Kerangka Acuan Orientasi Karyawan Baru Rumah Sakit Karya Medika I [PDF]

Citation preview

KERANGKA ACUAN ORIENTASI KARYAWAN BARU RUMAH SAKIT KARYA MEDIKA I.



I.



PENDAHULUAN : Manusia sebagai mahluk sosial dalam menjalani kehidupannya tidak statis, dalam artian tidak hanya berada dalam satu lingkungan tertentu saja. Apalagi pada abad ke XXI ini kemajuan tehnologi dibidang transportasi dan komunikasi berkembang pesat. Sudah tentu keadaan tersebut sebagai salah satu faktor pemicu yang mendorong manusia untuk bermigrasi untuk mencari kehidupan yang lebih baik. Berbagai alasan bermigrasi muncul, dari alasan tempat tinggal yang tidak nyaman, mencari tempat pendidikan yang lebih baik, mencari pekerjaan yang lebih mudah dan menjanjikan,dan berbagai macam alasan lainnya. Bermigrasi mempunyai konsekwensi bahwa ditempat baru harus mempu beradaptasi dengan lingkungan atau situasi lain yang mungkin serba baru. Ingat ada satu peribahasa yang mengatakan “ lain lalang lain belalang, lain lubuk lain ikannya “. Khusus mengamati tempat kerja baru, agar seseorang dapat bekerja dengan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan maka kiranya perlu mampu beradaptasi lebih cepat dengan lingkungan kerja barunya. Untuk itu seyogiyanya ditempat kerja baru diselenggarakan pendidikan dan pelatihan ( orientasi kerja ) dimana materinya mendukung ke arah mengenal secara umum baik kondisi tempat kerja maupun cara kerja yang harus dilakukan.



II.



LATAR BELAKANG : Dalam upaya memenuhi kebutuhan Sumber Daya Manusia ( SDM ) di Rumah Sakit Karya Medika I, berdasarkan hasil seleksi calon karyawan ada hal pokok yang menjadi tantangan yakni mereka belum siap bekerja sesuai dengan apa yang diharapkan. Terutama mereka yang belum pernah bekerja di rumah sakit atau belum pernah ada pengalaman kerja, mereka belum siap kerja tetapi siap untuk dilatih. Padahal idealnya agar kinerja dapat mencapai target yang diharapkan semua karyawan yang diterima harus sudah siap kerja dengan baik sesuai kompetensi yang dibutuhkan.



Karyawan yang baru diterima perlu beradaptasi dengan lingkungan kerja di Rumah Sakit Karya Medika I atau mereka yang dimutasikan harus pula memahami cara kerja di unit kerja yang baru. Untuk memudahkan proses adaptasi salah satu caranya menyelenggarakan program pendidikan dan pelatihan “ orientasi umum “ dan “ orientasi khusus.



Orientasi umum diselenggarakan oleh bagian personalia dengan materi yang bersifat umum,seperti halnya memperkenalkan keadaan RSKM I secara umum, peraturan kepersonaliaan, dan lain-lainnya. Sedangkan orientasi khusus diselenggarakan oleh bidang atau bagian dimana karyawan itu ditempatkan bekerja. Materinya menyangkut ketentuan atau cara kerja di bidang/bagian tempat karyawan bekerja, seperti ; memperkenalkan struktur organisasi, uraian tugas, standar prosedur operasional ( SPO ) dan lain-lain.



III.



TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS. 1. TUJUAN UMUM : 1.1. Bagi karyawan yang baru diterima di RSKM I dengan mudah dan cepat beradaptasi atau menyesuaikan diri dengan lingkungan kerjanya sekaligus mampu menjalankan tugas dengan baik. 1.2. Bagi karyawan yang dimutasikan kerjanya dengan mudah dan cepat memahami tugas, wewenang dan tanggung jawabnya juga termasuk prosedur kerja yang berlaku di unit kerja baru. 2.



TUJUAN KHUSUS :



2.1. Karyawan baru mampu menunjukan tata ruang RSKM I dengan tepat dan cepat. 2.2. Karyawan baru dapat mengucapkan visi, misi, tujuan dan motto RSKM I. 2.3. Karyawan baru dapat menjelaskan struktur organisasi RSKM I. 2.4. Karyawan baru dapat menyebutkan hak dan kewajiban karyawan dan rumah sakit.



2.5. Karyawan baru dapat mengimplementasikan tata tertib yang berlaku, terutama yang menyangkut bagian kepersonaliaan. 2.6. Karyawan baru dapat menyebutkan 9 ( Sembilan ) solusi keselamatan pasien. 2.7. Karyawan baru dapat menerapkan budaya kerja RSKM I. 2.8. Karyawan yang dimutasikan mampu melaksanakan tugas di unit kerja barunya sesuai dengan yang diharapkan.



