Kelas A Sri Astuti Laporan Residensi [PDF]

Citation preview

UNIVERSITAS ESA UNGGUL LAPORAN RESIDENSI PENGELOLAAN REKAM MEDIS UNTUK PASIEN RAWAT JALAN DI RSUD dr. DORIS SYLVANUS, PALANGKA RAYA



OLEH : SRI ASTUTI NIM : 20190309116



PROGRAM PASCA SARJANA PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI RUMAH SAKIT FAKULTAS ILMU ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ESA UNGGUL JAKARTA , 2021



UNIVERSITAS ESA UNGGUL LAPORAN RESIDENSI PENGELOLAAN REKAM MEDIS UNTUK PASIEN RAWAT JALAN DI RSUD dr. DORIS SYLVANUS, PALANGKA RAYA



Laporan ini di ajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan mata kuliah Residensi Program Pasca Sarjana Fakultas Ilmu-ilmu Kesehatan Prgram Studi Magister Administrasi Rumah Sakit



OLEH : SRI ASTUTI NIM : 20190309116



PROGRAM PASCA SARJANA PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI RUMAH SAKIT FAKULTAS ILMU ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ESA UNGGUL JAKARTA , 2021 i



ii



iii



DAFTAR RIWAYAT HIDUP



Nama Alamat



: Sri Astuti : JL. Cemara, Nomor 36 Palangka Raya, Kalimantan Tengah



Tempat Tanggal Lahir



: Palangka Raya, 10 September 1993



Agama



: Islam



Jenis Kelamin



: Perempuan



Riwayat Pendidikan



TK Utama Pradja



Tahun 1996-2001



SDN Langkai 7 Palangka Raya



Tahun 2011-2004



SMP Negeri 6 Palangka Raya



Tahun 2004-2007



SMA Negeri 2 Palangka Raya



Tahun 2008-2011



Falkutas Kedokteran, Universitas Palangka Raya



Tahun 2011-2019



Riwayat Pekerjaaan



iv



KATA PENGANTAR



Puji serta syukur penulis ucapkan atas berkah dan hidayat Allah SWT sehingga laporan residensi yang berjudul PENGELOLAAN REKAM MEDIS UNTUK PASIEN RAWAT JALAN DI RSUD dr. DORIS SYLVANUS, PALANGKA RAYA telah selesai dengan baik, laporan Ini adalah hasil dari pengamatan kurang lebih 1 bulan mulai dari Juli 2021 sampai bulan Agustus 2021 pada unit Rekam Medis dan unit Rawat Jalan di RSUD dr. Doris Sylvanus, Palangka Raya, Penulis mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan serta dukungan dari teman sejawat maupun pihak staff Rumah Sakit yang telah membantu sehingga program residensi serta laporan bisa berjalan dengan baik, khususnya penulis ucapakan terima kasih kepada : 1. Allah SWT dan Nabi Agung Muhammad SAW yang telah memberikan kesehatan serta petunjuk dalam menjalani kegiatan ini 2. Ibu Dr. Rokiah Kusumapradja, SKM, MHA selaku kepala program studi Magister Administrasi Rumah Sakit Universitas Esa Unggul dan pembimbing dalam pembuatan Laporan Residensi 3. Wakil Direktur Pendidikan dan Kemitraan RSUD dr. Doris Sylvanus dr. Theodorus Sapta Atmadja, MM yang telah memberikan izin serta menjadi pembimbing lapangan saat Residensi 4. Kepala Instalasi Unit Rekam Medis, dr. Tagor Sibarani, Ibu Winny Hardiyanti Lestari, A.Md SKM, Serta Ibu Ria Anggraeni, S.Psi Yang telah membantu dalam penyusunan Laporan. 5. Kedua orang tua serta kakak yang sudah memberikan semangat untuk menyelesaikan laporan ini 6. Seluruh rekan Mahasaiswa MARS angkatan 9 dan pihak yang telah banyak membantu yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari laporan residensi ini jauh dari kata sempurna oleh karenaya kritik dan saran sangat penulis nantikan untuk perbaikan kedepannya.



Palangka Raya, Agustus 2021



Sri Astuti



v



DAFTAR ISI B AB I ..................................................................................................................... 1 1.1



Latar Belakang ......................................................................................... 1



1.2



Tujuan Residensi ...................................................................................... 5



1.2.1



Tujuan Umum ................................................................................... 5



1.2.2



Tujuan Khusus .................................................................................. 5



1.3



Manfaat Residensi .................................................................................... 5



1.3.1



Bagi Mahasiswa ................................................................................ 5



1.3.2



Bagi Pihak RSUD dr.Doris Sylvanus................................................ 6



BAB II ..................................................................................................................... 7 2.1



Rekam Medis ............................................................................................ 7



2.1.1



Pengertian Rekam Medis .................................................................. 7



2.1.2



Tujuan Rekam Medis ........................................................................ 9



2.1.3



Kegunaan Rekam Medis ................................................................... 9



2.2



Sistem Pengelolaan Rekam Medis ......................................................... 11



2.2.1



Sistem Penamaan Rekam Medis ..................................................... 11



2.2.2



Sistem Penomoran Rekam Medis ................................................... 12



2.2.3



Sistem Penyimpanan Rekam Medis ................................................ 13



2.2.4



Tata Cara Pengambilan Rekam Medis ............................................ 17



2.2.5



Pengangkutan Rekam Medis ........................................................... 19



2.2.6



Perencanaan Terhadap Rekam Medis Tidak Aktif ......................... 19



2.3



Petugas Rekam Medis ............................................................................ 20



2.4



Identifikasi Masalah ............................................................................... 21



2.5



Prioritas Masalah .................................................................................... 22



2.5.1



Urgency U : ..................................................................................... 23



2.5.2



Seriousness S : ................................................................................ 23



2.5.3



Growth G : ...................................................................................... 23



2.6



Perumahan Masalah ............................................................................... 23



2.7



Penentuan penyebab masalah dengan Fishbone Analysis ...................... 24



2.8



Menentukan Alternatif Pemecahan Masalah .......................................... 25



2.9



Penyusunan Rencana Aksi ..................................................................... 25



BAB III ................................................................................................................. 27



vi



ANALISIS SITUASI ............................................................................................ 27 3.1.1



Gambaran Umum RSUD dr.Doris Sylvanus .......................................... 27



3.1.3



Tujuan Rumah Sakit ........................................................................... 30



3.2



Motto Rumah Sakit ................................................................................ 30



3.3



Struktur Organisasi ................................................................................. 31



3.7



Sumber Daya Manusia ........................................................................... 36



3.8



Output dari Rumah Sakit ........................................................................ 37



BAB IV ................................................................................................................. 39 ANALISIS MASALAH ........................................................................................ 39 4.1



Identifikasi Masalah ............................................................................... 39



4.2



Penetapan Prioritas Masalah RSUD dr. Doris Sylvanus ........................ 41



4.3



Table Matriks Penetapan Prioritas Masalah ........................................... 44



BAB V................................................................................................................... 48 GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS ....................................... 48 RSUD Dr. Doris Sylvanus .................................................................................... 48 5.1



Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis ............................................... 48



5.2



Uraian Jabatan ............................................................................................ 49



5.3



Hubungan Tata Kerja ................................................................................. 49



BAB VI ................................................................................................................. 61 PEMBAHASAN ................................................................................................... 61 6.1



Pengelolaan Berkas Di Unit Rekam Medis ................................................ 61



6.1.1



Tenaga Pelaksana ................................................................................ 61



6.1.2



Kategori .............................................................................................. 62



6.1.3



Sistem Penamaan ................................................................................ 62



6.1.4



Sistem Penomoran .............................................................................. 63



6.2



Metode........................................................................................................ 64



6.3



Analisis Penyebab Masalah........................................................................ 64



6.4



Alternatif Pemecahan Masalah .................................................................. 65



6.5



Rencana Pelaksanaan Kegiatan .................................................................. 66



BAB VII ................................................................................................................ 71 7.1



Kesimpulan ................................................................................................ 71



7.2



Saran ........................................................................................................... 71



vii



B AB I PENDAHULUAN 1.1



Latar Belakang Rumah sakit merupakan salah satu lembaga yang memberikan jasa



pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Berdasarkan UU No. 44 Tahun 2009, rumah sakit merupakan penyelenggara pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yaitu promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Kesehatan saat ini merupakan hal yang paling berharga dan telah menjadi kebutuhan pokok masyarakat. Semakin tinggi Pendidikan dan ilmu pengetahuan, serta kondisi sosial ekonomi masyarakat mengakibatkan kesadaran tentang pentingnya kesehatan semangkin meningkat. Dengan demikian tuntutan masyarakat terhadap palayanan kesehatan tentu harus sesuai dengan harapan. Dengan pelayanan yang sesuai, maka harapan pasien terhadap pelayanan suatu jasa dapat terpenuhi atau bahkan melebihi harapannya sehingga menimpulkan kepuasan pasien. Dalam mencapai tujuan pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pasien maka perlu diperhatikan hal yang berperan penting dalam menentukan persepsi pasien antara lain meliputi fasilitas, peran dokter, tenaga medis dan perawat (Supriyanto dan Soesanto, 2012). Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 Mengenai Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip pada dunia medis atau kedokteran dikenal sebagai Rekam Medis. Menurut



Peraturan



Menteri



Kesehatan



Republik



Indonesia



No.269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis Bab 1 Pasal 1, Rekam



1



Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam Medis bersifat rahasia dan di dalamnya memuat tentang hasil dari diagnosis pasien serta catatan mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan dan dokter serta semua rekaman kegiatankegiatan medis yang dilakukan pasien selama berobat. Tujuan dari Rekam Medis ialah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi. Suatu rekam medis mempunyai nilai administrasi, hal ini berhubungan dengan isi dari rekam medis yang menyangkut tindakan dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan medis. Rumah sakit memiliki kewajiban untuk menyelenggrakan rekam medis. bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk yang baik, maka setiap rumah sakit diwajibkan : a. Memiliki dan mengolah data statistik, sehingga dapat menghasilkan data informasi yang up to date. b. Memiliki prosedur penyelenggaraan rekam medis yang berdasarkan pada ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan (Depkes, 2006). Dalam UU Praktik Kedokteran mengenai pengaturan tentang rekam medis pada Pasal 46 yang mana berisi setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis. Rekam medis yang dimaksud ialah harus segera dilengkapi setelah pasien selesai menerima pelayanan kesehatan. Setiap catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan (UU No. 29, 2004). Rekam medis berkaitan pada pencatatan, pengolahan data, dan pelaporan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan di rumah sakit. Adapun proses kegiatan penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien dirumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis



2



dirumah sakit, dan dilanjutkan dengan pengelolaan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman karena pasien datang berobat, dirawat, atau keperluan lainnya. Proses pengolahan rekam medis dari bagian Assembling, Coding, Indeksing, Analising dan Filling (Depkes, 2006). Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat/dipulangkan. Setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis harus disimpan untuk jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut (Permenkes, No. 269, 2008). Hasil penelitian yang telah dilakukan oleh Watung, dkk (2018) mengenai analisis sistem pengelolaan rekam medis pasien rawat inap RSUD DR. Sam Ratulangi Tondano, didapatkan bahwa dibagian Assembling, belum berjalan denga baik dikarenaan keterbatasan tenaga SDM, pemahaman SOP masih kurang, dokumen rekam medis masih belum lengkap dan keterlambatan waktu dalam pengembalian dokumen rekam medis. Di bagian Koding, Indeksing, tulisan dokter yang sulit dibaca serta adanya penggunaan singkatan-singkatan yang tidak baku berpengaruh terhadap proses koding sehingga data yang dihasilkan menjadi tidak akurat dan harus menunggu pengumpulan kode baru data diolah menjadi kartu indeks. Di bagian Filling, sarana dan prasarana tidak mendukung serta pengawasan dari pihak rumah sakit yang tidak rutin. Berdasarkan hasil observasi awal penelitian, bahwa jumlah pasien rawat inap dan rawat jalan pada tahun 2021 berjumlah 25.294 dokumen. Jumlah pasien rawat inap berjumlah 6.576 dokumen sedangkan pasien rawat jalan berjumlah 18.718



dokumen.



Dokumen-dokumen



ini



tentu



berpengaruh



terhadap



penggelolaan dan penyimpanan rekam medis itu sendiri sehingga ini perlu dikelola.



