Grup Dan Kerjasama Tim Manajemen [PDF]

Citation preview

Grup dan Kerjasama Tim



Fundamental dari perilaku grup Definisi dari grup adalah 2 atau lebih individu yang berinteraksi dan berbagai tujuan dan norma kolektif serta memiliki identitas yang serupa. Ukuran dari sebuah grup dibatasi dari kemungkinan dari interaksi dan kesadaran mutual. Beberapa orang tidak tergabung dalam definisi ini karena mereka tidak berinteraksi dan tidak tergabung di dalam grup walaupun mereka sadar akan adanya orang lain.



Grup Formal dan Informal Individu bergabung didalam grup atau ditugaskan di dalam grup untuk menyelesaikan berbagai macam tujuan/ alasan. Jika sebuah kelompok ditugaskan oleh manajer untuk menyelesaikan tujuan perusahaan maka keompok ini disebut grup formal. Formal grup dikenal juga sebagai grup kerja dan memilki duda fungsi yaitu individu dan organisasional. Grup informal ada karena anggotanya bergabung dengan tujuan atas dasar ketertarikan / interes yang sama dan karena pertemanan. Tumpang tindih antara grup formal dan grup informal kadangkala menciptakan masalah terhadap kinerja.



Proses Pengembangan Grup Grup dan tim di dalam tempat kerja juga melalui tahap kedewasaan seperti halnya di dalam siklus lainnya contoh siklus organisasi dan siklus hidup produk. Para ahli menentukan bahwa proses pengembangan grup dapat diidentifikasikan pada tahapan-tahapan tertentu antara lain dijelaskan di dalam model 5 tahap proses pengembangan grup: 1. Forming Dalam tahap “ ice-breaking” ini anggota grup biasanya gelisah dan merasa tidak jelas terhadap peran mereka masing-masing, siapa yang akan jadi pemimpin dan apa tujuan grup ini. Kepercayaan mutual rendah pada tahap ini. Jika atasan tidak menentukan siapa pemimpin grup ini biasanya pemimpin darurat akan memberanikan diri untuk mengambil alih kelompok namun bisa saja terjadi pergantian pemimpin ke depannya. 2. Storming Tahap ini adalah tahap pengujian. Individu menguji kebijakan dan asumsi pemimpin untuk menentukan dimana mereka akan cocok terhadap struktur kekuasaan. Terjadi sub grup dan beberapa bentuk pemberontakan karena terjadi ledakan politik di dalamnya.



3. Norming Grup yang berhasil melewati tahap 2 biasanya mendapat respek dari anggotaanggotanya. Selain pemimpin, tantangan dari grup telah terselesaikan , perebutan kekuasan telah terselesaikan, pertanyaan tentang otoritas bisa diterima dan anggota telah menemukan peran mereka masing-masing. Kohesi Grup didefinisikan dengan “ kami merasa” yang mengikat anggota grup bersama-sama merupakan produk penting dalam tahap ini. 4. Performing Aktivitas pada tahap vital ini terfokus pada penyelesaian masalah. Sebagai anggota pada grup yang telah dewasa ini , kontibutor mneyelesaikan pekerjaan mereka tanpa mengganggu yang lainnya. Terjadi komunikasi terbuka, kooperasi dan perilaku membantu. Konflik terselesaikan secara efisien. 5. Adjourning Pekerjaan telah selesai dan saatnya untuk pergi. Anggota dari grup merasa kehilangan dan kembali pada independensi.



Peran Anggota Grup Peran adalah sebuah set perilaku ynag diharapkan dari pemangku sebuah posisi. Kelebihan peran (role overload) terjadi ketika apa yang diharapkan dari posisi seseorang telah melebihi apa yang mereka bisa lakukan. Kelebihan peran dapat mengakibatkan seseorang dalam posisi tertekan atau stress. Konflik peran dialami ketika orang berbeda mengharapkan hal yang berbeda dari satu orang misalnya harapan dari pekerjaan vs harapan keluarga di rumah. Ambigu peran muncul jika seseorang tidak tahu apa yang diharapkan darinya. Ambigu peran seringkali mengakibatkan hilangnya percaya diri dan kinerja yang menurun.



