Human Resource Planning, Recruitment, & Selection [PDF]

Citation preview

1. Human Resource Planning Perbandingan sumber daya manusia saat ini dengan kebutuhan organisasi di masa depan, mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan kompetensi untuk mengembangkan rencana dalam membangun Human Resource Planning (HRP) (Bhattacharyya, 2006). HRP menjadi dasar strategis untuk pengambilan keputusan sumber daya manusia. HRP telah menjadi fungsi strategis perusahaan untuk mempertahankan organisasi. Sumber daya manusia adalah kebutuhan utama dalam suatu perusahaan. Untuk mencapai tujuan perusahaan, kebutuhan tenaga kerja perlu dipersiapkan. Perencanaan sumber daya manusia yang tidak tepat misalnya seperti kelebihan tenaga kerja dapat menyebabkan kerugian biaya operasional perusahaan selain biaya produksi, seperti biaya pelatihan dan fasilitas. Kekurangan tenaga kerja juga dapat mempengaruhi performa perusahaan, seperti rendahnya tingkat produksi. Oleh karena itu, penerapan HRP yang efektif memiliki tujuan sebagai berikut. a. Menyeimbangkan permintaan, penawaran, distribusi, dan alokasi tenaga kerja b. Mengontrol biaya sumber daya manusia c. Memformulasikan kebijakan transfer, suksesi, dan relokasi tenaga kerja Human resource planning atau biasa disebut manpower planning terdiri dari beberapa aktivitas di bawah ini: 



Memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan: dapat dilakukan dengan proyeksi matematis, seperti dengan menganalisis faktor lingkungan ekonomi, perkembangan tren industri. Selain itu, dapat juga dengan melakukan penilaian seperti berdasarkan pada pengalaman perusahaan.







Mempersiapkan tenaga kerja saat ini: seperti melakukan asesmen terhadap keterampilan, kemampuan, preferensi kerja, dan informasi lainnya.







Mengantisipasi masalah



tenaga kerja: hal ini dapat dilakukan dengan



memproyeksikan tenaga kerja saat ini dan membandingkan dengan prediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan.







Memenuhi kebutuhan tenaga kerja: dapat dicapai melalui perencanaan, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, orientasi dan penempatan, promosi dan mutasi, motivasi dan kompensasi untuk memastikan kebutuhan tenaga kerja di masa depan terpenuhi. Agar dapat terciptanya HRP yang efektif dan efisien, perusahaan dapat



melakukan job analysis. Job analysis merupakan prosedur untuk menentukan tugas dari sebuah posisi di suatu perusahaan dan karakteristik tenaga kerjanya. Job analysis menghasilkan informasi mengenai job description dan job specification. Manager biasanya mengumpulkan informasi seperti jenis aktivitas pekerjaan, perilaku yang cocok untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, peralatan untuk mendukung pekerjaan, standar pekerjaan, informasi mengenai jadwal kerja, insentif, dan lainnya, serta keterampilan atau pendidikan yang diperlukan di posisi tersebut. Menurut Dessler (2020), untuk menyusun job analysis, terdapat 6 tahap sebagai berikut: Tahap 1: mengidentifikasi penggunaan informasi Tahap 2 : meninjau latar belakang yang relevan mengenai pekerjaan Tahap 3 : memilih posisi representatif untuk pekerjaan yang akan dianalisis Tahap 4 : menganalisis pekerjaan aktual Tahap 5 : memverifikasi informasi job analysis dengan pekerja dan atasannya Tahap 6: mengembangkan job description dan job specification Untuk mengumpulkan informasi mengenai job analysis, terdapat beberapa cara sepeti interview, kuisioner, observasi, dan log book karyawan. Setelah job analysis selesai dilakukan, selanjutnya adalah mengembangkan job description dan job specification. a. Job description Job description adalah pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan pekerja, bagaimana dia melakukannya, dan apa kondisi kerja



