Kearsipan Dan Adm. Kepeg [PDF]

Citation preview

Kumpulan Tugas Kearsipan Selasa, 08 Desember 2015 Jenis jenis arsip beserta contoh dan kasusnya



1) ARSIP DINAMIS Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaa,pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.



-



-



-



Contoh arsip dinamis : Surat Kerjasama Perusahaan Studi Kasus Arsip Dinamis : Surat kerjasama pekerjaan dapat digunakan secara langsung untuk sebuah perjanjian antar perusahaan,yang perlu ditandangani berdasarkan kesepakatan tertentu yang dapat disimpan/diarsipkan demi kelangsungan perusahaan tersebut dalama administrasi perkantoran. 2) ARSIP STATIS Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari hari. Contoh Arsip Statis : Surat Lamaran Pekerjaan Studi Kasus Arsip Statis : Sebuah surat lamaran kerja yang hanya dipakai pada saat seseorang melamar ke sebuah perusahaan,karena setelah orang tersebut diterima di perusahaan tersebut maka surat lamaran tersebut tidak dapat digunakan lagi dan hanya dipakai sebagai arsip di perusahaan tersebut. 3) ARSIP AKTIF Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dikantor/ arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam pelaksanaan administrasi sehari hari serta masih dikelola oleh unit pengelola. Contoh arsip Aktif Daftar hadir atau absen karyawan Studi kasus Pada sebuah perusahaan mungkin daftar hadir sangat berpengaruh besar karena dengan sebuah data dari daftar hadir tersebut dapat memberikan informasi tentang kehadiran seorang karyawan. 4) ARSIP INAKTIF Arsip Inaktif yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari hari/arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus digunakan dalam penyelenggaraan administrasi segari hari serta dikelola oleh pusat arsip(frekuensinya rendah).



-



Contoh Arsip Inaktif Rapot Studi kasus : Seseorang yang telah menempuh pendidikan di SD pasti mendapat hasil akhir laporan nilai selama sekolah yaitu rapot. Rapot disebut arsip inaktif karena hanya berfungsi pada waktu tertentu misalkan untuk mendaftar ke SMP/SMA atau universitas. 5)ARSIP VITAL Arsip Vital adalah arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan opersional pencipta arsip , tidak dapat diperbaharui,dan tidak tergantikan apabila rusak dan hilang. Contoh : Akte Pendirian Perusahaan Buku induk Pegawai Sertifikat Tanah dan Bangunan Ijazah Studi kasus : Ijazah termasuk arsip vital karena merupakan persyaratan dasar kelangsungan pendidikan seseorang dan bersifat abadi/tidak dapat digantikan. 6)ARSIP TERJAGA Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Contoh : Bendera Pusaka Indonesia dan barang bersejarah lainnya Studi kasus : Bendera Merah Putih Negara Indonesia (Bendera Pusaka) menjadi salah satu arsip dan bukti perjuangan bangsa Indonesia pada masa kemerdekaan yang patut dijaga keutuhannya, keamanan dan keselamatanya. Maka dari itu, bendera pusaka di simpan dan diabadikan di salah satu museum di Jakarta. 7)ARSIP UMUM Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Demikian lengkapnya UU No 43 tahun 2009 ini mengakomodir tentang pengertian arsip dan kearsipan. Pengertian lainnya arsip umum adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya (Arsip Sentral) Contoh : KTP Studi Kasus : KTP termasuk ke dalam arsip umum karena keberadaannya dapat diketahui semua pihak dan dapat digunakan untuk membuat SIM, Lamaran Pekerjaan, dll. 8)ARSIP BERNILAI TINGGI Arsip bernilai tinggi adalah arsip yang sangat penting dalam sebuah kegiatan perkantoran atau individu dan jika diperjualbelikan harganya akan sangat mahal. Contoh : surat tanah/Sertifikat tanah Studi Kasus :



Setiap tanah pasti memilki sertifikat, dan apabila dijadikan jaminan dalam sebuah perjanjian atau diperjualbelikan akan menghasilkan keuntungan yang sangat banyak.



