8 0 512 KB
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIKLUS PEMBELIAN/SIKLUS PENGELUARAN)
Disusun oleh: Kelompok I: Fauziah Nur Ana Maulidasari Wanda Sri Yuningsi Sry Ayu Anisa Fatmasari
MATA KULIAH SISTEM DAN PENGENDALIAN D4 AKUNTANSI MANAJERIAL
POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG TAHUN AJARAN 2021/2022 BAGIAN I: 1. Ringkasan Poin-Poin Sistem Pengendalian Internal
A. Pengertian SPI Sistem pengendalian intern merupakan suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
B. Tujuan SPI Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern:
Menjaga kekayaan organisasi. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. Mendorong efisiensi. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
C. Jenis SPI Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu:
Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi.Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls). Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.
D. Peran Penting SPI Membantu manajemen dalam mengendalikan dan memastikan keberhasilan kegiatan organisasi Menciptakan pengawasan melekat, menutupi kelemahan dan keterbatasan personel, serta mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan.
Membantu auditor dalam menentukan ukuran sampel dan pendekatan audit yang akan diterapkan. Membantu auditor dalam memastikan efektifitas Audit, dengan keterbatasan waktu dan biaya audit. E. Keterbatasan SPI Kekeliruan pengoperasian sistem (mistake in judgement) karena terbatasnya
informasi dan waktu,karena tekanan lingkungan, atau karena terbatasnyakemampuan, meskipun SPI sudah dilengkapi denganpedoman penyelesaian masalah. Pelanggaran sistem (breakdowns), baik disengaja atautidak, misalnya karena kesalahan interpretasi,kecerobohan, gangguan lingkungan, perubahanpersonalia, atau perubahan sistem dan prosedur. Kolusi, atau kerjasama negatif sekelompok orang.
Pelanggaran dengan sengaja oleh manajemen (management override) Dilema biaya-manfaat (costs versus benefits)
F. Penanggungjawab SPI COSO (committee of sponsoring organizations), suatu organisasi
yanganggotannya terdiri dari AAA (the American Accounting Association), AICPA, IIA (the Institute of Internal Auditors), IMA (the Institute of Management Accountants), dan FEI (the Financial Executive Institute), menyatakan bahwa setiap personel dalamsuatu organisasi memiliki tanggungjawabdan merupakan bagian dari strukturpengendalian interen organisasi. Pihak eksteren, seperti auditor independent serta lembaga otoritas yang lain, dimungkinkan untuk memberikan kontribusi dalam perancangan struktur pengendalian interen, tetapi mereka tidak bertanggungjawab terhadap efektifitas SPI dan bukan bagian dari SPI Kelompok berperan besar: a) Manajemen, b) Dewan komisaris dan komite audit, c) Auditor interen, d) Personel lain dalam organisasi, e) Auditor independen, f) Pihak luar lain, seperti lembaga-lembaga otoritas yang memiliki kewenangan untuk mengatur jalannya organisasi
G. Lingkungan Pengendalian
Adalah kondisi lingkungan organisasi yang sehat untuk mendukung penerapan SPI yang komponennya terdiri dari: Integritas dan nilai-niai etika yang tertanam dalam budaya organisasi Komitmen terhadap kompetensi, Peran dan pengaruh dewan komisaris serta komite audit, Filosofi manajemen dan gaya operasi organisasi, Struktur organisasi yang mampu memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab dengan baik, Budaya dan aturan yang sehat dalam mekanisme penetapan otoritas dan tanggungjawab, Kebijakan dan praktik yang sehat di bidang sumber daya manusia. Pengaruh faktor-faktor eksteren organisasi
H. Prosedur Pemahaman SPI Pemahaman SPI mencakup:
Memahami lingkungan pengendalian. Memahami disain kebijakan dan prosedur masing-masing komponen SPI Mengevaluasi penerapan nkebijakan dan prosedur. Pemahaman dilakukan dengan cara:
Review pengalaman dengan klien dalam penugasan audit sebelumnya. Wawancara dengan manajemen, staff, serta personel pelaksana. Inspeksi dokumen dan catatan. Observasi aktivitas dan operasi perusahaan.
