Kelompok 6 Sia Siklus Konversi [PDF]

Citation preview

Bab 1 Pendahulan 1.1.



Latar belakang Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang begitu pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh sebab itu, perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan dan tepet waktu sehingga keputusan yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan system informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan system informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.Oleh karena bentuk operasional perusahaan yang beragam, maka sasaran sistem informasi akuntansi juga beragam bentuknya. Misal suatu perusahaan manufaktur akan memerlukan sistem informasi akuntansi yang dapat menghasilkan informasi biaya produksi dan besarnya harga jual produk, jenis produk, kuntitas dan kualitas produk, biaya-biaya yang berhbungan dengan produk misal biaya pembelian bahan, biaya transportasi pengantaran, dan sebagainya. Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan. Lingkup (scope) sistem informasi akuntansi adalah memberikan informasi untuk tujuan akuntansi yaitu tujuan eksternal yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh otoritas dan tujuan internal untuk tujuan pengambilan keputusan manajemen.Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu 1



komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen ). Untuk tujuan eksternal biasanya didasarkan pada standar yang ditetapkan oleh otoritas. Misal penyajian laporan keuangan untuk publik, sehingga dibutuhkan sistem informasi akuntansi keuangan. Sebaliknya manajemen sering pula membutuhkan informasi akuntansi yang berkaitan dengan pengambilan keputusan untuk tujuan tertentu, sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi akuntansi manajerial.Dalam pembahasan ini akan di bahas tentang salah satu dari empat siklus transaksi dalam sistem informasi akuntansi untuk mencatat kegiatan bisnis. 1.2.



Rumusan masalah 1. apa itu sistem konversi? 2. bagaimana kontrol sistem konversi 3. bagaimana ruanglingkup dan penerapan sistem konversi?



1.3.



Tujuan 1. memahami berbgai elemen dan prosedur dasar yang melintas proses produksi tradisional 2. memahami arus dat dan berbagai prosedur dalam issten akuntansi biaya tradisional 3. mengenali berbagai pengen dalian akuntansi yang terdapat dalam lingkungan tradisional. 4. memahami berbagai fitur operasional filosi dan tekonologi yang merupakan ciri dari perusahaan kelas dunia. 5. memahami berbagai tujuan dari sistem just-in-timr dan mengenali berbagai implikasi mempertahankan persediaan yang berlebih di lingkungan global. 6. mengenali peran penting keualitas dalam metode akuntansi tradisional di lingkungan global. 7. mengenal berbagai karakteristik sisten informasi kelas dunia.



2



Bab 2 Pembahasan



2.1.



Siklus konversi Siklus konversi perusahaan mengubah (mengonversi) berbagai sumber dan input, sebagai bahan baku , tenaga kerja, dan overhead. Menjadi produk atau jasa untuk dijual. Siklus konversi tersebut adalah yang paling formal dan tampak jelas dalam perusahaan manufaktur akan tetapi , siklus ini ada sebagai konseptual , dalam berbagai industri jasa tertentu, seperti perawatan kesehatan dan konsultasi, dan akuntan publik (KAP). Dalam pembahasan mengenai siklus konveksi ini , kita akan mangasumsikan lingkungan manufaktor. Perusahaan manufaktur di AS berada dalam periode transformasi yang dinamis , perubahan yang cepat dalam permintaan pelanggan, siklus hidup produk yang lebih pendek, dan persaingan dengan pihak asing secara radikal telah mengubah berbagai atauran dipasar . Dalam usaha untuk menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan ini, berbagai produsen mulai melakukan bisnis dalam cara yang secara dramatis baru . Istilah kelas dunia merujuk pada era bisnis yang baru ini. Sedikit perusahaan yang relatif baru telah dapat mencapai status kelas dunia . Banyak yang mengarah ke arah tersebut,tetapi lebih banyak lagi yang tradisional. Figur 7-1 rangkaian berbagai praktik manufakutr Lingkngan manufaktur Perusahaan tradisional



Perusahaan dalam transisi



Prusahaan kelas dunia



Kemajuan menuju status kelas dunia



2.2.



Perusahaan kelas dunia Perusahaan kelas dunia (wordclasscompary) adalah perusahaan yang telah mencapai standar tinggi dan telah menangani berbagai perubahan fundamental dari bentuk serta manajemen perusahaan tradisional. Jenis persahaan semacam ini secara terus menerus akan



mengejar



peningkatan



segala



aspek



operasinya,



termasuk



dalam 3



prosedurmanufaktunya.



Kitaa



akan



mempelajari



beberapa



karakteristik



yang



membedakan produsen kelas dunia dengan perusahaan tradisional. Perusahaan kelas dunia dapat dengan menguntungkan memenuhi kebutuhan para pelanggannya . Tujuannya tidak hanya untuk memuaskan para pelanggan tetapi untuk secara positif menyenangkan mereka. Ini bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan sekali saja dan kemudian di lupakan. Dengan berbagai pesaing secara agresif berbagai cara baru untuk meningkatkan pangsa pasar , perusahaan kelas dunia terus menyenangkan para pelanggannya. Mencapai status kelas dunia membawa implikasi signifikan bagi akuntansi dan sistem informasi akuntansi . Informasi tradisional yang di hasilkan di bawah tekhnik akuntansi konfensional tidak cukup mendukung kebutuhan perusahaan kelas dunia.perusahaan itu membutuhkan berbagai metode akuntansi baru dan sistem informasi baru yang   



Menunjukan apa saja hal yangmenjadipehatian pelanggan (seperti kualitas dan layanan) Mengidentifikasi berbagai produk yang menguntungkan Mengindentifikasi pelanggan yang menguntungkan



Mengidentifikasiberbagai peluang untuk perbaikan operasional dan produk .



2.3.



Lingkungan manufaktur tradisional Siklus konversi tradisional terdiri atas dua subsistem. Sistem produksi dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi (prodictionsystem) melibatkan perencanaan, penjadwalan dan pengendalian produkfisikdi sepanjang prosea produksi. Ini meliputi penetapan kebutukan bahan baku otomasi pengeluaran bahan baku ke produksi dan pekerjaan yang akan di lakukan. Serta pengarahan pergerakan barang dalam proses melalui berbagai tahapan produksi. Sistem akuntansi biaya(costacountingsystem) memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi . Informasi yaang di hasilkan oleh system ini di gunakan untuk penilaian persediaan ,pengangaran ,pengendalian



biaya,pelaporan kinerja dan berbagaikeputusan manajemen sepwrti



keputusan “membuat atau membeli”. Dalam lingkungan manufaktur tradisional, kedua subsistem ini cenderung terpisah tidak terintegrasi oleh karenanya , keduanya akan dibahas secara terpisah. a. Sistem produksi 4



Tergantung dari produk yang diproduktif, perusahaan akan menggunakan salah satu dari berbagai metode produksi berikut ini : Pemasaran berkelanjutan membuat produk yang sama melalui



rangkaian



berkelanjutan berbagai prosedur standar semen dan minyak di produksi melalui metode manufaktur inu . Biasanya di bawah pendekatan ini perusahaan menyimpan persedjaan barang jadi pada tingkat yang dibutuhkan untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan . Perkiraan penjualan bersama dwngan informasi tingkat persediaan saat ini adalah Pemicu proses ini. Pemrosesan berdasarkan pesaanan melibatkan pembuatan berbagai produk yang berbeda sesuai dengan spesifikasi pelanggan . Proses ini diawali oleh pesanan penjualan bukan oleh tingkat persediaan yang menurun . Dokumen dalam sistem Batch 1. Perkiraan penjualan(salesforecast) menunjukan perkiraan permintaan barang jadi perusahaan dalam suatu periode tertentu . Fungsi pemasaran biasanya menghasilkan perkiraan permintaan tahunan berdasarkan produk . Bagi perusahaan yang memiliki perubahan musiman dalam penjualan , perkiraan ini dipericidalam berbagai periode yang lebih pendek (per triwulan atau bulanan) hingga dapat direvisi sesuai dengan kondisi ekonomi yang terjadi. Dalam banyak industri, perkiraan penjualan adalah dokumen perencanaan produksi yang paling penting . 2. Jadwal produksi (productionschedule ) adalah rencana dan otorisasi formal untuk memulai produksi . Dokumen ini menjelaskan berbagai produk yang akan dibuat, jumlah yang akan diproduksi dalam tiap batch , serta jadwal produksi untuk memulai serta menyelesaikan produksinnya . 3. Daftar kebutuhan bahan baku yang menspesifikasikan berbagai jenis dan jumlah bahan baku serta berbagai subperakitan yang digunakan dalam memproduksi sebuah unit barang jadi . Kebutuhan bahan baku untuk seluruh batch ditetapkan dengan mengalikan BOM dengab jumlah barang dalam batch . 4. Lembar proses kerja (routesheet), secara konseptual lembar proses kerja ini sama dengan BOM . jika BOM menspsifikasi berbagai mebutuhanbahan, lembar proses kerja menspesifikasiurutan operasi (mesin atau perakitan) serta waktu standar yang dialokasikan untuk tiap pekerjaan . 5. Perintah Kerja Perintah Kerja atau perintah produksi dibuat berdasarka BOM ( bill of material ) dan lembar proses kerja untuk menspesifisikan bahan baku dan produksi (mesin, perakitan dan lain-lain ) untuk tiap batch. Kesemua dokumen ini, bersama dengan lembar perpindahan. 6. Lembar Perpindahan



