IPS (Inter Personal Skill) [PDF]

Citation preview

Modul TOT Polmas



BAHAN BACAAN BAGIAN I KETERAMPILAN DASAR PERORANGAN 1.



Keterampilan Mengamati Kita menyadari, bahwa melakukan pengamatan merupakan hal yang mudah, sehingga apabila hal ini tidak dilakukan melalui latihan-latihan yang baik, memiliki



keterampilan



sangat sulit bagi seseoarang untuk



tersebut.



Bebrapa



hal



yang



perlu



mendapat perhatian dalam melaksanakan pengamatan ini antara lain : a.



Untuk dapat melakukan pengamatan yang baik, harus betul-betul



dilakukan



secara



sistematis,



dalam



arti



dilakukan mulai melihat dari hal-hal yang bersifat khusus. b.



Dalam melihat ataupun memperhatikan suatu objek, tidak mungkin dilakukan tanpa adanya konsentrasi yang penuh terhadap objek tersebut.



c.



Harus



disadari,



pada



saat



seseorang



melakukan



pengamatan konsentrasi akan senantiasa adanya pengaruh yang dapat menggangu tersebut. d.



Dalam



rangka



pengamatan,



kita



menyadari



bahwa



keterbatasan pada posisi sehingga dalam pelaksanaannya, harus dapat menempatkan diri pada posisi yang tepat. e.



Selain keterbatasan tersebut diatas, karena daya ingat seseorang kemampuan seseorang untuk melihat atau memperhatikan suatu objek juga tidak sama, untuk itu perlu membiasakan diri dengan menggunakan alat bantu, berupa



Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 1



Modul TOT Polmas



catatan ataupun alat-alat lainnya, pada waktu seseorang melakukan pengamatan. 2.



Keterampilan menjelaskan Ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam menjelaskan/menggambarkan ini antar lain : a.



Untuk lebih memudahkan pengrtian bagi yang menerima penjelasan, dimana dalam menjelaskan selain harus sistematis, dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, prlu disadari bahwa daya serap atau daya tangkap seseorang dalam menerima penjelasan ini belum tentu sama , termasuk daya ingatannya. Untuk itu agar memudahkan pengalaman terhadap yang digambarkan dapat menggunakan alat bantu.



b.



Sebelum menjelaskan, perlu adanya persamaan persepsi terlebihdahulu, tentang bahasa, kalimat ataupun simbolsimbol yang akan disampaikan.



c.



Perlu



disadari,



bahwa



dalam



mengikuti



penjelasan,



seseorang memerlukan konsentrasi yang baik dan penuh dari kedua belah pihak, sehingga penjelasan tersebut jelas dan dimengerti oleh sesorang yang diberikan penjelasan. d.



Agar penjelasan tersebut mudah dimengerti dan jelas, diperlukan adanya suatu tindakan ataupun langkah yang diambil, guna menarik perhatian dari pada orang yang diberikan penjelasan.



3.



Keterampilan mendengarkan a.



Bahwa untuk dapat menyampaikan kembali secara benar tentang apa yang didengarnya, kita tidak boleh berpersepsi, dan diperlukan adanya kesungguhan, serta ketelelitian dari pada masing-masing individu yang mendengarkan.



b.



Pendengaran seseorang akan sangat terganggu apabiia dalam keadaan/suasana yang ribut (hingar-bingar), sehingga diperlukan sekali adanya suasana yang hening



Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 2



Modul TOT Polmas



agar tidak mengganggu mendengarkan tersebut.



4.



konsentrasi



pada



saat



c.



Kita menyadari, bahwa kemampuan seseorang untuk menyerap suara dan mengingat itu tidak sama, sehingga untuk dapat menyampaikan kembali tentang apa yang didengarnya ini secara baik dan benar diperlukan adanya aiat bantu, baik berupa catatan ataupun alat-alat bantu lainnya.



d.



Di dalam proses mendengarkan ini, sangat diperlukan konsentrasi yang baik, sehingga objek yang didengarkan dapat diserap secara sempuma.



e.



Apabila pada saat mendengarkan pembicaraan seseorang atauobjek tertentu masih ada hai-hal yang dipandang belum jelas,perlukepada pembicara diminta untuk mengulangi pembicaraannya dengan lebih keras lagi, apabila yang pertamadianggap terialu pelan.



f.



Pentingnya diketahui oleh yang mendengarkan dari pada seseorang itu dapat berlangsung dengan baik, apabila selama mendengarkan pembicaraan tidak ada yang memotong.



Keterampilan bertanya Diketengahkan, sebagaiberikut:



adanya



6



(enam)



jenis



pertanyaan



a.



