Kelompok 10 - Manajemen Tata Laksana Atau Tata Usaha Sekolah [PDF]

Citation preview

Makalah MANAJEMEN TATA LAKSANA/TATA USAHA SEKOLAH Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Terstruktur Mata Kuliah



: Manajemen Pendidikan



Dosen Pengampu



: Herani Tri Lestiana, M.Sc.



Disusun oleh : Kelompok 10 1.



Syifa Fijri Arrofilah



(1908105090)



2.



Indah Nurfitriani



(1908105092)



3.



Yunita



(1908105107)



JURUSAN TADRIS MATEMATIKA FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN (FITK) IAIN SYEKH NURJATI CIREBON 2021



KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas segala rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Manajemen Tata Laksana/Tata Usaha Sekolah” ini dengan lancar, yang mana makalah ini ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Pendidikan. Sholawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, kepada keluarganya, sahabatnya dan semiga sampai kepada kita selkau umatnya. Kami mengucapkan terimakasih kepada Ibu Herani Tri Lestiana, M.Sc. selaku dosen pengampu mata kuliah Manajemen Pendidikan atas bimbingan dan arahan dalam pembuatan makalah ini. Penulis juga mengucapkan banyak terimakasih kepada semau pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini. Penulis berharap makalah ini mudah dipahami, dapat memberikan informasi serta yang utama dapat bermanfat untuk para pembaca pada umumnya dan khususnya untuk penulis. Penulis juga memohon kritik dan saran yang membangun dari pembaca atas segala kekurangan dari makalah ini agar penulis dapat lebih baik dalam membuat makalah-makalah selanjutnya.



Cirebon, 01 April 2021



Penulis,



BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat. Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di bidangnya. 1.2. Rumusan Masalah 1.



Apa yang dimaksud dengan tata laksana/tata usaha sekolah?



2.



Bagaimana fungsi dan peranan tata laksana/tata usaha sekolah?



3.



Apa saja tugas/kegiatan dalam tata laksana/tata usaha sekolah?



4.



Bagaimana standar kompetensi tenaga administrasi sekolah?



1.3. Tujuan Penelitian 1.



Untuk mengetahui pengerian tata laksana/tata usaha sekolah



2.



Untuk mengetahui apa saja fungsi dan peranan tata laksana/tata usaha sekolah



3.



Untuk mengetahui tugas/kegiatan dalam tata laksana/tata usaha sekolah



4.



Untuk mengetahui standar kompetensi tenaga administrasi sekolah



BAB II PEMBAHASAN 2.1. Pengertian Tata Laksana/Tata Usaha Sekolah Tata laksana/tata usaha sekolah merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah. Tata usaha merupakan kata majemuk yang arti umumnya ialah kegiatan dalam kantor. Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan. Tata artinya ialah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati, sedangkan usaha berarti suatu kegiatan dengan mengerahkan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat di simpulkan tata usaha ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Sedangkan menurut Waworunto dalam buku saiman mengatakan bahwa administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis dari proses tesebut. Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang bagi kelancaraan pekerjaan pokok perkantoran atau organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu kantor atau organisasi. Tata usaha menunjang maksud administrasi sebagai proses kegiatan orangorang atau lenih yang didasarkan atas rasionalitastertentu untuk mencapai tujuan yang telah di sepakati bersama, maka kegiatan tata usaha amat diperlukan dalam suatu kantor. Menurut asal kata (etimologis), kata “administrasi” berasal dari bahasa Latin terjadi atas kata ad dan ministrare. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam bahasa Inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”. Dan ministrate sama artinya