5



Mencatat pekerjaaan yang dilakukan ditiap tempat kerja serta mengotorisasi perpindahan pekerjaan atau batch dari satu tempat kerja ke tempat berikutnya. 7. Permintaan Bahan Baku Mengotorisasi karyawan gudang untuk mengeluarkan bahan baku ke orang – orang atau tempat kerja dalam proses produksi. Dokumen ini biasanya hanya menspesifisikan jumlah standar.Bahan baku yang dibutuhkan sebagai kelebihan dari jumlah standar akan membutuhkan permintaan terpisah yang dapat diidentifikasi secara eksplisit sebagai permintaan bahan baku berlebih.Hal ini memungkinkan pengendalian yang lebih tepat atas proses produksi dengan menekankan pada penggunaan bahan baku yang berlebih.Dalam beberapa situasi, bahan baku yang digunakan dalam produksi kurang dari standarnya.Ketika hal ini terjadi tempat kerja akan mengembalikan yang tidak digunakan ke gudang bessama dengan lembar pengembalian bahan baku. Proses Produksi Batch



6



Pemrosesan Batch menghasilkan berbagai kelompok (batch) yang berbeda. Tiap barang dalam batch hampir sama, yaitu membutuhkan bahan baku serta operasi yang sama. Mekanisme pemicu proses ini adalah kebutuhan untuk mempertahankan tingkat perssediaan barang jadi sesuai prediksi kebutuhan pelanggan. Tahap ini melibatkan dua prosedur: spesifikasi



permintaan kebutuhan bahan baku dan



operasional (materials and operations requirement) serta penjadwalan produksi. Membuat kebutuhan bahan baku untuk sebuah batch dalam perincian produk tertentu adalah menganalisis apa yang dibutuhkan dibandingkan apa yang tersedia dalam persediaan bahan baku. Determinan utama untuk permintaan bahan baku dan kebutuhan operasioanl adalah prediksi penjualan, laporan status persediaan, dan spesifikasi teknis untuk barang jadi. Ketika memproduksi batch yang nonstandar atau produk yang berdasar pesanan spesifikasi bahan baku dan operasi bisa saja jadi sangat penting karena kebutuhan analisis terperinci yang dibutuhkan untuk membuat BOM dan lembar proses kerja. Hal lain yang juga dihasilkan dari tahap perencanaan dan pengendalian produksi adalah permintaan pembelian (jika dibutuhkan) untuk tambahan bahan baku. Prosedur kedua yang dilakukan di bawah tahap perencanaan dan pengendalian produksi adalah penjadwalan produk. Jadwal untuk operasi produksi tersebut dibuat oleh staf administrasi penjadwalan produk dan didasarkan pada informasi yang diberikan dalam BOM serta lembar proses kerja. Perintah kerja, lembar perpindahan, dan permintaan bahan baku yang dibuat oleh staf administrasi bagian penjadwalan tersebut berpindah melalui berbagai tempat kerja sesuai dengan lembar proses kerjanya. Tahap produksi dimulai ketika para pekerja mendapat bahan baku dari staf gudang sebagai ganti dari permintaan bahan baku. Sebagai bukti bahwa tahap produksi ini telah selesai, sebuah salinan dari lembar perpindahan dikirimkan kembali ke bagian perencanaan dan pengendalian produksi untuk memperbarui file perintah kerja terbuka. Setelah menerima lembar perpindahan terakhir, file perintah kerja terbuka akan ditutup. Seperti yang dapat diperkirakan, tempat kerja juga memiliki peran penting dalam pencatatan biaya jam kerja tenaga keja, pekerjaan ini ditangani oleh para supervisor.



7



Tahap selebihnya dari sistem produksi adalah pengendalian perseidaa, yang memiliki 3 fungsi penting dalam proses produksi: 1.  Memicu keseluruhan proses dengan menyediakan laporan status persediaan bahan baku dan barang jadi bagi perencanaan dan pengendalian produksi. 2. Personel bagian pengendalian persediaan secara terus menerus terlibat dalam pembaruan record persediaan bahan baku berdasarkan permintaan bahan baku, permintaan tambahan bahan baku, dan lembar pengembalian bahan baku 3. Setelah menerima perintah kerja dari tempat kerja yang terakhir, bagian pengendalian persediaan akan mencatat produk yang jadi dalam record persediaan barang jadi. Model EOQ Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk meminimalkan biaya persediaan dengan tetap memastikan bahwa terdapat persediaan dalam jumlah yang memadai untuk memenuhi permintaan saat ini. Berbagai model persediaan yang digunakan untuk mencapai tujuan ini dapat membantu menjawab dua pertanyaan dasar: 1. Kapan sharusnya persedian dibeli? 2. Seberapa banyak persediaan yang harus dibeli? Model persediaan yang paling sederhana dan umum digunakan adalah model jumlah pesanan ekonomi (economic order quantity-EOQ). Berikut asumsi-asumsi dari EOQ: 1. Permintaan produk konstan dan tidak diketahui secara pasti 2. Waktu tunggu - waktu antara memasukkan pesanan persediaan hingga kedatangannya -diketahui dan konstan 3. Semua persediaan yang dipesan tiba pada saat yang sama 4. biaya total per tahun untuk memesan adalah dapat bervariasi dan menurun sejalan dengan peningkatan jumlah pesanan. biaya pemesanan meliputi biaya membuat dokumen, menghubungi pedanok, memproses penerimaan persediaan, memelihara rekening pemasok, dan menulis cek. 8



5. Biaya total per tahun untuk menyimpan persediaan (biaya penggudangan) adalah biaya yang bervariasi yang akan meningkatkan sejalan dengan peningkatan jumlah yang dipesan. Biaya - biaya ini meliputi biaya kesempatan dari dana yang di investasikan, biaya penyimpanan , pajak properti dan asuransi 6. tidak ada diskon jumlah oleh karenanya harga total pembelian persediaan untuk tahun terkait adalah konstan Tujuan dari model EOQ adalah untuk mengurangi biaya persediaan. Parameter penting dalam model ini adalah biaya penggundangan dan biaya pemesanan. Figur 7.9 adalah gambar hubungan antara biaya ini dengan jumlah pesanan. Ketika jumlah pesanan naik, jumlah kegiatan pemesanan menurun, Sehingga menyebabkan biaya total pertahun untuk memesan menurun. Figur 7-9 hubungan antara biaya persediaan total dengan jumlah pesanan



Ak an tetapi, ketika jumlah yang dipesan naik rata-rata persediaan yang dimiliki akan naik hingga menyebabkan biaya penggudangan persediaan tahunan total akan naik. Persamaan berikut digunakan untuk menghitung EOQ: Q= √2DS/H Dimana Q = Jumlah pesanan ekonomi 9



D = permintaan tahunan dalam unit S = biaya tetap untuk memasukkan tiap pesanan H = biaya menyimpan atau penggudangan perunit pertahun Contoh : sebuah perusahaan memiliki permintaan tahunan 2000 unit,



dengan biaya



pemasangan per unit adalah $12 dan biaya penggudangan per unit adalah $0,40. Dengan menggunakan angka-angka ini maka EOQ dapat dihitung sbb: Q=



Q=



√



2 DS H



√



2 ( 2.000 ) (12) 0,40



Q = √ 120.000 Q = 346 Setelah mengetahui seberapa banyak yang harus dibeli lihat pernyataan kedua: Kapan seharusnya membeli? ROP = I x d Dengan I = waktu tunggu, d = permintaan harian Contoh jika : d = 5 unit , I = 8 hari, ROP = 40 unit asumsi-asumsi dalam model eoq menghasilkan pola penggunaan persediaan yang seperti gigi gergaji yang digambarkan dalam figur 7-10. Nilai Q dan ROP dihitung secara terpisah untuk tiap jenis barang persediaan. tiap kali persediaan akan dikurangi berdasarkan pesanan penjualan atau digunakan dalam produksi, jumlah yang dimiliki dibandingkan dengan ROP nya. ketika QOH = ROP, pesanan akan dibuat sejumlah nilai Q.



10



b. Sistem akuntansi biaya Proses akuntansi biaya untuk suatu proses produksi dimulai ketika bagian perencanaan dan pengendalian mengirimkan sebuah salinan dari perintah kerja yang asli bagian akuntansi biaya. staff administrasi nya kemudian membuat record biaya baru untuk yang memulai produksi dan menyimpannya dalam file barang dalam proses. file ini bertindak sebagai buku pembantu bagi akaun pengendali barang dalam proses di buku besar. Ketika



bahan baku dan tenaga kerja ditambahkan disepanjang proses



produksi, berbagai dokumen yang mencerminkan peristiwa-peristiwa ini mengalir masuk ke bagian akuntansi biaya. penerimaan lembar Perpindahan yang terakhir untuk suatu batas menandakan selesainya proses produksi. pada tahap ini, staff administrasi memindahkan lembar biaya dan file WIP. hal ini mewakili transfer produk dari WIP ke persediaan barang jadi.



secara berkala,



informasi lintasan



mengenai beberapa biaya ini ke WIP, mengurangi (kredit) WIP, dan berbagai selisih nya akan dicatat dalam voucher jurnal serta dikirimkan ke bagian buku besar untuk dicatat ke dalam akun pengendaliannya. Berikut adalah gambar arus informasi dan pekerjaan yang umum dalam sistem akuntansi biaya ; Figur 7-10 penggunaan persediaan



11



c. Pengendalian dalam lingkungan tradisional Otorasi Transaksi 1. Dalam lingkungan manufaktural, aktivitas produksi



diotorisasi



oleh bagian



perencanaan dan pengendalian produksi melalui perintah kerja yang formal. Dokumen ini mencerminkan keutuhan produksi,



yang merupakan selisih antara perkiraan



permintaan atas produk ( didasarkan pada perkiraan penjualan) dan persediaan barang jadi yang dimiliki 2.