Open-question (pertanyaan terbuka), yaitu pertanyaan yang diajukan dalam usaha meminta informasi sebanyak mungkri. Kepada si penjawab diberikan kebebasan seluas-luasnya untuk mengemukakan apa yang diketahuinya dari pertanyaan yang diajukan.



b.



Close-question (pertanyaan tertutup), yaitu pertanyaan yang mengharapkan satu jawaban : ya atau tidak.



c.



Multiple-question (pertanyaan berurutan), yaitu pertanyaan yang diajukan secara bertubi-tubi dengan tidak menunggu jawaban dari pertanyaan terdahulu.



Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 3



Modul TOT Polmas



d.



Leading-question{ pertanyaan mengarahkan) yaitu pertanyaan yang jawabannya sudah diketahui sebelumnya.



e.



Hypothetical-question



(pertanyaan



hipotetik),



yaitu



pertanyaan pengandaian. f.



Rhetorical-question (pertanyaan retorik), yaitu pertanyaan yang tidak memerlukan jawaban.



Kita menyadari, bahwa bertanya dengan baik itu cukup sulit sehingga



untuk



dapat melaksanakan



dengan



ba ik



harus memperhatikan beberapa hal, diantaranya : a.



Belum tentu semua pertanyaan yang kita sampaikan, itu dapatditerima



dengan



jelas



sehingga dalam menyampaikan dicek



Kembali



oleh



yang



pertanyaan,



ditanya, perlu



apakah sudah dapat diterima secara



jelas dan cukup dimengerti oleh b.



Untuk mendapatkan jawaban yang baik, suasana yang baik pula dan harus disadari akibat psikologis yang akan timbul dari pertanyaan-pertanyaan .



c.



Untuk dapatnya pertanyaan yang kita ajukan itu diterima secara jelas dan dimengerti oleh yang ditanya, bahasa yang digunakan harus betul-betul bahasa yang dapat dimengerti.



5.



Keterampilan Meringkas Didalam ringkasan ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian, antara lain : a.



Perlu disadari, bahwa setiap orang mempunyai persepsi, dan adakalanya persepsi seseorang dengan yang lainnya itu berbeda, sehinga hal ini perlu diwaspadai, agar dalam membuat



ringkasan



tersebut



memperhatikan



adanya



perbedaan persepsi yang kemungkinan terjadi dalam menghadapi masalah. b.



Dalam membuat ringkasan, kita harus mendasarkan ada



Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 4



Modul TOT Polmas



fakta-fakta



dengan



tidak



bersepsi,



karena



didalam



meringkas tidak sama dengan menyimpulkan. c.



Untuk



dapatnya



seseorang



meringkas



dengan



baik,



diperlukan adanya suatu kemampuan untuk menangkap hal-hal



yang



esensi



(intisari)



dari



suatu



cerita,



berita/informasi, laporan dan lain sebagainya. d.



Dalam meringkas selain singkat, juga harus akurat dan mudah dimengerti oleh yang menerima ringkasan tersebut.



6.



Keterampilan memberikan dan menerima umpan balik (feed back skill). a.



Dalam pergaulan sehari-hari, pemberian umpan balik dari seseorang kepada orang lain, sering dilakukan dan biasanya diberikan dengan maksud memberikan informasi tentang kelemahan seseorang, sehingga orang yang diberi umpan baiik sadar akan apa yang telah atau sedang diperbuatnya. Pemberian umpan balik banyak dilakukan oleh seseorang yang memang merasa sudah dekat antara yang satu dengan yang lainnya, misalnya antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya, juga antara orang perorang dalam kaitan tugas lainnya. Jarang sekali umpan balik diberikan oleh orang-orang yang tidak saling mengenal, walaupun ada biasanya terbatas pada hal-hal yang menyenangkan saja.



b.



Seperti kita sadari bersama, bahwa umpan balik itu sangat diperlukan bag! setiap orang, karena tidak ada satu manusiapun



yang



sempuma



di



dunia



ini.



Untuk



memberikan umpan balik ini, tidaklah semua orang dapat melakukannya dengan baik, karena hal tersebut di samping perlu memiliki keterampilan dasar perorangan yang terdahulu, juga harus melalui latihan-latihan. Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 5



Modul TOT Polmas



BAGIAN II



KOMUNIKASI EFEKTIF



1.



Pengertian a. Komunikasi Komunikasiadalah



suatu



proses



penyampaian



informasi



(pesan, ide, gagasan) dari Komunikator atau pemberi pesan kepada komunikan atau penerima pesan. b.



Komunikasi Efektif Komunikasi



Efektif



adalah



komunikasi



yang



mampu



menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang



terlibat



dalam



komunikasi.