pekerjaan itu. Tidak ada format standar untuk menulis deskripsi pekerjaan. Namun, sebagian besar deskripsi berisi bagian yang mencakup: 1. Identifikasi pekerjaan 2. Ringkasan pekerjaan 3. Tanggung jawab dan tugas 4. Wewenang petahana 5. Standar kinerja 6. Kondisi kerja 7. Spesifikasi pekerjaan b. Job specification Job specification merupakan perwujudan dari job description yang berbentuk kualifikasi pada tenaga kerja yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Manajer mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja yang cocok pada suatu posisi melalui pendekatan subjektif atau melalui analisis statistik (Dessler, 2020). Pada pendekatan subjektif, manajer cukup meninjau tugas pekerjaan, dan menyimpulkan dari sifat dan keterampilan manusia apa yang dibutuhkan pekerjaan itu. Sedangkan pada pendekatan analisis statistik prosedur dasarnya adalah validasi prediktif melalui lima langkah, yaitu (1) menganalisis pekerjaan dan memutuskan bagaimana mengukur kinerja pekerjaan, (2) memilih ciri-ciri personal seperti keterampilan yang dapat memprediksi kinerja, (3) menguji kandidat secara kepribadian, (4) memprediksi kinerja kandidat, dan (5) menganalisis secara statistik hubungan antara kepribadian dengan kinerja. Job analysis mengidentifikasi tugas dan kebutuhan tenaga kerja dari setiap pekerjaan. Selanjutnya adalah memutuskan posisi mana yang perlu diisi dan merekrut serta memilih karyawan untuk posisi tersebut.



2. Work Force Planning & Forecasting



Work Force Planning & Forecasting adalah proses menentukan posisi mana yang akan diisi pada perusahaan dan bagaimana metode mengisinya (Dessler, 2020). Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi serta menutup kesenjangan antara kebutuhan tenaga kerja dan karyawan yang sudah ada yang mungkin cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Manajer harus terlibat dalam perencanaan tenaga kerja sebelum merekrut dan mempekerjakan karyawan. Work Force Planning & Forecasting harus menjadi bagian dari proses perencanaan strategis perusahaan. a. Forecasting personnel needs Forecasting personnel needs dapat dimulai dengan memperkirakan jumlah pendapatan. Namun, manajer juga harus mempertimbangkan faktor lain, seperti perubahan produktivitas, sumber keuangan, dan lain-lain. Untuk memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja, dapat menggunakan metode berikut. 1) Analisis tren Analisis tren membuat perkiraan berdasarkan variasi pekerjaan di dalam suatu perusahaan selama beberapa tahun terakhir. 2) Analisis rasio Analisis rasio membuat perkiraan berdasarkan rasio historis antara beberapa faktor penyebab seperti volume penjualan dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Analisis rasio mengasumsikan bahwa hal-hal seperti produktivitas tetap sama. Jika produktivitas penjualan naik atau turun, rasio penjualan terhadap tenaga penjualan akan berubah. 3) The scatter plot The scatter plot menunjukan dua variabel seperti tingkat penjualan dan jumlah tenaga kerja terkait secara grafis. Untuk dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja, perusahaan dapat memprediksi ketersediaan tenaga kerja melalui forecasting the supply of inside candidates dan outside candidates. Pada forecasting the supply of inside candidates, tugas utama di sini adalah menentukan karyawan mana yang memenuhi syarat atau