lembar perpindahan ditandatangani oleh supervisor tiap tempat kerja untuk



mengotorisasi berbagai aktivitas di tiap batch dan untuk perpindahan produk melalui berbagai tempat kerja. 3. permintaan bahan baku dan permintaan tambahan bahan baku mengotorisasi staf staff gudang untuk mengeluarkan bahan baku ke berbagai tempat kerja. Figur 7-11 penggunaan persediaan pengaman untuk mencegah kehabisan persediaan



12



Pemisahan tugas salah satu tujuan dari prosedur pengendalian ini adalah untuk memisahkan berbagi pekerjaan otorisasi transaksi dari pemrosesan transaksi. akibatnya bagian perencanaan dan pengendalian produksi secara organisational terpisah dari tempat kerja Berikut ini pemisahan yang berlaku : 1. Bagian pengendalian persediaan memelihara record akuntansi atas persediaan bahan baku dan barang jadi. Aktivitas ini tetap dipisahkan dari fungsi menyimpan bahan baku di gudang dan dari penggudangan barang jadi, yang memiliki kewajiban penyimpanan untuk berbagai aktiva ini. 2. Begitu pula, fungsi akuntansi biaya untuk barang datam proses seharusnya dipisahkan dari tempat kerja datam proses produksi. Terakhir, untuk mempertahankan independensi fungsi buku besar sebagai tahap verifikasi, departemen buku besar (general ledger-GL) harus terpisah dari departemen yang mencatat buku pembantu berbagai akun. Oleh karenanya,



departemen GL



secara organisasional terpisah dari. pengendalian persediaan dan akuntansi biaya. Figur 7-12 prosedur akuntansi biaya



13



Supervisi ini adalah prosedur supervisi yang berlaku datam siklus konversi. 1. Supervisor datam berbagai tempat kerja mengawasi penggunaan bahan baku dalam proses produksi. hal ini membantu utnuk memastikan bahwa semua bahan baku yang dikeluarkan dari gudang memang digunakan dalam produksi dan bahwa sisa yang terbuang dapat diminimalkan. Kartu kerja karyawan dan lembar pekerjaan juga harus diperiksa keakuratannya 2. Supervisor juga mengamati dan melihat kembali aktivitas pencatatan waktu kerja. Hal ini akan mendorong adanya kartu kerja dan lembar pekerjaan karyawan yang akurat. Pengendalian akses Siklus konversi memungkinkan akses langsung dan tidak langsung ke aktiva. Akses Langsung ke Aktiva. Sifat dari produk fisik dan proses produksi memengaruhi berbagai jenis pengendalian akses yang dibutuhkan. 1. Perusahaan sering kali. Membatasi akses ke berbagai area sensitif seperti gudang, tempat kerja produksi, dan gudang barang jadi. Metode pengendalian yang digunakan meliputi kartu identifikasi, petugas keamanan, peralatan pengamatan, dan berbagai sensor serta alarm elektronik. 2. Penggunaan biaya standar memberikan suatu jenis pengendalian akses. Dengan menetapkan jumlah bahan baku dan tenaga kerja yang diotorisasi untuk tiap produk, perusahaan membatasi akses tidak sah ke berbagai sumber daya tersebut. Untuk mendapalkan tambahan jumlah akan membutuhkan otorisasi khusus dan dokumentasi fornaal. Akses Tidak Langsung ke aktiva. Aktiva, seperti kas dan persediaan, dapat dimanipulasi melalui akses ke berbagai dokumen sumber yang mngendalikannya. Dalam siklus konversi, berbagai dokumen yang penting meliputi perrnintaan bahan baku, permintaan tambahan bahan baku, dan kartu kerja karyawan. Metode pengendalian yang juga mendukung jejak audit adalah penggunaan dokumen yang diberi nomor terlebih dahulu. Pencatatan akuntansi Seperti yang dapat dilihat dalam beberapa bab sebelumnya, tujuan dari teknik pengendalian ini adalah untuk membuat jejak audit untuk tiap transaksi. Dalam siklus konversi, hal ini dicapai melalui penggunaan perintah kerja, lembar biaya, lembar 14



perpindahan, lembar pekerjaan, permintaan bahan baku, file WIP dan file persediaan barang jadi. Dengan memberikan nomor terlebih dahulu ke dokumen sumber dan menggunakannya sebagai referensi dalam record WIP, perusahaan dapat menelusuri setiap persediaan barang jadi melalui proses produksi hingga sumbernya. Ini adalah hal yang penting untuk mendeteksi kesalahan dalam produksi dan pencatatan untuk mendeteksi batch produksi yang"hilang,"dan untuk melalukan audit secara berkala. Verifikasi independen Berbagai tahapan verifikasi datam siklus konversi dilakukan scperti berikut ini. 1. Bagian akuntansi biaya merekonsilasi penggunaan bahan baku dan tenaga kerja yang diambil dari permintaan bahan baku dan lembar pekerjaan dengan standar yang telah ditetapkan. Personel bagian akuntansi biaya kemudian dapat mengidentifikasi berbagai penyimpangan dari standar yang diterapkan yang secara formal akan dilaporkan sebagai selisih. Dalam lingkugan manufaktur tradisional, perhitungan selisih adalah sumber data yang penting untuk sistem pelaporan manajemen. 2. Bagian buku besar juga memiliku fungsi verifikasi yang penting melalui pemeriksaan perpindahan total produk dari WP biogga batang iadi, Hal ini dilakukan dengan merekonsilasi voucher jurnal dari bagian akuntansi biaya dengan ringkasan buku Pembantu persediaan dari bagian pengendalian persediaan. 3. terakhir auditor internal dan eksternal dan eksternal secara berkala akan memverikasi persediaan bahan baku dan persediaan barang jadi yang dimiliki melalui perhitungan fisik. Mereka akan membandingkan jumlah sesungguhnya dengan record persediaan serta membuat penyesuaian ke record jika perlu. 2.4.



Lingkungan manufaktur kelas dunia Siklus konversi tradisonal yang baru saja dijelaskan masih mewakili berbagai prosedur dalam banyak perusahaan di Amerika Serikat. Akan tetapi, dalam dua dekade terakhir ini, proses manufaktur mengalami banyak perubahan radikal karena perusahaan ingin mencapai status kelas dunia. Figur 7-13 tren dalam keunggulan kompetitif



15



Pada pertengahan tahun 1950-an, Amerika Serikat adalah pemimpin dalam rnanufaktur di antara berbagai negara industri lainnya. Proses produksi massal, yang disempurnakan pada awal abad ini, memberikan skala ekonomi sehingga industri di AS memiliki keunggulan kompetitif yang berbeda., Berbagai perusahaan dapat mencapai biaya per unit yang rendah dengan memproduksi sedikit jenis produk dalam jumlah yang banyak. Permintaan atas berbagai produk ini pada saat ini stabil, hingga menghasilkan lebih banyak waktu untuk pemulihan biaya. Dalam banyak hal, ini adalah pasar bagi penjual. Sebuah pernyataan dari Henry Ford mencirikan filosofi produksi massal"Orang Amerika dapat memiliki warna apa saja untuk Model T yang mereka inginkan, selama warnanya hitam." Saat ini, dominasi barang-barang asing di toko-toko AS mencerminkan dunia yang sangat berbeda dari 20 hingga 30 tahun yang lalu. Berbagai industri di AS telah melihat pengikisan pangsa pasar mereka dan semakin menurunnya daya saing mereka. Industri mobil dan elektronik adalah contoh nyata dari fenomena ini. Salah satu argumentasi mengenai perubahan dalam status quo ini menyatakan bahwa biaya tenaga kerja yang jauh lebih rendah telah memberi perusahaan asing keunggulan kompetitif. Walaupun hal ini mungkin benar pada masa-masa awal penurunan, kompetisi upah kini hanya menjelaskan sedikit dari gambaran totalnya. penjelasan yang lebih baik. Ditemukan dalam berbagai faktor pasar yang telah mengubah keunggulan kompetitif, yang juga merupakan faktor-fakto yanggagal dikenali oleh industri di AS secara cepat. Sejak pertengahan tahun 1970-an, berbagaia faktor yang menentukan keunggulan kompetitih telah bergeser dari penekanan pada biaya saja ke penekanan pada kepuasan pelanggan, keanekaragaman produk, dan kemampuan untuk merespon seacar cepat perubahan permintaan pelanggan. Figur 7.13 menyajiakn berbagai tren dalam faktor keunggulan kompetitif selama ini. Selama beberapa tahun, para produsen di AS mengabaikan tren-tren ini dan terus melanjutkan"bisnis seperti biasa,"sementara para pesaing asingnya mengambil alih peran pemimpin. Melalui inovasi dalam filosofi bisnis, proses produksi, dan teknologi, bersama dengan usaha yang tak kenal lelah untuk kepuasan pelanggan, perusahaan asing ini berkembang menjadi lawan yang serius dalam area yang dulu didominasi oleh Amerika Serikat. Kini, para produsen di AS merespons berbagai perubahan yang tidak dapat lagi mereka abaikan dengan mewujudkan fleksibilitas dalam produksi.