I. Elemen SPI Lingkungan Pengendalian Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian
Sistem Akuntansi Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.
Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendali-an manajemen dapat tercapai. Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari: a. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain. b. Pembagian Tugas Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan).Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Dengan pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya. c. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catataan yang memadai Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat) d. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan. Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadi-nya pencurian aset dan data/informasi perusahaan. e. Pengecekan independen terhadap kinerja. Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekan ini harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanaan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Penilaian Resiko (Risk Assesment) Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis.Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.
Informasi dan komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan.Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.
Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan.Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal.Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
J. Informasi yang Didapat Dari SPI Sistem pengendalian intern klien dalam setiap siklus transaksi harus cukup memberikan kepastian yang layak bahwa:
Transaksi yang tercatat adalah wajar. Transaksi yang tercatat adalah sah Transaksi diotorisasi sebagaimana mestinya Transaksi yang ada sudah di catat Transaksi dinilai sebagaimana mestinya Transaksi diklasifikasikan sebagaimana mestinya Transaksi dicatat pada waktu yang tepat Transaksi dimasukkan dengan tepat ke dalam catatan pembantu dan diikhtisarkan dengan benar.
K. Arti Penting SPI
Arti pentingnya SPI bagi manajemen dan auditor independen sudah lama diakui dalam profesi akuntansi, dan pengakuan tersebut makin meluas dengan alasan:
Semakin luas lingkup dan ukuran perusahaan mengakibatkan di dalam banyak
hal manajemen tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung atau secara pribadi terhadap jalannya perusahaan. Pengecekan dan review yang melekat pada sistem pengendalian intern yang baik dapat akan pula melindungi dari kelemahan manusia dan mengurangi kekeliruan dan penyimpangan yang akan terjadi Di lain pihak, adalah tidak praktis bagi auditor untuk melakukan pengauditan secara menyeluruh atau secara detail untuk hampir semu transaksi perusahaan dalam waktu dan biaya terbatas.
2. Struktur Pengendalian Intern Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang digunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Sedangkan sistem pengendalian intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan lainnya. Dengan demikian, struktur pengendalian intern dapat mencakup berbagai kegiatan dan prosedur yang sangat bervariasi dan luas, serta dapat mencakup berbagai tujuan.
3. Deskripsi Kegiatan: Gambaran Umum Siklus Pembelian/ Siklus Pengeluaran Ringkasan Proses Bisnis 1) Pemesanan bahan baku,perlengkapan, dan jasa- mengirimkan pesanan ke pemasok. 2) Penerimaan - menerima barang atau jasa dari pemasok (logistic inbound) 3) Memproses faktur - meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok 4) Pengeluaran kas - memproses pembayaran ke pemasok Dokumen yang terbentuk,yaitu: 1) Jenis transaksi pembelian kredit 2) Jenis transaksi pengeluaran kas 3) Jenis transaksi tretur pembelian Siklus pembelian/pengeluaran kas menurut Romney and Steinbart adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Di dalam siklus pembelian, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pembelian dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku Tujuan utama dalam siklus pembelian adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.
4. Dokumen:
Dokumen SIA: o Surat Permintaan Pembelian (SSP) a. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Setiap permintaan terkait kebutuhan perusahaan untuk setiap departemen apakah untuk pengadaan inventory, aset tetap, bahan habis pakai atau kebutuhan pengadaan sumber daya yang lain sebaiknya dicatat dalam dokumen purchase requisition form dan disetujui oleh masing-masing kepala departemen. b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SSPH)
Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) adalah formulir yang dibuat apabila perusahaan memerlukan jenis barang yang tidak tersedia pada pemasok langganan dan biasanya pembelian dalam jumlah yang besar. SPPH dikirim ke beberapa pemasok dengan tujuan agar perusahaan dapat memilih harga yang terendah dan kualitas barang yang memenuhi syarat dari SPPH yang telah diisi pemasok tersebut.
o Purchase Order (PO) Purchase order atau PO artinya adalah dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli. Purchase order atau PO disini artinya memiliki peran yang sangat penting bagi pengusaha UMKM atau yang menengah keatas. PO artinya juga merupakan sebuah
kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.