dapat dilatih untuk lowongan yang diproyeksikan. Sebelum melakukan rekrutmen, kebanyakan perusahaan memulai dengan kandidat internal yang potensial. Namun, jika tidak ada kandidat internal yang sesuai untuk mengisi lowongan, maka perusahaan dapat beralih ke kandidat eksternal. Work Force Planning harus berujung pada rencana pemenuhan tenaga kerja, seperti mengidentifikasi posisi yang akan diisi, kandidat dari eksternal atau internal, dan pelatihan dan promosi seperti apa yang diperlukan untuk memenuhi posisi tersebut, serta biaya rekrutmen. Untuk mengembangkan work force planning diperlukan succession plan sebagai proses berkelanjutan yang bertujuan untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengembangkan kepemimpinan dalam organisasi untuk meningkatkan kinerja. Perusahaan dapat meninjau bakat potensial dari karyawan internal dan dapat dikembangkan melalui pelatihan internal, rotasi pekerjaan, dan penugasan (Dessler, 2020). 3. Recruitment Menurut Dessler (2020), rekrutmen karyawan adalah mencari dan menarik pelamar pada lowongan kerja di suatu perusahaan. Tidak hanya sekedar merekrut, tetapi perusahaan butuh rekrutmen secara efektif. Perusahaan harus berhati-hati dalam memilih dan melatih perekrut. Pelatihan yang dibutuhkan mencakup keterampilan interpersonal dan pengetahuan dasar tentang cara merekrut. Saat ini terdapat banyak sumber rekrutmen, perusahaan dapat menentukan pilihan sumber rekrutmen mana yang paling cocok dengan kebutuhan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan melihat berapa banyak pelamar yang dihasilkan dari sumber tersebut, meskipun kuantitas tidak selalu sama dengan kualitas. Dalam memenuhi beberapa posisi mungkin memerlukan ratusan kandidat. Oleh karena itu, manajer menggunakan recruiting yield pyramid seperti pada bagan di bawah ini.



(Dessler, 2020) a. Internal sources of candidates Memenuhi posisi kosong dengan kandidat internal, memiliki beberapa keuntungan seperti manajer sudah mengetahui kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh kandidat internal, kemudian dapat meningkatkan motivasi karyawan karena melihat proses ini sebagai promosi, serta dengan merekrut kandidat internal, dapat meminimalisasi orientasi dan pelatihan dibandingkan dengan kandidat eksternal. Namun, kelemahannya adalah jika perusahaan menginginkan perspektif baru dalam bekerja, maka merekrut kandidat internal bukan lah solusinya. Kemudian jika kandidat internal ditolak setelah melalui proses rekrutmen, maka hal tersebut dapat merasa tidak puas dan menurukan motivasi karyawan dalam bekerja. Pelaksanaan rekrutmen dengan kandidat internal dapat dilakukan dengan cara berikut: 1) Job posting Job



posting



pada



karyawan



internal



dapat



dilakukan



dengan



mempublikasikan pekerjaan pada intranet perusahaan atau media komunikasi internal lainnya. Postingan ini harus mencantumkan rincian pekerjaan, seperti kualifikasi, supervisor, jadwal kerja, dan tingkat gaji. 2) Promotion from within Banyak perusahaan yang mengutamakan rekrutmen internal asumsinya adalah meningkatkan keterlibatan karyawan. b. Outside sources of candidates



Apabila rekrutmen internal tidak dapat memenuhi kebutuhan posisi yang akan dicari, perusahaan dapat mencari kandidat eksternal melalui sumber berikut: 1) Informal recruiting & hidden job market 2) Rekrutmen via internet 3) Menggunakan software rekrutmen dan artificial intelligence 4) Iklan lowongan pekerjaan 5) Agen tenaga kerja 6) Recruitment process outsourcers 7) Offshoring & outsourcing jobs 8) Executive recruiters (headhunters) 9) Referrals & walk in 10) College recruiting Setelah menentukan sumber rekrutmen yang tepat, tahap penyaringan kandidat dapat dimulai. Banyak perusahaan menggunakan application form untuk menilai halhal substantif seperti pendidikan, pengalaman, dan lainnya. Perkembangan diri pelamar juga dapat dilihat pada application form, bahkan application form mungkin saja dapat digunakan untuk memprediksi kandidat mana yang cocok untuk posisi tersebut.



DAFTAR PUSTAKA Bhattacharyya, D.K. 2006. Human Resource Planning. New Delhi: Excel Books. Dessler, G. 2020. Human Resource Management. New York: Pearson Education, Inc.