3



Rekam Medis di RSUD dr. Doris Sylvanus belum dikelola dengan baik. Hal ini terlihat dalam pengolahan dan pengarsipan dokumen yang belum teratur sehingga terjadi penumpukan dokumen pasien. Dalam pengelolaan rekam medis untuk menunjang mutu pelayanan bagi rumah sakit, pengelolaan rekam medis harus efektif dan efisien. Berkas rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus yang belum tersusun dengan rapi menyebabkan beberapa berkas ada yang terselip, dikarenakan sistem yang digunakan masih berupa sistem manual terkadang terdapat berkas yang masih tercecer atau ada yg tertinggal di poliklinik. Penyimpanan arsip rekam medis masih di gabungkan antara ruangan rekam medis aktif dan rekam medis inaktif yang seharusnya dipisah tetapi karena keterbatasan ruangan sehingga rekam medis aktif dan rekam medis inaktif digabungkan sehingga menyebabkan kurang maksimal nya ruangan tersebut digunakan. RSUD dr. Doris Sylvanus belum menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS), diperkirakan penggunaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) tersebut dimulai bulan depan, untuk saat ini RSUD dr. Doris Sylvanus masih melakukan pengelolaan rekam medis secara manual. Sarana dan prasarana sebagai pendukung kerja petugas pengelolaan rekam medis pada ruangan arsip rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus masih kurang dan tidak lengkap sehingga belum dapat menunjang pekerjaan petugas rekam medis. Misalnya alat-alat elektronik seperti komputer yang sudah ada masih dirasakan kurang dan tidak terkoneksi dengan internet. Berdasarkan kondisi yang disampaikan, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Laporan residensi Pengelolaan Rekam Medis untuk Rawat Jalan di RSUD dr.Doris Sylvanus, Palangka Raya”.



4



1.2



Tujuan Residensi



1.2.1



Tujuan Umum Agar mashasiswa Program Magister Kesehatan peminatan Kajian Administrasi Rumah Sakit memiliki pemahaman dan keterampilan dasar yang cukup dalam pengelolaan manajemen di RSUD dr.Doris Sylvanus yang didasarkan pada ilmu yang diperoleh selama mengikuti perkuliahan



1.2.2 1.



Tujuan Khusus



Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang ruang lingkup kegiatan manajemen dalam pengelolaan berkas di Unit Produksi yaitu Rawar Jalan (poli) dan Unit Penunjang (Rekam Medis).



2.



Melakukan pengamatan secara langsung kegiatan bagian Pengelolaan Manajemen di RSUD dr.Doris Sylvanus.



3.



Menganalisa, mengidentifikasi dan menetapkan prioritas masalah yang ada di bagian pengelolaan untuk dapat memberikan alternatif pemecahan masalah yang ditemukan.



4.



Untuk penyusunan rencana kegiatan (planning of action (POA)) intervensi pemecahan masalah pengelolaan RSUD dr.Doris Sylvanus.



1.3



Manfaat Residensi



1.3.1



Bagi Mahasiswa



1. Dapat menerapkan teori manajemen yang diperoleh dalam perkuliahan khususnya manajemen rumah sakit 2. Mampu mengidentifikasi masalah-masalah dalam manajemen RSUD dr.Doris Sylvanus secara lebih komperehensif, berdasarkan kajian yang telah dipelajari diperkuliahan, sekaligus mempunyai kesempatan ikut serta dalam upaya pemecahan masalah 3. Mendapatkan pengalaman nyata untuk bersosialisasi, berdiskusi dan bekerjasama secara tim dan teman sekelompok seta semua pihak yang terkait dengan kegiatan residensi ini terutama pihak RSUD dr.Doris Sylvanus



5



1.3.2



Bagi Pihak RSUD dr.Doris Sylvanus



1. Mendapat masukan dalam penyelesaian masalah manajemen dan pelayanan kepada pasien yang ada sesuai dengan bidang program yang didiskusikan Bersama mahasiswa residensi 2. Memberikan masukan bagi unit terkait yaitu dapat menjadi salah sau pertimbangan memaksimalkan pengelolaan berkas di Unit Produksi yaitu Rawar Jalan (poli) dan Unit Penunjang (Rekam Medis) 3. Mempunyai sumber informasi tentang Pendidikan di Program Pasca Sarjana Kesehatan Universitas Esa Unggul, sehigga terbuka kemunginan untuk melakukan kerjasama lebih lanjut dibidang penellitian manajerial maupun teknis tentang masalah kesehatan yang ada di RSUD dr.Doris Sylvanus



6



BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1



Rekam Medis Rekam Medis merupakan salah satu komponen administrasi dalam



pelayanan kesehatan di rumah sakit. Seperti halnya arsip, rekam medis bersifat rahasia yang memuat tentang hasil diagnosis pasien, catatan tentang tindakantindakan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan dan dokter serta semua rekaman kegiatan medis yang dilakukan pasien selama berobat. 2.1.1



Pengertian Rekam Medis Rekam Medis menurut Geoffrey A. Robinson dalam buku Hospital



Administration, London, Butterworths, 1966. Medical Records is term used in a limited sense to refer to the case notes of each patients treated at the hospital. (Rekam Medis adalah istilah yang digunakan dalam arti terbatas untuk merujuk pada catatan kasus setiap pasien yang dirawat di rumah sakit). Rekam Medis menurut an introduction guide of organizing health records, AMRA (American Medical Record Association), Chicago,1975. A health records contain all the information about patient. His illness and treatment and entries in it are recorded in the order in which events of care occur. This chronologis recording justifies diagnosis and treatments and their relationship to result. (Catatan kesehatan berisi semua informasi tentang pasien. Penyakit dan perawatan serta entri-entri di dalamnya dicatat dalam urutan kejadian perawatan. Rekaman kronologis ini membenarkan diagnosis dan perawatan serta hubungannya dengan hasil). Rekam Medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan pasien selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir. Rekaman medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas pasien, anamneses penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medic yang diberikan



7



kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Rustiyanto, 2009). Rekam Medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (Health Information Management, Edna K Huffman, 1999). Pasal 1 angka 1 Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis yakni Rekam Medis adalah “berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada Pasien”. Kalau diartikan secara dangkal, rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada hanya sekedar catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit dalam hal ini ke datang ke rumah sakit. Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem penyelenggaraan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan daripada penyelenggaraan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit dan dilanjutkan



dengan



penanganan



berkas



rekam



medis



yang



meliputi



penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman oleh pasien atau untuk keperluan lainnya.



8



2.1.2



Tujuan Rekam Medis Berdasarkan buku pedoman pengelolaan rekam medis yang dikeluarkan



oleh Departemen Kesehatan RI, rekam medis memiliki tujuan yaitu menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog dengan kegunaan rekam medis. 2.1.3



Kegunaan Rekam Medis Menurut Hatta (2009) rekam medis memiliki kegunaan, adapun kegunaan



dari rekam medis dapat di lihat dari beberapa aspek yang disingkat dengan ALFRED PH MP. 1. Aspek Administrasi (Administrasion): Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 2. Aspek Hukum (Legal): Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum,karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan, Rekam Medis adalah milik Dokter dan Rumah Sakit sedangkan isinya terdiri dari Identitas Pasien, Pemeriksaan, Pengobatan, Tindakan dan Pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat di miliki oleh pasien sesuaidengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No.29 Tahun 2009 Pasal 46 ayat (1), penjelasan). 9



3. Aspek Keuangan (Financial): Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek keuangan. 4. Aspek Penelitian (Research): Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. 5. Aspek Pendidikan (Education) : Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang di berikan kepada pasien, informasi tersebut dapat di pergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi pendidikan kesehatan. 6. Aspek Dokumentasi (Documentation) : Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan di pakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. 7. Public Health : Suatu berkas rekam medis dapat di gunakan sebagai bahan untuk memprediksi atau mengidentifikasi penyebaran penyakit yang ada sekarang dan masa yang akan datang serta untuk meningkatkan derajat kesehatan nasional atau dunia. 8. Marketing Planning : suatu berkas rekam medis dapat di gunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan pengembangan pemasaran dengan mempromosikan pelayanan yang ada.



10



2.2



Sistem Pengelolaan Rekam Medis Sistem pengelolaan rekam medis menurut buku Pendoman Pengelolaan



Rekam Medis, Depkes RI 1997 adalah sebagai berikut :



2.2.1



Sistem Penamaan Rekam Medis Berdasarkan buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di



Indonesia (1997:12) sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lainnya, sehingga mempermudah/memperlancar didalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit. Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatat adalah : nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari duaa suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini : 1. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih; 2. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang pasien bersuami; 3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya nama ayah); 4. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama keluarga/marga atau surname didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri; Dalam sistem penamaan rekam medis diharapkan : a. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan; b. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan statusnya; c. Pencantuman title selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien; d. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien;



11



2.2.2



Sistem Penomoran Rekam Medis Ada tiga macam sistem pemberian nomor pasien masuk (admission



numbring system) yang umumnya dipakai yaitu : 1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering Systim) Istilah yang biasa digunakan adalah “Serial Numbring Systim” dengan sistim ini setiap penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali, maka ia akan mendapat lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang telah diberikan kepada penderita tersebut harus dicatat pada “Kartu Indeks Utama Pasien” yang bersangkutan. Sedangkan rekam medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya. 2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering Systim) Istilah yang biasa digunakan adalah “Unit Numbering Systim” berbeda dengan sistim seri. Sistim ini memberikan satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. Pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai penderita berobat jalan ataupun dirawat, kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya, sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan di dalam berkas dibawah satu nomor. 3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering Systim) Istilah yang biasa digunakan adalah “Serial Unit Numbering Systim”. Sistim nomor ini merupakan sistesis antara sistim seri dan sistim unit. Setiap pasien berkunjung ke rumah sakit, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis. Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru. Ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda penunjuk (out guide) yang menunjukkan 12



kemana rekam medis tersebut telah dipindahkan. Tanda penunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama. Hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan rekam medis. 2.2.3



Sistem Penyimpanan Rekam Medis Sebelum menentukan suatu sistim yang akan dipakai perlu terlebih dahulu



mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang dalam pengelolaan rekam medis. Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu : 1. Sentralisasi Sentralisasi ini diartikan menyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya. Kebaikannya : a. Mengurangi



terjadinya



duplikasi



dalam



pemeliharaan



dan



penyimpanan rekam medis b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di standardisasikan d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan e. Mudah menerapkan sistem unit record Kekurangannya : a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam



13



2. Desentralisasi Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis. Kebaikannya : a. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan Kekurangannya : a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaanya tergantung pada situasi dan kondisi masing masing rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain : 1. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis. 2. Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah Daerah. Sistem penyimpanan menurut nomor, yang sering dipraktekkan yaitu : 1. Cara Nomor Langsung Penyimpanan dengan sistem nomor langsung ( Straight numerical filling system) adalah penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya. Misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 465023, 465024, 465025. Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan



14



nomor yang berurutan pada waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif. Mungkin satu hal yang paling menguntungkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan, pada saat penyimpanan rekam medis, petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi kekeliruan. 2. Sistem Angka Akhir Penyimpanan dengan sistem angka akhir lazim disebut terminal digit filling system. Disini digunakan nomor-nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri. Banyak keuntungan dan kebaikan dari pada sistem penyimpanan angka akhir, seperti : a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (section) didalam rak penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak disatu tempat (atau section), dimana rekam medis harus disimpan di rak. 50 Angka ketiga (tertiary digits) 50 Angka kedua (secondary digits) 50 Angka pertama (primary Digits) b. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : section 0024, section 25-49, section 50-74, section 75-99. c. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section.



15



d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru dissection tersebut. e. Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong. f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak). g. Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan



hanya



memperhatikan



dua



angka



saja



dalam



memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka. 3. Cara Angka Tengah Istilah yang dipakai adalah penyimpanan dengan sistem angka tengah (middle digit filling sistem). Disini penyimpanan rekam medis disurut dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir. Namun angka pertama, angka kedua, angka ketiga, berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah tengah menjadi angka pertama, psangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga. Lihat contoh dibawah ini : 58-78-96



99-78-96



58-78-97



99-78-97



58-78-98



99-78-98



Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini : a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam yang nomornya berurutan b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebih mudah dari pada penggantian sistem nomor langsung kesistem angka akhir.



