Kelompok 1 - Sia - Siklus Pembelian [PDF]

Citation preview

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIKLUS PEMBELIAN/SIKLUS PENGELUARAN)



Disusun oleh: Kelompok I:  Fauziah Nur  Ana Maulidasari  Wanda Sri Yuningsi  Sry Ayu  Anisa Fatmasari



MATA KULIAH SISTEM DAN PENGENDALIAN D4 AKUNTANSI MANAJERIAL



POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG TAHUN AJARAN 2021/2022 BAGIAN I: 1. Ringkasan Poin-Poin Sistem Pengendalian Internal



A. Pengertian SPI Sistem pengendalian intern merupakan suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.



B. Tujuan SPI Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern:



   



Menjaga kekayaan organisasi. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. Mendorong efisiensi. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.



C. Jenis SPI Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu:



 Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi.Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.



 Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls). Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.



D. Peran Penting SPI  Membantu manajemen dalam mengendalikan dan memastikan keberhasilan kegiatan organisasi  Menciptakan pengawasan melekat, menutupi kelemahan dan keterbatasan personel, serta mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan.



 Membantu auditor dalam menentukan ukuran sampel dan pendekatan audit yang akan diterapkan.  Membantu auditor dalam memastikan efektifitas  Audit, dengan keterbatasan waktu dan biaya audit. E. Keterbatasan SPI  Kekeliruan pengoperasian sistem (mistake in judgement) karena terbatasnya



informasi dan waktu,karena tekanan lingkungan, atau karena terbatasnyakemampuan, meskipun SPI sudah dilengkapi denganpedoman penyelesaian masalah.  Pelanggaran sistem (breakdowns), baik disengaja atautidak, misalnya karena kesalahan interpretasi,kecerobohan, gangguan lingkungan, perubahanpersonalia, atau perubahan sistem dan prosedur.  Kolusi, atau kerjasama negatif sekelompok orang.



 Pelanggaran dengan sengaja oleh manajemen (management override)  Dilema biaya-manfaat (costs versus benefits)



F. Penanggungjawab SPI  COSO (committee of sponsoring organizations), suatu organisasi



yanganggotannya terdiri dari AAA (the American Accounting Association), AICPA, IIA (the Institute of Internal Auditors), IMA (the Institute of Management Accountants), dan FEI (the Financial Executive Institute), menyatakan bahwa setiap personel dalamsuatu organisasi memiliki tanggungjawabdan merupakan bagian dari strukturpengendalian interen organisasi.  Pihak eksteren, seperti auditor independent serta lembaga otoritas yang lain, dimungkinkan untuk memberikan kontribusi dalam perancangan struktur pengendalian interen, tetapi mereka tidak bertanggungjawab terhadap efektifitas SPI dan bukan bagian dari SPI  Kelompok berperan besar: a) Manajemen, b) Dewan komisaris dan komite audit, c) Auditor interen, d) Personel lain dalam organisasi, e) Auditor independen, f) Pihak luar lain, seperti lembaga-lembaga otoritas yang memiliki kewenangan untuk mengatur jalannya organisasi



G. Lingkungan Pengendalian



Adalah kondisi lingkungan organisasi yang sehat untuk mendukung penerapan SPI yang komponennya terdiri dari:  Integritas dan nilai-niai etika yang tertanam dalam budaya organisasi  Komitmen terhadap kompetensi,  Peran dan pengaruh dewan komisaris serta komite audit,  Filosofi manajemen dan gaya operasi organisasi,  Struktur organisasi yang mampu memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab dengan baik,  Budaya dan aturan yang sehat dalam mekanisme penetapan otoritas dan tanggungjawab,  Kebijakan dan praktik yang sehat di bidang sumber daya manusia.  Pengaruh faktor-faktor eksteren organisasi



H. Prosedur Pemahaman SPI Pemahaman SPI mencakup:



 Memahami lingkungan pengendalian.  Memahami disain kebijakan dan prosedur masing-masing komponen SPI  Mengevaluasi penerapan nkebijakan dan prosedur. Pemahaman dilakukan dengan cara:



   



Review pengalaman dengan klien dalam penugasan audit sebelumnya. Wawancara dengan manajemen, staff, serta personel pelaksana. Inspeksi dokumen dan catatan. Observasi aktivitas dan operasi perusahaan.



I. Elemen SPI  Lingkungan Pengendalian Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian



 Sistem Akuntansi Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.



 Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendali-an manajemen dapat tercapai. Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari: a. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain. b. Pembagian Tugas Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan).Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Dengan pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya. c. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catataan yang memadai Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat) d. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan. Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadi-nya pencurian aset dan data/informasi perusahaan. e. Pengecekan independen terhadap kinerja. Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekan ini harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanaan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.



 Penilaian Resiko (Risk Assesment) Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis.Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.



 Informasi dan komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan.Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.



Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan.Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal.Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.



J. Informasi yang Didapat Dari SPI Sistem pengendalian intern klien dalam setiap siklus transaksi harus cukup memberikan kepastian yang layak bahwa:



       



Transaksi yang tercatat adalah wajar. Transaksi yang tercatat adalah sah Transaksi diotorisasi sebagaimana mestinya Transaksi yang ada sudah di catat Transaksi dinilai sebagaimana mestinya Transaksi diklasifikasikan sebagaimana mestinya Transaksi dicatat pada waktu yang tepat Transaksi dimasukkan dengan tepat ke dalam catatan pembantu dan diikhtisarkan dengan benar.



K. Arti Penting SPI



Arti pentingnya SPI bagi manajemen dan auditor independen sudah lama diakui dalam profesi akuntansi, dan pengakuan tersebut makin meluas dengan alasan:



 Semakin luas lingkup dan ukuran perusahaan mengakibatkan di dalam banyak



hal manajemen tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung atau secara pribadi terhadap jalannya perusahaan.  Pengecekan dan review yang melekat pada sistem pengendalian intern yang baik dapat akan pula melindungi dari kelemahan manusia dan mengurangi kekeliruan dan penyimpangan yang akan terjadi  Di lain pihak, adalah tidak praktis bagi auditor untuk melakukan pengauditan secara menyeluruh atau secara detail untuk hampir semu transaksi perusahaan dalam waktu dan biaya terbatas.



2. Struktur Pengendalian Intern Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang digunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Sedangkan sistem pengendalian intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan lainnya. Dengan demikian, struktur pengendalian intern dapat mencakup berbagai kegiatan dan prosedur yang sangat bervariasi dan luas, serta dapat mencakup berbagai tujuan.



3. Deskripsi Kegiatan: Gambaran Umum Siklus Pembelian/ Siklus Pengeluaran  Ringkasan Proses Bisnis 1) Pemesanan bahan baku,perlengkapan, dan jasa- mengirimkan pesanan ke pemasok. 2) Penerimaan - menerima barang atau jasa dari pemasok (logistic inbound) 3) Memproses faktur - meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok 4) Pengeluaran kas - memproses pembayaran ke pemasok  Dokumen yang terbentuk,yaitu: 1) Jenis transaksi pembelian kredit 2) Jenis transaksi pengeluaran kas 3) Jenis transaksi tretur pembelian Siklus pembelian/pengeluaran kas menurut Romney and Steinbart adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Di dalam siklus pembelian, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pembelian dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku Tujuan utama dalam siklus pembelian adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.



4. Dokumen:



Dokumen SIA: o Surat Permintaan Pembelian (SSP) a. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Setiap permintaan terkait kebutuhan perusahaan untuk setiap departemen apakah untuk pengadaan inventory, aset tetap, bahan habis pakai atau kebutuhan pengadaan sumber daya yang lain sebaiknya dicatat dalam dokumen purchase requisition form dan disetujui oleh masing-masing kepala departemen. b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SSPH)



Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) adalah formulir yang dibuat apabila perusahaan memerlukan jenis barang yang tidak tersedia pada pemasok langganan dan biasanya pembelian dalam jumlah yang besar. SPPH dikirim ke beberapa pemasok dengan tujuan agar perusahaan dapat memilih harga yang terendah dan kualitas barang yang memenuhi syarat dari SPPH yang telah diisi pemasok tersebut.



o Purchase Order (PO) Purchase order atau PO artinya adalah dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli. Purchase order atau PO disini artinya memiliki peran yang sangat penting bagi pengusaha UMKM atau yang menengah keatas. PO artinya juga merupakan sebuah



kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.



o Bukti Barang Masuk (BBM)