Komunikasi



Efektif



memungkinkan seseorang dapat saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai dengan harapan. . 2.



Tujuan Komunikasi Efektif Tujuan Komunikasi Efektif untuk memberi kemudahan dalam memahami



pesan



yang



disampaikan



antara



pemberi



dan



penerima pesan. Sehingga tercipta feed back yang baik antara pemberi dan penerima pesan. Komunikasi dapat dikatakan efektif apabila memenuhi tiga hal berikut : a.



Pesan



dapat



diterima



dan



dimengerti



serta



dipahami



sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya. b.



Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.



c.



Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim.



Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 6



Modul TOT Polmas



3.



Prinsip Dasar Komunikasi Efektif a.



Respect (Respek) Respect adalah Perasaan Positif atau penghormatan diri kepada lawan bicara. Anda menghargai Lawan Bicara sama halnya dengan menghargai diri sendiri. Prinsip menghormati ini harus selalu Anda pegang dalam berkomunikasi.



b.



Empathy (Empati) Empathy adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang tengah dihadapi orang lain. Anda mampu merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain, sehingga komunikasi akan terjalin dengan baik sesuai dengan kondisi psikologis lawan bicara Anda.



c.



Audible (Dapat Didengar) Audible mengandung makna pesan yang harus dapat didengarkan dan dimengerti. Dalam hal ini ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan, yaitu : 1)



Pertama, pesan harus mudah dipahami, menggunakan bahasa yang baik dan benar. Hindari bahasa yang tidak dipahami oleh lawan bicara.



2)



Kedua, sampaikan yang penting. Sederhanakan pesan Anda. Langsung saja pada inti persoalan.



3)



Ketiga, gunakan bahasa tubuh Anda. Mimik wajah, kontak mata, gerakan tangan dan posisi badan bisa dengan mudah terbaca oleh lawan bicara Anda. Tunjukkan kesejatian Anda dengan mengoptimalkan bahasa tubuh dan pesan. Keempat, gunakan ilustrasi atau contoh. Karena analogi sangat membantu dalam penyampaian pesan.



d.



Clarity (Jelas) Clarity adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan. Salah satu penyebab munculnya salah paham antara satu orang dengan yang lain adalah informasi yang tidak jelas



Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 7



Modul TOT Polmas



yang mereka terima. e.



Humble (Rendah Hati) Sikap Rendah Hati bukan berarti Anda Rendah Diri, Rendah Hati memberikan kesempatan kepada orang lain untuk berbicara terlebih dahulu, dan Anda menjadi pendengar yang baik.



4.



Bentuk Komunikasi Efektif a.



Komunikasi verbal efektif : 1)



2)



Komunikasi verbal efektif : a)



Berlangsung secara timbal balik.



b)



Makna pesan ringkas dan jelas.



c)



Bahasa mudah dipahami.



d)



Cara penyampaian mudah diterima.



e)



Disampaikan secara tulus.



f)



Mempunyai tujuan yang jelas.



g)



Memperlihatkan norma yang berlaku.



h)



Disertai dengan humor.



Komunikasi non verbal : Yang perlu di perhatikan dalam komunikasi non verbal adalah :



5.



a)



Penampilan fisik.



b)



Sikap tubuh dan cara berjalan.



c)



Ekspresi wajah.



d)



Sentuhan



Hal-Hal Yang Perlu di Perhatikan Dalam Komunikasi Efektif a.



Berkomunikasi pada suasana yang menguntungkan.



b.



Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan di mengerti.



c.



Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.



d.



Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan



Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 8



Modul TOT Polmas



yang dapat menguntungkannya. e.



Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihak komunikan.



6.



Lima Pondasi Membangun Komunikasi Efektif a.



Berusaha benar-benar mengerti orang lain (emphatetic communication)



7.



8.



b



Memenuhi komitmen atau janji



c.



Menjelaskan harapan atau rencana yang akan di lakukan



d.



Meminta maaf dengan tulus ketika membuat kesalahan



e.



Memperlihatkan integritas pribadi



Komunikasi Efektif antar pribadi memiliki 5 (lima) ciri, yaitu : a.



Keterbukaan



b.



Empati



c.



Dukungan



d.



Rasa positif



e.



Kesetaraan



Etika Berkomunikasi Tindakan yang perlu dipertimbangkan a.



Tidak mengucapkan kata-kata kasar atau mencaci



b.



Tidak menggunakan kata-kata yang menyesatkan



c.



Tidak memasuki daerah privasi orang lain



d.



Membocorkan informasi yang dipercayakan



e.



