KLMPK 8 Identifikasi Dokumen [PDF]

Citation preview

Administrasi Penyuluhan Pertanian



IDENTIFIKASI DOKUMEN Dosen Pengampu Ir. Totok Sevenek Munanto, MP.



Disusun Oleh : KELOMPOK 8 1. Andhika Rizki Kurniawan (05) 2. Aulia Meylinda Ningtyas (07) 3. Fauziyyah Rahmah Silvany (13)



SEMESTER IV – A



KEMENTERIAN PERTANIAN BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN POLITEKNIK PEMBANGUNAN PERTANIAN YOGYAKARTA – MAGELANG JURUSAN PERTANIAN PROGRAM STUDI PENYULUHAN PERTANIAN BERKELANJUTAN 2019/2020



KATA PENGANTAR



Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Ynag Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga makalah ini dapat selesai tepat pada waktunya. Terima kasih kami ucapkan kepada teman-teman yang telah berkontribusi dengan memberikan ide-idenya sehingga makalah ini dapat disusun dengan baik dan rapi. Kami berharap semoga makalah ini bisa menambah pengetahuan para pembaca. Namun terlepas dari itu, kami memahami bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan saran yang bersifat membangun demi terciptanya makalah selanjutnya yang lebih baik lagi.



Yogyakarta, April 2019



Penulis



BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Administrasi



Penyuluhan



adalah



kegiatan



yang



menyangkut



fungsi



perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan dalam suatu organisasi. Administrasi sangat berkaitan erat dengan dokumen- dokumen penyuluhan pertanian. Dokumen merupakan keseluruhan catatan pada suatu lembaga pemerintahan atau organisasi/perusahaan swasta, baik berupa surat – surat, barang – barang cetakan tertulis maupun data atau bahan yang memiliki berbagai kegunaan yaitu sebagai informasi dan dokumentasi yang merupakan bukti dari suatu kejadian yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga. Dokumen sangat berguna bagi organisasi yang tidak hanya didasarkan pada penggunaannya dalam menunjang kegiatan – kegiatan yang sedang berlangsung, tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/instansi pada masa yang akan dating. Untuk itu kami akan membahas mengenai identifikasi dokumen yang dapat mempermudah kegiatan penyuluhan.



B. TUJUAN 1. Untuk mengetahui jenis-jenis dokumen penyuluhan pertanian 2. Untuk pentingnya identifikasi dokumen penyuluhan pertanian



C. MANFAAT 1. Mahasiswa mampu mengidentifikasi jenis-jenis dokumen penyuluhan 2. Mahasiswa dapat mengetahui pentingnya identifikasi dokumen penyuluhan pertanian



BAB II ISI



A. PENGERTIAN Identifikasi adalah kegiatan yang mencari, menemukan, mengumpulkan, meneliti, mendaftarkan, mencatat data dan informasi dari “kebutuhan” lapangan. Secara intensitas kebutuhan dapat dikategorikan (dua) macam yakni kebutuhan terasa yang sifatnya mendesak dan kebutuhan terduga yang sifatnya tidak mendesak. Dokumen merupakan hasil rekaman yang berisi informasi. Dalam pengertian sehari-hari dokumen diartikan sebagai secarik kertas yang berisi tulisan atau grafis lainnya. Di PusDokInfo, dokumen diartikan sebagai media yang memuat atau berisi informasi dalam berbagai format. (Buku, manuskrip, video tapes, dan file-file dianggap dokumen) .



Pengertian dokumen menurut ensiklopedi administrasi adalah warkat



asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu keterangan. Dapat disimpulkan bahwa dokumen kelompok tani adalah proses pembuktian yang isinya berbagai jenis sumber baik itu tertulis, ataupun gambaran yang digunakan sebagai alat komunikasi, bukti dari apa yang



telah dikerjakan / dilakukan, data



pendukung apabila ada masalah dalam kepengurusan kelompok tani.



B. JENIS-JENIS DOKUMEN Dokumen Menurut Ketajaman Analisis a. Dokumen Primer, dokumen yang disiapkan oleh pengarangnya, berisi mengenai penelitian yang dilakukan diri (misalnya: artikel majalah ilmiah/jurnal, laporan penelitian, paten, disertasi, makalah loka karya, dan kartu informasi. b. Dokumen Sekunder, dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen primer (dokumen yang mengacu ke dokumen primer, karena isinya merupakan deskripsi dan informasi tentang dokumen primer (misalnya: blibiografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak dan daftar isi).



c. Dokumen Tesier, dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen sekunder (dokumen yang mengumpulkan, menyarikan dan memindahkan informasi yang semula ada pada dokumen sekunder dan terkadang dokumen primer yang kemudian diolah sesuai dengan kepentingan pemakai atau pembaca (misalnya: buku ajar, direktori serta panduan literature bibliografi dari bibliografi). Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari : dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah dan dokumen pemerintah, yakni : 



Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah







Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, berupa surat – surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga :cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading, saham, dan letter of credit.







Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang dapat berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh dokumen sejarah : fosil, rekaman film perjuangan, autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi







Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah :Keputusan Presiden, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian kerja sama antar Negara.



Jenis dokumen dari segifungsi Dilihat dari segif ungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinasmis dan dokumen statis. 



Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis terdiri dari tiga macam, yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.







Dokumenstatis, yaitu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam proses pekerjaan kantor.



Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya Dilihat dari bentuk fisiknya, jenis dokumen ini terdiri dari dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat. 



Dokumen literer, adalah dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar, atau direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contoh dokumen literer yakni : buku, majalah dan film.







Dokumen korporil, adalah dokumen yang berupa benda sejarah. Dokumen ini biasanya dikumpulkan di dalam museum. Contoh dokumen korporil : arca, pakaian adat, patung, uang kuno, keris.







Dokumen privat, adalah dokumen yang berupa surat atau arsip. Dokumen ini disimpan dengan menggunakan system kearsipan. Contoh dokumen privat adalah : surat dinas, surat berharga, surat niaga, surat tanda bukti dan laporan. C. Macam-macam dokumen yang diperlukan dalam kelompok tani.



1.



Buku Daftar Anggota Adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaaat untuk mengetahui namanama anggota, jumlah dan perkembangannya.



NO NAMA



UMUR



PENDIDIK AN



ALAMAT JUMLAH



JAB



ANGGOTA



ATA



KELUARG



N



KET



A



Yogyakarta, 11 Maret 2019



PENGURUS KELOMPOK TANI



KETUA



SEKRETARIS



(……………………..)



(……………………..)



2.



Buku Tamu Adalah dokumen yang berisi catatan tentang pihak — pihak luar yang pernah berkunjung ke kelompok. Buku ini juga bermanfaat untuk mengetahui sejauh mana perhatian dan bimbingan atau saran - saran yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar kelompok yang datang untuk suatu keperluan.



N TANGGAL



NAMA



O



JABATAN/



KEPERLUAN



PEKERJAAN



TANDA TANGAN



1 2 3 4 5



3.



Buku Notulen Rapat Adalah catatan tentang hal - hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan atau pun hal - hal lain yang pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat.



NO



TANGGAL



URAIAN



KESIMPULAN



1. 2. Yogyakarta, Maret 2019 PENGURUS KELOMPOK TANI KETUA



SEKRETARIS



(…………)



(……………………..) MENGETAHUI PPL (……………….)



4.



Buku Kegiatan Kelompok Adalah buku yang berisi catatan tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok. Misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok dan sebagainya. Catatan bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman yang dimiliki.



NO



TANGGAL



JENIS



URAIAN



KEGIATAN



KEGIATAN



1 2 Yogyakarta, Maret 2019 PENGURUS KELOMPOK TANI



KETUA



SEKRETARIS



(……………….)



(…………………..)



5.



Buku Kas Adalah berisi tentang catatan yang dilakukan kelompok yang berkaitan dengan aliran dana yang diterima maupun yang dikeluarkan. Selain catatan aliaran dana, juga berisi catatan tentang kegiatan - kegiatan yang dibiayai dari dana tersebut.



NO



TANGGAL



URAIAN



PENERIMA PENGELUAR AN



AN



SALDO



1



Pada hari ini, …. Tanggal………, Buku Kas ditutup dengan keadaan saldo kas sebagai berikut: a. Saldo Bank



: Rp. …….



b. Saldo Kas



: Rp. …….



Jumlah



: Rp. …….



Mengetahui KETUA



BENDAHARA



(………..)



(………………..)



6.



Buku Catatan Inventaris Kelompok



Adalah berisi tentang asset — aset atau harta kekayaan yang dimiliki oleh kelompok.



N JENIS



MEREK TAHUN



O BARANG



DIPRODUKSI



KEADAAN



JUMLAH KET



BARANG



1 Yogyakarta, …. 2019 PENGURUS KELOMPOK TANI



7.



KETUA



SEKRETARIS



(…………………)



(…………………)



Buku Pemilik Lahan Usahatani Buku ini bertujuan untuk mengetahui kepemilikan lahan usahatani anggota kelompok.



NO NAMA



LUAS



JENIS USAHA



KET



LAHAN



SAWAH KAKAO KELAPA



1 2 3 4 Yogyakarta, Maret 2019 PENGURUS KELOMPOK TANI



KETUA



SEKRETARIS



(…………………)



(………………..)



8.



Buku Agenda Buku agenda berisi tentang pencatatan surat masuk maupun surat keluar.



N O



SURAT MASUK



SURAT KELUAR



ALAM



TANG



NO



PERIH



N



ALAM



TANG



PERIH



AT



GAL



SUR



AL



O



AT



GAL



AL



PENGI



AT



TUJU



RIM



AN



1



9.



Buku Expedisi Buku Expedisi berisi tentang bukti pengiriman surat yang dikirimkan kepihak luar



NO



NO



TANGGAL



SURAT



ALAMAT PENERIMA



1



BAB III PENUTUP



PERIHAL



PARAF



KESIMPULAN Dokumen dalam administrasi sangat penting karena dengan adanya administrasi yang baik dan benar



akan memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan penyuluhan. Apabila tidak



ada administrasi dan dalam administrasi tersebut tidak ada identifikasi dokemen maka sebuah kelompok tani tidak akan dapat berjalan dengan baik dan dalam pelaksanaan kegiatannya akan tidak terstruktur.



DAFTAR PUSTAKA



Endang, Sri. 2009. Modul Melakukan Prosedur Administrasi Untuk SMK dan MAK. Jakarta :Erlangga. Astini, Titin. 2010. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Bandung :Armico.