Fungsi Dan Proses Manajemen Di Koperasi 6 [PDF]

Citation preview

Manajemen Koperasi FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN DI KOPERASI Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi. Seperti yang kita ketahui, dalam sebuah organisasi pasti memerlukan manajemen yang baik supaya tujuan bersama yang telah ditetapkan dalam organisasi tersebut dapat tercapai.Sebagaimana diketahui, hakikat manajemen adalah mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pencapaian tujuan melalui tangan orang lain itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu fungsi perencanaan, fungsi perngorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Dengan demikian keberhasilan manajemen sebuah organisasi akan sangat tergantung pada pelaksanaan masing-masing fungsi tersebut . Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien. Hal yang membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus, dan pengawas . Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut : Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas. Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi. Beberapa fungsi manajemen koperasi yang nantinya akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya : a.        Perencanaan Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan datang. Apabila perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat cita-cita/tujuan koperasi untuk dicapai. b.        Pengorganisasian dan Struktur Organisasi Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti Pembagian kerja, Departementasi, Bagan organisasi, Rantai perintah dan kesatuan perintah, serta Tingkat hierarki manajemen, dan Saluran komunikasi. Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha koperasi, semakin kompleks pula struktur organisasi koperasi tersebut. Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi harus disesuaikan dengan macam usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari produk yang dihasilkan. Pada prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun masingmasing mempunyai kelemahan.



c.         Pengarahan Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan koperasi harus dapat mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan. d.        Pengawasan Disamping rapat anggota dan pengurus, salah satu alat perlengkapan organisasi koperasi adalah pengawas yang antara lain mempunyai tugas untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi. Adanya fungsi pengawasan dalam suatu organisasi koperasi, dimaksudkan sebagai salah satu upaya untuk memperkecil resiko yang mungkin timbul sebagai akibat dari terjadinya penyimpangan-penyimpangan kebijakan dari rencana yang telah ditetapkan. Pengawas dipilih melalui rapat anggota bersama dengan pemilihan pengurus dengan masa jabatan tiga tahun.Jabatan pengawas tidak boleh dirangkap dengan jabatan pengurus, sedangkan persyaratan badan pengawas sama dengan persyaratan pengurus. Dengan uraian tugas masing-masing adalah sebagai berikut: 1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan pengurus menyangkut pengelolaan koperasi, baik yang menyangkut aspek organisasi idiil maupun aspek usaha. 2. Meneliti catatan yang ada pada koperasi. 3. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasan. Jadi, dapat kita sadari betapa pentingnya manajemen yang baik dalam koperasi. Peminat koperasi akan tinggi apabila performa nya baik, bila dirasakan oleh anggota koperasi. Mungkin banyak pengurus  koperasi yang memang belum melakukan manajemen yang baik, perlu adanya kesadaran dari semua pihak bahwa koperasi bukan hanya sekedar formalitas ada di tengahtengah masyarakat, tetapi dapat mengembangkan perekonomian nasional. Sebagai masyarakat juga kita harus mengubah persepsi kita bahwa koperasi ada untuk kesejahteraan kita bersama. Manajemen Koperasi  adalah penerapan ilmu manajemen di koperasi dimana orang-orang yang diberi wewenang dan tanggungjawab melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian sumber daya yang dimiliki oleh koperasi untuk mencapai tujuan koperasi yaitu meningkatkan kesejahteraan berdasarkan nilai dan prinsip-prinsip koperasi. A. Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli Salah satu definisi yang lengkap diungkapkan oleh Griffin dalam bukunya Management (Ensiklopedia ekonomi, Bisnis dan Manajemen, 1992), sebagai berikut : “Manajemen adalah