o Bukti Barang Masuk (BBM)
Catatan yang berisi informasi tentang supplier penyedia barang berasal, harga awal dan kategori lainnya yang dimiliki suatu barang. Dokumen ini dapat digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang. o Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) Surat permintaan/Perintah pengeluaran barang adalah dokumen yang bersifat operasional (non financial). Salah satu media komunikasi tertulis pengganti komunikasi yang biasanya digunakan oleh manajemen perusahaan dalam bentuk lisan. Komunikasi secara lisan terutama yang berhubungan dengan harta perusahaan akan menciptakan peluang terjadinya kesalahan atau pun pelanggaran. o Bukti Barang Keluar (BBK) Dokumen ini dapat digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang. Bukti catatan barang keluar adalah catatan yang berisi informasi tentang tanggal, jumlah, harga, dan kemana barang persediaan barang tersebut berpindah tangan atau dijual.
o Surat Retur Pembelian (SRP) Retur pembelian merupakan pengembalian barang dari pihak pembeli kepada pihak penjual karena barang yang telah dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan ataupun barang yang dikirim rusak. Dengan adanya retur pembelian, utang pihak pembeli kepada pihak penjual akan menjadi berkurang. o Bukti Pembayaran (BP) Bukti pembayaran diartikan sebagai alat pembayaran yang berfungsi untuk membuktikan akan terjadinya sebuah transaksi antara penjual dan pembeli. Transaksi tersebut bisa berupa apa saja. Bukti transaksi juga berperan penting dalam membantu setiap pengusaha untuk menghadapi auditor keuangan. o Bukti Penyesuaian Perhitungan Fisik (BPPF) o Surat order pembelian Surat order pembelian merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan.
5. Catatan Akuntansi Yang Digunakan : Register Buku Kas Keluar Register Bukti Kas Keluar (voucher register) Register bukti kas keluar merupakan catatan yang digunakan untuk mencatat bukti kas keluar yang akan dibayar oleh perusahaan. 2) Register Cek (check voucher) Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek yang telah dibayarkan oleh perusahaan ke kreditur. Jurnal Pembelian Jurnal pembelian adalah kas masuk dan kas keluar yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian barang dagang dan barang lainnya contoh dengan syarat kredit, yaitu pembelian yang menimbulkan kewajiban atau utang kepada supplier. Kartu Utang Kartu Utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Kartu Persediaan Kartu stok barang bisa disebut stock card atau bin card. Didalam kartu stok barang akan berisi informasi terkait penjualan, pemasukan, pengembalian, dan pemesanan barang sehingga bisa terlihat perputaran persediaan dengan sisa saldo.
6. Fungsi terkait:
Sistem Informasi Akuntansi (Siklus Pembelian) Bagian/ Fungsi Yang Terkait Siklus Pembelian, yaitu: a) Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. b) Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenaibarang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c) Fungsi Penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan. d) Fungsi Pencatatan Utang dan Fungsi Pencatatan Persediaan/Jurnal. -Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. -Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan/jurnal bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
7. Prosedur
Prosedur Sistem Pembelian Terdapat jaringan yang membentuk sistem akuntansi pemberilan. Berikut jaringan prosedurnya: Prosedur permintaan pembelian, pada prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formular surat permintaan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai macam syarat pembelian yang bertujuan untuk menjadi pamasok perusahaan. Prosedur order pembelian, fungsi pembelian di sini mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan segala jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah diterima dari pemasok yang kemudian diikuti dengan membuat laporan penerimaan barang. Prosedur pencatatan utang, dalam fungsi ini akuntansi memeriksa segala dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian. Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian sebagai kepentingan pembuatan laporan manajemen.
8. Unsur Pengendalian : Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada anak. Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan cek yang telah dikeluarkan dalam suatu periode. Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penual atau pihak lan yang digunakan untuk memasukkan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar Cash Disbusementt Journal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain.
9. Teknik Dokumentasi Gambar flowchart untuk setiap prosedur Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Secara Kredit BAGIAN GUDANG
SUPPLIER
BAGIAN PEMBELIAN
START
START
Memeriksa Pers. Barang
Mengunjungi Toko
Data Pers. Barang
Data Pers. Barang
Info List Harga
Menyampaikan info dan List Harga
A
Perlu di order ?