Catatan yang berisi informasi tentang supplier penyedia barang berasal, harga awal dan kategori lainnya yang dimiliki suatu barang. Dokumen ini dapat digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang. o Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) Surat permintaan/Perintah pengeluaran barang adalah dokumen yang bersifat operasional (non financial). Salah satu media komunikasi tertulis pengganti komunikasi yang biasanya digunakan oleh manajemen perusahaan dalam bentuk lisan. Komunikasi   secara lisan terutama yang berhubungan dengan harta perusahaan akan menciptakan peluang terjadinya kesalahan atau pun pelanggaran. o Bukti Barang Keluar (BBK) Dokumen ini dapat digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang. Bukti catatan barang keluar adalah catatan yang berisi informasi tentang tanggal, jumlah, harga, dan kemana barang persediaan barang tersebut berpindah tangan atau dijual.



o Surat Retur Pembelian (SRP) Retur pembelian merupakan pengembalian barang dari pihak pembeli kepada pihak penjual karena barang yang telah dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan ataupun barang yang dikirim rusak. Dengan adanya retur pembelian, utang pihak pembeli kepada pihak penjual akan menjadi berkurang.  o Bukti Pembayaran (BP) Bukti pembayaran diartikan sebagai alat pembayaran yang berfungsi untuk membuktikan akan terjadinya sebuah transaksi antara penjual dan pembeli. Transaksi tersebut bisa berupa apa saja. Bukti transaksi juga berperan penting dalam membantu setiap pengusaha untuk menghadapi auditor keuangan. o Bukti Penyesuaian Perhitungan Fisik (BPPF) o Surat order pembelian Surat order pembelian merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan.



5. Catatan Akuntansi Yang Digunakan :  Register Buku Kas Keluar Register Bukti Kas Keluar (voucher register) Register bukti kas keluar merupakan catatan yang digunakan untuk mencatat bukti kas keluar yang akan dibayar oleh perusahaan. 2) Register Cek (check voucher) Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek yang telah dibayarkan oleh perusahaan ke kreditur.  Jurnal Pembelian Jurnal pembelian adalah kas masuk dan kas keluar yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian barang dagang dan barang lainnya contoh dengan syarat kredit, yaitu pembelian yang menimbulkan kewajiban atau utang kepada supplier.  Kartu Utang Kartu Utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang.  Kartu Persediaan Kartu stok barang bisa disebut stock card atau bin card. Didalam kartu stok barang akan berisi informasi terkait penjualan, pemasukan, pengembalian, dan pemesanan barang sehingga bisa terlihat perputaran persediaan dengan sisa saldo.



6. Fungsi terkait:



Sistem Informasi Akuntansi (Siklus Pembelian) Bagian/ Fungsi Yang Terkait Siklus Pembelian, yaitu: a) Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. b) Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenaibarang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c) Fungsi Penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan. d) Fungsi Pencatatan Utang dan Fungsi Pencatatan Persediaan/Jurnal. -Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. -Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan/jurnal bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.



7. Prosedur



Prosedur Sistem Pembelian Terdapat jaringan yang membentuk sistem akuntansi pemberilan. Berikut jaringan prosedurnya:  Prosedur permintaan pembelian, pada prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formular surat permintaan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.  Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai macam syarat pembelian yang bertujuan untuk menjadi pamasok perusahaan.  Prosedur order pembelian, fungsi pembelian di sini mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.  Prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan segala jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah diterima dari pemasok yang kemudian diikuti dengan membuat laporan penerimaan barang.  Prosedur pencatatan utang, dalam fungsi ini akuntansi memeriksa segala dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian.  Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian sebagai kepentingan pembuatan laporan manajemen.



8. Unsur Pengendalian :  Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada anak.  Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan cek yang telah dikeluarkan dalam suatu periode.  Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penual atau pihak lan yang digunakan untuk memasukkan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar  Cash Disbusementt Journal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain.



9. Teknik Dokumentasi  Gambar flowchart untuk setiap prosedur  Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Secara Kredit BAGIAN GUDANG



SUPPLIER



BAGIAN PEMBELIAN



START



START



Memeriksa Pers. Barang



Mengunjungi Toko



Data Pers. Barang



Data Pers. Barang



Info List Harga



Menyampaikan info dan List Harga



A



Perlu di order ?