1V. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN . 1. KEGIATAN POKOK. 1.1. Kepala Bagian Personalia menyusun modul “ Orientasi Umum “ dan merevisinya sesuai dengan perkembangan atau perubahan yang terjadi di RSKM I atau sesuai dengan kebutuhan terakhir dari RSKM I. 1.2. Kepala Bagian atau Kepala Bidang menyusun modul “ Orientasi Khusus “ dan merevisinya sesuai dengan perubahan atau kebutuhan terakhir RSKM I. 2. RINCIAN KEGIATAN. 2.1. Setiap penerimaan karyawan baru, Kepala Bagian Personalia memberikan / menyelengarakan orientasi umum. 2.2. Pada akhir orientasi umum, dilakukan penilaian dan ditentukan lulus atau tidak dalam mengikuti orientasi umum. 2.3. Bagi peserta yang lulus mengikuti orientasi umum, karyawan didistribusikan ke bidang/bagian yang membutuhkannya, sedangkan yang tidak lulus diberhentikan dari Pencalonan sebagai karyawan. 2.4. Kepala Bidang/Kepala Bagian melaksanakan orientasi khusus selama 3 ( tiga ) bulan. 2.5. Menjelang berakhirnya masa orientasi khusus, Kepala Bidang/Kepala Bagian melakukan penilai kepada para peserta dan merekomendasikan lulus/tidak lulus untuk dilanjutkan atau tidak bekerja di RSKM I. 2.6. Bagi peserta yang dinyatakan lulus oreientasi khusus dibuatkan perjanjian kerja untuk waktu tertentu oleh Kepala Bagian Personalia, sedangkan yang dinyatakan tidak lulus orientasi khusus akan diberhentikan dari calon karyawan RSKM I. 2.7. Khusus bagi karyawan yang dimutasikan, harus diberikan orientasi khusus oleh Kepala Bidang/Kepala Bagian tempat baru karyawan bekerja. 2.8. Orientasi khusus dilakukan sampai karyawan yang bersangkutan mampu melaksanakan tugasnya dengan baik. Jika sudah lebih dari 3 ( tiga ) bulan karyawan yang bersangkutan tidak mampu memenuhi standar minimal untuk bertugas di tempat tersebut, maka karyawan tersebut di kembalikan ke Kepala Bagian Personalia dan pengaturan selanjutnya adalah wewenang Kepala Bagian Personalia.



IV.



CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN. A. Orientasi karyawan baru. 1. Setiap penerimaan karyawan baru, kepala urusan administrasi kepegawaian melaporkan kepada Kepala Bagian Personalia untuk menetapkan waktu pelaksanaan orientasi. 2. Kepala Bagian Personalia mengkoordinasikan dengan kepala urusan pendidikan dan latihan untuk melaksanakan orientasi dengan menetapkan waktu pelaksanaannya. 3. Sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, kepala urusan pendidikan dan latihan memberitahukan jadwal dan peserta orientasi kepada Kepala Bidang atau Kepala Bagian terkait. 4. Orientasi diawali dengan materi oreintasi umum yang dilakukan oleh Kepala Bagian Personalia atau Kepala Urusan Pendidikan dan Latihan.aaan 5. Pelaksanaan orientasi umum dilakukan di dalam kelas dan sebagian diajak langsung melihat keadaan yang sebenarnya di lapangan. 6. Selesai materi orientasi umum disampaikan kepada peserta, dilakukan evaluasi untuk mengetahui daya serap peserta terhadap pemahaman materi orientasi umum dan sebagai dasar untuk menentukan seseorang bisa atau tidak bisa mengikuti program orientasi selanjutnya yaitu orientasi khusus. 7. Bagi mereka lulus evaluasi orientasi umum (minimum mencapai nilai 60 dari nilai maximal 100 ) selanjutnya Kepala Bagian Personalia/Kepala Urusan Pendidikan dan Latihan mengirimkan mereka ke Kepala Bidang atau Kepala Bagian terkait untuk dilakukan orientasi khusus paling lama 3 ( tiga ) bulan. 8. Materi pelatihan lebih ditekankan kepada pemahaman cara kerja ditempat kerja yang akan ditempati /diisi oleh peserta orientasi. 9. Menjelang berakhir masa orientasi khusus, Kepala Bidang/Kepala Bagian melakukan evaluasi dan menentukan kelulusan sesuai standar yang telah ditetapkan. 10.Hasil evaluasi dilaporkan ke Kepala Bagian Personalia, selanjutnya Kepala Bagian Personalia menetapkan status peserta orientasi khusus yang lulus menjadi karyawan dan yang tidak lulus diberhentikan.