16



c. Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir e. Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada section



penyimpanan



tertentu,



dengan



demikian



kekeliruan



penyimpanan dapat dicegah. Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah : a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama b. Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan ketempat penyimpanan tidak aktif c. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih dari angka. 2.2.4



Tata Cara Pengambilan Rekam Medis



1. Pengeluaran Rekam Medis Ketentuan pokok yang harus ditatai ditempat penyimpanan adalah : a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga bagi petugas petugas rekam medis sendiri. b. Seorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam medis diperbolehkan tidak berada dirak penyimpanan. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari informasi yang diperlukan. c. Rekam medis



17



tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan. 2. Petunjuk Keluar Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam pengunnaanya “Petunjuk Keluar” ini dilettakan sebagai pengganti pada tempat map-map rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada diluar rak tersebut, sampai map rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali. Petunjuk keluar yang paling umum dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi dengan catalog temple tempat menyimpan surat pinjam. Petunjuk keluar ini dapat diberi warna, yang maksudnya untuk mempercepat petugas melihat tempat-tempat penyimpanan kembali mapmap rekam medis yang bersangkutan. Petunjuk keluar ini haruslah dibuat dari bahan (kertas) yang keras dan kuat. 3. Kode Warna untuk Map/Sampul Rekam Medis Kode warna dimaksudkan untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Garis-garis warna dengan posisi yang berbeda-beda untuk tipa seksi penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Kode warna sangat efektif apabila dilaksanakan dengan sistem penyimpanan/terminal digit atau middle digit. Cara yang sering diguanakan adalah menggunakan 10 (sepuluh) macam warna untuk sepuluh angka 0 sampai 9. Dua garis warna dalam posisi yang sama dapat dipakai sebagai pengenal untuk pasangan angka yang merupakan angka pertama (primary 21 digit). Dalam hal ini garis warna diatas untuk angka sebelah kiri dan garis warna dibawahnya untuk angka sebelah kanan.



18



2.2.5



Pengangkutan Rekam Medis Ada berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Pada sebagian rumah



sakit, pengangkutan dilakukan dengan tangan dari satu ketempat lainnya, oleh karena itu bagian rekam medis harus memuat satu jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai bagian yang ada di rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengambilan ini ditentukan jumlah pemakaian rekam medis. Petugas rekam medis tidak dapat mengirim satu-satu rekam medis secara rutin pada saat diminta mendadak. Untuk ini bagian-bagian lain yang memerlukan (untuk darurat) harus mengirim petugasnya untuk mengambil sendiri kebagian rekam medis. Beberapa rumah sakit menggunakan “pneumatic tube” pipa tekanan medis yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke berbagai bagian. Namun pemakaian pipa angin ini sering macet karena tebalnya rekam medis yang dikirim. Penggunaan teknologi dibidang computer, diharapkan lebih mempercepat panyaluran data-data penderita dari satu tempat ketempat lain. 2.2.6



Perencanaan Terhadap Rekam Medis Tidak Aktif Hanya



sedikit



bagian



rekam



medis



yang



mempunyai



ruangan



penyimpanan rekam medis yang cukup luas. Sebagian besar bagian rekam medis selalu menghadapi masalah kuranya penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active record) harus ditetapkan sehingga sellau tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang baru. Dari segi praktisnya dapat dikatakan, patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif maupun rekam medis tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rekam medis menetukan 5 tahun adalah batas umum untuk rekam medis yang aktif, sedangkan dirumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat terbatasnya ruangan penyimpanan. Pada umumnya rekam medis yang dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebut juga tidak digunakan lagi. Apabila sudah tidak tersedia lagi tempat penyimpanan rekam medis harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis baru. Rekam medis- Rekam medis yang tidak



19



aktif dapat disimpan di ruangan lain atau Microfilm. Rak-rak penyimpanan rekam medis tidak aktif dapat diletakkan diruang tersendiri yang sama sekali terpisah dari bagian pencatatan medis, pada saat diambilnya bagian rekam medis yang tidak aktif, ditempat semula harus diletakkan tanda keluar, hal ini mencegah pencarian yang berlarut-larut pada sewaktu waktu rekam medis tidak aktif tersebut diperlukan. Rumah sakit diwajibkan tetap memelihara indeks, register, kartu lintasan yang berisi data-data dasar seperti : tanggal masuk/keluar rumah sakit, nama dokter yang bertanggung jawab, diagnose dan operasi. 2.3



Petugas Rekam Medis Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2013:3),



disebutkan perekam medis adalah seorang yang lulus pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2013 :4), seorang pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan sebagai berikut : 1. Standar kelulusan Diploma tiga sebagai Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 2. Standar kelulusan Diploma empat sebagai Sarjana Terapan Rekam Medis dan Informasi kesehatan 3. Standar kelulusan Sarjana sebagai Sarjana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 4. Standar kelulusan Magister sebagai Magister Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Dalam melaksanakan pekerjaanya, perekam medis mempunyai kewajiban ; a. Menghormati hak pasien/klien b. Menyimpan rahasia pasien/klien sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan c. Memberikan data dan informasi kesehatan berdasarkan kebutuhan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan



20



d. Membantu program pemerintah dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat e. Mematuhi standard profesi,standard pelayanan, dan standard prosedur operasional. Dalam menjalankan pekerjaannya, perekam medis mempunyai hak : i.



Memperoleh



perlindungan



hukum



dalam



melaksanakan



pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan sesuai standard profesi rekam medis ii.



Memperoleh informasi yang lengkap dan jujur dari klien dan/atau keluarganya



iii.



Melaksanakan tugas sesuai dengan kompetensi



iv.



Menerima imbalan jasa profesi



v.



Memperoleh jaminan perlindungan terhadap resiko kerja yang berkaitan dengan tugasnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.



2.4



Identifikasi Masalah Identifikasi Masalah Untuk meningkatkan kinerja dan mutu perencanaan



program kesehatan, diperkirakan suatu proses



perencanaan



yang akan



menghasilkan suatu rencana yang komprehensif. Perencanaan kesehatan adalah kegiatan yang perlu dilakukan di masa yang akan datang. Langkah-langkah perencanaan sebetulnya hampir sama dengan alur pikir siklus pemecahan masalah, langkah-langkah pokok yang perlu dilakukan adalah : 1. Analisis situasi 2. Identifikasi masalah dan menetapkan prioritas 3. Menetapkan tujuan 4. Melakukan analisis untuk memilih alternatif kegiatan terbaik 5. Menyusun rencana operasional



21



Kelima langkah pokok di atas harus dilaksanakan secara berurutan (sistematis) dan setiap langkah yang dilakukan memiliki tujuan masing-masing. Analisis situasi sebagai langkah awal dalam perencanaan harus dilakukan sebaik mungkin, sehingga dapat diperoleh gambaran tentang masalah kesehatan yang ada serta faktor-faktor yang mempengaruhi masalah kesehatan tersebut, yang merupakan tujuan dari analisis ini, pada akhirnya akan diperoleh hasil dari analisis ini yang merupakan titik tolak perencanaan kesehatan terpadu. Dalam perencanaan kesehatan yang termasuk masalah tidak terbatas pada masalah gangguan kesehatan saja, akan tetapi meliputi semua faktor yang mempengaruhi kesehatan penduduk (lingkungan, prilaku, kependudukan dan pelayanan kesehatan). Menurut defenisi, masalah adalah terdapatnya kesenjangan (gap) antara harapan dan kenyataan. Oleh sebab itu, cara perumusan masalah yang baik adalah kalau rumusan tersebut jelas menyatakan adanaya kesenjangan. Kesenjangan tersebut dikemukakan secara kualitatif dan dapat pula secara kuantitatif. Identifikasi dan prioritas masalah kesehatan merupakan bagian dari proses perencanaan harus dilaksanakan dengan baik dan melibatkan seluruh unsur terkait rumah sakit. Sehingga masalah yang ditetapkan untuk ditanggulangi merupakan masalah dari rumah sakit, sehingga dalam pelaksanaan kegiatan untuk menanggulangi masalah kesehatan yang di rumah sakit.



2.5



Prioritas Masalah Dalam menetapkan prioritas masalah perlu dilakukan penetapan kriteria



pemilihan masalah yaitu faktor-faktor yang menjaring masalah satu dengan masalah lainnya dengan membedakan suatu masalah dari berat masalah dan dampak. Dari berbagai masalah yang ditemukan tidak mungkin seluruhnya dapat ditanggulangi dalam waktu yang bersamaan, untuk itu perlu adanya prioritas masalah. Karena tidak akan cukup sumber daya yang ada jika semua masalah diselesaikan dalam waktu yang bersamaan. Metode yang digunakan untuk



22



penentuan prioritas masalah adalah metode matriks USG (Urgency, Seriousness, Growth). Matriks ini menggunakan skor 1 – 5. Menurut Kepner dan Tragoe (1981) menyatakan untuk menentukan pentingnya suatu masalah dibandingkan dengan masalah yang lain dilihat dari: a. Bagaimana gawatnya masalah dilihat dari pengaruhnya sekarang ini terhadap produktifitas, orang dan sumber dana dan daya? b. Bagaimana mendesaknya dilihat dari waktu yang tersedia? c. Bagaimana



perkiraan



yang



terbaik



mengenai



kemungkinan



berkembangya masalah? 2.5.1



Urgency U : Urgency, mendesaknya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan



masalah tersebut. Semakin mendesak suatu masalah untuk diselesaikan maka semakin tinggi urgensi masalah tersebut N 2.5.2



Seriousness S : Seriousness, dampak dari adanya masalah tersebut terhadap organisasi.



Terutama dampak yang menimbulkan kerugian bagi organisasi seperti dampaknya terhdap produktivitas, keselamatan jiwa manusia, sumber daya atau sumber dana. Semakin tinggi dampak tersebut terhadap organisasi maka semakin serius masalah tersebut. 2.5.3



Growth G : Growth, pertumbuhan masalah. Semakin cepat berkembang masalah



tersebut maka semakin tinggi tingkat pertumbuhannya. Suatu masalah yang cepat berkembang maka semakin tinggi prioritas masalah tersebut. 2.6



Perumahan Masalah Setelah prioritas masalah yang kaan diselesaikan berhasil ditetapkan,



kegiatan selanjutnya yang perlu dilakukan adalah merumuskan pernyataan masalah (problem statement). Jika ditinjau dari sudut managemen, ada 4 hal pentingnya rumusan masalah antara lain : 1. Memahami masalah yang dihadapi secara benar dan tepat.



23



2. Menetapkan tujuan yang ingin dicapai 3. Menetapkan kegiatan yang akan dilakukan 4. Menilai hasil yang dicapai Perumusan masalah harus memenuhi kaidah sebagai berikut: 1. Terukur, oleh karena itu dinyatakan dalam bentuk kuantitaif. Hindari perumusan masalah yang bersifat umum. 2. Dinyatakn dalam bentuk operasional 3. Memenuhi unsur minimal 3 W, yaitu apa (what), dimana (where), kapan (when), dan 1 H (how). 4. Tidak menyalahkan seseorang, tidak mengungkapkan penyebab masalah dan tidak pula menyebut pemecahan masalah. 2.7



Penentuan penyebab masalah dengan Fishbone Analysis Analisa



tulang



ikan



(fishbone)



dipakai



jika



ada



perlu



untuk



mengkategorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah atau pokok persoalan denga cara yang mudah dimengerti dan rapi. Juga alat ini membantu kita dalam menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses. Yaitu dengan cara memecahkan proses menjadi sejumlah kategori yang berkaitan dengan proses, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan dan sebagainya. Manfaat menggunakan analisis tulang ikan (fishbone) adalah untuk memperjelas sebab-sebab suatu masalah atau persoalan yang ada sehingga dapat dicarikan penyebab yang paling potensial. Langkah-langkah penerapan : Langkah 1 : Menyiapkan sesi analisa tulang ikan Langkah 2 : Mengidentifikasi akibat masalah Langkah 3 : Mengidentifikasi berbagai faktor sebab utama Langkah 4 : Menemukan sebab–sebab potensial dengan cara sumbang saran Langkah 5 : Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama Langkah 6 : Mencapai kesepakatan atas sebab – sebab yang paling mungkin



24



Gambar 1. Penentu Penyebab Masalah dengan Fishbone



2.8



Menentukan Alternatif Pemecahan Masalah Alternatif pemecahan masalah adalah penentuan kegiatan-kegitanan



sebagai solusi dari masalah yang ada. Apabila pengumpulan data tentang penyebab masalah dilakukan denganbaik, maka penentuan alternatif pemecahan masalah akan lebih mudah dikerjakan. Kesalahan yang sering terjadi dalam menetapkan alternatif pemecahan masalah adalah tidak adanya hubungan dengan penyebab masalah. Oleh karena itu, perlu alternatif pemecahan masalah yang betul-betul mempunyai kaitan yang sangat erat dengan penyebab masalah. Apabila penyebab masalah sudah diketahui dengan benar, maka langkah ini menjadi lebih mudah. Seringkali pemecahan masalah dapat dilihat dengan mudah dari penyebab yang sudah teridentifikasi secara jelas. Alternatif pemecahan masalah dapat dituangkan dalam bentuk program dan kegiatan yang terukur. Alternatif pemecahan masalah harus betul-betul bisa menjawab masalah yang ada. Kesalahan yang sering terjadi adalah sering menetapkan pemecahan masalah yang tidak berhubungan dengan penyebabnya. 2.9



Penyusunan Rencana Aksi Rencana aksi (paln of action) untuk pemecahan masalahnya, perlu



memperhatikan faktor apa yang akan mendukung dan faktor apa yang akan menghambat. Beberapa faktor negativ (penghambat) yang seirng muncul misalnya penolakan terhadap perubahan, takut kehilangan jabatan, kemalasan,



25



kurangnya pengertian, tentang masalah dan sebagainya. Beberapa faktor yang bersifat pendukung antara lain kepuasan memecahkan masalah, penghargaan dari pasein dan sebagainya. Rencana aksi dapat disusun dalam bentuk tabel (gant chart) yang memuat kegiatan tujuan masing-masing kegiatan, pelaksanaan, sumber daya yang digunakan, waktu pelaksanaan, dan indikator keberhasilan.