Info List Harga



3



END



Mencatat barang yg Dipesan



B



SURAT JALAN



TIDAK



YA



B



Data Pesanan



2



1



B



A



1



(1)



Data Pesanan (1)



Proses pesanan



Menata Barang



Data Pesanan



SURAT JALAN



Memberikan tanda Checklist pada surat jalan



(2)



C 3 2



1



SURAT JALAN



1



3



1 1



Menandatangani Surat Jalan Mengirim pesanan



2



1



SURAT JALAN 3



C



2



1



TIDAK



1 SURAT JALAN C



3 2



1



Menyerahkan kembali surat jalan



Cocok? ? YA



1



END



SURAT JALAN 3 2 1







Permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok



 Prosedur SUPPLIER herestart



Meminta daftar brg



SPH



B



Daftar brg



Mmbuat dftr brg yg ad



Membua t spp



Laporan penerimaa n brg 2



dftr brg yg ad



SPP B



Membuat faktur



faktur



A



SPP di ACC



SOP



Membuat laporan penerimaa n barang rngkap 2



faktur Membuat sop rangkap 4 Mengirim faktur dan barang



1



faktur uang



SOP



Perlu pesan



daftar brg



1



BAG. KEUANGAN



Dftr brg yg ad



SPH



G



Mengiri mkan sph



SOP



GUDANG



BAG. PEMBELIAN



4



uang Laporan penerimaa n brg



B



3



f SOP



Melakukan pembayaran



f



Faktur lunas



2 1



Membuat faktur lunas



C 2



Membuat lap pem. tunai



3



faktur Faktur lunas



Lap. Pem tunai



E



2 1



 Prosedur Order Pembelian



Administrator coordinator



Deputy distribution central manager



Supplie rr



Mulai



Melakukan proses penyimpanan UPB dengan sistem



Draff UPB Persetuju an UPB



Draff UPB



Menerima PO dari bagian admin coordinator



Menerima draft UPB dari admin coornator



Merevisi jumlah pesanan maksimum dan dikembalikn ke administratoion coord untuk diperbaiki



PO



Draff UPB



Memeriksa ketersediaan barang



Membuat purchace order



Purchace order Tersedia



supplier Mengirim barang ke DC



Menolak pengiriman barang ke DC



 Prosedur penerimaan barang Operator order barang (CAA)



Operator gudang



STT



START



1



1



Packing list (PO)



Packing list (PO)



A B



Brg masuk TGL.xlxs



Menyimpan hasil scan barcode barang masuk dalam folder dropbox\ folderstock in\file IN_TGL_SCAN.txt



Cek PO Selisih brg masuk BULAN TAHUN.xlsx



Ada barang baru ?



Mengirim po ke dropbox dalam folder DO MASUK CAA 2016\file DO MASUK HARIAN CAA TGL.xlss



Menyimpan file DO MASUK HARIAN CAA TGL.xlx



C



NO



NO



YES



YES



 Prosedur Pencatatan Utang Fungsi Penerimaan



Fungsi Akuntansi



Fungsi Pemeriksa Internal



START



Menyerahkan faktur pembelian tervalidasi



1



Faktur pembelian Tervalidasi



2



Laporan Retur Barang Jurnal Pembelian



Kartu Utang



Faktur Pembelian Tervalidasi Melakukan Pencatatan Menyerahkan Laporan Retur barang



Jurnal Pembelian



Kartu Utang



Laporan Retur Barang



END Aging Schedule



1



2



 Prosedur Distribusi Pembelian



Aping Schedule



Pembeli



Pembeli



Penjual Barang pemasu kan



Penawaran barang yang tersedia



Database barang



Database barang



Pembelian barang



Barang tersedia YES Transaksi pembayaran



Barang dibeli pembeli



Database barang



Barang baku



NO



BAGIAN 2: 1. Kegiatan Bisnis: Pembelian bahan baku Sandal Jepit 2. Data yang harus dikumpulkan: apa saja yang harus diisi pada dokumen2 bagian 1 o Surat Permintaan Pembelian (SSP) a. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor Faktur - Tanggal - Dari bagian (Orang yang mengajukan permintaan Pembelian) - Tanggal di perlukan - Diperlukan untuk - Dikirim ke - Nomor - Jenis barang - Type - Ukuran - Kuantum - Keterangan



SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Dari Bagian Tanggal Diperlukan Diperlukan Untuk Dikirim Ke Nomor 1 2 3                                  



xxx1 xxx2 xxx3                



 



Jenis Barang



NO FAKTUR TANGGAL



Type A B C                  



 