Info List Harga
3
END
Mencatat barang yg Dipesan
B
SURAT JALAN
TIDAK
YA
B
Data Pesanan
2
1
B
A
1
(1)
Data Pesanan (1)
Proses pesanan
Menata Barang
Data Pesanan
SURAT JALAN
Memberikan tanda Checklist pada surat jalan
(2)
C 3 2
1
SURAT JALAN
1
3
1 1
Menandatangani Surat Jalan Mengirim pesanan
2
1
SURAT JALAN 3
C
2
1
TIDAK
1 SURAT JALAN C
3 2
1
Menyerahkan kembali surat jalan
Cocok? ? YA
1
END
SURAT JALAN 3 2 1
Permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Prosedur SUPPLIER herestart
Meminta daftar brg
SPH
B
Daftar brg
Mmbuat dftr brg yg ad
Membua t spp
Laporan penerimaa n brg 2
dftr brg yg ad
SPP B
Membuat faktur
faktur
A
SPP di ACC
SOP
Membuat laporan penerimaa n barang rngkap 2
faktur Membuat sop rangkap 4 Mengirim faktur dan barang
1
faktur uang
SOP
Perlu pesan
daftar brg
1
BAG. KEUANGAN
Dftr brg yg ad
SPH
G
Mengiri mkan sph
SOP
GUDANG
BAG. PEMBELIAN
4
uang Laporan penerimaa n brg
B
3
f SOP
Melakukan pembayaran
f
Faktur lunas
2 1
Membuat faktur lunas
C 2
Membuat lap pem. tunai
3
faktur Faktur lunas
Lap. Pem tunai
E
2 1
Prosedur Order Pembelian
Administrator coordinator
Deputy distribution central manager
Supplie rr
Mulai
Melakukan proses penyimpanan UPB dengan sistem
Draff UPB Persetuju an UPB
Draff UPB
Menerima PO dari bagian admin coordinator
Menerima draft UPB dari admin coornator
Merevisi jumlah pesanan maksimum dan dikembalikn ke administratoion coord untuk diperbaiki
PO
Draff UPB
Memeriksa ketersediaan barang
Membuat purchace order
Purchace order Tersedia
supplier Mengirim barang ke DC
Menolak pengiriman barang ke DC
Prosedur penerimaan barang Operator order barang (CAA)
Operator gudang
STT
START
1
1
Packing list (PO)
Packing list (PO)
A B
Brg masuk TGL.xlxs
Menyimpan hasil scan barcode barang masuk dalam folder dropbox\ folderstock in\file IN_TGL_SCAN.txt
Cek PO Selisih brg masuk BULAN TAHUN.xlsx
Ada barang baru ?
Mengirim po ke dropbox dalam folder DO MASUK CAA 2016\file DO MASUK HARIAN CAA TGL.xlss
Menyimpan file DO MASUK HARIAN CAA TGL.xlx
C
NO
NO
YES
YES
Prosedur Pencatatan Utang Fungsi Penerimaan
Fungsi Akuntansi
Fungsi Pemeriksa Internal
START
Menyerahkan faktur pembelian tervalidasi
1
Faktur pembelian Tervalidasi
2
Laporan Retur Barang Jurnal Pembelian
Kartu Utang
Faktur Pembelian Tervalidasi Melakukan Pencatatan Menyerahkan Laporan Retur barang
Jurnal Pembelian
Kartu Utang
Laporan Retur Barang
END Aging Schedule
1
2
Prosedur Distribusi Pembelian
Aping Schedule
Pembeli
Pembeli
Penjual Barang pemasu kan
Penawaran barang yang tersedia
Database barang
Database barang
Pembelian barang
Barang tersedia YES Transaksi pembayaran
Barang dibeli pembeli
Database barang
Barang baku
NO
BAGIAN 2: 1. Kegiatan Bisnis: Pembelian bahan baku Sandal Jepit 2. Data yang harus dikumpulkan: apa saja yang harus diisi pada dokumen2 bagian 1 o Surat Permintaan Pembelian (SSP) a. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor Faktur - Tanggal - Dari bagian (Orang yang mengajukan permintaan Pembelian) - Tanggal di perlukan - Diperlukan untuk - Dikirim ke - Nomor - Jenis barang - Type - Ukuran - Kuantum - Keterangan