26



BAB III ANALISIS SITUASI 3.1 Profile Rumah Sakit 3.1.1



Gambaran Umum RSUD dr.Doris Sylvanus



Perkembangan RSUD dr. Doris Sylvanus dimulai pada tahun 1959 dengan adanya kegiatan klinik di rumah bapak Abdul Gapar Aden, Jl Suta Negara Nomor 447 yang dikelolanya sendiri dibantu oleh isterinya, ibu Ns Nama dr. Doris Sylvanus sendiri diambil nama seorang dokter pertama asli Kalimantan Tengah.35 Pada tahun1960 Klinik pindah ke Jl. Suprapto (rumah mantan Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Kalimantan Tengah) dan pada tahun 1961 pindah lagi di Jl Bahutai Dereh (sekarang Jl. Dr Sutomo Nomor 9) dan berubah menjadi rumah sakit kecil berkapasitas 16 tempat tidur yang dilengkapi dengan peralatan kesehatan beserta laboratorium (http://rsdorissylvanus.kalteng.go.id/ , diakses 19 Agustus 2021). Sampai dengan tahun 1973 Rumah Sakit Palangka Raya masih di bawah pengelolaan / milik Pemerintah Dati II Kodya Palangka Raya dan selanjutnya dialihkan pengelolaannya / menjadi milik Pemerintah Propinsi Dati I Kalimantan Tengah. Rumah sakit terus dikembangkan menjadi 67 tempat tidur dan pada tahun 1977 secara resmi menjadi rumah sakit kelas D (sesuai dengan klasifikasi Departemen Kesehatan RI). Kapasitas terus meningkat menjadi 100 tempat tidur pada tahun 1978 . Pada tahun 1980 kelas rumah sakit ditingkatkan menjadi kelas C sesuai dengan kriteria Departemen Kesehatan RI dan SK Gubernur Kalimantan Tengah Nomor 641/ KPTS/ 1980 dengan kapasitas 162 tempat tidur. Sembilan belas tahun kemudian pada tahun 1999 sesuai Perda Nomor 11 tahun 1999 RSUD dr. Doris Sylvanus kelasnya ditingkatkan menjadi kelas B non pendidikan walaupun belum diterapkan secara operasional karena pejabatnya belum dilantik. Dengan dilantiknya pejabat pengelola pada 1 Mei 2001, maka kelas B non pendidikan mulai diberlakukan secara operasional. Pada Tahun 2011 RSUD dr.



27



Doris Sylavanus terakreditasi 12 pelayanan dan menjadi Badan Layanan Umum Daerah. Pada tahun 2014 Rumah Sakit dr. Doris Sylvanus sudah menjadi Rumah Sakit Pendidikan sesuai dengan SK Menteri Kesehatan RI Nomor HK 02.03/I/0115/2014 Tentang penetapan RSUD dr. Doris Sylavnus sebagai Rumah Sakit Pendidikan. Dan pada tahun 2015 Rumah Sakit dr. Doris Sylvanus sudah memiliki 306 tempat tidur. Sedangkan sampai dengan bulan Desember 2017 jumlah tempat tidur di RSUD dr. Doris Sylvanus berjumlah 357 tempat tidur. Kedudukan Rumah Sakit Umum Daerah dr. Doris Sylvanus Palangka Raya berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Tengah nomor 9 tahun 2015 tentang Uraian Tugas Fungsi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah dr. Doris Sylvanus, merupakan unsur pendukung pemerintah daerah yang dipimpin oleh direktur yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. RSUD dr. Doris Sylvanus mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang pelayanan kesehatan masyarakat (http://rsdorissylvanus.kalteng.go.id/ , diakses 19 Agustus 2021). RSUD dr. Doris Sylvanus dalam melaksanakan tugas tersebut, menyelenggarakan fungsi: 1. Penyelenggaraan pelayanan medis; 2. Penyelenggaraan pelayanan kesehatan; 3. Penyelenggaraan pelayanan penunjang; 4. Penyelenggaraan pelayanan rujukan; 5. Penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengembangan dan, 6. Penyelenggaraan



administrasi



umum



dan



keuangan



(https://jdih.kalteng.go.id/uploads/prokum-2016021705202012.pdf, diakses Agustus 2021).



28



Pasal 5 Undang-undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, menyatakan bahwa Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggitingginya. Sehubungan dengan apa yang dimaksud dengan rumah sakit, maka fungsi rumah sakit adalah : 1. Penyelenggaraan pelayanan, pengobatan, dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit 2. Pemeliharaan



dan



peningkatan



kesehatan



perorangan,



melalui



pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai dengan kebutuhan medis 3. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan 4. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan. 3.1.2



Visi dan Misi RSUD dr. Doris Sylvanus



1. VISI Menjadi Rumah Sakit Pendidikan Unggulan di Kalimantan 2. MISI 1) Meningkatkan Pelayanan Yang Bermutu Prima dan Berbasis Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Kedokteran (IPTEKDOK); 2) Meningkatkan Sumber Daya Manusia yang Profesional dan Berkomitmen Tinggi;



29



3) Meningkatkan Prasarana dan Sarana yang Modern; 4) Meningkatkan Manajemen yang Efektif dan Efisien; 5) Meningkatkan Kualitas Pendidikan dan Penelitian di Bidang Kedokteran dan Kesehatan.



3.1.3 Tujuan Rumah Sakit Berdasarkan yan telah dikemukakan oleh Direktur RSUD dr. Doris Sylvanus bahwasanya pelayanan di rumah sakit semakin berkembang, selain mencakup 4 (empat) pelayanan dasar yaitu Penyakit Dalam, Kesehatan Anak, Kebidanan dan Penyakit Kandungan, Bedah, saat ini sudah mencakup Mata, THT, Jantung, Neurologi, Bedah Mulut, Penykit Kulit dan Kelamin, Anastesi, Patologi Klinik/Laboratorium, Radiologi, Kedokteran Gigi Anak, Bedah Anak, Orthopedi, Urologi, Rehabilitasi Medik, Hemodialisa dan lain-lain. Catatan-catatan tersebut di atas menunjukan kesungguhan Rumah Sakit Umum Daerah dr. Doris Sylvanus untuk berbenah dan berkembang sesuai tuntutan serta kebutuhan masyarakat Kalimantan Tengah. Kepuasan pelanggan (costumer) menjadi tujuan utama untuk kami melayani, sehingga dengan terbitnya profil ini, saya mengajak segenap civitas hospitalia untuk merenung akan nilainilai pelayanan, serta berupaya terus menerus meningkatkan semangat membangun yang sudah diberikan oleh pendahulu kita untuk menuju Rumah Sakit Kelas B Pendidikan yang terakreditasi.



3.2 Motto Rumah Sakit Motto dari RSUD dr. Doris Sylvanus adalah sebagai berikut : “Bajenta Bajorah” Yang artinya memberikan pelayanan dan pertolongan kepada semua orang dengan baik, ramah, tulus hati dan kasih sayang.



30



3.3 Struktur Organisasi Berdasarkan pernyataan dari pihak terkait, bahwasanya rumah sakit dipimpin oleh seorang direktur utama yang bertugas memimpin, menjabarkan kebijakan



yayasan



ke



dalam



kebijakan



operasional/pelaksanaan



dan



mengkoordinasikan serta mengawasi pelaksanaan aktifitas rumah sakit sesuai yang ditetapkan oleh yayasan dan peraturan perundang– undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugasnya direktur utama dibantu oleh direktur umum dan direktur keuangan dan SDM. Direktur utama juga membawahi : manager farmasi, pelayanan medis, SPI & quality assurance, keperawatan, penunjang medis, marketing & customer service, komite mutu, komite medik, komite PPI dan Tim PKRS. Direktur umum membawahi : manager umum dan manager pemeliharaan. Direktur keuangan membawahi: manager akuntansi keuangan & manager SDM. 3.4.1 Fungsi, Tugas, Wewenang Dan Kewajiban Direksi 3.4.1.1 Fungsi Direksi a. Memimpin jajaran organisasi untuk menjamin pelaksanaan Rumah Sakit mencapai sasaran strategis dan operasional. b. Melaksanakan seluruh kebijakan, sistem manajemen terintegrasi, Hospital Information System (HIS). c. Memenuhi regulasi, legalitas dan etika rumah sakit, termasuk standar keselamatan pasien (patient safety). d. Mewujudkan perencanaan strategis Rumah Sakit. e. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran tahunan. f. Mengusulkan rencana pembangunan dan pengembangan sarana dan prasarana rumah sakit yang diperlukan sejalan dengan kebutuhan saat ini dan pengembangan di masa depan. g. Bersama dengan Governing Board merumuskan strategi dan rencana induk pengembangan Rumah Sakit. h. Melaporkan kegiatan manajemen eksekutif Rumah Sakit meliputi laporan pelayanan, ketenagakerjaan, dan keuangan.



31



i. Memelihara hubungan baik dengan pemerintah, organisasi perumahsakitan, organisasi profesi, dan masyarakat. 3.4.1.2 Tugas Direksi a. Melaksanakan fungsi-fungsi eksekutif/ manajemen Rumah Sakit secara terpadu, efisien, efektif, dan kreatif dalam batas-batas kewenangan yang ditetapkan oleh Komisaris, secara good governance (asas pelaksanaan yang transparan, taat hukum dan etika, mandiri, profesional, adil, dan akuntabel). b. Menyusun rencana strategis dan anggaran tahunan Rumah Sakit yang telah disetujui oleh Pembina untuk kemudian melaksanakannya. c. Menyusun Sistim Pelaporan Rumah Sakit. d. Mengatur organisasi dalam menjalankan fungsi-fungsi Rumah Sakit untuk mencapai Standar Pelayanan Rumah Sakit yang ditentukan. e. Membangun budaya Rumah Sakit sesuai dengan strategi memberikan pelayanan yang memuaskan pengguna jasa kesehatan. f. Penyelesaian masalah internal Rumah Sakit. 3.4.2.2 Wewenang Direksi a. Menyetujui pengeluaran biaya Rumah Sakit sesuai anggaran. b. Menentukan tindakan taktis untuk menjamin kesehatan keuangan Rumah Sakit. c. Mengusulkan kepada Pengurus tentang perbaikan pelayanan Rumah Sakit. s. Mengusulkan struktur organisasi atau perubahan struktur organisasi Rumah Sakit. d. Memastikan standar pelayanan Rumah Sakit dijalankan oleh semua fungsi dalam organisasi Rumah Sakit. e. Mengendalikan pelaksanaan kebijakan dari pemilik dan jajaran Rumah Sakit di bawahnya.



32



f. Menunjuk perusahaan farmasi yang akan memasok obat dan alat kesehatan untuk digunakan oleh tenaga medis dengan persetujuan Pengurus. g. Menunjuk perusahaan alat Medis yang akan memasok peralatan medis untuk digunakan oleh tenaga medis dengan persetujuan Pengurus. h. Menetapkan Surat Keputusan Direktur dan pejabat struktural. i. Membuat dan menandatangani perjanjian-perjanjian untuk pelaksanaan kegiatan outsourcing jasa-jasa tertentu, kerja sama operasional (KSO), penyewaan ruangan Rumah Sakit untuk keperluan pelayanan bukan kesehatan dengan pihak ketiga bersama dengan Pengurus. 3.5



Tanggung Jawab dan Hak Direksi RSUD dr. Doris Sylvanus



3.5.1



Tanggung Jawab



a. Pemenuhan standar pelayanan rumah sakit kepada pelanggan (pasien, institusi) dan mitra kerja serta pemasok. b. Pelaksanaan regulasi, regulasi, legalitas dan etika rumah sakit, termasuk penyelenggaraan praktik kedokteran. c. Menyampaikan laporan dan analisis kinerja rumah sakit secara periodik (bulanan, triwulan dan tahunan). d. Menyelesaikan permasalahan dengan pihak eksternal. 3.6



Direktur Utama



Direktur utama bertanggung jawab penuh atas efektifitas rancangan, pelaksanaan dan pemeliharaan aktifitas RSUD dr. Doris Sylvanus secara keseluruhan serta berkewajiban menetapkan kebijakan, memberikan arahan dan melakukan tindakan untuk menjamin bahwa seluruh aktivitas berjalan dengan baik. Dalam pelaksanaan tugas, Direktur Utama dapat dibantu oleh 1 atau beberapa direktur, Internal Audit, Komite Medik serta Komite Etik dan Hukum yang berada langsung dibawah Direktur Utama.