Tugas dan peran pemeliharaan Tugas dan peran pemeliharaan perlu dilakukan agar grup dapat mencapai sesuatu. Peran tugas memberikan kelompok kerja untuk mendefinisikan, mengklarifikasikan dan mengejar tujuan yang umum. Sedangkan peran pemeliharaan adalah mendorong fungsi pendukung dan hubungan interpersonal yang membangun. Singkat kata peran pemeliharaan membuat grup tetap bersatu di dalam proyek bersama. Berikut adalah beberapa peran yang disebutkan di atas: Peran Tugas Initiator Information giver Opinion giver Elaborator Coordinator Orienter Evaluator Energizer Procedural technician Recorder Peran Pemeliharaan Encourager Harmonizer Kompromizer Gatekeeper Standard setter komentator follower



Deskripsi memberikan ide dan tujuan baru mengklarifikasi isu kunci mengklarifikasi nilai pertinen memberikan pemahaman melalui contoh-contoh mengumpulkan ide dan masukan mengingatkan anggota untuk tujuan di depannya menguji pencapaian grup dengan kriteria logis Membuat anggota grup mencapai hal baru Melakukan pekerjaan rutin seperti menata berkas dll melakukan dokumentasi dari tindakan grup Deskripsi Mendukung solidaritas dan cara pandang kelompok Memediasi konflik melalui rekonsiliasi Membantu menyelesaikan konflik dengan pertemuan Menyemangati anggota untuk berpartisipasi Mengevaluasi kualitas proses grup Mengkomentari grup proses Audiens pasif



Norma Ketika peran melibatkan harapan perilaku untuk posisi spesifik, norma membantu anggota organisasi mengidentifikasi benar salah serta baik dan benar. Definisi norma adalah sikap, opini, perasaaan dan aksi – yang dibagi antara 2 atau lebih orang – yang menjadi pedoman perilaku. Walapun kadang norma tidak tertulis namun memeliki kekuatan untuk mempengaruhi perilaku organisasi. Anggota grup secara positif menerima orang yang mendukung norma yang ada sebaliknya bagi yang tidak mengikuti norma sering kali dijauhi dan dikucilkan. Norma dapat dimasukkan pada perspektif yang tepat terhadap bagaimana norma dapat dikembangkan dan diterapkan.



Bagaimana norma dikembangkan Para ahli mengatakan norma berevolusi dengan cara informal sesuai dengan yang organisasi lakukan agar norma berjalan efektif. Secara general norma berkembang secara kombinasi melalui 4 cara: 1. Pernyataan eksplisit dari supervisor dan pekerja Sebagai contoh kepala grup bisa menyatakan larangan merokok pada pertemuan kelompok untuk menciptakan norma 2. Even kritis pada sejarah grup Even kritis pada saat berada di dalam kelompok dapat menciptakan precedent yang penting 3. Primacy Pola perilaku yang pertama kali muncul di dalam kelompok seringkali menjadi patokan pada harapan anggota kelompok. Jika pertemuan pertama kali dirasakan formal maka biasanya pertemuan berikutnya akan dilakukan secara formal juga 4. Perilaku peninggalan masa lalu Peninggalan perilaku pada kelompok di masa lalu akan dibawa pada masa ke depannya. Mengapa Norma harus ditekankan Norma sering ditekankan kepada anggota untuk: 1. Membantu organisasi dan grup agar tetap hidup 2. Mengklarifikasi harapan perilaku 3. Membantu individu terhindar dari situasi memalukan 4. Mengklarifikasi nilai pusat organisasi



Tim, kepercayaan dan Kerja Tim Tim adalah sejumlah kecil orang yang memiliki kemampuan komplementer atau saling melengkapi yang komit dalam mencapai tujuan yang sama dan bersifat mutual. Grup bisa dikatakan tim jika memenuhi kriteria dibawah ini: 1. Kepemimpinan menjadi aktivitas bersama 2. Akuntabilitas dilakukan secara kolektif 3. Grup mengembangkan tujuan dan misinya sendiri 4. Problem solving menjadi cara hidup- bukan hanya aktivitas sementara 5. Keefektifan diukur secara kolektif melalui hasil



Kepercayaan: Bahan kunci di dalam kerja tim Tiga dimensi kepercayaan: kepercayaan didefinisikan sebagai keyakinan resiprokal pada orang lain terhadap intensi dan perilaku. Para ahli mendefinisikan aspek kepercayaan resiprokal sebagai berikut: Ketika kita melihat orang lain berlaku yang menunjukkan mereka mempercayai kita, kita menjadi lebih terbuka dan secara timbal balik untuk lebih mempercayai mereka. Begitu pula sebaliknya jika mereka menunjukkan hal yang tidak percaya kepada kita. Singkat kata kita mendapat apa yang kita berikan: kepercayaan akan dipercaya dan tidak mempercayai akan tidak dipercaya. Kepercayaan ditunjukkan dalam berbagai cara, tiga dimensi kepercayaan antara lain adalah: 1. Kepercayaan secara menyeluruh yaitu bermain fair, kebenaran dan empathi 2. Kepercayaan emosional : yakin bahwa seseorang tidak akan menghianati 3. Reliableness ( bisa dipercaya) : komitmen dan penepatan janji