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Dari Bagian Tanggal Diperlukan Diperlukan Untuk Dikirim Ke Nomor 1 2 3
xxx1 xxx2 xxx3
Jenis Barang
NO FAKTUR TANGGAL
Type A B C
Ukuran …X… …X… …X…
: F12-002 : 05 Desember 2021 : Produksi : 10 Desember 2021 : Penyelesaian Order 001 : Bagian Gudang
Kuantum X X X KEPALA BAGIAN PRODUKSI Fauziah Nur
Keterangan
b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SSPH) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor - Tujuan penerima - Alamat penerima - Nomor - Jenis barang - Ukuran - Kuantum - Harga satuan - Syarat pembayaran - Penyerahan UD. SINAR ABADI PERKASA JL Melati No 27 Kota Tuwung
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA Nomor :
Kepada Yth. PT. PUTRAMPM Jln. Maduasri No 60 SRAGEN Dengan Hormat, kami harap saudara memberikan penawaran harga untuk barang sebagai berikut : NO JENIS BARANG UKURAN KUANTUM HARGA SATUAN KET 1 XXX1 …X… X 2 XXX2 …X… X 3 XXX3 …X… X 4 5 6 Syarat Syarat pembayaran : Penyerahan : Barang yang bersangkutan harus sudah kami terima paling lambat tanggal 18 Desember 2021 Catatan: Surat permintaan penawaran harga ini tidak berlaku sebagai order pembelian. Kolaka, 04 Desember 2021 Kepala Bagian Pembelian Ana Maulidasari
o Purchase Order (PO) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor - Tanggal - Tujuan pengirim - Kontak person - Alamat - Pengiriman - Nomor PO - Dikirim ke - Kode - Unit - Harga - Jumlah - PPN - Total
UD. SINAR ABADI PERKASA
JL Melati No 27 Kota Tuwung
PURCHASE ORDER Nomor Tangga l Kepada Up Alamat Kode BB01 BB02 BB03 BB04 BB05 BB01 BB02 BB03
: : : : :
Pengiriman :
Unit 83.000 278.000 278.000 1.750.000 583.000 1.000 1.000 1.000
Nomor PO : Dikirim ke : Harga Jumlah 0,6 49.800 0,7 194.600 1,1 305.800 0,5 875.000 0,5 291.500 405 405.000 405 405.000 120 120.000 Jumlah Rp 2.646.700 PPN Rp 264.670 Total Rp 2.911.370 Tanda Terima ( Fauziah Nur)
o Bukti Barang Masuk (BBM) Data yang harus di kumpulkan : - Kode barang - Nama barang - Jenis - Jumlah - Satuan
LAPORAN TRANSAKSI BARANG MASUK UD. SINAR ABADI PERKASA KODE BARANG BB01 BB02 BB03 BB04 BB05 BB01 BB02 BB03
NAMA BARANG Kalsium Karet Eva Kuantum BS Warna BS Putih Kalsium Karet Eva Kuantum
JENIS Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
JUMLAH 49,800 194,600 305,800 875,000 291,500 405,000 405,000 120,000
SATUAN DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg)
o Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor surat - Dari - Kepada - Alamat - Nama barang - Harga satuan - Jumlah - Banyaknya barang - Keterangan SURAT PERINTAH PENGELUARAN NO. ……/……../PBB/…… Dari Kepad a Alamat
: Pengguna/Kuasa Pengguna : Penyimpan Barang : Kolaka
Harap dikeluarkan dari gudang dan disalurkan barang tersebut dalam daftar dibawah ini untuk………….. Berdasarkan…………………………………………………..