16



A. Fleksibilitas produksi para



pelanggan



modern



menginginkan



produk



berkualitas,



mereka



menginginkanya dengan segera, dan ingin ada berbagai pilihan. Profil permintaan ini membebankan konflik dasar bagi produsen tradisional, yang orientasi pada lingkungan terstruktur dan tidak fleksibelnya, menghambat sehingga tidak efektif dalam lingkungan ini. Sebaliknya, para pesaing kelas dunia memenuhi berbagai tantangan konsumerisme modem melalui sistem produksi fleksibel. Bayangkan contoh-contoh berikut mengenai fleksibilitas dalam produsen mobil kelas dunia saat ini. Sebuah perusahaan memiliki fleksibilitas untuk secara keseluruhan mmyusun ulang peralatannya untuk perubahan dari satu model ke model lainnya datam waktu 2, 5 menit. Sebuah produsen dapat menghasilkan 600 barang jadi dalam sebuah lini produksi, Perusahaan lainnya dapat mengganti warna cat di lini produksinya hanya dalam beberapa detik. Hal ini memungkinkan cat yang disesuaikan dengan pesanan pelanggan tanpa harus menjalankan keseluruhan batch mobil untuk satu warna. Mencapai fleksibilitas produksi (manufacturing flexibility) menggabungkan empat karakteristik: (1)nreorganisasi fisik pabri,, (2) otomatisasi proses produksinya, (3) pengurangani persediaan, dan (4) kualitas produk yang tinggi. Kita membahas masing-masing karakteristik ini dan melihat beberapa tren yang berkembang. B. Reorganisasi fisik fasilitas produksi Proses produksi traditional cenderung berubah sedikit-sedikit selama beberapa tahun menjadi aktivitas yang berurutan seperti ular. Produk bergerak maju dan mundur serta melintasi ruang pabrik, serta naik dan turun melalui berbagai aktivitas yang berbeda. Figur 7-14 menunjukan tata letak pabrik tradisional. Ketidak efisiennan yang inheren dalam tata letak prabrik tradisional menambah biaya penanganan, waktu konversi, dan bahkan persediaan dalam proses produksi. Selain itu, karena aktivitas produksi biasanya diatur di sepanjang garis fungsional, terdapat tendensi adanya kecurigaan antarkaryawan. Mentalitas “kita versus mereka” ini berlawanan dengan sikap sebagai tim dan menciptakan ketidakseimbangan dalam proses.



17



Figur 7-14 tata letak pabrik tradisional



C. Otomatisasi Proses Produksi Otomatisasi adalah inti dari lingkungan produksi yang berfungsi dengan baik. Melalui penggantian tenaga kerja dengan otomatisasi, perusahaan dapat menjadi lebih efisien dan karenanya menjadi lebih kompetitif. Otomatisasi juga dapat berkontribusi secara langsung pada karakteristik operasi lainnya yaitu pengurangan persediaan dan peningkatan kualitas. Akan tetapi penggunaan otomatisasi di antara berbagai produsen di AS berbeda-beda. Figure 7-16 menyajikan otomatisasi sebagai rangkaian dengan model produksi tradisional di satu sisi dan modal produksi yang terintegrasi penuh dengan terkomputerisasi di sisi lainnya. produksi tradisional Lingkungan produksi tradisional terdiri atas berbagai jenis mesin, yang masing-masing dikendalikan oleh seorang operator. Karena mesin-mesin ini membutuhkan banyak waktu penyetelan, biaya penyetelan harus disebarkan dalam operasi produksi berjumlah besar. Mesin-mesin ini dan operatornya diatur menjadi berbagai bagian fungsional, seperti pencampuran, pemotongan, dan pengelasan. Barang dalam proses mengikuti rute yang rumit disepanjang berbagai operasi yang berbeda melintasi ruang pabrik.



18



Figur 7-15 sistem produksi fleksibel



Figur 7-16 rangkaian otomatisasi



teknologi yang berdiri sendiri Teknologi yang berdiri sendiri (islands of technology) menggambarkan lingkungan dengan keberadaan otomatisasi dalam bentuk (pulau) yang terpisah-pisah dan yang berdiri sendiri dalam lingkungan tradisional. Teknologi yang berdiri sendiri ini menggunakan mesin yang Dikendalikan Numerik Komputer (computer numerical controlled-CNC) yang dapat melakukan beberapa operasi dengan keterlibatan manusia yang lebih sedikit. Mesin CNC berisi berbagai program komputer untuk semua bagian yang diproduksi oleh mesin tersebut. Dalam konfigurasi CNC, manusia masih menaikkan, menyetel, dan mengosongkan mesin. Akan tetapi, manfaat yang penting dari teknologi CNC ini adalah sedikitnya waktu (dana biaya) penyetelan yang dibutuhkan untuk berubah dari satu operasi ke operasi lainnya.



19



Penyederhanaan proses Penyederhanaan proses (process simplification) berfokus pada pengurangan kompleksitas tata letak fisik produksi di lantai pabrik. Berbagai jenis mesin CNC akan diatur dalam sel (cell) untuk menghasilkan sebuah bagian lengkap dari awal hingga akhir di satu lokasi. Tidak seperti mesin CNC yang biasa, tidak ada keterlibatan manusia dalam sel. Contohnya, Nissan, menggunakan sebuah sel multioperasi dalam memproduksi as truk besar. Mesin tersebut mengambil as seberat 800 pound dan melakukan lebih dari 40 operasi (memutar, memotong, mengebor, dan sebagainya) tanpa keterlibatan manusia. Tata letak fisik yang lebih tidak rumit dalam sebuah sel mengurangi jarak yang harus ditempuh sebuah bagian dalam proses produksi. Hal ini pada akhirnya menghemat waktu produksi dan secara signifikan mengurangi persediaan dalam transit. produksi yang diintegrasikan dengan komputer Produksi yang diintegrasikan dengan komputer (computer-integrated manufacturing CIM) adalah lingkungan yang terotomatisasi penuh. Pabrik CIM diatur menjadi dua sel teknologi yang tidak menggunakan tenaga kerja manusia dalam proses produksi. Selain mesin-mesin CNC, prosesnya akan menggunakan sistem penyimpanan dan penarikan otomatis serta robotik. Figure 7-17 menunjukkan hubungan fisik antara berbagai teknologi ini. Sistem penyimpanan dan penarikan otomatis. Banyak perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan profitabilitasnya dengan mengganti forklift beserta operator manusianya dengan sistem penyimpanan dan penarikan otomatis (automated storage and retrieval system-AS/RS). Harley-Davidson beralih dari 60 operator forklift menjadi 5 saja. AS/RS adalah sistem conveyor yang dikendalikan komputer dan yang membawa bahan baku dari berbagai gudang ke lantai pabrik, serta barang jadi ke gudang. Manfaat operasional dari teknologi AS/RS ini jika dibandingkan dengan sistem manual meliputi penurunan kesalahan, perbaikan pengendalian persediaan, dan biaya penyimpanan yang lebih rendah. Robotika. Robotika melibatkan penggunaan robot, mesin CNC khusus yang digunakan dalam lingkungan berbahaya atau untuk melakukan berbagai pekerjaan berbahaya dan monoton yang cenderung dapat menyebabkan kecelakaan. Pembahasan selebihnya dari bagian ini menyajikan garis besar sejumlah teknologi informasi yang digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan proses produksi. Teknologi ini adalah desain berbantuan komputer (CAD), produksi berbantuan komputer (CAM), perencanaan sumber daya produksi (MRP II), perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dan pertukaran data elektronik (EDI). Perusahaan manufaktur dan nonmanufaktur menggunakan teknologi ERP dan EDI.



20



Figur 7-17 sistem produksi yang diintegrasikan dengan komputer



Desain berbantuan komputer Para teknisi menggunakan desain berbantuan komputer (computer-aided design-CAD) untuk mendesain produk yang lebih baik secara lebih cepat. Sistem CAD meningkatkan produktivitas teknisi, meningkatkan akurasi dengan otomatisasi pekerjaan desain yang berulang, memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih responsif pada permintaan pasar, dan menghubungkan sistem CAM dan MRP II, serta lingkungan eksternal. Hubungan dari berbagai sistem ini ditunjukkan dalam Figur 718. Desain produk telah mengalami perubahan cepat melalui teknologi CAD. Teknologi tersebut awalnya digunakan dalam industri pesawat terbang pada awal tahun 1960-an, tetapi sejak itu telah digunakan dalam setiap jenis industri. Teknologi CAD telah diperluas untuk mendesain dan mengevaluasi proses produksi bagi produk baru. Hal ini menghasilkan spesifikasi tahapan dan prosedur terperinci (informasi urutan pekerjaan) untuk personel tempat kerja. System CAD yang canggih dapat mendesain produk dan proses secara simultan. Jadi, dengan dibantu CAD, pihak manajemen dapat mengevaluasi kelayakan teknis produk dan menentukan “dapat tidaknya suatu produk diproduksi”. Teknologi CAD sangat banyak mempersingkat waktu antara desain awal dengan akhir. Hal ini memungkinkan perusahaan menyesuaikan produksinya secara cepat dengan perubahan dalam permintaan pasar. Hal ini juga memungkinkan perusahaan merespons permintaan pelanggan atas produk yang khusus. Koneksi sistem CAD dengan jaringan komunikasi eksternal (EDI) dibutuhkan agar produsen kelas dunia dapat berbagi spesifikasi desainnya dengan para pemasok dan pelanggannya. Komunikasi ini juga memungkinkan produsen kelas dunia untuk menerima spesifikasi desain secara elektronik dari para pelanggan dan pemasoknya untuk dipertimbangkan. 21



