Informasi Sertifikasi ISO 9001 [PDF]

Citation preview

SERTIFIKASI ISO 9001:2008



Brightness in professionalism to be trusted



PT. SUCOFINDO (PERSERO) SBU SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES Graha Sucofindo Lt. B-1 Jl. Raya Pasar Minggu Kav. 34, Jakarta Telp.



: 021- 7983666 # 1021



Marketing (Finy/Rina)#2605/2102 Fax. Email



: 021- 7987015



: [email protected]



SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES



1/7



PROPOSAL SERTIFIKASI ISO 9001:2008



1.0. Latar belakang Perubahan praktek bisnis akibat perubahan orientasi pemasaran, yang mulanya ditargetkan pada kepentingan local menjadi orientasi pasar global, telah menggeser tuntutan terhadap mutu suatu produk atau jasa. Pada situasi awal, tuntutan pembuktian sebatas mengikuti definisi mutu konvensional yang menekankan pada performance, reliability, easy to use maupun esthetique, maka dalam persaingan global ini, batasan tersebut bergeser menjadi mutu adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan dari pelanggan. Kepuasan Pelanggan adalah kunci penting bagi setiap perusahaan. Semakin tinggi tingkat kemajuan suatu masyarakat, semakin tinggi pula tuntutan kepuasan pelanggan terhadap sebuah perusahaan tersebut. Setiap perusahaan dituntut untuk mampu memenuhi konsistensi mutu produk pengiriman/jasa tepat waktu dan layanan purna jual yang terjamin. Hal semua membutuhkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang berfungsi menangani, mengatur dan mengendalikan mutu produk atau jasa yang akan diberikan kepada pelanggan. Sejak akhir tahun 80-an, di Indonesia telah popular suatu sistem manajemen mutu yang kita kenal yaitu ISO 9000 series yang pada perkembangannya sampai saat ini kita kenal dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang merupakan perangkat penuntun penerapan praktik bisnis tidak hanya fokus pada produk akhir, melainkan integrasi kualitas dari awal proses hingga akhir proses. ISO 9000 adalah serangkaian standar yang memberikan panduan dan criteria untuk SMM. Sistem ini meliputi pedoman, prosedur dan instruksi kerja yang menggambarkan proses dalam organisasi. Setiap perusahaan yang benar-benar ingin memberikan jaminan kepuasan pada pelanggannya, membutuhkan SMM. Sertifikasi ISO 9000 oleh pihak ketiga, merupakan bukti obyektif, bahwa perusahaan telah menerapkan SMM sesuai dengan standar internasional, secara berkesinambungan dan dalam perkembangannya jumlah perusahaan yang menerapkan dan melakukan sistem manajemen mutu ISO 9001 semakin besar hal ini dikarenakan dapat mendorong perusahaan dalam menjalankan pengendalian kualitasnya sesuai standar internasional.



2.0. Kebutuhan Sertifikasi Keterlibatan Badan sertifikasi sebagai pihak ketiga yang independent sangat diperlukan untuk memonitor dan memberikan pengakuan perusahaan yang telah menerapkan sistem manajemen mutu. Kegiatan sertifikasi ini mempunyai keuntungan untuk: • Meningkatkan Internal disiplin • Meningkatkan kepercayaan pelanggan • Meningkatkan citra dan daya saing perusahaan • Meningkatkan peluang untuk masuk pasar global



SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES



2/7



• • •



Penerapan sistem manajemen yang baik akan meningkatkan produktifitas, efisiensi dan efektifitas operasional sehingga mengurangi biaya pemborosan karena kegagalan dalam mencapai mutu produk yang telah ditetapkan Meningkatkan moral karyawan melalui sistem kerja yang baik dan konsisten Memberikan rekomendasi terhadap perbaikan sistem perusahaan



3.0. Rekomendasi Kegiatan audit Sertifikasi ISO 9001:2008 akan dilakukan terhadap Organisasi yang telah menerapkan dan mengimplementasikan standar ISO 9001:2008. Apabila organisasi belum menyiapkan sistem manajemen berdasarkan standar ISO 9001, untuk penyusunan dokumen dapat dilakukan oleh personil internal organisasi dengan terlebih dahulu mengikuti pelatihan atau dapat dibantu oleh konsultan.



+/- 3 bln



aplikasi sertifikasi - RRTM



- audit internal



- penerapan



- training



- penyusunan dokumen



- pencerahan



niat



PEMBANGUNAN SISTEM



+/- 3 bln



4.0. Profil Organisasi Sucofindo International Certification Services yang dibentuk pada 1994, merupakan salah satu unit bisnis strategis yang memberikan jasa sertifikasi untuk perusahaan-perusahaan unggulan. Sertifikasi yang dilakukan oleh Sucofindo International Certification Services diakui secara nasional dan International. Sucofindo ikut serta berperan aktif di Technical Commitee ISO, OHSAS Project Group yang diprakarsai oleh BSI-UK dalam kegiatan pembentukan dan perubahan dalam standar ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan juga Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) yang telah ditetapkan dalam Peraturan Mentreri Tenaga Kerja RI no 05 tahun 1996. Sebagai Badan Sertifikasi Sistem Manajemen kami telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN-Indonesia) yang telah menjadi anggota dari International Accreditation Forum (IAF) sebagai Asosiasi Badan Akreditasi dunia dan ditunjuk sebagai Badan Audit Nasional oleh Departemen Tenaga Kerja Indonesia untuk melakukan Audit Eksternal Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3).



SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES



3/7



Tenaga Lead auditor dan Auditor SUCOFINDO ICS adalah tenaga terlatih di bidang standar Internasional, profesional di bidang audit sistem manajemen dan terdaftar di IRCA (International Register of Certified Auditors) Inggris. Proses sertifikasi SUCOFINDO ICS didukung oleh tenaga-tenaga ahli PT. SUCOFINDO yang memahami sektor-sektor industri dan jasa yang ada di Indonesia. Operasional SUCOFINDO ICS didukung oleh jaringan kerja cabang-cabang dan kantor-kantor perwakilan PT. SUCOFINDO yang tersebar di 50 kota di seluruh wilayah Indonesia. Kami telah melakukan sertifikasi terhadap lebih dari 1350 (670 klien untuk ISO 9001) untuk perusahaan di dalam dan di luar negeri (Jepang) baik untuk perusahaan jasa, manufacturing terdiri dari perusahaan swasta nasional, BUMN dan multinasional.



5.0. Jasa Sucofindo ICS • • • • • • • • • • •



Integrated Management System Quality Management System (ISO 9000) Environment Management System (ISO 14000) Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja (SMK3) OHSAS 18000 Sustainable Forest Management Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP) Product Certification Organic Food Certification Survey Kepuasan Pelanggan Training



SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES



4/7



6.0. Proses Sertifikasi ISO 9001:2008 6.1. Stage 1 (Preliminary Audit) Setelah menerima aplikasi, Tim audit SUCOFINDO ICS akan melakukan peninjauan ke perusahaan/organisasi untuk melakukan kegiatan Adequacy audit (audit dokumen) terhadap “quality manual’ dan prosedur manual untuk menetapkan tingkat kecukupan dokumen-dokumen tersebut terhadap semua persyaratan standar ISO 9001:2008 serta melakukan Pre-audit untuk menguji tingkat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di perusahaan/organisasi, guna persiapan pelaksanaan Certification audit.



6.2. Stage 2 (Certification Audit) Dalam tahapan ini, Certification audit dilakukan secara komprehensif untuk menilai efektivitas penerapan dari sistem manajemen mutu berdasarkan sistem dokumentasi yang telah dibuat dan ruang lingkup aplikasi sistem manajemen mutu . CertificationAudit dapat dijadwalkan setelah diterima respon Stage 1 (Preliminary Audit) dan dapat ditutup. Apabila ditemukan ketidaksesuaian yang bersifat signifikan (mayor), maka akan dilakukan audit ulang (Follow Up Audit). Pelaksanaan audit ulang akan dikenakan biaya tambahan sesuai jumlah hari kerja auditor yang dibutuhkan. 6.3. Sertifikat ISO 9001 2008 Sertifikat akan diterbitkan oleh Sucofindo ICS sesuai dengan ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu dan standar yang diaplikasikan oleh perusahaan/organisasi serta berlaku selama 3 tahun sejak tanggal pengesahannya. 6.4. Audit Pengawasan (Surveillance Audit) Setelah perusahaan/organisasi mendapat sertifikat ISO 9001:2008, SUCOFINDO ICS akan melakukan audit pengawasan setiap 6 (enam) bulan atau setiap 1 (satu) tahun sekali. Tujuan dari audit ini adalah untuk memantau tingkat pemeliharaan sistem manajemen perusahaan/organisasi. Biaya yang dibebankan untuk audit pengawasan dihitung berdasarkan jumlah hari kerja auditor, dan dari informasi yang telah kami terima. 6.5. Renewal Audit Setiap tiga tahun, Sucofindo ICS akan melakukan Certification audit kembali pada perusahaan/organisasi yang telah disertifikasi.



7.0.



Kerahasiaan



SUCOFINDO ICS menjamin secara penuh kerahasiaan semua informasi yang didapat selama proses sertifikasi serta kegiatan lanjutannya, sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, serta mengacu pada “terms and conditions” yang disepakati bersama.



SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES



5/7



8.0.



Persyaratan Umum Sertifikasi



8.1.



8.2.



Telah dilakukan penyusunan Dokumentasi baik Manual Mutu dan 6 prosedur yang dipersyaratkan dalam standar ISO 9001:2008, yaitu: •



Prosedur Pengendalian Dokumen



•



Prosedur Pengendalian Catatan Mutu



•



Prosedur Audit Internal



•



Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai,



•



Prosedur Tindakan Koreksi; dan



•



Prosedur Tindakan Pencegahan.