proses merencanakan dan mengambil keputusan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya manusia, keuangan, fisik dan informasi guna mencapai sasaran organisasi secara efektif dan efisien.” Istilah manajemen juga mengacu pada dua hal, yaitu sebagai fungsi dan sebagai institusi (Helmut Wagner, 1986). Manajemen sebagai fungsi berarti sejumlah tugas yang harus dilaksanakan oleh orang-orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab tertentu untuk menjamin keandalan organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Tugas-tugas itu adalah: Perencanaan dan pengembilan keputusan, Pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian. Tugas-tugas tersebut sering juga disebut sebagai fungsi-fungsi atau prinsip-prinsip manajemen, yang merupakan proses manajemen yang dinamis dan berkelanjutan. Lalu Menurut MC Farland, manajemen adalah suatu proses dimana orang-orang yang diberi wewenang menciptakan dan menjalankan organisasi dalam memilih dan mencapai tujuan. B. Pengertian Manajemen Koperasi Menurut Peter Davis Peter Davis, 1999, memformulasikan bahwa manajemen koperasi diselenggarakan oleh orangorang yang bertanggung jawab untuk mengelola koperasi, nilai-nilai dan kekayaannya. Mereka ini mengerahkan segala kemampuan kepemimpinannya dan memilih kebijakan untuk mengembangkan koperasi berdasarkan hasil latihan professional perkoperasian. Manajemen koperasi adalah kegiatan professional yang dilakukan koperasi untuk membantu seluruh keanggotaan koperasi di dalam mencapai tujuannya. C. Konsep Manajemen Koperasi Manajemen koperasi tidak didasarkan pada pemaksaan wewenang, melainkan melalui keterlibatan dan partisipasi. Para manajer professional koperasi menggunakan metode yang sama seperti manajemen pada umumnya. Hanya saja nilai-nilai dan tujuan yang harus diperjuangkan metode itulah yang membuat manajemen koperasi unik dan berbeda dari manajemen lainnya. Fungsi utamanya adalah mengupayakan kepemimpinan koperasi bagi anggota dan pengurus terpilih di dalam pengembangan kebijakan dan strategi yang akan memberdayakan koperasi dalam mewujudkan cita-cita atau tujuannya. Dengan menyatukan manajemen Koperasi sebagai bagian dari koperasi dan sebagai representasi prinsip-prinsip penting koperasi itu sendiri, kita dapat mengembangkan manajemen dan demokrasi di dalam koperasi sebagaimana dinyatakan Peter Davis, sebagai berikut: “pengembangan prinsip-prinsip manajemen koperasi, akan membuat perusahaan koperasi harus dikelola secara professional dan kooperatif sedemikian rupa sehingga keterlibatan anggota dan demokrasi, akan tetap menjadi kunci keberhasilan dalam praktek koperasi. Dengan memiliki prinsip-prinsip manajemen koperasi kita juga meletakkan dasar sebagai criteria untuk menilai pelatihan-pelatihan manajemen koperasi, serta menilai kinerja manajemen dalam koperasi “. D. Proses Manajemen di Koperasi 1. Perencanaan (Planning) Proses yang paling penting adalah fungsi perencanaan, yang merupakan fungsi paling utama yang harus dijalankan oleh pihak manajemen koperasi. Pengurus dan manajer di koperasi harus



menyusun perencanaan penggunaan sumber daya manusia, modal, sarana fisik, dan informasi yang dimiliki koperasi untuk mencapai tujuan koperasi yang telah disepakati oleh para anggotanya. Perencanaan menyangkut masa depan. Bagaimana dengan kemampuan, masalah, dan potensi yang dimiliki koperasi saat ini diarahkan untuk mencapai target-target koperasi kearah yang lebih baik. Karenanya sebelum menyusun perencanaan pengurus dan manejer koperasi harus melakukan identifikasi dan evaluasi terlebih dahulu apa target atau sasaran apa saja yang sudah tercapai, kebutuhan pelayanan apa yang diinginkan oleh anggota dan belum dipenuhi oleh koperasi, bagaimana kemampuan permodalan koperasi, termasuk juga situasi persaingan usaha di lingkungan koperasi juga harus diperhitungkan. Adapun langkah-langkah proses perencanaan yang dapat dilakukan oleh pengurus dan manajer koperasi, diantaranya: 1. Pengurus bersama manajer menyusun rencana strategis dan taktis baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. 2. Pengurus meminta manajer menyusun garis besar program operasional, selanjutnya dibahas bersama dengan pengurus dan pengawas. 3. Manajer juga membuat anggaran untuk mencapai hasil yang dikehendaki, tanpa mengabaikan struktur keuangan yang ada. 4. Berdasarkan rencana yang ada, dibuatlah kebijakan sebagai pedoman seluruh pelaksanaan. 5 5. Secara bersama menetapkan kebijakan personalia, karyawan usaha keuangan dan anggota guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 6. Pengurus membuat rencana penerimaan dan belanja koperasi (RAPBK). Rencana yang telah disusun dan RAPBK disampaikan dalam rapat anggota untuk dibahas dan mendapatkan pengesahan 2. Pengorganisasian (Organizing) Pengorganisasian (organizing) merupakan Perancangan dan pemeliharaan sistem peran, atau Proses pengaturan dan pengalokasian kerja, wewenang dan sumber daya di kalangan anggota organisasi dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Faktor Penting dalam Proses Pengorganisasian di Koperasi 1. Pembagian tugas (division of work)  2. Departementasi   3. Rentan manajemen/kendali (span of control), yang terdiri dari: a)kompetensi dari pengurus, pengawas dan pengelola,  b)kompetensi dari bawahan (staff), c)derajat variasi pekerjaan, d)teknologi yang digunakan dalam organisasi  4. Pendelegasian wewengan (delegation of authority) 3. Actuating dan Leadership Actuating dan leadership merupakan suatu proses menggerakkan dan menjalankan organisasi agar orang-orang yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab dapat bekerja menjalankan tugas untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Fungsi Penting: 1. Mengarahkan (Directing): - Perintah (Tertulis : SOM, SOP, Juklak, Juknas, Lembar Tugas/disposisi tugas; Lisan)  - Disiplin 