Figur 7-18 hubungan antara siklurs-siklus transaksi



Produksi Berbantuan Komputer Produksi berbantuan computer (computer-aided manufacturing-CAM) berfokus pada pabrik dan penggunaan computer untuk mengendalikan proses produksi secara fisik. Dulu, jenis mesin yang paling banyak digunakan adalah mesin untuk tujuan umum, seperti penekan, pemutar, dan mesin pencampuran. Tujuan awal dari otomatisasi adalah peningkatan produktivitas tenaga kerja. Kini, CAM memberikan presisi, kecepatan, dan pengendalina yang lebih baik daripada proses produksi oleh manusia. MRP II, EDI, DAN ERP Perencanaan sumber daya produksi (manu facturing resources planning- MRP II) adalah perluasan dari konsep sederhana yang masih digunakan dan disebut sebagai system perencanaan penerimaan bahan baku (materials requirements planning-MRP). Figure 7-20 menggambarkan system MRP, yang “mengubah” perintah kerja untuk membuat sebuah BOM dan menentukan permintaan persediaan di muka sebelum produksi. Pendekatan ini di desain untuk meminimalkan biaya pengudangan persediaan dalam industry produksi masal. MRP hanyalah versi otomatis dari proses perencanaan dan pengendalian produksi yang tradisional. Di pihak lain, MRP II adalah teknik rekayasa yang mengintegrasikan beberapa proses bisnis. MRP II tidak terbatas pada persediaan manajemen. MRP II adalah system dan filosofi untuk mengoordinasikan berbagai aktivitas seluruh perusahaan. Oleh karenanya, MRP II menggambungkan berbagai teknik untuk melaksanakan



22



perencanaan produksi, memberikan umpan balik, dan mengendalikan proses. Figure 7-21 menunjukkan integrasi dari berbagai system dibawah lingkungan MRP II. System MRP II ini akan menghasilkan daftar kebutuhan baku untuk produk terkait, menyesuaikan produksi dari produk tersebut dalam jadwal produksi induk, membuat perkiraan kasar perencanaan kapasitas berdasarkan ketersediaan mesin dan tenaga kerja, menghasilkan rencana permintaan bahan baku yang akan menjadwalkan pengiriman bahan baku secara just-in-time, mendesain rencana kapasitas akhir untuk pabrik, dan menggelola persediaan bahan baku serta barang jadi. Figure 7-22 menunjukkan secara terperinci dari sifat konsep MRP II yang sangat terintegrasi. MRP II mengintegrasikan desain produk dan proses produksi pabrik dengan entri pesanan, informsi akuntansi,serta system perhitungan biaya berdasarkan aktivitas, yang akan memungkinkan produsen kelas dunia untuk membuat, mengomunikasikan, dan melaksanakan jadwal produksi dengan tetap mengendalikan biaya serta mempertahankan tingkat persediaan serendah mungkin. Produsen kelas dunia bisa mewujudkan sejumah manfaat dari system MRP II yang sangat terintegrasi, dalam hal berikut ini :  Perbaikan layanan pelanggan.  Pengurangan investasi pada persediaan.  Peningkatan produktivitas.  Perbaikan arus kas.  Bantuan dalam mencapai tujuan strategis jangka panjang.  Bantuan dalam mengelola perubahan (yaitu, dalam pengembangan produk baru, atau pengembangan produk khusus untuk pelanggan atau oleh pemasok).  Fleksibikitas dalam proses produksi. MRP II telah berubah perlahan menjadi peranti lunak canggih yang di sebut system perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP). Paket peranti lunak komersial ini mendukung kebutuhan informasi keseluruhan perusahaan, tidak hanya fungsi produksi. ERP dapat menghitung kebutuhan sumber daya, pembuatan jadwal, mengelola perubahan konfigurasi produk, memungkinkan perubahan terencana di masa mendatang dalam hal produk, dan memonitor produksi di pabrik. Selain itu, ERP menyediakan fungsi entri pesanan, penerimaan kas, pengadaan dan pengeluaran kas bersama dengan kemampuan pelaporan keuangan serta manajerial penuh. Perusahaan kelas dunia akan memiliki system ERP yang dapat berkomunikasi secara eksternal dengan para pelanggan dan pemasoknya melalui pertukaran data elektronik (electronic data interchange-EDI). Saluran komunikasi EDI (entah melalui internet atau koneksi langsung) akan memungkinkan perusahaan secara elektronik menerima pesanan penjualan dan menerima kas dari pelanggan, menggirinkan faktur kepelanggan, mengirimkan pesanan pembelian ke pemasok, menerima faktur dari



23



pemasok dan membayarnya, serta mengirim dan menerima dokumen pengiriman. EDI adalah elemen penting dalam banyak system perdagangan elektronik. Figur 7-19 sistem produksi berbantuan konputer (CAM)



Figur 7-20 gambaran umum sistem MRP



24



D. Pengurangan persediaan Simbol dari perusahaan kelas dunia adlaha keberhasilannya dalam mengurangi persediaan. Perusahaan semacam ini seringkali memiliki perputaran persediaan tahunan 100 kali per tahun. Jika perusahaan lainnya menyimpan persediaan untuk beberapa minggu bahkan beberapa bulan, perusahaan kelas dunia hanya memilki persediaan untuk beberapa jam. Figur 7-21 integrasi antara sistem prduksi dengan keuangan dalam lingkungan MRP II



Sisi buruk persediaan Terdapat tiga alasan penting mengapa perusahaan lebih baik mengurangi persediaanya. 1. Persediaan membutuhkan biaya, Persediaan mewakili investasi dalam bahan baku, tenaga kerja dan overhead yang tidak dapat direalisasikan sampai dijual. Selain itu, terdapat berbagai biaya lain yang berhubungan dengan persediaan dan sering kali tersembunyi. Persediaan harus dipindahkan keseluruh pabrik. Persediaan harus ditangani, disimpan, dan dihitung. Selain itu, persediaan akan kehilangan nilainya karena usang. 2. Persediaan menyamarkan masalah produksi. jika kapasitas mesin tidak seimbang dalam proses akan menumpuk di titik ketidakseimbangan tersebut. Jika pesanan pelanggan dan produksi tidak sinkron. 3. Kemauan untuk menyimpan persediaan dapat menimbulkan kelebihan produksi. oleh karena adanya hambatan biaya penyetelan, perusahaan cenderung untuk menghasilkan lebih banyak persediaan dalam batcg besar 25



untuk menyebarkan biaya yang dialokasikan serta membuat persepsi adanya peningkatan efisiensi. Biaya sesungguhnya dari aktivitas disfungsional ini tersembunyi dalam persediaan yang berlebih. Masalah yang dipengaruhi oleh persediaan ini menimbulkan ketidakefisienan, pengurangan profitabilitas, dan mengurangi secara perlahan daya saing perusahaan. Banyak msalah produksi dpat diatasi dengan mengurangi persediaan. Figur 7-22 sistem MRP II: modul perencanaan kemampuan produksi



26



Bagaimana perusahaan dapat mengurangi persediaan ? Perusahaan yang berhasil mengurangi persediaan mengadopsi model produksi just-in-time (JIT). Akan tetapi, JIT lebih dari hanya sekedar teknik pengurangan persediaan. JIT adalah filosofi yang menyerang berbagai masalah produksi yang sebelumnya dijelaskan, melalui penyederhanaan proses serta pengurangan persediaan. Dalam pendekatan JIT, persediaan tiba dalam jumlah kecil dan para pemasok beberapa kali per hari tepat (just in time) saat masuk ke produksi. JIT mendukung proses produksi tarik (pull). Ketika terdapat pemicu kapasitas produksi, proses produksi akan membuat batch kecil (atau satu bagian) produk ke dalam tempat kerja berikutnya. Tingkat cacat nol. Pemrosesan berkelanjutan membutuhkan bahan baku barang dalam proses, dan barang jadi dengan tingkat cacat nol. Beberapa perusahaan manufaktur kelas dunia mendefinisikan hal ini sebagai lebih sedikit dan 200 kerusakan perjuta bagian yang diproduksi. Waktu penyetelan nol. Prosedur penyetelan mesin yang lama menambah biaya dan menunda proses. Perusahaan harus berusaha keras untuk mengurangi waktu penyetelam hingga kurang dari lima menit. Ukuran lot kecil. Untuk mencapai penggunaan mesin sekitar 95% dan arus produk yang berkelanjutan di sepanjang proses, ukuran lot haruslah kecil. Beberapa harus tidak boleh lebih dari senilai persediaan satu hari dalam siklus produksi. Persediaan nol. Untuk mengulang kembali poin yang sederhana tetapi penting yang telah disebutkan sebelumnya, JIT tidak hanya merupakan teknik pengurangan persediaan. Akan tetapi, JIT tergantung pada pengurangan persediaan. Akan tetapi, JIT tergantung pada pengurangan persediaan. Perusahaan JIT yang berhasil dapat mencapai perputaran persediaan 100 kali dalam setahun. Waktu tunggu nol dan pemasok yang andal. Perusahaan JIT harus membuat dan memelihara hubungan kerjasama dengan para pemasoknya. Kiriman yang terlambat, bahan baku yang cacat, atau pesanan yang salah akan segera menghentikan produksi. Tidak ada cadangan persediaan dalam sistem JIT. Sikap tim. JIT sangat bergantung pada sikap tim yang dilibatkan dalam proses tersebut. Hal ini meliputi mereka yang berada di bagian pembelian, penerimaan, produksi, pengiriman-siapa saja. Tiap karyawan harus berhati-hati mengenai berbagai masalah yang mengancam arus operasi berkelanjutan dalam lini produksi. JIT membutuhkan pengendalian kualitas yang konstan dengan otoritas untuk melakukan tindakan secara cepat. E. Kualitas Produk Terdapat dua alasan dasar mengapa kualitas penting bagi produsen kelas dunia. Pertama, kualitas yang buruk sangat mahal untuk perusahaan. Kedua, kualitas adalah dasar persaingan produsen kelas dunia. Para pelanggan menginginkan kualitas dan mencari produk berkualitas dengan harga terendah. Bagaimana perusahaan dapat meningkatkan kualitas ? Salah satu cara perusahaan dapat meningkatkan kualitas adalah dengan menempatkan titik pengendalian di sepanjang proses produksi untuk mengidentifikasi 27



operasi yang “tidak terkendali” ketika operasi tersebut terjadi. Melalui deteksi masalah secara dini, perusahaan dapat mengelola dengan lebih baik dalam situasi tersebut. Pengendalian proses secara statistik (statistical process control) adalah metode untuk mengendalikan sistem produksi otomatis. Sebuah proses dapat menggunakan ratusan titik pengendalian yang dimonitor untuk melihat kondisi yang tidak terkendali. Banyak perusahaan telah menggunakan metode ini dan berhasil dengan sangat baik.