Preliminary/Certification Audit hanya dapat dilaksanakan setelah perusahaan melakukan minimal 1 ( satu ) kali : •



Audit Mutu Internal.



•



Tinjauan Manajemen.



8.3.



Compliance Audit hanya dapat dilaksanakan setelah perusahaan menerapkan sistem manajemen mutunya minimal 3 bulan.



8.4.



Apabila pada saat Compliance Audit, tidak ada kegiatan proses produksi/jasa, maka: •



Harus ada catatan mutu untuk kegiatan proses kegiatan sebelumnya.



•



Apabila tidak ada temuan kategori Major, sertifikasi akan direkomendasikan.



•



Perusahaan diberikan waktu 6 bulan sejak penerbitan sertifikat, untuk membuktikan kemampuannya dalam melaksanakan proses produksi/jasa.



•



SUCOFINDO ICS akan mengirimkan Auditor untuk melakukan audit pada proses produksi, setelah mendapat konfirmasi tertulis dari perusahaan.



•



Apabila waktu 6 bulan tidak ada proses produksi/jasa, maka SUCOFINDO ICS akan mereduksi ruang lingkup sertifikasi atau sertifikat akan ditangguhkan.



9.0. Biaya Sertifikasi Alokasi biaya untuk kegiatan sertifikasi ISO 9001:2008 sangat tergantung kepada: - Jumlah tenaga kerja - Jumlah & Lokasi Audit Berikut ini kami sampaikan pembiayaan Sertifikasi ISO 9001 dengan jumlah tenaga kerja +/- 20 orang, 1 ruang lingkup kegiatan, 1 lokasi audit, sbb : 1. Biaya Sertifikasi : Rp 30.000.000,(meliputi Stage 1 & Stage 2)



SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES



6/7



2. Biaya Surveillance Audit



per tahun



:



Rp 15.000.000,-



Biaya tersebut diatas belum termasuk PPN 10%, biaya akomodasi dan transportasi untuk lokasi di luar JABOTABEK Penawaran secara resmi akan kami sampaikan, apabila informasi jumlah tenaga kerja dan jumlah lokasi audit sudah kami dapatkan.



10.0. Waktu Pelaksanaan



Application



2 Weeks



STAGE 1 Preliminary Audit



2 Weeks



STAGE 2 Certification Audit



Certified



Waktu pelaksanaan audit dikonfirmasikan bersama, dengan mengacu pada kesiapan perusahaan dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001; 2008. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk proses sertifikasi dari tahapan aplikasi sampai mendapatkan sertifikasi adalah +/- 2 bulan.



2 Weeks



+/- 1,5 BLN 11.0



Pelanggan ISO 9001



Sucofindo’ICS telah melakukan sertifikasi lebih dari 1000 organisasi, antara lain: PT. JATISONO MULTI KONSTRUKSINDO PT. BINA KARYA (PERSERO) NUSAJAYA PT. AMARTA KARYA PT. REKA ESTI UTAMA PT. NINDYA KARYA (Persero) PT. PERKASA KONSTRUKSINDO NUSAJAYA PT. SAMSUNG ELECTRONICS IND PT. SEKAWAN KONTRINDO PT. PURA BARUTAMA - Unit Micro Capsule PURA NUSAPERSADA - UNIT PAPER MILL, PT. TERAS TEKNIK PERDANA PURA BARUTAMA, Unit Riset dan Rekayasa, PT. PURA BARUTAMA UNIT PAPER MILL, PT PT. GAMA INTI WAHANA GABUNGAN PELAKSANA KONSTRUKSI PT. PT. PURA NUSAPERSADA - UNIT HOLOGRAFI NASIONAL INDONESIA (GAPENSI) PURA BARUTAMA - Unit Box, PT PT. PURA BARUTAMA DIVISI COATING PT. REKAYASA ENGINEERING PT. BIRO ASRI PT. AMEN MULIA PT. SAMUDRANAYAKA GRAHA UNGGUL PT. PURA BARUTAMA UNIT OFFSET PT. KARYA UTAMA



SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES



7/7



TEGUH RAKSA JAYA, PT PT. FAJAR PARAHYANGAN PT.KERTAS LECES PT. PERFECT CIRCLE ENGINEERING PT. CIPTA KARYA BHAKTI PT. KARYA BANGUN GUNATAMA PT. BIRO TEKNIK SINAR BARU PT. TRIPLE'S PT. UTOMO LADJU PT. DIRGA MULYA YASA PT. TIRTOBUMI ADYATUNGGAL Dll



PT. HASARAT TATA JAYA PT. BANGUN KHARISMA PRIMA PT. SULENCO WHIBAWA PT. SINAR SAMA PT. SEDERHANA KARYA PT. DAYANA CIPTA PT. PERKASA ADIGUNA PT. MARGA DWITAGUNA PT. WIJAYA KARYA PT. TRUBA JAYA PT. INTI KARYA PERSADA TEKNIK (IKPT)



SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES



8/7