NO URUT
NAMA BARANG
BANYAKNYA
HARGA SATUAN
JUMLAH
KETERANGAN
Pengguna/Kuasa Pengguna
(…………………………………..…... …...) NIP………………………………………… ..
o Bukti Barang Keluar (BBK) Data yang harus di kumpulkan : - No bukti - Ditunjukan kepada - Tanggal - PO. Customer - Kode barang - Quantity - Keterangan UD SINAR ABADI PERKASA Jl Melati No 27 Kota Tuwung
BUKTI PENGELUARAN BARANG
No. Bukti Ditujukan Kepada N KODE BARANG O Dikeluarkan Oleh, Wanda Sri Yuningsi
Tanggal PO. Customer
: : QTY Diterima Oleh,
Sry Ayu
: :
KETERANGAN Mengetahui, Annisa Fatmasari
o Surat Retur Pembelian (SRP) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor - Pemasok - Tanggal - Nama barang - Type - Quantity - No. surat jalan - Tanggal kirim - keterangan
UD SINAR ABADI PERKASA
RETUR PEMBELIAN BARANG
NO PEMASOK N NAMA BARANG O
: :
DIPERIKSA , QUALITY INCOMIN G
DIKETAHUI,
DITERIMA,
PURCHASING
PEMASOK
DIBUAT, GUDANG RM
TANGGAL
TYPE
:
QTY
NO. SURAT JALAN
TANGGAL KIRIM
KETERANGAN
o Bukti Pembayaran (BP) Data yang harus di kumpulkan : - Nama penerima - Jumlah uang - Tujuan pembayaran UD SINAR ABADI PERKASA Jl Melati No 27 Kota Tuwung
TANDA BUKTI PEMBAYARAN Telah Terima Dari
: FAUZIAH NUR
Uang Sejumlah
: DUA JUTA SEMBILAN RATUS SEBELAS RIBU TIGA RATUS TUJUH PULUH RIBU RUPIAH
Untuk Pembayaran
: BAHAN-BAHAN BAKU
Rp. 2.911.370
Kolaka, 05 Desember 2021
(Wanda Sri Yuningsi)
o Bukti Penyesuaian Perhitungan Fisik (BPPF) Data yang harus di kumpulkan : - Tanggal - Nomor - Nama barang - Unit - Harga - Jumlah - Keterangan UD. SINAR ABADI PERKASA PERHITUNGAN FISIK PERSEDIAAN BARANG (STOCK OPNAME) Kami telah melakukan perhitungan fisik pada persediaan barang dagang, pada: Tanggal s. d tanggal No Nama Barang Unit Harga Jumlah Keterangan Mengetahui, Petugas Stock Opname (…………………………………………….. (Kepala bagian gudang) )
o Cek -
Logo bank Nama bank terkait Nominal dalam huruf Nominal dalam angka Nomor seri Tanggal cek Personalisasi nasabah Sandi bank terkait No rekening nasabah Sandi transaksi cek Nominal Nama perusahaan pencetak warkat dan dokumen kliring.
BANK BRI Atas penyerahan cek ini bayarlah kepada atau pembawa*) uang sejumlah rupiah (dalam huruf) Xxxxxxx Materai UD SINAR ABADI PERKASA UD SINAR ABADI PERKASA Rpxxx Tanda tangan (dan cap perusahaan) *) coret kata-kata "atau pembawa" apabila cek dimaksudkan untuk dibawakan hanya kepada nasabah yang namanya tercantum dalam cek
c. Resiko Kegiatan bisnis copas - Pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui - Pembelian bahan baku yang kualitasnya rendah - Pengiriman yang tidak tepat waktu - Pengiriman pembayaran ke alamat yang salah - Penipuan Pembayaran ke pemasok fiktif - Kekurangan dan kelebihan persediaan - Membeli barang dari pemasok yang tidak otoritas - Menerima barang yang tidak dipesan - Kesalahan dalam perhitungan - Memverifikasi penerimaan jasa - Pencurian Persediaan - Kesalahan dalam faktur pemasok - Kesalahan dalam mem-posting ke utang - Kegagalan untuk memanfaatkan diskon bagi pembayaran tepat waktu - Membayar untuk barang yang tidak diterima - Pembayaran duplikat - Pencurian kas
-
Mengecek perubahan Masalah arus kas