B. Orientasi Karyawan Mutasi. 1. Karyawan yang dimutasikan harus diberikan orientasi khusus oleh Kepala Bidang atau Kepala Bagian di mana karyawan tersebut ditempatkan. 2. Dalam pelaksanaannya Kepala Bidang atau Kepala Bagian dapat menunjuk bawahannya yang dinilai mampu untuk melakukan tugas tersebut.



3. Paling lama dalam waktu 3 ( tiga ) bulan Kepala Bidang atau Kepala Bagian harus melakukan evaluasi terhadap peserta orientasi khusus tersebut. 4. Hasil evaluasi dilaporkan ke Kepala Bagian Personalia, dan jika hasil evaluasinya tidak mencapai standar yang ditetapkan harus diulang kembali materi orientasi yang belum mencapai standar tersebut. 5. Jika setelah diberikan kesempatan belajar kembali ternyata tidak berhasil, maka karyawan tersebut diserahkan ke Kepala Bagian Personalia untuk ditinjak lanjuti sesuai ketentuan Rumah Sakit.



C. Perubahan Prosedur Kerja. Jika dalam satu unit kerja dilakukan revisi standar prosedur operasional ( S P O ) maka semua karyawan yang terlibat di dalamnya harus diperkenalkan dengan SPO yang baru tersebut sampai mereka mengerti.



VI.



SASARAN : 1.1.



1.2. 1.3.



Semua karyawan yang baru diterima di Rumah Sakit Karya Medika mengetahui/mengenal tata ruang Rumah Sakit Karya Medika dan mampu melaksanakan tugas sesuai dengan yang diharapkan rumah sakit. Semua karyawan yang dimutasikan mampu melaksanakan tugas sesuai yang diharapkan rumah sakit. Semua karyawan yang terlibat perubahan prosedur kerja akibat adanya perubahan atau penambahan prosedur kerja mampu melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang terbaru tersebut.



VII. JADWAL KEGIATAN.



VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANNYA. 1. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN. 1.1. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh Kepala Bagian Personalia. 1.2. Evaluasi akan dilakukan pada setiap awal bulan.



1.3. Laporan dibuat secara tertulis setiap akhir bulan oleh Kepala Urusan Pendidikan dan Pelatihan. 1.4. Isi laporan paling tidak memuat ; waktu pelaksanaan, petugas yang memberikan materi orientasi, jumlah dan nama peserta, hasil evaluasi dari masing-masing peserta. 1.5. Laporan disampaikan kepada Kepala Bagian Personalia, dan Kepala Personalian meneruskannya ke Wadir Umum dan Keuangan serta Direktur RS.



IX.



PENCATATAN,PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN. 1. PENCATATAN : Setiap pelaksanaan kegiatan orientasi dilakukan pencatatan, orientasi umum pencatatakannya dilakukan oleh Kepala Urusan Pendidikan dan Latihan sedangkan orientasi khusus dilakukan oleh kepala urusan atau kepala instalasi dari peserta orientasi khusus tersebut. Pencatatan meliputi jadwal orientasi, waktu pelaksanaan, nama peserta, nama petugas yang memberikan orientasi, hasil evaluasi, materi orientasi, dan hal lain yang dianggap penting. Semua catatan dari pelaksanaan kegiatan orientasi dikumpulkan dan didokumentasikan oleh Kepala Urusan Pendidikan dan Latihan sebagai dokumen kepersonaliaan.



2. PELAPORAN : Pelaporan dilakukan secara tertulis oleh Kepala Bagian Personalia kepada Direktur Rumah sakit dengan pengaturan waktu sebagai berikut : Periode Januari sampai dengan April, dilaporkan bulan Mei. Periode Mei sampai dengan Agustus, dilaporkan bulan September. Periode September sampai dengan Desember, dilaporkan Januari. 3. EVALUASI : Evaluasi dilakukan dibawah koordinasi Kepala Bagian Personalia, dengan obyek yang terpenting diantaranya : 3.1. Memastikan bahwa karyawan baru, karyawan yang dimutasikan dan unit kerja yang melakukan perubahan standar prosedur operasional ( SPO ) menjalankan / melaksanakan program orientasi. 3.2. Pelaksanaan orientasi sesuai atau tidak dengan jadwal yang telah ditetapkan. 3.3. Kebenaran materi orientasi. 3.4. Hasil evaluasi terhadap peserta orientasi dan prosentase kegagalan peserta untuk menjadi karyawan rumah sakit.