Ik-Hrd-003-Onboarding Program [PDF]

Citation preview

Document Number



:



IK-HR-003



Revise



:



03



Effective Date



:



24 November 2021



Page



:



Page 1 of 6



INSTRUKSI KERJA



ONBOARDING PROGRAM



1.



PENDAHULUAN Proses orientasi karyawan baru merupakan proses yang dilakukan perusahaan terutama dari Departemen HRD, Divisi HR Development, yang berfungsi untuk mengenalkan profil perusahaan, peraturan perusahaan, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan perusahaan ke karyawan baru.



2.



PROCESS a.



HR Recruitment melakukan proses recruitment pada calon karyawan baru. Setelah proses recruitment, HR recruitment akan memasukkan data karyawan baru kedalam Sunfish yang dilakukan pada bulan yang sama dengan bulan penandatanganan kontrak oleh karyawan baru.



b.



HR Recruitment memberikan konfirmasi kebutuhan karyawan baru kepada departemen terkait. Departemen terkait adalah departemen dimana karyawan baru ditempatkan.



c.



Departemen terkait akan menjawab kebutuhan karyawan baru ke HR departement.



d.



Setelah itu HR recruitment akan menginformasikan departemen Lean Office, GA, dan departemen terkait mengenai kebutuhan karyawan baru. Informasi ke Lean Office, GA dan departemen terkait dilakukan melalui email dengan melampirkan form checklist kebutuhan karyawan (onboarding program) dan dilakukan pada hari yang sama dengan hari penandatanganan kontrak oleh karyawan baru.



e.



Departemen Lean Office, GA dan departemen terkait menyiapkan kebutuhan karyawan baru dan mengisi form checklist kebutuhan karyawan (onboarding program). Form checklist kebutuhan karyawan (onboarding program) yang sudah diisi harus dikirimkan kembali ke HR Recruitment maksimal 1 minggu sebelum karyawan masuk kerja.



f.



HR recruitment akan mengirimkan welcoming email kepada karyawan baru. Welcoming email merupakan email yang berfungsi sebagai media pemberitahuan awal terkait karyawan baru. Pada email terdapat data-data profesional dari karyawan baru. Welcoming email ditujukan ke email pribadi karyawan baru.



g.



HR recruitment menginformasikan adanya karyawan baru melalui portal HR.



h.



Karyawan baru masuk kerja sesuai dengan tanggal yang telah disepakati.



i.



HR Recruitment akan memperkenalkan karyawan baru ke setiap departemen.



j.



HRIS melakukan pendaftaran absensi Karyawan di sistem sesuai dengan NIK & pendaftaran akun sunfish.



k.



HR Recruitment memberikan form serah terima inventaris kepada karyawan baru dan menandatangani form tersebut. Form yang sudah diisi oleh karyawan baru dikembalikan ke bagian HR pada hari ke-2 karyawan masuk kerja.



l.



HR Development mengirimkan email invitation untuk kegiatan orientasi karyawan baru. Email invitation dikirim ke email karyawan baru dan CC ke atasan yang bersangkutan. HR Development akan melakukan follow-up kepada karyawan baru untuk mengikuti kegiatan orientasi karyawan baru.



m. HR Development melaksanakan kegiatan orientasi karyawan baru. Orientasi pada minggu ke-1 dan minggu ke-3.



Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team. Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.



Document Number



:



IK-HR-003



Revise



:



03



Effective Date



:



24 November 2021



Page



:



Page 2 of 6



INSTRUKSI KERJA



ONBOARDING PROGRAM



3.



FLOWCHART



ONBOARDING PROGRAM PIC



KEGIATAN



KETERANGAN



Mulai HRD Input data karyawan baru di sistem Sunfish



RECRUITMENT



Konfirmasi Kebutuhan Karyawan Baru



Form Checklist Onboarding Program



Menginfokan Lean Office, GA dan Departemen terkait mengenai kebutuhan karyawan baru