d.Desain Dokumen sumber lihat2 contoh digoogle
Surat Order Pembelian UD. SINAR ABADI PERKASA
JL Melati No 27 Kota Tuwung
SURAT ORDER PEMBELIAN Kepada Yth. Aneka Bahan Kirim ke
No
: xxx
Kode Bahan
Nama Barang
Unit
Nomor Tanggal Syarat Tgl Diperlukan
Harga
: xxxxx : xxxxx : xxxxx : xxxx
Jumlah
1 2 3 4 5 6 7 8 Jumlah
Kepala Bagian Pembelian
Faktur Pembelian ANEKA BAHAN
JL Mawar No 27 Kota Tuwung
FAKTUR No : 12341256
N o 1 2 3 4 5 6 7 8
Nama Barang
)
Unit
Jumlah PPN Total
JL Melati No 27 Kota Tuwung
Kode Bahan
Tanda Terima (
Makassar, xxxxxxxx Kepada Yth UD SINAR ABADI PERKASA
Harga
Jumlah
Hormat Kami, (
)
d. Desain Jurnal Khusus copas bentuk khusus waktu pengantar akuntansi
UD. SINAR ABADI PERKASA JURNAL PEMBELIAN Per 31 September 2021 DEBIT
TANGGA L
KETERANGAN REF
TOTAL
PEMBELIA N
KREDIT
LAIN-LAIN PERLENGKAPAN REF REKENING JUMLAH
UTANG USAHA
UD. SINAR ABADI PERKASA JURNAL PENGELUARAN KAS
TANGGAL
PER 31 SEPTEMBER 2021 DEBIT SERBA-SERBI KET PEMBELIAN HUTANG AKU REF N JUMLAH TOTAL
KREDIT POTONGAN PEMBELIAN
KAS
e. Desain Buku pembantu
PERUSAHAAN DAGANG BUKU PEMBANTU UTANG
PERIODE SEPTEMBER 2021 Nama Kreditor : UD. SINAR ABADI PERKASA Tgl
Ket
Ref
DEBET
SALDO
KREDIT
DEBET
UD SINAR ABADI PERKASA Nama Barang : Satuan : No. Tanggal Buk ti
KARTU PERSEDIAAN BARANG Persediaan Masuk Persediaan Keluar Uni Harga Jumlah Harga Jumlah Unit t (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)
KREDIT
Metode Nomor Kartu Nomor Barang Unit
: : : Saldo Harga (Rp)
Bagian Gudang
Jumla h (Rp)
f.
Desain Buku BesarDesain Daftar Akun (Nomor, Nama, SN, TypeAkun)
UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : Kas
Tgl
Keterangan
01-Sep-21
REF
Debit xxx xxx xxx
No Akun
Kredit
: 1 - 1100
Saldo
Debit
Kredit
xxx xxx xxx
No Akun
: 1 - 1300
UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : Persediaan
Tgl
Keterangan
01-Sep-21
REF
Debit xxx xxx xxx
Kredit
Saldo
Debit
Kredit
xxx xxx xxx
No Akun
: 2 - 1100
UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : Utang Dagang
Tgl
Keterangan
01-Sep-21
REF
Debit
Kredit xxx xxx xxx
Saldo
Debit
Kredit
xxx xxx xxx
No Akun
: 2 - 1200
UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : PPN Keluaran
Tgl
Keterangan
01-Sep-21
REF
Debit
Kredit xxx xxx xxx
Saldo
Debit
Kredit
xxx xxx xxx
No Akun
: 5 - 0000
UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : Harga Pokok Penjualan
Tgl
Keterangan
REF
Debit
Kredit
Saldo
Debit
01-Sep-21
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Kredit
g. Desain Neraca Saldo/Bagan Akun
UD. SINAR ABADI PERKASA NERACA SALDO PER 31 SEPTEMBER 2021
Nomor Akun
Nama Akun
Debit
Kredit
BAGIAN 3 SIKLUS PEMBELIAN Frekuensi: Hampir tidak pernah terjadi Biasa terjadi/ Pernah terjadi Sering terjadi Hampir terjadi Selalu terjadi
Aktivitas
Resiko/Ancaman
Dampak: Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat tinggi
Frekuensi
Dampak
Pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui
Sering terjadi
Tinggi
Pembelian bahan baku yang kualitasnya rendah
Sering terjadi
Sangat Tinggi
Sering terjadi
Sedang
Pengiriman pembayaran ke alamat yang salah
Pernah terjadi
Sangat Tinggi
Melakukan update data pemasok.