dengan kata to serve atau to conduct yang berarti melayani, membantu, atau mengarahkan. Jadi, pengertian administrasi adalah melayani secara intensif. Dari perkataan “administrasi” ini terbentuk kata benda “administrario” dan kata sifat “administrativus” yang kemudian masuk ke dalam bahasa Inggis “administration”. Dalam bahasa Inggris to administer berarti pula “mengatur”, “memelihara” (to lookafter) dan mengarahkan tata usaha. Perkataan ini selanjutnya diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi “administrasi”. Akan tetapi, disamping perkataan administrasi yang berasal dari bahasa Inggris, di Indonesia juga dikenal istilah “administratie” yang berasal dari bahasa Belanda bersifat terbatas dan hanya menyangkut sebagian kecil dari pengertian administrasi yang sebenarnya. Administrasi yang mengandung pengertian sempit itu terutama dimaksudkan sebagai ketatausahaan yang diartikan sebagai “kegiatan penysunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatan-pencatatan secara tertulis semuakegiatan yang diperlukan dengan maksud memperoleh suatu ikhtisar mengenai keteranganketerangan itu dalam keseluruhannya dalam hubungannya satu sama lainnya. Sedangkan menurut Silalahi bahwa pada hakekatnya kantor atau tata usaha (office work) merupakan pelaksanaan kegiatan administrasi secara sempit mengatakan bahwa secara etimologi istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris yaitu “administration” yang bentuk infinitifnya adalah “to administer”. Dalam Oxford advanced learner’s Dictionary of Current Engglish, kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Kata administrasi juga dapat berasal dari bahasa Belanda yaitu dari kata “administratie” yang mempunyai pengertian stelselmatige verkkrijging en verwerking van gegeven (tata usaha). Hal ini sesuai dengan pendapat Atmosudirdjo yang mengatakan bahwa: tata usaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi”. Sedangkan Wajong mengatakan bahwa: kegiatan administrasi meliputi pekerjaan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan”. Berdasarkan uraian diatas, secara garis besar pekerjaan kantor atau tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, sebagaimana yang di tulis oleh sedermayanti dalam bukunya yaitu:



a.



Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai suatu tujuan organisasi;



b.



Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau kehidupan tindakan yang tepat;



c.



Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu kesatuan.



Menurut The Liang Gie tata usaha mempunyai 3 ciri utama yaitu sebagai berikut:



a.



Bersifat pelayanan



b.



Bersifat merembes kesegenap bagian dalam organisasi



c.



Dilaksanakan oleh senua pihak dalam orgaisasi. Dari ciri diatas berarti bahwa tata usaha merupakan pekerjaan pelayanan yaitu



pekerjaan-pekerjaan operatif untk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. Pendapat Saiman dalam bukunaya yang berjudul “manajemen sekretaris” tata usaha mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:



a.



Bersifat pelayanan yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan



b.



Bersifat menyeluruh yaitu mencakup semua urusan dan keterangan dalam perkantoran. Dari, beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen tata



laksana atau tata usaha sekolah adalah segenap rangkaian kegiatan yang meliputi yaitu mengumpulkan, mencatat, menyimpan, menggandakan, mengolah, dan mengirim keteranganyang diprlukan untuk mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan. 2.2. Fungsi dan Peranan Tata Laksana/Tata Usaha Sekolah 2.2.1. Fungsi Tata Laksana/Tata Usaha Sekolah Dalam garis besar tata usaha mempunyai tiga fungsi pokok yaitu: a.



Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi,



b.



Menyediakan keteranagan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat,



c.



Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.



Dari pendapat diatas dapat diambil kesimpulan bahwa fungsi tata usaha adalah untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan administrator/pimpinan dalam mengambil keputusan. Fungsi ini memberikan pelayanan dalam arti membantu personel lain dalam dan luar organisasi. Pekerjaan tata laksana sekolah meliputi rangkaian aktivitas (fungsi), yaitu: menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. Menurut The Liang Gie (2000 : 50) : 



Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bilamana diperlukan.







Mencatat, yaitu meliputi kegiatan dengan berbagai alat tulis-menulis mengnai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim, atau disimpan.







Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keteranganketerangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.







Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alata sebanyak jumlah yang diperlukan.







Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama kepihak lain.







Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.



Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keteranganketerangan tersebut adalah sebagai berikut :



1.



Aktivitas : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan



2.



Sasaran kegiatan : keterangan-keterangan yang berupa warkat



3.



Kerja yang nampak di kantor : mengetik, menghitung, mentensil, men cap, menelfon, menyalin, mendikte, memilah-milah, melekatkan, menandai, menyampuli, membagi-bagi. Secara singkat tujuan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan



administrasi sekolah atau pendidikan adalah sebagai berikut : 1.



Terhadap administrasi peserta didik/siswa Sejak dari kegiatan penerimaan siswa baru, mengisi buku induk dan buku



klaper, penataan



sekolah, semuanya



siswa



banyak



dalam



dilakukan



kelas, sampai kegiatan



siswa eksit dari



tulis-menulis



yang



melancarkan seluruh kegiatan administrasi siswa. 2.