Form Checklist Onboarding Program



Menyiapkan kebutuhan karyawan baru lalu isi Form Checklist



HRD RECRUITMENT



HRD



RECRUITMENT



Form Checklist Onboarding Program



GA, LEAN OFFICE, HRD & DEPARTEMEN TERKAIT



HRD



Kirim Welcoming E-mail kepada Karyawan Baru



RECRUITMENT



Input ke sistem HR (Sunfish) dilakukan pada bulan yang sama dengan bulan penandatanganan Kontrak oleh Karyawan Baru. Departemen terkait adalah departemen dimana Karyawan Baru akan ditempatkan. Form Checklist On Boarding Program diberikan ke Departemen terkait untuk membantu proses penentuan kebutuhan bagi karyawan baru (pada 9 hari kerja sebelum karyawan masuk) Informasi permintaan pemenuhan kebutuhan karyawan via E-mail dengan melampirkan Form Checklist On Boarding Program ke departemen : Lean Office (perangkat PC / Laptop, akun karyawan), GA (Meja, Kursi dan telpon), HRD (jadwal orientasi dan akun sunfish) dan Departemen terkait : area kerja Infomasi permintaan pemenuhan kebutuhan karyawan dari HRD Recruitment ke Departemen Lean Office, GA, HRD & Departemen terkait disampaikan maksimal 7 hari kerja sebelum karyawan masuk.



sudah Kebutuhan Checklistkembali Form Lean GA,harus daridiisi ke HRD checklist yang formKaryawan Pengumpulan 1 minggu maksimum ke HR Recruitment dikirimkan kerja 1 hari terkait maksimal dan Departemen Office, HRDkembali sebelum masuk karyawan masuk. sebelum karyawan Welcoming Email merupakan Email yang berfungsi sebagai media pemberitahuan awal terkait Karyawan Baru. Pada Email terdapat data-data profesional dari Karyawan Baru. Welcoming E-mail ditujukan ke E-mail pribadi Karyawan Baru.



PT. ALTAMA SURYA ANUGERAH



HRD Menginformasikan karyawan baru di Portal HR



Karyawan Baru masuk sesuai dengan tanggal yang telah disepakati



RECRUITMENT



KARYAWAN BARU



A



Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team. Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.



Document Number



:



IK-HR-003



Revise



:



03



Effective Date



:



24 November 2021



Page



:



Page 3 of 6



INSTRUKSI KERJA



ONBOARDING PROGRAM



ONBOARDING PROGRAM KEGIATAN



PIC



KETERANGAN



A



HRD Memperkenalkan Karyawan Baru ke setiap Departemen



RECRUITMENT



HRD



Melakukan pendaftaran absensi Karyawan di sistem sesuai dengan NIK & pendaftaran akun sunfish



PT. ALTAMA SURYA ANUGERAH



Serah terima fasilitas kerja dan tanda tangan form serah terima fasilitas



4.



INFORMATION SYSTEM



HRD Form Serah Terima Fasilitas



Mengirim E-mail Invitation untuk kegiatan Orientasi Karyawan Baru



Melaksanakan kegiatan Orientasi Karyawan Baru



RECRUITMENT



HRD DEVELOPMENT



Karyawan Baru memeriksa kelengkapan kebutuhan yang diterima dengan mengisi Form Checklist On Boarding Program dan menyerahkan kembali ke bagian HR pada hari ke-2 setelah karyawan masuk kerja



E-mail Invitation dikirim ke E-mail Karyawan dan CC ke atasan yang bersangkutan. HR Development melakukan follow-up Karyawan Baru untuk mengikuti kegiatan Orientasi Karyawan.



HRD Orientasi pada minggu ke-1 dan minggu ke-3. DEVELOPMENT



Selesai



REFERENSI ISO/TR 10013:2001 (Technical Report)



5.



ATTACHMENT -



Form Checklist Onboarding



-



Form Serah Terima Fasilitas dan Inventaris



Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team. Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.



Document Number



:



IK-HR-003



Revise



:



03



Effective Date



:



24 November 2021



Page



:



Page 4 of 6



INSTRUKSI KERJA



ONBOARDING PROGRAM



a. Form On Boarding Program Doc. # :



Rev.