- Partisipasi  2. Komunikasi (formal, informal, vertikal, horizontal 4. Pengawasan (Controlling) Pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksinya dengan maksud agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.” Jenis - Jenis Pengawasan: 1. Pengawasan preventif : pengawasan yang bersifat pencegahan yang dilaksanakan melalui suatu sistem pembinaan SDM pada semua eselon dalam organisasi dan menentukan prosedur, pembagian tugas dan wewenang, termasuk di dalamnya perencanaan dan pelaporan  2. Pengawasan korektif : pengawasan untuk memperbaiki bias, penyimpangan atau kebocoran dari rencana, standar dan prosedur yang sudah ada ditentukan dalam suatu organisas E. Tujuan dan Output Manajemen Koperasi 1. Output koperasi sebagai perusahaan.  2. Output koperasi sebagai lembaga sosio ekonomi F. Perangkat Hukum Koperasi 1. Perangkat Hukum Eksternal a). UU No. 25/1992  b). Peraturan Pemerintah, Inpres.  c). Keputusan menteri,  d). Perda yang dihubungkan dengan koperasi  Pihak manajemen koperasi tidak dapat menghindar dari ketentuan perundangan yang berlaku, melainkan harus dijadikan faktor pendorong bagi pengembangan koperasi. 2. Perangkat Hukum Internal a). Anggaran dasar  b). Anggaran rumah tangga Pihak manajemen dapat melakukan penyesuaian sedemikian rupa sesuai dengan keputusan rapat anggota Hal-hal yang penting di atur dalam AD/ART  • Daftar nama pendiri  • Nama dan tempat kedudukan koperasi   • Maksud dan tujuan serta bidang usaha koperasi   • Ketentuan mengenai keanggotaan  • Ketentuan mengenai rapat anggota   • Ketentuan mengenai pengelolaan   • Ketentuan mengenai permodalan   • Ketentuan mengenai pembagian SHU  • Ketentuan mengenai sanksi



G. Perangkat Organisasi Koperasi 1. Rapat Anggota, menetapkan: • Anggaran dasar koperasi  • Kebijakan umum bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi  • Pemilihan, pengangkatan, serta pemberhentian pengurus dan pengawas  • Rencana kerja anggaran pendapatan dan belanja  • Pengesahan/penolakan laporan keuangan  • Pengesahan/penolakan laporan pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya  • Pembagian SHU  • Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi 2. Pengurus, bertugas: • Mengelola koperasi dan usahanya.  • Mengajukan rancangan kerja dan RAPBK.  • Menyelenggarakan rapat anggota.  • Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung-jawaban pelaksanaan tugas. • Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib. Memelihara daftar buku anggota dan pengurus Pengurus dipilih dari dan oleh anggota dalam rapat anggota dan masa jabatan paling lama 5 tahun. Wewenang pengurus yaitu mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan, memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota, mengangkat pengelola (manajer yang diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha), dan melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan koperasi. 3. Pengawas, bertugas: • Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi.  • Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya.  • Pengawas harus merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ke-3.  Pengawas dipilih dari dan oleh anggota dalam rapat anggota dan pengawas bertanggungjawab terhadap rapat anggota. Wewenang pengawas yaitu meneliti catatan yang ada di koperasi dan mendapat segala keterangan yang diperlukan