Ukuran …X… …X… …X…              



  : F12-002   : 05 Desember 2021 : Produksi : 10 Desember 2021 : Penyelesaian Order 001 : Bagian Gudang



Kuantum X X X                     KEPALA BAGIAN PRODUKSI         Fauziah Nur            



Keterangan                    



b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SSPH) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor - Tujuan penerima - Alamat penerima - Nomor - Jenis barang - Ukuran - Kuantum - Harga satuan - Syarat pembayaran - Penyerahan UD. SINAR ABADI PERKASA JL Melati No 27 Kota Tuwung



SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA Nomor :  



   



Kepada Yth.   PT. PUTRAMPM   Jln. Maduasri No 60   SRAGEN       Dengan Hormat, kami harap saudara memberikan penawaran harga   untuk barang sebagai berikut :   NO JENIS BARANG UKURAN KUANTUM HARGA SATUAN KET 1 XXX1 …X… X     2 XXX2 …X… X     3 XXX3 …X… X     4           5           6               Syarat Syarat pembayaran : Penyerahan :   Barang yang bersangkutan harus sudah kami terima paling lambat tanggal 18 Desember 2021 Catatan: Surat permintaan penawaran harga ini tidak berlaku sebagai order pembelian.               Kolaka, 04 Desember 2021         Kepala Bagian Pembelian                                 Ana Maulidasari                        



o Purchase Order (PO) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor - Tanggal - Tujuan pengirim - Kontak person - Alamat - Pengiriman - Nomor PO - Dikirim ke - Kode - Unit - Harga - Jumlah - PPN - Total



UD. SINAR ABADI PERKASA



     



   



JL Melati No 27 Kota Tuwung



PURCHASE ORDER Nomor Tangga l Kepada Up Alamat   Kode BB01 BB02 BB03 BB04 BB05 BB01 BB02 BB03                  



: : : : :  



               



Pengiriman :



Unit 83.000 278.000 278.000 1.750.000 583.000 1.000 1.000 1.000



Nomor PO : Dikirim ke :             Harga Jumlah 0,6 49.800 0,7 194.600 1,1 305.800 0,5 875.000 0,5 291.500 405 405.000 405 405.000 120 120.000 Jumlah Rp 2.646.700 PPN Rp 264.670 Total Rp 2.911.370     Tanda Terima         ( Fauziah Nur)    



o Bukti Barang Masuk (BBM) Data yang harus di kumpulkan : - Kode barang - Nama barang - Jenis - Jumlah - Satuan



LAPORAN TRANSAKSI BARANG MASUK UD. SINAR ABADI PERKASA KODE BARANG BB01 BB02 BB03 BB04 BB05 BB01 BB02 BB03            



NAMA BARANG Kalsium Karet Eva Kuantum BS Warna BS Putih Kalsium Karet Eva Kuantum



JENIS Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku Bahan Baku



Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp



 



 



 



JUMLAH 49,800 194,600 305,800 875,000 291,500 405,000 405,000 120,000



SATUAN DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg) DesiGram (dg)            



o Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor surat - Dari - Kepada - Alamat - Nama barang - Harga satuan - Jumlah - Banyaknya barang - Keterangan SURAT PERINTAH PENGELUARAN NO. ……/……../PBB/…… Dari Kepad a Alamat



: Pengguna/Kuasa Pengguna : Penyimpan Barang : Kolaka



Harap dikeluarkan dari gudang dan disalurkan barang tersebut dalam daftar dibawah ini untuk………….. Berdasarkan…………………………………………………..



NO URUT                



NAMA BARANG



BANYAKNYA                



               



HARGA SATUAN                



JUMLAH                



KETERANGAN                



Pengguna/Kuasa Pengguna



(…………………………………..…... …...) NIP………………………………………… ..



o Bukti Barang Keluar (BBK) Data yang harus di kumpulkan : - No bukti - Ditunjukan kepada - Tanggal - PO. Customer - Kode barang - Quantity - Keterangan UD SINAR ABADI PERKASA Jl Melati No 27 Kota Tuwung  



BUKTI PENGELUARAN BARANG



  No. Bukti Ditujukan Kepada   N KODE BARANG O                                   Dikeluarkan Oleh,       Wanda Sri Yuningsi      



  Tanggal PO. Customer  



: : QTY                 Diterima Oleh,



Sry Ayu  



 



: :