Kepercayaan tidak bisa diminta, itu harus didapatkan. Berikut adalah 6 cara untuk membangun dan mempertahankan kepercayaan: 1. Komunikasi Biarkan tim dan anggota mendapat informasi dengan menjelaskan kebijakan dan keputusan dan dengarkan feedback. 2. Support Berikan dukungan saran, dan dukungan bagi ide tim 3. Respek Delegasi dalam otoritas pembuatan keputusan dapatkan respek anggota 4. Fairness



Berikan rekognisi dan penghargaan bagi yang layak. Pastikan semua penilaian dan evaluasi bersifat obyektif 5. Predictability Konsisten dalam keseharian 6. Kompetensi Tingkatkan kredibilitas dengan menunjukkan nalar bisnis yang baik, teknik dan profesionalisme



Tim yang dikelola sendiri Tim yang dikelola sendiri didefinisikan sebagai sekelompok pekerja yang diberikan tanggung jawab administratif untuk ranah tugas tertentu. Tanggung jawab administratif termasuk antara lain seperti perencanaan, penjadwalan, monitoring dll. Hal ini biasanya dilakukan oleh manajer namun dalam hal ini kelompok unik ini bertindak sebagai supervisor mereka sendiri dan memiliki otonomi. Tim Kros fungsional merupakan fitur umum pada tim yang dikelola sendiri, lebih tepatnya pada level klerikal.Dengan kata lain, spesialis dari berbagai area berbeda dikumpulkan dalam 1 tim untuk dibentuk dalam tim yang dikelola sendiri.



Tim Virtual Tim virtual merupakan produk modern yang melibatkan internet, email dll sehingga tidak perlu hadir di dalam pertemuan-pertemuan. Tim virtual membagi tugas melalui teknologi. Hal ini memberikan efisiensi dan flexibel namun memiliki kelemahan yaitu tidak adanya interaksi nyata terhadap anggota sehingga dapat melemahkan komunikasi dan kepercayaan. Pada prakteknya tim virtual mungkin menarik namun bisa saja menjadi suatu kemunduran bagi tim. Manajer yang bergantung pada tim virtual setuju bahwa tidak terjadi kontak face to face khususnya pada tahap pengembangan awal padahal hal tersebut penting bagi pengembangan tim. Tim virtual tidak dapat berhasil tanpa faktor-faktor kuno seperti dukungan top managemen, training, kepemimpinan yang efektif, jadwal tugas dll.



Mengapa Kerja tim gagal Kerja tim sering gagal jika perspektif tidak diseimbangkan antara keuntungan dan keterbatasan dari kerja tim itu sendiri.



Social Loafing Social loafing didefinisikan pada tendensi penurunan usaha ketika bertambahnya ukuran grup. Beberapa penjelasan akibat yang disebabkan social loafing antara lain adalah: 1. Membanding-mabndingkan usaha 2. Hilangnya akuntabilitas personal 3. Hilang motivasi akibat pembagian reward 4. Hilangnya koordinasi dari bertambahnya jumlah orang Sementara itu penyebab social loafing terjadi jika: 1. Tugas yang diberikan tidak penting, simpel dan tidak menarik 2. Anggota tidak merasa output mereka dapat diidentifikasi 3. Anggota memiliki ekspektasi bahwa anggota lain juga santai Berdasarkan penelitian social loafing akan berkurang jika terjadi evaluasi secara terus menerus.



Membangun sebuah Tim Membangun tim merujuk pada banyaknya aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan fungsi internal dari grup. Workshop untuk membangun tim sering dilakukan untuk membangun kepercayaan dan mengurrangi konflik. Bentuknya bisa dalam bentuk umum seperti game interaktif dll. Tujuan dari membangun tim mencakup 8 atribut seperti antara lain: 1. Kepemimpinan partisipatif 2. Pembagian tanggung jawab 3. Memiliki tujuan 4. Komunikasi yang kuat 5. Fokus ke masa depan 6. Fokus terhadap tugas 7. Talenta kreatif 8. Respon yang cepat



Dengan menggabungkan 8 atribut di atas maka manajemen dapat mengembangkan dan membangun sebuah tim yang berkinerja tinggi.