2.5.



Implikasi Untuk Akuntansi dan SIA. a) Perubahan dalam teknik akuntansi Apa yang salah dalam informasi akuntansi tradisional ? Informasi akuntansi biaya tradisional menekankan pada kinerja keuangan, bukan pada kinerja produksi. Berbagai teknik dan konvensi yang digunakan selama bertahun-tahun tidak mendukung berbagai tujuan baru perusahaan manufaktur kelas dunia. Berikut ini adalah berbagai kelemahan sistem informasi tradisional yang paling banyak disebutkan.  Alokasi biaya yang tidak akurat Sistem akuntansi tradisional, tidak secara akurat menelusuri biaya ke produk dan proses. Salah satu konsekuaensi dari dari teknologi adalah restrukturisasi pola biaya produksi. Tanpa informasi biaya yang akurat, perusahaan tidak dapat: 1. Berfokus pada pasar yang menguntungkan. 2. Melayani pelanggann yang menguntungkan. 3. Secara akurat mengukur biaya desain produksi. 4. Secara akurat mengukur biaya desain proses.  Ketertinggalan waktu Data akuntansi tradisional untuk pelaporan manajemen pada dasarnya adalah data historis. Jadi, data tertinggal di belakang aktivitas produksi yang sesungguhnya dengan asumsi bahwa pengendalian dapat diaplikasikan setelah kejadian untuk memperbaiki masalah. Akan tetapi, para manajer pabrik dalam latar belakang JIT membutuhkan informasi segera mengenai penyimpangan yang abnormal.mereka harus mengetahui secara real time kerusakan mesin atau robot yang tidak terkendali. Informasi setelah kejadian adalah terlalu terlambat dan tidak berguna.  Orientasi keuangan Orientasi informasi akuntansi tradisional tidak secara memadai mengidentifikasi produk atau proses yang tidak benar. Data akuntansi menggunakan nilai uang sebagai unit standar pengukuran dalam perbandingan antar berbagai bagian yang dievaluasi. Keputusan untuk menghubungkan berbagai area fungsional dan tingkat manajemen yang 28



berbeda dalam perusahaan membutuhkan informasi yang pada dasarnya tidak sama. Figur 7-23 perubahan dalam struktur biaya di anatra berbagai lingkungan produksi yang berbeda



Penekanan Pada Biaya Standar. Akuntansi yang konvensional menekankan pada biaya standar dan analisis varian. Tujuan yang mendasari kovensi ini tidak lagi relevan dalam lingkungan manufaktur yang baru. Seperti yang dapat dilihat, metode produksi modern banyak menggunakan modal dan mengansumsikan tingkat kecacatan nol dalam bahan baku dan proses. Dalam situasi ini, varian tradisional tidak penting. Ketika cacat, penyimpangan, atau aktivitas tidak terkendali terjadi, para manajer perlu mengetahuinya dengan segera. Dalam konsep JIT, masalah semacam ini membutuhkan perhatian jauh sebelum system akuntansi tradisonal dapat menghasilkan laporan varian.



29



Figur 7-24 profil perbedaan perhitungan biaya antara metode ABC dengan tradisional



Bagaimana cara mengatasi masalah-masalah ini? Banyak perusahaan kelas dunia yang telah menemkan solusi atas berbagai masalah ini melalui perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (activity-based costing—ABC). ABC adalah system informasi yang memberi para manajer informasi mengenai berbagai aktivitas dan objek biaya. Kita pertama-tama mendefinisikan istilah ini: Akitvitas (activity) menjelaskan pekerjaan yang dilakukan dalam perusahaan. Membuat pesanan pembelian, mempersiapkan produk untuk pengiriman, atau mengoperasikan mesin bubut adalah contoh aktivitas. Objek biaya (cost object) adalah alasan untuk melakukan aktivitas. Alsan ini meliputi produk, jasa, pemasok, dan pelanggan. Contohnya, pekerjaan membuat pesanan penjualan (aktivitasnya) dilakukan karena pelanggan (objek biayanya) ingin memasukkan pesanan. Berbagai asumsi yang mendasari perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (ABC) berbeda jauh dari asumsi dalam akuntansi biaya tradisional. Akuntansi tradisional berasumsi bahwa produk menyebabkan biaya. ABC berasumsi bahwa aktivitas yang menimbulkan biaya dan produk (serta berbagai objek biaya lainnya) membuat permintaan atas suatu aktivitas. Tahap pertama dalam pendekatan ABC adalah menentukan biaya aktivitas. Biaya akttivitas kemudian dibebankan ke objek biaya terkait melalui penggerak aktivitas (activity driver). Factor ini mengukur konsumsi aktivitas oleh objek biaya. Contohnya, jika mengebor di piringan baja adalah aktivitas, maka jumlah lubangnya adalah penggerak aktivitas. Sistem akuntansi tradisional sering kali hanya menggunakan satu penggerak aktivitas. Contohnya, biaya overhead, yang dikumpulkan dalam sebuah satuan biaya, dialokasikan ke produk berdasarkan jam tenaga kerja langsung. Perusahaan kelas dunia yang menggunakan ABC dapat memiliki lusinan satuan biaya aktivitas, yang masing-masing memiliki penggerak aktivitas sendiri. 30



b) Perubahan dalam pelaporan informasi Kini kita berada dalam batas perubahan yang signifikan peran informasi akuntansi manajemen. Dulu, fungsi akuntansi manajemen terbatas pada informasi yang berorientasi pada pelaporan keuangan yang berhubungan dengan operasi. Kini, melayani kebutuhan manajemen kelas dunia berarti mendobrak berbagai Batasan sempit ini. Akuntan manajemen kini harus menyediakan informasi mengenai berbagai aktivitas bisnis yang sangat berbeda dari yang dihasilkan dalam system tradisional. Manajemen Aktivitas Dalam berbagai perusahaan, mengelola berbagai aktivitas bisni hanyalah pekerjaan rutin. Tidak demikian halnya dengan perusahaan kelas dunia. Menajemen aktivitas harus merupakan usaha tanpa henti dan berkelanjutan untuk perbaikan. Para manajer harus memahami aktivitas mana yang seharusnya dilakukan dan bagaimana cara terbaik untuk melakukannya. Terdapat dua tujuan dasar yang mengarahkan para manajer dalam tantangan ini: 1. Para manajer harus menggunakan berbagai sumber daya ke aktivitas yang menghasilkan manfaat maksimal. 2. Para manajer harus mencari cara untuk memperbaiki factor yang paling penting bagi para pelanggannya. Figur 7-25 alokasi untuk biaya produksi dalam ABC



31



Pembahasan berikut ini memberikan contoh mengenai pekerjaan manajemen aktivitas yang membutuhkan dukungan dari informasi akuntansi jenis baru. Mengevaluasi Aktivitas Produksi. kebutuhan informasi mengenai informasi terlah mengarahkan pada perkembangan generasi kedua ABC. Dimensi vertical menumjukkan alokasi biaya ke aktivitas baru ke objek biaya, dimensi horizontal adalah model proses. Dimensi ini mencerminkan kebutuhan perusahaan akan kategori informasi baru mengenai penyebab timbulnya aktivitas dan pengukuran kinerja untuk berbagai aktivitas tersebut. Model proses ABC dapat memberikan informasi penting mengenai penggerak biaya dan ukuran kinerja untuk membantu para manajer menjawab berbagai pertanyaan seperti: 1. Aktivitas mana yang membutuhkan paling banyak sumber daya? 2. Jenis sumber daya apa yang dibutuhkan? 3. Di mana biaya dapat dikurangi? Informasi yang dihasilkan oleh model proses terutama nonkeunngan dan juga meliputi berbagai domain di luar informasi akuntansi tradisional. Mengidentifikasi Aktivitas yang Tidak Penting. Aktivitas dapat penting atau tidak. Aktivitas yang penting menambah nilai dalam salah satu atau du acara. Pertama,



aktivtas



tersebut memiliki



nilai bagi



pelanggan. Contohnya,



penyeimbangan roda untuk tiap mobil setelah produksi adalah aktivitas yang penting karena penlanggan ingin mobil dapat berjalan dengan mulus. Kedua, aktivitas menambah nilai bagi perusahaan. Contohnya, aktivitas untuk membuat laporan keuangan yang tidak memiliki nilai langsung bagi pelanggan. Akan tetapi, karena kewajiban hukum perusahaan mengharuskan perusahaan, maka aktivitas ini memiliki nilai bagi perusahaan dan penting. Aktivitas tidak penting tidak menambah nilai dan seharusnya ditiadakan. Contohnya, dalam lingkungan produksi tingkat cacat nol, aktivitas pengendalian kualitas tradisional pada akhir proses menjadi tidak penting. Begitu pula, dalam latar belakang ini, aktivitas akuntansi tradisional untuk menghitung varian penggunaan bahan baku dan akuntansi untuk menghitung pembuangan tidak memiliki nilai bagi perusahaan. Mengidentifikasi penggerak biaya. Pengurangan aktivitas yang tidak penting tergantung padan identifikasi penggerak biaya secara tepat. Penggerak 32



biaya adalah penyebab timbulnya biaya. Pada manajer tidak dapat mengelola aktivitas yang tidak penting kecuali mereka memahami tekanan penggeraknya. Contohnya, jika perpindahan barang dalam proses dari suatu operasi ke lainnya tidak menambah nilai, maka harus ditiadakan. Bagaimana cara melakukannya? Pertama-tama identifikasi terlebih dahulu penggerak biaya untuk aktivitas ini. Dalam situasi ini, jarak fisik antaroperasi adalah penggeraknya. Dengan mengatur ulang kebutuhan untuk menempatkan aktivitas ini dalam urutan fisik, perusahaan menyingkirkan penggerak biaya (jarak) dan aktivitas yang tidak penting (memindahkan produk). Membandingkan aktivitas dengan baku mutu. Dalam meilai tambahan nilai aktivitas, para manajer sering kali membandingkan berbagai aktivitas utama dengan aktvitas yang sama di perusahaan tersebut atau di perusahaan lain. Hal ini disebut sebagai penentuan baku mutu. Contohnya, perusahaan dapat menilai aktivitas utamanya untuk factor-faktor seperti kualitas, waktu tunggu, felksibilitas , biaya, dan kepuasan pelanggan serta membandingkannya denga berbagai praktik terbaik oleh pemimpin di industrinya. Figur 7-26 model ABC dua dimensi