KETERANGAN                   Mengetahui,       Annisa Fatmasari    



o Surat Retur Pembelian (SRP) Data yang harus di kumpulkan : - Nomor - Pemasok - Tanggal - Nama barang - Type - Quantity - No. surat jalan - Tanggal kirim - keterangan



UD SINAR ABADI PERKASA



 



 



 



 



  RETUR PEMBELIAN BARANG



    NO   PEMASOK N NAMA BARANG O                        



  : :



           



           



           



           



           



                 



                  DIPERIKSA ,         QUALITY INCOMIN G        



                 



                 



                 



                 



         



DIKETAHUI,        



         



DITERIMA,        



         



PURCHASING        



         



PEMASOK        



                 



DIBUAT,                 GUDANG RM                



    TANGGAL



TYPE



    :



QTY



NO. SURAT JALAN



     



TANGGAL KIRIM



      KETERANGAN



o Bukti Pembayaran (BP) Data yang harus di kumpulkan : - Nama penerima - Jumlah uang - Tujuan pembayaran UD SINAR ABADI PERKASA Jl Melati No 27 Kota Tuwung



   



 



 



 



 



 



   



TANDA BUKTI PEMBAYARAN Telah Terima Dari



: FAUZIAH NUR



Uang Sejumlah



: DUA JUTA SEMBILAN RATUS SEBELAS RIBU TIGA RATUS TUJUH PULUH RIBU RUPIAH



Untuk Pembayaran



: BAHAN-BAHAN BAKU



Rp. 2.911.370



Kolaka, 05 Desember 2021



(Wanda Sri Yuningsi)



o Bukti Penyesuaian Perhitungan Fisik (BPPF) Data yang harus di kumpulkan : - Tanggal - Nomor - Nama barang - Unit - Harga - Jumlah - Keterangan UD. SINAR ABADI PERKASA PERHITUNGAN FISIK PERSEDIAAN BARANG (STOCK OPNAME)         Kami telah melakukan perhitungan fisik pada persediaan barang dagang, pada: Tanggal   s. d tanggal         No Nama Barang Unit Harga Jumlah Keterangan                                                                             Mengetahui, Petugas Stock Opname             (…………………………………………….. (Kepala bagian gudang) )                    



o Cek -



Logo bank Nama bank terkait Nominal dalam huruf Nominal dalam angka Nomor seri Tanggal cek Personalisasi nasabah Sandi bank terkait No rekening nasabah Sandi transaksi cek Nominal Nama perusahaan pencetak warkat dan dokumen kliring.



BANK BRI                     Atas penyerahan cek ini bayarlah kepada atau pembawa*)       uang sejumlah rupiah (dalam huruf)           Xxxxxxx Materai UD SINAR ABADI PERKASA UD SINAR ABADI PERKASA Rpxxx         Tanda tangan (dan cap perusahaan) *) coret kata-kata "atau pembawa" apabila cek dimaksudkan   untuk dibawakan hanya kepada nasabah yang namanya tercantum dalam cek                          



c. Resiko Kegiatan bisnis copas - Pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui - Pembelian bahan baku yang kualitasnya rendah - Pengiriman yang tidak tepat waktu - Pengiriman pembayaran ke alamat yang salah - Penipuan Pembayaran ke pemasok fiktif - Kekurangan dan kelebihan persediaan - Membeli barang dari pemasok yang tidak otoritas - Menerima barang yang tidak dipesan - Kesalahan dalam perhitungan - Memverifikasi penerimaan jasa - Pencurian Persediaan - Kesalahan dalam faktur pemasok - Kesalahan dalam mem-posting ke utang - Kegagalan untuk memanfaatkan diskon bagi pembayaran tepat waktu - Membayar untuk barang yang tidak diterima - Pembayaran duplikat - Pencurian kas



-



Mengecek perubahan Masalah arus kas



d.Desain Dokumen sumber lihat2 contoh digoogle



Surat Order Pembelian UD. SINAR ABADI PERKASA



 



 



       



JL Melati No 27 Kota Tuwung



 



SURAT ORDER PEMBELIAN   Kepada Yth. Aneka Bahan   Kirim ke  



No



: xxx



Kode Bahan



Nama Barang



           



Unit



Nomor Tanggal Syarat Tgl Diperlukan  



Harga



  : xxxxx : xxxxx : xxxxx : xxxx  



Jumlah



1 2 3 4 5 6 7 8 Jumlah



         



