tanda terima faktur dari pelanggan dan keterangan tanggal akan dibayar oleh pelanggan.



d) Administrasi inkaso menerima laporan dari juru tagih dan menyimpan kembali faktur–faktur tagihan atau tanda terima faktur yang belum lunas dibrankas. e)



Administrasi inkaso menyerahkan kembali faktur tagihan atau tanda terima faktur yang belum lunas ke juru tagih untuk ditagihkan kembali kepada pelanggan sesuai janji.



5) Konfirmasi piutang ke pelanggan a)



Administrasi inkaso membuat data mutasi piutang setiap pelanggan pada awal bulan.



b) Administrasi inkaso membuat surat konfirmasi setiap bulan tentang jumlah hutang kepada setiap pelanggan. c)



Bagi pelanggan yang tidak menjawab surat konfirmasi tersebut, maka angka hutang pelanggan yang dibuat apotek yang dianggap benar.



b.



Sasaran Sasaran yang ingin dicapai ialah mencegah kehilangan faktur dan pencurian



uang hasil tagihan. 2.4.7 Manajemen Pembukuan Manajemen pembukuan adalah cara mengelola pembukuan ataupencatatan (accounting) dan pengikhtisaran seluruh transaksi dagang dankeuangan serta penganalisaan, pembuktian dan pembuatan laporan. Di Indonesiaistilah (bagian) pembukuan yang terdapat di suatu perusahaan juga dikenal dengan nama tata usaha yaitu fungsi kegiatan yang bertugas melakukan pencatatan, pemeriksaan,



pembuatan laporan dan pengarsipan. Pembukuan dibutuhkan untuk menyimpan seluruh kegiatan perusahaan dan transaksi-transaksi yang telah dilaksanaka, tujuan utama kegiatan pembukuan di PBF adalah agar seluruh transaksi keuangan dapat didokumentasikan sesuai dengan urutan peristiwa atau kejadian dan besarannya,sehingga dapat disajikan dalam laporan keuangan dengan benar dan berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan. a.



Standard Operational and Procedure Pembukuan Adapun proses pembuatan laporan akuntansi keuangan terdiri:



1) Mengumpulkan seluruh dokumen transaksi. 2) Mencatat seluruh data transaksi ke buku jurnal. 3) Memindahkan dari buku jurnal ke buku besar (posting). 4) Mencocokkan (judgment) terhadap informasi terakhir. 5) Menyususun (reporting) laporan dari data buku besar. 6) Menutup buku besar dan membuat laporannya. 7) Mengirimkan laporan ke pihak yang membutuhkan. 8) Mengarsipkan (filing). b.



Sasaran Sasaran yang ingin dicapai ialah menyajikan laporan keuangan tepat isi dan



tepat waktu. 2.4.8 Alur Distribusi Obat Alur distribusi barang dimulai dari surat pesanan yang masuk ke PBF, surat pesanan melalui salesman yang membawa surat pesanan dari outlet kemudian bagian gudang bertugas memeriksa kelengkapan surat pesanan yang meliputi nama PBF yang dituju, nama outlet, jenis barang dan jumlah barang yang dipesan, kemudian fakturis membuat faktur sebanyak 5 rangkap yang terdiri dari warna putih, merah muda, kuning, hijau dan biru. Warna biru disimpan oleh bagian fakturis, kemudian sisa 4 rangkap diserahkan ke bagian gudang untuk dilakukan penyiapan barang. Warna hijau dan kuning disimpan sebagai arsip gudang, warna putih dan merah muda dibawa oleh salesman ke outlet untuk dilakukan pengecekan barang oleh outlet apakah sesuai dengan faktur dan surat pesanan yang diterima. Kemudian faktur yang berwarna putih dikembalikan dan dibuat



data inkaso. Setelah jatuh tempo kolektor akan menagih piutang. Pembayaran dapat dilakukan dengan via transfer atau melalui kolektor dan kolektor akan menyerahkan faktur putih apabila pembayaran telah dilakukan.



Gambar 2.8 Alur Pendistribusian/Pelayanan Otlet di PBF KFTD Samarinda



BAB III KESIMPULAN



DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. 1993. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Tata Cara Pemberian Izin Apotek