Membuat hubungan antara aktivitas utama. Dalam bagian selanjutnta, dibahas mengenai peran penting dari usaha tim untuk mengelola perusahaan kelas dunia. Dari lantai pabrik hingga CEO, tiap manajer (dilengkapi dengan informasi yang tepat) harus bertindak secara cepat dan konklusif dalam lingkup 33



aktivitasnya. Mejadi hal yang sangat penting bahwa para anggota tim, disemua tingkat, memahami ukuran kinerjanya, dapat mendeteksi masalah ketika muncul, dan mengetahui berbagai peran mereka untuk mengatasinya. Koordinasi yang efektif membutuhkan informasi yang menghubungkan pengambilan keputusan dan ukuran kinerja dengan factor kunci keberhasilan (critical success factors—CSF) perusahaan. CSF adalah bagian-bagian yang begitu penting hingga kegagalan dalam memenuhi salahh satu diantaranya akan menyebabkan perusahaan gagal. Walaupun CSF dapat berbeda antar perusahaan, berbagai kategori umum berikut ini berlaku di kebanyakan perusahaan. a) Kualitas produk. Produk perusahaan harus memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. b) Kualitas proses. Perusahaan harus meminimalkan jumlah proses yang berbeda, yang dapat menghasilkan sampah atau pengerjaan ulang produknya. c) Layanan pelanggan. Perusahaan harus dapat secara memadai memenuhi permintaan pelanggan atas produk jadi. Pelanggan dapat berarti pelanggan akhir atau pelanggan internal, seperti bagian selanjutnya dalam proses produksi. d) Manajemen sumber daya. Perusahaan harus mengoptimalkan penggunaan bahan baku, tenaga kerja, dan aktiva tetap dalam memproduksi berbagai produknya. e) Fleksibilitas. Perusahaan harus responsif dan dapat beradaptasi dengan berbagai perubahan di lingkungannya. Hal ini meliputi perubahan dalam pasar produk, dalam pemasok, dan dalam lingkungan hukum. Tidak ada seorangpun yang dapat memengarhi CSF. Perbaikan CSF berasal dari tindakan terkoordinasi di tiap titik keputusan. Figur 7-27 menunjukkan contoh bagaimana hal ini dapat dilakukan untum manajemen sumber daya CSF. Diagram tersebut menunjukkan beberapa ukuran kinerja yang memengaruhi manajemen sumber daya CSF di tiap tingkat manajemen. Untuk perbaiki CSF ini, tiap manajer harus mengendalikan ukuran kinerjanya dan mengetahui pengaruh yang dimilikinya atas tingkat selanjutnya dalam perusahaan. Contohnya ketika manajer bagian mengelola dengan baik bagian tertentu, seperti waktu kerusakan mesin, presentase produksi yang terbuang, dan jumlah perubahan jadwal yang tidak direncanakan, manajer tersebut mengetahui kontribusinya pada keseluruhan tujuan manajemen sumber daya perusahaan. Perhatikan dua poin tambahan yang dibuat dari Figur 7-27. Pertama, untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, ukuran kinerja lebih luas dan lebih teragregasi, sementara tingkat yang lebih rendah akan lebih terperinci dan spesifik. Kedua, pendekatan ini mengintegrasikan informasi keuangan dan 34



nonkeuangan dalam sebuah struktur pelaporan yang umum, hingga memperluas peran akuntansi di luar batasan tradisionalnya. Usaha untuk mengakomodasi spektrum manajemen yang leih luas membutuhkan informasi keuangan dan nonkeuangan yang selama ini menjadi topik yang banyak menarik perhatian. Akan tetapi, untuk melakukan hal ini membutuhkan model akuntansi baru yang dapat mendukung berbagai pandangan penggunanya. Model tersebut adalah REA, (sumber daya, kegiatan, dan pelaku yang dibahas lebih jauh di Bab 10.



2.6.



Sistem Informasi Kelas Dunia. Kunci dari sisem informasi kelas dunia (world- class information system-WCIS) adalah integrasi semua komponen fungsi dan teknologi sistem. Integrasi adalah perekat yang mengikat berbagai sistem bersama dan meliputi aplikasi akuntansi dasar, perhitungan biaya berdasarkan aktivitas, perencanaan kebutuhan bahan baku, jadwal produksi induk, perkiraan, entri pesanan, CAD, CAM, dan ssaluran komunikasi EDI. Di bagian ini akan diperkenalkan konsep WCIS. Pembahasan akan dimulai dengan tinjauan atas sistem informasi tradisional untuk menggambarkan perbedaan nyatanya dengan sistem informasi kelas dunia. Sebagai contoh untuk WCIS, akan dilihat secara umum berbagai fitur umum sistem yang disebut SAP. SAP adalah pemimpin pasar di antara sistem informasi kelas dunia yang disebut sebagai sistem perencanaan sumbere daya perusahaan (ERP). Tahun- tahun belakangan ini, SAP telah mencapai posisi yang terdepan dan dianggap sebagai standar untuk penilaian ERP lainnya. Karena pentingnya peran ERP untuk sistem informasi akuntansi, maka pembahasan untuk bahan ini akan dilanjutkan dalam Bab 11. Bagian ini akan di akhiri dengan tinjauan atau berbagai isu pengendalian yang berkaitan dengan WCIS.



a. Karakteristik Sistem Informasi Tradisional Dalam lingkungan produksi tradisional, teknologi umumnya digunakan secara tidak beraturan dan tanpa rencana. Tujuannya sering kali untuk mengatasi masalah berulang tertentu untuk bagian terntentu tanpa melihat integrasi teknologi dalam keseluruhan proses. Hasilnya adalah berbagai teknologi berdiri sendiri yang tidak terintegrasi dan sering kaali dapat diintegrasikan hanya dengan biaya yang tingi. Hal ini berlaku tidak hanya untuk teknologi otomatisasi pabrik tetapi juga untuk sistem informasi dan berbagai aplikasi bisnis. Teknologi informasi yang digunakan oleh produsen tradisional biasanya akan terdiri atas sebuah mainframe yang menangani berbagai fungsi utama akuntansi, seperti pemrosesan pesanan penjualan, pemrosesan pembelian, dan penggajian. Berbagai aplikasi akuntansi dasar ini dapat atau tidak dapat diintegrasikan. Aplikasi mainframe terutama kan berorientasi paada batch, dan hanya ada sedikit sistem real time. Mainframe mungkin akan memiliki beberapa jenis perhitungan biaya pekerjaan dan sistem pengendalian persedian untuk barang jadi dan bahan baku. Akan tetapi, dalam banyak lingkungan produksi tradisional, sistem akuntansi biaya tetap 35



dalam komputer pribadi (personal computer- PC), terpisah, dan membutuhkan banyak sekali entri data secara ,manual untuk membuat informasinya tetap terkini. Bahkan, sistem akuntansi biaya dapat saja tidak lebih berupa spreadsheet. Umumnya, PC digunakan oleh produsen tradisional untuk mengatasi masalah bisnis yang independen, dan konektivitas ke mainframe melalui jaringan adalah hal terakhir yang dipikirkan dan dianggap penyulitkan. Banyak dari berbagai PC yang dibelu oleh berbagai bagian fungsional ditujukan untuk mengatasi masalah bisnisnya sendiri dan digunakan secara tidak beraturan. Tidak seperti aplikasi mainframe, yang menghasilkan dokumen otorisasi dan laporan yang mendukung sistem pengendalian internal perusahaan, sistem berbasis PC hanya memiliki sedikit atau tidak memiliki pengendalian internal di dalamnya. Oleh karenanya, potensi terjadinya kesalahan dan ketidakberesan (penipuan) dapat signifikan. Figur 7-27 hubungan ukuran kinerja pada berbagai tingkatan di seluruh perusahaan