Arsip statis dan dinamis A. ARSIP DINAMIS Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sebagai contoh, walaupun arsip dinamis keuangan merupakan arsip dinamis yang penting, arsip keuangan yang disimpan harus meluas agar dapat memberikan gambaran historis yang lengkap menyangkut badan korporasi. Arsip yang dilestarikan meliputi informasi tentang hubungan karyawan, gerakan karyawan, data biografis tokoh dalam badan korporasi. Penaksiran arsip dinamis yang akan dipilih sebagai arsip statis ditentukan pula oleh nilai informasi yang terkandung dalam arsip dinamis. Nilai arsip dinamis ini terbagi dua, yaitu nilai rujukan (referens) dan nilai penelitian. Pemisahan antara nilai rujukan dengan nilai penelitian bagi arsip dinamis yang akan disimpan permanen memang agak sulit. Pada umumnya, perbedaan antara kedua nilai terletak pada pemakai dan maksud penyimpanannya, bukannya pada arsip dinamis beserta isinya



B. ARSIP STATIS Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang.dibagi menjadi arsip bisnis, kreatif, dan produk. Perusahaan Eli Lilly and Company yang bergerak dalam bidang obat menyimpan arsip statis kertas serta contoh produk perusahaan, suvenir ulang tahun perusahaan, iklan promosi, dan bahan pengemasan produk. Foto merupakan bagian penting dari koleksi arsip statis Sejarah lisan merupakan bagian penting dari arsip statis sebuah perusahaan karena dibuat



berdasarkan pengalaman eksekutif puncak sebuah perusahaan. Sejarah lisan dilestarikan dalam bentuk tape, transkrip, dan videotape .Katalog perusahaan juga merupakan sumber informasi. Arsip statis tersebut menunjang validasi atau mendorong keputusan mereka. Nilai penelitian arsip statis dikaitkan dengan pemakai luar atau personil badan korporasi yang meneliti kebijakan, filsafat, kinerja, produk, atau karyawan badan korporasi. Arsip statis yang dilestarikan disesuaikan dengan prinsip provenans (provenance) dan original order. Arsip dinamis yang kini berubah menjadi arsip statis karena disimpan permanen disiapkan untuk disimpan dan dilestarikan untuk melestarikan nilainya. Untuk keperluan tersebut diperlukan pengamanan. Arsiparis mengikuti dua prinsip penyusunan arsip statis yang disimpan. Kedua prinsip tersebut adalah prinsip provenans dan prinsip original order. Prinsip provenans adalah arsip unit tertentu dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan sebagai kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan arsip sejenis dari unit lain. Prinsip original order melestarikan arsip dinamis dalam tata susunan yang sama dengan tata susunan yang digunakan pada kantor asal. Jadi, arsip yang diterima tetap dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat penerimaan. Prinsip provenans dan tata urutan semula (original order) menjamin kesatuan berkas orisinal (yang kini berubah menjadi arsip statis) dalam susunan yang sama ketika arsip dinamis diciptakan dan digunakan dengan cara mempertahankan arsip dinamis. Arsip statis yang diterima harus dikelola untuk disimpan. Kopi duplikat arsip dimusnahkan. Arsip statis yang berada dalam kondisi buruk dicatat untuk diperbaiki. Menyimpan arsip statis dalam filing cabinet tidak disarankan. Folder dalam filing cabinet sering macet dan penelusuran folder mempercepat kerusakan, lebih-lebih lagi dokumen mudah melengkung. Di samping itu filing cabinet harganya mahal, tidak luwes, makan tempat, dan tidak kondusif. Lemari baja terbuka lebih cocok untuk menyimpan dokumen. Beberapa dokumen tertentu memerlukan perlengkapan simpan khusus, misalnya lemari kaca tertutup untuk melindunginya dari debu atau tangan manusia. Tape, disc, foto, dan peta juga memerlukan tempat khusus. Untuk pengamanan arsip statis perlu dikembangkan dan diimplementasikan sistem pengamanannya. Pengamanan ini mulai dari saat arsip statis diterima, diolah, digunakan oleh peneliti, dan disimpan di rak. Sistem pengamanan mampu menangkal orang yang tidak berwewenang masuk dengan memanfaatkan alarm, jari-jari, panel pemantau, atau detektor gerakan yang disambungkan dengan alarm jarak jauh. Ketika menyusun sistem pengamanan juga mencakup penyimpanan di tempat lain. Hanya arsiparis yang berwewenang saja yang memiliki



akses ke kawasan rak tempat arsip disimpan.