Terhadap administrasi personel Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi, siswa, maka sejak pendaftaran/penerimaan pegawai baru, lamaran, pengumpulan berkasberkas



administratif, pengusulan



kenaikan



pangkat/jabatan, sampai



pensiunan, dan sebagainya, maka bantuan/tunjangan kegiatan tatalaksana sangat besar demi kelancaran administrasi. 3.



Terhadap administrasi kurikulum Seperti pembuatan Satuan Pelajaran (SATPEL) merupakan tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan penggandaan nya adalah termasuk kegiatan tatalaksana (tulis menulis). Juga tugas evaluasi adalah tugas guru, tetapi pengisiannya ke dalam legger dan rapor adalah tugas tulis-menulis yang bisa dilakukan oleh guru sendiri, tapi dapat diserahkan kepada tata usaha, dan sebagainya.



4.



Terhadap administrasi sarana/prasarana Tugas-tugas perencanaan pengadaan, prakualifikasi, pengadaan, penyimpanan,



dan



seterusnya



sampai



penghapusan



adalah



tugas



administrasi sarana yang kegiatan-kegiatan pada umumnya lebih banyak ditekankan pada kegiatan tatalaksana, seperti inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan seterusnya. 5.



Terhadap administrasi anggaran/biaya



Pembuatan rencana anggaran (budgeting), pembukuan (accounting), serta pengisian



buku



kas, mempertanggungjawabkannya, sampai



membuat



laporan pertanggungjawaban anggaran/biaya pendidikan adalah pekerjaan bendaharawan, juru bayar serta pembantu-pembantunya, tetapi pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya adalah kegiatan tulis-menulis. 6.



Terhadap administrasi tatalaksana/tata usaha sendiri Sudah jelas bahwa segala kegiatan administrasi tata laksana merupakan kegiatan tulis-menulis (clericalwork), seperti telah diutarakan dimuka tentang kegiatan-kegiatan menerima surat, mengagenda, memproses, menggadakan, mengarsip sampai mengirim surat keluar dan sebagainya seluruhnya merupakan pekerjaan tulis-menulis juga (termasuk pengetikan manual/elektris/komputer).



7.



Terhadap administrasi organisasi Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas-tugas pembuat kebijakan, namun semuanya itu jelas



tidak



lepas



dari



kegiatan



kegiatan



tulis-menulis, seperti



menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah, regional sampaian nasional. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan, disebarkan dengan jasa tatalaksana (tulismenulis) dan seterusnya. 8.



Terhadap administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat (Husemas) Pembuatan



program, pelaksanaan



program



sampai



evaluasi



program Husemas serta tindak lanjutnya (follow up) merupakan tugas administrasi husemas, namun penjabaran kegiatan-kegiatan yang tak dapat dilepas



dari



kegiatan



kegiatan



tulis-menulis, seperti



penulisan



program, pembuatan dan pengiriman surat-surat, pembuatan surat izin, dan sebagainya. 9.



Terhadap supervisi pendidikan Tidak hanya terhadap ke-8 bidang garapan saja tetapi kepada kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan



tatalaksana.



Tiada



kegiatan



yang



tampak



ditulis



atau



diketik, diproses, digandakan, dikirim, dan sebagainya. Juga pembuatan format format supervisi undangan rapat pengetikan dan penempelan pengumuman instruksi dan sebagainya.



2.2.2. Peranan Tata Laksana/Tata Usaha Sekolah Peranan tata usaha dalam organisasi sangat penting baik tingkat nasional maupun lokal. Tata usaha sangat diperlukan oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang ditargetkan organisasi. Pengembangan kemampuan TU perlu



ditingkatkan



dan



disesuaikan



dengan



perkembangan



teknologi



informasi. Administrasi tata laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim bendabenda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya nya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah atau pendidikan. Peranan administrasi tata laksana/tata usaha antara lain : a.      Membantu pelaksanaan pekerjaan pokok dalam setiap organisasi. b.      Menyediakan keterangan untuk memimpin. c.      Melancarkan perkembangan organisasi. 2.3. Tugas/Kegiatan Tata Laksana/Tata Usaha Sekolah Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tatausaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. Bagian ketatausahaan sekolah yang dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah : 1.



Kegiatan yang menyangkut manajemen kurukulum Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan untuk memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Kegiatannya meliputi ; penyusunan jadwal , pembuatan kalender akademik dan sebagainya yang biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang atau beberapa guru. Mereka hanya mengerjakan penyususnannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan besar diserahkan ke tata usaha.