Sistem informasi produsen trasdisional sangat bergantung pada transaksi berbasis kertas, yang harus dimasukkan dan dimasukkan kembali ke komputer sejalan dengan perpindahan dokumen kertanya dari satu bagian ke tempat kerja, atau ke bagian berikutnya. Usaha yang berulang- ulang ini adalah hal yang mendasar dalam lingkungan ini, dan meningkatkan peluang kesalahan entri data serta menimbulkan tingkat integritas data yang rendah. Terakhir, jaringan telekomunikasi produsen tradisional biasanya dibatasi untuk lingkungan internal perusahaan. Biasanya tidak ada, kemampuan komunikasi eksternal, atau bahan keinginan untuk memiliki kemampuan tersebut, kecuali jika perusahaan dipaksa mengimplementasikan EDI oleh pelanggan atau pemasok. Bukan 36



saja implementasi teknologi produsen tradisional adalah rangkaian dari teknologi terpisah, produsen tradisional itu sendiri juga merupakan hubungan yang terdiri dari komunitas bisnis global. b. SAP: Contoh Sistem Informasi Kelas Dunia SAG AP adalah perusahaan Jerman yang didirikan pada tahun 1972 di Waldorf, Jerman oleh beberapa karyawan IBM. Tujuan pembukaan usaha mereka adalah untuk menciptakan paket bisnis terintegrasi yang dapat melayani perusahaan besar dalam industri manufaktur. Peranti lunaknya, yang disebut SAP, mendukung berbagai proses yang berkaitan dengan penjualan, pemasaran, produksi dan sumber daya manusia. Dalam bahasa Inggiris, SAP adalah singkatan dari Systems, Applications, and Products in Data Processing (Sistem, aplikasi, dan produk dalam pengolahan data). SAP R/3 Produk terpenting SAP disebut sebagai SAP/3. Ini adalah sistem berbasi klien/ server (jenis khusus dari arsitektur jaringan ini dibahas dalam Bab 12) yang beroperasi dibawah sejumlah sistem operasi dan konfigurasi jaringan. SAP R/3 bekerja dalam berbagai platform peranti keras, termasuk PC Windows NT, sistem UNIX (terminal kerja multipengguna), dan IBM AS 400 (mini komputer). R/3 juga mendukung berbagai basis data termasuk Informix, Oracle, DB2, ADABAS D, MS SQL, dan DB2/400. Sistem ini dapat disesuaikan agar dapat berinteraksi dengan EDI dan berbagai sistem lainnya dalam bahasa standar seperti C, C++, COBOL, dan SQL. Arsitektur R/3 adalah struktur hierarkis. Dasarnya adalah lapisan pertama dalam dasar tempat R/3 dibuat. Ini meliputi berbagai modul aplikasi, arsitektur jaringan, dan platform peranti kerasnya. Basis datanya, yang dapat didistribusikan di antara berbagai komputer, adalah lapisan terakhir dadlam sistem tersebut. Tabel- tabel basis datanya terdiri dari perincian transaksi yang dibutuhkan untuk mendukung kebutuhan berbagai pengguna. Kamus datanya menjelaskan tampilan berbagai pengguna sistem tersebut. Lapisan ini menyediakan pemetaan hubungan data antarentitas bisnis. R/3 menyediakan model bisnis siap pakai yang mendukung ratusan proses bisnis yang diatur dalam empat kategori umum berikut ini; keuangan, logistik, sumber daya manusia dan pendukung proses bisnis. Beberapa tahun yang lalu, perusahaan akan harus mendesain dan memprogram aplikasi khusus secara internal untuk mendukung berbagai fungsi ini. Akan tetapi, para pengguna R/3 dapat menggabungkan dan mencocokkan komponen peranti lunak yang siap pakai untuk merakit aplikasi ERP yang memenuhi kebutuhan bisnis mereka. Salah satu pendorong di belakang revolusi ERP adalah keinginan banyak perusahaan untuk lebih dekat dengan status kelas dunia untuk rekayasa ulang proses bisnisnya. Sistem R/3 yang terintegrasi dapat memperbaiki langgan layanan pelanggan, mengurangi waktu produksi berbagai produk, meningkatkan produktivitas, dan memperbaiki pengambilan keputusan. Berbagai fitur operasi R/3 dan beberapa sistem ERP kelas dunia lainnya disajikan dalam Bab 11. 37



c. Isu Pengendalian Dalam WCIS Tingginya tingkat otomatisasi dalam WCIS menciptakan sejumlah isu pengendalian khusus yang menjadi perhatian para akuntan. Tujuan dalam pembahasan ini adalah untuk mengarahkan perhatian pada berbagai potensi resiko yang harus ditangani oleh pihak manajemen dan akuntan. Karena solusi dari berbagai masalah ini melibatkan pemahaman mengenai teknologi yang belum dibahas, maka pembahasan mengenai teknik pengendalian harus ditunda hingga Bab 15 dan 16, di mana berbagai isu ini beserta solusinya akan dibahas kembali. Lingkungan Tanpa Kertas WCIS sebenarnya dapat meniadakan arus dokumen kertas tradisonal dalam siklus pesana- pengiriman- faktur- pembayara karena sistem tersebut memungkinkan berbagai transaksi dilakukan dicatat, disetujui, dan dilaksanakan secara elektronik. Dokumen kertas sangat mahal dari segi biaya penangannya dan kesalahan entri datanya. Oleh karena itu, dokumen kertas dicetak, ditangani, dan disimpan hanya jika benar- benar dibutuhkan. Sebagian dari pengurangan kertas berasal dari penggunaan otomatisasi data sumber secara ekstensif, terutama dengan kode baris (barcode). Jika memungkinkan, semua persediaan bahan baku dan persediaan barang jadi seharusnya juga diberi kode baris. Situasi idealnya adalah untuk memberi kode ke bahan baku. Untuk menelusuri dan memonitor biaya tenaga kerja serta dengan pertimbangan otorisasi dan keamanan, para karyawan menggunakan kartu identitas berkode baris atau yang memiliki strip magnetis. Bahkan semua sumber daya ( bahan baku, perlengkapan yang dibawa , dan karyawan), yang berpindah di sekitar pabrik seharusnya diberi kode baris untuk tujuan penelurusan dan pengawasan. Lingkungan tanpa kertas tersebut memiliki dampak signifikan atas sistem pengendalian internal perusahaan. Hasilnya, adalah bukti pengendalian akan dapat ditemukan oleh format yang dapat dibaca oleh mesin, dan yang dapat berada di lokasiyang tidak menembus berbgaia batasan organisasional tradisional. Mungkin tidak ada dokumen tradisional untuk dipelajari oleh auditor internal atau eksternal. Transaksi Otomatis Penggunaan EDI secara ekstensif ntuk pemrosesan transaksi yang meniadakan dokumen sumber tradisional yang memiliki tanda tangan dan yang memberi bukti otorisasi transaksi. Berdasarkan kejadian peristiwa seperti penerimaan pesanan penjualan atau persediaan yang jatuh di titik pemesanan ulang, transaksi akan secara otomatis dijanlankan oleh sistem MRP dan ditransmisikan melalui EDI. Dengan tidak adanya keterlibatan manusia dalam sistem pemrosesan transaksi, kekhawatiran akan pengendalian terpusat pada validitas, kelengkapan, dan akurasi berbagai transaksi yang dihasilkan secara otomatis. Satu- satunya dokumen kertas mungkin adalah kontrak asli antarmitra dagang. Pihak manajemen dan para akuntan mencari berbagai kepastian berikut ini dapat kaitannya dengan kinerja sistem; a) Sistem memasukkan pesanan hanya ketika persediaan dibutuhkan b) Pesanan persediaan dimasukkan hanya untuk pemasok yang disetujui. c) Jumlah barang yang dipesan benar sesuai kebutuhan perusahaan 38



d) Prosedur yang diprogram secara tepat mencocokkan dokumen pengendali sebelum elektroniknya ( contohnya, pesanan penjualan, laporan penerimaan,, dan faktur) sebelum memulai fingsi pembayaran. Pertimbangan Pembentukan Jaringan WCIS akan didesain di sekitar rangkaian local area network, mini komputer, dan/ atau mainframe, tergantung pada kebutuhan produsennya. Arsitektur jaringan dapat melibatkan distribusi basis data dan atau tanggung jawab pemrosesan transaksi di antara berbagai pengguna di beberapa lokasi. Teknologi terdistribusi memiliki berbagai implikasi dalam hal akurasi dan konsistensi catatan akuntansi. Contohnya, para auditor khawatir apakah berbagai akun di buku besar mencerminkan secara akurat total berbagai transaksi yang di proses di berbagai lokasi yang terdistribusi.



39



Bab 3 Penutup 3.1.



Kesimpulan Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap. Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermafaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Siklus Konversi adalah sekelompok kegiatan berulang pada aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data yang berhubungan dengan pengkonversian sumber daya input, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan overhead menjadi barang jadi atau jasa untuk dijual (Romney, Steinbart, Cushing, 1997). Siklus konversi berisi transaksi yang benar-benar ada ketika input diubah menjadi barang atau pelayanan dapat dijual. Proses yang digunakan dalam siklus konversi adalah bahan, tenaga kerja, dan ongkos eksploitasi. Siklus konversi tradisional terdiri atas dua jenis, yaitu: sistem produksi dan sistem akuntasi biaya. Sistem Produksi(production system) melibatkan perncanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisikdi sepanjang proses produksi. Sistem Akuntansi Biaya(cost accounting system) memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi. Siklus Konversi adalah sekelompok kegiatan berulang pada aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data yang berhubungan dengan pengkonversian sumber daya input, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan overhead menjadi barang jadi atau jasa untuk dijual (Romney, Steinbart, Cushing, 1997). Siklus konversi berisi transaksi yang benar-benar ada ketika input diubah menjadi barang atau pelayanan dapat dijual. Proses yang digunakan dalam siklus konversi adalah bahan, tenaga kerja, dan ongkos eksploitasi. Siklus konversi tradisional terdiri atas dua jenis, yaitu: sistem produksi dan sistem akuntasi biaya. Sistem Produksi(production system) melibatkan perncanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisikdi sepanjang proses produksi. Sistem Akuntansi Biaya(cost accounting system) memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi.



40



Daftar pustaka



Hall,James A. 2011. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Keempat. Jakarta:Salemba Empat.



41