Inovasi Administrator Muda Hadapi Era Digitalisasi Yang Semakin Maju [PDF]

Citation preview

Inovasi Administrator Muda Hadapi Era Digitalisasi Yang Semakin Maju



Salah satu konsekuensi dari perkembangan teknologi adalah semakin banyak hal yang akan berubah dan digantikan oleh teknologi yang 'hilang'. Sekarang banyak pekerjaan telah digantikan oleh mesin dan tidak lagi bergantung pada manusia. Ada sembilan jenis pekerjaan yang diproyeksikan akan hilang di masa depan: Pengemudi, Petani, Penerbit/Percetakan, Agen Perjalanan, Pemeriksa, Bankir, Telemarketer, Akuntan, dan Perdagangan Saham. Kedepannya kerugian akan bertambah karena akan tergantikan oleh teknologi. Tugas manajemen kantor dan layanan publik kemungkinan besar akan menggantikan mesin komputer. Layanan masyarakat berbasis digital yang beradaptasi dengan perubahan penggunaan teknologi informasi lebih bersifat layanan (Wardani, 2019). Digitalisasi/layanan perkantoran memberikan dampak yang sangat besar baik bagi birokrasi itu sendiri maupun masyarakat, seperti: 1) Meningkatkan pengetahuan birokrat dan masyarakat awam tentang teknologi informasi yang canggih; 2) Anggaran dan pelayanan yang efektif dan efisien. 3) keterbukaan informasi; 4) Ikut serta dalam pemberantasan kolusi korupsi dan kekeluargaan. 5) efisiensi waktu kerja; 6) Penyimpanan dan pengambilan data yang diperlukan membutuhkan waktu karena cepat tanpa membuka lemari dokumen. Di bawah pengaruh perkembangan teknologi, fungsi telepon seluler juga berubah menjadi telepon pintar. Penggunaan smartphone sangat penting sebagai media komunikasi informasi dan penunjang pekerjaan. Selain itu, semua pegawai membutuhkan pemahaman tentang teknologi, khususnya teknologi digital. Misalnya, selain karakteristik di atas, sekretaris perlu menguasai keterampilan untuk melakukan pekerjaan kantor modern yang dilakukan dengan menggunakan sebagian besar komputer, Internet, dan teknologi digital. Sekretaris dilatih untuk masuk dan melakukan banyak pekerjaan klerikal sebagai sekretaris. Semua profesional kantor, pejabat / staf pemerintah dan manajer kantor dari semua tingkatan, evolusi sektor perkantoran dan revolusi teknologi, terutama keterampilan kepemimpinan, keterampilan konseptual, keterampilan analitis, hubungan manusia, dan keterampilan teknis kantor itu sendiri Harus sesuai dengan kemampuan mereka. Studi menunjukkan bahwa sekretaris memiliki kemampuan untuk mengatur waktu secara efisien, memiliki tingkat fleksibilitas yang tinggi untuk beradaptasi dengan lingkungan, memiliki kemampuan untuk mengatur pekerjaannya secara efektif dan cepat, memiliki sikap positif, dan



berpenampilan menarik. kemampuan berbicara. Dia pandai bahasa Inggris, memiliki skor TOEFL 400 poin atau lebih, dan memiliki kemampuan IAAP (International Association of Administrative Professionals), sehingga dia dapat bekerja lebih efisien dan efektif serta mendukung otomatisasi kantor masa depan. Namun menurut (Bansa & Salien, 2019), fasilitas pembelajaran bahasa Inggris belum memenuhi Standar Kompetensi Nasional Indonesia (SKKNI). Pada kenyataannya, kemampuan berbahasa Inggris merupakan salah satu kemampuan sektarian yang harus ditingkatkan. Selain kemampuan bahasa Inggris, kemampuan komunikasi juga penting. Delapan puluh persen pekerjaan kesekretariatan membutuhkan sikap yang baik untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan (Sofiatiningsih & Damayanti, 2020). Oleh karena itu, Sekretaris harus beradaptasi dengan kemajuan dan perkembangan teknologi yang mempengaruhi perubahan kegiatan usaha, struktur organisasi, operasional, dan manajemen. Tuntutan Revolusi Industri 4.0 membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten yang dapat mencerminkan kemampuan teknologi dan pemanfaatan data yang canggih. Pertumbuhan sektor industri (khususnya produksi barang dan jasa) secara umum digambarkan dalam tahapan Revolusi Industri (RI) 1,0-4,0 (Marchel, 2019). Dimulai dengan Revolusi Industri Pertama (RI 1.0) abad ke-18, bersamaan dengan penemuan mesin uap oleh James Watt. Penemuan ini dimulai secara manual dan produksi mekanis mempengaruhi berbagai macam produk industri, terutama yang diproduksi menggunakan tekstil. RI 2.0 juga tercatat dalam penemuan kelistrikan. Penemuan listrik memberikan dampak yang besar bagi kehidupan manusia, dan masa ini sering disebut dengan Revolusi Industri. Penemuan tenaga listrik telah membawa perubahan besar dengan mempengaruhi berbagai mesin industri, telekomunikasi, dan alat transportasi. RI 3.0 berikutnya menampilkan penemuan semikonduktor dan otomasi industri. Selama periode ini, teknologi digital dan internet mulai banyak digunakan. Dan yang saat ini sedang berlangsung adalah RI 4.0, yang memanfaatkan robot untuk Internet of Things (IoT), data besar, kecerdasan buatan (AI), proses produksi dan berbagai keperluan lainnya. Kebutuhan RI 4.0 menuntut dilaksanakannya program skills-up atau peningkatan keterampilan bagi pekerja atau lulusan perguruan tinggi, tergantung kebutuhan industri saat ini. Pergeseran dalam masyarakat dari keadaan menjadi ke keadaan yang semakin maju menawarkan berbagai hasil (termasuk organisasi). Terjadi perubahan jenis dan kualitas pekerjaan serta kemampuan yang harus dikuasai oleh para manajer dan pelaku pekerjaan di semua tahap