2.



Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain :







Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir)







Mengisi buku induk dan buku klapor







Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa







Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya







Mengatur ruang kelas, ruang laboraturium dan ruang kegiatan yang lain







Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun



3.



Kegiatan yang menyangkut manajemen personil Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain : 



Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.







Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiranlampiran yang dibuthkan  untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.







Menyiapkan, menyimpan, dan mengisi kartu pegawai.







Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.







Membantu kepala sekolah dalam mebuat laporan statistik keadaan pegawai adukatif dan administratif.



 4.



Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.



Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mancatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi : 



Pencatatan masuknya barang-barang, memberi label dan nomor inventaris, mengklasifikasikannya.







Pencatatan



keluarnya



barang-barang



misalnya



digunakan,



dipinjam,



dihibahkan, diberikan pada lembaga lain, atau perseorangan, disingkirkan. 5.



Kegiatan yang menunjang penataan keuangan



Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan mempunyai tugas menerima, membagikan dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai, dan mengurusi uang otorisasi (UUDP). Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaanya samapi dengan proses pengambilan gaji. 6.



Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat Kegiatan yang dilakukan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi Pengurusan surat masuk,



pengurusan surat-surat keluar dan pengurusan



penyimpanan surat(kearsipan) Berikut penjelasannya : 1)



Pengurusan surat-surat masuk (agenda) a.



Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang terdiri dari kolom : tanggal diterima surat, nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat atau keterangan.



b.



Menyerahakan surat kepada alamat yang dituju



c.



Surat dibaca oleh yang dituju dan diberi disposisi



d.



Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian)



e.



Tata usaha melaksanakan disposisi



f.



Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar



g. 2)



Pengarsipan surat



Pengurusan surat keluar (ekspedisi) Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan : a.



Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintakan tanda tangan.



b.



Membubuhkan cap di sebelah kiri tanda tangan pimpinan.



c.



Memasukan



surat



yang



akan



dikirim



kedalam



sampul



mempersiapkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan. d.



Mencatat surat kedalam akan dikirim kedalam buku ekspedisi.



e.



Mengirimkan surat tersebut ke alamat



f.



Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan)



dan



Surat-surat yang telah selesai diproses lalu di arsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dab mudah dicari kembali apabila diperlukan. Penanganan arsip yang baik menjadi  satu pertanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barangbarang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. Apabila pengarsipan dilakukan dengan baik maka warkat yang sudah lama disimpan pun akan mudah ditemukan kembali. 3)



Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan : a.



Menurut tanggal masuknya surat



b.



Manurut pokok surat



c.



Menurut daerah asal surat



d.



Menurut abjad nama pengirim surat



Untuk lebih mudah, warkat biasanya disimpan dalam adner agar bahan-bahan yang terbuat dari kertas tidak mudah rusak. 7.



Kegiatan yang menunjang manajemen sarana Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang  sebenarnya sebagian besar berhubungan dengan inventarisasi. Di samping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan  pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat atau sarana, menyeleksi dan mendata kebutuhan. Selain kegiatan yang telah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halaman dan ruang-ruang lain. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana dan prasarana. Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh  para pekerja atau pesuruh. Kegiatannya mencakup:



1.



Menjaga kebersihan ruangan, halaman dan tempat-tempat lain yang masih termasuk wilayah sekolah.



2.



Menjaga keamanan khususnya pada waktu sedang tidak berlangsung kegiatan belajar mengajar di sekolah.



3.



Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada.



4.



Mengedarkan surat edaran, pengumuman sekolah, mengurus surat ke instansi lain atau orang tua siswa



5. 8.



Menyediakan minuman bagi pegawai dan tamu.



Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat Dalam Manajemen hubungan sekolah dengan masyarakat (publisitas sekolah) itu dapat dibedakan menjadi 2 yaitu internal dan eksternal. Hubungan sekolah dengan masyarakat internal yaitu meliputi unsur-unsur kepala sekolah, guru, pegawai dan siswa. Sedangkan hubungan sekolah dengan masyarakat internal itu mengutamakan hubungan sekolah dengan orang tua siswa (dewan sekolah) dan masyarakat pada umumnya. Hubungan sekolah dengan masyarakat yang mencakup hubungan sekolah dengan sekolah lain, sekolah dengan pemerintah setempat, sekolah dengan instansi lain dan sekolah dengan masyarakat pada umumnya, dan hubungannya pada umumnya merupakan hubungan kerjasama yang mendatangkan perbaikan serta kemajuan semua pihak. Menurut kurikulum 1975 (buku IIId hal 4) kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat meliputi : 1.