Penipuan Pembayaran ke pemasok fiktif
Sering terjadi
Sangat Tinggi
Melakukan update data alamat yang kita berikan sudah benar atau tidak.
Kekurangan dan kelebihan persediaan
Sering terjadi
Sangat Tinggi
Melakukan update data persedian yang ada.
Membeli barang dari pemasok yang tidak otoritas
Sering terjadi
Sangat Tinggi
Melakukan update data pemasook.
Menerima barang yang tidak dipesan
Pernah terjadi
Rendah
Kesalahan dalam perhitungan
Biasa terjadi
Sangat tinggi
Memverifikasi penerimaan jasa
Biasa terjadi
Sedang
Pencurian Persediaan
Sering terjadi
Tinggi
Kesalahan dalam faktur pemasok
Biasa terjadi
Tinggi
Penginputan /Pemesanan Pengiriman yang tidak tepat waktu
Penerimaan
Menyetujui Faktur
Pengendalian Membeli hanya dari pemasok yang telah disetujui. Melakukan update data dengan melihat komentar dari pelanggan yang sudah membeli (jika online). Melakukan pemeriksaan di lapangan/tokonya dan mengecek barang yang ingin dipesan. Meminta pemasok untuk memiliki sertifikat kualitas Melakukan update data ke pemasok/kurir.
Mensyaratkan keberadaan pesanan pembelian yang disetujui sebelum menerima setiap pengiriman. Tidak menginformasikan pegawai penerimaan mengenai kuantitas yang dipesan. Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk menandatangani laporan penerimaan. Penggunaan kode batang dan label RFID . Konfigurasi sistem ERP untuk menandai diskrepansi antara kuantitas dipesan dan diterima yang melebihi toleransi ambang batas untuk penyelidikan. Pengendalian Anggaran. Audit. Pembatasan akses fisik ke persediaan. Dokumentasi persediaan fisik secara periodik dan rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas. Pemisahan tugas: penyimpanan persediaan versus penerimaan Verifikasi atas keakuratan faktur. Mensyaratkan tanda terima
Pemasok
Pengeluaran Kas
Kesalahan dalam mem-posting ke utang
Biasa terjadi
Tinggi
Kegagalan untuk memanfaatkan diskon bagi pembayaran tepat waktu
Hampir tidak pernah terjadi
Rendah
Membayar untuk barang yang tidak diterima
Biasa terjadi
Tinggi
Pernah Terjadi
Tinggi
Pencurian kas
Selalu terjadi
Sangat tinggi
Mengecek perubahan
Biasa terjadi
Tinggi
Masalah arus kas
Biasa terjadi
Sangat tinggi
Pembayaran duplikat
mendetail untuk pembelian kartu pengadaan. Pembatasan akses ke data induk pemasok Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan saluran pengiriman yang disetujui. Pengendalian edit entri data. Rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun control buku besar umum. Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk diskon. Anggaran arus kas Mensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok dicocokkan dengan dokumen pendukung yang diaku balik oleh penerimaan dan pengendalian persediaan. Anggaran (bagi jasa) Mensyaratkan tanda terima. bagi biaya perjalanan. Penggunaan kartu kredit perusahaaan untuk biaya perjalanan. Mensyaratkan sebuah paket voucher yang lengkap untuk semua pembayaran. Kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli atas faktur pemasok. Membatalkan seluruh dokumen pendukung ketika pembayaran dibuat. Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin penandatangan cek Akuntansi periodic atas keseluruhan cek yang dinomori secara urut oleh kasir Pengendalian akses terhadap terminal EFT Penggunaan computer dan browser yang didedikasikan bagi perbankan secara online Mesin perlindungan cek Penggunaan tinta dan kertas khusus. Pengaturan “Pembayaran Positif” dengan bank. Anggaran arus kas