Tidak menggunakan isyarat non verbal yang tidak sesuai dilingkungan setempat, sehingga menyulut perselisihan.



9.



MendengarkanSecaraEfektif. Komunikasi



merupakan



suatu



interaksi



dinamis



antara



komunikator dan komunikan. Interaksi terjadi dengan baik, jika komunikan dapat memahami pesan dan komunikator dapat memahami umpan balik dari komunikan. Dalam komunikasi tertulis, kalimat, tata bahasa, dan format penyajian pesan Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 9



Modul TOT Polmas



harusdiperhatikan kedua pihak sehingga pesan dan umpan balik dapat dipahami. Sedangkan dalam komunikasi lisan dan tatap muka maka mendengarkan adalah cara untuk memahami pesan bagi komunikan dan memahami umpan balik bagi komunikator. Berbeda dengan komunikasi tertulis di mana pemahaman bisa tercapai dengan membaca ulang, mendengarkan memerlukan perhatian lebih karena pengulangan akan menyebabkan gangguan dalam



komunikasi.



Karena



itu,



baik



komunikator



maupun



komunikan perlu mendengarkan secara aktif, sehingga pesan maupun umpan balik dapat dipahami dengan benar. Charles J. Stewartdan William B. Cash, Jr3 menjelaskan 4 pendekatan yang dapat digunakan untuk mendengarkan secara aktif, yaitu mendengarkan untuk: a.    Pemahaman. Mendengarkan untuk pemahaman adalah pendekatan utama dalam menerima, memahami, dan mengingat pesan secara akurat



dan



lengkap.



Tujuan



mendengarkan



untuk



pemahaman adalah untuk berkonsentrasi pada pesan atau umpan balik agar mengerti dan tetap obyektif, serta menghindari



sikap



menilai.



Berikut



ini



panduan



mendengarkan untuk pemahaman: 1) 



Dengarkan pertanyaan dengan seksama, sebelum menjawab.



Dan



sebaliknya,



dengarkan



jawaban,



sebelum mengajukan pertanyaan berikutnya. 2)



Tenang, tidak terburu-buru.



3)    Dengarkan isi dan ide pesan atau umpan balik. 4)



Catat hal-hal penting untuk mempertahankan informasi.



5)



Gunakan pertanyaan untuk mengklarifikasi informasi.



  b.    Empati. Mendengarkan untuk empati adalah suatu cara untuk menunjukkan



perhatian



yang



tulus,



pengertian,



Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 10



dan



Modul TOT Polmas



keterlibatan. Mendengarkan untuk empati adalah usaha untuk memosisikan diri kita dalam sudut pandang komunikan guna mengerti dan mengapresiasi apa yang dipikir dan dialami komunikan. Panduan mendengarkan untuk empati, sebagai berikut: 1)



Tunjukkan ketertarikan.



2)



Jangan memotong pembicaraan.



3)



Tetap tenang, meskipun menangkap ungkapan emosi yang kuat.



4)



Tetap tidak evaluatif, kecuali jika sangat diperlukan.



5)



Saat



mendengarkan



tetap



awas



pada



isyarat



permintaan pilihan atau saran. 6)



Menjawablah dengan taktis dan penuh pengertian.



  c.    Evaluasi. Mendengarkan untuk evaluasi bertujuan untuk menilai apa yang didengar dan dilihat saat berkomunikasi. Mendengarkan untuk evaluasi adalah tingkatan berikut dari mendengarkan untuk pemahaman dan empati, karena kita tidak siap untuk menilai sebelum kita memahami dengan benar pesan verbal dan



nonverbal



dari



mitra



komunikasi



kita.



Panduan



mendengarkan untuk evaluasi adalah sebagai berikut : 1)



Dengarkan secara seksama seluruh pesan dan umpan balik sebelum menilai.



2)



Dengarkan dengan seksama simbol verbal dalam bentuk kata-kata, pernyataan maupun argumentasi, dan perhatikan simbol nonverbal berupa raut wajah, intonasi suara, dan bahasa tubuh.



3)



Jika



belum



yakin,



bertanyalah



untuk



meminta



penjelasan. 4)



Hindari bersikap defensif. Misalnya, ada pernyataan dari



komunikan



bahwa



kita



belum



mengerti



permasalahannya, maka tidak perlu kita menolak Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 11



Modul TOT Polmas



dengan mengatakan bahwa kita sudah tahu, ini sikap defensif. Sebaiknya kita mempersilahkan komunikan untuk



menjelaskan



bagaimana



persoalan



sebenarnya menurut dia.



Keterampilan Dasar Perorangandan Keterampilan Komunikasi Efektif 12



yang