Mengatur hubungan sekolah dengan orang tua siswa



2.



Memelihara hubungan baik dengan dewan sekolah



3.



Memelihara dan mengembangkan hubungan sekolah dengan lembagalembaga pemerintah, swasta dan organisasi sosial.



4.



Memberi pengertian pada masyarakat tentang fungsi sekolah melalui berbagai teknik komunikasi.



2.4. Kompetensi Tenaga Administrasi Sekolah 2.4.1. Kualifikasi



Tenaga administrasi sekolah/madrasah terdiri atas kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah, pelaksana urusan, dan petugas layanan khusus. 1.



Kepala Tenaga Administrasi SD/MI/SDLB Kepala tenaga administrasi SD/MI/SDLB dapat diangkat apabila sekolah/ madrasah memiliki lebih dari 6 (enam) rombongan belajar. Kualifikasi kepala tenaga administrasi SD/MI/SDLB adalah sebagai berikut: a.



Berpendidikan minimal lulusan SMK atau yang sederajat, program studi yang relevan dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/madrasah minimal 4 (empat) tahun.



b.



Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah.



2.



Kepala Tenaga Administrasi SMP/MTs/SMPLB Kepala tenaga administrasi SMP/MTs/SMPLB berkualifikasi sebagai berikut: a.



Berpendidikan minimal lulusan D3 atau yang sederajat, program studi yang relevan, dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/ madrasah minimal 4 (empat) tahun.



b.



Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah.



3.



Kepala Tenaga Administrasi SMA/MA/SMK/MAK/SMALB Kepala



tenaga



administrasi



SMA/MA/SMK/MAK/SMALB



berkualifikasi sebagai berikut: a.



Berpendidikan S1 program studi yang relevan dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/madrasah minimal 4 (empat) tahun, atau D3 dan yang sederajat, program studi yang relevan, dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi sekolah/madrasah minimal 8 (delapan) tahun.



b.



Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah.



4.



Pelaksana Urusan Administrasi Kepegawaian



Berpendidikan minimal lulusan SMA/MA/SMK/MAK atau yang sederajat, dan dapat diangkat apabila jumlah pendidik dan tenaga kependidikan minimal 50 orang. 5. Pelaksana Urusan Administrasi Keuangan Berpendidikan minimal lulusan SMK/MAK, program studi yang relevan, atau SMA/MA dan memiliki sertfikat yang relevan. 6. Pelaksana Urusan Administrasi Sarana dan Prasarana Berpendidikan minimal lulusan SMA/MA/SMK/MAK atau yang sederajat. 7. Pelaksana Urusan Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat Berpendidikan minimal lulusan SMA/MA/SMK/MAK atau yang sederajat, dan dapat diangkat apabila sekolah/madrasah memiliki minimal 9 (sembilan) rombongan belajar. 8. Pelaksana Urusan Administrasi Persuratan dan Pengarsipan Berpendidikan minimal lulusan SMK/MAK, program studi yang relevan. 9. Pelaksana Urusan Administrasi Kesiswaan Berpendidikan minimal lulusan SMA/MA/SMK/MAK atau yang sederajat dan dapat diangkat apabila sekolah/madrasah memiliki minimal 9 (sembilan) rombongan belajar. 10. Pelaksana Urusan Administrasi Kurikulum Berpendidikan minimal lulusan SMA/MA/SMK/MAK atau yang sederajat dan diangkat apabila sekolah/madrasah memiliki minimal 12 rombongan belajar. 11. Pelaksana Urusan Administrasi Umum untuk SD/MI/SDLB Berpendidikan minimal SMK/MAK/SMA/MA atau yang sederajat. 12. Petugas Layanan Khusus a.



Penjaga Sekolah/Madrasah Berpendidikan minimal lulusan SMP/MTs atau yang sederajat.



b.



Tukang Kebun Berpendidikan minimal lulusan SMP/MTs atau yang sederajat dan diangkat apabila luas lahan kebun sekolah/madrasah minimal 500 m2 .



c.



Tenaga Kebersihan Berpendidikan minimal lulusan SMP/MTs atau yang sederajat.



d.



Pengemudi



Berpendidikan minimal lulusan SMP/MTs atau yang sederajat, memiliki SIM yang sesuai, dan diangkat apabila sekolah/madrasah memiliki kendaraan roda empat. e.