pengembangan masyarakat. Apa yang telah berlangsung selama bertahun-tahun mungkin hilang, tetapi di sisi lain, muncul jenis pekerjaan baru yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Hal yang sama terjadi di bidang administrasi bisnis. Pada tahap awal perkembangan sosial banyak bermunculan pekerjaan kantoran baru seiring dengan kemajuan manusia, dan pada tahap selanjutnya banyak pekerjaan kantoran yang sudah berlangsung bertahun-tahun berkurang atau bahkan hilang, digantikan oleh teknologi. Belakangan ini telah terjadi perubahan yang cukup signifikan, terutama terkait dengan penerapan teknologi informasi yang dipadukan dengan internet. Sebagai hasil dari perubahan ini, kantor saat ini terlihat sangat berbeda dari masa lalu. Sebagai contoh, penggunaan kertas yang mendominasi pekerjaan kantor kini telah berkurang secara signifikan akibat digitalisasi. Selain menguasai hard skill, manajer kantor perlu menguasai kemampuan terkait manajemen diri dan interaksi dengan pihak lain yang dikenal dengan soft skill. Memperoleh soft skill untuk profesional lebih penting daripada hard skill, tetapi sering diabaikan. Jika orang-orang yang terlibat tidak memiliki kualitas profesional yang positif, perolehan keahlian kantor saja tidak dapat menjamin pengembangan karir. Indeks yang menentukan citra karyawan dan pekerja kantoran adalah kemampuannya. Kemampuan untuk menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan pemecahan masalah. Soft skill pekerja kantoran benar-benar "tersembunyi". Keahlian yang kita miliki memang tidak terlihat secara langsung. Setidaknya ada 10 kemampuan yang harus dimiliki oleh expert untuk dapat digolongkan sebagai soft technology. Artinya, kemampuan berpikir kritis; kemampuan komunikasi yang baik; kemampuan mengakses, menganalisis, dan mensintesis informasi; memiliki kepribadian ingin tahu, kreatif, dan inovatif. Mempertahankan keterampilan kepemimpinan Kemampuan beradaptasi dengan lingkungan; kerjasama dan kerjasama; keterampilan berbicara; keterampilan manajemen waktu yang baik; memiliki jaringan yang luas. Menguasai berbagai karakteristik ini akan memungkinkan Anda untuk melakukan peran yang tepat dan sesuai dalam menjalankan fungsi administrator kantor Anda. Manajemen bisnis memainkan peran penting dalam semua organisasi karena itu adalah informasi yang dibutuhkan semua organisasi. Melalui pengelolaan kantor yang profesional, pimpinan organisasi dapat memperoleh data yang akurat, akurat, dan cepat sebagai dasar pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang tepat diperlukan tidak hanya untuk menjaga organisasi tetap hidup, tetapi juga untuk mengembangkannya sebagai respons terhadap



masyarakat, teknologi, dan permintaan pelanggan yang selalu berubah. Karena pentingnya peran informasi di era digital ini, orang sering menyebut situasi saat ini sebagai era informasi. Terlepas dari kenyataan ini, semua organisasi perlu memposisikan wilayah pengelolaan administrasinya secara proporsional. Manajer di bidang administrasi bisnis harus termotivasi untuk meningkatkan keterampilan digital mereka dan selalu dan terus-menerus di bidang manajemen bisnis juga. Selain itu, seluruh personel di bagian administrasi perkantoran harus memiliki kompetensi teknis perangkat lunak berupa kemampuan berkolaborasi, berkreasi, dan berinovasi dalam menjalankan tugas.



DAFTAR RUJUKAN Diana, B. A. (2019). Konsep E-Office Menuju Perubahan Pelayanan Birokrasi Berbasis Digital (Good Governance). Prosiding Seminar Stiami, 9–15. Rosidah, R., & Arantika, T. (2019). Peran Teknologi untuk Pengembangan Karir Sekretaris. Efisiensi - Kajian Ilmu Administrasi, 15(1), 43–50 Selfiana. (2018). Kompetensi Sekretaris Terkini Menghadapi Era Revolusi Industri 4.0 Di Sepuluh BUMN Indonesia. Jurnal Administrasi Kantor, 6(2), 183–192.