     



 



 



Kepala Bagian Pembelian



Faktur Pembelian ANEKA BAHAN  



 



JL Mawar No 27 Kota Tuwung    



     



     



 



 



 



        FAKTUR No : 12341256      



N o 1 2 3 4 5 6 7 8                



Nama Barang



     



                )  



Unit



Jumlah PPN Total            



 



JL Melati No 27 Kota Tuwung    



     



Kode Bahan



    Tanda Terima     (      



    Makassar, xxxxxxxx   Kepada Yth   UD SINAR ABADI PERKASA      



Harga



Jumlah



          Hormat Kami,     (  



          )  



d. Desain Jurnal Khusus copas bentuk khusus waktu pengantar akuntansi



UD. SINAR ABADI PERKASA JURNAL PEMBELIAN Per 31 September 2021 DEBIT



TANGGA L



KETERANGAN REF



                               



                               



                                TOTAL



PEMBELIA N                                  



KREDIT



LAIN-LAIN PERLENGKAPAN REF REKENING JUMLAH                                                                                                                                  



 



 



 



UTANG USAHA                                



                                 



UD. SINAR ABADI PERKASA JURNAL PENGELUARAN KAS



TANGGAL                          



PER 31 SEPTEMBER 2021 DEBIT SERBA-SERBI KET PEMBELIAN HUTANG AKU REF N JUMLAH                                                                                                                                                             TOTAL    



KREDIT POTONGAN PEMBELIAN



KAS                            



                           



 



e. Desain Buku pembantu



PERUSAHAAN DAGANG BUKU PEMBANTU UTANG



PERIODE SEPTEMBER 2021   Nama Kreditor : UD. SINAR ABADI PERKASA   Tgl                            



Ket



Ref



DEBET



    SALDO



KREDIT



DEBET



                 



                 



                 



                 



                 



                 



 



 



 



 



 



 



UD SINAR ABADI PERKASA Nama Barang : Satuan :   No. Tanggal Buk ti                                        



 



 



 



 



 



KARTU PERSEDIAAN BARANG Persediaan Masuk Persediaan Keluar Uni Harga Jumlah Harga Jumlah Unit t (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)                                                                        



KREDIT                            



  Metode Nomor Kartu Nomor Barang Unit            



  : : : Saldo Harga (Rp)            



Bagian Gudang



   



 



 



 



 



 



 



 



        Jumla h (Rp)                      



f.



Desain Buku BesarDesain Daftar Akun (Nomor, Nama, SN, TypeAkun)



UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : Kas



Tgl    



 



Keterangan



01-Sep-21      



 



REF      



 



Debit xxx xxx xxx



No Akun



Kredit      



: 1 - 1100



Saldo



Debit



Kredit



xxx xxx xxx



     



No Akun



: 1 - 1300



UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : Persediaan



Tgl    



 



Keterangan



01-Sep-21      



 



REF      



 



Debit xxx xxx xxx



Kredit      



Saldo



Debit



Kredit



xxx xxx xxx



     



No Akun



: 2 - 1100



UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : Utang Dagang



Tgl



 



Keterangan



01-Sep-21          



 



REF      



 



Debit      



Kredit xxx xxx xxx



Saldo



Debit



Kredit



     



xxx xxx xxx



No Akun



: 2 - 1200



UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : PPN Keluaran



Tgl



 



Keterangan



01-Sep-21          



 



REF      



 



Debit      



Kredit xxx xxx xxx



Saldo



Debit



Kredit



     



xxx xxx xxx



No Akun



: 5 - 0000



UD. SINAR ABADI PERKASA BUKU BESAR UMUM PER 31 SEPTEMBER 2021 Nama Akun : Harga Pokok Penjualan



Tgl



Keterangan



REF



 



Debit



 



Kredit



Saldo



Debit    



01-Sep-21      



     



xxx xxx xxx



     



xxx xxx xxx



Kredit      



g. Desain Neraca Saldo/Bagan Akun



UD. SINAR ABADI PERKASA NERACA SALDO PER 31 SEPTEMBER 2021



Nomor Akun                          



Nama Akun                          



Debit                          



Kredit                          



BAGIAN 3 SIKLUS PEMBELIAN Frekuensi:  Hampir tidak pernah terjadi  Biasa terjadi/ Pernah terjadi  Sering terjadi  Hampir terjadi  Selalu terjadi



Aktivitas



Resiko/Ancaman



Dampak:  Sangat rendah  Rendah  Sedang  Tinggi  Sangat tinggi



Frekuensi



Dampak



Pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui



Sering terjadi



Tinggi



Pembelian bahan baku yang kualitasnya rendah



Sering terjadi



Sangat Tinggi



Sering terjadi



Sedang



Pengiriman pembayaran ke alamat yang salah



Pernah terjadi



Sangat Tinggi



Melakukan update data pemasok.