Pesuruh Berpendidikan minimal lulusan SMP/MTs atau yang sederajat.



2.4.2. Kompetensi Renstra Pendidikan Nasional telah menetapkan pilar-pilar kebijakan yang dijadikan kunci keberhasilan dalam pembangunan pendidikan yaitu: pilar kebijakan pemerataan dan perluasan akses pendidikan, pilar kebijakan peningkatan mutu, relevansi, dan daya saing pendidikan, dan pilar kebijakan tata kelola, akuntabilitas, dan citra publik. Untuk mencapai keberhasilan program ini perlu adanya team work yang kuat baik yang berasal dari unsur pendidik, tenaga kependidikan maupun sumber daya pendukung lainnya. Kebijakan pemenuhan persyaratan minimal kompetensi terhadap seluruh pemangku kepentingan pendidikan yang dilakukan secara menyeluruh akan mendukung keberhasilan pencapaian program yang telah ditetapkan. Tenaga administasi sekolah/madrasah di samping memenuhi standar kualifikasi juga diperlukan kompetensi untuk mengimbangi kualifikasi yang telah dimilikinya dan kompetensi tenaga pendidik sebagai satu di antara aktor kunci dalam proses pembelajaran. Dengan demikian, jika diibaratkan sebuah rangkaian kereta api yang sedang berjalan cepat, di situ ada lokomotif yang dikendalikan oleh masinis (kepala sekolah/madrasah) yang dirangkaikan dengan gerbong-gerbong yang membawa penumpang (peserta didik), yang dipandu dan difasilitasi oleh kondektur (pendidik), dan di tengah rangkaian ada restorasi yang di dalamnya ada beberapa pelayan (tenaga adminstrasi sekolah/madrasah), dan rangkaian terakhir ada gerbong disel yang dilayani oleh tenaga ahli/teknisi (laboran, pustakawan, dan lain lain). Rangkian kereta api tersebut akan dapat berjalan dengan cepat sesuai dengan rencana, lancar, aman, sampai tujuan apabila disiplin berjalan di atas rel dengan mengikuti rambu-rambu di sepanjang rel tersebut (kebijakan, aturan, anggaran, program, dan sebagainya). Jadi, semuanya harus sejalan selaras, adil dan tidak ada diskriminasi dalam pemenuhan persyaratannya.



Dalam pengelolaan kepegawaian, pembinaan pegawai negeri sipil lazim dimulai dari perencanaan, pengadaan, pengangkatan dan penempatan, penugasan, pendidikan dan pelatihan (pre-service dan in-service traning) pembinaan kepangkatan, pembinaan jabatan, kesejahteraan (materi dan nonmateri), tugas belajar/izin belajar, disiplin pegawai, pemensiunan, dan pemberhentian. Ketentuan ini dapat ditiru oleh satuan pendidikan yang diselenggarakan oleh masyarakat yang pegawainya bukan pegawai negeri sipil. Standar kualifikasi yang harus dipenuhi meliputi kualifikasi pendidikan dan sertifikat kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah (khusus bagi kepala administasi tenaga administrasi sekolah/madrasah) yang masing-masing berbeda untuk setiap jenjang pendidikan di mana telah ditetapkan paling rendah berpendidikan SMP yaitu bagi tenaga atau petugas layanan khusus seperti tukang kebun, penjaga sekolah, tenaga kebesihan, pengemudi, dan pesuruh. Sedangkan standar kompetensi meliputi: kepribadian, sosial, teknis, manajerial (khusus untuk kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah). Untuk dapat memperjelas komponen dimensi kompetensi tersebut dijabarkan sebagai berikut. 1.



Dimensi kompetensi kepribadian meliputi: kompetensi memiliki integritas dan akhlak mulia, etos kerja, pengendalian diri, percaya diri, fleksibilitas, ketelitian, kedisiplinan, kreatif dan inovasi, tanggung jawab.



2.



Dimensi kompetensi sosial meliputi: kompetensi untuk: bekerja dalam tim, pelayanan prima, kesadaran berorganisasi, berkomunikasi efektif, dan membangun hubungan kerja.



3.



Dimensi kompetensi teknis meliputi: kompetensi untuk melaksanakan administrasi kepegawaian, keuangan, sarana prasarana, hubungan sekolah dengan masyarakat, persuratan dan pengarsipan, administrasi kesiswaaan, administrasi kurikulum, administrasi layanan khusus, dan penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).