33



3.6.1



Direktur Medik Direktur Medik bertugas membantu Direktur Utama yang



bertanggung jawb untuk merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi aktivitas pelayanan Medik, Keperawatan, Penunjang Medis dan Farmasi 3.6.2



Direktur Umum Direktur Umum bertugas memantu Direktur Utama dalam



merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi aktifitas umum dan pengadaan 3.6.3



Direktur Keuangan Direktur Keuangan bertugas membantu Direkur Utama dalam



merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi aktifitas keuangan sesuai dengan standar akreditasi rumah sakit, Sistem Informasi dan Sumber Daya Manusia.



34



35



3.7 Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia Dalam operasional RSUD Dr. Doris Sylvanus, Departemen SDM mempunyai peranan penting dalam kegiatan pemenuhan kebutuhan tenaga, baik secara kuantitas dan kualitas yang ditunjang oleh kompetensi dan skill sesuai profesi.



36



Gambar 4. Daftar SDM Direktur RSUD. Dr. Doris Sylyanus 3.8 Output dari Rumah Sakit 3.8.1 Pelaporan Rekam Medis Pelaporan rekam medis adalah pelaporan kegiatan seluruh pelayanan ang ada di RSUD dr Doris Sylvanus. Pelaporan Rekam Medis dibutuhkan untuk pihak internal dan eksternal RSUD dr Doris Sylvanus, laporan rekam medis yang dibutuhkan internal RSUD dr Doris Svanus diserahkan kepada : 1. Direktur RSUD dr Doris Sylvanus. 2. Wadir Pelayanan Medik 3 Kepala Bidang Pelayanan Medik Laporan rekam medis yang dibutuhkan oleh pihak eksternal RSUD dr Doris Sylvanus. diserahkan kepada : 1. Dinas Kesehatan Tingkat II (Kota/Kabupaten) 2. Dinas Kesehatan Tingkat I (Propinsi) 3. Departemen Kesehatan melalui Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Pelaporan yang dibuat oleh Instalasi rekam medis yaitu : 1. Laporan Bulanan Laporan Bulanan di Instalasi rekam medis yaitu : a. Laporan eksternal rumah sakit RL 5.1 Pengunjung RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan RL 5.3 10 Besar Penyakit Rawat Inap



37



RL 5.4 10 Besar Penyakit Rawat Jalan b. Laporan internal rumah sakit -



Laporan Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap



-



Laporan Kunjungan Rawat Jalan



-



Laporan Kunjungan Rawat Inap



-



Laporan Indikator Rawat Inap (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR)



-



Laporan Kunjungan Kamar Bersalin .



-



Laporan Kegiatan Kamar Bersalin



3.10.2 Alur Pasien Rumah Sakit (Terlampir)



38



BAB IV ANALISIS MASALAH



4.1 Identifikasi Masalah Masalah adalah ketidaksesuaian antara harapan dan kenyataan. Masalah menggambarkan suatu keadaan yang bersumber dari hubungan antara dua faktor atau lebih yang menghasilkan situasi yang membingungkan. Biasanya dianggap sebagai suatu keadaan yang harus diselesaikan. Identifikasi masalah dilakukan dengan dua pendekatan yaitu pendekatan logis dan pendekatan politis. Identifikasi masalah manajemen kesehatan melalui pendekatan logis dilakukan dengan cara melihat dan menganalisis data-data yang ada serta melaksanakan observasi secara langsung ke unit-unit pelayanan di di RSUD dr Doris Sylvanus. Sumber Informasi yang digunakan adalah kebijakan-kebijakan yang ada di di RSUD dr Doris Sylvanus. Sedangkan pendekatan politis dilakukan melalui diskusi dan wawancara dengan kepala dan anggota masing-masing bidang di RSUD dr Doris Sylvanus. a. Lembaran Pendoman Wawancara Perawat Dan Staff Poliklinik Di Rsud Dr. Doris Sylvanus (Terlampir). b. Lembaran Pendoman Wawancara Kepala Rekam Medis Rawat Jalan Dan Staff RSUD Dr. Doris Sylvanus (Terlampir).



39



Dari hasil observasi dan Analisa lingkungan yang dilakukan di RSUD Dr. Doris Sylvanus dan berdasarkan dua pendekatan diatas ditemukan beberapa permasalahan yaitu: 1. Rekam Medis di RSUD dr. Doris Sylvanus belum dikelola dengan baik. Hal ini terlihat dalam pengolahan dan pengarsipan dokumen yang belum teratur sehingga terjadi penumpukan dokumen pasien. Dalam pengelolaan rekam medis untuk menunjang mutu pelayanan bagi rumah sakit, pengelolaan rekam medis harus efektif dan efisien. 2. Berkas rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus yang belum tersusun dengan rapi menyebabkan beberapa berkas ada yang terselip, dikarenakan sistem yang digunakan masih berupa sistem manual terkadang terdapat berkas yang masih tercecer atau ada yg tertinggal di poliklinik. 3. Penyimpanan arsip rekam medis masih di gabungkan antara ruangan rekam medis aktif dan rekam medis inaktif yang seharusnya dipisah tetapi karena keterbatasan ruangan sehingga rekam medis aktif dan rekam medis inaktif digabungkan sehingga menyebabkan kurang maksimalnya ruangan tersebut digunakan. 4. RSUD dr. Doris Sylvanus belum menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS), diperkirakan penggunaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) tersebut



40



dimulai bulan depan, untuk saat ini RSUD dr. Doris Sylvanus masih melakukan pengelolaan rekam medis secara manual. 5. Sarana



dan



prasarana



sebagai



pendukung



kerja



petugas



pengelolaan rekam medis pada ruangan arsip rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus masih kurang dan tidak lengkap sehingga belum dapat menunjang pekerjaan petugas rekam medis. Misalnya alat-alat elektronik seperti komputer yang sudah ada masih dirasakan kurang dan tidak terkoneksi dengan internet.



4.2 Penetapan Prioritas Masalah RSUD dr. Doris Sylvanus Dalam melakukan prioritas masalah ditetapkan kriteria pemilihan prioritas masalah yaitu faktor-faktor yang menjaring masalah satu dengan masalah lainnya dengan membedakan suatu masalah dari berat masalah dan dampak. Dari berbagai masalah yang ditemukan tidak mungkin keseluruhan masalah dapat ditanggulangi dalam waktu bersamaan, untuk itu perlu ditentukan prioritas masalah. Metoda yang digunakan untuk menentukan prioritas masalah adalah metode matriks USG. Matriks ini menggunakan skor 1-5. Menurut Kapner dan Tragor (1981) menyatakan untuk menentukan pentingnya suatu masalah dibandingkan dengan masalah yang lain, yang dilihat dari: a. Bagiamana gawatnya masalah dilihat dari pengaruhnya sekarang ini terhadap produktivitas, orang, dan sumber dana dan daya?



41



b. Bagaimana mendesaknya dilihat dari waktu yang tersedia? c. Bagaimana



pikiran



yang



terbaik



mengenai



kemungkinan



bekembangnya masalah? Penilaian untuk menetapkan prioritas masalah dengan memakai metode USG yang terdiri dari 3 aspek yaitu besar masalah, kegawatan dan dampak masalah. Masing-masing aspek ini ditentukan bobotnya dengan kisaran bobot 1 sampai 5. Menurut Kapner dan Tragor (1981) menyatakan untuk menentukan pentingnya suatu maslah dibandingkan dengan maslah yang lain dilihat dari: a. Besar masalah (Urgency) Merupakan kebutuhan mendesak dan harus dilakukan karena



berpengaruh



program/kinerja/keamanan



dan



terhadap



pencapaian



kenyamanan.



Bagaimana



mendesaknya dilihat dari waktu yang tersedia. Semakin mendesak suatu masalah untuk diselesaikan maka semakin tinggi ungensi masalah tersebut. Nilai 1 : tidak penting Nilai 2 : kurang penting Nilai 3 : penting Nilai 4 : sangat penting Nilai 5 : sangat penting sekali b. Keseriusan (Serioussness) Melihat dampak masalah tersebut terhadap produktifitas kerja, pengaruhnya terhadap keberhasilan, mebahayakan sitem 42



yang ada atau tidak. Semakin tinggi dampak tersebut terhadap organisasi maka semakin serius masalah tersebut. Nilai 1 : tidak gawat Nilai 2 : kurang gawat Nilai 3 : gawat Nilai 4 : sangat gawat Nilai 5 : sangat gawat sekali c. Pertumbuhan/berkembangnya masalah (Growth) Apakah maslah berkembang sedemikian rupa sehingga sulit/tidak bisa dicegah Nilai 1 : sangat kecil Nilai 2 : kecil Nilai 3 : besar Nilai 4 : sangat besar Nilai 5 : sangat besar sekali



43



4.3 Table Matriks Penetapan Prioritas Masalah NO



PERMASALAHAN



U



S



G



Total Skor



Urutan Prioritas



1. Rekam Medis di RSUD dr. Doris Sylvanus belum dikelola 4



4



3



11



I



3



3



10



III



dengan baik. Hal ini terlihat dalam pengolahan dan pengarsipan dokumen yang belum teratur sehingga terjadi penumpukan dokumen pasien. Dalam pengelolaan rekam medis untuk menunjang mutu pelayanan bagi rumah sakit, pengelolaan rekam medis harus efektif dan efisien.



2. Berkas rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus yang belum 4 tersusun dengan rapi menyebabkan beberapa berkas ada yang terselip, dikarenakan sistem yang digunakan masih berupa sistem manual terkadang terdapat berkas yang masih tercecer atau ada yg tertinggal di poliklinik.



44



3. Penyimpanan arsip rekam medis masih di gabungkan antara 3



3



3



9



IV



11



II



ruangan rekam medis aktif dan rekam medis inaktif yang seharusnya dipisah tetapi karena keterbatasan ruangan sehingga rekam medis aktif dan rekam medis inaktif digabungkan sehingga menyebabkan kurang maksimalnya ruangan tersebut digunakan. 4. RSUD



dr.



Doris



Sylvanus



masih



belum



maksimal 4



menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS),



diperkirakan



penggunaan



Sistem



Informasi



Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) untuk menyeluruh tersebut dimulai bulan depan, untuk saat ini RSUD dr. Doris Sylvanus masih melakukan pengelolaan rekam medis secara manual.



45



4



3



5. Sarana dan prasarana sebagai pendukung kerja petugas 3 pengelolaan rekam medis pada ruangan arsip rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus masih kurang dan tidak lengkap sehingga belum dapat menunjang pekerjaan petugas rekam medis. Misalnya alat-alat elektronik seperti komputer yang sudah ada masih dirasakan kurang dan tidak terkoneksi dengan internet.



46



3



3



9



V



Keterangan: 1. Urgency (U) : Berdasarkan dari kelima permasalahan diatas, unit rekam medis memiliki tingkat besaran masalah yang cukup urgent (perlu diperhatikan). 2. Seriousness (S) : Tingkat keseriusan dari masalah diatas, dampaknya dapat mempengaruhi produktifitas kerja, pengaruh terhadap keberhasilan. 3. Growth (G) : Tingkat perkembangan masalah diatas dapat dicegah.



Nilai 1 = Tidak Penting Nilai 2 = Kurang Penting Nilai 3 = Cukup Penting Nilai 4 = Penting Nilai 5 = Sangat Penting



47



BAB V GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS RSUD Dr. Doris Sylvanus 5.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis



DIREKTUR



WADIR PELAYAN MEDIK, KEPERAWATAN DAN PENUNJANG



KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS



KOORDINATOR RAWAT JALAN



PENGOLAHAN DATA



KEPALA UNIT ADMISI



PENGELOLA JAMINAN



Gambar 3. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis



48



5.2 Uraian Jabatan URAIAN TUGAS KEPALA DAN STAFF REKAM MEDIS A. KEPALA UNIT REKAM MEDIS 1. Nama Jabatan



: Kepala Unit Rekam Medis



2. Unit Kerja



: Sub bagian rekam medis



3. Ikhtisar Jabatan



:



Memimpin staff bagian rekam medis dalam rangka melaksanakan rekam medis melalui kegiatan menghimpun, mengolah, menganalisa dan mensinkronisasi data medis serta mengolah berkas rekam medis, menyediakan data rekam medis, dan mengevaluasi pelaksanaannya agar tersedia informasi medis yang akurat dan tepat. 4. Uraian Tugas 



:



Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di seksi rekam medis, agar dapat terselenggara dengan baik.







Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin, kebersihan, keamanan dan kelancaran tugas di seksi rekam medis.







Melaksanakan pembinaan petugas di seksi rekam medis sehingga terjalin kerja sama yang baik, semangat kerja yang tinggi, ketrampilan petugas yang memadai dan loyal terhadap rumah sakit.







Menyusun dan melaksanakan program pendidikan / pelatihan bagi petugas seksi rekam medis sehingga lebih trampil dan menguasai bidang tugasnya.







Mengadakan koordinasi dengan seksi lain yang terkait untuk kelancaran tugas di seksi rekam medis dan seksi yang lain.







Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua peralatan dan sarana yang ada di seksi rekam medis agar selalu dalam keadaan terawat dan siap pakai.







Mengadakan / mempimpin rapat di seksi rekam medis. 49







Membuat Uraian Tugas bagi masing-masing petugas di seksi rekam medis.







Menyusun program kerja seksi rekam medis dalam rangka melengkapi penyusunan renstra rumah sakit.







Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana untuk menunjang kelancaran tugas di seksi rekam medis.







Bersama - sama dengan koordinator pendaftaran & gudang RM. membuat jadwal dinas.







Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan di seksi rekam medis.







Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah sakit.







Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi rekam medis.







Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja seksi rekam medis dan gudang rekam medis.



5. Hasil Kerja



:







Rencana kebutuhan dan kegiatan







Program kerja







Berkas rekam medis







Berkas layanan informasi di front office







Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas



6. Tanggung Jawab 



:



Memimpin kegiatan pelayanan rekam medis yang meliputi : rekam medis rawat jalan, rawat inap, data dan pelaporan.







Merencanakan dan mengembangkan sistem penyelenggaraan rekam medis dan informasi kesehatan, agar tercapai tujuan yang diinginkan.







Menyusun dan menyajikan data dan informasi yang bermutu bagi pimpinan/ manajemen rumah sakit.



50







Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan.



7. Kewenangan



:







Mengkoordinir pelayanan rekam medis di rumah sakit.







Mengatur seluruh sumber daya yang ada : staf, peralatan, ruangan dan fasilitas lain yang diperlukan.



8. Jabatan Bawahan Langsung : 



Koordinator Pendaftaran







Staff Rekam Medis



9. Korelasi Jabatan 



:



Dengan Ketua Panitia rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.







Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas.







Dengan koordinator pendaftaran dan staff rekam medis dalam hal bimbingan, pembinaan, dan pemberian perintah tugas.



10. Syarat Jabatan



:



a. Pendidikan Formal



: Diploma III Rekam Medis



b. Pendidikan Non Formal : Sertifat Uji Kompetensi Rekam Medis c. Pengalaman Kerja



: Telah memiliki pengalaman kerja minimal



1 tahun sebagai rekam medis B. KOORDINATOR PENDAFTARAN 1. Nama Jabatan



: Koordinator Pendaftaran



2. Unit Kerja



: Seksi Pendaftaran / Front Office



3. Ikhtisar Jabatan



:



Memimpin unit kerja seksi pendaftaran dalam rangka melaksanakan layanan informasi kepada pelanggan jasa rumah sakit dan layanan rekam medis melalui kegiatan menghimpun data awal rekam medis agar tersedia informasi medis yang akurat.



51



4. Tugas Pokok



:



a. Menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan seksi pendaftaran pasien agar kegiatan operasional dapat terlaksana secara efektif dan efisien. b. Membagi tugas dan memantau proses kegiatan pengelolaan seksi pendaftaran agar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai ketentuan yang berlaku. c. Membina bawahan dalam menjalankan tugas melalui pemberian arahan dan motivasi untuk meningkatkan etos kerja dan disiplin yang tinggi sehingga tercapai kinerja yang optimal. d. Mengevaluasi seluruh kegiatan seksi pendaftaran pasien dan membuat laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam rangka perbaikan dan peningkatan kinerja selanjutnya. 5. Uraian Tugas



:



a. Mengawasi semua kegiatan pelayanan di pendaftaran, meliputi pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap. b. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan di pendaftaran. c. Bertanggung jawab dan memberikan sosialisasi terhadap kegiatan yang menjadi tugas dan tanggung jawab di pendaftaran. d. Menjaga kerahasiaan, kerapihan dan keamanan berkas rekam medis di gudang RM. maupun di pendaftaran. e. Menyusun program pemindahan berkas rekam medis dan mengajukan program tersebut ke kepala seksi rekam medis. f. Mengevaluasi semua kegiatan yang menjadi tugas tanggung jawabnya. g. Bersama - sama dengan kepala seksi rekam medis membuat dan mengatur jadwal shift karyawan rekam medis dan pendaftaran. h. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap. i. Mengadakan koordinasi dengan gugus tugas yang lain untuk kelancaran tugas pekerjaan di pendaftaran.



52



j. Mencatat keluhan / masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah extern maupun intern dan mencarikan jalan keluarnya. k. Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan yang ada di pendaftaran. l. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah sakit. m. Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi rekam medis. n. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja seksi rekam medis dan gudang rekam medis. 6. Hasil Kerja



:



a. Rencana kebutuhan dan kegiatan b. Kelancaran pendaftaran pasien, kejelasan informasi di front office c. Kelancaran permintaan sambungan telepon d. Catatan permintaan sambungan telepon e. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas. 7. Tanggung Jawab



:



a. Terselenggaranya layanan informasi jasa pelayanan rumah sakit di front office. b. Terjaminnya kelancaran layanan permintaan sambungan telepon rumah sakit. c. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan pelayanan di pendaftaran. 8. Wewenang



:



a. Meminta data informasi layanan rumah sakit kepada unit kerja terkait. b. Mengkoordinasikan



dengan



pejabat



terkait



dalam



rangka



penyelenggaraan layanan informasi dan operator telepon. c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.



53



9. Korelasi Jabatan



:



a. Dengan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. b. Dengan



bagian



administrasi



dan



kesekretariatan



dalam



hal



pertanggung jawaban administrasi. 10. Syarat Jabatan



:



a. Pendidikan Formal



: SLTA



b. Pendidikan Non Formal/Pelatihan



:-



c. Pengalaman Kerja



: telah memiliki pengalaman



kerja minimal 2 Tahun C. STAF PELAKSANA PENDAFTARAN PASIEN 1. Nama Jabatan



: Staff Pelaksana Pendaftaran Pasien



2. Unit kerja



: - Sub bagian rekam medis - Sub bagian pendaftaran pasien



3. Ikhtisar Jabatan



:



Seorang karyawan yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegitan pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat. 4. Tugas Pokok



:



Melaksanakan program kerja pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, rawat darurat yang telah diputuskan oleh direktur. 5. Uraian Tugas



:



a. Melaksanakan pendaftaran pasien gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap, yaitu : mencatat data identitas pasien yang dibutuhkan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, memberikan nomor regiter baru bagi pasien baru, mencarikan nomor register lama bagi pasien kunjungan ulang (pasien lama) b. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai dengan batas kewenangannnya. c. Mengirim berkas rekam medis rawat jalan dari unit rekam medis ke bagian rawat jalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.



54



d. Mengecek dan mengontrol kelengkapan data rekam medis rawat jalan dan mengkoordinasikannya dengan bagian yang bersangkutan. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepada atasan. 6. Hasil Kerja



:



a. Berkas rekam medis b. Pendaftaran pasien berjalan lancar c. Dokumen pasien rawat jalan dan rawat inap d. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas 7. Tanggung Jawab



:



a. Keakuratan data identitas pasien b. Kelancaran, kebenaran dan ketepatan pendaftaran pasien c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis d. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan e. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis 8. Wewenang



:



a. Mengkoordinasikan dengan koordinator pendaftaran atau kepala unit rekam medis yang terkait dalam rangka penyelenggaraan pendaftaran pasien. b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis. 9. Korelasi Jabatan



:



a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas. 10. Syarat Jabatan



:



a. Pendidikan Formal



: SLTA



b. Pendidikan Non Formal / Pelatihan



: telah memiliki pengalaman



kerja minimal 2 Tahun



55



D. STAF PELAKSANA ASSEMBLING, KODING DAN FILLING 1. Nama Jabatan



: Staff Pelaksana Assembling



2. Unit kerja



: - Sub bagian rekam medis



3. Ikhtisar Jabatan



:



Melaksanakan proses pengolahan data dan pengarsipan melalui kegiatan menghimpun, menyimpan, mengevaluasi dan menganalisis data rekam medis agar tersedia informasi medis yang tepat dan akurat. 4. Tugas Pokok



:



a. Melaksanakan administrasi sub bagian rekam medis b. Melakukan proses koding berkas rekam medis c. Melaksanakan pengarsipan berkas rekam medis d. Melaksanakan layanan peminjaman dan pengambilan berkas rekam medis 5. Uraian Tugas



:



a. Melakukan pengecekan dan monitoring kelengkapan berkas rekam medis pasien pulang b. Mengkoordinasikan upaya pemenuhan kelengkapan data berkas rekam medis sesuai dengan prosedur yang ditetapkan c. Melakukan proses pengkodingan diagnosa berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap. d. Mengarsipkan berkas rekam medis yang telah lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku e. Melayani peminjaman berkas rekam medis sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku f. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai dengan batas kewenangannya g. Melaksanakan pengumpulan, penyimpanan dan pengarsipan surat – surat dinas dan berkas sub bagian rekam medis h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan 6. Hasil Kerja



:



a. Berkas dan catatan rekam medis



56



b. Check list kelengkapan berkas rekam medis c. Berkas rekam medis lengkap dan akurat serta terjaga kerahasiaannya d. Inputan hasil pengkodingan diagnosa e. Laporan pengkodean diagnosa dalam sebulan f. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas 7. Tanggung Jawab



:



a. Tersedianya data medis yang cepat, tepat, akurat dan mutakhir b. Ketertiban dan kerapian penyimpanan berkas rekam medis sesuai ketentuan c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis d. Tercipta suasana linkungan kerja yang kondusif dan harmonis 8. Wewenang



:



a. Mengelola data medis dan berkas rekam medis b. Meminta data medis dan berkas rekam medis kepada unit kerja terkait c. Meniliti dan mengoreksi kelengkapan data dan berkas rekam medis d. Memasukkan data diagnosa ke dalam komputer e. Mengkoordinasikan



dengan



pejabat



terkait



dalam



rangka



penyelenggaraan pengarsipan dan kelengkapan berkas rekam medis f. Memberikan masukan, saran, dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis 9. Korelasi Jabatan



:



a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas. 10.