:



EMPLOYEE CHECKLIST EMPLOYEE NAME POSITION DEPARTMENT/DIVISI COMPANY JOIN DATE



NO



: : : : :



Pass Photo



Welcome Kit



PIC Check List



Recruitment Check List



Note



GENERAL 1 Welcome Letter



HR



MIS



GA



2 Employee Contract



HR



MIS



GA



3 Company Profile - Presentation



HR



MIS



GA



4 Orientation In Class Schedule



HR



MIS



GA



5 ID Card



HR



MIS



GA



6 Absensi



HR



MIS



GA



7 Safety Equipment - Safety Shoes - Helmet



HR HR



MIS MIS



GA GA



8 IT Equipment - Laptop/ PC - e-mail - Telephone (GA) - Adempiere - Helpdesk - Tableau - Sunfish



HR HR HR HR HR HR HR



MIS MIS MIS MIS MIS MIS MIS



GA GA GA GA GA GA GA



9 Support Equipment - Meja - Kursi



HR HR



MIS MIS



GA GA



HR HR HR



MIS MIS MIS



GA GA GA



Waktu Pelaksanaan :



Untuk k aryawan muara baru



ADDITIONAL (OPTIONAL) 11 Name Card (by request) 12 ________________________ 12 ________________________



Mengetahui,



( …..............................) Recruitment Officer



Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team. Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.



Document Number



:



IK-HR-003



Revise



:



03



Effective Date



:



24 November 2021



Page



:



Page 5 of 6



INSTRUKSI KERJA



ONBOARDING PROGRAM



b. Form Serah Terima Fasilitas dan Inventaris FORM: 14/CM/HR/XII/10. REV01



HR DEPARTMENT



FORMULIR SERAH TERIMA FASILITAS DAN INVENTARIS PERUSAHAAN Nama Karyawan



:



Posisi Awal



Posisi Terakhir



:



Departemen :



:



Tanggal Masuk Kerja



:



NIK



:



Tanggal Akhir Masuk Kerja



:



Lokasi



:



Department Head : periksa dan komentar (lampirkan tambahan halaman jika diperlukan) (berkas rahasia, instruksi manual, buku saku, dan lain-lain) Nama



:



Tanggal



:



Finance & Acc. Mgr : periksa & komentar (lampirkan tambahan halaman jika diperlukan). (pinjaman tunai dan tersisa; baik pinjaman pribadi maupun PUM, tagihan tersisa, dan lain-lain)



Check List Inventaris



Diterima tgl,



Diserahkan tgl,



Nama



:



Tanggal



:



Check List Inventaris



Pakaian seragam



Data file (CD, USB Flash)



Kunci duplikat



Mobil/motor perusahaan



ID Card



Kartu asuransi kesehatan



Akun sunfish



Sepatu safety



Laptop/PC



Jaringan internet



Meja,kursi,telepon



Email kantor



APD



Akun adempiere



ATK



Training adempiere



Handy talky



Training WMS



Sisa Cuti



Diterima tgl, Diserahkan tgl,



Akun MIS Helpdesk HANYA UNTUK HR DEPARTEMENT



Gaji dibayar pada



:



Akhir asuransi kesehatan : Human Resources : Periksa & komentar (lampirkan tambahan halaman jika diperlukan). 1. Exit interview untuk karyawan yang mengundurkan diri atas permintaan sendiri (jika perlu) 2. Serah terima fasilitas dan inventaris perusahaan. 3. Serah terima pekerjaan. * Direkomendasikan / tidak direkomendasikan untuk diperkerjakan kembali



Nama



:



Tanggal



:



PERSETUJUAN



Karyawan Tanggal :



HR Manager Tanggal :



MIS Manager Tanggal :



FAT Manager Tanggal:



Departemen Manager Tanggal:



Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team. Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.



Document Number



:



IK-HR-003



Revise



:



03



Effective Date



:



24 November 2021



Page



:



Page 6 of 6



INSTRUKSI KERJA



ONBOARDING PROGRAM



6.



FORM REVISION



Revision



Date



01



26 Feb 2020



02



11 Juni 2020



03



5 November 2021



Description of changes Masa orientasi karyawan dimulai dari setelah karyawan menandatangani kontrak hingga pemberian orientasi karyawan Orientasi karyawan dan pendaftaran asministrasi perlengkapan karyawan dijadikan satu prosedur menjadi "ONBOARDING PROGRAM" Menghilangkan proses remind buddy untuk menyambut karyawan baru dengan buddy langsung menyambut karyawan baru pada saat karyawan baru masuk kerja Menghilangkan proses survey kepuasan karyawan baru dan kepuasan atasan



Requested By HRD Development Evaluasi HRD



Salomo (HRD Development)



04 05 06 07 08 09



Confidential. Do not duplicate or distribution without permission from SOP team. Warning! Distribution of this document is controlled by SOP team.