4.



Dimensi kompetensi manajerial (khusus bagi kepala tenaga administrasi sekolah/madrasah) meliputi kompetensi untuk: mendukung pengelolaan standar nasional pendidikan, menyusun program dan laporan kerja, mengorganisasikan staf, mengembangkan staf, mengambil keputusan,



menciptakan iklim kerja yang kondusif, mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya, membina staf, mengelola konflik, dan menyusun laporan. Masing-masing kompetensi ini sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah dijabarkan dalam subkompetensi yang lebih rinci agar dapat dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi dalam setiap jenis dan jabatan administrasi sekolah/madrasah dalam menunjang proses pembelajaran di sekolah madrasah. Sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen, penjabaran kompetensi dalam subsub yang lebih rinci ini menggambarkan pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kemampuan dan dan tingkat wewenangnya sehingga sesuai dengan jenis tugas dan tangung jawab telah dibagi habis untuk dilaksanakan. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah memberi kelonggaran kepada penyelenggara sekolah/madrasah untuk menetapkan perangkapan jabatan apabila dikehendaki. Hal ini dimungkinkan karena keterbatasan sumber daya manusia pada setiap sekolah/madrasah yang terbatas. Di samping keuangan yang tidak memadai apabila harus diangkat petugas baru untuk melaksanakan tugas-tugas di sekolah itu. Berdasarkan ketentuan kepegawaian, perangkapan jabatan ini tidak diperkenankan. Namun harus diperhatikan dalam pengadaan pegawai ada prinsip bahwa setiap pegawai negeri sipil harus memenuhi jam wajib kerja 37,5 jam perminggu, sehingga dalam satu tahun Pegawai Negeri Sipil (PNS) harus bekerja selama 1800 jam sehingga dalam empat tahun jumlah jam wajib PNS adalah 7.200 jam. Ketentuan ini terkait dengan sistem kepangkatan untuk PNS secara reguler adalah empat tahunan, dan juga dikaitkan dengan skala penggajian yang pada umumnya berlandaskan pada masa kerja, golongan dan pangkat.



BAB III PENUTUP 3.1. Kesimpulan Administrasi tata laksana/tata usaha sekolah/pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan/diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis (clericalwork) di sekolah, agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Administrasi tata laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimoun, mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah atau pendidikan. 3.2. Saran Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan dan kekurangan rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah yang kami susun tersebut. Kami selaku penulis banyak berharap pembaca berkenan memberikan kritik dan saran yang tentunya membangun kepada kami, demi mencapai kesempurnaan makalah.



DAFTAR PUSTAKA Imam, Muhammad. (4/04/2020). Administrasi Pendidikan. Diakses pada 28 April 2021 dari https://www.imamrambe.eu.org/2020/04/makalah-administrasi-pendidikan-tentang_23.html (24/3/2017). Manajemen Dan Administrasi Tata Laksana Pendidikan. Diakses pada 27 April 2021 dari http://pengertiandanartikel.blogspot.com/2017/03/manajemen-dan



administrasi-tata



laksana.html#:~:text=Pekerjaan%20tata%20laksana%20sekolah %20meliputi,diperlukan%20dalam%20setiap%20usaha %20kerjasam.&text=Mengirim%20yaitu%20kegiatan%20menyampaikan %20dengan,dari%20pihak%20pertama%20kepihak%20lain. (2012).



Manajemen



Tata



Laksana.



Diakses



pada



27



April



2021



dari



https://ochimath.wordpress.com/2012/01/10/manajemen-tata-laksana/ Murni. (2010). Manajemen Tata Laksana Sekolah Di Sekolah Menengah Kejuruan Swasta YLPM Kecamatan Tapung Hilir Kabupaten Kampar. (Skripsi Sarjana, Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau Pekanbaru,2010) Diakses dari http://repository.uinsuska.ac.id/11454/1/2010_2010259KI.pdf Smpn29samarinda. (23/2/2009). Kualifikasi Dan Kompetensi Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah Di Jenjang Pendidikan Dasar Dan Menengah. Diakses pada 28 April 2021 dari https://smpn29samarinda.wordpress.com/2009/03/23/kualifikasi-dan-kompetensitenaga-administrasi-sekolahmadrasah-di-jenjang-pendidikan-dasar-dan-menengah/