Arsip statis tidak saja penting untuk



mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis. Fungsi arsip statis adalah: 1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya". Misalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau. 2. Untuk pembuktian Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis. 3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia, menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal dunia. Pemusnahan arsip dinamis personalia, terutama untuk pegawai negeri, harus dilakukan oleh instansi yang bersangkutan dengan persetujuan Badan Administrasi Kepegawaian Negara dan Arsip Nasional RI. Pemusnahan arsip dinamis keuangan harus disetujui oleh lembaga instansi yang bersangkutan ditambah dengan persetujuan Badan Pemeriksa Keuangan dan Arsip Nasional. Untuk perusahaan swasta, garis haluan (policy) penyimpanan arsip dinamis selain diatur oleh Undang-Undang



8/1997 tentang dokumen perusahaan, juga diatur pula oleh garis haluan perusahaan yang bersangkutan. Berdasarkan UU no. 8/1997, masa simpan dokumen keuangan cukup 10 tahun, sedangkan untuk badan pemerintah tetap 30 tahun. 4. Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat, yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai. 5. Untuk keselamatan manusia Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu. 6. Untuk kepentingan masyarakat Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca. 7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang otentik. 8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan-masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk



kepentingan politik dan keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik. 9. Untuk menelusur silsilah Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan Perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis.



C. SISTEM PENGELOLAAN ARSIP Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem atau yang dikenal dengan tiga azas yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Sentralisasi adalah sistem pengorganisasian arsip yang di pusatkan pada suatu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Keuntungan sentralisasi arsip di antaranya : 



ruang dan peralatan arsip dapat dihemat,







petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan,







kantor hanya menyimpan satu arsip saja sedang duplikasinya dapat dimusnahkan,







sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Adapun kerugian azas sentralisasi adalah :







azas ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil,







tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam, dan







unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.



Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan. Keuntungan azas desentralisasi adalah : 



pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing,







keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri,







penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik. Adapun kerugiannya adalah :







penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan,







kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan sarana sukar dijalankan,







penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya belum mempunyai pendidikan kearsipan







kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.



Semester Ganjil



     



Prinsip-prinsip penyusunan formasi Sistem penyusunan formasi Faktor-faktor penyusunan formasi Analisa kebutuhan pegawai Pengadaan pegawai kelima materi diatas diajarkan sebanyak 5 x 5 JP



  



Cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian Praktik cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian Kedua materi diatas diajarkan sebanyak 5 x 5 JP



   



Pangkat Jabatan Pejabat yang berwenang dalam jabatan tertentu Ketiga materi diatas diajarkan sebanyak 5 x 5 JP



       



Tujuan membuat DP3 Unsur-unsur yang dinilai Pejabat penilai Tata cara penilai Atasan pejabat penilai Sifat dan penggunaan DP3 Penyimpanan DP3 Ketujuh materi diatas diajarkan sebanyak 5 x 5 JP



Semester Genap     



Pembuatan DUK Nomor urut pada DUK Keberatan atas nomor dalam DUK Perubahan dan penghapusan nomor urut serta penggunaan DUK Keempat materi diatas diajarkan sebanyak 5 x 5 JP



  



Pengertian cuti Jenis cuti Kedua materi diatas diajarkan sebanyak 4 x 6 JP



   



Pengobatan, perawatan dan rehabilitasi Tunjangan cacat Uang duka dan biaya pemakaman Ketiga materi diatas diajarkan 4 x 6 JP



  



Prosedur Pendidikan dan Pelatihan Pengertian dan tujuan Penggolongan pendidikan dan latihan PNS



 



Latihan Pra Jabatan dan latihan dalam jabatan Keempat materi diatas diajarkan sebanyak 5 x 6 JP



Sistem Penyusunan Formasi Pegawai Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi. Metode Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :    



Hasil kerja Objek kerja Peralatan kerja Tugas per tugas jabatan



penysunan formasi pegawai Prinsip Penyusunan Formasi Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya. 2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong. 3. selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah.



Menganalisa Kebutuhan Pegawai Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan meliputi: 1. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan. 2. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu, 3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.



ilustrasi kebutuhan pegawai Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti dicermati dalam penyusunan formasi pegawai, yakni: 1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. 2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut juga dengan Bezetting. 3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan. 4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan rata-rata pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai.



5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.