Penipuan Pembayaran ke pemasok fiktif



Sering terjadi



Sangat Tinggi



Melakukan update data alamat yang kita berikan sudah benar atau tidak.



Kekurangan dan kelebihan persediaan



Sering terjadi



Sangat Tinggi



Melakukan update data persedian yang ada.



Membeli barang dari pemasok yang tidak otoritas



Sering terjadi



Sangat Tinggi



Melakukan update data pemasook.



Menerima barang yang tidak dipesan



Pernah terjadi



Rendah



Kesalahan dalam perhitungan



Biasa terjadi



Sangat tinggi



Memverifikasi penerimaan jasa



Biasa terjadi



Sedang



Pencurian Persediaan



Sering terjadi



Tinggi



Kesalahan dalam faktur pemasok



Biasa terjadi



Tinggi



Penginputan /Pemesanan Pengiriman yang tidak tepat waktu



Penerimaan



Menyetujui Faktur



Pengendalian Membeli hanya dari pemasok yang telah disetujui.  Melakukan update data dengan melihat komentar dari pelanggan yang sudah membeli (jika online).  Melakukan pemeriksaan di lapangan/tokonya dan mengecek barang yang ingin dipesan.  Meminta pemasok untuk memiliki sertifikat kualitas Melakukan update data ke pemasok/kurir.



Mensyaratkan keberadaan pesanan pembelian yang disetujui sebelum menerima setiap pengiriman.  Tidak menginformasikan pegawai penerimaan mengenai kuantitas yang dipesan.  Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk menandatangani laporan penerimaan.  Penggunaan kode batang dan label RFID .  Konfigurasi sistem ERP untuk menandai diskrepansi antara kuantitas dipesan dan diterima yang melebihi toleransi ambang batas untuk penyelidikan.  Pengendalian Anggaran.  Audit.  Pembatasan akses fisik ke persediaan.  Dokumentasi persediaan fisik secara periodik dan rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas.  Pemisahan tugas: penyimpanan persediaan versus penerimaan  Verifikasi atas keakuratan faktur.  Mensyaratkan tanda terima



Pemasok



Pengeluaran Kas



Kesalahan dalam mem-posting ke utang



Biasa terjadi



Tinggi



Kegagalan untuk memanfaatkan diskon bagi pembayaran tepat waktu



Hampir tidak pernah terjadi



Rendah



Membayar untuk barang yang tidak diterima



Biasa terjadi



Tinggi



Pernah Terjadi



Tinggi



Pencurian kas



Selalu terjadi



Sangat tinggi



Mengecek perubahan



Biasa terjadi



Tinggi



Masalah arus kas



Biasa terjadi



Sangat tinggi



Pembayaran duplikat



mendetail untuk pembelian kartu pengadaan.  Pembatasan akses ke data induk pemasok  Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan saluran pengiriman yang disetujui.  Pengendalian edit entri data.  Rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun control buku besar umum.  Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk diskon.  Anggaran arus kas  Mensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok dicocokkan dengan dokumen pendukung yang diaku balik oleh penerimaan dan pengendalian persediaan.  Anggaran (bagi jasa)   Mensyaratkan tanda terima. bagi biaya perjalanan.  Penggunaan kartu kredit perusahaaan untuk biaya perjalanan.  Mensyaratkan sebuah paket voucher yang lengkap untuk semua pembayaran.  Kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli atas faktur pemasok.  Membatalkan seluruh dokumen pendukung ketika pembayaran dibuat.   Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin penandatangan cek  Akuntansi periodic atas keseluruhan cek yang dinomori secara urut oleh kasir  Pengendalian akses terhadap terminal EFT  Penggunaan computer dan browser yang didedikasikan bagi perbankan secara online  Mesin perlindungan cek  Penggunaan tinta dan kertas khusus.  Pengaturan “Pembayaran Positif” dengan bank. Anggaran arus kas