Syarat Jabatan



:



a. Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis b. Pendidikan Non Formal/Pelatihan : telah memiliki pengalaman kerja minimal 1 Tahun



57



E. STAF PELAKSANA PELAPORAN a. Nama Jabatan



: Staff Pelaksana Assembling



b. Unit kerja



: - Sub bagian rekam medis



c. Ikhtisar Jabatan



:



Seorang karyawan yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan pengolahan dan pelaporan rekam



medis sehingga tersedia informasi



medis yang akurat dan tepat. d. Tugas Pokok



:



a. Melaksanakan pengolahan dan analisis data rekam medis b. Menyusun pelaporan daa rekam medis sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan e. Uraian Tugas



:



a. Melaksanakan pengolahan dan analisa data rekam medis sesuai dengan ketentuan yang berlaku b. Melakukan analisa data rekam medis sesuai dengan jenis-jenis analisi yang telah ditetapkan c. Melaksanakan bentuk-bentuk laporan rutin, baik ditingkat unit, bagian maupun laporan-laporan yang ditentukan dan atau diminta oleh Departemen Kesehatan. d. Melaksanakan permintaan layanan rekam medis lainnya, antara lain : resume dan visum e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan f. Hasil Kerja



:



a. Dokumen analisis data rekam medis b. Laporan rekam medis c. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas g. Tanggung Jawab



:



a. Kesesuaian dan terlaksananya program kerja b. Tersedianya analisis data medis yang akurat dan mutakhir c. Kelancaran, kebenaran dan ketetapan analisis dan pelaporan data rekam medis



58



d. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis e. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan f. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis h. Wewenang



:



a. Mengelola dan menganalisis data medis dan berkas rekam medis b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka analisis dan penyusunan laporan rekam medis c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis i. Korelasi Jabatan



:



a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi tugas. j. Syarat Jabatan



:



c. Pendidikan Formal



: Diploma III Rekam Medis



d. Pendidikan Non Formal / Pelatihan



: telah memiliki pengalaman



kerja minimal 1 tahun 5.3 Hubungan Tata Kerja A. Hubungan Internal Instalasi Rekam Medis mempunyai hubungan kerja dengan semua instalasi yang ada di RSUD dr Doris Sylvanus. Hubungan kerja yang dimaksud adalah hubungan kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya petugas Instalasi rekam medis dengan Instalasi lain. Instalasi Pelayanan dan Penunjang yang berhubungan dengan Instalasi rekam medis terdiri dari Instalasi: 1. Instalasi Rawat Jalan 2. Instalasi Gawat Darurat 3. Instalasi Rawat Inap



59



4. Instalasi Bedah Sentral 5. Instalasi Hemodialisa 6. Instalasi Rehab Medik 7. ICVCU 8. ICU 9. Sakura 10. Cathlab 11. Instalasi Kesehatan Reproduksi 12. Instalasi Patologi Klinik, PDRS 13. Instalasi Patologi Anatomi 14. Instalasi Radiologi 15. Instalasi Farmasi 16. Instalasi Gizi Bidang dan bagian lain yang berhubungan kerja dengan Instalasi rekam medis adalah bagian manajemen dari RSUD dr Doris Sylvanus yaitu : 1. Bidang Pelayanan Medik 2. Bidang Keperawatan 3. Bidang Penunjang Medik dan Non Medik B. Hubungan Eksternal Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan eksternal dalam kebutuhan data dan laporan rumah sakit dengan : 1. Dinas Kesehatan tingkat I 2. Dinas Kesehatan tingkat II 3. Departemen Kesehatan (Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan)



60



BAB VI PEMBAHASAN 6.1 Pengelolaan Berkas Di Unit Rekam Medis 6.1.1



Tenaga Pelaksana



Tenaga pelaksana yang terlibat dalam unit rekam medis masih mengalami beberapa kendala dalam melaksanakan pengelolaan berkas, salah satunya adalah adanya kendala dalam keterambatan pengiriman berkas medis, adanya kesulitan menemukan berkas medis karena input data yang masih manual, ataupun kendala lain seperti berkas yang terselip dan terlewat dari pencarian. Kurangnya pengelolaan secara rapi, juga ada keterkaitan dengan SDM, dan fasilitas di RSUD Dr. Doris Sylvanus, menyebabkan pengelolaan berkas medis yang sering tercampur (tidak rapi) dengan unit yang lain. Hasil temuan di bagian unit rekam medis juga menemukan sistem penyimpanan berkas Rekam Medis Rawat Jalan yang masih menggunakan system penyimpanan masih berupa central dan masih menggunakan lemari file roll o’pack dan rak besi. Dan pengatur suhu. Pengelolaan berkas pasien aktif selama 5 tahun diretensi. Resume medis itu di simpan sampai kapanpun (status meninggal, identitas pasien, inform consent, laporan operasi) itu harus di simpan selamanya, yang menyusut hanya bagian berkas, penyimpanan masih centralisasi dan nomor ekor, itu sudah sangat membantu, kendalanya yaitu ruangannya yang sudah hampir penuh. 61



6.1.2



Kategori



Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan coding. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip wawancara dan melakukan coding, melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Penulis menurunkan tujuh kategori yang berkaitan. Adapun ketujuh kategori itu adalah, sebagai berikut : 1. Sistem Penamaan 2. Sistem Penomoran 3. Sistem Penyimpanan 4. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis 5. Perencanaan terhadap Rekam Medis tidak aktif 6. Penyusutan Rekam Medis 7. Petugas Rekam Medis 6.1.3



Sistem Penamaan



Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke2 informan adalah penamaan. Penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada pasien serta membedakan antara pasien satu dengan yang lain . Sesuai dengan pernyataan dari ke-2 informan.



62



1. Sistem Penamaan dalam SOP ditulis nama, umur, alamat. Sistem penamaan dibuat untuk membedakan identitas pasien satu dengan yang lainnya. 2. Sistem penamaan tersebut dibuat nama lengkap pasien dengan ejaan yang benar. Dan didepan map rekam medis nanti di tulis nama lengkap pasien, umur, serta alamat. 3. Sistem penamaan harus ditulis secara lengkap dan jelas serta ditulis dengan huruf balok. Bayi yang baru lahir belum mempunyai nama wajib mencantumkan nama ibu si bayi. Nama pasien tidak boleh disingkat Dari hasil diatas maka dapat diketahui bahwa Sistem penamaan dibuat untuk membedakan antara pasien satu dengan yang lain serta untuk menghindari terjadinya penggandaan nomor rekam medis. Dalam pembuatan sistem penamaan ditulis dengan nama lengkap pasien serta ditulis dengan huruf balok dan nama pasien tidak boleh ditulis singkat. 6.1.4



Sistem Penomoran



Sistem penomoran rekam medis merupakan sistem yang diberlakukan sebagai upaya pemberian identitas serta mempermudah proses penyimpanan rekam medis. Sistem penomoran rekam medis dilakukan secara sistematis dan seragam pada semua rekam medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut : 1. Pemberian nomor menggunakan Penyusunannya berdasarkan nomor ekor belakang (terminal digit filing),



63



2. Sistem pemberian nomor menggunakan Sistem ekor belakang (terminal digit filing), untuk memudahkan dalam proses penyimpanan 3. Sistem pemberian nomor dengan ekor belakang (terminal digit filing), Jika nomor akhir sudah mencapaai 99 maka akan kembali ke nomor 01 tapi ke tengah. 6.2 Metode Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas intalasi unit rekam medis didapatkan informasi mengenai kebijakan yang terkait dengan pelayanan radiologi, yaitu: a. Penyusunannya berdasarkan nomor ekor belakang (terminal digit filing), b. System penyimpanan masih berupa central dan masih menggunakan lemari file roll o’pack dan rak besi. Dan pengatur suhu. c. Coding penyakit masih menggunakan ICD-10, untuk tindakan menggunakan ICD-9CM. d. Penyimpanan masih centralisasi dan nomor ekor, itu sudah sangat membantu, kendalanya yaitu ruangannya yang sudah hampir penuh e. Penyimpanan dan masih dalam SEMI-KOMPUTER, SIMRS mau kea rah medical record tapi masih bertahap di poliklinik, hanya sebatas laporan. Laporan masih manual masih banyak miss. 6.3 Analisis Penyebab Masalah Dari permasalahan di RSUD Dr. Doris Sylvanus yang dijabarkan diatas, berdasarkan hasil wawancara dengan pembimbing lapangan, masalah yang perlu penulis analisis adalah pengelolaan berkas yang sesuai dengan SOP Rumah sakit, SDM yang belum memadai, Sarana dan Prasarana yang belum memenuhi SOP, Sehingga mengakibatkan kendala diberbgai bidang terutama pada wilayah pengelolaan berkas. 64



Berdasarkan hasil pengamatan dan penelaahan data, penulis menyimpulkan gambaran masalah di bagian pelayanan radiologi Semen Padang Hospital sebagai berikut: 1. Pengelolaan



berkas



Rekam



Medis



masih



merupakan



pengelolaan secara manual 2. Tenaga keperawatan merangkap menjadi petugas administrasi 3. Sistem belum komputerisasi, berkas RM dalam bentuk HARDCOPY, kurangnya ruang penyimpanan dan masih dalam SEMI-KOMPUTER, SIMRS mau kearah medical record tapi masih bertahap di poliklinik, hanya sebatas laporan. Laporan masih manual masih banyak miss.



DIREKTUR UNIT TERKAIT



Tenaga SDM, Sarana dan Prasarana, Fasilitas dan kinerja yang efektif dan efisien



Koordinasi dan Kinerja SDM antar Unit sudah sesuai



PETUGAS / STAFF PELAKSANA UNIT TERKAIT



Pengelolaan Berkas yang sudah SOP



Sistem Manajemen Pengelolaan Berkas Administrasi



Sistem Penyimpanan Semi Simrs, Belum Sesuai



Belum ada anggaran rinci terkait dengan Sistem Pengelolaan Berkas



6.4 Alternatif Pemecahan Masalah Setelah menemukan akar permasalahan dengan menggunakan fishbone diagram diatas, selanjutnya ditetapkan alternatif pemecahan masalah. Pada penyelesaian masalah dibutuhkan proses pemecahan masalah, yaitu suatu upaya



65



untuk mengatasi penyebab masalah sedemikian rupa sehingga masalah tersebut dapat diselesaikan dan pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan. Penetapan alternatif pemecahan masalah dilakukan dengan metode efektifitas dan efisiensi (Symond, 2013). Penggunaan Pengelolaan berkas secara manual merupakan salah satu problematika yang membuat susunan administrasi tidak tertata dengan baik, adapun solusi alternatif pemecahan masalah adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan kualitas dan Kuantitas SDM di Unit Rekam Medis 2. Meningkatkan sarana dan prasarana yang tersedia di Unit yang terkait sehingga Berkas dapat terorganisir dengan baik 3. melakukan pelatihan kepada petugas dan memberikan nilai atau rapot terkait pengisian berkas rekam medis pada dokter dan perawat yang mengisi berkas rekam medis, 4. Melakukan perhitungan kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis, 5. Merencanakan anggaran dana yang sesuai dengan kebutuhan administrasi 6. Membuat aplikasi yang dapat membantu memback-up data pasien 6.5 Rencana Pelaksanaan Kegiatan Prosedur Pelaksanaan Kegiatan : Bahan dan alat : 1) SPO (Standar Operasional Prosedur) Rumah Sakit 2) Struktur organisasi RSUD dr. Doris Sylvanus 3) Pedoman rekam medis RSUD dr. Doris Sylvanus 66



a. Urutan Pelaksanaan : 1) Membuat Gambaran mengenai struktur organisasi rumah sakit. 2) Membuat Gambaran mengenai struktur organisasi unit RMIK dan mengetahui hubungan koordinasi dengan unit kerja terkait 3) Menjelaskan kualifikasi jabatan pada unit rekam medis lengkap dengan nama jabatan, syarat dan kualifikasi masing-masing jabatan 4) Menuliskan mengenai wewenang dan tanggung jawab Pimpinan dan Staf unit rekam medis (staff terkait). 1) Menguraikan tugas pimpinan dan staf unit rekam medis. Untuk memahaminya, Anda dapat melihat contoh pada tabel berikut.



Tabel 3. Analisis Jabatan untuk resepsionis Nama Posisi Departemen Supervisor



Resepsionis Rekam Medis Kepala Rekam Medis



Nama Supervisor



Bapak/Ibu ....



Tujuan umum pekerjaan



1. Bertindak sebagai resepsionis departemen dan kontak telepon pertama 2. Memproses jadwal kerja harian 3. Menunjukan hubungan efektif dengan rekan kerja, pasien, publik, dokter, administrasi, dan agen luar 1. Menyapa pengunjung yang datang ke Departeman 2. Menerima telpon masuk dan mencatat pesan bila pihak yang dituju tidak ditempat. Tidak menerima keluhan mengenai



Tugas utama (list semua tugas yang diperlukan untuk melakukan fungsi rutin yang diperlukan untuk posisi tersebut) Indikator



memenuhi



standar 67



kinerja Indikator melebihi standar kinerja



layanan yang tidak sopan Menerima pujian oleh pengunjung, rekan kerja, atau dokter karena menolong dan melayani dengan baik



Tabel 4. Persyaratan Deskripsi Pekerjaan Elemen



Keterangan Terisi berupa tanggal dibuat dan direvisi Penempatan author disertakan mengantisipasi adanya tumpang tindih informasi, dengan adanya author, pertanyaan yang diajukan bisa diarahkan ke orang yang tepat. lokasi tempat kerja utama



Tanggal Author



Departemen/Divisi Grade/Level Pekerjaan



Supervisor/Penang gungjawab Status Pekerjaan Ringkasan Pekerjaan Tugas pekerjaan yang penting Spesifikasi Pekerjaan



Kondisi Pekerjaan



68



Terisi berupa staff yang terkait peringkat kepentingan pekerjaan untuk tujuan kompensasi Terisi berdasarkan staff yang terkait struktur organisasi atau departemen Terisi berupa staff yang terkait dibebaskan atau tidak dari lembur Terisi berupa staff yang terkait tentang deskripsi singkat pekerjaan Terisi berupa staff yang terkait mengenai tugas dan tanggung jawab utama dari pekerjaan ini Terisi berupa staff yang terkait mengenai kualifikasi dalam hal pendidikan, pengalaman, ketrampilan yang dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan utama. Terisi berupa staff yang terkait mengenai tuntutan fisik dan



lingkungan kerja. Jika ada tuntutan pekerjaan atau tuntutan fisik yang tidak biasa, harus disebutkan di sini 2) Menguraikan gambaran mengenai cara mengorganisasikan pekerjaan, termasuk cara penempatan jabatan, distribusi pekerjaan, pembagian staf, fungsi dan pengaturan pekerjaan berdasarkan shift. 3) Menguraikan dan mengidentifikasi kinerja staff di unit kerja RMIK Pada kegiatan ini dengan cara observasi atau wawancara untuk mendapatkan informasi metode penilaian kinerja staff di unit rekam medis pada RSUD dr. Doris Sylvanus . 4) Menguraikan perencanaan Kinerja yang terdapat di program kerja unit rekam medis RSUD dr. Doris Sylvanus 5) Dalam pelaksanaan Residensi diharapkan penulis dapat memberikan solusi alternatif terkait dengan Pengelolaan Managerial salah satunya adalah dengan cara dapat menghitung kebutuhan Staff di unit kerja RMIK pada RSUD dr. Doris Sylvanus. Penghitungan tersebut dapat dilakukan pada unit RMIK yang menurut data yang diperoleh dari observasi, bagian tersebut memiliki kekurangan SDM, perhitungan tersebut dilakukan sesuai dengan teori yang diperoleh selama masa perkuliahan.



69



Tabel 8. Perencanaan Kegiatan Residensi NO



URAIAN TUGAS WAKTU PETUGAS RM



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Mengisi buku registrasi dan mencatat slip permintaan Mencari berkas rekam medis ke rak penjajaran Distribusi berkas rekam medis ke poli Mengambil berkas rekam medis dari poli Koding, indeks dan entry data Sortir berkas dan filling kedalam rak Pasien perjanjian



A. Jumlah waktu siklik ( 17) B. Waktu kelelahan Pribadi ( 10% waktu siklik) C. Volume beban kerja (∑pasien RJL/ hari ) D. Jam kerja efektif / hari ( 6 jam ) E. Waktu yang diperlukan untuk 45 pasien



35” 15” 45” 45” 160” 10” 60” 370” 37” 45 pasien / hari 21.600” 16.650”



6) Perencanaan Fasilitas Unit Kerja RMIK a. Mengidentifikasi sarana dan prasarana unit kerja RMIK untuk memenuhi kebutuhan kerja. b. Memperhatikan aspek ergonomis sarana dan prasarana unit kerja RMIK



70



BAB VII PENUTUP 7.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan tentang pengelolaan rekam medis dan Unit Poli di RSUD dr. Doris Sylvanus, dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengelolaan rekam medis RSUD dr. Doris Sylvanus sudah dilaksanakan sesuai dengan pendoman penyelenggaraan Rumah Sakit. Selain itu, kegiatan pengelolaan rekam medis diawali dengan sistem penamaan rekam medis, sistem penomoran rekam medis, sistem penyimpanan rekam medis, tata cara pengambilan rekam medis, pengangkutan rekam medis, perencanaan terhadap rekam medis in-aktif, dan penyusutan rekam medis. Selain itu dalam melakukan pengelolaan rekam medis RSUD dr. Doris Sylvanus juga telah dikerjakan oleh sumber daya manusia yang handal dan mumpuni pada bidangnya. Namun masih terdapat beberapa sumber daya manusia yang bekerja dengan latar pendidikan yang tidak sesuai dengan syarat yang telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan RI. 7.2 Saran Dari kesimpulan yang telah dijelaskan, peneliti ingin memberikan saran mengenai pengelolaan rekam medis yang dilakukan oleh unit rekam medis RSUD dr. Doris Sylvanus. Berikut ini adalah saran yang dapat peneliti berikan yaitu pada kegiatan pengelolaan rekam medis telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang ada. Sumber Daya Manusia (SDM) berperan penting dalam proses pengelolaan rekam medis tersebut. SDM dituntut harus memiliki latar belakang



71



pendidikan yang sesuai dengan bidang yang diembannya dan bukan hanya mengandalkan pengalaman kerja dan waktu kerja saja. Pemenuhan secara sarana dan prasarana juga penting diberlakukan karena untuk menunjang tingkat keefektifan dan efisiensi dari pengelolaan berkas di Rekam Medis RSUD dr. Doris Sylvanus.



72



DAFTAR PUSTAKA Arikunto, Suharsimi. (2006). Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta. Cinkwancu Sanggamele, Febi K Kolibu, Franckie R.R. Maramis.(2018) Analisis Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Pancaran Kasih Manado. Jurnal KESMAS. Departemen Kesehatan RI Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. (1997). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Erlina. (2011). Metodologi Penelitian. Medan: USU Press. Hatta, G. R. (2009). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UIP. Huffman, Edna K. (1999). Health Information Management. Illinois: Physicians Record Company. Konsil Kedokteran Indonesia. (2006). Manual Rekam Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia. Moleong, Lexy. J. (2007). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya. Muhammad Iqbal Maliang, Ali Imra, Andi Alim. (2019). Sistem Pengelolaan Rekam Medis. Window of Health , Makassar. Naufal Pradana, Athanasia Octaviani Puspita Dewi.(2019). Analisis Pengelolaan Arsip Aktif Rekam Medis di RSUD Dr. Soeselo Slawi. Nazir, M. (2005). Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia. Permenkes Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Permenkes No. 269/MenKes/Per/III/2008, Tentang Rekam Medis. Depkes RI . (2008). Jakarta. Robinson, Geoffrey A. (1966). Hospital Administration . London: Butterworths. Rustiyanto, E. (2009). Etika Profesi : Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Jakarta: Grafitipers. Sugiyono.



(2008). Metode Penelitian ALFABETA.



Kualitatif



dan



R&D.



Bandung:



Yasnimar Ilyas, Sri Suwarti S. Koesna, Abdul Rahman. (2007). Rekam Medis.



73



Lampiran 1 LEMBARAN PENDOMAN WAWANCARA KEPALA REKAM MEDIS RAWAT JALAN DAN STAFF RSUD dr. DORIS SYLVANUS



Pertanyaan 1. Apakah ada kendala keterlambatan dalam pengiriman berkas Rekam Medis? Jawaban : Masih di temukan, ada beberapa berkas yang sulit untuk ditemukan karena masih manual, atau berkasnya terselip dan terlewat dari pencarian, bisa juga berkasnya masih berada di poliklinik bisa dikarenakan pasien tersebut masih membutuhkan pemeriksaan untuk besok, sehingga poliklinik menyimpan berkasnya dengan maksud pasien bisa langsung control ke poliklinik. 2. Bagaimana system penyusunan Rekam Medis Rawat jalan? Jawaban : 3. Bagaimana system penyimpanan berkas Rekam Medis Rawat Jalan? Jawaban : system penyimpanan masih berupa central dan masih menggunakan lemari file roll o’pack dan rak besi. Dan pengatur suhu.



4. Apakah berkas Rekam Medis yang masih aktif atau tidak masih disimpan? Jawaban : berkas pasien aktif selama 5 tahun diretensi. Resume medis itu di simpan sampai kapanpun (status meninggal, identitas pasien, inform consent, laporan operasi) itu harus di simpan selamanya. Yang penyusut kan seperti hasil pemeriksaan saja.



5. Bagaimana system coding yang berlaku di ruang Rekam Medis Rawat Jalan? Jawaban : coding penyakit masih menggunakan ICD-10, untuk tindakan menggunakan ICD-9CM. 6. Apa yang di lakukan bila Rekam Medis tidak lengkap pengisiannya? Jawaban : Berkas akan di kembalikan keruangan/poliklinik. 7. Apakah pola penyusunan Rekam Medis di ruang penyimpanan sudah memudahkan dalam proses pengambilan dan pengembaliannya?



74



Jawaban : penyimpanan masih centralisasi dan nomor ekor, itu sudah sangat membantu, kendalanya yaitu ruangannya yang sudah hampir penuh.



8. Apakah ada kebijakan tentang alur Rekam Medis? Jawaban : ada, ada alur pasien dan alur dokumen sesuai kebijakan.



9. Apakah kegiatan assembling dilakukan di Rekam Medis Rawat Jalan? Jawaban : Untuk rawat jalan dilakukan dan diterapkan. 11. Apakah ada prosedur yang tetap dalam mengatur pengawasan di unit Rekam Medis Jawaban : rekam medis prosedurnya sesuai SPO, setiap petugas memiliki uraian tugasnya masing-masing, misalkan ada rotasi itu sudah ada tugas-tugas yang akan diberikan. Petugas di RSUD jarang rotasi yang seharusnya dilakukan. 12. Apa masalah yang di hadapi oleh staff di unit Rekam Medis? Jawaban : belum komputerisasi, berkas RM dalam bentuk HARDCOPY, kurangnya ruang penyimpanan dan masih dalam SEMIKOMPUTER, SIMRS mau kea rah medical record tapi masih bertahap di poliklinik, hanya sebatas laporan. Laporan masih manual masih banyak miss. 13. Apakah ada aplikasi khusus untuk backup data? Jawaban : masih berupa Excel (laporan untuk kebutuhan data perpenyakit, jumlah pasien untuk penyakit yang ini apa saja, penggunaan tempat tidur) 14. Apakah pelaksanaan kebijakan Rumah Sakit tentang pengisian dan kelengkapan Rekam Medis di masing-masing instalasi sudah terpenuhi? Jawaban : untuk sekarang dari poliklinik pengisiannya hampir terisi semua, tapi untuk rawat inap ada bagian KLPJM (KETIDAK LENGKAPAN PENGISIAN CATATAN MEDIK) setiap hari berkasnya di cek kelengkapannya (tanda tangan,nama dokter, identitas, dll) ada beberapa berkas yang masih kurang lengkap itu akan di kembalikan ke ruangan. KLPCM masih belum di terapkan di poliklinik. Rencananya KLPCM akan diterapkan di poliklinik secepatnya.



75



15. Berapa lama rekam medis dikirim kembali ke ruang rekam medis setelah kelengkapan Rekam Medis terpenuhi? Jawaban : Rawat jalan untuk berkas harusnya setelah pelayanan harus di antar kembali, tapi karena petugas dari poli lama mengembalikan berkas, jadi pihak rekam medis mengambil ke poliklinik apabila sudah selesai pelayanan. Tapi poliklinik mengembalikan berkas pasien dengan tepat waktu. 16. Apakah pernah ada terjadi keterlambatan kedatangan Rekam Medis? Jawaban : lumayan sering, tapi hanya sehari atau 2 hari.



76



Lampiran 2 LEMBARAN PENDOMAN WAWANCARA PERAWAT DAN STAFF POLIKLINIK DI RSUD dr. DORIS SYLVANUS



1. Apa kendala di bagian poliklinik terkait berkas pasien yang terlambat dikembalikan ke rekam medis ? Jawaban : Kendalanya pasiennya itu belum di layani dengan dokter, atau menunggu jadwal dokter yang di inginkan pasien, dan bisa juga karena pasien tidak datang kembali ke rumah sakit. 2. Kenapa berkas pasien di poliklinik masih belum lengkap untuk di isi Jawaban : Kemungkinan karena pasien banyak dan ingin cepat melayani pasien sehingga sering terlupa untuk melengkapi isian identias pasien, dan dari si penulis kadang terlupa untuk menulis 3. Apakah perawat atau staff di poliklinik sudah cukup atau masih kurang? Jawaban : untuk saat ini masih cukup. 4. Apakah pernah terjadi berkas pasien saat di kembalikan tidak lengkap? Jawaban : Poliklinik selalu lengkap untuk pengembalian berkas dan hampir tidak pernah terjadi 5. Berapa maksimal berkas pasien berada di poliklinik? Jawaban : Selama seminggu, jika lewat, pasien bisa daftar ulang



77



Lampiran 3



78



Lampiran 4



\



79



Lampiran 5



Beberapa berkas milik pasien di ruangan rekam medis lantai atas dan tempat penyimpanan berkas pasien yang masih menggunakan lemari roll o'pack



80



Ruangan tempat kerja untuk Staff rekam medis di lantai atas



Tempat penyimpanan berkas pasien di lantai bawah



81



Ruangan tempat kerja untuk staff rekam medis di lantai bawah dan tempat loket



Sesi wawancara kepada setiap unit Poliklinik



82



Wawancara bersama kepala unit rekam medis dan salah satu staff rekam medis



Konsultasi dan Presentasi hasil Residensi dengan Pembimbing Lapangan



83



Lampiran 8



84



Lampiran 9



85